AUDITORA NOCTURNA.PREPARACIN DE EL REPORTE DE AUDITORA NOCTURNA.DAILY REPORTEste reporte de auditora se organiza dependiendo de las necesidades de informacin de cadaHOTEL. Es importante recalcar que este reporte es una herramienta que provee alHOTELde la informacin financiera diaria del hotel.

Este reporte muestra las totales cargados en las facturas de los huspedes por departamento.Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha anotaciones incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el D-Report por lo menos 3 veces durante la auditora nocturna.Se debe verificar totales departamentales: el efectivo que recibe el front office por parte de los huspedes.y centros de consumo.

El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de recepcin. Todos los turnos, incluyendo el de auditora nocturna, deben elaborar este reporte.

INFORMACION DEL REPORTE:

Habitaciones e impuestos

Las cantidades de ventas de habitaciones son importantes para el xito de un hotel. Dicen al gerente qu proporcin de ingresos estn entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los ingresos de habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas anotadas en las cuentas de los huspedes. Este saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el rack deVentas totales de restaurante e impuestos

Este total muestra todos las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditora de los puntos de venta de restaurantes o dems puntos de venta.Propinas de restaurante, room service, banquetes, y bares

Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers ( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out (propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de tarjetas de crdito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total

Room service

AlgunosHOTELESreportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campaas de merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que es necesario monitorear las cantidades de cerca.

Ventas de banquetes

LosHOTELEScon un volumen de operacin alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. . El auditor nocturno debe revisar la bitcora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados.

Ventas de bar de banquetes y bares en general

Esta cantidad es originada por las mquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohlicas son reportadas al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompaado por las cintas de auditora de las mquinas registradoras.

Renta de espacios

Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzar esta informacin contra la bitcora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas.

Valet

Uno de los servicios que un hotel brinda son lavandera y tintorera. Esta cantidad debe ser monitoreada debido a que el hotel paga bajo la premisa a la tintorera o lavandera de "Cuando la ropa se haya regresado". Estos costos ms un porcentaje de utilidad son posteadas a los folios de los huspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de tintorera y lavandera donde registran toda la informacin. De ste se generan los vouchers para ser cargados a los folios de los huspedes. El total de los voucher componen el total de valet para la auditora nocturna.

Cargos por telfono

El auditor nocturno traslada todos los cargos de telfono que le pase el rea de telfonos, por medio de vouchers de cargo, a los folios de los huspedes. En hoteles con PBX con interface al PBX son trasladadas electrnicamente.

Ventas tiendas de regalos e impuestos

La tienda de regalos genera un reporte de ventas que lo enva al front office, las cuales deben ir acompaadas por las cintas de auditora.

SPA

An cuando el uso de la instalacin pueda ser gratuito, algunos productos o servicios pueden venderse. Por lo general estos son cargados a los folios de los huspedes. Para esto se deber generar un reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditora nocturna.

Estacionamiento

Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huspedes y pblico en general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crdito. Los huspedes en elHOTELpor lo general cargan estas cantidades a sus facturas. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentacin de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de mquina registradora, vouchers, etc. El auditor nocturno prepara un total de estas cantidades en base a los reportes.

Total de ingresos y total de cancelaciones/amortizaciones

Estas cantidades representan todas las transacciones en efectivo y cargos del da, que han sido reflejadas anteriormente.

Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por cobrar

El total de ingresos representan tanto efectivo como ventas con cargo a los folios de los huspedes.

Para las ventas en efectivo se reporta la cantidad por separado, representado esta cantidad los totales reportados y recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se requieren tambin para justificar el depsito de bancos.

Las ventas con cargo estn reflejadas en las "cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huspedes.

El total de ingresos generados en sta parte de la auditora nocturna, es igual a la suma de Paid-outs, ventas en efectivo, y cuentas pendientes por cobrar el da de hoy.

La cantidad que refleje "Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy" se le suma la cantidad de "Cuentas pendientes por cobrar del da de ayer", para obtener el saldo acumulado de cuentas pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes por cobrar)ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIANOCTURNA1. CONTROL DE OCUPACIONResumende habitacionesHuspedes en CasaEstado de habitaciones Discrepancias

2. VERIFICACIN DELA CUENTAHUSPED (CARGOS REALIZADOS DURANTE EL DA)

Diario decaja porpunto de ventaFormas de PagoResumende IngresosListadotransacciones de telfono Planilla ingresos Caja de recepcinListadode Transacciones AbonosRevisin detarifasRevisin de TotalesInformede Ventas acumuladas por SegmentoInformeDiario deOcupacin