Auditoría AdministrativaLuis Valeriano Ortiz

CAPÍTULO I: MARCO TEORICO DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA

CONTENIDO

MARCO TEÓRICO DE LA CIENCIA ADMINISTRATIVA

A. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓNB. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

1. Planeamiento2. Organización3. Dirección4. Coordinación e integración5. Control

CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Según el Autor…La administración es una ciencia social de principios , normas, procesos técnicos , que orienten al ámbito empresarial , posibilitando una racionalización de recursos humanos , materiales, financieros , tecnológicos, a través del desarrollo de los elementos básicos de la administración para lograr eficacia y rentabilidad en la gestión empresarial.

ELEMENTOS BÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN

Planeamiento

Organización

Dirección

Coordinación e integración

Control

Es un proceso técnico que fija políticas , objetivos ,

metas y estrategias alcanzables , establece medios

como : métodos , procedimientos y programas con

el propósito de alcanzar los fines empresariales.

PLANEAMIENTO1

Tener una idea sobre lo que se va a

hacer

Saber los pasos que

son necesarios dar para

lograr resultados

Determinar obstáculos

que se opondrán al

éxito y vencerlos

Contar con el elemento

más valioso para el control

posterior

Planeamos para …

Seguir un camino lógico en la ejecución de un proyecto

Mantenernos informados sobre los progresos alcanzados

Hacer los ajustes necesarios

Descubrir errores antes de la ejecución

Plan preparado para sufrir modificaciones obligadas por el cambio

Debe ser flexible

Un buen plan nos permite …

Elementos de un

Plan

Caracterización de la

problemática

Lineamientos de la Política Objetivos

Metas Estrategias

Programación de actividades

y su calendarizació

n

Es el establecimiento de funciones ,

estructuras cargos y procedimientos

que orientados al ámbito empresarial

posibilitan la racionalización de los

recursos, para lograr eficiencia,

eficacia y economía en la gestión,

contribuir al desarrollo de

planeamiento estratégico y lograr que

las personas rindan más en grupo que

individualmente

ORGANIZACIÓN2

Una adecuada definición de dirección es la función ejecutiva de guiar y supervisara los subordinados , su propósito principal es enseñarles , darles la información necesaria para sus labores, revisar los trabajos, sus métodos y tomar la acción que permita su mejor realización.

Dirigir es sinónimo de mandar, dar ordenes , tomar decisiones. Las ordenes llevan implícitas las decisiones tomadas que se transfieren de jefes a colaboradores a través de la unidad de mando.

DIRECCIÓN3

La coordinación es la sincronización de acciones y criterios entre dos o mas personas para lograr entendimiento mutuo o cohesión de esfuerzos con el propósito de armonizar el desarrollo de las actividades de un organismo

La comunicación presupone un movimiento de ideas de doble sentido como única forma de generar

entendimiento

El vehiculo de la coordinación es la comunicación

La reunión es el medio mas generalizado para coordinar actividades

COORDINACIÓN E INTEGRACIÓN4

Desde el punto de vista de la Jerarquía

Horizontal

Vertical

Transversal

Clases de Comunicación

Externa Interna

Desde el punto de vista de los destinatarios

Clases de Comunicación

MímicaEscritaVerbal

Formas de Comunicación

El control consiste en comprobar o verificar si el desarrollo de las acciones programadas se cumple de acuerdo a lo previsto en los planes. Incluye también la interpretación de resultados, así como el uso de medidas correctivas con las cuales se podrán realizar ajustes a fin de lograr con mayor eficacia el logro de metas y objetivos fijados. Comprobar que los planes se estén ejecutando de acuerdo a

lo previsto Regular la marcha de esos planes en el tiempo y calidad

CONTROL5

Mecanismos de Control

Fijación de Estándares• Aquellos que la autoridad establece y fija

como regla para medida de cantidad, peso, extensión

• Aquello que es establecido por la autoridad, costumbre, consenso criterio o prueba

Evaluación de rendimiento• Juzgar en cuanto a calidad• Valoración de un actuación como

resultado de comprobación

Normalmente no es deseable el 100% de control, pues resultaría poco

practico y muy caro. El control optimo no esta dado por el mayor porcentaje de control, sino por el Mejor control posible al menor costo (en dinero

y esfuerzo)

Control Optimo

Control Por

Excepción

Presupone la existencia de estándares que fijan un limite superior e inferior

entre el cual puede considerarse NORMAL el rendimiento y solamente

se controla lo anormal, es decir aquello que sale de los limites

tolerables.

CAPÍTULO III: MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA

CONTENIDO

MARCO TEÓRICO DE LA AUDITORÍA

1. PRESENTACIÓN2. BREVE RESEÑA DE LA EVOLUCIÓN DE LA AA3. CONCEPTOS DE AUDITORÍA4. CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA

4.1. Conceptos de Auditoría Administrativa4.2. Conceptos de Auditoría Financiera4.3. Conceptos de exámenes especiales4.4. Conceptos de control4.5. Conceptos modernos de auditoría orientados a otras disciplinas

5. CONCEPTO DE AUDITORÍA EXTERNA6. CONCEPTO DE AUDITOR7. CONCEPTO DE AUDITOR INTERNO Y AUDITOR EXTERNO

Ω Ligada con el desarrollo del pensamiento administrativo.

Ω Dos etapas muy marcadas:

– La era pre-científica.

– La era científica:

F. Taylor (Principios de la Administración científica)

H. Fayol (Administración industrial y general), considera el

control como último elemento del proceso administrativo.

BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Siglo XII• Comerciantes individuales Organizaciones

sociales

Primera Guerra Mundial• Producción orientada a la fabricación de

material bélico, genera el surgimiento de supervisar contratos y el movimiento contable-financiero.

Década del ’40• Creación de organismos financieros

internacionales y mecanismos de control financiero-administrativo.

A partir de 1960• Desarrollo de empresas privadas y públicas

motivan la necesidad de crear un sistema de control financiero y operativo, incremento de las FCA.

Décadas de los ‘80 y ’90• Modernización del sector empresarial, se

afianza la auditoría administrativa.

AUDITORÍA

Auditoría interna

Auditoría administrativa

Auditoría financiera

Exámenes especiales

Control

Auditoría orientada a otras disciplinas

Auditoría externa

Auditor

Interno

Externo

CONTENIDO

Auditar: escuchar.

Auditar: necesidad de buscar causas y efectos. Auditoría: examen objetivo y sistemático de operaciones financieras y administrativas, realizado por profesionales con posterioridad a su ejecución, con el fin de evaluarlas, verificar y elaborar un informe que contenga observaciones, conclusiones, recomendaciones y su respectivo dictamen.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA

1. Andrés Suárez Suárez. La moderna auditoría – análisis conceptual y metodología. 1992. 2. Francisco Sánchez Alarcón. Programas de auditoría. 1991.

Según algunos autores:

El término auditoría ha ido evolucionando de lo simple a lo complejo (…) Viajando desde el mundo latino al mundo anglosajón y de ahí retornando al mundo latino (…) se utiliza hoy en día, para designar toda actividad de control a posteriori de la actividad económica - financiera.1

Examen sistemático de los libros y registros de un negocio, verifica los hechos relativos a operaciones financieras e informa sobre estos (Montgomery).

Ciencia del análisis, comprobación y estimación de cuentas (Fernando Diez B.)

Examen metódico y ordenado de la contabilidad de una empresa, donde se comprueban las operaciones registradas para corregirlas (Andrés Montero).2

Examen de información por parte de una tercera persona, distinta de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su razonabilidad dando a conocer sus resultados para aumentar la utilidad que tal información posee.1

1. Carlos Slosse y otros. Auditoría un nuevo enfoque empresarial. 1990. 2. Flavio Palomino D. La Auditoría en la gestión empresarial. 1992. 3. Donald Taylor. Auditoría. 1994.

Examen crítico y sistemático de:• La dirección interna• Estados expedientes y operaciones

contables preparados anticipadamente por la gerencia.

• Los demás documentos y expedientes financieros y jurídicos de una empresa comercial.

• Los libros de contabilidad, comprobantes y demás registros de un organismo público, institución o corporación.2

Examen sistemático de las actividades de una organización en relación con objetos específicos, a fin de evaluar comportamientos, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción. 3

Actividad que tiene como objetivo examinar y evaluar adecuada y eficazmente los sistemas de control interno, preservando así el patrimonio de la entidad y la eficiencia de su gestión y propone a la dirección las acciones correctivas pertinentes.

El Instituto de auditores internos

Actividad independiente de evaluación de la organización, revisando su contabilidad, finanzas y otras operaciones base de la administración de la empresa.

El Instituto Americano de Contadores

El control interno, comprende a la organización en general y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas por la empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la veracidad y realidad de su registro.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA INTERNA

Auditoría Administrativa

• Examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos, materiales y físicos.

Diccionario y manual de contabilidad y administración

• Examen constructivo de las operaciones de una entidad, efectuada con posterioridad a su ejecución, para establecer el grado de eficiencia de la implementación de las normas empleadas para la planificación, coordinación, dirección y control de los recursos disponibles utilizados para alcanzar las metas programadas y establecer las responsabilidades de los participantes en todos los niveles de la entidad.

William Leonard, 1991. Jorge Díaz Mosto, 1990.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Objetivos de la Auditoría Administrativa

De control

De productividad

De organización

De servicio

De calidad

De cambio

De toma de decisiones

Auditoría Administrativa,alcances y campo de aplicación

AlcancesCriterios de funcionamiento, Ámbito de operación, Tamaño de la empresa.

Desarrollo tecnológico, Nivel de desempeño, Trato a los clientes.

ÁREA DE INFLUEN

CIA

Campos de aplicación

Sector público• Centra su ámbito de aplicación en las instituciones representativas de los poderes ejecutivo, legislativo y judicial.

Sector privado• Se tiene como base el tamaño de la empresa, el tipo de industria, la naturaleza de sus operaciones y el enfoque estratégico.

Sector social• Se aplica para evaluar aspectos como: promoción de derecho a la educación, vivienda, trabajo, salud y otros.

Auditoría de Estados Financieros

Examen de los registros contables, documentos sustentatorios, del sistema de control interno, mediante el conocimiento de los principios de contabilidad aceptados, de las normas de auditoría con el fin de emitir una opinión sobre razonabilidad o no de los estados financieros por el (los) periodo(s) terminado(s).

Auditoría, investigación de conceptos y procedimientos

Examen sistemático de los estados financieros, los registros y las operaciones correspondientes, para determinar la observancia de los principios de contabilidad generalmente aceptados, de las políticas de la administración y de los requisitos fijados.

Jesús Hidalgo Ortega, 1990. Donald Taylor, 1991.

Examen de los libros,

comprobantes, otros documentos sustentadores de

los balances y estados

financieros de una empresa

para un periodo determinado.

CONCEPTOS DE AUDITORÍA FINANCIERA

J. R. Bellard (Instituto de auditores Internos Incorporados)

• Se realiza a pedido de la Gerencia de Operaciones con el fin de obtener una evaluación imparcial sobre algún problema específico.

Verificar y revisar una parte de las operaciones financieras-

administrativas-operativas efectuadas con posterioridad a su ejecución; con el fin de evaluarlas, verificarlas y elaborar el informe

que contenga las observaciones, conclusiones y

recomendaciones respectivas.

CONCEPTOS DE EXÁMENES ESPECIALES

• Organización 1

Es un proceso en el que la administración está capacitado para iniciar y regular la conducta de actividades para que sus resultados armonicen con las metas y expectativas sostenidas por esos grupos.

• El control de la administración 2

Es la función y parte del proceso administrativo, que consiste en asegurarse de que las operaciones que se realizan se encuentran cumpliendo los planes y objetivos previamente determinados.

• Sistemas de producción 3

Es la culminación natural de la planeación y el análisis, es la fase motora, la prueba, el estado de avance, es la etapa en donde la producción real se compara con la producción planificada.

• Contabilidad administrativa 4

Proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficientemente, en función de los objetivos planeados por la organización.1. John Child, 1991. 2. Joaquín Gómez, 1990. 3. James Riggs, 1993. 4. David Noel Ramírez, 1994.

CONCEPTOS DE CONTROL

Auditoría de la cultura empresarial

• Es el acta de una actuación, el descubrimiento de puntos fuertes y puntos débiles, la orientación hacia acciones concretas.

• La auditoría sirve para orientar a las empresas a ver a la cultura como un activo específico y no como un mero contenido pasivo, autocomplaciente y egocéntrico.

Auditoría en informática

• El concepto de auditoría es amplio, no sólo detecta errores, es un examen crítico que se realiza con objeto de evaluar la eficiencia y eficacia de una sección o un organismo.

Maurice Thevenet, 1992. José Antonio Echenique, 1992.

CONCEPTOS MODERNOS DE AUDITORÍA ORIENTADOS A OTRAS

DISCIPLINAS

Proceso de evaluación sistemático, exhaustivo, crítico y detallado de un determinado sistema de una empresa. Se audita el sistema contable, la capacidad de financiación, RR.HH y cualquier otro aspecto de la unidad económica de la entidad. Realizada por personal

ajeno a la empresa.

CONCEPTOS AUDITORÍA EXTERNA

• El perfil genérico del auditor

a) El auditor no es un perito en todas las materias.

b) El Departamento de Auditoría está conformado por un pool polivalente de profesionales especializados.

c) El auditor debe tener formación profesional, con Posgrado y especializado en el sistema de control.

d) Debe contar con amplia experiencia profesional, a nivel de ejecutivo.

e) Debe acreditar solvencia moral y ética, en su trayectoria personal y profesional.

f) Debe guardar discreción profesional en su ejercicio.

CONCEPTOS DE AUDITOR

• Es un profesional con vínculo laboral con la empresa, donde efectúa labores de auditoría, independiente de cualquier otra función u actividad; con la autoridad y responsabilidad para efectuar auditorías internas y exámenes especiales en cualquier dependencia dentro de la misma entidad.

• Asiste a la gerencia en la evaluación del cumplimiento de las políticas y ejecución de las mismas.

• Tiene responsabilidad ante el directorio y la gerencia general.

• Su campo de acción: políticas, normas y procedimientos del desarrollo de los procesos técnicos.

• Esta bajo la dependencia de la empresa, por eso, su opinión no puede considerarse independiente de ésta.

AUDITOR INTENO

• Consultor profesional que no forma parte del personal estable de un empresa y por lo tanto es completamente independiente de la misma.

• Ej. Un auditor de una Sociedad Privada de Auditores.

• Se encarga de dictaminar los estados financieros y gestión administrativa de la empresa.

• Cumple sus responsabilidades ante la empresa, terceros y público en general.

• Su campo de acción: estados financieros y gestión administrativa.

• Deberá ser un profesional independiente administrativa y económicamente, poseer la independencia necesaria para dictaminar la gestión empresarial.

AUDITOR EXTERNO

CAPÍTULO IV: PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

CONTENIDO

PLANEAMIENTO DE LAS AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS

1. PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO2. PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ÓRGANO

DE AUDITORÍA3. ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORÍA4. EVALUACIÓN DEL PLANEAMIENTO DE ACCIONES

DEL ÓRGANO DE AUDITORÍA5. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE EVALUACIÓN

PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO

Los órganos de auditorias

elaboran un plan de sus

actividades, documento

que contiene las

programaciones que se

llevaran a cabo en la

entidad

Programación

Potencial humano

Recursos material

es

Presupuesto

EL PLAN

Es un conjunto de acciones de PREVISION que se estructura

con proyección a futuro mediato o inmediato.

Tiene como finalidad lograr objetivos y metas preestablecidas

en función del cumplimiento de actividades .

LÍNEAS DE ACCIÓN PARA ELABORAR UN PLAN

Características de la problemática

Lineamiento de política

Objetivo

Meta

Estrategias

Programación de actividades

1.

2.

5.

6.

3.

4.

Elab

orac

ión

del p

lan

Ejecución

de

decisiones

Evaluación del plan

Nuevas

decisiones

que se

toman

Actualización permanente

GRÁFICO DEL PROCESO TÉCNICO DEL PLANEAMIENTO

PROCESOS TÉCNICOS DE UN PLAN

• Formulación: Es la definición de las líneas de acción del

plan, constituye el enfoque critico y los ajustes continuo de

las decisiones de las situaciones cambiantes

(reformulación).

• Implementación: Es la ejecución de acciones priorizadas en

un plan, que haga posible y facilite el logro de objetivos y

metas seleccionados en la formulación del plan.

PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA

El órgano de auditoria

Planeamiento de actividades

Periodo presupuestado determinado

Lineamientos dictados

Niveles jerárquicos competentes

Concertar criterios, unificar esfuerzos y racionalizar recursos

Objeto

Finalidad

Alcance

Características de la problemática

Lineamiento de política

Objetivos generales

Metas

Estrategias

ESTRUCTURA BÁSICA DEL PLAN DE AUDITORIA

INTRODUCCIÓN

Auditoria administrativa

Auditoria financiera

Auditoria operativa

ACCIONES A DESARROLLAR

EVALUACION DEL PLANEAMIENTO DE LAS ACCIONES DEL ORGANO DE AUDITORIA

El órgano de auditoria deberá presentar

periódicamente a las instancias respectivas de cada

empresa, un informe de evaluación de las acciones

contempladas en su plan de acción.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME DE EVALUACION

Objetivo Finalidad AlcanceDisposicion

es generales

INTRODUCCIÓN

EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN DEL ÓRGANO DE AUDITORIA

Se destaca información sobre la situación de las observaciones y recomendaciones

El órgano de auditoria presentara una apreciación acerca de la gestión de la empresa

SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES DE AUDITORIAS

APRECIACIÓN DEL COMPORTAMIENTO DE LA EMPRESA

CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES

CAPÍTULO V: ORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

CONTENIDO

CAPÍTULO VORGANIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

1. LINEAMIENTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA

OFICINA DE AUDITORÍA

1.1. Estructura Orgánica - Organigrama (referencial)

1.2. Funciones Generales de los Órganos y Específicas de los Cargos

2. COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL

SECTOR PRIVADO

2.1. Organización de la Oficina de Auditoría Interna para la Mediana Empresa

LINEAMIENTOS GENERALES

• La organización de la OAI de la empresa, está directamente relacionada con las exigencias de cada empresa.

• La OAI debe tener una organización dinámica que garantice el flujo de la información de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes

• Cada entidad debe disponer de un equipo altamente capacitado y polivalente de profesionales .

Lograr que la acción de control posterior garantice el uso adecuado de los

recursos económico-financieros y del potencial

humano.

Detectar las desviaciones, adoptar las medidas correctivas más

adecuadas, retroalimentar la planificación y evitar el

desperdicio de recursos y la elevación de costos.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

• Según Franklin, la división del trabajo se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:

COORDINADOR GENERAL

LÍDER DE PROYECTO

ASISTENTE O ANALISTA DE PROYECTO

Coordinador General

Responsable de la OAI por lo que es necesario que tenga una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formación académica y/o profesional, así como de su trayectoria y orientación personal.

El asumir la dirección de una OAI conlleva no sólo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.

Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visión, el dominio de la técnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinación de esfuerzos, espíritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.

Líder de Proyecto

Aplicar las líneas de acción de la coordinación general.

Acatar las directrices de los niveles de decisión de la organización.

Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones. Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el

programa de auditoria. Vigilar que las fases y tiempos programados se

cumplan.Aclarar dudas. Recabar y resolver observaciones. Motivar a los auditores, para que se reafirme en

todo momento el espíritu de equipo.

Representa el eslabón clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse. Su personalidad tiene que ser tranquila, mesurada, negociadora, analítica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.

Asistente o Analista de Proyecto

Acatar instrucciones con precisión.Actuar en forma prudente y tranquila.Ser cordial pero firme en sus decisiones.Solidario con sus compañeros de equipo.Ordenado con sus papeles de trabajo.Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo.Objetivo en la detección de hallazgos para soportar las evidencias.Ser preciso en sus observaciones.

Responsable de atender directamente a todo el personal que interviene en la auditoria, además maneja directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicación de la auditoria.

CA

RA

CT

ER

ÍST

ICA

S

Organigrama (referencial)

Órgano de

Dirección

Órgano de Apoyo

Órgano de Línea

FUNCIONES GENERALES DE LOS ÓRGANOS Y ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS

Para ordenar y cohesionar la labor del equipo auditor, este cuenta con una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.

Desarrollar el programa de trabajo de la

auditoria.

Definir los objetivos, alcance y

metodología para instrumentar la

auditoria.

Captar información necesaria para

evaluar los procesos, funciones y sistemas.

Detectar hallazgos y evidencias e

incorporarlos a los papeles de trabajo.

Proponer modificaciones que

permitan elevar la efectividad de la

organización

Diseñar y preparar reportes de avance

e informes de auditoria.

FUNCIONES GENERALES

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

Depende directamente del más alto nivel jerárquico de la empresa.

Asistir en el establecimiento, mantenimiento y

mejora del Sistema de Control Interno

de la empresa.

Conducir e implementar el

proceso de control posterior de acuerdo

a las normas y directivas emitidas.

Formular anualmente el Plan de Acción de

Control en las diferentes áreas.

Ejecutar en forma permanente y sistemática las

acciones de control.

Informar a la Alta Dirección sobre los resultados de las

funciones de control.

Evaluar la eficiencia y eficacia empresarial a través

del control de sus diferentes áreas.

ÓRGANO DE LINEA

Depende directamente de la Oficina de Auditoría Interna.

ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA – ADMINISTRATIVA

Formular y ejecutar el Proyecto de Plan Anual de acciones de Control.

Realizar acciones de control posterior interno en los sistemas de: planeamiento, organización, contabilidad, etc.

Proponer normas técnicas de control orientadas al mejoramiento del control posterior financiero-administrativo.

Revisar las auditorías y exámenes especiales y emitir una opinión técnica.

Asesorar a los jefes de las oficinas de la empresa en las funciones de control posterior de su competencia.

ÓRGANO DE LINEA

Depende de la Oficina de Auditoría Interna.

ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN, PROD. Y/O SERV.

Formular y ejecutar el Plan de Acción de Control Posterior

de las áreas operativas.

Desarrollar acciones de control posterior

del sistema de comercialización de

la empresa.

Realizar las acciones de control posterior relacionadas con los

aspectos de producción y/o

servicios.

Planear, organizar, dirigir, coordinar y

supervisar el desarrollo de las actividades del

área.

Dirigir y supervisar los exámenes especiales e

investigaciones que se realizan en las

áreas de su competencia.

ÓRGANOS DE LINEA

• Ejecutar el Plan Anual de Acción de Control de las áreas de su competencia.

• Realizar exámenes de control posterior mediante auditoría/ exámenes especiales.

• Verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones y/o medidas correctivas adoptadas en actividades de su competencia.

• Informar sobre los resultados obtenidos del cumplimiento de las funciones de control posterior, presentando recomendaciones.

• Mantener un archivo actualizado de información de auditoria.• Elaborar instrumentos técnicos, normas y procedimientos de

control.

UNIDAD DE CONTROL DE SIST. DE

COMERCIALIZACIÓN

UNIDAD DE CONTROL PRODUCTIVO Y/O DE

SERVICIOS

UNIDAD DE AUDITORÍA FINANCIERA

UNIDAD DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREA DE AUDITORÍA FINANCIERA –

ADMINISTRATIVA

ÁREA DE CONTROL DE COMERCIALIZACIÓN,

PRODUCCIÓN Y/O SERV.

ÓRGANO DE APOYO

Organizar el sistema de archivo: administrativo y técnico, y mantenerlo permanentemente actualizado.

Proporcionar apoyo secretarial. Redactar documentos relacionados a las acciones de auditoría. Registrar, clasificar, codificar, archivar y conservar la

documentación sustentatoria de cada auditoría o examen especial practicado

ÁREA ADMINISTRATIVA

COMENTARIOS SOBRE LAS OFICINAS DE AUDITORÍA EN EL SECTOR PRIVADO

Auditoría Interna

• Forma parte de la estructura orgánica de la empresa.• Empresas medianas y grandes por el volumen de sus

operaciones.

Auditoría Externa

• Consultorías de tipo empresarial, que se organizan en base a la demanda de control posterior de las empresas privadas.

TIPOS DE AUDITORÍA

FUNDAMENTOS DE LAS Of. DE AUDITORÍA

Dispositivos legales dictados por el Gobierno con alcance de aplicación al sector privado.

Procesos técnicos establecidos por las diversas disciplinas científicas.

NAGAS.

ORGANIZACIÓN DE LA OAI PARA LA MEDIANA EMPRESA

La organización de las OAI dependen del tipo de actividad de cada empresa.

OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA OPERATIVA

AUDITORÍA FINANCIERA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA ORGÁNICA

FUNCIONES

• Sistemas de planeamiento, organización, personal, logística, presupuesto, SIG, etc.

Auditoría Administrativa

• Sistemas de contabilidad y finanzas.Auditoría

Financiera

• Sistemas de producción y comercialización.

Auditoría Operativa

Los cargos de control a nivel de empresas del sector privado, en la práctica utilizan las siguientes denominaciones:

• Analistas en Auditoría• Especialistas• Auditores• Auditor Senior• Auditor Junior, etc.

CAPÍTULO VI: PROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA INVESTIGACIÓN EN AA

CONTENIDO

CAPÍTULO VIPROCEDIMIENTO BÁSICO PARA LA

INVESTIGACIÓN EN AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1. PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

2. RECOPILACIÓN DE DATOS

3. ANÁLISIS DE DATOS

4. FORMULACIÓN DEL INFORME

5. IMPLEMENTACIÓN E IMPLANTACIÓN

6. EVALUACIÓN

El método y metodología

para el desarrollo de un

proyecto de investigación

científica y / o tecnológico.

El procedimiento básico

para la investigación en

auditoria administrativa:

LAS FASES DEL

PROCEDIMIENTO

PLANEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

Determinación de la

naturaleza del problema

Definición y fijación del

objetivo de la investigación

ACCIONES

Buscar fuentes de captación de información para formular

objetivamente la caracterización de la problemática.

Detectado el problema y analizados sus elementos debe definirse y fijarse el objetivo por alcanzar, teniendo en

cuenta la disponibilidad de los recursos

Investigación

Preliminar

Autorización para realizar estudio

Definido el objetivo de estudio, realizar una investigación preliminar, reformulación de

los objetivos planteados. Y si existieran problemas añadidos.

El producto de la investigación preliminar, Sera sometido a consideración para tener

la autorización respectiva.

Plan de acción

Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el

objetivo de estudio, determinar y formularse

el plan de acción.

OBJETIVOS

METAS

RECURSOS NECESARIOS

TIEMPO

RECOPILACION DE DATOS

Para recopilar datos debemos verificar que sean

COMPLETOS CORRECTOS PERTINENTES

Existen las fuentes:

INTERNAS EXTERNAS

Entre las técnicas mas recomendadas tenemos

INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA

ENTREVISTA

CUESTIONARIO

OBSERVACIÓN DIRECTA

NORMATIVA ADMINISTRATIVA

MERCADO FINANCIERA

Este aspecto de la auditoria implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores

INVESTIGACIÓN DOCUMENTARIA

Reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma orientada para obtener información. Este es uno de los mas empleados.

ENTREVISTA

Estos instrumentos, que se emplean para obtener información en forma homogénea, constituidas por series de preguntas escritas, secuencias etc.

Este recurso que puede ser empleados por los auditores, consiste revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización

CUESTIONARIO

OBSERVACIÓN DIRECTA

• Saber lo que se quiere y tener claro el propósito o

sentido.

• Establecer anticipadamente la distribución del

trabajo.

• Atender la compromiso

Aspectos a observar:

ANÁLISIS DE DATOS

Procedimiento de análisis

El método mas recomendable, el método inductivo, las partes hacia

el todo. Sucesión de preguntas.

¿Qué?, ¿Para qué?, ¿Dónde?, ¿Cuándo?, etc.

Técnicas e instrument

os de análisis

Las técnicas mas usadas son:

Examen crítico de los datos recopilados

ORGANIGRAMA

DIAGRAMA DE FLUJO

CUADRO ESTADÍSTICOS

ÁRBOL DE DECISIONES

FORMULACIÓN DEL INFORME

Las conclusiones y recomendaciones deben formularse en

base al contenido analítico de cada una de las interrogantes,

en la base del análisis, deben ser sintéticas y estar

relacionadas con los objetivos, políticas, planes de operación,

capacidad de personal, disponibilidad recursos, etc. Las recomendaciones deben ir acompañadas de la estimación del cuadro de costos , requerimiento de

potencial humano, material financiero.

Las recomendaciones serán de varios tipos:Eliminación, adición, combinación, modificación y

simplificación.

La decisión tomada por la autoridad competente será la base del nuevo sistema. Cumplir objetivos

predeterminados.

IMPLEMETACIÓN E IMPLANTACIÓN

Formular le programa de acciones,

considerando la integración delos

recursos en cantidad y calidad necesarios.

Métodos más usados

PROYECTO PILOTO

IMPLANTACIÓN EN PARALELO

MÉTODO PARCIAL O POR

APROXIMACIONES

MÉTODO INSTANTÁNEO

Integración de recursos

Obtener recursos materiales, financieros y seleccionar el

potencial humano necesario para la operación del nuevo sistema

EVALUACIÓN

Es un proceso destinado a comprobar la eficacia y

eficiencia de las mejoras introducidas, el grado de

cumplimiento de los objetivos del plan, así como

sugerir las medidas correctivas pertinentes.

CAPÍTULO VII: MECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORÍA ADM.

CONTENIDO

CAPÍTULO VIIMECÁNICA OPERATIVA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

1. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

2. EXAMEN ESPECIAL3. AUDITORÍA ADMINISTRATIVA4. INVESTIGACIONES5. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

ADMINISTRATIVA

La realización de una Auditoria Administrativa se

puede enfocar en los siguientes elementos:

Planes y objetivos de la

empresa

Estructura orgánica

Políticas y prácticas

Sistemas y procedimientos

Métodos de control

Formas de operación

Recursos materiales y

humanos

Medición de los resultados

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Trabajo preliminar

Revisión de la legislación

Revisión y prueba preliminar de los

contratos administrativos

Examen y prueba detallada de los

controles administrativos

El informe de auditoria

administrativa

1. TRABAJO PRELIMINAR

Consiste en obtener información general y concreta de los aspectos mas importantes de la entidad.

En esta acción se realizan exámenes limitados en todas las áreas funcionales con el fin de aislarla de problemas críticos.

Es conveniente que en esta fase se deduzcan las causas y las consecuencias de los problemas críticos.

Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo: las entrevistas programadas en cada una de las áreas funcionales, considerando los manuales administrativos y el programa de auditoria Operacional.

Información a obtenerse

Descripción general de métodos de

operación

Legislación aplicable a las

actividades examinadas

Breve historial, antecedentes y

propósitos de las actividades

Material sobre la organización:

funciones, estructuras, cargos y procedimientos

Política general de la entidad u organismo

Operaciones s de especial interés para la empresa

Examen de las anteriores

auditorias e inspecciones

realizadas

2. REVISIÓN DE LA LEGISLACIÓN

En esta fase se revisa la legislación básica: ley, reglamentos, resoluciones, decretos, directivas administrativas y normas interna

de la entidad para verificar si están cumpliendo los objetivos, propósitos y actividades establecidas.

Información a obtenerse

Estudio de las disposiciones legales

base

Objetivos de la ley, reglamentos, directivas,

manuales, etc.

Grado de autoridad otorgado a funcionarios

Responsabilidades y limitaciones impuestas a

la entidad

3. REVISIÓN Y PRUEBA PRELIMINAR DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Debe evaluarse la efectividad con la que se están desarrollando las actividades programadas; así como detectar los errores mas saltantes, sobre los que debe acumularse las pruebas suficientes, de tal manera que confrontando estas con los datos obtenidos en la fase preliminar se pueda determinar: El alcance y responsabilidad.

estimar el requerimiento de personal.

racionalizar el programa de trabajo.

fijar plazos para el encauzamiento del informe y

reorientar los programas de auditoria.

Información a obtenerse

Si las políticas aplicadas están autorizadas por el

directorio

Si se cumple lo planificado en forma. eficiente, efectiva y

económica

Si se protegen los interese de la entidad

4. EXAMEN Y PRUEBA DETALLADA DE LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

Comprende el control de la funcionalidad de las normas internas y

procedimientos de la entidad con respecto a las actividades circunscritas

en el trabajo preliminar

Consiste por tanto en revisar registros, documentos y archivos, etc.

Certificando la información contenida en ellos, además incluye la obtención

de información a través de entrevistas, inspecciones físicas, captación escrita de opiniones; así como de formulación de conclusiones y recomendaciones

Información a obtenerse

Cumplimiento de políticas prescritas

Logro de los propósitos

establecidos

Eficiencia operativa

Eficiencia y economía en la utilización de

bienes y servicios

Si los fondos y bienes de la

entidad han sido manejados con

honestidad

5. EL INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Aspectos Generales

• Introducción• Antecedentes• Alcance

Observaciones

Conclusiones

Recomendaciones

Anexos

CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL INFORME DE AUDITORÍA ADM.

CONTENIDO

CAPÍTULO VIIIESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA

ADMINSITRATIVA

1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Introducción1.2. Antecedentes1.3. Alcance

2. OBSERVACIONES3. CONCLUSIONES4. RECOMENDACIONE5. ANEXOS

Es importante saber que…

El informe de auditoría cubre dos funciones básicas:• Comunica los resultados de la

auditoría de gestión.• Persuade a la gerencia para

adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atención, respecto de algunos problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y operaciones.

1. ASPECTOS GENERALES

Se divide en:1.1. IntroducciónSe consideran las causas y objetivos de la auditoria administrativa.1.2. Antecedentes:Referido a aspectos técnicos y al aspecto legal.1.3. Alcance:Considera a funcionarios responsables a la comisión encargada.

Asp

ect

os

Genera

les Introducción

Antecedentes

Alcance

1. ASPECTOS GENERALES

Ejemplo de Objetivos en la Introducción:Área auditada: Área de trámite documentario y archivo

Evaluar el grado de eficiencia de las normas y procedimientos, que comprende el proceso integral de la administración documentaria de la empresa.

Determinar el grado de orden, conservación, protección y clasificación del archivo de la entidad, así como la oportunidad de su servicio.

1. ASPECTOS GENERALES

Ejemplo de Alcance:Área auditada: La administración auditada depende de la Secretaría General.Aspectos a examinar:• Control interno del sistema.• Proceso de recepción.• Proceso de clasificación y

registro.• Proceso de control y

seguimiento.• Proceso de distribución.• Proceso de información.• Proceso de archivo.

Funcionarios Responsables: Se consideran nombres y apellidos y cargos de las personas.Comisión encargada:Se consignan los nombres, apellidos y cargos.

2. OBSERVACIONES

Resultante de la

auditoria practicada,

constituyen la parte

sustentatoria de los

informes.

Se materializan por

escrito.

Puesta en conocimiento

de los funcionarios

auditados.

Durante el curso del

examen, el auditor

agotará todos los

medios razonables a su

alcance a fin de

permitir las pruebas

documentarias

suficientes para

absolver las

Observaciones que el

auditor encuentre.

2. OBSERVACIONES

Ejemplo: del área de tramite documentario y archivo:• Inadecuada ubicación física de su

infraestructura en el archivo central.

• Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas internas concernientes con el área auditada.

• Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola jurisdicción administrativa.

3. CONCLUSIONES

• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía

con las observaciones.

• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de Trabajo.

• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia haciendo mención, si fuera necesario del nombre de los responsables que han incurrido en falta.

• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.

3. CONCLUSIONES

Ejemplo:• «Los documentos en custodia en el Archivo

Central se encuentran en completo abandono, debido a la lentitud para gestionar y/o disponer de los recursos necesarios, requeridos para un eficiente funcionamiento».

4. RECOMENDACIONES

Sugerencias que especifican medios para solucionar las

observaciones formuladas.

Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor

utilización de los recursos humanos, materiales y

financieros de la empresa o entidad auditada.

Las recomendaciones son dirigidas al titular de la

organización examinada a fin de que provea lo conveniente

para su cumplimiento.

Las recomendaciones del auditor serán presentadas en

el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando

el grado de importancia de acuerdo a la presentación de

las Conclusiones.

4. RECOMENDACIONES

Ejemplo:«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y clasificar los documentos que se encuentran en el Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y registro correspondiente para su administración eficaz»

5. ANEXOS

Esquemas complementarios cuando son necesarios y generalmente sirven de fundamentos a las observaciones planteadas.Ejemplo:• Relación de expedientes

de empresas reclamantes que no se les ha hecho la tarjeta de seguimiento respectivo.

CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

CONTENIDO

CAPÍTULO XNORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

1. PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

2. PROYECTOS DE INVERSIÓN

3. ESTUDIO E INVESTIGACIÓN

SOCIOECONÓMICA

4. LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICO-

ECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa, teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas, para posicionarnos.

OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes alternativos)

ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la empresa

PLAN OPERATIVO O PLAN DE ACCION

Para implementar el P.E deberán establecerse los planes operativos, para guiar, apoyar y comunicar el desarrollo empresarial

PROCESOS TÉCNICOS

MATERIA DE CONTROL INTERNO

PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN OPERATIVO

CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.

POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.

OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo). FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no imponerlos)

FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)

El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo, según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita toda la información pertinente para su evaluación.

Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es necesario.

Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para evitar malversaciones de dinero)

Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos. (recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que desarrollan.

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

Las empresas requieren de un planeamiento estratégico y

táctico, para el desarrollo de sus operaciones, para

sortear los cambios externos.

El proceso de planeación

estratégico nos permite: definir la

misión, para orientar nuestros recursos, análisis

del contexto y contingencias, suministra los lineamientos y limites para la administración

operativa.

RESUMEN: La función del

planeamiento es una actividad de programación,

ejecución y evaluación, que debe contar con

todas las áreas de la empresa, las

áreas funcionales se encuentran

identificadas con la políticas, objetivos

y metas determinadas para cada uno de ellas.

COMENTARIOS

PROYECTOS DE INVERSION

CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.

OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad social y económica.

ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera

INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor, distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.

INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de materiales.

ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los requerimientos propios que exija su ejecución.

CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos fijos, nominales y capital de trabajo)

FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto el proyecto.

PROCESOS

TÉCNICOS

MATERIA DE

CONTROL

INTERNO

Para lograr un adecuado control

interno del ejecución del proyecto de inversión, se

compara costo-beneficio. Con

fuentes de información;

estados financieros, presupuestos,

productividad, etc.

Un requerimiento fundamental para la evaluación es conocer el sector empresarial, las características

técnicas y económicas del

producto.

Se hace un análisis detallado comparando la situación interna del proyecto con la oferta de las alternativas del

mercado. El total control de estas variables nos

guiara al éxito.

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

COMENTARIOS

• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos durante su ejecución e implementación, en el contexto del control posterior interno.

• El control consiste en la revisión continua y sistemática de resultados de todas la inversiones en activos fijos que garantice su rentabilidad.

• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas de operación que incrementen la rentabilidad del proyecto.

ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA

CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación, devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento estratégico y táctico.

OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a: políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los productos a desarrollar.

ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del planeamiento empresarial

Política del país y programa de estabilización de la economía

Reformas estructurales del país

PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú, comercio exterior del país). Todos estos factores con sus indicadores son materia del análisis del auditor administrativo

PROCESOS

TÉCNICOS

MATERIA DE

CONTROL INTERNO

El análisis de los factores, variables y sus indicadores sirve para que el auditor

pueda evaluar con efectividad el medio

ambiente que rodea a la empresa y como la afectara

en su desarrollo.

Se considera las ventajas y las desventajas para lograr el

objetivo y las metas de la organización, así como su impacto en las X e M para

recomendar la modificación de las políticas institucionales

MECANISMOS DE

CONTROL INTERNO

COMENTARIOS

• Para evaluar los estudios socioeconómicos desarrollados, se tiene en cuenta:

• Las publicaciones del INEI• Planes de desarrollo• Boletines informativos del BCR• Evaluación de los planes operativos

de la empresa• Sistema aduanero, tributario.

CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

CONTENIDO

CAPÍTULO XINORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

1. DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

2. DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

3. ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO

ORGANZIACIONAL

4. DESARROLLO ORGANIZACIONAL

5. COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

Analizar y evaluar el tipo de estructura organizacional

formal dentro de la empresa

Verificar la calidad de la toma de decisiones ante un

problema

Evaluar la división de trabajo, examinar el organigrama que

refleje la situación real

Evaluar las cadenas de mando, buscar adaptar la

empresa hacia una organización horizontal

Proceso de selección de una

estructura

PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO

Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando alternativas de solución a los problemas

- Diagnostico de la organización.- Tipo de estructura orgánica formal adoptada.- Objetivos generales y específicos.- Asignación de funciones en todos los niveles.

- División del trabajo y departamentalización.- Las cadenas o líneas de mando.-Representación de la organización en un organigrama

Mecanismos de Control

Interno

Objetivos claros,

concisos y precisos

Comunicación retroactiva

Función, responsabili

dad y autoridad debe ser dado a conocer

División de trabajo

adecuado

DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven para saber si se ha obtenido lo que se

esperaba corregir

- Tener presente el propósito de la

estructura organizacional es

establecer un sistema formal de roles que deben desempeñar las

personas.

- Verificar los manuales de

organización y documentos de

gestión delimitan con toda precisión las funciones que

corresponde a cada jefe.

- Revisar que se hayan establecido

los controles adecuados para

corregir cualquier acción inapropiada.

Procesos técnicos de control interno en los documentos de gestión organizacional

Mecanismos de Control

Examen Evaluación Presentacion

1. Áreas de estudio

2. Detalles de estudiar

1. Proceso

2. Análisis e interpretación

1. Informe final con

recomendaciones y conclusiones

Examen

Áreas de Estudio

a. Funciones generales y especificas.b. Departamentalización

c. Niveles de autoridad, grados de responsabilidad y líneas de coordinación

Detalles a estudiara. Plan de organización

b. Estrategia de la organizaciónc. Políticas, sistemas y procedimientos de la organización.

d. Potencial humano y puestos de trabajo.e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.

f. Estándares de racionalización administrativae. Estudio del trabajo

Evaluacion

Proceso

a. Influencia del entorno empresarial.

b. Estructura organizativa adecuada.

c. Aplicación de la racionalización administrativa

d. Métodos de simplificación administrativa

e. Análisis de tiempos y movimientos.

f. Utilización racional de hombres y equipos.

Análisis e interpretacion

a. Estudio de los elementos de juicio.

b. Diagnosis adecuada.c. Determinar propositos.

d. deficiencias.e. Busqueda de problemas

f. Solucionesg. alternativas.

Presentación

Informe final con recomendaciones y conclusiones

a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la empresa, basándose en la finalidad de

la organización.b. Elaboración del Reglamento Interno.

c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.d. Elaboración del Cuadro Orgánico.

e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.f. Organigrama

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Son los planes estratégicos teniendo en consideración la

competencia y restricciones

Establecer los lineamientos

generales de la empresa

Identificar, evaluar y seleccionar las mejores opciones

estratégicas

Plantear mecanismos de implementación del diseño organizacional

adecuado

Contribuir a crear una cultura

y clima organizacional

Procesos técnicos de materia de control

Política orientada al logro de los objetivos de la organización

Relación sistémica constante entre el planeamiento y la organización

Establecimiento de los diseños organizacionales: funcional, matricial, sistémico, etc.

Implementación del reglamento de la organización y funciones

Implementación de los puestos de trabajo, líneas de coordinación, reglamento de evaluación de puestos y del sistema de comunicación e información de la empresa

Mecanismos de Control Interno

Los fines y objetivos deben sustentarse en el planeamiento empresarialElaborar programas de capacitación, especialización para los trabajadores

Analizar las características de calidad que debe tener el producto o servicio; lograr la modernización.

El desarrollo de una cultura organizacional propia, con valores, creencias y objetivos.

Determinar las ventajas y desventajas de la organización con respecto al entorno, a fin de plantear una estrategia que le haga frente.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes orientándola hacia las metas

organizacionales

Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo laboral, con el propósito de conocer sus

proyecciones y limitaciones.Evaluar el desarrollo de las

potencialidades de los trabajadores para ver si su rendimiento es satisfactorio

en la organización

Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia de esfuerzos y trabajo en equipo.

Relevamiento de

Información

Diagnostico de

Capacitación

Implantación de

Programas de

Capacitación

Procesos técnicos Materia de Control Interno

Problemas de necesidades de capacitación

Los meta-elementos

Esfuerzo de cambio

Control de esfuerzo

Mecanismos de Control Interno

Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura producen en el comportamiento de las

organizaciones.Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el diseño de las actividades y la tensión laboral

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Definir el comportamiento organizacional, a fin de determinar el motivador a usarse en la

organizacion

Sustentar que la diversidad cultural tiene en el comportamiento organizacional su

fundamento

Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben tener conocimiento del

comportamiento organizacional

- Necesidades de estima.- Necesidades sociales.

- Necesidades de seguridad- Necesidades fisiológicas.

Teoría de la Pirámide

- A los empleados no les gusta trabajar.- Están sujetos a presiones de castigo para cumplir sus obligaciones

- Eluden todo tipo de responsabilidades.- No tienen grandes ambiciones

X

- A los trabajadores les gusta trabajar- Son creativos y positivos.

- Asumen responsabilidades.- El personal se puede autodirigir.

Y

Teoría X e Y

Teoria E.R.G.• Necesidades medulares: existencia, relación,

crecimiento

Teoría de McClelland• Necesidad de realización.• Necesidad de poder.• Necesidad de afiliación

Teoría de Evaluación Cognoscitiva• Cuando alguien

recibe recompensas disminuye el interés por la actividad

Teoría de las Metas•Las metas concretas y difíciles alcanzan mejores resultados

Teorías Contemporáneas de

la Motivación

CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

CONTENIDO

CAPÍTULO XIINORMAS TÉCNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONALII. REGISTRO DE PERSONALIII. REMUNERACIONES DEL PERSONALIV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONALV. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONALVI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONALVII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONALVIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS

A) Empleo de personal

CONCEPTOEs el proceso técnico permanente que consiste en ocupar las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen el reclutamiento, selección e integración del personal.

OBJETIVOS

Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con suficiente cantidad y calidad.

Conseguir que las características y cualidades personales y laborales del candidato sean

adecuadas.Garantizar el buen funcionamiento de las

actividades de la empresa

Lograr la obtención de trabajadores calificados.

ALCANCE Todas la áreas de la empresa

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL

A) Empleo del personal

Reclutamiento de personal

Selección de

personal

Integración del personal

Instrucción

Promociones y

transferencias

Despidos

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Existen tres aspectos fundamentales para conocer los

resultados del proceso de empleo de personal: costo,

tiempo y efectividad.

B) Desarrollo del personal

CONCEPTO

Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y perfeccionar al trabajador para su crecimiento profesional, especializado o perfeccionamiento en una determinadas carrera en la empresa.

OBJETIVOS

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas del puesto.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo del personal.

Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas satisfactorio.

Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.

ALCANCE Se puede aplicar a todos los niveles de la empresa.

B) Desarrollo del personal

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

1. Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.2. Programación del desarrollo del personal para atender a las

necesidades.3. Implementación y ejecución.4. Evaluación de resultados.

Evaluar el plan con su respectivo presupuesto. Analizar el costo y oportunidad. Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal. Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y

empleados de una empresa.

CONCEPTO

OBJETIVOS

Es un sistema de información interna de la empresa, mediante el cual los datos de los

empleados se obtiene, procesa y transforma en información ordenada que ayuda al proceso de

toma de decisiones.

a) Suministrar información acerca del movimiento de personal.

b) Contar con estadísticas actualizadas del RRHHc) Servir como referencias para reclutar nuevos

empleados.d) Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar

lineamiento de política.ALCANCE

Debe abastecer a todos los departamentos de la empresa.

REGISTRO DE PERSONAL

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

a) Solicitud de empleo.b) Control de asistenciac) Archivadores manualesd) Registro computarizadoe) Estadística de personal.f) Legajos del personal.

MECANISMOS DE CONTROL

a) Registro de rotación ocupacional.b) Registro de ausentismo.c) Registro de frecuencia de accidentes de trabajod) Legajos de los trabajadorese) Estadísticas del personal.f) Registro de quejasg) Inventario de personal

CONCEPTO

OBJETIVOS

a) Motivar económicamente al personal.b) Recompensar adecuadamente a cada personal.c) La remuneración debe ser justa y equitativa.d) Conocer la capacidad que tiene cada trabajador

que labora en la empresa.

Compensación directa

Compensación indirecta

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNOConcepto de la estructura

remunerativa

• Planillas de sueldo y salario.• Personal que realiza labor intelectual y

física• Los trabajadores perciben remuneración

mensual, quincenal y semanal.

REMUNERACION DEL PERSONAL

Concepto de la estructura remunerativ

a

• Tienen derecho a percibir remuneración básica, horas extras y otras bonificaciones.

• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones

• Seis meses de labor corresponde un sueldo completo.

• Asignación familiar• Tienen derecho a percibir liquidación por

tiempo de servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones extraordinarias.

MECANISMOS DE CONTROL INTERNOVerificar si guarda relación la remuneración con la

asistencia del personal a la empresa.

Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de remuneración.

Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los rangos salariales de la empresa

Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.

CONCEPTO

OBJETIVOS

Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes normas legales para el titular.a) Generar y estimular la producción a través de la

seguridad social.b) Crear en la conciencia del trabajador el

pensamiento de solidaridad.c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida

hasta el fin

Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador abone a sus empleados u obreros.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO • Compensación mensual que el empleador debe

colocar semestralmente en un institución bancaria o análoga.

CTS• Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP

para efectos de su jubilación.AFP

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

• Comprende a empleadores y trabajadores en el régimen de salud.

Instituto peruano de seguridad social

• Es una ley referida a accidentes de trabajo.D.L 18822

• Es como mínimo 24 horas consecutivas en cada semana.

Descanso semanal

• Los trabajadores gozan de descanso durante los días feriados.

Remuneración de feriados

• Dos gratificaciones al año fiestas patrias y navidad.Las gratificaciones

• Son conceptos de pago de los empleados por acuerdo bilateral.

Las bonificaciones con convenios colectivos

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO

• Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación alejada a los centros urbanos.

Bonificaciones por lugar de trabajo fuera de la sede

laboral

• Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.

Bonificación por trabajo nocturno

• Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.

Bonificación por la naturaleza de

trabajo

• Cuando el trabajador sobrepasa la producción a ciertos limites de un pago adicional.

Bonificación por eficiencia

• Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de remuneración.Vacaciones

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

1

• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia de beneficios sociales.

2• Revisar las planillas de sueldo y salarios.

3

• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales de los trabajadores activos y pasivos.

4

• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de trabajo preparando informes de control.

CONCEPTO

Se refiere a los diversos servicios que recibe el trabajador en una empresa como: médico,

odontólogo y social.

OBJETIVOS Buscar mayor motivación en el

trabajoIdentificación del trabajador con su

empresa

Fomentar el compañerismo.

Reducir el porcentaje de ausencias y tardanzas.

Minimizar el tiempo perdido por lesiones o enfermedades.

Ayudar a los empleados con problemas.

ALCANCE

Los trabajadores permanentes y contratados,

esposa e hijos gozan de estos

servicios.

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS TRABAJADORES

PROCESO TÉCNICOS

Servicio médico• Prevenir enfermedades y

accidentes de trabajo.

Servicio odontológico• Impulsar programas de prevención

y curación.

Servicios social• Promover servicios culturales,

deportivos, asesorías, cafeterías.

Servicio complementarios

• Tomar precauciones para asegurar los bienes de la compañía y empleados.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

a) Servicio médico, odontológico, socialb) Seguro de vidac) Aportaciones que realiza el

empleador para el sistema de prestaciones de salud

d) Implementación de programas recreativos, educativos, culturales para los trabajadores.

CONCEPTO

Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan de manera lógica las normas y mecánica

operativa en cada etapa del proceso técnico.

OBJETIVOS

a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el proceso técnico.

b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.

c) Divulgación a todo el personald) Deben de ser claros, concisos, concretos y

correctos.

PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación

Escalas salariales

Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.

REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL

Racionalización de puestos de trabajo y del personal.

Presupuesto de personal

Planeamiento de los recursos humanos

MECANISMO DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo practicará el control posterior

interior con relación al incumplimiento de los

reglamentos y directivas que comprenden los

procesos técnicos del sistema del personal.

CONCEPTO Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.

OBJETIVORegular y reglamentar las relaciones laborales

entre empleadores y trabajadores, para mantener la paz laboral, a fin de incrementar

la producción y productibilidad.

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNOLa negociación colectiva tiene 3 etapas

Trato directo Conciliación y mediación Arbitraje

NEGOCIACIONES COLECTIVAS

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Verificacion del cumplimiento de los procedimientos establecidos en la legislacion correspondiente.

Verificacion de la vigencia del pacto colectivo

Verificacion de la incidencia en la estructura de costos de la empresa

Analizar si lso incrmentos de los beneficios otorgados guardan relacion con el costo de vida y la capacidad de pago de la empresa

Constalar si lso beneficios que se otorgan en los pactos colectivos, son financiados por las ventas y utlidades

CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

CONTENIDO

CAPÍTULO XIIINORMAS TECNICAS DE A.A.

APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTOII.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIONIV. INVENTARIOS DE EXISTENCIASV. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOSVI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOSVII. CATALOGO DE BIENES VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES

PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO

1. CONCEPTO: Es un proceso técnico del sistema de abastecimiento, que permite prever de manera ordenada, sistemática y racional las necesidades de recursos, para el cumplimiento de las metas establecidas, abarca requerimientos de: bienes y servicios

2. OBJETIVOS: Previsión de bienes y servicios para garantizar un eficiente proceso productivo.Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las prioridadesIdentificar, consolidar y analizar las demandas de proceso de abastecimiento (elaborar y programar los cuadros de bienes y servicios).

3. ALCANCE: abarca el total de las unidades orgánicas existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en el proceso de abastecimiento

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO:

a) Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la organización deberán responder a la política de atención de las necesidades prioritarias.

b) Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna la información necesaria a las unidades de abastecimiento para optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento

c) El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al planeamiento y presupuesto empresarial

El auditor analizara cada una de las fases de la programación de abastecimiento, tomando como base el sistema de planeamiento, presupuestos y de costos para establecer prioridades, para planificar eficientemente el abastecimiento.

También se evaluara la cantidad , calidad, precio, disponibilidad del bien y prestación del servicio requerido durante el periodo anual y su implementación semanal, mensual o semestral para contar con un sistema de información por computadora.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

El auditor revisara si la empresa cuenta con normas y procedimientos de la programación de abastecimiento, según los siguientes detalles: • Determinación de la cantidad de

bienes y servicios necesarios.• Elaboración del cuadro de

necesidades de bienes y servicios

• Ejecución y evaluación de la programación de abastecimiento en base al requerimiento de las aéreas

• Establecimiento de la calendarización en periodos para satisfacer las necesidades para satisfacer las necesidades de bienes y servicios.

Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de abastecimiento.

Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de bienes y servicios.

Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la función de abastecimiento.

Implementación de las mediadas correctivas. Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2

evaluaciones anuales

Complementariamente al practicarse la Auditoría Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:

PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS

1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los bienes y/o servicios en la cantidad, calidad deseada, momento oportuno y precio de mercado mas conveniente.

2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia , eficiencia y economía el proceso de las adquisiciones de bienes y servicios , para asegurar un optimo flujo de la compra y desarrollo máximo de su uso.

3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes, proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad de los procedimientos administrativos.

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el presupuesto de abastecimiento del periodo

Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área solicitante de la adquisición.

Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados, teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas

Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente para la empresa.

Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los ítems establecidos en la base del concurso.

Comunicación a la firma y publicaciones Afectación presupuestal, registro contable y emisión del

cheque

5. COMENTARIOS:

• El auditor deberá analizar las fases del proceso de adquisiciones, para tener la objetividad del caso de evaluación, incidiendo en las siguientes acciones:

• Implementar un sistema de información confiable, oportuno y eficiente, para la optimización del proceso de adquisición.

• Contar con un catalogo de bienes y servicios, que uniformicen la denominación, clasificación y codificación de los materiales que se consumen en la empresa, así como un registro de proveedores que permita conocer los abastecimientos de la empresa.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes aspectos: Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si

se cumplen con los lineamientos dictados por la empresa Toda requisición de compra programada o de reposición de

stock de almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se efectuaran los registros pertinentes.

Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento

Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.

Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras de calidad, etc.

Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística, oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.

Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de adjudicación

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION

1. CONCEPTO: Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar, despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de bienes de forma ordenada y oportuna.

2. OBJETIVO: racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales

3. ALCANCE: tiene vinculación directa con la gerencia de producción

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO

RECEPCION

CUSTODIA

DISTRIBUCION

CONTROL

5. COMENTARIOS: El auditor deberá analizar cada una de las fases del

almacenamiento y distribución: La organización de la zona de almacenaje depende del

diagnostico que se haga al respecto Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al

almacén por los proveedores , previa verificación de sus características con las descritas en los respectivos documentos.

El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos innecesarios.

Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible, propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para efectos administrativos y contables.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNOLa auditoria administrativa debe corregir los problemas que se presenten en el almacenamiento desde:

6.1. La recepción :

verificaciónentrega

Control de calidad

clasificación

Ubicación internamiento

registro

supervisión

descarga

desembalaje

6.2. La custodia

ambienteCámaras refrigerad

oras

Cámaras oscuras

Cámaras de

seguridad

• El control previo

Registros: debe aplicarse sistemas mecanizados para

procesar la información

Ubicación: dotar de normas para una buena conservación y limpieza

de ambientes

Inventarios: deben hacerse predichamente la verificación de existencias

INVENTARIO DE EXISTENCIAS

1. concepto: es la verificación del estado físico comparando con los documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento, nota de entrada, etc.)

2. objetivos: - disponer de un sistema de información actualizada

sobre la cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de conciliación administrativa y contable

- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes

3. Alcance: es de aplicación para todas las áreas de la empresa

La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición, pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su existencia y utilización.

La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se realizara una vez al año.

La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de forma trimestral

La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.

En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio empresarial

En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su respectiva constatación.

Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.

4. PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO.

5. COMENTARIOS: el auditor deberá analizar la consistencia de la toma de inventarios, para conocer el gasto en existencias y poder recomendar el destino de recursos monetarios al programa de inversiones, lo cual favorece a la empresa.

6. MECANISMOS DE CONTROL INTERNO: se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán verificados físicamente por control patrimonial.-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a un cronograma de trabajo.-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para tener información actualizada.-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia, mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.

ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas y bajas en libros que permita contabilizar la situación patrimonial de la empresa

Se relaciona con el área contable y de costos

CONCEPTO

OBJETIVO

ALCANCE

Consiste en centralizar en forma integral el registro de altas y bajas de activo fijo que constituyen propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer la inversión realizada

PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL

a. Registrar en el libro de inventarios el

movimiento de altas de bienes, los de larga

vida forman parte del activo fijo y de los de

corta duración se registran para un

simple control.

b. La baja de bienes dará lugar a las descargos y se

registrara en el diario auxiliar con el acta

correspondiente que motivo la baja.

c. En caso de perdida de un activo fijo, se

requerirá de una investigación para

determinar la responsabilidad del caso y proceder a la

baja del bien

El auditor verificara el cumplimiento el cumplimiento de las normas y procedimientos señalados en el reglamento de altas y bajas de bienes de la empresa, tomando en cuenta que las causas que determinan la baja de un bien puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste

COMENTARIOS

La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

a. Que las altas y

bajas de bienes quedan registradas en el libro que lleva la sección de control patrimonial

b. Que el cambio

de ubicación de un bien fijo , se registrara en la tarjeta respectiva, permitiendo conocer su verdadera ubicación

c. Que el mecanismo para dar de alta y baja de un bien, observe las normas y procedimientos establecidos en el reglamento de atas y bajas de bienes aprobado por el nivel respectivo.

MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTO

Las compras constituyen un proceso especializado con el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad deseada, dentro de las condiciones mas convenientes, etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad económica y su financiamiento necesario para proyectar los mercados y fuentes de abastecimiento

Tiene vinculación con el área de marketing porque evalúa cuando y donde comprar.

CONCEPTO

OBJETIVOS

ALCANCE

• Mantener la continuidad del mercado y las fuentes de abastecimiento.

• Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y localizar nuevos productos y materiales

Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y descuentos favorables

El auditor deberá verificar si el sistema de compras de la empresa se sustenta en un estudio de mercado y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que se garantice la calidad, cantidad, precio y oportunidad en la entrega del bien.

Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del presupuesto de compras

Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de proveedores del mercado nacional e internacional.

COMENTARIOS

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL

Deberá verificar las siguientes acciones:

CATALOGOS DE BIENES

• Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas de la empresa agrupados de acuerdo a su uso, asignándole un código

1. CONCEPTO

• Mejorar el control de las operaciones de la administración de materiales mediante la reducción de existencias permitiendo su fácil identificación y contribuyendo a la optimización de las compras y almacenaje

2. OBJETIVOS

• Comprende a todas las áreas que requieran y manipulen materiales 3. ALCANCE

La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden distinguir varias etapas:

NORMALIZACION

IDENTIFICACION

CLASIFICACION

CODIFICACION

PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROL

El auditor deberá verificar si la empresa cuenta con un catalogo de bienes; cada articulo es clasificado y codificado, permitiendo confeccionar su descripción detallada, posibilitando su estandarización en las descripciones para su mantenimiento y uso del catalogo de bienes.

La AA evaluara cada fase del procedimiento para la catalogación de los bienes:

PREPARACIÓN

EJECUCIÓN

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE

CATALOGACIÓN DE BIENESEVALUACIÓN

REVISIÓN DE LAS NORMAS

COMENTARIOS

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

REGISTRO DE PROVEEDORES

• Es la información comercial relacionada con los proveedores1. CONCEPTO

• Establecer un registro de proveedores para determinar los mejores.

2. OBJETIVOS

• Se relaciona con el proceso de adquisiciones y se orienta a dar seguridad de que la compra fue realizada en una empresa formal debidamente registrada

3. ALCANCE

Delimitación de

mercado

Inscripción de

proveedores

Calificación del

proveedor

Registro de

proveedores idóneos

El auditor deberá verificar que la empresa cuente con un registro debidamente clasificado de acuerdo a los criterios de selección de proveedores

Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios

Realización anual de convocatoria para registro de proveedores

Revisión documentaria y verificación de los mismos evaluación y actualización permanente

COMENTARIOS

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

PROCESOS TECNICOS MATERIA DE CONTROLLas fases que comprenden es la siguiente: