Arquitectura de sistema de información para la gestión administrativa del departamento de...

ARQUITECTURA DE SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL

DEPARTAMENTO DE BIENESTAR SOCIAL DEL NÚCLEO TARABANA DE LA UCLA

Autora: Ads. Yarenis Pacheco Aguilar

Tutor: Dr. Luis Eduardo Mathison

Barquisimeto, 09 de junio de 2011

2

Contenido

>El Problema

>Marco Teórico

>Marco Metodológico

>Resultados del Diagnostico

>Propuesta del Estudio

>Conclusiones y Recomendaciones

>Ciclo de Preguntas

EL PROBLEMA

3

Planteamiento

UNIVERSIDADES

Adaptación Parcial

Proveen

Herramientas

Impactan

Incorporar y Adaptar

Poseen Han adaptado

Para avanzar

Propuestas

innovadoras

Ads. Yarenis Pacheco Aguilar

El Problema

4

Planteamiento

ATENCIÓN ESTUDIANTIL

BENEFICIOSINFORMES

INFORMACIÓN SOCIOECONÓMICA

Brinda

Realiza

Maneja

Otorga

•Retardo en la

atención

•Quejas constantes

•Falta de

herramientas

•Desmotivación del

personal

•Procesos largos y

tediosos

•Extravío de expedientes

•Información

desactualizada, ambigua,

•Gran flujo de

información

•Retardo en la toma

de decisiones para

otorgar beneficios

EL PROBLEMA

5

Interrogantes

¿Qué procesos se realizan en el Dpto.

actualmente y de que forma se realizan?

¿Qué necesidades de información existen actualmente en el Departamento?

¿Cuál es la factibilidad Técnica, Operativa y

económica de llevar a cabo la Propuesta?

¿Cuál es la arquitectura del sistema de

información que permita automatizar los

procesos administrativos del

Departamento?


EL PROBLEMA

6

Objetivos de la Investigación

Diagnosticar los procesos

del Departamento de Bienestar

Social del Núcleo

Tarabana de la UCLA, respecto

al uso de la información.

Identificar los Requerimientos de información

del Departamento de Bienestar

Social del Núcleo

Tarabana, de la UCLA

Determinar la Factibilidad

técnica, operativa y

económica de la ejecución de

la propuesta

Diseñar la arquitectura del

sistema que contemple

todas las tareas administrativas que se llevan a

cabo en el Departamento de Bienestar

Social del Núcleo

Tarabana de la UCLA

Diseñar la arquitectura de un sistema de información que permita apoyar la gestión administrativa del Departamento de Bienestar Social del Núcleo Tarabana, adscrito a la Dirección de Desarrollo Estudiantil

de la UCLA


EL PROBLEMA

7

Justificación e Importancia


EL PROBLEMA

8

Alcance y Limitaciones

Metodología RUP

(Inicio y Elaboración)

Lenguaje UML

Diseño de la arquitectura de un

sistema de información automatizado para

llevar a cabo los procesos

administrativos del Departamento de

Bienestar social del Núcleo Tarabana de la

UCLA


MARCO TEORICO

9

Antecedentes

Internacional

•Oficina de Cooperación Universitaria (OCU) 2009. Sistema de automatización de Procesos de gestión universitaria. España

Nacional

•SIMBE. Sistema Integral de Bienestar Estudiantil. Proyecto planteado por la Fundación FAMES

Regional

•SINDES. Sistema Integral de Desarrollo estudiantil. Proyecto Desarrollado por la Dirección de Desarrollo Estudiantil de la UCLA.

Regional

•Pérez (2006) Diseño de un Sistema para la Gestión de Información de las Coordinaciones Académicas del Dpto. De Sistemas del DCyT de la UCLA.

Regional

•Reaño (2005) Propuesta de Diseño de sistema de información sobre plataforma web basado en tecnología base de información como parte del sistema de información para la gestión del postgrado del DCyT de la UCLA.


MARCO TEORICO

10

Bases Teóricas


•Márquez (2000), Pavez (2000), Mathison et al (2007)

Sociedad de la Información

•Mora (2009), Rodríguez (2008), Bartle(2007), Bustelo y Amarilla (2001)

Gestión de la información

• Laudon y Laudon(1996), Torres(2005),Cohen(2000), Kendall y Kendall(2005),Jacobson (2000).

Sistemas de Información

•Jacobson et l (2000), Martínez y Martínez (2000)RUP

•Hernández (2002)UML

•PNUD(2002), ITAA, Granados(2004)TIC

•Torres (2005), Sanchis (2009), Hinojosa (2004)

Mejora y modelado de Procesos

MARCO TEORICO

11

Bases Legales

Bases Legales

Normativa de los Beneficios

Socioeconómicos Estudiantiles de

la UCLA

Ley Especial Contra Delitos Informáticos


MARCO TEORICO

12

Operacionalización de las variables


Objetivo EspecíficoVariable Definición Conceptual Dimensiones Indicadores

Diagnosticar como se

llevan a cabo los

procesos actualmente en

el Departamento de

Bienestar Social del

Núcleo Tarabana de la

UCLA

Procesos del

Departamento

Se refiere a como se

aplican actualmente los

procesos necesarios para

lograr los objetivos del

Departamento de

Bienestar Social, cuáles

son sus entradas, salidas,

como lo hacen y que

herramientas y recursos

utilizan para realizar el

trabajo social y las

gestiones administrativas

-Atención

Estudiantil

-Realización de

informes y

reportes

-Tiempo de atención por

estudiantes

-Tipo de solicitudes

-Cantidad de estudiantes

atendidos a diario.

-Mejora de Procesos

-Tiempo de realización de

informes

-Periodicidad de realización de

informes.

-Herramientas y técnicas

utilizadas.

Identificar los

requerimientos de

información del

Departamento de

Bienestar Social del

Núcleo Tarabana de la

UCLA.

Requerimientos de

Información

Se refiere a las

necesidades de

información detectadas en

el Departamento para

llevar a cabo sus procesos

cotidianos.

-Gestión de

Información

-Manejo de

expedientes

estudiantiles

-Confiabilidad de la

información

-Eficacia de la información

-Nivel de pertinencia de la inf.

-Tiempo de ubicación de la

información

-Integridad de la información.

-Expedientes usados

diariamente.

-Expedientes no encontrados

mensualmente.

-Expedientes desactualizados.

Operacionalización de las variables

Fuente: Autora (2010) (2011)

MARCO METODOLÓGICO

13


Técnicas de Recolección de Datos

• Observación

• Entrevista

• Encuesta

Validez Y Confiabilidad

• Juicio de Expertos

• Medida de Estabilidad

Técnicas de Análisis de Datos

• Estadística descriptiva

Naturaleza de la investigación

Proyecto Factible

MARCO METODOLÓGICO

14

Población y Muestra


1Coordinadora

3 Trabajadoras Sociales

2Apoyo

administrativo

6

MARCO METODOLÓGICO

15

Procedimiento


• Diagnostico

Fase I

• Estudio de Factibilidad

Fase II• Diseño de

la Propuesta

Fase III

MARCO METODOLÓGICO

16

Fase I Diagnóstico


Observación no estructurada

Diseño de instrumentos

Validez y Confiabilidad

Aplicación de instrumentos

Procesamiento y análisis de datos

MARCO METODOLÓGICO

17

Fase IIEstudio de factibilidad


Económica

Operativa

Técnica

MARCO METODOLÓGICO

18

Fase IIIDiseño de la Propuesta


Diseño de la arquitectura

mediante diagramas y

Modelos

Enterprise Architect

8.0.

UML

Fase de elaboración

RUP,

requisitos

Fase de Elaboración

RUP, análisis

Fase de Elaboración RUP, diseño

Fase de Inicio RUP

RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO

19


Resultados del Cuestionario

0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿Es necesario mejorar los procesos manuales realizados

en el Departamento de

Bienestar Social?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


20



0

10

20

30

40

50

60

TDA DA IN EDA TEDA

¿Sería de gran utilidad el diseño de un sistema automatizado para

la gestión administrativa que

realiza?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


21



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿La información contenida en los expedientes de los estudiantes

es totalmente confiable?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


22



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿La información contenida en los expedientes de los estudiantes es

totalmente eficaz?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


23



0

10

20

30

40

50

60

TDA DA IN EDA TEDA

¿La información contenida en los expedientes de los estudiantes

esta actualizada?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


24



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿El proceso de elaboración de informes es fácil, rápido y

sencillo?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


25



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿La información requerida para la labor administrativa se ubica de

manera rápida y precisa?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


26



0

10

20

30

40

50

60

TDA DA IN EDA TEDA

¿Considera que un sistema de información automatizado

garantizará una mínima perdida

de información?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


27



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿Las herramientas y técnicas utilizadas para realizar los

informes son adecuadas y le

facilitan dicha labor?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


28



0

10

20

30

40

50

60

70

80

TDA DA IN EDA TEDA

¿Considera que al automatizar los expedientes socioeconómicos, se agilizará el proceso de atención

estudiantil?

TDA

DA

IN

EDA

TEDA


29


Descripción del sistema actual

Fase de Inicio RUP. Modelo de Procesos del Negocio

Modelo de Procesos del Negocio

Fuente: autora (2011)

analysis Flujos de trabajo de negocioEA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada

EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada







































Expediente del

estudiante

Decision de la

solicitud

Procesar Solicitud

Solicitud de

beneficios

solicitud de

informes

Realizar InformesInforme

Informacion de

estadisticas

Formatos

normativ as

normativ as

estudiante

coordinadora

Trabajadora Social

Asignar beneficios

socioeconomicos

objetiv o

«recursos»

«recursos»

«entrada»

«entrada»«entrada»

«entrada»

«recursos»

«recursos»


30




act Procesar SolicitudEA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada

EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada

































Inicio

Trabajadora Social

Recibir

Solicitud

Verificar

Expediente

¿Expediente

actualizado y

completo?

Informar sobre

apertura y

actualizacion de

expediente

Si

No

Fin

realizar

entrev ista

Realizar

Informe

Socieconomico

Establecer

Prioridad

Otorgar

BeneficioPrioridad = 1

Si

Informar

Solicitud No

Aprobada

Fin

No

¿es necesario

informe

socioeconomico?

No

Si

Diagrama de actividad Procesar Solicitud



31




Diagrama de actividad Realizar Informes


act Realizar Informes



























solicitar

informes

inicio

ubicar

informacion

necesaria

llenar formato

correspondiente

entregar

informe o

reporte

Fin

organizar

informacion

PROPUESTA DEL ESTUDIO

32


Diseño de la arquitectura de un sistema de información para la

gestión administrativa del Departamento de Bienestar Social del Núcleo Tarabana de la UCLA

Gestionar usuarios

Gestionar expedientes estudiantiles

Gestionar solicitudes de

Beneficios Socioeconómicos

Generar reportesRespaldar

Información

Objetivos de la propuesta


33


Descripción de la propuestaFase de Elaboración RUP. Modelo de Requisitos

custom Lógica de negocios

EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada































Reglas del Negocio

OB-01

GESTIONAR

USUARIOS

OB-02

GESTIONAR

EXPEDIENTES

OB-03

GESTIONAR

SOLICITUDES

OB-04 GENERAR

REPORTES

OB-05

RESPALDAR

INFORMACION

Reglas del Negocio.



34



composite structure OB-01 GESTIONAR USUARIOS
































RQ-01

GESTIONAR

USUARIOS

RQ-01-1 INCLUIR

USUARIO

RQ-01-2

MODIFICAR

USUARIO

RQ-01-3

ELIMINAR

USUARIO

RQ-01-4

VALIDAR

USUARIO

RQ-01-5

CONSULTAR

USUARIO

Requisitos gestionar usuarios.



35



composite structure OB-02 GESTIONAR EXPEDIENTES































RQ-02

GESTIONAR

EXPEDIENTES

RQ-02-1

APERTURAR

EXPEDIENTE

RQ-02-2

ACTUALIZAR

EXPEDIENTE

RQ-02-3

CONSULTAR

EXPEDIENTE

RQ-02-4

ELIMINAR

Requisitos Gestionar expedientes.



36



composite structure OB-03 GESTIONAR SOLICITUDES































RQ-03

GESTIONAR

SOLICITUDES

RQ-03-1 INCLUIR

SOLICITUD DE

BENEFICIO

RQ-03-2

CAMBIAR

ESTATUS

SOLICITUD

RQ-03-3

ELIMINAR

SOLICITUD

RQ-03-4 VER

SOLICITUDES

APROBADAS

Requisitos Gestionar Solicitudes



37



composite structure OB-04 GENERAR REPORTES

































RQ-04 GENERAR

REPORTES

RQ-04-1

GENERAR

NOMINA

RQ-04-2

GENERAR

SOLVENCIA

RQ-04-3

GENERAR

ESTADISTICAS

RQ-05-4

GENERAR

INFORME DE

GESTION

RQ-04-5

GENERAR

INFORME DE

RENDIMIENTO

ACAD.

Requisitos Generar Reportes



38



composite structure OB-05 RESPALDAR INFORMACION






























RQ-05

RESPALDAR

INFORMACIÓN

RQ-05-1

RESPALDAR

BASE DE DATOS

RQ-05-2

IMPORTAR

BASE DE DATOS

RQ-05-3

EXPORTAR

BASE DE DATOS

Requisitos Respaldar información



39


Descripción de la propuestaFase de Elaboración RUP. Modelos de Casos de Uso

uc Casos de uso principalesEA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada

EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada EA 8.0 versión de prueba no registrada




































Límite del sistema

Gestionar usuarios

COORDINADORA

Gestionar Expedientes

Gestionar solicitudes

Generar Reportes

Respaldar Información

Trabajadora SocialSecretaria

Archiv ista

Caso de Uso del sistema propuesto.



40


Descripción de la propuestaFase de Elaboración RUP. Análisis

sd Realización de caso de uso 2




































Interfaz del sistema

Gestionar UsuariosUsuarios

Coordinadora

Trabajadora Social

Secretaria

Archiv ista

Gestionar Expedientes

Gestionar Solicitudes

Respaldar Información

Generar Reportes

Expedientes

Solicitudes

Reportes

Respaldos

Base de Datos

almacenamiento

externo

Realización del caso de uso del sistema propuesto.



41


Descripción de la propuestaFase de Elaboración RUP. Diseño

class Sistema








































Reportes

+ Codigo Reporte: int

+ Fecha: int

+ Tipo de reporte: char

+ Generar() : void

+ Imprimir() : void

Usuario

+ Cargo: char

- Contraseña: char

+ Nombre: char

+ Perfi l: char

+ Usuario: char

+ Actualizar() : void

+ Aperturar() : void

+ Consultar() : void

+ Eliminar() : void

+ Generar() : void

+ Imprimir() : void

+ Incluir() : void

+ Modificar() : void

+ Validar() : void

Solicitudes

+ Cedula: char

+ Codigo_Solicitud: int

+ Decision: char

+ Entrevista: boolean

+ Estatus: char

+ Expediente: boolean

+ Fecha_Solicitud: int

+ Recomendaciones: long

+ Tipo_Solicitud: char

+ Eliminar() : void

+ Incluir() : void

+ Modificar() : void

+ Ver_Solicitudes() : void

Respaldos

+ Codigo de respaldo: int

+ Fecha: int

+ Tipo de Respaldo: char

+ Generar() : void

Expedientes

+ Cedula: int

+ Asignaturas Inscritas: long

+ Codigo_Carrera: char

+ Celular: int

+ Datos medicos: long

+ Direccion familiar: long

+ Direccion residencia: long

+ Fecha Culminacion Carrera: int

+ Grupo familiar: long

+ Ingresos mensuales: int

+ Monto residencia: double

+ Nombre: long

+ Nro Materias aprobadas: int

+ Nro Materias inscritas: int

+ Promedio de notas: int

+ Sexo: char

+ Telefono: int

+ Tipo de residencia: char

+ Tipo Transporte: char


+ Aperturar() : void


+ Eliminar() : void

Carrera

+ Codigo_Carrera: int

+ Decanato: long

+ Fecha_fin_sem: int

+ Fecha_inicio_sem: int

+ Lapso: char

+ Nombre: long



+ Eliminar() : void

+ Incluir() : void

*

Gestiona1

1

Realiza*

1..

Gestiona

*

1 Genera

*

*

1

Diagrama de clases del diseño



42


Descripción de la propuestaFase de Elaboración RUP. Diseño

Modelo de Datos del sistema


CONCLUSIONES

43


Se pudo constatar que la mayoría de los procesos del departamento sellevan de forma manual, ya que el departamento no cuenta conherramientas automatizadas que permitan agilizar y facilitar los procesos.

Se determino la factibilidad técnica, operativa y económica de Diseñar deun Sistema de información para la gestión administrativa delDepartamento de Bienestar Social del núcleo Tarabana de la UCLA.

En el Departamento existe necesidad de contar con la informaciónactualizada, eficaz, confiable y a la que se pueda acceder de manerarápida, manteniendo siempre su integridad.

Se realizó el diseño de la arquitectura del sistema, el cual de llegar adesarrollarse e implementarse, resolvería el problema planteado en estainvestigación.

La arquitectura diseñada contempla funcionalidades como gestión de usuarios, gestión de expedientes socioeconómicos, gestión de solicitudes de beneficios, generación de reportes y respaldo de la información

RECOMENDACIONES

44


Mejorar los procesos de Departamento de Bienestar Socialdel Núcleo Tarabana de la UCLA

Dotar al Departamento de la tecnología adecuada para larealización de todas sus actividades administrativas.

Tomar medidas que aseguren una adecuada gestión de lainformación manejada en el Departamento, en virtud degarantizar su integridad.

Desarrollar e implementar la arquitectura del sistemadiseñada en esta investigación, el cual permitirá apoyar lagestión administrativa en el Departamento de Bienestarsocial de la UCLA, aportando ventajas y beneficios.

45

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

“Solo triunfa en el mundo quien se

levanta y busca a las circunstancias y

las crea si no las encuentra”.

Bernard Shaw

46


PREGUNTAS

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