Auditoria Administrativa Centro de Computo

Auditoria Administrativa Ciclo I/12 Centro de Cómputo

Elaboro María Alicia Ortiz Ana Luz López Revisado: Autorizo: Yosselin Marleni Chavarría Lic. Sergio Molina Lic. Sergio Molina Enma Noemí Tejada

Verónica Victoria Sánchez pág. 1

REGIONAL CHALATENANGO

FACULTAD: CIENCIAS ECONOM ICAS

CARRERA: LIC. ADMINISTRACION DE EMPRESAS

IX CICLO

CATEDRA:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TEMA:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA (CENTRO DE CÓMPUTO)

DOCENTE:

LIC. SERGIO MOLINA

ESTUDIANTES:

MARIA ALICIA ORTIZ GALDAMEZ

ANA ALUZ DEL CARMEN LOPEZ DUBON

YOSSELIN MARLENI CHAVARRIA CHACON

VERONICA VICTORIA SANCHEZ ORELLANA

ENMA NOEMI TEJADA TEJADA

SULMA VANESSA HERNADEZ HERNANDEZ

CHALATENANGO, 18 DE JUNIO DEL 2012.

http://www.google.com.sv/imgres?q=logo+unab+el+salvador&um=1&hl=es&sa=X&biw=1360&bih=561&tbm=isch&tbnid=CMyOa1LBZS2wSM:&imgrefurl=http://soyuniversitariosv.com/2010/12/08/universidad-dr-andres-bello-unab/&docid=_vEqH_JzJYMCHM&imgurl=http://soyuniversitariosv.files.wordpress.com/2010/12/uab.jpg&w=161&h=194&ei=lkiQT-zcMIL46QGM0bGeBA&zoom=1&iact=hc&vpx=828&vpy=152&dur=406&hovh=155&hovw=128&tx=87&ty=106&sig=113583109292284525127&page=1&tbnh=104&tbnw=87&start=0&ndsp=26&ved=1t:429,r:5,s:0,i:73




SECCION A: PRELIMINAR

DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO

ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS

PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION

VISIÓN Redactada limitadamente Ampliar la visión.

MISIÓN Redacción muy amplia. Redactar de manera que sea fácil de recordar.

OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD

Exceso de objetivos. Delimitación de objetivos.

OBJETIVOS DE CALIDAD Objetivos enfocados a la mejora continua y satisfacción del cliente.

Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad.

FINES Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda

En su mayoría la universidad cumple con estos fines los cuales están elaborados para contribuir con la sociedad.

POLÍTICA Bien redactada y comprensible

Comprometidos con la formación de profesionales de calidad.

PROYECTOS Desarrollo organizacional Oportunidad de crecimiento

VALORES Reflejan la integridad de la universidad

Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compañeros de trabajo.

ESTRATEGIAS No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por áreas

Formular estrategias generales para la institución.





ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No refleja al centro de cómputo con su debido nombre

Especificar el área con su nombre indicado.

CULTURA ORGANIZACIONAL Integral Compartida por los miembros de la organización.

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES

Adecuada distribución Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza.

RECURSO HUMANO Está centralizada y los procesos de selección son deficientes

Ser más críticos al momento de seleccionar el personal.

CAMBIOS ORGANIZACIONALES

Plan de reingeniería No son visibles los cambios.

DIRECCION

LIDERAZGO Participación de todos los miembros del comité técnico para la toma de decisiones

Toma en cuenta las opiniones del comité.

COMUNICACIÓN Accesibilidad de información para los clientes internos y externos

Proporciona toda la información necesaria.

MOTIVACION Diversidad de métodos de motivación

Mantiene a los empleados motivados.

MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS

Solución de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedagógica

Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros.

TECNOLOGIAS DE INFORMACION

Uso de tecnologías avanzadas

Facilita los procesos laborales.

TOMA DE DECISIONES Importancia de la decisión Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional.

CREATIVIDAD E INNOVACION Iniciativa propia Aumenta el desempeño laboral.

CONTROL

CONTROL INTERNO No cuenta con manual de control interno

Diseñar manual para medir resultados.





SECCION B: PLANEACION

PROPUESTA DE TECNICA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

I. ANTECEDENTES:

No existen auditorias previas.

II. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

Evaluar los controles y procedimientos aplicados al centro de cómputo de la

Universidad Doctor Andrés Bello.

III. ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance del proyecto debe comprender:

1. Evaluación de la dirección de informática en lo referente a:

Su organización.

Sus funciones.

Objetivos.

Recursos humanos.

Normas y políticas.

Plan de capacitación.

Controles.

Condiciones de trabajo.

Situación presupuestal y financiera.

2. Evaluación de los sistemas.

Licencias del sistema operativo.

Licencias del office.

3. Evaluación de los equipos.

Capacidades.

Utilización.

Sistemas de control.

Nuevos proyectos.





IV. METODOLOGÍA DEL TRABAJO:

La metodología de evaluación en el proyecto comprenderá:

1. Para la evaluación de la dirección de informática, desarrollaremos las siguientes

actividades:

Solicitud de manual, memorándum o instructivo del manejo del centro

de computo.

Aplicación de cuestionarios al personal.

Análisis y evaluación de la información.

Elaboración de informe.

2. Para la evaluación de los sistemas tanto en operación como en desarrollo se llevaran

a cabo las siguientes actividades:

Solicitud de la documentación de los sistemas en operación (manuales

técnicos, de operación del usuario, diseño de archivos y programas).

Recopilación y análisis de los procedimientos administrativos de cada

sistema (flujo de información, formatos, reportes y consultas).

Entrevistas con los usuarios del sistema.

Evaluación directa de la información obtenida contra las necesidades y

requerimientos del usuario.

Análisis y evaluación de la información recopilada.

Elaboración del informe.

3. Para la evaluación de los equipos se llevaran a cabo las siguientes actividades:

Solicitud de inventario actualizado de los equipos del centro de cómputo.

Solicitud de contratos de compra y mantenimiento de equipos y

sistemas.

Solicitud de contratos de seguros.

Elaboración de cuestionarios sobre la utilización de equipos.

Evaluación de la información recopilada, obtención de gráficas,

porcentaje de la utilización de los equipos y su justificación.

Elaboración del informe.





4. Elaboración y presentación del informe final (conclusiones y recomendaciones

COSTOS:

El costo de la realización del proyecto será de $ 1,250.00

RECURSOS HUMANOS COSTO

Enma Noemí Tejada Tejada

Yosselin Marleni Chavarría Chacón

María Alicia Ortiz Galdámez

Ana Luz López Dubon

Verónica Victoria Sánchez Orellana

$250.00

$250.00

$250.00

$250.00

$250.00

Total $1250.00

CONCEPTO COSTO

Sueldos y salarios

Impresiones y papelería

Viáticos

$1250.00

30.00

75.00

Total $1355.00





MEMORAMDUN DE PLANEACION

I.NATURALEZA

Auditoria administrativa

II. ALCANCE

Centro de cómputo

III. ANTECEDENTES

No existen auditorias previas

IV. OBJETIVOS

Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en

el centro de cómputo.

Proporcionar al centro de cómputo una base operativa sólida que permita

incrementar su eficiencia.

V. ESTRATEGIAS

Conocer el funcionamiento del centro de cómputo por medio de la

colaboración del encargado para que a través de la retroalimentación pueda

efectuar correctamente las funciones correspondientes.

VI. JUSTIFICACION

Identificar las posibles problemáticas que se están dando al momento de

realizar las operaciones en el centro de cómputo para poder proporcionar

estrategias de mejoramiento o de solución.

ACCIONES:

Realización de la auditoria administrativa por el grupo auditor.

Llevar a cabo la investigación preliminar.

Programar las actividades de recolección de información.

Entrevista con el director de la regional encargado del centro de cómputo.

Analizar e interpretar la información recabada de acuerdo a los parámetros

establecidos.

Presentación de los resultados de auditoría.

Formulación de las recomendaciones.





RECURSOS:

Humanos :

Grupo a auditar(5 personas)

Materiales y tecnológicos.

COSTOS:

Impresiones.

Fotocopias.

Alimentación.

Transporte.

Útiles.

RESULTADOS ESPERADOS:

Funcionamiento óptimo del área.

Mejorar la calidad de los servicios que se brindan a los usuarios.

Mayor efectividad en la utilización de los controles.

La satisfacción de los usuarios.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA.

Recolección y revisión del material informativo presentado por la empresa.

Sitio web

Catalogo de la institución

Folletos





CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRES BELLO, REGIONAL CHALATENANGO. CENTRO DE COMPUTO

N

ACTIVIDADES

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

ETAPA PRELIMINAR

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1

2

3

4

1 Determinar áreas a auditar.

X

2 Vista preliminar al área a auditar

X

3 Determinar los objetivos de la auditoría.

X

4 Entrevista al director general.

X

5 Análisis de información.

X

6 Diagnostico. X

PLANEACION

7 Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa.

X

8 Elaborar el memorándum de planeación.

X

9 Supervisión y aprobación del memorándum.

X

10 Elaborar el plan de auditoría.

X

11 Aprobación del plan de auditoría.

X

12 Preparación del instrumento de auditoría.

X





ETAPA DE EJECUCION

13 Recopilación de información de la población

X

14 Pasar la encuesta al personal involucrado

X

15 Observación directa

X

16 Tabulación y análisis de información

X X

17

Auditar dirección informática.

X

18 Evaluar sistemas operativos.

X

19 Evaluar equipos. X

INFORME

20 Realizar el informe X

21 elaborar las conclusiones y recomendaciones

X

22 presentar el informe final

X





INSTRUMENTOS DE RECOPILACION DE INFORMACION

Universidad Dr. Andrés Bello

(Regional Chalatenango)

Facultad: Ciencias Económicas

Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas.

Materia: Auditoria Administrativa

Cuestionario dirigido a los estudiantes usuarios del centro de cómputo.

Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios del centro de cómputo con respecto al

servicio recibido.

Indicación: Marque con una X la opción que elija, si marca NO indique porque.

1. ¿Hace uso frecuente del centro de cómputo?

SI________________ NO_____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. ¿Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de cómputo está en

buenas condiciones? SI__________________ NO___________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

3. ¿Cree usted que el centro de cómputo cuenta con sistemas tecnológicos

actualizados?

SI____________ NO_____________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

4. ¿Considera que el centro de cómputo cuenta con todos los programas y

herramientas necesarias para su formación profesional? SI______________

NO_______________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________





5. ¿Cómo considera el servicio de internet brindado por el centro de cómputo?

MB_________ B___________ R_____________ M____________

6. ¿Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de

cómputo para el manejo del equipo? SI_____________ NO_________ A

VECES_____________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

7. ¿Son agradables y confortables las instalaciones del centro de cómputo?

SI_____________ NO___________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

8. ¿considera usted que son suficientes los 3 centros de cómputo para cubrir la

demanda estudiantil? SI________________ NO____________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

9. ¿El encargado del centro de cómputo ayuda a solucionar algún problema técnico

que se presente al momento de hacer uso del equipo?

SI________________ NO____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

10. ¿Hace uso del centro de cómputo para realizar tareas ex aulas?

SI_____________ NO____________ A VECES_______________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

11. ¿Cada vez que necesita utilizar el centro de cómputo se encuentra disponible?

SI_____________ NO____________ A VECES_______________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________





12. ¿Conoce usted el reglamento del centro de cómputo?

SI____________ NO______________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

13. ¿Qué recomendaría para mejorar el centro de cómputo?

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________










Cuestionario dirigido al personal docente usuario del centro de cómputo.

Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios del centro de cómputo con respecto al

servicio recibido.


1-¿Cuenta con todas las herramientas necesarias para impartir su clase?

SI________________ NO_____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2-¿Cumple con las normas del centro de cómputo?

SI________________ NO_____________ A VECES____________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

3-¿Recibe apoyo técnico por parte del encargado del centro de computo cuando usted

se lo solicita? SI___________ NO________ A VECES____________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

4-¿Considera que la distribución del espacio es el adecuado para impartir la su clase?

SI________________ NO_____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________





5-¿El mobiliario y equipo que usted utiliza para impartir su clase están en buen estado?

SI________________ NO_____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

6-¿Cuenta con programas aplicativos y sistemas actualizados en el centro de computo

para impartir sus clases? SI________________ NO_____________ A

VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

7-¿Recibe capacitaciones por parte de la UNAB?

SI________________ NO_____________ A VECES__________________

PORQUE________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

8-¿Qué recomendaría para mejorar el centro de cómputo?

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________










Cuestionario dirigido al encargado del centro del cómputo.

Objetivo: Conocer la opinión del encargado del centro de cómputo con respecto al

servicio que brinda.


1. ¿Sabe usted si ya se ha realizado una auditoria en el Centro de Cómputo

anteriormente?

SI____________ NO__________

2. ¿Qué servicios brinda el centro de cómputo a la comunidad educativa?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. ¿Qué controles aplica a los servicios que brinda?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

4. ¿Qué controles aplica al mobiliario y equipo del Centro de Cómputo?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

5. ¿a quién reporta el software y equipo dañados?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

6. ¿Existen normas establecidas en el Centro de Cómputo para los usuarios?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________





7. ¿Cómo da a conocer las normas de Centro Computo a la comunidad educativa?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

8. ¿Orienta a los alumnos sobre el uso adecuado de los Centros de Computo?

SI____________ NO__________

9. ¿Verifica el buen funcionamiento de todo el equipo después de cada clase?

SI____________ NO__________

10. ¿Se le da mantenimiento oportuno al equipo del Centro de Cómputo?

SI____________ NO__________

11. ¿Recibe capacitaciones y seminarios por parte de la universidad para ampliar

sus competencias?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

12. ¿Cuenta con el apoyo de la UNAB al momento que se necesite incorporar

nuevos sistemas?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________





Programa de Auditoria Administrativa

Área: _CENTRO DE COMPUTO Hoja Nº:________ Fecha:__________

Fase Descripción Actividad Numero personal

participante

Periodo estimado Días hábiles estimados

Días hombre estimados

Inicio Termino

1 2

Preliminar Planeación

-Determinar áreas a auditar. -Vista preliminar al área a auditar. - Establecer los objetivos de auditoría. - Entrevista al director general. - Análisis de información. - Diagnostico. -Elaborar propuesta de la auditoria Administrativa. -Elaborar el memorándum de planeación. -Supervisión y aprobación del memorándum. -Elaborar el plan de auditoría. -Aprobación del plan de auditoría. -Preparación del instrumento de auditoría.





3 4

Ejecución

Informe

-Recopilación de información de la población -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observación directa. -Tabulación y análisis de información. -Auditar dirección informática -Evaluar equipos. -Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final





Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa

Área: ______________________ Hoja Nº:________ Fecha:__________

Fase Situación de la auditoria Periodo real de la auditoria

Días reales utilizados

Grado de

avance

Días hombre

real

Explicación de las variaciones en relación con lo planeado

No iniciada En proceso Terminada Iniciada Terminada

1

2

3

4





PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma más específica la organización.

Área Factor Puntos establecidos

Puntos obtenidos

Porcentaje %

Planeación.

Misión

Visión

Objetivos

Fines

Políticas

Proyectos

Valores

Estrategias

Organización.

Estructura organizacional

Cultura organizacional

División y distribución de funciones

Recurso humano

Cambios organizacionales

Dirección

Liderazgo

Comunicación

Motivación

Manejo de stress y conflictos

Tecnologías de información

Toma de decisiones

Creatividad e innovación

Control Control interno.





SECCION C: EJECUCION

DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA.

CICLO I 2012 CENTRO DE COMPUTO

MATERIAS ALUMNOS

LICENCATURA EN COMPUTACION PROGRAMACION III REDES I SISTEMAS OPERATIVOS II INGENIERIA EN SISTEMAS Y COMPUTACION BASE DE DATOS PROGRAMACION I ALGORITMOS TECNICO EN DISEÑO GRAFICO DISEÑO DE PAGINAS WEB DISEÑO GRAFICO II ILUSTRACION I

30 25 30

55 55 53

10 10 10

TOTAL 278

Dónde:

n: muestra

N: tamaño de la muestra

Z: coeficiente de confianza, dándole un valor de 1.96

P: proporción poblacional de ocurrencia del evento probabilidad a que suceda 0.50

E: error muestrario 0.10

Q: proporción poblacional de la no ocurrencia probabilidad que el fenómeno no

suceda 0.50

n= 266.88__

2.77 + 0.96





n= 266.88__

3.73

n= 71.50

n= 72

TABULACION Y ANALISIS DE DATOS.

Objetivo: Conocer con qué frecuencia los alumnos usuarios visitan el centro de

cómputo.

Análisis: El 69% de los

usuarios encuestados

manifestaron que usan

frecuentemente el centro

de cómputo, el 15% no lo

utiliza con frecuencia y el

16% en ocasiones.

Por lo que hace constar

que se debe brindar un

servicio de calidad para que los usuarios del centro de cómputo estén satisfechos.

Objetivo: Conocer la opinión de los alumnos usuarios respecto al estado del equipo

del centro de cómputo.


encuestados

manifestaron que el

equipo que se utiliza en el

centro de cómputo esta

en buenas condiciones no

obstante el 44%

manifestó que no están

en buenas condiciones.

Por lo que se debe

implementar mejoras

para obtener un mayor porcentaje de equipo en buen estado.

69%

15%

16%

1. ¿Hace uso frecuente del Centro de Computo?

si

no

a veces

56%

44%

2.¿Considera usted que el equipo que se utiliza en el centro de computo, esta en

buenas condiciones?

si

no





Objetivo: Identificar si el centro de cómputo cuenta con sistemas tecnológicos

actualizados.


usuarios del centro de

cómputo manifiestan que

el centro cuenta con

sistemas tecnológicos

actualizados. Sin embargo

el 48% manifiestan que

no cuentan con sistemas

tecnológicos actualizados.

Por lo que no deben dejar

desapercibidos aquellos

que no se encuentran actualizados. Y que facilite a los usuarios en la realización de

tareas y desarrollo de sus clases.

Objetivo: Conocer si el centro de cómputo cuenta con todos los programas y

herramientas para la formación de profesionales.

Análisis: Los

resultados

obtenidos reflejan

que el 58% de los

encuestados

consideran que el

centro de cómputo

no cuenta con todos

los programas y

herramientas

necesarias para su

formación. Sin embargo el 42% manifiesta que si cuenta con todos los programas y

herramientas necesarias; considerándose que se debe brindar programas y

herramientas que contribuyan a la formación profesional.

52% 48%

3.¿Cree usted que el centro de computo cuenta con sitemas actecnologicos

actualizados?

si

no

42%

58%

4.¿Considera que el centro de computo cuenta con todos los programas y herramientas

necesarias para su formacion?

SI

NO





Objetivo: Verificar si los usuarios del centro de cómputo respetan las indicaciones

brindadas por el encargado del área.

Análisis: Según la

encuesta pasada los

usuarios del centro

de cómputo

respecto al servicio

brindado de

internet lo califican

con un 8% de muy

bueno, el 10%

bueno, el 36%

regular y el 45%

malo. Indicando de

esta manera que el

servicio de internet brindado es de muy baja calidad por lo que se requiere adquirir un

internet de mayor velocidad si se desea mejorar el centro de cómputo.

Objetivo: Analizar la opinión de los usuarios respecto al servicio brindado por el

centro de cómputo.

Análisis: Se ha

comprobado que en

un 84% los alumnos

usuarios del centro

de cómputo

cumplen con las

indicaciones

proporcionadas por

el encargado del

área, y un 16% no

toman en cuenta

estas indicaciones. Quedando demostrado que el encargado del centro de realiza bien

sus funciones.

84%

16%

6.¿Respeta las indicaciones brindadas por el docente y el encargado del centro de computo

para el manejo del equipo?

Si

No

8%

11%

36%

45%

5.¿Como considera el servicio de internet brindado por el centro de computo?

MB

B

R

M





Objetivo: Evaluar si las instalaciones del centro de cómputo son agradables y

confortables.

Análisis: Según los

datos recopilados

el 71% de los

usuarios

manifestaron que

las instalaciones

del centro de

cómputo son

agradables y

confortables, sin

embargo un 29%

manifestó que no son agradables y confortables por lo que se refleja que los usuarios

se sienten satisfechos con las instalaciones con que cuenta el centro de cómputo. De

igual manera se deben implementar mejoras para incrementar los usuarios

satisfechos.

Objetivo: Analizar si los tres centros de cómputo son suficientes para cubrir la

demanda estudiantil.


encuesta pasada a los

usuarios del centro

de computo, el 29%

manifestó que los 3

centros de computo

son suficientes para

cubrir la demanda

estudiantil y sin

embargo el 71%

manifestó que los 3

centro s de computo no son suficientes. Por lo que se considera que se debe aperturar

un nuevo centro de cómputo que permita cubrir la demanda estudiantil e incrementar

su satisfacción.

71%

29%

7.¿Son agradables y confortables las instalaciones del centro de computo?

SI

NO

29%

71%

8.¿Considera usted que son suficientes los 3 centros de computo para cubrir la demanda

estudiantil?

SI

NO





Objetivo: Conocer la opinión de los usuarios respecto a los servicios brindados por el

encargado del centro de cómputo.

Análisis: Según

los usuarios

encuestados un

28%

manifestaron

que el

encargado del

centro de

computo si

ayuda a

solucionar los

problemas

técnicos la momento de estar haciendo uso de los equipos, mientras que un 32% opina

que la ayuda no es brindada siempre que se solicita solamente en ocasiones, y así

mismo un 40% respondió que no recibe ayuda del encargado cuando se presentan

problemas en los equipos.

Objetivo: Verificar si los usuarios utilizan el centro de cómputo para realizar tareas.

Análisis: Con la

información

obtenida se puede

analizar que en un

40% los

estudiantes no

realizan tareas ex

aulas en el centro

de cómputo ya que

manifiestan que

este siempre se

encuentra

ocupado, un 28% manifiesta que si lo utiliza y un 32% lo utiliza a veces. Por lo que se

recomienda a la universidad una mejor distribución de horarios o designar uno

especialmente para los alumnos que deseen hacer uso de él en cualquier momento.

28%

40%

32%

10. ¿Hace uso frecuente del centro de computo para realizar tareas ex aula?

Si

No

A veces

28%

40%

32%

9.¿El encargado del centro de computo ayuda a solucionar algun problema tecnico que se presente

al momento de hacer uso del equipo?

SI

NO

AVECES





Objetivo: Evaluar la disponibilidad del centro de cómputo al momento que los

usuarios requieran hacer uso de ellos.


recopilación de los

datos obtenidos el

8% de los

encuestados

manifiesta que el

centro de cómputo

se encuentra

disponible al

momento que se

necesita hacer uso

de el; el 29%

manifiesta que no

se encuentra disponible y el 53% manifiesta que solo se encuentra disponible en

ocasiones; por lo que demuestra que se debe implementar mejoras en la prestación de

los servicios que permita incrementar la satisfacción de los usuarios.

Objetivo: Conocer si los usuarios del centro de cómputo tienen conocimientos del

reglamento que

posee.


información

recopilada por

medio del

instrumento

empleado los

usuarios que

hacen uso del

centro de cómputo

en un 60%

manifestaron que conocen el reglamento el cual indica que hacer y no hacer en el

centro de cómputo. Sin embargo un 40% dice desconocer el reglamento por lo cual

dichos usuarios no se apegan al reglamento, es necesario que estos lo conozcan para

que realicen un adecuado uso del equipo.

60%

40%

12. ¿Conoce usted el reglamento del centro de computo?

Si

No

18%

29% 53%

11. ¿Cada vez que necesita utilizar el centro de computo se encuentra disponible?

Si

No

A veces





13. ¿Que recomendaría para mejor el centro de cómputo?

Ampliar las instalaciones

Mejorar el equipo del centro de cómputo

Actualizar sistemas

Computadoras mas actualizadas como Apple porque estas computadoras son mejores

para el Área de informática.

Mejor atención del encargado.

Tener en cuenta las necesidades de los alumnos y tratar de mejorar las aulas.

Mejorar los asientos y formatear las maquinas.

Mejorar la velocidad del internet.

Computadoras más adecuadas con el diseño con programas y aumento en el espacio.

Que las maquinas este en buen estado ya que hay muchas que se encuentran dañadas.

Debería haber un centro de cómputo adicional solo para tareas de estudiantes.

Cambiar o capacitar al encargado del centro de cómputo.

Distribuir el tiempo de uso.

Que tenga internar siempre.

Velocidad adecuada para los tres centros de cómputo.

Que tengan más herramientas y tiempo.

Nuevos equipos modernos.

Que no cierren el centro de cómputo a mediodía.

El horario de las demás carreras analizarlas para no tener que esperar para usarlos.

Remover las computadoras porque algunas están muy lentas.

El mouse a veces no funciona.





Programa de Auditoria Administrativa

Área: _CENTRO DE COMPUTO Hoja Nº:________ Fecha:__________

Fase Descripción Actividad Numero personal

participante

Periodo estimado Días hábiles estimados

Días hombre estimados

Inicio Termino

1 2

Preliminar Planeación

-Determinar áreas a auditar. -Vista preliminar al área a auditar. - Establecer los objetivos de auditoría. - Entrevista al director general. - Análisis de información. - Diagnostico. -Elaborar propuesta de la auditoria ---Administrativa. -Elaborar el memorándum de planeación. -Supervisión y aprobación del memorándum. -Elaborar el plan de auditoría. -Aprobación del plan de auditoría. -Preparación del instrumento de auditoría.

5 5

1° semana de febrero 4° semana de febrero

3° semana de febrero 3° semana de marzo.

22 30

110 150





3 4

Ejecución

Informe

-Recopilación de información de la población -Pasar la encuesta al personal involucrado. -Observación directa. -Tabulación y análisis de información. -Auditar dirección informática -Evaluar equipos. -Realizar el informe -Elaborar las conclusiones y Recomendaciones -Presentar el informe final

5 5

4° semana de marzo. 2° semana de mayo

1° semana de mayo. 4° semana de mayo

15 22

75 110





Avance del cumplimiento del programa de Auditoria Administrativa

Área: ______________________ Hoja Nº:________ Fecha:__________

Fase Situación de la auditoria Periodo real de la auditoria

Días reales utilizados

Grado de

avance

Días hombre

real

Explicación de las variaciones en relación con lo planeado

No iniciada En proceso Terminada Iniciada Terminada

1

2

3

4

X

X

X

X

1° semana de febrero


4°

semana de marzo

2°

semana de mayo


3° semana de marzo

1° semana de mayo. 4° semana de mayo

22 30 15 22

100%

100%

100%

100%

110 150 75 110





PARAMETROS DE EVALUACION. De acuerdo al criterio del equipo auditor, se asignaron los siguientes valores a cada etapa del proceso administrativo, con la finalidad de ponderar cada factor que lo integra y de esta manera analizar de forma más específica la organización.

Área Factor Puntos establecidos

Puntos obtenidos

Porcentaje %

Planeación.

Misión 15 12

72

Visión 15 10

Objetivos 15 11

Fines 10 8

Políticas 10 8

Proyectos 10 7

Valores 10 6

Estrategias 15 10

Organización.

Estructura organizacional

15 10

50

Cultura organizacional

30 15

División y distribución de funciones

20 10

Recurso humano 20 5

Cambios organizacionales

15 10

Dirección

Liderazgo 15 9

53

Comunicación 20 7

Motivación 10 4

Manejo de stress y conflictos

15 10

Tecnologías de información

10 5

Toma de decisiones 20 10

Creatividad e innovación

10 8

Control Control interno. 100 70 70





SECCION D

INFORME

CHALATENANGO 12 DE JUNIO 2012

UNIVERSIDAD DR. ANDRES BELLO

REGIONAL CHALATENANGO

Señor encargado de la facultad de ciencias económicas, universidad DR. Andrés bello.

PRESENTE:

El informe de la presente auditoria se elabora en base a criterios que permitieron

recopilar información de importancia para poder evaluar y analizar la situación del

área, con el fin de emitir recomendaciones que contribuyan el mejoramiento del

área.

En el presente informe se aborda lo que es un diagnostico general de la institución y

un diagnóstico del área centro de cómputo en la cual se realizó la auditoria.

I.NATURALEZA

Auditoria administrativa

II. ALCANCE

Centro de cómputo

III. ANTECEDENTES

No existen auditorias previas

IV. OBJETIVOS

Identificar las deficiencias en los procedimientos y controles que se ejecutan en

el centro de cómputo.

Proporcionar al centro de cómputo una base operativa sólida que permita

incrementar su eficiencia.

Atentamente: grupo auditor.





INSTITUCION

DIAGNOSTICO ADMINISTATIVO

ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS

PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANEACION

VISIÓN Redactada limitadamente

Ampliar la visión.

MISIÓN Redacción muy amplia. Redactar de manera que sea fácil de recordar.

OBJETIVOS DE LA UNIVERSIDAD

Exceso de objetivos. Delimitación de objetivos.

OBJETIVOS DE CALIDAD Objetivos enfocados a la mejora continua, satisfacción del cliente e insertacion al mercado laboral.

Se han dejado de lado aspectos importantes como la ventaja competitiva y la calidad del factor humano para poder prestar servicios de calidad.

FINES Redactados de acuerdo a lo que la sociedad demanda

En su mayoría la universidad cumple con estos fines los cuales están elaborados para contribuir con la sociedad.

POLÍTICA Bien redactada y comprensible

Comprometidos con la formación de profesionales de calidad.

PROYECTOS Desarrollo organizacional

Oportunidad de crecimiento

VALORES Reflejan la integridad de la universidad

Facilitan la toma de decisiones y las relaciones entre los compañeros de trabajo.

ESTRATEGIAS No hay estrategias generales de la universidad, solo detalladas por áreas

Formular estrategias generales para la institución.





ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

No refleja al centro de computo con su debido nombre

Especificar el área con su nombre indicado.

CULTURA ORGANIZACIONAL Integral Compartida por los miembros de la organización.

DIVISION Y DISTRIBUCION DE FUNCIONES

Adecuada distribución Eficiencia en al trabajo que cada miembro realiza.

RECURSO HUMANO Esta centralizada y los procesos de selección son deficientes

Ser más críticos al momento de seleccionar el personal.

CAMBIOS ORGANIZACIONALES

Plan de reingeniería No son visibles los cambios.

DIRECCION

LIDERAZGO Participación de todos los miembros del comité técnico para la toma de decisiones

Toma en cuenta las opiniones del comité.

COMUNICACIÓN Accesibilidad de información para los clientes internos y externos

Proporciona toda la información necesaria.

MOTIVACION Diversidad de métodos de motivación

Mantiene a los empleados motivados.

MANEJO DE STREES Y CONFLICTOS

Solución de problemas laborales con apoyo de la unidad psicopedagógica

Busca mantener las buenas relaciones entre los miembros.

TECNOLOGIAS DE INFORMACION

Uso de tecnologías avanzadas

Facilita los procesos laborales.

TOMA DE DECISIONES Importancia de la decisión Decisiones de mayor magnitud no pueden ser tomadas por la regional.

CREATIVIDAD E INNOVACION Iniciativa propia Aumenta el desempeño laboral.

CONTROL

CONTROL INTERNO No cuenta con manual de control interno

Diseñar manual para medir resultados.





PUESTO DE TRABAJO EVALUADO: CENTRO DE CÓMPUTO

ESTATUS

El centro de cómputo cuenta con un manual y descripción de puesto, donde se

describen sus actividades principales que debe realizar; sin embargo el recurso

humano con que cuenta el centro de cómputo para brindar los servicios es limitado.

RECOMENDACIÓN

Incrementar el recurso humano del centro de computo que favorezca y

contribuya al mejoramiento de los servicios que brinda el centro de computo

Potencializar los conocimientos y habilidades del recurso humano del centro

de cómputo mediante las capacitaciones continuas.

SERVICIO DE LA UNIDAD

ESTATUS

El servicio brindado por el centro de cómputo muestra ciertas deficiencias tales como:

1. Velocidad lenta del internet.

2. Los centros de cómputo no cubren con la demanda estudiantil.

3. No cuenta con todos los sistemas y programas actualizados.

4. Equipos y herramientas.

RECOMENDACIONES

Contar con internet de mayor velocidad que permita a los usuarios realizar sus

tareas y clase de manera más eficiente.

Aperturar una nueva aula solo para tareas para cubrir la demanda estudiantil.

Actualizar los sistemas y programas informáticos en el centro de cómputo de

manera que no se le dificulte l usuario al momento de realizar cualquier

actividad.

Equipar con herramientas y equipos necesarios al centro de cómputo, para

favorecer los aprendizajes de los estudiantes.


Auditoria Administrativa Centro de Computo

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