Archivo general de la nación
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ación 2004
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
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Archivo de Trámite
Principios técnicos del manejo de la documentación activa
Políticas
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Ciclo VitalEtapa
Semiactiva
DocumentoEtapa Activa Etapa Histórica
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Etapa Activa
• Esta inicia en la unidad central de correspondencia y en las unidades de documentación en trámite
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Etapa Activa• Es a partir de la
recepción o creación de los documentos que toda actividad administrativa dentro de las dependencias tiene sustento. Y es a partir de ese momento que inicia el ciclo de vida de los documentos
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Archivo de trámite
• Es la Unidad responsable de la Administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa
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Actividades
• Recepción de correspondencia
• Seguimiento y control de documentos de trámite
• Despacho de correspondencia
• Organización y control de expedientes
• Control y préstamo de expedientes
• Transferencia Primaria
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Recepción
• La recepción de documentos constituye un acto jurídico y administrativo que compromete a la Dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional
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Políticas• 1.- Garantizar el control y seguimiento
institucional de la documentación recibida por la dependencia, desde el momento de su ingreso
• 2.- Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida, al área que se encargará de su trámite
• 3.- Garantizar que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones
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Seguimiento
• El seguimiento y control de la documentación recibida oficialmente en la Dependencia para su trámite, constituye un aspecto medular tanto para el correcto y oportuno desarrollo de la gestión administrativa, como para la adecuada integración y preservación de los recursos informativos de las instituciones públicas.
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Políticas
• 1.- Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la Dependencia, con el ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad
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Políticas• 2.- Que la información
tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la Dependencia
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Políticas
• Despacho de Correspondencia
• 1.- Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental.
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Políticas
• Archivación y control de documentos en trámite
• 1.- Mantener el seguimiento y control de los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional
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Políticas
• 2.- Auspiciar que al archivo ingresen sólo documentos oficiales, en el momento y del modo adecuado.
• 3.- Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta
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Transferencia
• Es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata (transferencia primaria).
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Políticas
• 1.- Garantizar que la documentación que carezca de utilidad inmediata para los trámites de las diversas áreas de la Dependencia sea entregada oportunamente a las instancias responsables de su conservación precaucional (Archivo de Concentración).
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Políticas
• 2.- Garantizar que sólo sea transferida la documentación que así lo amerite.
• 3.- Garantizar que la documentación transferida sea conservada en condiciones adecuadas al volumen y las características de los materiales semiactivos
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Políticas
• 4.- Garantizar que la documentación transferida sea rápida y correctamente organizada, de modo que pueda ser localizada y consultada cuando se requiera, auspiciando a la vez su adecuado manejo al preescribir el plazo de conservación precaucional.
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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
DISPOSICIONES GENERALES
DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
4 CONTROL DE GESTIÓN5 ARCHIVOS DE TRÁMITE,
CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO1 INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y
CONTROL0 EXPEDIENTES DE ARCHIVO
DE LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
TRANSITORIOS
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De los instrumentos de
consulta y
de control archivístico
El cuadro de clasificación archivística
El catálogo de disposición documental
Los inventarios documentales: General, Transferencia y de baja,
La Guía Simple
Sección V
Artículo Décimotercero
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CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
INSTRUMENTO TÉCNICO QUE REFLEJA LA ESTRUCTURA DE UN ARCHIVO CON BASE EN LAS
ATRIBUCIONES Y FUNCIONES DE CADA DEPENDENCIA O ENTIDAD
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LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL
DOF 20/02/2004
De los instrumentos de consulta y de control archivístico
I. El cuadro de clasificación archivística
II. El catálogo de disposición documental
III. Los inventarios documentales: General, Transferencia y de baja, y
IV. La Guía Simple
Octubre 2004
Enero 2005
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LEGISLACIÓN
Ley marco referente a archivos (públicos, privados, administrativos e históricos)
Normas que reglamenten el uso, la conservación, el manejo y el flujo de los documentos.
Sanciones a quienes contravengan lo dispuesto.
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ESTRUCTURA
COORDINADOR DE ARCHIVOS
Oficialía de Partes
ARCHIVOS DE TRÁMITE
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
ARCHIVO HISTÓRICO
Recursos humanos
Un órgano normativo y de
decisión
Los órganos operativos
Los canales de
comunicación necesarios
entre los distintos órganos
del sistema.
COMITÉ DE INFORMACIÓN
ARCHIVOS DE TRÁMITEARCHIVOS DE TRÁMITEARCHIVO DE TRÁMITE
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PROGRAMA
Cuadro General de
Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
ProducciónCirculación
UsoConservación
SelecciónEliminación
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¿ Creo que tengo que tomar un curso de archivo ?........
¡ Urgen..te..men..te !
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ARTÍCULO 4
V. MEJORAR LA ORGANIZACIÓN, CLASIFICACIÓN Y MANEJO DE LOS DOCUMENTOS
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La organización de un acervo responde a una triple necesidad:
Proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que la produjo.
Facilitar la localizaciónconceptual, es decir, de la informacióncontenida en el acervo.
Facilitar la localización física de cada documento o expediente, para su control y manejo.
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ES LA OPERACIÓN INTELECTUAL Y MECÁNICA POR LA
QUE LAS DIFERENTES AGRUPACIONES DOCUMENTALES
SE RELACIONAN DE FORMA JERÁRQUICA CON CRITERIOS
ORGÁNICOS O FUNCIONALES PARA REVELAR SU
CONTENIDO E INFORMACIÓN.
PEDRO LÓPEZ
ORGANIZACIÓN
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ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
SerieSerieSerie
S-serie+ S-serie+
Expediente° Expediente° Expediente ° Expediente °
UnidadDocumental
simple
UnidadDocumental
simple
Sección
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CLASIFICACIÓN
ES DIVIDIR O SEPARAR UN CONJUNTO
DE ELEMENTOS ESTABLECIENDO
CLASES, GRUPOS O SERIES, DE TAL
MANERA QUE DICHOS GRUPOS
QUEDEN INTEGRADOS FORMANDO
PARTE DE LA ESTRUCTURA DE UN
TODO.
TITULO
NOTAS
VOLUMEN
CODIGO DE
HISTORIAHISTOR
FECHAS
NIVEL
PRODUCTOR
REGLA
DOCUMENTACIÓN
FORMA
ORGANIZ
HISTOR
ARCHIV
V
A
L
O
R
NUEINGR
ALCCAN
LENGUA
REGLAS
ORUNI
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SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
ACCIONES
FUNCIONAL
ASUNTOS
MATERIA
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ORGÁNICO
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SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
ACCIONES
FUNCIONAL
ASUNTOS
MATERIA
ESTRUCTURA ORGÁNICA
ORGÁNICO
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Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica
FONDO
SerieSerieSerie
S-serie+ S-serie+
Expediente° Expediente° Expediente ° Expediente °
UnidadDocumental
simple
UnidadDocumental
simple
Sección
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FONDO
SerieSerieSerie
S-serie+ S-serie+
Expediente° Expediente° Expediente ° Expediente °
UnidadDocumental
simple
UnidadDocumental
simple
Sección Sección
Son las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables
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IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES
COMUNES ACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE SIRVEN DE APOYO PARA EL EJERCICIO DE LAS COMPETENCIAS PARA LASQUE HA SIDO CREADO EL ORGANISMO
SUSTANTIVASACCIONES ADMINISTRATIVAS QUE CONSTITUYEN LA RAZÓN DE SER DEL ORGANISMO
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ESTRUCTURA ARCHIVISTICA
FONDO
SECCIÓNSECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
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JERARQUIZACIÓN
FUNCIONES COMUNESLEGISLACIÓN
ASUNTOS JURÍDICOS
PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS FINANCIEROS
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
SERVICIOS GENERALES
TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN SOCIAL
CONTROL DE AUDITORÍAS
PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
ACCESO A LA INFORMACIÓN
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ación 2004CODIFICACIÓN
FUNCIONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN
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PRIMER NIVEL
DE FUNCIONES COMUNES
CÓDIGO SECCIONES
1C LEGISLACIÓN
2C ASUNTOS JURÍDICOS
3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
4C RECURSOS HUMANOS
5C RECURSOS FINANCIEROS
6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
7C SERVICIOS GENERALES
8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
9C COMUNICACIÓN SOCIAL
11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
10C CONTROL DE AUDITORÍAS
12C ACCESO A LA INFORMACIÓN
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ación 2004PRIMER NIVEL
DE FUNCIONES SUSTANTIVAS
CÓDIGO SECCIONES
1S
2S
3S
4S
5S
6S
7S
8S
9S
N
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FONDO
SECCIÓNSECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
SERIE SERIE SERIE
División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico
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ESTRUCTURA ARCHIVÍSTICA
FONDO
SECCIÓNSECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
SERIE SERIE SERIE
SUBSERIESUBSERIE
SUBSERIE
SUBSERIESUBSERIE
SUBSERIESUBSERIE
SUBSERIESUBSERIE
SUBSERIESUBSERIE
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5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros 5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal5C.4 Ingresos
5C.5 Libros contables
5C.6 Registros contables (glosa)
5C.7 Valores financieros5C.8 Aportaciones a capital
5C.9 Empréstitos
5C.10 Financiamiento externo
5C.11 Esquemas de financiamiento
5C.12 Asignación y optimización de recursos financieros
5C.13 Créditos concedidos5C.14 Cuentas por liquidar certificadas5C.15 Transferencias presupuestales5C.16 Ampliaciones presupuestales5C.17 Registro y control de pólizas de egresos5C-18 Registro y control de pólizas de ingresos5C.19 Pólizas de diario5C.20 Compras directas5C.21 Garantías, fianzas y depósitos5C.22 Control de cheques5C.23 Conciliaciones5C.24 Estados financieros5C.25 Auxiliares de cuentas5C.26 Estado del ejercicio del presupuesto5C.27 Fondo rotatorio5C.28 Pago de derechos
05.5.1 LIBRO MAYOR
O5.5.2 LIBRO DE DIARIO
05.5.3 LIBRO DE BALANCES
05.5.4 LIBRO DE INVENTARIOS
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FONDO
Sección 7C RECURSOS MATERIALES
Serie 7C.3 SERVICIOS BÁSICOS
Subseries: 7C.3.1 Suministro de energía eléctrica
7C.3.2 Suministro de agua potable
7C.3.3 Suministro de agua purificada
7C.3.4 Suministro del gas
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FONDO
SerieSerieSerie
S-serie S-serie+
UnidadDocumental
simple
UnidadDocumental
simple
Sección
Expediente Expediente Expediente Expediente
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FONDO
Sección 4C RECURSOS HUMANOS
Serie
Expediente
4C.3 EXPEDIENTE ÚNICO DE PERSONAL
Tipos documentales
Filiación
FM2 (en su caso)
Dispensa de edad (en su caso)
Cartilla de liberación (en su caso)
Comprobantes de domicilio
Acta de nacimiento
Constancia máxima de estudios
Contratos
Movimientos únicos (FUNP)
Licencias sin goce de sueldo
Licencias con goce de sueldo
Licencias médicas o cuidados maternos del ISSSTE
Suspensiones temporales en sueldos y funciones
Comisiones
Estimulos y recompensas
Actas administrativas
Días económicos
Alta acreedor a pensión
Integración de antigüedad
Comprobantes de cursos de capacitación
Renuncia
Licencia prejubilatoria
Hoja de servicio
Dictámenes o actas de accidentes de trabajo
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IDENTIFICACIÓN
VALIDACIÓN
FORMALIZACIÓN
CAPACITACIÓN
JERARQUIZACIÓN
CODIFICACIÓN
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ORDENACIÓN
ES LA OPERACIÓN DE UNIR UN CONJUNTO DE DOCUMENTOS, RELACIONANDO UNOS CON OTROS, DE ACUERDO A UNA UNIDAD DE ORDEN ESTABLECIDA DE ANTEMANO.
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Teoría de las tres edades.Rousseau
Documentos activos
Documentos Semiactivos
Documentos inactivos
Creación de documentos
Procedencia interna
Procedencia externa
Valor Primario máximoConservación en los espacios administrativos
100% de
documentos creados
Eliminación de cierto número de documentos
Centro de procesamiento de semiactivos o centro de archivo
a) Primario reducido
b) Primario débil
c) Primario nulo
Eliminación de cierto número de documentos
TRANSFERENCIA
Valor secundario máximo
Depósito de archivo
5 a10% del conjunto de documentos creados
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Cuadro General de
Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
ProducciónCirculación
UsoConservación
SelecciónEliminación
CONSTITUTIVOS
SOPORTE
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IDENTIFICACIÓN
Es el proceso de investigación y sistemátización de categorías archivísticas en las que se sustenta la estructura de un fondoObjetivo: asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales
FONDO
SECCIÓN
S S SS
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SERIE DOCUMENTAL
+ + + +
Qué es? Conjunto de expedientes deEstructura y contenido homogéneo
De quién? De un mismo órgano o sujeto Productor
Cuándo? En el ejercicio de sus atribuciones oFunciones específicas
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PROCEDENCIA INSTITUCIONAL
Constituye el origen de la documentación, reconoce los aspectos que le dan cuerpo y sentido a la serie.
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CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL
Informa los soportes,
tipología, volumen y
organización.
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DESCRIPCIÓN INFORMATIVADeriva de la utilidad institucional de las series documentales.
+Cubre contenido informativo, +Relación entre serie y función, +Periodo que cubre la serie,
+Relación entre la serie en cuestión y otras series y otras fuentes de información afines,
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VALORACIÓN
Es el proceso de análisis de la información desde diferentes ópticas , y apartir de los resultados de dicho análisis se establece su utilidad o valor a lo largo de su ciclo de vida, y se asigna tiempo y espacio de conservación o eliminación
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VALORACIÓN PRIMARIA
IDENTIFICACIÓN Y DETERMINACIÓN DE LOS
PLAZOS Y MODALIDADES DE USO DE LOS
DOCUMENTOS POR PARTE DE LAS
INSTITUCIONES QUE LOS PRODUCEN O
CONSERVAN
VIGENCIA es la necesidad institucional de retener por determinado tiempo sus documentos
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VALOR ADMINISTRATIVO
AQUEL QUE POSEEN LOS
DOCUMENTOS PRODUCIDOS O
RECIBIDOS POR UNA INSTITUCIÓN Y
SIRVEN COMO TESTIMONIO DE SUS
PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES
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VALOR FISCAL
ES AQUEL QUE TIENEN LOS
DOCUMENTOS QUE PUEDEN
SERVIR DE TESTIMONIO DEL
CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIONES TRIBUTARIAS
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VALOR LEGAL
ES EL PLAZO DURANTE EL CUAL
LOS DOCUMENTOS SE CONSERVARÁN
EN LA INSTITUCIÓN PARA SU POSIBLE USO Y
ASÍ CERTIFICAR DERECHOS U
OBLIGACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA O DE SUS CIUDADANOS.
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CRITERIOS DE VALORACIÓN PRIMARIACUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
ADMINISTRATIVO
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE EL
TRÁMITE O LA ACTIVIDAD CON LA QUE
SE RELACIONAN LOS DOCUMENTOS QUEDE
CONCLUÍDO O PRESCRITO
EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA DE
LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PERIODOS DE TRÁMITE, FRECUENCIA DE CONSULTA
Y NORMAS DE PRESCRIPCIÓN APLICABLES
JURÍDICO O LEGAL
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE
LOS DERECHOS U OBLIGACIONES
CERTIFICADOS POR LOS DOCUMENTOS CESEN O
PRESCRIBAN
EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y
LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN
JURÍDICA DE LA DEPENDENCIA
MEDIANTE LA LEGISLACIÓN APLICABLE QUE ACREDITE
DERECHOS U OBLIGACIONES JURÍDICAS,
ASÍ COMO EL PLAZO DE PRESCRIPCIÓN DE LOS
MISMOS
FISCAL
DETERMINAR EL PLAZO O EVENTO PARA QUE
CESE O PRESCRIBA LA NECESIDAD DE COMPROBAR O
JUSTIFICAR LOS GASTOS DE LOS RECURSOS
PÚBLICOS
EL ÁREA TRAMITADORA CON EL APOYO DEL ARCHIVISTA Y
LA SUPERVISIÓN Y VALIDACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA DEPENDENCIA Y DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
MEDIANTE LA NORMATIVIDAD TÉCNICA Y
JURÍDICA VIGENTE QUE JUSTIFIQUE EL MANEJO Y
USO DE FONDOS, ASÍ COMO EL PLAZO O EVENTO QUE
CANCELA SU UTILIDAD PROBATORIA
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VALORACIÓN SECUNDARIA
ES LA IDENTIFICACIÓN Y APLICACIÓN DE
LOS USOS QUE LOS DOCUMENTOS
TENDRÁN PARA LA INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA Y SOCIAL EN TODOS SUS
CAMPOS, ASÍ COMO SU UTILIDAD COMO
FUENTES DE INFORMACIÓN DE
CARÁCTER ÚNICO O PERMANENTE.
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CRITERIOS DE VALORACIÓN SECUNDARIA
CUÁL QUÉ QUIÉN CÓMO
EVIDENCIAL
DETERMINAR SI TIENE VALOR PERMANENTE EN VIRTUD DE DERECHOS Y
OBLIGACIONES IMPRESCRIPTIBLES
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LA LEGISLACIÓN
NORMATIVA NACIONAL E INTERNACIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
TESTIMONIALDETERMINAR SI DA
CUENTA DE ASPECTOS DE LA EVOLUCIÓN DE LA
INSTITUCIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LOS PROPIOS
DOCUMENTOS QUE DAN CUENTA DE LA
EVOLUCIÓN INSTITUCIONAL (APLICACIÓN DE
MUESTREO)
INFORMATIVO
DETERMINAR SI LA INFORMACIÓN ES ÚTIL A
LA SOCIEDAD Y SU APLICACIÓN A
CUALQUIER CAMPO DE INVESTIGACIÓN
MEDIANTE EL ANÁLISIS DE LAS CORRIENTES Y
LAS FUENTES DE INVESTIGACIÓN, ETC.
(APLICACIÓN DE MUESTREO)
GRUPO INTERDISCIPLINARIO DE ARCHIVISTAS Y ESPECIALISTAS EN DIFERENTES AREAS DE INVESTIGACIÓN
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05C RECURSOS FINANCIEROS
5C.1 Disposiciones en materia de recursos financieros Valor legal en copia5C.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros Valor contable5C.3 Gastos o egresos por partida presupuestal Valor contable5C.4 Ingresos Valor contable5C.5 Libros contables Valor contable 5C.6 Registros contables (glosa) Valor contable5C.7 Valores financieros Valor contable5C.8 Aportaciones a capital Valor contable05.9 Empréstitos Valor contable0.510 Financiamiento externo Valor contable05.11 Esquemas de financiamiento Valor contable05.12 Asignación y optimización de recursos financieros Valor contable05.13 Créditos concedidos Valor contable05.14 Cuentas por liquidar certificadas Valor contable05.15 Transferencias presupuestales Valor contable05.16 Ampliaciones presupuestales Valor contable05.17 Registro y control de pólizas de egresos Valor contable05-18 Registro y control de pólizas de ingresos Valor contable05.19 Pólizas de diario Valor contable05.20 Compras directas Valor contable05.21 Garantías, fianzas y depósitos Valor contable05.22 Control de cheques Valor administrativo05.23 Conciliaciones Valor contable05.24 Estados financieros Valor contable05.25 Auxiliares de cuentas Valor contable05.26 Estado del ejercicio del presupuesto Valor administrativo05.27 Fondo rotatorio Valor contable05.28 Pago de derechos Valor contable
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REGULACIÓN:
¿ CUÁLES ?
¿ CUÁNDO ?
¿ CÓMO ?
PLAZOS DE VIGENCIA
INSTRUCCIONES DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
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PLAZOS DE VIGENCIA
DETERMINACIÓN DEL TIEMPO QUE PERMANECEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNIDAD DE ARCHIVO
TRÁMITE CONCENTRACIÓN HISTÓRICO
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DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ES LA DETERMINACIÓN DE REGLAS Y NORMAS A PARTIR DE LA VALORACIÓN PRIMARIA O SECUNDARIA, PARA ESTABLECER PLAZOS DECONSERVACIÓN Y MODOS DE TRANSFERENCIA Y DEPURACIÓN A LOS CUALES DEBEN SUJETARSE LOS DOCUMENTOS A LO LARGO DE SU CICLO VITAL DE ACUERDO CON SUS USOS ESPECÍFICOS.
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CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
ES EL REGISTRO GENERAL, SISTEMÁTICO Y
NORMALIZADO DE LOS VALORES DE DISPOSICIÓN
DE TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES, YA SEA
PRODUCIDOS O RECIBIDOS EN UN SISTEMA
ADMINISTRATIVO
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ación 2004
5C RECURSOS FINANCIEROS
5C.2 Programas y proyectos sobre
recursos financieros administrativo 3 0 3 BAJA
5C.3 Gastos o egresos por partida
presupuestal contable 3 2 5 BAJA
5C.4 Ingresos contable 2 3 5 BAJA
5C.5 Libros contables contable 4 1 5 PERMANENTE
5C.6 Registros contables (glosa) contable 3 2 5 BAJA
5C.7 Valores financieros contable 1 4 5 MUESTREO
AT.AC
T.
DISPOSICIÓNvalor
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MUESTREO
Es la selección deliberada de algunos expedientes, volúmenes o cualquier otro formato de una clase o serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación
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IDENTIFICACIÓN:Procedencia Institucional
Caracterización Documental
Descripción informativa
VALORACIÓN:Primaria
Secundaria
REGULACIÓN:Plazos de Vigencia
Instrucciones de Disposición Documental
CONTROL:Registro de Acciones de
Disposición Documental
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencial y el destino final.
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ación 2004
Vigencias documentales y solicitudes de información
Expedientes que contienen documentos que fueron objeto de una solicitud de información se conservan por dos años más
Vigencia documental 6 años
Objeto de solicitud de información 2 años
VIGENCIA COMPLETA 8 AÑOS
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ación 2004
TIPOS DE TRÁMITE
• TRAMITE MECANIZABLE– Son los que se repiten de manera sistemática, si bien
manejando datos variables, pero que no afectan la estructura de la gestión.
• TRÁMITE NO MECANIZABLE- Son los que estan motivados por los asuntos
que surgen inexorablemente de la inconstancia, el azar y la novedad a que está sujeta la existencia.
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TRÁMITES MECANIZABLES• La información se maneja
por medio de formatos.Estructura
Cubre todos los aspectos relevantes y necesarios para la gestión y que serán comunes a todos los casos.
Impresa desde antes de usarse y contiene los espacios libres para que en ellos se deposite la información que hace a cada caso diferente.
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ación 2004
TRÁMITE NO MECANIZABLE
• Requieren atención caso por caso y son parte cotidiana en cualquier oficina, no es posible mecanizar la gestión. Se recurre a instrumentos de comunicación administrativa como los oficios, la memoranda, etc.
• El tratamiento de cada caso es individual.
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ación 2004
•Documento que sin importar su forma o medio ha sido creado, recibido, manejado y usado por un individuo u organización en cumplimiento de obligaciones legales y en el ejercicio de su actividad.Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.Constituye el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por tanto se trata de documentación única.
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Esta estructurado en conjuntos de documentos organizados que se interrelacionan.
Son o pueden ser: Patrimonio Documental.
Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precaucional por su vigencia fiscal o legal, posteriormente, previa valoración documental pasan al Archivo General de la Nación y/o Archivo Històrico de la dependenia o entidad para su conservación permanente o se tramita su baja por carecer de valor evidencial o testimonial.
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Documentos creados o recibidos por una institución o individuos en el curso de trámites administrativos o ejecutivos.
Son producidos en forma natural en función de una actividad administrativa.
Son comprobantes de la realización de un acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de envios diversos, facturas de correspondencia de entrada y salida, tarjetas de asistencia, etc.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA
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No son documentos estructurados en relación a un asunto.Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año.No son transferidos al Archivo de Concentración.Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su utilidad.
DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA
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Documentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en lainformación que contiene para apoyo de las tareas asignadas.
Generalmente son ejemplares múltiples que proporciona información, no son originales: se trata de ediciones, reprografías o acumulación de copias y fotocopias que sirven de control.
Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificialmente por unidades temáticas.
Por lo general no se consideran patrimonio documental, se destruyen y solo se conservan aquellos por su valor de información.
No se transfieren al Archivo de Concentración.
Carecen de conceptos tales como vigencia o valores administrativos.
DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO