INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL SUB GERENCIA DESARROLLO SOCIAL

2018

INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB AVANCEMOS Realizado por:

Área de Desarrollo Socio Educativo

A R E A D E S A R R O L L O S O C I O E D U C A T I V O

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INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB AVANCEMOS

Tabla de contenido

Introducción: ....................................................................................................................................... 3

Objetivo: .............................................................................................................................................. 4

Alcance del documento: ...................................................................................................................... 4

I) Aspectos para tener en cuenta al utilizar la Plataforma WEB: ................................................... 4

1. Solicitud de acceso a la plataforma web: ................................................................................ 4

2. Motivos y Periodos de las verificaciones: ............................................................................... 5

II) PROCEDIMIENTO (SECUENCIA DE PASOS DE OPERACIÓN DEL SISTEMA) ...................................... 6

Aspectos generales de la página web Avancemos .......................................................................... 6

Ingreso a la página: ......................................................................................................................... 8

Perfil de personas usuarias internas: .................................................................................... 8

Perfil de personas usuarias externas: ................................................................................... 8

Ingreso al módulo de verificación de las condicionalidades educativas en internet (pagina web

Avancemos): .................................................................................................................................. 11

Búsqueda individual .................................................................................................................. 12

Proceso de verificación ............................................................................................................. 14

Revisión de lista de personas estudiantes beneficiarias ...................................................... 14

Envío de la lista de personas estudiantes verificadas: ......................................................... 15

Consultar lista de estudiantes con Cambios: ......................................................................... 17

Estudiantes FONABE: ............................................................................................................... 18

Recomendación de casos Nuevos de personas estudiantes para beneficio: .................. 19

Reportes Centros Educativos: .................................................................................................. 22

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Introducción: El programa de Transferencias Monetarias Condicionadas (TMC) Avancemos tiene como

objetivo brindar oportunidades a personas estudiantes de secundaria para el acceso y la

permanencia en el sistema educativo formal, mediante una transferencia monetaria

condicionada que complementa el ingreso familiar para atender los costos derivados de la

educación. Avancemos ha sido establecido y ejecutado siguiendo varios Decretos

Ejecutivos. Su creación se dio mediante el Decreto Ejecutivo N°

33154‐MP‐MIDEPLAN‐MEP‐MTSS‐MIVAH.

El seguimiento del cumplimiento de las condicionalidades educativas se realiza de forma

periódica anualmente para la totalidad de personas estudiantes que reciben el beneficio

de Avancemos, lo cual representa alrededor de175.000 personas estudiantes. Se requiere

que el proceso sea rápido y eficaz respecto a la situación académica real de la persona

estudiante, para dar cumplimiento al objetivo de la TMC y no afectar la emisión de los

pagos del beneficio durante los doce meses del año.

El Decreto que sustenta la ejecución del Programa Avancemos, establece una

corresponsabilidad entre el Ministerio de Educación Pública (MEP) e IMAS. Dentro de las

funciones definidas, al MEP le corresponde, por medio de las personas funcionarias de

los centros educativos definir aquellas que fungen como enlaces en los comités (CIPA y

CER) para dar seguimiento a Avancemos y la realización de la verificación de la

condicionalidad. Por su lado, el IMAS cuenta con personas funcionarias profesionales

ubicadas en las oficinas regionales para fungir como enlace.

El Área de Desarrollo Socioeducativo es la entidad responsable de la administración de la

página web, con el soporte técnico del Área de Tecnologías de Información, quienes

brindan el soporte técnico de la página.

El presente documento contempla información necesaria para la utilización de la

herramienta página de la plataforma web de Avancemos, diseñada para la realización de

la verificación de la condicionalidad, así como otros registros de información respecto a la

población estudiantil beneficiaria.

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Objetivo: Describir los pasos del uso de la plataforma web de Avancemos para consulta,

seguimiento, registro de potenciales personas beneficiarias la verificación de las

condicionalidades educativas de las personas estudiantes beneficiarias de la TMC

(Transferencia Monetaria Condicionada) Avancemos.

Alcance del documento: Este instructivo es para consulta respecto a la utilización de la plataforma web, por parte

de las personas funcionarias tanto del MEP como del IMAS, que son responsables del

seguimiento de las condicionalidades del programa Avancemos, y que el registro de la

información permite realizar consultas y toma de decisiones para la planificación.

A continuación, se mencionan las personas funcionarias que podrán realizar gestiones en

la plataforma, de acuerdo con un perfil definido:

ADSE: Personas funcionarias del Área Técnica- Asesora Desarrollo Socioeducativo, con

acceso a la plataforma web para consulta y generación de reportes.

ARDS: Personas funcionarias de las Áreas Regionales y Unidades Locales de Desarrollo

Social del IMAS, con acceso a la plataforma web para registro, modificación de consulta,

registros y generación de reportes estadísticos.

CIPAS: Personas funcionarias que ocupan puestos de Dirección en los Centros

Educativos, o en su defecto aquellas personas funcionarias en quien la persona directora

delegue esta función para el acceso, registro de datos sobre la situación académica de las

personas estudiantes del programa y realizar reportes estadísticos.

USUARIO CONSULTA: perfil de consulta de las personas beneficiarias del programa.

REGIONAL MEP: Personas Directoras Regionales del MEP, para consulta y reportes

estadísticos de los centros educativos que corresponden a su Dirección Regional.

I) Aspectos para tener en cuenta al utilizar la Plataforma

WEB:

1. Solicitud de acceso a la plataforma web:

El acceso a la página deberá ser solicitado al Área de Desarrollo Socioeducativo mediante

el envío de correo a la dirección electrónicawww.info_socio_educativo@imas.go.cr; por

parte de las personas funcionarias de los centros educativos o personas funcionarias del

IMAS, de las personas directoras Regionales del MEP, para consultar y registrar la

condición académica de las personas estudiantes, generar listados e ingresar solicitudes

de potenciales personas beneficiarias.

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Se debe solicitar el cambio de las personas con acceso, en el caso de que haya cambio

de persona directora o la persona autorizada y en aquellos casos que tienen problemas

con su usuario y contraseña web. Asimismo, ante situaciones de apoyo sobre el uso de la

plataforma web favor de comunicarse al teléfono: 2202-4039.

2. Motivos y Periodos de las verificaciones:

El proceso de seguimiento de las condicionalidades se deberá realizar dos veces en el año académico, según lo establece la Ley de Avancemos, y los periodos deberán coordinarse con las autoridades del MEP, para la comunicación y ejecución por todos los centros educativos del país. Los motivos a verificar o revisar para cada persona estudiante beneficiaria son:

Para la selección (poner check “√” en la casilla correspondiente), por parte de las personas con acceso autorizado y responsables de registrar en la página la situación académica del estudiante beneficiaria. Estos motivos se activan o desactivan por parte de TI., del IMAS, según los objetivos de cada proceso de verificación.

Primera Verificación: El objetivo es seleccionar los motivos anteriormente descritos

activos y registrar en la página web el Nivel Académico actual de la persona estudiante beneficiaria, según los registros de matricula realizada y el nivel académico registrados en las actas en el centro educativo en el periodo, para proceder con el trámite administrativo interno en el IMAS del monto de pago reajustado del beneficio mensual correspondiente al nivel académico que cursa actualmente la persona estudiante beneficiaria. Se deberá seleccionar los motivos en las pestañas que estén activas. Esta verificación se realizará preferiblemente al inicio del ciclo lectivo (en el tercero y cuarto mes).

Segunda Verificación: El objetivo es seleccionar de los motivos descritos que estén

activos y registrar en la página web la permanencia de la persona estudiante beneficiaria, según los registros de asistencia y los controles en el centro educativo en el periodo, para mantener activo o suspender en la página web el pago del monto del beneficio mensual. Esta verificación se programa después de las vacaciones de medio año por la deserción de las personas estudiantes beneficiarias del ciclo educativo.

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II) PROCEDIMIENTO (SECUENCIA DE PASOS DE OPERACIÓN

DEL SISTEMA)

Aspectos generales de la página web Avancemos

El acceso a la plataforma web del programa Avancemos se deberá realizar mediante la

dirección electrónica www.imas.go.cr/avancemos y se desplegará la siguiente pantalla:

Como se observa, en la página introductoria se ubica información general del programa

tal como:

• Las fechas de las verificaciones y anuncios para las personas autorizadas

• El link “Enlace de Avancemos”, que contiene la lista de los nombres de las

personas funcionarias Enlaces de cada una de las Oficinas Regionales del IMAS,

con sus respectivas direcciones electrónicas.

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• Se indica el correo electrónico: info_socio_educativo@imas.go.cr mediante el cual

podrán realizar consultas técnicas, informativas y el envío de boletas de solicitud

de acceso y usuario.

• Se dispone del link “Olvido su contraseña”, en la cual mediante la digitación del

código de usuario y dar clic en “Enviar Contraseña” el sistema le enviará la

contraseña al correo electrónico registrado en la plataforma.

• En el apartado de Documento se incluyen oficios sobre el Programa, plazos para la verificación, boleta de solicitudes de usuario de Centros Educativos y de las Personas Directores Regionales, entre otros.

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Ingreso a la página:

Perfil de personas usuarias internas:

Las personas funcionarias IMAS: Personas Profesionales del Área Desarrollo Socioeducativo (ADSE), tiene la responsabilidad de supervisar el funcionamiento de la pagina, con el apoyo técnico de TI., apoyo sobre el uso a funcionarios usuarios de la pagina, asignar códigos de usuarios y contraseña, seguimiento del proceso de verificación Personas funcionarias de las Áreas Regionales (ARDS) y Unidades Locales (ULDS) Aquellas personas funcionarias que requieren tener acceso para consulta debe solicitar la autorización al Área de Desarrollo Socioeducativo mediante correo electrónico a la dirección: info_socio_educativo@imas.go.cr; y completar la siguiente boleta.

Perfil de personas usuarias externas:

El proceso inicia con la solicitud por escrito (Anexo#1: Boleta de solicitud de usuario de CE) por parte de la Persona Directora del Centro Educativo (CE), en la cual indica las calidades, nombres y apellidos de las personas funcionarias tanto persona directora como de aquellas que autoriza del comité CIPA. Esta boleta se encuentra al ingresar a la plataforma web.

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Para los procesos de seguimiento y verificación de las condicionalidades se habilitó un usuario para las Personas Directores Regionales del MEP, con la finalidad que cada una de ellas pueda llevar un control respecto a los procesos de verificación que realizan los centros educativos de cada Dirección Regional. Para lo anterior deberán solicitar la siguiente boleta para asignarle usuario y contraseña:

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Al realizar el Área de Desarrollo Socioeducativo el trámite de registro de las personas funcionarias del comité CIPA, la plataforma generará un correo electrónico a las direcciones indicadas en la boleta remitida, según ilustración siguiente:

El sistema asigna un código de usuario y contraseña a la persona directora, así como a la persona funcionaria autorizada para los procesos de verificaciones de las condicionalidades del beneficio.

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Ingreso al módulo de verificación de las condicionalidades educativas

en internet (pagina web Avancemos):

El acceso a la plataforma web del programa Avancemos es a la dirección electrónica: www.imas.go.cr/avancemos, la persona funcionaria autorizada deberá ingresar a la plataforma digitando el número del código de usuario y contraseña asignado:

Cuando ya haya ingresado, se le presentará la pantalla siguiente:

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A partir de esta pantalla, la persona usuaria podrá realizar las siguientes acciones:

Búsqueda individual

• Por número de Identificación (ID): Se digita el número correspondiente y se toca el link “Buscar estudiantes” lo que despliega la siguiente pantalla, con los datos y condición de la persona estudiante.

• Por Nombre y apellidos completos: Se debe digitar nombre completo para ubicar la condición de la persona estudiante y se da click en el link “Buscar estudiantes” lo que despliega la siguiente pantalla, con los datos y su condición.

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• Por código Centro Educativo (código SIPO): Se digita el código asignado por la plataforma como código de usuario, lo que permite el despliegue de todas las personas estudiantes asignados al Centro Educativo, como

beneficiarias de Avancemos. Esto es solo exclusivo para funcionarios del IMAS.

Adicionalmente está el filtro por Nivel Educativo, con la finalidad de realizar consultas de manera más ágil.

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Proceso de verificación

Consiste en el registro y consignación electrónica de la condición académica actual de la persona estudiante matriculada y que es beneficiaria de Avancemos, quienes cuentan con resolución activa o suspendida en la plataforma web, y de todos los beneficiarios en el Centro Educativo. Para ingresar al módulo principal se digita el código de usuario asignado en el espacio

Código Centro Educ., luego se toca el link Buscar Estudiantes despliega el listado de las personas estudiantes beneficiarias relacionadas al centro educativo:

En la parte inferior de la pantalla, donde están los enunciados, se realiza una diferenciación de la población estudiantil, con color cremas aquellos que cuentan con resolución activa y en color verde aquellas personas estudiantes que ya fueron verificadas por el centro educativo y que el registro de la información fue exitoso. En el caso de aquellas personas que requieren un cambio, se puede observar al lado derecho donde indica Reportado). La “x” significa que ya el Centro Educativo lo remitió y no hay que reportarlo nuevamente. En la pantalla siguiente se ilustra los tres casos posibles según el color del fondo:

Respecto a la resolución suspendido (de fondo celeste) , se refiere a personas estudiantes a quienes se les ha suspendido el beneficio temporalmente, entre una de las razones, porque el centro educativo reportó “No matriculado”.

Revisión de lista de personas estudiantes beneficiarias

El primer paso para efectuar la verificación masiva es desplegar en la pantalla principal la lista de las personas estudiantes. Se obtiene digitando el código SIPO del Centro

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Educativo y tocar el link Buscar Estudiantes. En la parte inferior se despliega la lista que deberá ser revisada (contiene 50 personas estudiantes por pantalla).

Se selecciona la persona estudiante y se debe de señalar la pestaña de la columna

Condición Actual del Estudiante y registrar la que le corresponde, según los motivos:

Como paso previo se debe poner check“√” en la primera columna y señalar la condición

académica actual, en la columna #7“Condición Actual del Estudiante”

Paso siguiente revisar la columna Corrección de Nivel por parte del MEP, en la cual se registra y corrige el nivel académico que cursa la persona estudiante, o se informa al Enlace (Profesional Social) que atiende la zona en la cual se ubica el Centro Educativo, para la actualización de la condición de la persona estudiante. Debe seleccionar el nuevo

nivel en la columna que dice “Corrección de Nivel por parte del MEP”. La condición NO

REQUIERE CAMBIOS aplica para aquellas personas estudiantes que repiten por primera y segunda vez.

Envío de la lista de personas estudiantes verificadas:

Luego de que se han marcado las personas estudiantes y seleccionado la condición de

las mismas, se debe proceder a remitir la lista de estudiantes verificados mediante la

opción de Enviar Estudiantes con cambios. (Link de fondo rojo)

Casos de matricula mayor

a 50 estudiantes, estará

dividido por pantallas

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Se da clic en dicha opción y si el proceso se ha realizado correctamente (marcando cada

estudiante y seleccionando su actual condición), el módulo envía automáticamente la lista

de estudiantes verificados al Área Regional del IMAS que corresponde según el domicilio

de las personas estudiantes. Esto se corrobora si de inmediato aparece en color rojo la

consulta: ¿Desea enviar el listado con los cambios? En este momento se puede

revisar la lista de la población estudiantil verificada, los cuales estarán en color rojo. Si

todo es correcto, se da clic en SI.

Luego de marcar SI, aparece la siguiente ventana con el mensaje Los cambios se han

enviado correctamente (Las personas estudiantes enviadas no aparecen más en la

lista).

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Para seguridad debe revisarse que la población verificada ya no aparezca en la lista

inicial, pero que si está registrada en Lista de Estudiantes con Cambios. Al finalizar la

revisión del 100% la página genera un correo electrónico para las personas registradas

como usuario del proceso de verificación realizado.

Consultar lista de estudiantes con Cambios:

La persona usuaria de la página puede consultar los cambios registrados en el transcurso

de la semana, pulsando el link Lista de estudiantes con Cambios.

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Se aceza la pantalla intermedia, que se debe indicar el periodo de consulta en los

calendarios (aquí se debe poner la fecha inicial y la final para el rango a buscar) y tocar

link Buscar Estudiantes

Se obtiene todos los registros históricos en el rango seleccionado de los beneficiarios del

CE, y la condición de la persona estudiante.

Las bases de datos generados se pueden utilizarla opción de impresión o de exportar a

Excel para su archivo electrónico.

La pagina web actualiza (se refresca) cada fin de semana por lo cual los cambios

consultados en este link al inicio de la semana siguiente aparecen en el link “Buscar

Estudiantes”

Estudiantes FONABE:

Este link permite la búsqueda en las bases de datos de las personas estudiantes

remitidos por FONABE del año previo y matriculadas en el periodo académico actual en

sétimo año, para proceder a ligarlo con el centro educativo al que ingresó, lo anterior para

llevar a cabo el trámite administrativo para la activación de las resoluciones y el respectivo

pago del beneficio.

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Los filtros de búsqueda pueden ser por número de ID, por apellidos y nombre ó por

provincia cantón y distrito y pulsando Buscar Estudiantes. Ubicada la persona estudiante

se debe pulsar Enviar Estudiantes para su registro. La página tiene habilitado la

generación de reporte Lista de Estudiantes Enviados.

Recomendación de casos Nuevos de personas estudiantes para

beneficio:

Los centros educativos a través de los Comités CIPA pueden referir personas estudiantes

en condición de pobreza con la finalidad que una persona funcionaria del IMAS lleve a

cabo la valoración social para el otorgamiento del beneficio, para lo cual se deberá

ingresar los datos en la plataforma tocando el link Nuevos Estudiantes, para desplegar la

pantalla siguiente:

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Aquí el sistema permite la consulta de estudiantes ya sea nuevos sin información en el

SIPO, con información en SIPO pero sin el subsidio de AVANCEMOS y/o Estudiantes con

el Subsidio de AVANCEMOS e indica el Centro Educativo de donde está registrado.

• En caso de no tener registro debe digitar todos los datos solicitados en la pantalla

para proceder a Guardar los datos de solicitud de la persona estudiante.

• Cuando se digita el número de cédula y se da TAB los datos se llenan

automáticamente de la base SIPO y si cuenta con subsidio de AVANCEMOS la

persona estudiante se desplegará en la parte superior el siguiente mensaje. Se

debe revisar y actualizar los datos disponibles (principalmente la dirección de

residencia) para la ubicación de la oficina regional del IMAS que le corresponde

tramitar la solicitud y se procede a guardar los datos.

Importante aquí indica el Código y Centro Educativo y el Estado de la Resolución

de la persona estudiante, esta información cuando se envíe al profesional en

Desarrollo Social podrá cambiar el código de Centro Educativo.

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Para el registro y envío el sistema tiene un mensaje de alerta o seguridad.

• Como tercera posibilidad está:

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Reportes Centros Educativos:

El link de reportes tiene dos opciones como se observa en la gráfica:

Las consultas se podrán realizar ya sea por año, Cod Centro Educativo asignado por

IMAS, Cod Centro Educativo MEP (código presupuestario) Modalidad y/o Nombre

Regional MEP

La generación del reporte es de utilidad para el seguimiento del proceso de las

verificaciones realizadas en el año.

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Además podemos el tener la cantidad total de personas estudiantes con el beneficio por

CE, cantidad de personas estudiantes verificadas y el porcentaje de las verificaciones

realizadas durante el periodo.