APLICACIÓN DEL MRP(MATERIAL REQUIREMENTS PLANNING) Y ALGUNAS ESTRATEGIAS DE PROCURA, AL MANEJO DE INVENTARIOS, EN EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN PAPELERA.

Dr. Henry Espinoza - MSc. Luis Guilarte

UNIVERSIDAD DE ORIENTE- NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI

EXTENSIÓN REGIÓN CENTRO SUR-ANACO

POSTGRADO, INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

(PIDETEC)

RESUMEN

El proyecto fue realizado en una empresa localizada en la ciudad de Anaco, Estado

Anzoátegui, cuya principal actividad es la distribución de material de oficina y otros

artículos, al mayor y detal. El propósito del proyecto fue aprovechar el espacio destinado

para almacenar la diversidad de artículos en existencia(alrededor de 1500 artículos), con

una rotación variable, de acuerdo al tipo de demanda, bajo la premisa de cero inversión en

infraestructura y cumplir con los requerimientos de sus clientes. Se realizó una evaluación

de las áreas de almacenamiento, mediante una inspección y entrevistas directas al personal

responsable de cada actividad, detallando los métodos de almacenaje, los materiales sin

movimiento y la forma de recibir los materiales. Se analizó la actividad de procura de

materiales, haciendo énfasis en la periodicidad de las mismas, número de proveedores y los

tiempos de entrega, utilizando la entrevista directa y los reportes emitidos por el sistema

utilizado en la empresa. Los reportes están referidos al año 2008. No se cuenta con

información de otros años.

Los resultados revelan entregas sin planificación por los proveedores que inciden en la

capacidad de almacenamiento, manejo inadecuado de los materiales recibidos, riesgo de

deterioro de los materiales, materiales sin movimiento, problemas con la identificación de

los materiales. No hay un método formal de conteo físico de los inventarios.

Con la aplicación de un modelo MRP(Material Requirements Planning) y algunas estrategias

de procura, se espera la superación de estas deficiencias y por tanto mejoras en el

almacenamiento e inventario de materiales.

PALABRAS CLAVE: ALMACENAJE, PROCURA, INVENTARIOS, MATERIALES, MRP.

ABSTRACT

The project was performed in an enterprise located in Anaco city, Anzoátegui state, which

main activity is the distribution of office goods and other commodities, by wholesale and in

retail. The project purpose was to take advantage of the area available for warehousing the

variety of goods in stock(about 1500 items), with a variable rotation, according to demand

and the premise of no inversion in infrastructure but taking into account customers

requirements satisfaction. The first step was to make an evaluation of the areas for

warehousing, through inspection and direct interviews to the people responsible for each

activity, in order to know in detail the warehousing methods, the procedures to receive

items and the inventory movement. The procurement activity was analyzed by direct

interviews and reports issued by the system used by the enterprise, emphasizing mostly its

periodicity, suppliers number and lead time. The analyzed data corresponds to year 2008.

There is no information available for the past years.

The results show deliveries made by suppliers that were not in a planned basis, which affect

warehousing capacity, inadecuated manage of goods, goods with low inventory movement

and problems with goods identification. There is not a formal method for physical inventory

counting.

With the application of an MRP model (Material Requirements Planning) and some

procurement strategies, it is expected to overcome the deficiencies above mentioned and

therefore improve warehousing and goods inventory.

KEY WORDS: WAREHOUSING, PROCUREMENT, INVENTORY, MATERIALS, MRP

INTRODUCCIÓN

La dinámica de los cambios comerciales e industriales, constituyen una fuente constante de

retos para las empresas, cualquiera sea su naturaleza. No observar a tiempo las causas que

pueden reflejar una acción contraproducente a los objetivos definidos, constituyen, de

hecho, amenazas que incidirán en la competitividad y supervivencia de la empresa.

Sobre muchos elementos, deben mantener un seguimiento estrecho, a los fines de definir la

estrategia adecuada, para reorientar los cursos de acción y obtener la máxima rentabilidad.

Plossl(1987) indica: “Tres de los principales objetivos de la mayoría de las empresas

orientadas a la obtención de utilidades son: máximo servicio al cliente, mínima inversión en

inventarios y una operación eficiente(bajo costo) de la planta.” Aunque se presentan

razones que aplican a cada uno de esos objetivos para su cumplimiento, puede llegarse a

una relación entre los tres que contribuya a una reducción de costos.

Los inventarios, almacenamiento y la procura, constituyen elementos de gran importancia

en la gestión logística de la empresa y tiene gran incidencia en los costos.

En primer lugar, un inventario constituye la cantidad de existencias de un bien o recurso

cualquiera usado en una organización. Chase et al.(2004) menciona: “Un sistema de

inventarios es el conjunto de políticas y controles que regulan los niveles de inventario y

determina los niveles que debemos mantener, cuándo debemos reabastecer existencias y

cuál debe ser el volumen de pedidos.”

Los inventarios varían según el tipo de empresa. La diversidad de artículos existentes en los

negocios al mayor y detal, generalmente con mucha variación en sus movimientos de

entradas y salidas, generan una dinámica de la gestión de inventarios, que amerita un

control preciso de su gestión, lo cual le confiere una importancia fundamental. Heizer y

Render(2001)

En segundo lugar, mantener altos inventarios, lleva a considerar las condiciones de

almacenamiento, en cuanto a lugar, capacidad, espacio, equipos, entre otras, de acuerdo al

tipo de material a almacenar. El manejo de los almacenes, muchas veces, por falta de

experticia, adiestramiento o falta de atención del responsable del mismo, puede acarrear

pérdida de materiales por deterioro, poca precisión en los registros de inventario y pérdida

de oportunidad de no suministrar un producto, almacenado inadecuadamente.

En tercer lugar, la procura de materiales representa el contacto con proveedores, buscando

el mejor precio de adquisición y tiempo de entrega. Precisamente, determinar la fecha de

entrega adecuada y oportuna puede representar una oportunidad para mejorar el recibo y

manejo de materiales en inventario. De allí, que tener los proveedores, que trabajen como

aliados, contribuye a evitar el recibo simultáneo de varias entregas que puedan colapsar la

capacidad almacenamiento. Una estrategia de la cadena de suministro de pocos

proveedores, se basa en que, en lugar de buscar atributos a corto plazo, tales como bajo

costo, es mejor que el comprador establezca relaciones a largo plazo con pocos proveedores

especializados. Heizer-Render(2001) indica: “Utilizando pocos proveedores, se puede crear

valor permitiendo alcanzar economías de escala.” Krajeswki – Ritzman(2000) por otro lado

señala: “Se busca sincronizar las funciones de la empresa con las de sus proveedores, a fin

de acoplar el flujo de materiales, servicios e información.”

Las empresas no dejarán de enfocar su atención al problema de inventarios y

almacenamiento, tratando de aplicar diversas técnicas, sin embargo, utilizaremos el sistema

MRP, el cual como indica Krajeswki – Ritzman(2000), “permite que las empresas reduzcan

niveles de inventarios, utilicen mejor su mano de obra y sus instalaciones y mejoren el nivel

de servicio al cliente.” Narasimhan et al. (1995) señala: “La MRP presenta ventajas y

desventajas que la hacen en extremo atractiva, pero no es la única respuesta. Advierte que

todos los negocios obtendrán resultados distintos, pero una verdadera compañía clase A

obtendrá mejoras considerables.

Con la aplicación de la Planificación de Requerimientos de Materiales(MRP) y algunas

estrategias de procura, se espera lograr un mejoramiento de la capacidad de

almacenamiento, sin ninguna inversión en infraestructura y cumplir con los requerimientos

de los clientes.

MATERIALES Y MÉTODOS

El proyecto fue realizado en una empresa de la localidad de Anaco, distribuidora de

papelería y otros artículos de oficina al mayor y detal, con un inventario de 1500 artículos

aproximadamente. El área de almacenamiento es de 220 metros cuadrados. Una persona a

tiempo completo y otra a tiempo parcial son los responsables del recibo y almacenamiento

de materiales.

Se realizó entrevista preliminar con el propietario, con el objetivo de precisar la situación

que afecta su empresa y que originó este proyecto. Se identificaron estrategias aplicadas

actualmente para la procura y almacenamiento de materiales. Se revisó el funcionamiento

del sistema existente, para el control de inventarios, procura y recibo de materiales, para

evaluar el valor agregado a la función gerencial en la toma de decisiones.

Se realizaron entrevistas directas e inspecciones para evaluar la situación actual de los

materiales almacenados, en cuanto a organización, método de almacenaje, tipos de

materiales, espacio utilizado, identificación de los materiales, e identificación de estanterías,

movimientos de materiales, condiciones de la infraestructura, equipos para almacenar,

entre otras, con la finalidad de identificar posibles causas que inciden en el problema de

almacenamiento.

Por medio de la entrevista directa al personal involucrado y la revisión del sistema de

control existente, se analizaron los procesos de compras, en cuanto a fechas de colocación,

fechas de entrega. Se revisó la metodología para efectuar las compras. Se revisaron los

reportes emitidos por el sistema, específicamente las colocaciones por proveedor y las

compras por mes. Estos reportes están referidos al año 2008. No se cuenta con información

de otros años. La información recopilada se analizó para detectar posibles causas que

pueden incidir en la capacidad de almacenamiento.

RESULTADOS

Del análisis de la información recopilada a tráves de entrevistas directas e inspecciones al

sitio de estudio se pudo determinar lo siguiente:

La empresa tiene una cantidad de 88 proveedores aproximadamente, a quienes les asignan

compras durante el año.

El promedio de compras por mes es de 53 ordenes con un monto de 210,675 BsF. La tabla 1

indica la cifras mensuales durante el año 2008.

Tabla 1. Órdenes de compra por mesMES CANTIDAD MONTO

ENERO 27 40.191,78FEBRERO 46 137.713,29MARZO 43 99.503,37ABRIL 63 194.096,72MAYO 60 231.139,78JUNIO 51 263.896,43JULIO 52 225.679,54AGOSTO 72 310.754,06SEPTIEMBRE 60 255.752,95OCTUBRE 56 242.331,70NOVIEMBRE 74 360.292,76DICIEMBRE 35 166.754,14  639 2.528.106,52

PROMEDIO 53,25 210.675,54

Se determinó que los procesos de colocación de 2, 3 y 4 órdenes el mismo día, totalizan 378

(60%) del total de procesos(639) en el año 2008. La tabla 2 muestra la composición por el

número de órdenes colocadas y procesos.

Tabla 2. Número de órdenes por diaÓRDENES CANTIDAD PROCESOS

1 63 632 62 1243 42 1264 32 1285 13 656 12 727 5 358 1 8

9 2 18

TOTAL 639

La aplicación de valores máximos y mínimos para el inventario que suministra el sistema, no

aplican, debido fundamentalmente a la naturaleza de los materiales y su demanda, ya que

esta proviene principalmente de requerimientos aleatorios de los clientes.

Sin embargo, en algunos artículos de alto requerimiento, como papel bond, puede utilizarse

como referencia para la procura.

Las horas de recepción de los artículos son aleatorias, es decir, las fechas de entrega

prometida, tienen variabilidad, es decir, los proveedores generalmente, determinan la fecha

de entrega a su conveniencia.

El espacio de almacenamiento y recepción es muy limitado. El material está sujeto a

deterioro por manejo.

Se presenta un retrabajo en ordenar el material desordenado durante su manipulación.

Los códigos de identificación del material se crean en función a lo estipulado en la nota de

entrega.

Se identificaron materiales sin movimiento o bajo movimiento almacenado en las

estanterías.

DISCUSION

El número de proveedores manejados en el 2008, puede ser reducido mediante evaluación,

en función a entregas, precios, retrasos, cantidad entregada, entre otros parámetros.

Implica, encontrar proveedores potenciales que actúen como asociados a la empresa en una

relación ganar- ganar, involucrándose en nuestro proceso, y contribuir mediante el aporte

de ideas en alguna situación particular. Por tanto, se tiene una alta probabilidad que lleguen

a ser buenos proveedores. Heizer-Render. (2004).

Los proveedores se pueden clasificar en excelente(Tipo A), promedio(Tipo B) y malo(Tipo C).

Esto ayuda a varias estrategias: a) Fortalecer la relación con los proveedores tipo A. b)

mantener la relación comercial con intensidad normal con los proveedores tipo B. c) los

proveedores tipo C descartarlos o considerar la posibilidad de trabajar con algunos para

promoverlos a promedio.

En las cadenas de suministro, particularmente en este tipo de actividad comercial, la

cantidad excesiva de proveedores, representa una situación segura de incremento de

inventarios, en el momento en que todos coincidan en los periodos de entrega. En nuestro

caso, los proveedores determinan generalmente las fechas de entrega. Por lo tanto, se debe

comenzar con los proveedores tipo A, para estructurar el compromiso de las entregas en

una relación ganar-ganar y evaluar el establecimiento de acuerdos para entregas directas a

los clientes de esta empresa, debido a los problemas de espacio indicados anteriormente.

Adicionalmente, esta estrategia ayudará a identificar y tomar acciones con entregas

atrasadas que afectan la gestión de servicio al cliente y contribuyen al incremento del nivel

de inventarios en momentos no deseados, generando la sensación de espacio insuficiente.

Los materiales existentes se deben someter a una clasificación, bajo el esquema de

Pareto,para facilitar su manejo,Besterfield(1995), de acuerdo a la tabla 3 siguiente:

Tabla 3. Clasificación de los 1500 artículos, aplicandoprincipio de Pareto

Tipo de material(movimiento)

% cantidad

Número de artículos

A(ALTO) 15 225B(MEDIANO) 30 450C(BAJO) 55 825

La idea central es enfocarse inicialmente en los materiales tipo A e identificar y cuantificar

los proveedores asociados. Los materiales con bajo o nulo movimiento, definir una

estrategia de venta lo más pronto posible y liberar espacio de almacenamiento. Incluso, los

materiales con mediano movimiento se deben evaluar para reducir su universo en función

al ingreso por compras generado y su permanencia en inventario. De igual forma, la

clasificación para efectos de control directivo, se puede hacer en función al valor monetario.

Esto permite enfocar la atención y seguimiento al capital en inventario, determinar su

rotación y establecer estrategias de abastecimiento con un selecto grupo de proveedores.

La tabla 2, correspondiente a procesos con 2, 3 y 4 órdenes por día, que representa el 60%

del total manejado en el año 2008, sugiere la aplicación de una planificación de

requerimientos de materiales(MRP), para definir las fechas de procesos y materiales,

asociándolos a los inventarios y las demandas, de tal modo que no se produzca una

sobrecarga de recibos simultáneos en el almacén. El comprador, con los proveedores tipo A,

puede establecer acuerdos para mejorar o reducir procesos de procura y/o fechas de

entrega, comenzando por los materiales tipo A, e ir aumentando progresivamente.

El control preciso de la información en el sistema de los materiales con más movimiento,

ayudará a ir consolidando la planificación de requerimientos e ir variando la atención de

ellos en función a su dinámica operativa.

La asignación de códigos en función a las notas de entrega, podría conllevar a tener el

mismo material con códigos distintos, en caso de proveedores diferentes, con las

consecuencias que en la planificación de requerimientos puede acarrear. Por lo tanto, se

debería tener un código estandarizado, por ejemplo, xxx-yyyyy, donde un número de tres

posiciones identifica la categoría del material y los restantes podría ser el número de la

factura del proveedor. Esto debe ser controlado por el responsable del inventario y

facilitaría el análisis del mismo; además de la focalización de alguna situación con recibo,

compras, ajustes, reclamos con los proveedores.

La calidad del inventario depende, entre otras, de la precisión de la identificación de las

partes y hay pocas personas que puedan identificarlas o que tengan el conocimiento de una

gran diversidad de materiales, sobre todo, cuando son inventarios de gran volumen.

Plossl(1987)

CONCLUSIONES

La aplicación gradual de las estrategias de procura y estructurar el MRP, permitirá una

reducción de inventarios, reducción de costos y mejor servicio al cliente, lo cual podría ser

fuente para iniciar otros estudios.

Se requiere un seguimiento permanente en la etapa inicial de aplicación y lograr el

involucramiento de todo el personal, ya que puede haber resistencia al cambio.

La negociación de entregas a clientes con los proveedores tipo A , representa un cambio de

paradigma a la gestión, aportando un valor agregado al mejoramiento de espacio, control

de inventarios y reducción de costos.

La diversidad de materiales con demandas no pronosticadas en empresas de servicios,

amerita un control segregado de los inventarios y una relación directa con la procura.

La reducción de los procesos de procura, mediante la consolidación de requerimientos,

permitirá al comprador, disponer de tiempo para analizar los proveedores, evaluar

estrategias de negociación y estar al tanto de los adelantos en el área de su interés.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

CHASE R, JACOBS F, AQUILANO N. 2004. Administración de la Producción y Operaciones para una

ventaja competitiva. McGraw-Hill/Interamericana Editores, S.A. DE CV, Décima edición,

México, D.F. p 607

BESTERFIELD D, 1995. Control de Calidad. Prentice Hall, Cuarta edición, México. p15

HEIZER J, RENDER B. 2004. Dirección de la Producción, Decisiones Tácticas. Prentice Hall,

Sexta edición, España. pp 9,12,48

KRAJEWSKI L, RITZMAN L. 2000. Administración de Operaciones, Estrategia y Análisis.

Pearson Educación, Quinta edición, México, pp 454,676

NARASIMHAN S., McLEAVEY D, BILLINGTON P. 1995. Planeación de la Producción y Control

de Inventarios. Prentice Hall Interamericana, S.A. Segunda edición, México. pp 350,353

PLOSSL G. 1987. Control de la Producción y de Inventarios, Principios y Técnicas. Prentice

Hall Interamericana, S.A. Segunda edición, México. Pp 1,455

REFERENCIA DE PARETO