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ARCHIVO MUNICIPAL SANTA FE
MEMORIA ANUAL 2017
Memoria del Archivo Municipal 2017
ÍNDICE
1. Ingresos de fondos 2
2. Gestión y tratamiento documental 4
3. Preservación, conservación y restauración 5
4. Reproducción 6
5. Servicio a los usuarios 6
6. Educación 18
7. Difusión 18
8. Relaciones externas 23
9. Recursos 23
10. Resumen del fondo municipal 24
11. Proyectos y necesidades 24
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Memoria del Archivo Municipal 2017
1. INGRESOS DE FONDOS
La documentación ingresada durante el año 2017, en el Archivo Municipal de Santa Fe, ha correspondido a 39 unidades de instalación, que corresponden a 542 unidades descritas y a 6 metros lineales.
Las transferencias ordinarias han consistido en la serie de expedientes de licencias de obra de 2005, 35 unidades de instalación, que corresponden a 303 unidades descritas.
En la serie Fotografías ha ingresado 1 imagen, donada por la familia Ruiz Rovira del secretario del Ayuntamiento en 1936, Luis Ruiz Rovira.
Este año se han hecho 4 inserciones correspondientes en su mayoría a expedientes de obras.
En el Archivo Histórico se siguen describiendo las series de Expedientes judiciales de causas civiles, Expedientes de tributación, Disposiciones recibidas, Correspondencia, Expedientes de protocolo, Escrituras, Deslindes y Censos, se describieron 238 unidades en 2017, con unas fechas extremas de 1512 a 1936.
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Tabla de los ingresos por secciones
Código Sección Unidades de instalación
01 Gobierno 4
03 Servicios 35
05 Series facticias 1
Gráfico de los ingresos por secciones
Unidades de inst alación
Unidades de inst alación
Unidades de inst alaciónGobierno Servicios Series facticias
Comparativa de ingresos por secciones 2009-2016
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
Gobier
no
Obras
y ur
banism
o
Hacienda
Series
fact
icias
Hemerote
ca
Admini
strac
ión
Unidades de instalación 2009
Unidades de instalación 2010
Unidades de instalación 2011
Unidades de instalación 2012
Unidades de instalación 2013
Unidades de instalación 2014
Unidades de instalación 2015
Unidades de instalación 2016
Unidades de instalación 2017
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2. GESTIÓN Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
Se han descrito 542 documentos, a nivel de fracción de serie y de unidad documental, pertenecientes a las siguientes secciones del Archivo: Gobierno, Servicios y Series facticias, que corresponden a 39 unidades de instalación.
Gráfica de la documentación descrita por secciones
Unidades de descripción
0 50 100 150 200 250 300 350
Gobierno
Servicios
Series facticias
Unidades de descripción
Tabla de la documentación descrita por secciones
Código Sección Unidades de descripción
01 Gobierno 238
03 Servicios 303
05 Series Facticias 1
Si comparamos las cifras desde 2009 hasta 2017, la documentación descrita e incorporada al inventario en estos 6 años ha sido: 847unidades: 707 en 2009, 938 en 2010, 386 en 2011, 601 en 2012, 796 en 2013, 246 en 2014, 465 en 2015, 946 en 2016 y 542 en 2017.
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Comparativa de documentación descrita 2009-2017
0
100
200
300
400
500
600
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Gobierno
Obras y urbanismo
Hacienda
Series f act icias
Hemerot eca
Administ ración
3. PRESERVACIÓN, CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN
En cuanto a preservación hemos continuado con la limpieza de depósitos y control de temperatura y humedad, e instalación adecuada de los documentos. Durante este año 2017, hemos registrado la entrada del documento de Privilegios y confirmación de privilegios reales otorgados a la ciudad de Santa Fe sobre el impuesto de la alcabala. 1514-1687. Signatura: AMSF, 5107, tras su restauración.
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4. REPRODUCCIÓN
En este pasado año, en materia de reproducción de documentos para conservación y difusión, se han digitalizado 49 documentos para su difusión en línea. Se han recibido 22 solicitudes de reproducción de documentos por parte de los ciudadanos y 22 de uso interno.
5. SERVICIO A LOS USUARIOS
El Archivo cuenta con dos tipos de usuarios, por un lado la administración pública, fundamentalmente el Ayuntamiento de Santa Fe, y, por otro, la ciudadanía.
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El servicio de archivo dirigido a la administración se refiere a la consulta, solicitud de préstamos, informes y reproducción de documentos, mientras que la ciudadanía acude al Archivo para la consulta de documentos, información sobre la historia de la ciudad y la reproducción de documentos. El acceso a la documentación del Archivo se realiza de forma personalizada en sala o bien de forma remota o externa, a través del teléfono, fax o correo electrónico y página web.
En el marco de la transformación digital de la Administración Pública, en marzo de 2015, se implantó la administración electrónica en el Ayuntamiento de Santa Fe, a través de la creación del Registro General Electrónico y de la Gestión Electrónica de Expedientes, soportados en la plataforma esPúblico Gestiona. La Ley 11/2007 dio un gran impulso a la modernización de la Administración española al consagrar el derecho de los ciudadanos a relacionarse electrónicamente con la Administración. Todo esto apoyado por la entrada en vigor de las leyes 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público que vienen a configurar el escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí. Tales premisas han supuesto la obligación para la Administración de introducir los medios electrónicos en las distintas fases de los procedimientos administrativos que implicaran una interacción con el ciudadano.
La Administración Electrónica implica, además, rediseñar de un modo integral los procesos y servicios, así como revisar los planteamientos organizativos vigentes, lo cual no sería realizable sin el correspondiente cambio cultural. Se ha procedido a transformar los procedimientos de consulta, préstamo, elaboración de informes, sobre la base de nuevos formularios, adaptados a las exigencias del soporte digital y a la implantación del archivo digital.
En virtud del artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación y quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración, deberán relacionarse obligatoriamente de forma electrónica con las Administraciones Públicas. Esta obligación, que supone la eliminación del papel para comunicarse con la Administración, será totalmente efectiva hasta el 2 de octubre del 2018 puesto que es necesario que se realicen los cambios oportunos para su correcta implantación.
Además, la aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que establece el conjunto de criterios y recomendaciones que deberán ser tenidos en cuenta por las Administraciones Públicas, para el intercambio de información y la utilización de la información intercambiada. Además de la toma de decisiones tecnológicas que la garanticen, está obligando al Ayuntamiento, y por ende al Archivo, a abordar un proceso de normalización de plantillas y modelos procedimentales.
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5.1. Consultas
Tabla comparativa de consultas de la Administración y ciudadanos
Solicitudes de Consulta Tipo de usuario
En sala
Externas
Total
Unidades documentales consultadas
Unidades Administrativas
0 59 59 87
Hombres
30 7 37 52 Ciudadanía Mujer
es 22 6 28 72
TOTAL 52 13 124 211
En cuanto a las consultas (remotas y presenciales), se ha producido cierto desequilibrio entre las demandas de la administración y la ciudadanía: aunque las solicitudes estás más o menos igualadas, el número de unidades documentales consultadas de la ciudadanía superaron ampliamente a las de la administración.
En 2016, un dato importante es que todas las consultas por parte de las unidades administrativas se han producido de manera externa, por teléfono o a través de la plataforma esPublico Gestiona. La evolución del número de unidades de instalación consultadas, esta año de 2016 ha sido hacia el alza, llegando a duplicar las de 2015.
Las consultas en el Archivo son ciertamente erráticas; la puesta en marcha de proyectos de investigación por parte de la Universidad de Granada, que generalmente se limitan a un curso universitario, el inicio de programas de revisión del catastro, promovidos por la propia administración municipal, producen cambios bruscos en las cifras de consultas, tanto de la administración como de la ciudadanía. De manera que su ausencia provoca un descenso notable de las solicitudes en el cómputo parcial y general.
Gráfico comparativo de las consultas de 2006-2017
0
50
100
150
200
250
300
350
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
Administración
Ciudadanía
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5.2. Reproducción
La digitalización de los fondos ha aumentado la capacidad de reproducción del Archivo y ha promovido el aumento de las solicitudes de reproducción de documentos en formato electrónico, sobre todo para la administración.
En 2016 recibimos 48 solicitudes de reproducción, 13 de ciudadanos y 35 de la propia administración. En total se hicieron 393 reproducciones, entre fotocopias, fotografías y digitalizaciones. Sigue siendo apreciable el descenso del número de fotocopias realizadas para la administración. Tabla comparativa de reproducciones Administración y ciudadanía
Unidades
administrativas Ciudadanía Total Tipo de
reproducción Solicitudes Copias Solicitudes Copias Solicitudes Copias
Fotocopias 7 35 10 136 17 171
Fotografías analógicas
0 0 8 135 8 135
Formato electrónico
15 79 4 71 19 150
TOTAL 22 114 22 342 44 456
5.3. Préstamos e informes
El principal peticionario de los préstamos es la propia administración municipal. Desde el año 2015, los préstamos ya se realizan de manera electrónica.
Se han realizado 59 préstamos que corresponden a 71 unidades documentales y se han emitido 27 informes.
Préstamos Cantidad
Solicitudes de préstamo recibidas 59
Préstamos realizados 59
Unidades documentales prestadas 71
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Memoria del Archivo Municipal 2017
El descenso de préstamos si es significativo si lo comparamos con los realizados en 2009. Al observar la gráfica de los préstamos realizados a la administración podemos ver como la tendencia es descendente, aunque desde 2013 observamos un ligero ascenso. Gráfico de los préstamos a la Administración, 2006-2017
0
50
100
150
200
250
300
350
400
450
2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
años
nú
mer
o d
e d
ocu
men
tos
pre
stad
os
5.4. Servicio en línea
Desde junio de 2010, fecha en la que se puso en marcha la página web del Archivo Municipal, se ofrecen una serie de recursos electrónicos, como son los instrumentos de descripción, recursos referidos a la historia de la ciudad, materiales didácticos, guías de investigación, memorias anuales, etc., así como la documentación digitalizada, que ha cambiado sustancialmente el perfil del usuario, las estadísticas de consulta y el enfoque del servicio que presta el Archivo a los usuarios. En 2011 la página web tuvo 4.809 visitas y se consultaron 91.198 páginas, en 2012, aumentó considerablemente el número de visitas 7.175, pero disminuyó la cantidad de páginas consultadas, 61. 685. En 2013, han sido 12.627 visitas, casi el doble del año anterior, con 72.374 visualizaciones de la página Web. Durante el 2014 continua la línea ascendente en el número de visitas 18.891 y 235.537 páginas visualizadas. Mientras en el año 2015 se ha producido un descenso: hemos recibido 14.097 visitas y 113.418 visualizaciones de la web. En 2016, volvemos a tener un ascenso en el número de visitas, 17.061 y de manera considerable en las visualizaciones, 119.204. El descenso de consultas es de nuevo evidente en 2017, tanto en el numero de visitas, 11. 394 como en las visualizaciones, 43.378.
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Gráficas con el total anual de visitas y número de páginas consultadas
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Memoria del Archivo Municipal 2017
Tabla de visitas y páginas consultadas en 2017
Mes Nº de visitas
Promedio de visitas por día
Nº de páginas
Promedio de páginas por
dia
Promedio de páginas por
visita
Enero 1.159 37,97 3.903 125,90 3,3
Febrero 919 32,82 1.994 71,21 2,2
Marzo 1.142 36,84 5.128 165,42 4,5
Abril 1.005 33,50 4.468 148,93 4,4
Mayo 854 27,55 1.679 54,03 1,9
Junio 873 29,10 4.597 153,23 5,3
Julio 843 27,19 2695 86,94 3,2
Agosto 1.001 32,42 4.148 133,81 4,1
Septiembre 1.095 36,50 6.047 201,57 5,5
Octubre 958 30,90 1.537 49,58 1,6
Noviembre 728 24,27 4.497 149,90 6,2
Diciembre 817 26,35 2.689 86,74 3,3
TOTAL 11.394 375,41 43.382 1.427,26 45,50
Número de visitas 2017
0
200
400
600
800
1.000
1.200
nº de visitas
Enero Marzo Mayo Julio Septiembre Noviembre
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Memoria del Archivo Municipal 2017
Número de visualizaciones de la página Web
0
1.000
2.000
3.000
4.000
5.000
6.000
7.000
nº de páginas
Enero Marzo Mayo Julio Septiembre Noviembre
Gráfica comparativa de nº de visitas y nº de páginas en 2016
01.0002.0003.0004.0005.0006.0007.000
Enero
Febrero
MarzoAbril
MayoJunio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
02004006008001.0001.2001.400
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Promedio de visitas por página Hay tres picos importantes en las visitas: junio, septiembre y noviembre, tres meses en los que se pasa del 50%. En estos meses se produce un aumento considerable de las páginas que se visualizan en cada visita.
Promedio de páginas por visita
0
1
2
3
4
5
6
7
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
meses
nú
mer
o
Mapa de las ciudades que han visitado la web del Archivo año 2015
Este año han disminuido el número de visitas con respecto al año anterior, sin embargo han aumentado el número de los lugares desde donde nos han visitado. El radio de interés del Archivo sigue manteniéndose por los tres continentes, aunque se puede observar que es desde el continente americano desde donde más nos visitan.
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Memoria del Archivo Municipal 2017
Tabla de las ciudades con cien o más visitas en 2017
Ciudad País Nº de visitas
Mountain View Estados Unidos 1.271
Beijing China 1.213
Redmond Estados Unidos 1.001
Nueva York Estados Unidos 958
Indianápolis Estados Unidos 554
Berlín Alemania 474
Londres Reino Unido 293
Barcelona España 288
Madrid España 278
Simi Valley Estados Unidos 147
Rottweil Alemania 139
Hamburgo Alemania 259
Moscú Rusia 133
Otawa Canadá 115
5.5. El Archivo en Facebook Desde abril de 2011 el Archivo Municipal cuenta con una página en Facebook. A 31 de diciembre de 2017 contaba con 929 seguidores. La evolución es significativa: aumento de 66 en 2011, 70 en 2012, 170 en 2013, 155 en 2014, 233 en 2015, 136 en 2016 y 127 en 2017.
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Números de seguidores de Facebook del AMSF
Comparativa del número de seguidores 2012-2017
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
Seguidoresen 2012
Seguidoresen 2013
Seguidoresen 2014
Seguidoresen 2014
Seguidoresen 2015
Seguidoresen 2016
Seguidoresen 2017
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Alcance de la página de Facebook
Total de “Me gusta”
Visitas a la página
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6. EDUCACIÓN
El trabajo de asesoramiento para la investigación sobre la historia de Santa Fe, este año pasado se dirigió a alumnos de los colegios de Santa Fe. Se les ha asesorado para trabajos sobre Historia de Santa Fe partiendo de la consulta a las fuentes documentales del Archivo Municipal.
Se han realizado una visita guiada al archivo para el IES Francisco Ayala de Granada.
7. DIFUSIÓN
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Memoria del Archivo Municipal 2017
7.1. Exposiciones Centro de Interpretación de la ciudad de Santa Fe, Puerta de Sevilla Con motivo de la celebración del 525 Aniversario de la Fundación de Santa Fe, hemos colaborado en la organización de la exposición permanente del Centro de Interpretación de la ciudad de Santa Fe, inaugurada el 30 de septiembre de 2016.
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Memoria del Archivo Municipal 2017
7.2. Programa de fiestas de San Agustín 2017
En 2017 el Archivo Municipal de Santa Fe ha colaborado en la realización del programa de Fiestas de San Agustín con la preparación del dossier fotográfico que aparece en él y en el artículo “400 aniversario de la Fundación del convento de los Agustinos en Santa Fe.
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7.3. Conferencias. 525 Aniversario de la Firma de las Capitulaciones de Santa Fe El Archivo Municipal de Santa Fe ha acogido desde hace tiempo a investigadores que han realizado sus trabajos sobre la historia de Santa Fe, Granada y Andalucía, trabajos que se han plasmado en tesis y en publicaciones que han enriquecido, sobre todo en estas últimas cuatro décadas, la historiografía sobre la ciudad. Para la celebración del 525 Aniversario de la Firma de las Capitulaciones de Santa FE, el Archivo Municipal organizó el I ciclo de conferencias “Santa Fe en la Historia”, celebrado del 30 de marzo al 27 de abril de 2017. En este primer ciclo de conferencias se reunieron a algunos de estos investigadores, referentes para el conocimiento de la Historia de nuestra ciudad, desde la Fundación hasta la Edad Contemporánea. Además, simultáneamente a la celebración de estas conferencias, se homenajearon a dos investigadores e historiadores santaferinos que, por su reciente fallecimiento, no estuvieron presentes: Ángel Espinosa Cabezas, autor del libro Santa Fe. Aproximaciones geográfico históricas, (1995) y José Carrillo de Albornoz Fábregas, autor, entre otras publicaciones, de Al hilo de la Historia. Crónica de una familia de la Vega de Granada, (2002).
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Memoria del Archivo Municipal 2017
526 Aniversario de la Fundación de Santa Fe
El Archivo Municipal colaboró en la organización del ciclo de conciertos y conferencias Cantemus Domino en torno a la organización de la iglesia en el reino de Granada, a partir de 1492, tomando como punto de partida la fundación de la iglesia Colegial de la Encarnación de Santa Fe, que junto a la catedral de Granada, fue una de las primeras instituciones erigidas por los Reyes Católicos.
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Memoria del Archivo Municipal 2017
8. RELACIONES EXTERNAS
Se ha renovado el convenio de colaboración, con el Instituto Universitario “General Gutiérrez Mellado” para que el Archivo Municipal sea un centro de referencia donde el alumnado de la edición número 18 del curso Especialista Universitario en Archivística organizado por la UNED, pueda realizar sus prácticas.
9. RECURSOS
Recursos humanos El Archivo Municipal cuenta con dos personas en plantilla: el archivero municipal (técnico superior) y una técnica de archivo (técnico medio).
El personal del Archivo ha impartido y participado en diferentes cursos:
Curso de paleografía y Tipologías documentales modernas, 10ª edición. 2017-2018, organizado por el Colegio Oficial de Doctores y Licenciados de Granada.
Máster de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid, Curso 2016-2017.
IX. Jornada Técnica de Archivos de Granada “Normas de descripción archivística. Estado de la cuestión.” organizada por la Delegación territorial de Cultura, Turismo y Deporte, el 15 de diciembre de 2017.
Recursos materiales El Archivo Municipal no cuenta con un presupuesto específico. Las instalaciones ocupan parte de las dependencias de la casa consistorial, donde se encuentra el depósito administrativo, y parte del edificio del Centro Damián Bayón del Instituto de
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Memoria del Archivo Municipal 2017
América de la ciudad, equipamiento cultural donde el Archivo dispone del área de descripción, la sala de consulta y el depósito del subfondo histórico.
10. RESUMEN DEL FONDO MUNICIPAL
Año del documento más antiguo Año del documento más moderno
1492 2013
Documentación Metros lineales
Capacidad 724
Ocupación 684
Modificación respecto al año anterior 6
Disponibles 40
11. PROYECTOS Y NECESIDADES
Los proyectos el Taller “El Archivo Educa” para los cursos 4ª de ESO y 1º de Bachillerato de los Colegios de Santa Fe y el Curso de Formación para trabajadores del Ayuntamiento de Santa Fe “Gestión y Tratamiento documental” siguen vigentes para el año 2018. En cuanto a las necesidades, el Archivo sigue sufriendo dos carencias básicas en dos aspectos fundamentales de cualquier servicio público: falta de espacio adecuado para el depósito de documentos y el reconocimiento de mayor dedicación, jornada completa, de la técnica de archivo.
En cuanto a las instalaciones, el Archivo vive una provisionalidad que dura ya dieciocho años, lo que provoca un grave problema de espacio que impide que pueda llevar a cabo el calendario de transferencias con los plazos que establece su propio Reglamento. En la actualidad, no tenemos capacidad suficiente para recibir la documentación que genera el Ayuntamiento. Sufrimos una urgencia crónica que exige una solución definitiva al problema, tal como se ha planteado desde los responsables políticos de esta ciudad, pero que todavía no se ha atendido. El Archivo cuenta con dos depósitos que no comparten el mismo edificio dificultando las labores de consulta, préstamo y control de la documentación que ingresa en el Archivo, depósitos que no reúnen las mejores condiciones de instalación para el patrimonio documental de la ciudad: el
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depósito del Ayuntamiento no permite la climatización del espacio y solo se puede acceder por la escalera a partir de la primera planta, dificultando el traslado de la documentación. En cuanto al depósito del Centro Damián Bayón, además de lugar donde se custodia el patrimonio documental más antiguo de la ciudad, es almacén del centro, lo que provoca problemas de accesibilidad y tránsito. Tampoco es adecuada la proximidad de la maquinaria del ascensor, además, al ser un sótano, si bien tiene buenas condiciones de aislamiento, no es recomendable para instalar documentación.
Ante esta situación tan crítica el Archivo Municipal, junto con la Biblioteca Pública Municipal, presentamos una propuesta para adecuar el edificio de las Escuelas del Paseo como nueva sede de ambos servicios municipales. En nuestro caso, supondría garantizar la correcta conservación, acceso y difusión del patrimonio documental de la ciudad, y el ingreso de nuevos fondos en los próximos años. Las instalaciones de las Escuelas han revertido ya al Ayuntamiento y ahora se está procediendo a buscar la financiación necesaria para que se aborden las obras para su adecuación como Archivo y Biblioteca municipales.
Superficies aproximadas
Espacio Superficie útil (m2) Espacios de uso público
Vestíbulo/distribuidor 44
Despacho de dirección 15
Sala de consulta (6 plazas) 45
Sala/Aula polivalente (25 plazas) 45
Servicios (1+1+1) 15
Espacios de uso interno Despacho para el personal técnico 25
Almacén de material 12
Sala de Recepción de la documentación
25
Sala de desinfección y desinsectación
12
Sala de clasificación y ordenación 30
Depósitos 170
Totales 438
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Memoria del Archivo Municipal 2017
- Carencia de personal: en la actualidad, dos personas trabajamos en el Archivo; el Archivero, con jornada completa, y una técnica de archivo, con jornada parcial. Dado el nivel de exigencia del Ayuntamiento con respecto al Archivo, servicio que comienza a las 8:00 horas y termina a las 15:00, la necesidad de atender a la ciudadanía en cualquier hora de apertura del Archivo, ralentiza el servicio de consultas y préstamos (en este caso al Ayuntamiento) del Archivo, servicios que se resienten de forma notable, en cuanto que el Archivo lleva a cabo colaboraciones que tienen que ver con la cultura de Santa Fe: programa anual de fiestas de Santa Fe, El Jau y Pedro Ruiz, las Capitulaciones, etc., elaborando informes sobre la historia de la ciudad, mantenimiento de la página web del Archivo actualizando sus contenidos, desde hace siete años estamos en las redes sociales a través de Facebook como complemento a nuestro sitio web. Además, llevamos varios años trabajando con los centros escolares de la ciudad, organizando talleres y visitas sobre la historia y el patrimonio documental de Santa Fe, dentro del programa “El Archivo educa”, en las dependencias del Archivo. Tareas que exigen de una mayor dedicación por parte del personal y que con la ampliación de la jornada parcial de la técnica de Archivo a jornada completa se podrían abordar de manera más eficaz las demandas de los usuarios, tanto de la administración como de la ciudadanía en general.
Santa Fe, a 15 de febrero de 2018