Archivo
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Archivo de gestión
Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación en trámite o
sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas. Con carácter general, no podrá custodiar documentos
que superen los diez años de antigüedad
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Depósito
• Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.
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Expediente
• Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
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Cuadro topográfico
• Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo.
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Soporte
• Material físico en el cual se registra la información (papel, pergamino, cintas, discos magnéticos, etc.).
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Inventario
• Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su organización en series documentales.
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Minuta
• Documento que se hace para documentar una reunión, asamblea cual sea el fin determinado que requiera la empresa.
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DIPLOMATICA
• Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
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DOCUMENTO ACTIVO
• Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
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DOCUMENTO INACTIVO
• Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales.
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ENCUADERNACION
• Cubierta para proteger documentos cosidos o pegados, en forma de libro.
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FOLIO
• Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
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HERALDICA
• Técnica que estudia los escudos de armas o blasones, analizando su origen, rasgos simbólicos, evolución y significado socio-jurídico.
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INDICE
• Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
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INDICE CRONOLOGICO
• Listado consecutivo de fechas.
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LEGAJO
• En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad documental.
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MANUSCRITO
•Documento escrito a mano.
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ORGANIGRAMA
• Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo.
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PROTOCOLO
• Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales, que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
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REGISTRO DE DOCUMENTOS
• Anotación de los datos del documento en los modelos de control.
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REGISTRO TOPOGRAFICO
• Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación, indicando su posición exacta en un depósito de archivo.
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REPROGRAFIA
• Conjunto de procedimientos destinados a la multiplicación foto técnica y la policopia de documentos, mediante técnicas como la fotografía, la fotocopia y el microfilm.
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TIPOLOGIA DOCUMENTAL
• Estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse según su origen y características diplomáticas.
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TOPONIMIA
• Estudio del origen y significación de los nombres propios de un sitio o lugar.
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GUIA
• Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.