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Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canadá Parte 1: Instrucciones

Versión W8 © 2002, 2014 por Intellectual Reserve, Inc. Todos los derechos reservados. CUBS Página 1 de 16

Por qué son necesarias las auditorías financierasLos fondos de la Iglesia son sagrados y se deben manejar con integridad y sabiduría. Por medio de las auditorías se evalúa la forma enque se recaudan, se utilizan y se registran los fondos. Las auditorías permiten detectar y corregir problemas a tiempo. Las auditoríastambién brindan protección a los líderes de la Iglesia.Cuándo efectuar auditoríasPara comprobar que se acuse recibo de los fondos y que se gasten debidamente, las auditorías financieras se deben efectuar almenos dos veces al año:- La auditoría de mitad de año en (la cual abarca los meses de enero a junio de ese año). Fecha de entrega del informe: 15 deagosto

septiembre.- La auditoría de final de año en (la cual abarca los meses de julio a diciembre del año anterior). Fecha de entrega del informe:febrero

15 de marzo.El presidente de estaca también puede solicitar una auditoría en otro momento, por ejemplo, después de que se aparte a un nuevo obispoo cuando se descontinúe un barrio o una rama.Procedimiento de las auditorías de barrio o ramaNota: En estas instrucciones, los términos “estaca” y “presidente de estaca” también se aplican a los distritos y presidentes de distrito.Asimismo, los términos “barrio” y “obispo” también se aplican a las ramas y a los presidentes de rama.

1. El presidente de estaca organiza un comité de auditorías de estaca. Uno de sus consejeros actúa como director del comité. Lossecretarios de estaca y los secretarios financieros de estaca no deben servir en el comité de auditorías.

2. El comité de auditorías de estaca recomienda a poseedores del sacerdocio fidedignos de la estaca, quienes poseen unarecomendación vigente del templo, para servir como auditores de estaca. De ser posible, estos hermanos deben tener experiencia encontabilidad o auditorías. La presidencia de estaca y el sumo consejo aprueban a los auditores de estaca.

3. Uno de los auditores de estaca se reúne con el obispo y el secretario financiero de barrio para llevar a cabo la auditoría de barrio. Elauditor de estaca llena y firma sus secciones del formulario de auditoría. Después el obispo llena y firma sus secciones.

4. El auditor de estaca devuelve el formulario al comité de auditorías de estaca para que lo revise y firme. El presidente de estaca revisa yfirma el formulario.

5. Después que se haya llenado y revisado el formulario, y que se hayan obtenido todas las firmas requeridas, el comité de auditorías deestaca enviará los resultados de la auditoría al ayudante del auditor de Área.

Presidencia de estaca Comité de auditorías de estaca Auditores de estaca

Consejero—director del comité deauditorías

director del comité

Auditoría de barrio

Auditor asistente de Área Formularios de auditoría completados Obispo Secretario Auditor de estaca



Importante: Las excepciones detectadas durante las auditorías se deben corregir. Se deberá impartir capacitación según se requiera.

Formularios de auditoríaEste formulario de auditoría consta de cuatro partes:

Parte 1: Instrucciones Parte 2: Lista de verificación de laauditoría

Revisado por todos los que participan en laauditoría.

Completados por el auditor de estaca.

Parte 3: Plan de acción correctiva Parte 4: Firmas del informe de auditoría

Si se encuentran excepciones de auditoríamientras se llena la lista de verificación deauditoría, esta parte la debe llenar el:

Auditor de estaca-Obispo-director del comité de auditorías-

Firmado por:Auditor de estaca-Obispo-director del comité de auditorías-Presidente de estaca-

El director del comité de auditorías de estaca envía los originales completados de las partes 2, 3 y 4 de los formularios de auditoría alauditor asistente de Área antes del 15 de marzo en el caso de las auditorías de fin de año, y antes del 15 de septiembre en el caso de lasauditorías de mitad de año. Las copias se guardan en la estaca por tres años, además del año actual.

Capacitación sobre auditoríasPara ver las instrucciones detalladas, consulte las lecciones (anteriormente conocidas como el curso de la Iglesia de Mantenimiento deRegistros y Capacitación de Auditoría) que se encuentran en la sección Mantenimiento de registros y soporte en tecnología de LDS.org. Eldirector o cualquier miembro del comité de auditorías de estaca puede comunicarse con el auditor asistente de Área si tiene algunapregunta o si no se dispone de acceso a internet. El auditor asistente de Área puede proporcionar capacitación.

Presidente de estacaAntes que comiencen las auditorías de estaca y barrio:

Organice el comité de auditorías con:- director del comité: Un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general no firma cheques ni lleva registros financieros deestaca.- Dos miembros del comité: miembros de la estaca que dominan las cuestiones financieras y que no son auditores de estaca nimantienen registros financieros de estaca o de barrio.Asegúrese de que se llamen a auditores de estaca.

Después que se terminen las auditorías de estaca y barrio:Revise con el comité de auditorías las excepciones de auditoría detectadas y firme los informes de auditoría.Asegurarse que los resultados de la auditoría se envíen al auditor auxiliar del área a más tardar el día 15 de marzo para las auditoríasde fin de año, o el 15 de septiembre para las semestrales.Revise con cada obispo los resultados de la auditoría de barrio más reciente en la siguiente entrevista del sacerdocio.En cualquier fecha durante el año, informe inmediatamente de cualquier sospecha de uso indebido de los fondos al contralor de Área.

Nota para los presidentes de misiónEl presidente de misión debe asegurarse que se audite a todos los distritos y ramas en su misión.

Comité de auditorías de estacaAntes que comiencen las auditorías de estaca y barrio:

Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprende bien sus responsabilidades en el proceso de auditorías.Repase las lecciones “El comité de auditorías de estaca” y “El auditor de estaca”, las cuales se encuentran en la secciónMantenimiento de registros y soporte en tecnología de LDS.org.Recomienda auditores a la presidencia de estaca y el sumo consejo para su aprobación. Los auditores deben ser poseedores delsacerdocio de la estaca que sean dignos de confianza y posean una recomendación para el templo vigente. Si fuera posible, debencontar con experiencia contable o en auditorías.Reúnase con los auditores en enero y en julio de las auditorías de mitad de año y proporcióneles asignaciones, instrucciones yantescapacitación.Asegúrese de que los auditores de estaca repasen la lección “El auditor de estaca”, la cual se encuentra en la sección Mantenimiento



de registros y soporte en tecnología de LDS.org. También podría ser útil que los auditores de estaca repasaran la lección “El comité deauditorías de estaca” y las lecciones para secretarios financieros.

Después que reciba del auditor de estaca un formulario completado de Auditoría financiera de barrio o rama:Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifíquelo tan pronto como sea posible al contralor de Áreapara recibir instrucciones adicionales.Asegúrese de que el auditor de la estaca haya llenado la sección de comprobación de las hojas de trabajo incluidas en la Parte 2: Listade verificación de auditoría. Asegúrese de que se haya marcado “No” en los puntos pertinentes de la lista de verificación si en las hojasde trabajo aparece alguna respuesta negativa (“No”).Cerciórese de que el auditor de estaca haya llenado la sección que le corresponde de la Parte 3: Plan de acción correctiva para cadapunto de la lista de verificación de auditoría en el que se haya marcado “No”.Asegúrese de que el obispo haya llenado su sección de la Parte 3: Plan de acción correctiva.Llene la sección del director del comité de auditorías de la Parte 3: Plan de acción correctiva.Revise con el presidente de estaca y el secretario financiero de estaca la Parte 3: Plan de acción correctiva.Si se detecta alguna excepción de auditoría, asegúrese de que se corrija en un plazo de 30 días tras la finalización de la auditoría.Preste una atención particular a las frases en de la lista de verificación de auditoría. Estos son puntos de alto riesgo.negritaInformar al auditor asistente de Área sobre todas las decisiones tomadas sobre las situaciones de alto riesgo de la auditoría tomadascomo excepciones.Asegúrese que la Parte 4: Firmas del informe de auditoría tenga todas las firmas requeridas.Conserve copias de todos los formularios de auditoría por tres años, además del año actual.Envíe los resultados de la auditoría al ayudante del auditor de Área a más tardar el día 15 de marzo en el caso de las(partes 2, 3 y 4)auditorías de fin de año y el 15 de septiembre para las de mediados de año.

Auditor de estacaAntes de la auditoría:

Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprenda bien cómo llenar las partes 2, 3 y 4 de este formulario. Antecualquier pregunta comuníquese con un miembro del comité de auditorías de estaca.Repase la lección “El auditor de estaca”, la cual se encuentra en la sección Mantenimiento de registros y soporte en tecnología deLDS.org. Tal vez desee repasar también la lección “El comité de auditorías de estaca” y las lecciones para los secretarios financieros.Programe una reunión con el obispo y el secretario financiero. Pida al secretario financiero que tenga a la mano los siguientesdocumentos por los seis meses que serán auditados:- Estados financieros de unidad- Registros de donativos (véase “Definiciones”)- Registros de pago (véase “Definiciones”)- Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS)- Informe de detalle de gastos (MLS)- Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategoríasEl obispo debe estar presente al comienzo de la auditoría para llenar la “Sección de análisis” y “Sección de comprobación: Revisar lospedidos del obispo” de la Parte 2: Lista de verificación de auditoría. Debe estar presente de nuevo al final de la auditoría para llenar laParte 3: Plan de acción correctiva y para firmar la Parte 4: Firmas del informe de auditoría.

Durante la auditoría:Analice con el obispo y el secretario financiero de barrio los puntos de “Sección de análisis” y “Sección de comprobación: Revisar lospedidos del obispo” de la Parte 2: Lista de verificación de auditoría. Marque en cada punto “Sí”, “No” o “NA” (no aplicable).Realice las verificaciones necesarias en las otras secciones de la Parte 2: Lista de verificación de auditoría. Marque “Sí”, “No” o “NA”en cada punto.Si se ha extraviado o malversado dinero, o si existe la sospecha de ello, notifíquelo tan pronto como sea posible al director del comitéde auditorías de estaca (un consejero en la presidencia de estaca). Él o el presidente de estaca deben llamar al contralor de Área de laIglesia tan pronto como sea posible. No investigue la posible pérdida sin recibir instrucciones del contralor de Área.Si se responde con un “No” a algún punto de la parte 2, escriba una breve explicación de la situación que condujo a responder a esepunto con un “No” en la Parte 3: Plan de acción correctiva.Revise los resultados de la auditoría con el obispo y el secretario financiero del barrio.Pida al obispo que llene la sección que le corresponde de la Parte 3: Plan de acción correctiva para todos los puntos en los que sehaya marcado “No”.Firme con su nombre e indique la fecha en la Parte 4: Firmas del informe de auditoría.Haga que el obispo firme e indique la fecha en la Parte 4: Firmas del informe de auditoría, para que certifique que está de acuerdo conlos resultados de la auditoría y que corregirá las excepciones de auditoría conforme al plan en el plazo de 30 días.



Deje una de las partes 2 y 3 al obispo y al secretario financiero de barrio.copiaDespués de la auditoría:

Entregue los de las partes 2, 3 y 4 al director del comité de auditorías de estaca.originalesImportante: Recuerde que debe mantener estrictamente confidencial toda la información de las auditorías.

Secretario financiero de barrioAntes de la auditoría:

Reúna todos los documentos financieros del semestre a auditar:- Estados financieros de unidad- Registros de donativos (véase “Definiciones”)- Registros de pago (véase “Definiciones”)- Informe de resumen del lote de diezmos y ofrendas(MLS)- Informe de detalle de gastos (MLS)- Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos por subcategorías

Durante la auditoría:Estar presente durante la auditoría para ayudar al auditor de estaca.

Después de la auditoría:En un plazo de 30 días tras terminar la auditoría, lleve a cabo todas las acciones correctivas de la Parte 3: Plan de acción correctivasegún se lo asigne el obispo.

ObispoDurante la auditoría:

Esté presente al comienzo de la auditoría para llenar la “Sección de análisis” y “Sección de comprobación: Revisar los pedidos delobispo” de la Parte 2: Lista de verificación de auditoría.Revise los resultados de la auditoría con el auditor de estaca.Llene la sección que le corresponde de la Parte 3: Plan de acción correctiva para todos los puntos en los que se haya marcado “No”.Firmar la Parte 4: Firmas del informe de auditoría.

Después de la auditoría:Asegúrese de que cualquier excepción de auditoría se corrija y que su corrección se comunique al director del comité de auditorías deestaca en un plazo de 30 días tras terminar la auditoría.

Secretario financiero de estacaAntes de la auditoría:

Lea este documento en su totalidad para asegurarse de que comprende bien sus responsabilidades en el proceso de auditorías. Antecualquier pregunta comuníquese con un miembro del comité de auditorías de estaca.Coordine que los secretarios de los barrios y ramas sean capacitados en registros, normas y procedimientos financieros.

Después que se hayan devuelto los formularios de auditoría:Reúnase con el comité de auditorías para revisar cualquier excepción de auditoría registrada en la Parte 3: Plan de acción correctiva.Asegúrese de que los secretarios financieros de barrio reciban capacitación sobre cómo evitar y corregir las excepciones encontradasdurante la auditoría.

Definiciones

Acciones correctivas (únicamente para las unidades que utilizan CUBS): Las acciones correctivas figuran en el Estado financiero deunidad, justo después de la sección “Resumen”.

Barrio: Este término también se refiere a las ramas.

Cargos automáticos: Fondos retirados automáticamente de la cuenta bancaria de la unidad para pagos a entidades de la Iglesia o aproveedores seleccionados, como los Servicios de distribución de la Iglesia. Los gastos que se cubren mediante un cargo automático seincluyen en el Estado financiero mensual de unidad. Los cargos automáticos deben ser revisados y aprobados por el líder de la unidad(obispo o presidente de estaca). Para la mayoría de estos cargos, la unidad recibe un IROP (véase “Definiciones”) por MLS.

Categoría Otros (únicamente para las unidades que utilizan CUBS): La cuenta financiera identificada en MLS y en el estadofinanciero de la unidad como “Otros”. Incluye los fondos donados para actividades autorizadas financiadas por los miembros. Se hace unseguimiento de los fondos por subcategoría, en función del propósito por el que se donaron (véase “Subcategorías de ‘Otros’” en“Definiciones”).

Comité de auditorías: El comité de auditorías está compuesto por un director y otros dos integrantes entendidos en asuntos de finanzas.Su deber es asegurarse de que se efectúen las auditorías correctamente y que se envíen a tiempo, así como cerciorarse de que seresuelvan las excepciones de auditoría detectadas. El director siempre es un consejero de la presidencia de estaca, quien por lo general



no firma cheques ni lleva registros financieros de estaca. No se debe pedir a los miembros del comité de auditorías que actúen comoauditores de estaca.

CUBS (Sistema bancario para unidades de la Iglesia): El programa informático que utilizan las Oficinas Generales de la Iglesia pararegistrar los donativos, depósitos y desembolsos de las unidades. Genera varios informes para las unidades locales, entre ellos el Estadofinanciero mensual de unidad.

Cuentas bancarias: La única cuenta corriente autorizada es la cuenta corriente de la unidad. No hay más cuentas bancarias autorizadas.

Depósito bancario las 24 horas: Bancos o instalaciones bancarias que permiten que se efectúen depósitos a toda hora, incluso losdomingos.

Documentos de respaldo: Los documentos que respaldan las transacciones financieras, por ejemplo: facturas originales, recibosoriginales, estados de cuenta bancaria, informes de pago de MLS y registros de pago (véase “Definiciones”).

Estaca: El término también se refiere a los distritos y misiones.

Excepción de auditoría: Cualquier punto en el que se haya marcado “No” en la Parte 2: Lista de verificación de auditoría. Todaexcepción de auditoría se registra en la Parte 3: Plan de acción correctiva.

Familiares inmediatos del obispo: Los integrantes de la familia inmediata del obispo son sus padres, sus hermanos y hermanas consus respectivos cónyuges, sus hijos con sus respectivos cónyuges, su esposa y demás familiares similares de su esposa (parientespolíticos), vivan o no vivan en la casa del obispo. Cualquier familiar directo o político que viva en la casa del obispo se le consideraintegrante de la familia inmediata.

Fondo operativo en efectivo (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): Dinero que reserva la unidad para pagar gastos, reembolsos yayuda de ofrendas de ayuno. Las unidades que utilicen este método deben contar con la aprobación de la oficina administrativa asignada.

Formulario de aprobación de pagos (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): Un formulario utilizado para autorizar pagos otransferencias de fondos a los benficiarios.

Formulario de solicitud de pago: Formulario que utilizan los miembros para solicitar un reembolso o un adelanto. Este formulario debefirmarlo el miembro que solicita los fondos, así como el líder que aprueba el pago.

Informe de declaración de diezmos: Un informe detallado que se envía a las Oficinas Generales de la Iglesia por medio del sistemaMLS o, en el caso de las unidades que no utilizan MLS, un informe detallado que se envía a la oficina administrativa asignada. Esteinforme enumera los donantes y los importes donados durante un año determinado.

IROP (Registro interno de adquisiciones) Una factura generada por la Iglesia que se paga mediante cargo automático (véase“Definiciones”). Artículos de la lista del IROP (Registro interno de adquisiciones) comprados a entidades de la Iglesia o a proveedoresseleccionados, como los Servicios de distribución de la Iglesia. Las unidades reciben todos los IROP por MLS.

LURBS (Sistema de recepción, informe y administración bancaria de la unidad local) (sólo fuera de los EE. UU. y Canadá): Elprograma informático que utilizan las oficinas administrativas asignadas para registrar los donativos, depósitos y desembolsos de lasunidades. El sistema genera varios informes para las unidades de la Iglesia, entre ellos un informe financiero mensual.

MLS (Servicios para Miembros y Líderes): El programa informático usado por los líderes de barrio y estaca para registrar los donativos,otros fondos recibidos y los pagos efectuados en el barrio o la estaca. MLS está diseñado para facilitar el mantenimiento de registros de laIglesia y hacerlo más eficiente.

NA (no se aplica): La pregunta no es relevante o no se aplica a su barrio.

Obispo: Este término también se aplica a los presidentes de rama.

Oficina administrativa asignada (fuera de EE. UU. y Canadá únicamente): La oficina administrativa de la Iglesia que presta servicio auna estaca, un distrito o una misión en concreto.

Periodos de auditoría: Auditoría de mitad de año: del 1 de enero al 30 de junio (auditoría en agosto; fecha de entrega del informe: 15 deseptiembre). Auditoría de fin de año: del 1 de julio al 31 de diciembre (auditoría en febrero; fecha de entrega del informe: 15 de marzo)

Persona asignada a verificar que se efectúe la acción correctiva: Esta persona debe ser independiente de la unidad sometida a laauditoría y típicamente es un miembro del comité de Auditorías, miembro de la presidencia de estaca, miembro del sumo consejo, auditorde estaca o el secretario financiero de estaca.

Por adelantado: El dinero en efectivo que se le da a un miembro de la Iglesia para la compra de materiales o servicios para una actividadde la Iglesia, a diferencia de un reembolso, que se da después de que el miembro haya pagado los materiales o servicios.

Preguntas en negrita: Las preguntas de la Parte 2: Lista de verificación de la auditoría aparecen escritas en negrita cuando se refieren aasuntos considerados de alto riesgo.

Presidente de estaca: Este término también se refiere a los presidentes de distrito y de misión.

Registros de los donativos: Los documentos usados en el proceso de ingreso de donativos que indican los montos donados por losmiembros, registrados en el sistema MLS, y depositados en el banco. La documentación de los donativos incluyen los Informes de lote de



MLS de diezmo y ofrendas, papeletas de donativos de miembros, Informes de depósito de MLS, y papeletas de depósitos bancarios.

Registros de pagos: Los documentos de pago, como talones o matrices de cheques (la parte superior del documento de cheque que seconserva en el barrio), formularios de aprobación de pagos, formularios de solicitud de pagos, cuentas pagadas, facturas originales,recibos originales y los informes de gastos de MLS.

Secretario financiero de barrio: El secretario de barrio o el secretario auxiliar de barrio asignado a las finanzas.

Secretario financiero de estaca: El secretario de estaca o el secretario auxiliar de estaca asignado a las finanzas.

Subcategorías de Otros (únicamente para las unidades que utilizan CUBS): Subcuentas de la categoría “Otros” (véase“Definiciones”). Cada subcategoría indica el propósito específico para el que se donaron y deben utilizarse los fondos. Las subcategoríascreadas por la unidad figuran en MLS como “Otros: Actividades autorizadas financiadas por miembros”. Le sigue a esta etiqueta elpropósito específico, por ejemplo, “Otros: Actividad autorizada financiada por miembros: Campamento de Mujeres Jóvenes”.

Unidad o unidad de la Iglesia: El barrio, rama, estaca o distrito que se va a auditar.

Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos yCanadá

Número de la unidad__________________Parte 2: Lista de verificación de la auditoría


1.

2.

Marque la casilla para indicar si la respuesta a la pregunta es Sí, No o No Aplicable (NA). Para cualquier punto en el que marque “No”,escriba el número correspondiente de dicho punto en la primera columna de la Parte 3: Plan de acción correctiva.

Sección de análisisEl auditor llena esta sección mientras se reúne con el obispo y el secretario financiero de barrio y analizan los puntos 1–10. Sírvasecontestar todas las preguntas.Nota: Mientras el obispo está presente para participar en esta sección de la auditoría, el auditor debe obtener la siguiente informaciónnecesaria para la “Sección de comprobación: Revisar los pedidos del obispo” y “Sección de comprobación: Revisar los pagos”:Pregunte al obispo si él o alguno de los integrantes de su familia inmediata (véase “Definiciones”) recibieron ayuda de las ofrendas deayuno, como la ayuda que se solicita mediante los pedidos de los formularios de Pedido del obispo de artículos, durante los seis mesesdel periodo de auditoría.Si la respuesta es afirmativa, obtenga una lista de nombres de los que recibieron ayuda. Al llevar a cabo la comprobación en estassecciones de la auditoría, usted verificará los pedidos de ayuda de bienestar del obispo, así como los pagos de ayuda de las ofrendas deayuno, correspondientes a las personas nombradas en la lista.

Sí No NA

1. ¿Se asignó a un secretario para que se encargara de las finanzas y llevara todos los registros financierosdurante el período de seis meses de la auditoría?Debe haber al menos un secretario llamado y asignado a mantener los registros financieros constantemente duranteel periodo que se audita. No debe llevar los registros financieros un miembro del obispado.

2. ¿Se asignan adecuadamente y se utilizan con seguridad los nombres de usuario y contraseñas de MLS?Marque “No” si a algún usuario de MLS:• No se le ha asignado su propio nombre de usuario.• Ha revelado su nombre de usuario o contraseña a otra persona.

3. ¿Está protegida la computadora del barrio de accesos a Internet no autorizados y perjudiciales, según las normas dela Iglesia?Abra el navegador de Internet desde la computadora del barrio, escriba en la barra de direccioneshttp://filter.lds.orgy espere a que responda el sistema.

Marque “Sí” si la pantalla muestra una marca de verificación, .

Marque “No” si la pantalla muestra la imagen de una cruz, .

La imagen de la cruz, , indica la advertencia de que la computadora no está protegida de accesos a Internet noautorizados y perjudiciales, y por lo tanto no cumple con las normas de la Iglesia. Para corregir esto, el obispo deberácomunicarse con la persona encargada de administrar las computadoras de la Iglesia en la estaca (normalmente elespecialista de estaca en tecnología o el secretario de estaca) y pedirle que habilite el filtro de acceso a Internetrequerido.

4. ¿Son siempre un miembro del obispado y el secretario financiero de barrio, o bien dos miembros delobispado quienes abren los sobres de donativos, cuentan el dinero, registran y transmiten los importes ?Véase “Secretario financiero de barrio” en “Definiciones”. Ambos deben ver cuando se abre cada sobre y debencontar el dinero juntos. También deben ingresar y transmitir juntos las cantidades a MLS. Ninguno de los dos debequedarse solo con los donativos durante este proceso.

5. En caso de que buzones de depósito las 24 horas o el banco esté abierto los domingos, ¿se manejan loshayadepósitos de acuerdo con las normas de la Iglesia?Si no se lleva a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque “No”:• Los fondos se depositan el mismo día en que se reciben y se verifican.• Los fondos no los lleva al banco un miembro del obispado junto con otro poseedor del sacerdocio de Melquisedec.

6. En caso de que buzones de depósito las 24 horas y que el banco esté cerrado los domingos, ¿se manejanno hayalos depósitos de acuerdo con las normas de la Iglesia?Si no se lleva a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque “No”:• Los fondos se guardan en un lugar seguro hasta que se depositan.• Los fondos se depositan el primer día hábil después de abrirlos y comprobarlos, a menos que la oficinaadministrativa asignada autorice otro procedimiento.• Antes de procesar los donativos el domingo siguiente, un miembro del obispado y el secretario financiero de barriocotejan el recibo de depósito de la semana anterior, validado por el banco, con los registros de depósito de la semanaanterior, para corroborar que se depositó la cantidad correcta.

7. Sólo para la auditoría anual: ¿Ha seguido el barrio todas las instrucciones de las Oficinas Generales de laIglesia con respecto al ajuste de diezmos?




Si no se llevó a cabo cualquiera de las siguientes tareas, marque “No”:• Las declaraciones de diezmos y otras ofrendas se entregaron a los miembros de la Iglesia antes del ajuste dediezmos.• Se llevó a cabo el ajuste de diezmos.• Si la ley lo requiere, se entregaron a los miembros de la Iglesia las declaraciones de donativos para fines tributariosdespués de fin de año.• Se entregó una copia del Informe de declaración de diezmos al presidente de estaca.• El Informe de declaración de diezmos se envió a las Oficinas Generales de la Iglesia mediante MLS. El informe seenvió de forma manual a la oficina administrativa asignada (en unidades que no usan MLS).

8. ¿Se ha aclarado toda discrepancia entre los registros de los donativos de los miembros y los registros dedonativos de la unidad a satisfacción de ambas partes?Marque “NA” si no hubo ninguna discrepancia.Marque “Sí” si había discrepancias pero ya se resolvieron.Marque “No” si existen discrepancias sin resolver entre el total indicado por los registros de donativos de un miembroy el total indicado por los registros de donativos de la unidad de dicho miembro. Entonces haga una fotocopia de lacopia del miembro de la(s) papeleta(s) de los donativos en los que existan diferencias. Notifíquelo al director delcomité de auditorías de estaca lo más pronto posible. Entréguele las copias de las papeletas de donativos y los datosde contacto de los miembros de la Iglesia a quienes conciernan las discrepancias.

9. ¿Siempre firman los documentos de pago (tales como cheques y formularios de aprobación de pagos) dos personasautorizadas?

10. ¿Las dos personas que firman los cheques o formularios de aprobación de pagos examinan todos los documentos derespaldo para asegurarse de que estén completos, antes de firmar los cheques o los formularios de aprobación depagos?Véase “Formulario de aprobación de pago” en “Definiciones”.Si ambas personas no revisan todos los documentos de respaldo antes de firmar los cheques, marque “No”.

Sección de comprobación: Revisar los pedidos del obispoEsta sección se aplica sólo a las unidades que tienen acceso a un almacén del obispo. Si la unidad no tiene acceso a un almacén delobispo, debe marcarse “NA” en el punto 11. El auditor llena esta sección analizando los documentos pertinentes.

Sí No NA

11. Si la unidad tiene acceso a un almacén del obispo, ¿se revisaron todos los pedidos del obispo enviados, y seinvestigó y resolvió cualquier discrepancia importante que hubiera surgido, y todo pedido para el obispo o losintegrantes de su familia inmediata fue autorizado previamente por escrito por el presidente de estaca?En uno de los seis meses que se estén auditando, compare el Informe de ayuda proporcionada al barrio, enviadodesde la oficina administrativa asignada, con las copias de barrio de los pedidos del obispo. Verifique que:• Todos los pedidos estén aprobados debidamente por el obispo.• Todos los pedidos se hayan realizado según lo aprobado por el obispo.• Toda discrepancia importante se haya investigado y resuelto.• Todo pedido para el obispo o los integrantes de su familia inmediata (véase “Definiciones”) fue aprobadopreviamente por escrito por el presidente de estaca. Utilice la lista que obtuvo del obispo en la “Sección de análisis”para localizar los pedidos para el obispo o cualquiera de los integrantes de su familia inmediata.

Marque “No” si corresponde cualquiera de las siguientes afirmaciones:• No todos los pedidos fueron debidamente aprobados por el obispo.• No se han investigado ni resuelto las discrepancias significativas.• El presidente de estaca no aprobó previamente por escrito algún pedido hecho para el obispo o su familia inmediata.




Sección de comprobación: Revisar los depósitosEl auditor llena esta sección analizando los documentos pertinentes.

Sí No NA

12. En el caso de los donativos semanales, ¿concuerdan los datos de las papeletas de los miembros, los delInforme de lote de diezmos y ofrendas, los del justificante de depósito bancario y los del Estado financiero dela unidad?El secretario financiero de barrio debe proporcionar todos los comprobantes de depósitos y los estados financieros deunidad del periodo de la auditoría.Seleccione un depósito de la sección “Resumen de ingresos” del Estado financiero de unidad, o del Informe deresumen del lote de diezmos y ofrendas, para cada uno de los seis meses que se auditan; después llene la siguientehoja de trabajo. En el caso de las auditorías en papel, si escribe “No” en cualquier casilla de la hoja de trabajo,marque “No” en el punto 12 de la lista de verificación.

Fecha deldepósito

seleccionado, talcomo aparece en

el Informe deresumen de lote

de diezmos yofrendas (día,

mes, año)

Importe deldepósito

seleccionadotal como

aparece en elInforme deresumen de

lote dediezmos yofrendas

¿Los nombres, las categorías ylos importes de las papeletas

de donativos de esa fechacoinciden con los nombres, lascategorías y los importes delInforme de lote de diezmos y

ofrendas? (“Sí” o “No”)

¿El total de la copia de lapapeleta de depósito

coincide con el total delestado financiero mensualde la unidad y con el total

del Informe de lote dediezmos y ofrendas? (“Sí” o

“No”)

1

2

3

4

5

6




Sección de comprobación: Revisar los fondos operativos en efectivoEsta sección sólo se aplica si el barrio reserva un fondo operativo en efectivo (véase “Definiciones”). Si el barrio no tiene un fondooperativo en efectivo, se debe marcar “NA” en los puntos 13–15. Para tener un fondo operativo en efectivo se debe contar con laaprobación de la oficina administrativa asignada.El auditor de estaca debe (1) pedir al secretario financiero de barrio que le facilite la documentación relacionada con el fondo operativo enefectivo y (2) contestar los puntos 13–15 después de revisar dichos documentos.

Sí No NA

13. En el balance mensual de los fondos operativos en efectivo ¿lo hacen dos personas autorizadas?Cada mes, dos miembros del obispado o el secretario financiero de barrio y un miembro del obispado deben contarlos fondos operativos en efectivo y comparar el balance con el Estado financiero de unidad correspondiente. Luegodeben firmar los documentos de los fondos operativos en efectivo para indicar que se han contado los fondos y quetodo el efectivo está justificado.Si los documentos de los fondos operativos en efectivo no están firmados para indicar que se han contado y que todoel efectivo está justificado, marque “No”.

14. Hasta la fecha, ¿los fondos operativos en efectivo concuerdan con el Estado financiero de unidad másreciente?Compruebe que la cantidad en efectivo que se tiene, más todo recibo de gastos en efectivo sin registrar, sean igualesa los fondos operativos en efectivo indicados en el Informe financiero de unidad más reciente.Marque “No” si:• Las cantidades no concuerdan.• Faltan o sobran fondos.

15. ¿Los fondos operativos en efectivo se mantienen aparte de los fondos personales?Marque “No” si los fondos operativos en efectivo de la Iglesia:• Se han mezclado alguna vez con fondos personales.• Se han tomado prestados o utilizado alguna vez para fines personales.

Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y CanadáNúmero de la unidad__________________

Parte 2: Lista de verificación de la auditoría


Sección de comprobación: Revisar los pagosEl auditor completa esta sección analizando los documentos pertinentes.Instrucciones para los puntos 16–19:1. Seleccione como mínimo 18 transacciones de pago procedentes del Informe de detalle de gastos de MLS, correspondientes al periodo de la auditoría. Seleccione

pagos de cada uno de los seis meses que se están auditando, entre ellos los adelantos de pagos, ayuda de ofrendas de ayuno, cargos automáticos (véase“Definiciones”), algunos pagos grandes o poco comunes, así como otros gastos. Puede seleccionar otros pagos según sea necesario para determinar si estándebidamente respaldados y aprobados. Si los pagos de ayuda de las ofrendas de ayuno son excesivos en importe o en número, puede seleccionar más pagos deofrendas de ayuno, prestando una atención especial a pagos cuantiosos o inusuales.

2. Utilice la lista que obtuvo del obispo en la “Sección de análisis” para seleccionar todos los pagos de ofrendas de ayuno al obispo o a los integrantes de su.familia inmediata

3. Pida al secretario financiero de barrio que le ayude a buscar todos los documentos de respaldo de cada uno de los pagos seleccionados, como formularios de solicitudde pago, talones o matrices de cheques, formularios de aprobación de pagos, facturas y recibos originales.

4. Complete la siguiente hoja de trabajo con información de cada pago seleccionado. (Utilice ejemplares adicionales de la hoja de trabajo si es preciso.) Al repasar losdocumentos, escriba “Sí”, “No”, o “NA” en las columnas de la hoja de trabajo correspondientes a los puntos 16–19 de la lista de verificación. Encontrará másinformación sobre cada uno de los puntos de la lista de verificación en la página siguiente a la hoja de trabajo.

5. Si alguna de las casillas de una columna de un punto de la hoja de trabajo estuviera marcada con un “No”, marque “No” en la lista de verificación siguiente a la hoja.

Fecha(día, mes,

año)

Número decheque o

comprobantePersona o entidad a laque se dirigió el pago

La finalidad del pago(en los pagos

procedentes de fondosde ofrendas de ayuno,incluya el nombre de lapersona que recibió la

ayuda)Monto

pagado

Punto 16:¿El obispo aprobó

el pago?

Punto 17:¿El pago va

acompañado dedocumentos de

respaldoadecuados que

concuerdan con losdetalles de MLS?

Punto 18:¿Se volvieron a

depositar losfondos que no se

gastaron?

Punto 19:¿Fue autorizadapreviamente por

escrito por elpresidente de

estaca la ayuda delas ofrendas deayuno para elobispo o para

integrantes de sufamilia?

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Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y CanadáNúmero de la unidad__________________

Parte 2: Lista de verificación de la auditoría


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Fecha(día, mes,

año)

Número decheque o

comprobantePersona o entidad a laque se dirigió el pago

La finalidad del pago(en los pagos

procedentes de fondosde ofrendas de ayuno,incluya el nombre de lapersona que recibió la

ayuda)Monto

pagado

Punto 16:¿El obispo aprobó

el pago?

Punto 17:¿El pago va

acompañado dedocumentos de

respaldoadecuados que

concuerdan con losdetalles de MLS?

Punto 18:¿Se volvieron a

depositar losfondos que no se

gastaron?

Punto 19:¿Fue autorizadapreviamente por

escrito por elpresidente de

estaca la ayuda delas ofrendas deayuno para elobispo o para

integrantes de sufamilia?

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Sí No NA

16. ¿Aprobó el obispo todos los pagos?• Mire los registros de pagos. Asegúrese de que el obispo haya aprobado los pagos firmando al menos en uno de lossiguientes documentos: factura original, cuenta original, recibo original o formulario de solicitud de pago. La firma delobispo en el Informe de pagos de MLS es prueba aceptable de su aprobación.• El obispo puede aprobar los cargos automáticos firmando una copia impresa del IROP. La firma del obispo en elEstado financiero de unidad, junto con su confirmación verbal al auditor de que autorizó el cargo automático, tambiénes prueba aceptable de su aprobación.Marque “No” si alguno de los pagos comprobados no contó con la aprobación del obispo.

17. ¿Cuenta cada pago con documentos de respaldo adecuados, y concuerdan los documentos de respaldo conlos datos registrados en MLS?• Cada pago y cada pago por adelantado debe contar con recibos o facturas originales.• La debida aprobación de los cargos automáticos, según se describe en las instrucciones para el punto 16, seconsidera una documentación adecuada.• El formulario de solicitud de pago por sí solo no constituye una documentación apropiada.• Si un recibo o una factura original se hubiera perdido, la documentación que los reemplace debe incluir unaexplicación escrita que indique el propósito del pago, una descripción de lo que se compró o pagó, la fecha del pago,el nombre de la persona a quien se ayudó (si es un pago con fondos de ofrendas de ayuno), y la aprobacióncorrespondiente. Este tipo de documentación debe ser una rara excepción a la regla. Marque “No” en este punto sivarias transacciones se han documentado de esta forma.• Cuando sea posible, los pagos con fondos procedentes de las ofrendas de ayuno deben efectuarse directamente aquien proporciona los artículos y los servicios en vez de a los beneficiarios de la ayuda o a otras personas. Losbeneficiarios de ofrendas de ayuno deben entregar recibos para demostrar cómo gastaron los fondos que se leshayan entregado directamente.• Los detalles que figuran en la factura, el recibo y el talón o matriz de cheques o formulario de solicitud de pago,como la fecha, el importe, el propósito y la persona o entidad que recibe el pago, deben concordar con el Informe dedetalle de gastos.Si alguno de los pagos comprobados no cuenta con documentación adecuada, o si la documentación no concuerdacon el Informe de detalle de gastos, marque “No”.

18. ¿La documentación de los pagos por adelantado indica que el dinero que no se gastó se ha depositado otravez en la cuenta bancaria del barrio?Si el importe total del pago por adelantado es mayor que la suma de los recibos o facturas adjuntos, el dineroexcedente debió haberse devuelto y depositado nuevamente en la cuenta bancaria del barrio. Si no se devolvió eldinero que no se gastó ni se volvió a depositar, marque “No”.

19. ¿Fue autorizado previamente por escrito por el presidente de estaca cada pago procedente de ofrendas deayuno para el obispo o los integrantes de su familia inmediata?Revise los documentos de respaldo de los pagos con fondos procedentes de las ofrendas de ayuno para el obispo ylos integrantes de su familia inmediata.Si alguna de estas personas recibió ayuda de las ofrendas de ayuno sin la aprobación previa por escrito delpresidente de estaca, marque “No” en este punto.

Sección de comprobación: Revisar los estados financieros de la unidadEl auditor llena esta sección repasando los estados financieros del barrio correspondientes al periodo de la auditoría.

Sí No NA

20. ¿Repasaron y firmaron con prontitud el obispo y el secretario financiero de barrio el Estado financiero de unidad decada mes?

21. ¿Se han cumplido todas las acciones correctivas con más de seis meses de antigüedad?Véase “Acciones correctivas” en “Definiciones”.

Si existe alguna acción correctivaRevise las acciones correctivas que aparecen en el Estado financiero de unidad. pendiente con más de seis meses de antigüedad, marque “No” y anótela en la explicación de esa excepción deauditoría (en el caso de las auditorías en papel, indíquela en la Parte 3: Plan de acción correctiva).




Sección de comprobación: Análisis y conciliación de la categoría “Otros”Llene la siguiente hoja de trabajo. Utilice MLS y el Estado financiero de unidad para recabar la información necesaria.(Consulte lasdefiniciones de la “categoría ‘Otros’” y de las “subcategorías de ‘Otros’” en “Definiciones”.)Análisis de fondos de la categoría “Otros” (del Informe de MLS de

resumen de ingresos y gastos por subcategorías)(a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre)

Conciliación de la categoría “Otros” del Estado financierode unidad con el total de la categoría “Otros” de MLS

(a partir del 30 de junio o al 31 de diciembre)Subcategorías de “Otros” Indique cada

subcategoría y su cantidad abajo (para lasauditorías en papel, en vez de esto puede

adjuntar el Resumen de ingresos y gastos porsubcategoría).

Monto2. Saldo final de la categoría “Otros” de lasección “Resumen” del Estado financiero deunidad. Si el saldo es cero, escriba cero.

3. Total final de las subcategorías de “Otros” (lalínea 1 de la izquierda).

4. Diferencia (línea 2 menos línea 3).

1. Total final de las subcategorías “Otros”.

Sí No NA

22. ¿Tienen subcategorías los fondos en la categoría “Otros” de MLS?Si no está indicado el propósito de cualquier importe del Informe de MLS de resumen de ingresos y gastos porsubcategorías, aparte de los ingresos por intereses, marque “No”.

23. ¿Equivale el total de las subcategorías de “Otros” de MLS (línea 1 de la hoja de trabajo de la categoría “Otros”) alsaldo final de la categoría “Otros” del Estado financiero de unidad (línea 2 de la hoja de trabajo)?Si la línea 4 de la hoja de trabajo no es igual a cero, marque “No”.

24. ¿Los fondos de transferencia de la categoría “Otros” se emplean con el fin para el cual se recaudaron dentro de unperíodo razonable?

Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canadá Parte 3: Plan de acción correctiva


Nombre del barrio o rama Número de la unidad

Si el espacio a continuación es insuficiente, adjunte copias adicionales de esta hoja de trabajo.Complete esta hoja de trabajo por cada excepción de auditoría (los puntos de la lista de verificación marcados con un“No”) en la Parte 2:Lista de verificación de la auditoría. El presidente de estaca, el comité de auditorías y el secretario financiero de estaca se reúnen pararevisar las acciones correctivas propuestas por el obispo y hacer los ajustes pertinentes. El director del comité de auditorías completa lasúltimas dos columnas de esta hoja de trabajo.Se deben corregir todas las excepciones de auditoría en un plazo de 30 días.

A completar por el auditor A completar por el obispoA completar por el director del comité de

auditorías

Punto de lalista de

verificaciónmarcado con

un “No”Explicación de la excepción de

auditoría

Lo que se hará para corregir laexcepción de auditoría (acción

correctiva)Quién va a

hacerlo

Fecha en quese corregirá

estaexcepción

Nombre de la personaasignada a verificarque se ha llevado a

cabo la accióncorrectiva

Fecha determinación de esta

indagación

Auditoría financiera de barrio o de rama: Fuera de los Estados Unidos y Canadá Parte 4: Firmas del informe de auditoría


Nombre del barrio o rama Número de la unidad

Nombre de la estaca, el distrito o la misión Número de la unidad

_______________Semestral Anual Año:Todas las firmas son obligatorias, aun cuando no haya excepciones de auditoría. Una vez que se haya terminado, sírvase enviar laspartes 2, 3 y 4 al auditor auxiliar del Área.Auditor

He llenado la Parte 2: Lista de verificación de auditoría. He anotado todas las excepciones de auditoría en las dos primeras columnas dela Parte 3: Plan de acción correctiva. He revisado las excepciones de auditoría con el obispo y el secretario financiero de barrio. Les heayudado a esbozar el plan de acción correctiva pertinente.

Nombre (letra de molde)

Firma Fecha

Número telefónico durante el día (con código deárea)

Dirección de correo electrónico

Obispo o presidente de rama

Entiendo toda posible excepción de auditoría. He llenado la Parte 3: Plan de acción correctiva y me aseguraré de que toda excepción deauditoría se corrija en un plazo de 30 días.


Firma Fecha



director del comité de auditorías

He revisado el plan de acción correctiva de la unidad. He escrito en la Parte 3: Plan de acción correctiva el nombre de la personaasignada para verificar el cumplimiento de cada acción correctiva. Haré un seguimiento para asegurarme de que estas asignaciones selleven a cabo puntualmente y comunicaré los resultados al ayudante del auditor de Área.


Firma Fecha



Presidente de estaca, de distrito o de misión

He revisado el plan de acción correctiva de la unidad y entiendo toda posible excepción de auditoría. Me aseguraré de que las accionescorrectivas se lleven a efecto y se informe de ello al ayudante del auditor de Área.


Firma Fecha



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