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Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS
Estrategias para el análisis de sistemas
Leenelda Gutiérrez Ríos
Universidad Metropolitana, Recinto de Aguadilla
Estudiante del curso COIS 625
Maestría en Administración y Supervisión Educativa
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Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS
Resumen
En propósito de este artículo es abordar un tema que está a la vanguardia de la tecnología, ya
que reúne las estrategias utilizadas en el análisis de sistemas. Cabe señalar, que estas
estrategias son: automatización del proceso administrativo, mejoramiento del proceso
administrativo y reingeniería del proceso administrativo. Es decir, a través de este escrito se
estudia detenidamente en que consiste cada una de las estrategias planteadas y mencionadas
anteriormente. También, es de suma importancia mencionar, que estas estrategias son los
pasos que se deben utilizar al momento de analizar y revaluar un sistema escolar o una
institución administrativa.
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Estrategias para el análisis de sistemas
El Nuevo milenio ha exigido que la humanidad se adentre al mundo tecnológico,
para así mantenerse a la vanguardia o simplemente satisfacer unas necesidades que este siglo
exige y amerita. Es necesario menciona, que en la administración como en el diario vivir
existen una serie de estrategias o métodos para el desarrollo de sistemas, las cuales se
conocen como el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de
problemas y empleo de la información. Éstas se utilizan mayormente, para recomendar
mejoras en un sistema de información que a la larga cumplan con las demandas y
competencias del trabajo. Cabe señalar, que el concepto diseño de sistemas, consiste en el
proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema de información existente.
Además, se debe tener en cuenta que el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de
examinar la situación con la finalidad de mejorarla, utilizando métodos y procedimientos más
adecuados. Por dichas razones, éste artículo se enfocará en mencionar, abordar y estudiar
tres estrategias utilizadas para el análisis de sistemas, permitiéndole al lector atemperarse a
este tema y entenderlo con más claridad.
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Automatización del proceso administrativo
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Es necesario establecer que la automatización de acuerdo con el Diccionario
Santillana, “es el proceso de emplear medios automáticos en una actividad realizada” (1997,
pp. 59). Por consiguiente, la automatización del proceso administrativo consiste en facilitar
la eliminación del papel en los controles administrativos. Permite la implementación de un
sistema de control de gestión en el que puedan participar dentro del proceso administrativo,
usuarios que se encuentren en oficinas remotas, gracias a la interfaz Web de LiquidOffice vía
Internet. Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o
usuarios tales como help desk, oficialía de partes, ventanilla única, mesas de entrada,
transparencia en gobierno, etcétera. También, este proceso permite que los usuarios/clientes
adquieran respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes logrando así, el uso de
firmas digitales en formularios HTML que alertan a los usuarios aprobadores, si los datos
fueron modificados de una etapa a otra. De acuerdo con Cardiff (2009), la automatización,
permite la incorporación de texto libre al formulario (normalmente una firma biométrica
autógrafa),capturado a través de un mouse, pluma óptica o tableta de digitalización. No se
requiere el empleo de personal técnico especializado para la implementación y
mantenimiento del sistema, ya que la consola de administración de Liquid Office permite de
forma gráfica y sencilla realizar todas las transacciones con la base de datos, lo que reduce al
mínimo los costos relacionados con capacitación y consultoría. No se debe obviar que la
automatización según Cardiff (2009), ayuda a implementar y conservar sistemas
administrativos con certificación ISO y reduce radicalmente el empleo de servicios de
mensajería y paquetería, utilizados regularmente para el envío de documentos. Es de suma
importancia recalcar, que este proceso incluye una interfaz Web de usuario final, amigable y
lista para ser usada y a su vez permite la incorporación de alertas en cada etapa, enviando un
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e-mail o copia a un supervisor, logrando de esta manera que se supere el tiempo estimado
para esa etapa.
Mejoramiento del proceso administrativo
Cada sociedad, institución y sistema necesita evaluar su organización, para así
mejorar sus limitaciones y fortalecer sus virtudes. Por dicha razón cada organización
educativa necesita una guía que le permita identificar estructuras y documentos de los
procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se constituye en un mecanismo de
planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos
institucionales. Esto se ejecuta al igual que para la gestión y la evaluación permanente con la
perspectiva de contribuir a la creación de un sistema de aseguramiento de la calidad que
garantice la producción de bienes o prestación de servicios, sean éstos públicos o privados.
De acuerdo con la Universidad de los Llanos (2004), el mejoramiento del proceso
administrativo debe ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas,
procedimientos y actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al
simplificar trámites, evitar funciones repetitivas, eliminar cuellos de botella y evitar la
evasión de responsabilidades, lo cual se traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos
operacionales. Cabe señalar, que el proceso de construcción utiliza una estructura
metodológica unificada y participativa que inicia con la identificación del marco de
referencia conceptual y normativa, seguida de la planeación del estudio, diseño de
instrumentos para recolección de datos, inducción, capacitación y acompañamiento, análisis
de la información sobre los actuales procesos y procedimientos que se desarrollan en la
institución, para culminar así, la etapa de diagnóstico. Seguidamente y con base en la
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dinámica que refleja la radiografía de la situación actual, validar y proponer los cambios o
mejoras, los cuales a su vez se probarán para garantizar su aplicación e implantar su
ejecución mediante acto administrativo.
Reingeniería del proceso administrativo
La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y
procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los
sistemas de la compañía. Esto de realiza con el propósito de lograr incrementos
significativos y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad,
tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas
(Lefcovich, 2004, pp.1). Es decir, la reingeniería se edifica como una rotura o cambio de los
paradigmas vigentes en la empresa. Cabe recalcar, que la reingeniería, en su actual acepción,
tuvo su origen en Occidente como una reacción de las empresas estadounidenses a sus
problemas de competitividad frente a las compañías japonesas. Estas últimas venían
trabajando desde hacía mucho tiempo en la “mejora continua” logrando de tal forma ir
sacando continuas e importantes ventajas frente a las organizaciones occidentales (Lefcovich,
2004, pp.2). Por tal razón, es necesario reiterar, que la reingeniería debe ser concebida como
una recreación de los procesos, haciendo uso o no para ello de la informática o la robótica
entre otros medios tecnológicos de última generación. Por ende, la reingeniería debe ser
considerada como un medio para generar y aprovechar las fortalezas internas de la empresa,
y eliminar o superar sus debilidades, tratando de sacar partido además de las oportunidades
externas; protegiéndose o simplemente sacando partido de sus amenazas. Es necesario
establecer y notificar, que el proceso de reingeniería comienza con una preparación para el
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cambio, de la cual participan por un lado la alta dirección, y por otro la fuerza de trabajo. La
alta dirección de acuerdo con Lefcovich (2004),explora el proceso de reingeniería a los
efectos de educar a la dirección sobre el proceso de reingeniería y la necesidad de cambiar.
Creando así, un comité de dirección de reingeniería desarrollando a su vez un plan inicial de
acción; en tanto que se prepara a la fuerza de trabajo para el compromiso y el cambio. En
una segunda fase se procede a planear el cambio, creando para ello una visión y una misión
estratégicas para la organización. Ello comprende en primer lugar, el identificar las
competencias esenciales, desarrollando a posteriori una declaración de visión y otra de
misión, determinando por último los principios rectores que la han de guiar.
Comparación de las tres estrategias
Estas tres estrategias son un ejemplo palpable del proceso que un administrador
debe llevar a cabo al momento de analizar a cabalidad y con efectividad un sistema. Esto se
debe a que la automatización sería el primer paso que este funcionario debería desempeñar,
ya que debe desligarse de lo manual y adentrarse al mundo cibernético y tecnológico. Este
proceso permite que se agilice algunas actividades que anteriormente conllevaban meses y
muchos funcionarios, ya que antes enviar una notificación tardaba días y ahora gracias al
email tarda segundos. Esto ocurre con la compra de materiales, ya que anteriormente era una
tarea ardua y ahora gracias a la Internet se facilita la compra y no se necesita interactuar o
delegar la función a otras personas, ya que él mismo la puede realizar a través de un
computador. Luego de la automatización se debe pensar en mejorar el proceso y éste se
realiza observando los beneficios que los cambios han efectuado y así se evaluará a plenitud
las ventajas y desventajas que se han suscitado. Es decir, se llevará a cabo un mecanismo de
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planificación idóneo y expedito para así orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos
institucionales. Si esto no se logra efectuar se debe hacer una reingeniería que no es otra
cosa que reconfigurar las actividades y procesos de la empresa. Por estas razones, se expuso
que estas tres estrategias están entrelazadas o simplemente son unos pasos estratégicos que
debe ejecutar un líder educativo o un administrador al momento de ejercer un cargo o dirigir
una escuela o empresa.
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Referencias
CARDIFF. (2009). Software para automatización de procesos administrativos. Recuperado
de www.econtent.cl/document/Cardiff_Liquid_Office.
Lefcovich M. (2004) Reingeniería de procesos. Recuperado de
http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/reipromlefco.html
Santillana. (1997). Diccionario Juvenil Santillana (1ª ed.). México: Editorial Santilla.
Universidad de los Llanos (2004). Manual de procesos y procedimientos administrativos.
Recuperado de
www.acreditacion.unillanos.edu.co/.../Procesos_procedimientos.pdf
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Tabla
Estrategias para el análisis de sistemas
Comparación de las 3 estrategias de los procesos administrativos
Datos a comparar
Estrategias
Automatización del Proceso Administrativo
Mejoramiento del Proceso Administrativo
Reingeniería del Proceso Administrativo
Dato 1 x x
Dato 2 x
Dato 3 x x
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