Presentacin

El Archivo, clasificacin, caractersticasToda organizacin o dependencia, persona natural, jurdica, coleccionista particular nosotros mismos contamos con un archivo, los conocemos como conjunto, de esta forma cuando explicamos el trmino archivo tenemos que entenderle como agrupacin o conjunto, otra caracterstica importante es que existe organizacin, jerarqua, funciones, competencias, temtica asuntos y es acumulable. Como tal y como esencia tambin existe ordenamiento y clasificacin. Sin ello no podemos entender sus divisiones. La palabra archivo tiene triple acepcin (significado), contamos con el trmino archivo que define el contenido documental que genera uno varios productores en el mbito de sus funciones. Por ejemplo ESSALUD, quien general documentos con un propsito tiene un productor general que es la entidad y una serie de subdivisiones que de acuerdo a su naturaleza le llamaremos secciones documentales como resultado de funciones especficas o generales que se orientan al propsito principal de la entidad. En su otra ascepcin un Archivo en la dependencia o entidad que custodia informacin y archivo es la unidad o expresin mnima de informacin documental. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas definiciones, tantas como archiveros (Heredia, 2011, 46). Una de las ms nociones que conocemos es la que aporta Fermn Abella, 1877, quien no limita al archivo "como slo la reunin o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa particular cuando estn metdicamente ordenados, sino tambin al lugar en el que se conservan y custodian para que sirvan de consulta". Es decir, se refiere al conjunto organizado de documentos que prestan servicio y tambin del lugar en el que se conservan. Ahora el archivo se genera en forma inexcusable de esta manera se genera en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada, en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores.

Es decir, se ha utilizado el trmino archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el lugar donde se conservan y la institucin que los gestiona. Entender como archivo el espacio fsico, es decir el continente, tiene cada vez menos defensores pues la mayora de los autores prefieren utilizar en la actualidad en su lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo. Este Conjunto orgnico de documentos que se acumulan en el proceso de una gestin administrativa, realizada por una persona o institucin pblica o privada, que se conserva respetando su procedencia y orden originales, para servir de testimonio e informacin o como fuente para la historia.

Es importante conocer otras caractersticas que tienen los archivos porque en virtud de ello podemos identificar el mbito de nuestro trabajo a la hora de trabajar con documentos.

LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN, En tal sentido debemos entender la clasificacin como una operacin intelectual que consiste en el establecimiento de categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional del fondo documental con la finalidad de describirlos, controlarlos y establecer vnculos.

Ventajas de la Clasificacin (Organizacin) de los archivos:Acelerar, la recuperacin de la informacin y por lo tanto el trmite administrativo de la institucin. Y en verdad la creacin de instrumentos y herramientas de control para el acceso, servicio y empleo de informacin es una de las ventajas de implementacin del proceso archivstico. Sin su aplicacin los Archivos careceran de elementos imprescindibles para funcionar sistemticamente. Ahorrar, espacio en el almacenamiento fsico.- Esta quiz sea la ms comn de las necesidades para quienes dirigen un centro de archivo. La necesidad de espacio no es carente de otras necesidades como son la infraestructura adecuada, disposicin de espacio para la implementacin de procesos y comodidad (ergonoma) de los servidores. En ese sentido nace una pregunta, podemos racionalizar el espacio limitndole al mximo para recibir los documentos y al mismo tiempo no aumentarle. Cuando nos planteamos esta pregunta estamos buscando su racionalizacin, esta es una labor de un archivero. Archivar, los documentos con unos criterios uniformes, aspecto fundamental para el personal que trabaja en las oficinas.Toda buena clasificacin se caracteriza por ser:

1. sencilla, para que pueda ser utilizada por todo usuario o trabajador sin necesidad de que sea un derivado de la implementacin de tcnicas documentales.

2. flexible, para que pueda variarse cuando es necesario, recogiendo los cambios o transformaciones que toda entidad en funcionamiento pasa o transcurre.

3. eficaz, para garantizar la recuperacin correcta de la informacin. Siendo identificable y cognoscible.

La metodologa archivstica se fundamenta en sus dos principios bsicos: el principio de procedencia formulado en el siglo XIX y el ciclo vital del documento que se consolida en el XX; y consiste en el mtodo analtico que permite conocer la institucin productora del fondo y los documentos generados por ella y es el denominado procedimiento de identificacin, soporte de todo el tratamiento archivstico.

Los Archivos o archivos o se transfieren o trasladan, no tienen movimientoMuchas son las clasificaciones de archivos, su contexto, su procedimiento y el trabajo que ah se realizan. Para el caso de la Seguridad Social, debemos hacer algunas distinciones.

Instrumentos de Gestin documental en oficinas.Muy bien ahora, como gestionamos el trabajo, la economa, los procesos tcnicos, la informacin, el traslado de documentos, el acopio, la preservacin de los documentos y todos aquellos procesos que debemos todo el tiempo tener presente para asegurar el buen trato a nuestros documentos?, Esta pregunta ha sido muchas veces abordada por especialistas y consultores en archivos en mltiples dependencias y entidades. En realidad cada instrumento de gestin es propio a la actividad o funcin desempeada por el productor. Es decir que algunos instrumentos de gestin no son propios para entidades en particular. En ese sentido empezaremos a distinguir los instrumentos generales de gestin de documentos en oficinas, su importancia, la forma en que debemos emplearlos y la manera de relacionarlos entre s.

Toda estructura para comenzar a conocer nuestro trabajo sigue una combinacin

ENTIDAD O PRODUCTOR FUNCION O COMPETENCIA DOCUMENTO O PRODUCCINEsta relacin nos permite acercarnos al trabajo de los archivos, la forma en que trabajemos en sus relaciones. Existe sin embargo (Con el ingreso de las teoras organizacionales) una nueva concepcin dinmica y es la relacin de los documentos entre s no solo como parte de una funcin, sino en su relacin as el enfoque del PROCESO

Debemos identificar a un instrumento de gestin, como una herramienta de conocimiento que permite generar valor al trabajo que realizamos a nivel de mbito estatal u organizacional.

EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES.

EL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVSTICOS

EL PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVSTICO

EL CUADRO DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS

EL INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES

LA GUIA DE ARCHIVOS

EL CATLOGO DE DOCUMENTOS

EL PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS:

El ndice de las series documentales

El inventario general

La tabla general de retencin de documentos

EL CALENDARIO DE ELIMINACIN DE DOCUMENTOS

EL PLAN ANUAL DE CAPACITACIN EN ARCHIVOS

EL MANUAL DE PREVENCIN DE SINIESTROS

EL ANLISIS E IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y EVALUACIN DE RIESGOS (IPER ARCHIVOS)

EL INVENTARIO

Inventario de series documentales (Registro)

Inventario de Eliminacin

Inventario de Transferencia

El documento de archivo, funciones, caractersticas, tipologa documental,El Expediente, caractersticas y normas que regulan su formacin. (Ley N 27444, General de Procedimiento Administrativo).Los Registros Clnicos o de Salud, caractersticas y consistencia (opcional)Los procesos tcnicos archivsticos: Administracin, Organizacin, Descripcin DocumentalTrminos de gestin documental: inventario, registro, depsito, etc.La Foliacin de documentos (Directiva 005-2008-AGN/DGAI)Las caractersticas internas y externas de documentos, Cmo identificarlos?Los instrumentos descriptivosEl proceso de normalizacin de la descripcinEjemplos de Descripcin Taller aplicativoessalud

[Ao]

Presentacin

[Escribir el subttulo del documento]

Irene

[Escribir la direccin de la compaa]

Instrumentos de Consulta

Instrumentos de Referencia

Instrumentos de Control

Instrumentos de Difusin

Instrumentos descriptivos

Instrumentos de IDENTIFICACIN

Instrumentos de VALORACIN

Ficheros

Catlogos

Cuadros de Clasificacin

GARCA RUIPEREZ Mariano (2013) Archivstica y Gestin Documental. Ayuntamiento de Toledo

VILLANUEVA BAZN Gustavo (2012) La Archivstica una ciencia en busca de s misma (Mxico 1915 1945) Universidad Internacional de Andaluca. Tesis doctoral

MENDO CARMONA, CONCEPCIN (2004) Consideraciones sobre el mtodo en archivstica Rev. DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), PP. 35-46