FACILITAR EL SERVICIO A LOS CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS DE ACUERDO CON LAS POLITICAS DE ORGANIZACIÓN

PROFESOR: JUAN CAMILO AREVALO

PARA BRINDAR UNA EXCELENTE ATENCION AL CLIENTE

MELCO ANTONIO RUIZ PULIDOTECNICO EN LOGISTICA EMPRESARIAL 113721

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENACentro Industrial y Desarrollo Empresarial

SOACHA- CUNDINAMARCANoviembre 5 de 2010

Bogotá

1. Principios para ofrecer una buena atención al cliente:

Actitud positiva.

La actitud condiciona el comportamiento del ser humano y es, por ende, la base del servicio de calidad.

Los empleados con actitud positiva se desempeñan mejor en su trabajo, aprenden más rápido, demuestran un fuerte espíritu de equipo y, sobretodo, valoran más a los clientes.

Sonreír, mirar a los ojos, contestar rápido el teléfono o prepararse adecuadamente para una reunión son todos signos de una actitud positiva.

La actitud negativa, en cambio, puede causar estragos en una organización. Los empleados con actitud negativa son pesimistas por naturaleza, muestran indiferencia hacia el cliente y desmotivan a sus compañeros.

Estudios demuestran que los clientes tardan apenas cinco segundos en percibir la actitud negativa de un empleado; y como usted sabe, las primeras impresiones a veces duran para siempre.

La buena noticia es que la actitud es 100% modificable. Con capacitación y estímulos apropiados es posible inspirar al personal y ayudarlo a ver el mundo con otros ojos.

Comunicación positiva

Para ofrecer un servicio es necesario interactuar con personas dentro y fuera de la compañía.

Para que dichas interacciones sean positivas, es imprescindible que exista una buena comunicación entre las partes.

Comunicarse positivamente con los clientes externos e internos es esencial para crear y mantener relaciones satisfactorias con ellos.

Piense por unos momentos:

¿Cómo se siente cuando un empleado de un banco se dirige a usted por su nombre?, ¿cómo se siente cuando recibe un reconocimiento público por parte de su jefe?, ¿cómo se siente cuando un empleado de un restaurante le da una calurosa bienvenida? Todos estos son ejemplos de comunicación positiva.

Ahora piense:

¿Cómo se siente cuando un mesero lo ignora?, ¿cómo se siente cuando un empleado se despide de usted sin levantar la vista de su computadora?, ¿cómo se siente cuando un empleado se dirige a usted con frases como “ese no es mi problema” o “no me levante la voz!” Todos estos son ejemplos de comunicación negativa.

Para que la comunicación sea positiva, debe presentar al menos uno de los siguientes elementos:

Verdadera: Que esté basada en un hecho real; por ejemplo, felicitar a un empleado cuando hace algo especial por un cliente.

Específica: Que no sea general sino que haga referencia a un hecho preciso; por ejemplo: “Sra. Hernández, en nombre de la compañía deseo agradecerle el tiempo que nos dedicó para enviarnos su sugerencia acerca del tiempo de espera en nuestra sucursal de Avenida Constitución. Sus opiniones son muy valiosas y ayudarán a que mejoremos la calidad de nuestro servicio”.

Sincera: Que no sea artificial ni utilizada para decir algo agradable sin que de verdad se sienta; por ejemplo, debemos evitar darles los buenos días a los clientes de una manera mecánica.

Oportuna: Las cosas deben decirse en el momento; por ejemplo, agradecerle la compra a un cliente dentro de los primeros dos días y no dos meses después que la misma se realizó.

Entender al cliente.

Solamente entendiendo a los clientes podemos trabajar para satisfacerlos.

Conocer a los clientes no es complicado, lo único que se requiere es dominar el arte de escuchar y formular preguntas efectivas.

Escuchar es mucho más que oír palabras; es entender el mensaje y su significado. Escuchar a nuestros clientes nos permite identificar sus necesidades y expectativas, comprender sus problemas y encontrar soluciones adecuadas. Asimismo, cuando realmente escuchamos a un cliente, generamos en él un fuerte sentimiento de reconocimiento y empatía que fortalece el vínculo emocional.

Formular preguntas efectivas es igualmente importante. Se trata de interrogar profundamente al cliente para encontrar la raíz de su problema, de sus temores o simplemente de sus deseos.

Parece sencillo, pero la mayoría de los empleados suelen hacer preguntas superficiales que no llegan al fondo del asunto. Es precisamente por esto que

terminan vendiendo el producto “inadecuado” o resolviendo una queja de manera poco satisfactoria.

La manera cómo los empleados formulan sus preguntas y la atención que ponen a las respuestas son cruciales para el éxito de sus interacciones con los consumidores.

¿Cuántas veces los empleados teclean su computadora y miran la pantalla mientras hablan por teléfono con un cliente?

La amabilidad

La amabilidad es la primera piedra para construir relaciones sólidas y duraderas con nuestros clientes.

Vivimos en un mundo caracterizado por la pérdida de valores y el desinterés por el prójimo. La tecnología ha unido al mundo pero ha separado a los individuos; en el proceso, ha tornado a las relaciones frías y despersonalizadas.

Para diferenciar a nuestra compañía debemos retomar a los principios básicos del relacionamiento humano, acercarnos a nuestros clientes y fomentar las interacciones cálidas, agradables y positivas.

"La cortesía es como el aire de los neumáticos, no cuesta nada y hace más confortable el viaje”

“Una sonrisa significa mucho, enriquece a quién la recibe sin empobrecer a quién la ofrece. Dura un segundo, pero su recuerdo a veces nunca se borra"

Recuerde: trate a los demás como le gustaría que lo traten a Usted.

Desempeño

De nada sirve contar con empleados amables y motivados para ayudar al cliente si no saben hacer correctamente su trabajo.

El desempeño técnico es tan importante como los cuatro principios anteriores porque sin él se pierde la esencia misma del servicio que es atender las necesidades de los clientes.

La sonrisa es importante, pero no resolverá el vuelo perdido del Sr. García. Escuchar es imprescindible, pero no basta para tramitarle a la Sra. Herrera su tarjeta de crédito.

Los mejores servidores son aquellos que no solamente reúnen excelentes condiciones humanas, sino que saben hacer su trabajo de manera rápida y eficiente.

Para desempeñarse adecuadamente es necesario:

Conocer y ejecutar correctamente sus responsabilidades. Dominar los sistemas y herramientas tecnológicas de la organización. Conocer y respetar las políticas y procedimientos internos. Buscar siempre una mejor manera de hacer las cosas. Aprender, aprender y aprender.

2.EJERCITO NACIONAL DE COLOMBIA.

MISION: El Ejército Nacional desarrolla operaciones militares orientadas a defender la soberanía, la independencia y la integridad territorial, proteger a la población civil, los recursos privados y estatales, para contribuir a generar un ambiente de paz, seguridad y desarrollo que garantice el orden constitucional de la nación.

VISION: Un Ejército legítimo, disciplinado, moderno, profesional, entrenado, afianzado en sus valores, con la moral en alto, capaz de neutralizar las amenazas internas y externas en el cumplimiento de su misión, contribuyendo a la construcción de los caminos de la paz y al desarrollo de la nación.

POLITICA DE CALIDAD: El ejército nacional en cumplimiento de su misión constitucional, desarrolla operaciones militares orientadas a defender la soberanía nacional, la independencia y la integridad territorial para contribuir a generar un ambiente de paz y seguridad que coadyuve al desarrollo de la nación, comprometiéndose para ello a promover el compromiso, motivación y desarrollo de su talento humano, a administrar sus riesgos y a mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad en sus procesos.

Portafolio: Tecnologías relacionadas con la defensa y la seguridad donde se encuentra armamento, municiones, misiles, sistemas de mando y control, blindaje, materiales compuestos, sistemas electrónicos de seguridad, detectores de explosivos, robótica, comunicaciones, aeronaves no tripuladas, equipo militar y policial terrestre, naval y aéreo.También tecnologías de la información y comunicaciones, además tecnología textil; fabricación, comercialización y distribución de intendencia, uniformes, chalecos y accesorios de material blindado. Seguridad de la información y línea verde.

3. Libreta de calificaciones

4. Observaciones en la recepción de llamadas.

Cuando suene el teléfono, responda rápidamente, no lo deje repicar más de tres o cuatro veces.

Si usted va a negar a una persona que se encuentra allí, nunca diga: un momento ¿voy a ver si esta? Y al momento, "ya no lo veo por aquí.

Pregunte el nombre a la persona que llama y recuérdelo, si es necesario anótelo para que no lo olvide. Si lo olvida, pregunte al interlocutor así: "me recuerda su nombre completo", es una buena práctica para recordar en nombre olvidado.

Establezca las necesidades del que llama y satisfágalas. Si no lo puede hacer de manera inmediata y se compromete a algo ¡hágalo!, Pero de verdad hágalo. De las razones, responda las llamadas.

No responda "alo", "a la orden", "diga", "haber".

5. El trabajo lo realizo de 06:00 a.m. a 11:00 p.m.

Cada tercer día de 06:00 a.m. a 07:30 (lunes, miércoles y viernes) hago entrenamiento físico.

De 06:00 a 10:00 a.m. Elaboro tareas, de 01:00 p.m. a 06:00 p.m. me encuentro en estudios y de 08:00 p.m. a 11:00 p.m. hago tareas y veo noticias.

El tiempo que se pierde es de 10:00 a.m. a 01:00 p.m. y de 06:00 p.m. a 08:00 p.m. que me encuentro viajando.

Como prioridades tengo el estudio, cancelar recibo de servicios.

Las actividades con causa de tentación para aplazarlas son: ir a deportes, lúdicas y vueltas personales.

En la mañana hay más eficiencia.

6.

7. Los momentos de verdad en el caso son:

El señor Pérez, cliente del banco se acerca a Orlando por asesoría. El cliente reclama por el trato informal y de confianza que le da Orlando. El cliente indignado se queja con el gerente, y este lo remite a otro asesor. El otro asesor suministra información eficaz y eficientemente de manera

cordial.

La regla de oro a observar es el aseo personal cotidiano, que se debe iniciar con el baño diario, no existe excusa alguna para no realizar esta rutina, que te ofrece tantos valores agregados. El arreglo del cabello en las mujeres un poco más exigente que en los hombres les obliga en ocasiones ha dilatar el lavado del cabello, pienso que mejor aun que un cabello bien peinado, o con unos lindos rizos, pero sucio, con trazas de grasa, nunca ofrecerá la frescura al rostro ni la seguridad personal que proporciona una cabellera limpia. Claro que los señores tampoco se escapan, alguno que otro también exhibe su cabello con un aspecto "grasiento" muy desagradable.

Además de la limpieza del cabello. Un buen aliado para toda ocasión tanto para hombres como mujeres es un buen corte de cabello, no ahorre en ello, consiga un buen peluquero, acorde con su presupuesto, al cual pueda acudir por lo menos cada mes o mes y medio a fin de que le mantenga organizado su corte.

Los caballeros han de extender el cuidado al esmero en la afeitada,

El uniforme o el traje que se use debe estar limpio, bien planchado, todos los botones en su punto, zapatos bien lustrados, para las mujeres que deban desplazarse largos trayectos será importante observar zapatos no demasiado altos, a mediados de la jornada caminara con falta de elegancia y donaire.

Si la mujer usa medias deberá cuidar que estas no estén rotas, la excusa de decir frecuentemente "hay se me acabaron de romper no es demasiado convincente" tenga en su bolso un par de medias extras.

Sin excesos de maquillaje (para las mujeres), sin tutear, manteniendo las distancias. En esto del "tuteo" o del "usted" hay diferencias de trato en unas y otras regiones. Nada de expresiones como "mi amor", "cariñito", "madrecita" y muchas otras que existen, regularmente molestan al cliente.

Los momentos estelares son: La buena presentación de Orlando y cuando el gerente envía al señor Pérez, con otro asesor quien suministra la información en forma eficaz y eficientemente de una manera cordial.

Los momentos críticos son: Orlando tiene una manera brusca y hostil y violenta; Cuando el señor Pérez se acerca a Orlando y este lo atiende con gritos y utiliza palabras soeces.

Cuando el cliente reclama por el trato tan informal y de confianza que le da el señor Orlando.

El cliente solicita el saldo de la cuenta y Orlando no suministra la información con rapidez por estar contestando una llamada personal en su celular.