Apuntes de la Materia de Informática II de Informatica... · Deshacer y Rehacer ... Formato de...

2010

M.A. Rigoberto López Escalera

Facultad de Contaduría y Ciencias

Administrativas

Apuntes de la Materia de Informática II



2

Objetivo general del curso:

Al finalizar el curso el alumno será capaz de identificar los elementos que

implican el manejo y uso de la hoja de cálculo así como también sus

aplicaciones más comunes tales como formulas y funciones, gráficos, bases

de datos, escenarios, etc.

Justificación La necesidad de realizar cálculos para muchas tareas cotidianas se remota a una historia de más de mil años. Es precisamente esta necesidad la que desencadena el origen y desarrollo de máquinas para facilitar los cálculos, que después dieron origen a la computadora moderna. Las viejas y enormes computadoras podían realizar más operaciones en un tiempo mucho menor y con mayor precisión que cualquier persona. Con el pasar de los años, el uso de la PC (Personal Computer) se vuelve popular a partir de 1980, cuando se desarrolla software que facilita algunas tareas diarias de las personas comunes y no sólo de gobiernos o centros de investigación. Uno de los programas de software más útiles fue la hoja electrónica de cálculo.



3

Índice

Principios de la Hoja de Cálculo

Libros y hojas Pantalla principal de Excel 2007 Cinta de opciones Acceso rápido con el teclado Botones divididos Cuadros de diálogo Barra de herramientas de acceso rápido Entrada de datos Crear un libro nuevo Referencia de una celda Celda activa Entrada y edición de datos Deshacer y Rehacer Combinaciones de celdas Cortar, copiar y pegar Portapapeles de Excel Mover y copiar sólo con el ratón Borrar contenido y formato de celdas Parámetros de fila y columna Operaciones con filas y columnas Trabajo con Hojas de Cálculo Manejo de las hojas de un libro Insertar celdas Eliminar celdas Formato de Datos Alineación, rotación y sangría Formatos de celda Bordes Sombreados y tramas Combinar celdas Copiar formato Formato de Número Formato Fecha Formato de Número de contabilidad Formato de Porcentaje Estilos Estilos de celda Dar formato como tabla Formato condicional



4

Ordenar datos Series de autollenado Filtros Hipervínculos Fórmulas y funciones Rangos Crear fórmulas Prioridad en las operaciones Fórmulas con funciones definidas Utilizar Autosuma Errores de fórmulas Errores de sintaxis y cálculos erróneos Asistente de funciones Funciones estadísticas básicas Copiar fórmulas Fórmulas que utilizan funciones y operadores Promedio ponderado Porcentajes Trabajo con fechas y horas Cómo trabajar con Excel con las fechas Funciones básicas de fecha y hora Funciones financieras básicas =PAGO(Tasa,Nper,VA) =VA(Tasa,Nper,Pago) =NPER(Tasa,Pago,VA) =TASA(Nper,Pago,Va) =VF(Tasa,Pago,VA,Tipo) Cálculos complejos Referencias Referencias relativas Referencias absolutas Referencias mixtas Pegado especial Pegar vínculos Referencias 3D Nombres Funciones lógicas o condicionales Función SI Función CONTAR.SI Función SUMAR.SI



5

Opciones de visualización Zoom Paneles Manejo de objetos Ficha Insertar Formas Insertar y modificar imágenes Gráficos Principales tipos de gráficos Gráfico de Columnas o Barras Gráfico Circular Gráfico de Líneas Tabla de datos Creación de gráficos Ejemplo de edición de gráficos Mover y borrar gráficos Series de gráficos Gráfico SmartArt Características especiales Comentarios Ir a Buscar y reemplazar Ortografía Botón de Microsoft Office Guardar y Guardar como… Ver y Guardar como página Web Opciones especiales: Abrir Opciones especiales Nuevo libro Enviar a una dirección electrónica Vista preliminar Área de impresión Imprimir una hoja Imprimir más de una hoja Configurar página



6

Hoja de Cálculo La aparición de la hoja de cálculo marcó un notable incremento en la aceptación de la computadora personal (PC) como herramienta de trabajo en los pequeños negocios, las escuelas y en el hogar, ya que permite automatizar muchas tareas que antes se realizaban con una hoja de papel, lápiz y tal vez una calculadora. Aunque hay muchas marcas de hojas de cálculo, Microsoft Excel es la más popular del mundo. Excel es parte de los programas de la suite de oficina Microsoft Office. Aunque este material tiene como base Excel (Microsoft Office Excel 2007), después de estudiarlo serás capaz de trabajar con cualquier marca de hoja de cálculo a al que te enfrentes en el futuro.

Actividad 01 Reflexión previa Describe 5 situaciones en que las personas tenían necesidad de realizar cálculos, antes de la aparición de las calculadoras y computadoras. 1._________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 2.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 4._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5._______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



7

Principios de la Hoja de Cálculo

Libros y hojas

Los archivos de la hoja de cálculo se conocen como libros. Un libro está formado de una o más hojas de cálculo. En su concepción más simple, una hoja de cálculo es un cuadriculado de filas y columnas sonde se pueden guardar datos y aplicar fórmulas. La utilidad y el poder de la hoja de cálculo están en su capacidad de realizar cálculos con la información que contiene la hoja. Las hojas de cálculo tienen la enorme ventaja de que si alguno de los datos cambia, no es necesario volver a hacer los cálculos, ya que los resultados se actualizan automáticamente.

Pantalla principal de Excel 2007

Al iniciar MS Excel 2007 se crea un nuevo libro en blanco. La nueva interfaz de la versión 2007 facilita al usuario encontrar los comandos que necesitas. Los comandos del programa se encuentran agrupados en las diferentes fichas que contiene la cinta de opciones.

1

2

8

3

4 5

6

7



8

1.- Botón de Microsoft Office. Agrupa los comandos básicos para abrir, guardar e imprimir un archivo. Este botón es común a casi todas las aplicaciones de Microsoft Office 2007. Sustituye al menú Archivo de versiones anteriores de Office. 2.- Cinta de opciones: Está compuesta por fichas en las que se organizan comandos o acciones específicos. Los controles de cada ficha se organizan además en varios grupos. 3.- Barra de herramientas de acceso rápido: Contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha que se esté mostrando en la Cinta de opciones. 4.- Cuadro de Nombres: Muestra la referencia o dirección de la celda activa. 5.- Barra de Fórmulas: Muestra el contenido real de la celda activa y permite modificarlo. 6.- Celda Activa: Indica la celda seleccionada donde se introducirán los datos. 7.- Barra de Titulo: Muestra el nombre del programa del libro activo. 8.- Hojas de Cálculo: Muestra los nombres de las hojas de un libro. Con un clic puedes cambiar a otra hoja o renombrar una hoja con doble clic.

Cinta de opciones

La Cinta de opciones está diseñada para ayudarte a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar tu trabajo. La cinta de opciones reemplaza los menús tradicionales de las versiones anteriores de Office. Los comandos se encuentran organizados en grupos lógicos, que a su vez se concentran en fichas. Estas fichas están relacionadas con un tipo de actividad, como trabaja con fórmulas, insertar objetos o utilizar vistas de trabajo.

Grupos Botones de comandos

Fichas



9

TIP Puedes ocultar o mostrar la Cinta de opciones presionando las teclas <Ctrl+F1>. También puedes ocultar la cinta haciendo doble clic en la ficha activa. La cinta de opciones también se maneja en otros programas de Microsoft Office 2007 como Access, PowerPoint o Word. Nota Importante: En este material utilizaremos la siguiente nomenclatura para localizar algún comando en la cinta de opciones: Ficha/Grupo/Comando Por ejemplo, para referirnos al botón Copiar que se encuentra en el grupo Portapapeles de la ficha de Inicio, simplemente se mencionará: Ficha Inicio/ Portapapeles/Copiar

Excel 01 Pantalla principal Excel 2007

Acceso rápido con el teclado

Algunas personas se sienten más cómodas y trabajan más rápido utilizando únicamente el teclado y dejando el ratón para algunas acciones menores. Para ello, casi todas las aplicaciones tienen combinaciones de teclas que hacen las mismas funciones que muchos botones de comando. Presiona y suelta la tecla <Alt>. Aparecerán pequeñas etiquetas sobre cada función disponible en la ficha activa como muestra en la siguiente imagen:

1.Ficha

2.Boton Copiar

3.Grupo



10

Presiona la letra o las teclas que aparecen sobre la función que desees utilizar. Dependiendo las teclas que presiones podrán aparecer nuevas etiquetas. Sigue presionando las teclas hasta llegar al comando o control específico que desea utilizar.

Para que desparezcan las etiquetas sobre los botones, únicamente vuelve a presionar la tecla <Alt>.

Botones divididos

En las aplicaciones de Microsoft Office 2007 muchos botones están divididos en dos secciones. La primera sección muestra un icono de identificación. Si haces clic con el ratón sobre él, se ejecuta la acción inmediatamente. Al lado de la imagen aparece un pequeño triángulo que indica que existe un menú colgante con más opciones para ese botón. Observa la siguiente imagen

Cuadros de diálogo

En algunos Grupos aparece en la parte inferior derecha una pequeña flecha diagonal. Esta flecha se llama iniciador de cuadros de diálogo. Al presionarla, aparecerá una caja con más opciones relacionadas ala Grupo. También puede aparecer un apanel de tareas con opciones detalladas de alguna actividsad. Por ejemplo, éste es el Cuadro de diálogo asociado al grupo Fuente.

Si das clic en la cubeta, inmediatamente las celdas seleccionadas se rellenarán con el último color utilizado.

Si das un clic en este triángulo se desplegarán más opciones de color para el relleno.



11

Desde aquí se tienen opciones relacionadas al formato de las fuentes, que no aparecen directamente en el grupo de botones. Barra de herramientas de acceso rápido es una barrapersonalizable con comandos independientes a la Cinta de opciones. Te ayuda a tener acceso rápido a los comandos que más utilices en un trabajo. Los comandos predeterminados de la barra son Guaradar, deshacer, repetir e impresión rápida. Puede ubicarse en dos lugares: a lado del botón de Microsoft Office o debajo de la Cinta de ocpiones. Puedes agregar o eliminar botones de comando de la Barra de herramientas de acceso rápido de dos maneras diferentes: 1.- Haz clic en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en el extremo derecho de la barra. Aparecerá un cuadro de diálogo coo el siguiente, y desde ahí puedas agregar o eliminar los comandos que desees.



12

2.- Haz clic sobre cualquier botón de la cinta de opciones del botón secuandario del ratón y después selecciona la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Esto agrega el comando seleccionado a la barra de herramientas de acceso rápido, de modo que sea de fácil acceso.

Actividad 02 Conociendo Excel

1. Inicia MS Excel 2007. 2. Escribe cuáles son los grupo dentro de las siguientes fichas:

Ficha Insertar __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Ficha Datos __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Ficha Fórmulas __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Sin la ayuda del ratón y utilizando las teclas de Acceso rápido, escribe cuáles son las combinaciones de teclas parta seleccionar los siguientes comandos: Cambiar de fuente (Ficha Inicio/Fuete) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Negritas (Ficha Inicio/Fuente) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________



13

Zoom (Ficha Vista/Zoom) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Imágenes prediseñadas (Ficha Insertar/Ilustraciones) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Texto Centrado (Ficha Inicio/Alineación) ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. Agrega los comandos: Guardar como, Cerrar y Salir. Ordénalos de manera que queden como en la siguiente imagen:

5. Escribe los títulos de los cuadros de diálogo adicionales, que se ubican en los siguientes grupos de la Ficha Insertar. Fuente ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Alineación ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Número __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

6. Revisa tu respuesta anterior y observa que los tres cuadros (Fuente, Alineación y Número)

son en realidad el mismo cuadro de diálogo.

Escribe los nombres de todas las fichas que estén en este cuadro de diálogo:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________



14

Entrada de datos

Crear un nuevo libro

Recuerda que un archivo de Excel se llama libro. Un libro contiene una o más hojas de cálculo. Se puede crear un nuevo libro en cualquier momento, aún cuando exista ya un libro en pantalla. Para crear un libro utiliza el botón de Microsoft Office/Nuevo… o la combinación de teclas <Ctlr+U>. En el nuevo libro los datos se empiezan a introducir en el punto de inserción de la celda activa. Puedes hacer clic en cualquier celda para que se la celda activa y poder introducir datos en ella.

Excel 02 Opciones de Excel para un nuevo documento

Referencia de una celda

La hoja de cálculo se compone de celdas, formadas por la intersección de una columna (vertical) y una fila (horizontal). Las columnas de identifican con letras (A, B, C…) y las filas de identifican con números (1, 2, 3…). Para referirnos a una celda, se utiliza la letra de la columna y el número de la fila que la forman, por ejemplo A1, B4 ó C12. A esto se llama referencia de la celda.

Celda activa

Cuando trabajas con una hoja de cálculo, siempre hay una celda resaltada o seleccionada. Ésta es la celda activa. Si escribes algo o aplicas algún formato, los cambios tendrán efecto sobre la celda activa. Para cambiar la celda activa puedes usar el ratón o moverte por la hoja de cálculo usando las teclas de desplazamiento del teclado. La dirección o referencia de la celda activa aparece en el cuadro de nombres, por ejemplo:



15

Actividad 03

Conceptos básicos

Define los siguientes conceptos clave relacionados con las hojas de cálculo:

1. Libro: ____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Hoja de cálculo:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Celda:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Fila:

___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Columna:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Referencia: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Celda Activa:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



16

Entrada y edición de datos Para introducir un dato en la celda activa simplemente se escribe con el teclado, pero el dato no entra en la celda hasta que presionas la tecla <Enter> o te cambies a otra celda (cambies de celda activa). Es importante mencionar que los comandos de la cinta de opciones (a excepción de los de grupo Fuente) no funcionan mientras estás introduciendo un dato: es necesario presionar <Enter> o cambiar de celda.

Para editar (modificar) un dato, haz doble clic en la celda que lo contiene, o bien corrige la información directamente en la Barra de Fórmulas.

Cuando los datos no caben en una celda, la hoja de cálculo despliega una serie de signos de número (#####) en la celda si es un dato numérico, o bien, muestra el dato truncado si es texto. En realidad el dato está completo en la celda, aunque el espacio para mostrarlo no sea suficiente.

Cuando estudiemos las fórmulas, verás también que una fórmula mal escrita o un error en los cálculos, desplegarán un código especial en la celda. En otras palabras, es posible que veas algo en la celda cuando el contenido real sea otro.

Siempre puedes verificar el contenido real de la celda activa en la Barra de Fórmulas. Si la celda contiene un dato numérico, puedes acercar el puntero del ratón a la celda para desplegar una etiqueta con el contenido completo de dicha celda.

Excel 03

Referencia de una celda y edición de contenido



17

Deshacer y Rehacer

Al trabajar en un libro, Excel va guardando en una lista todos los cambios que se van haciendo. Si cometes un error puedes deshacer la última acción que se haya realizado con sólo dar clic al botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido usando la combinación de teclas <Ctrl+Z>. El menú colgante de este botón (el triángulo hacia abajo del botón Deshacer) muestra en un orden las últimas acciones que se han realizado y puedes seleccionar tantas como quieras deshacer.

En caso contrario, si queremos repetir o restaurar una acción utilizamos el botón Rehacer de la misma Barra de Herramientas de acceso rápido o la combinación de teclas <Ctrl+Y>. El botón Rehacer también tiene su menú colgante (el triángulo hacia abajo) para restaurar múltiples acciones.

Actividad 04 Rehacer o Repetir

El botón Rehacer a veces se convierte en el botón Repetir y cambia de forma. Otras veces el botón no está disponible y queda inhabilitado. Experimenta con el programa y los botones Deshacer, Rehacer (o repetir) y deduce:

1. ¿Cuándo aparece el botón Rehacer?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Dibuja el botón Rehacer.

3. ¿Cuándo aparece el botón Repetir? ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. Dibuja el botón Repetir.

5. ¿Cuándo se deshabilita el botón Rehacer?

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________



18

Combinaciones de teclas

Aprender algunas teclas o combinaciones de teclas puede ahorrarte mucho tiempo cuando trabajas en una hoja de cálculo. Muchas combinaciones son las mismas que en otras aplicaciones, lo que facilita su aprendizaje. Esta tabla muestra las teclas y combinaciones de las teclas que se pueden utilizar para mover rápidamente el punto de inserción, para seleccionar o para editar celdas.

Teclas Desplazamiento

Flecha izquierda Moverse una celda a la izquierda

Flecha derecha Moverse una celda a la derecha

Flecha abajo Moverse una celda hacia abajo

Flecha arriba Moverse una celda hacia arriba

Inicio Ir a la primera celda de una fila

Ctrl + Inicio Ir a la celda A1

Ctrl + Fin Ir a la última celda de datos

Av Pag Avanza hacia abajo una pantalla

Re Pag Avanza hacia arriba una pantalla

Ctrl + flecha izq. Ir a la primera columna

Crtl + flecha der. Ir a la última columna de datos

Ctrl + flecha arriba Ir a la primer fila de un bloque de datos

Ctrl + fecha abajo Ir a la última fila de un bloque de datos

Teclas Selección

Shift + flechas Seleccionar un rango de celdas contiguas

Ctrl + Clic Seleccionar un rango de celdas no contiguas

Ctrl + Barra Espaciadora

Seleccionar toda la columna

Clic en la letra de columna

Seleccionar toda la columna

Clic en el número de fila

Seleccionar toda la fila



19

Teclas Edición

Doble clic Editar un dato en la celda seleccionada o en la barra de fórmulas

Clic en la barra de fórmulas Edita el dato de la celda seleccionada en la barra de fórmulas

Enter Introducir el dato de la barra de fórmulas a la celda

Esc Salir del modo de edición sin introducir nuevos datos o sin realizar cambios a la celda

Nota: Para utilizar una combinación de teclas debes mantener presionada la primera tecla y luego presionar la segunda tecla. Cuando se ejecuta la acción suelta las dos teclas.

Actividad 05

Navegador en la hoja de cálculo

1. Escribe en la hoja siguiente la referencia de las celdas rellenas en esta tabla:



20

Amarillo

Azul

Gris

Naranja

Negro

Olivo

Púrpura

Rojo

Violeta

2. Inicia en el Excel una hoja de cálculo nueva. 3. Usando las teclas de desplazamiento adecuadas, busca y anota aquí:

Las letras de la última columna: El número de la última fila: La referencia (dirección) de la última celda: En total, ¿con cuántas celdas cuenta una hoja de Excel 2007?:

4. Introduce en la hoja de cálculo la información que se muestra en la siguiente figura, usando exactamente los datos y celdas que se muestran.

Por ahora no te preocupes por el formato (colores, ancho, alto de las celdas, entre otros), únicamente asegúrate que cada dato esté correcto y en la celda que le corresponde.

5. Guarda tu trabajo en la carpeta que el profesor indique con el nombre Pagos05.xlxs

Cortar, copiar y pegar

En el grupo Ficha Inicio/Portapapeles se encuentran los comandos Pegar, Cortar, Copiar, y Copiar formato.



21

Copiar y Cortar son acciones similares que sirven para pasar un dato o datos seleccionados a una memoria temporal especial llamada portapapeles. El portapapeles de Excel 2007 se muestra automáticamente en la pantalla cuando contiene varios elementos, a menos que se encuentre desactivado. Para ver el portapapeles en cualquier momento, utiliza el iniciador de cuadro de diálogo del Grupo Portapapeles (la flechita diagonal que está en la esquina inferior derecha del grupo) o bien presiona dos veces la combinación de teclas < Ctrl+C>.

Portapapeles de Excel

La imagen muestra tres elementos que se han almacenado en el portapapeles, ya sea que hayan sido copiados o cortados de la hoja de cálculo. Para pegar algunos elementos del portapapeles en el punto de inserción, simplemente se hace un clic sobre él Al copiar (botón Copiar o (<Ctrl+C>), los datos seleccionados permanecen en su posición original en la hoja de cálculo y una copia se crea en el portapapeles. La acción cortar (botón Cortar o <Ctr + x>), borra el contenido seleccionado de su lugar de origen. Al momento de Copiar o Cortar, alrededor de la celda o celdas seleccionadas, se activa una línea punteada animada. Para desactivarla presiona la tecla <Esc>.

La acción Pegar (botón Pegar o<Ctrl + V>) coloca el contenido almacenado en el Portapapeles en la ubicación que se elija: puede ser incluso en una hoja diferente o en el otro libro y se puede utilizar las veces que sean necesarias. El portapapeles Excel 2007 puede guardar hasta 24 elementos seleccionados.



22

Cuando se usa el comando Pegaren alguna celda, Excel 2007 inserta automáticamente una etiqueta inteligente de pegado. Con esta etiqueta puedes elegir si el nuevo contenido tendrá el mismo formato que en la celda original o si deseas aplicarle otro formato para que coincida con el formato de su nueva ubicación, entre otras opciones. La etiqueta inteligente de pegado permite realizar algunas acciones con mayor rapidez y ahorra tiempo para el formato apropiado de la celda. Analiza las opciones que tiene la etiqueta inteligente de pegado que se muestra en la siguiente figura:

1 Aplica el mismo formato que tenía la celda copiada. 2 Aplica el mismo formato que tiene la celda donde se está pegando la información 3 Deja el mismo formato con el que fue copiada la celda. 4 Aplica el formato numérico que tenían las celdas al ser copiadas. 5 Aplicar sólo el formato de la celda copiada, pero no pega el contenido de dicha celda. 6 Vincula las celdas origen y destino, de modo que si cambian los valore de origen, automáticamente cambiarán los valores en el destino.

Actividad 06

Portapapeles Las acciones de Copiar, Cortar y Pegar tienen estos nombres porque nos recuerdan las actividades que se tenían que hacer para crear documentos antes de que existieran las computadoras. Utiliza el siguiente espacio para crear un artículo de algún tema de tecnología, utilizando información y

1

2

3

4

5

6



23

recortes de periódicos o revistas. Organiza la información para que concluyas al menos 3 fragmentos diferentes de textos y al menos 2 imágenes. Para realizar este artículo debes: Copiar algún fragmento de texto de periódicos o revistas, sin alterar el original. Cortar textos e imágenes y colocar estos recortes en una mesa que hará la función de portapapeles. Pegar estos textos e imágenes tomándolos del portapapeles para ubicarlos en su nuevo destino.

Mover y copiar sólo con el ratón

Puede mover la información de una o más celdas seleccionadas con ayuda del ratón, arrastrando la selección de un borde mientras el apuntador del ratón cambia su forma a cuatro flechas: Para copiar mientras se arrastra una selección, se mantiene presionada la tecla <Ctrl> hasta que se suelta la información en su nueva posición (suelta primero el botón y luego la tecla Control). Como ayuda adicional, junto al puntero del ratón aparece un signo + y una pequeña etiqueta con el nombre de la celda a la que te estás desplazando. Nota: Cuando mueves o copias sólo con el ratón, la información no se guarda en e l portapapeles.

Borrar contenido y formato de celdas

La tecla <Del> o <Supr> en tu teclado es la forma más fácil de eliminar el contenido de las celdas seleccionadas. Sin embargo, esta tecla no elimina el formato ni los comentarios que pudieran tener celdas. Utiliza el comando Ficha Inicio/ Modificar/Borrar cuando sea necesario borrar algo en especial. Analiza las opciones:

Borra el contenido de la celda y su formato. Borra solamente el formato de la celda.

Borrar solamente el contenido de la celda,

quedando preestablecido el formato.

Borra solamente los comentarios asignados a la celda.



24

Excel 04 Copiar, Cortar y Pegar (incluye mover y borrar)

Parámetros de fila y columna

Puedes modificar el ancho de una columna o el alto de una fila directamente con el ratón. Para

cambiar el ancho de una columna, coloca el puntero en el extremo derecho del encabezado de

columna (la letra de columna), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Para cambiar el alto de una fila coloca el puntero en el extremo inferior del encabezado de la fila (el número de fila), hasta que tome la forma de dos flechas y arrastra.

Adicionalmente, cuando el puntero tiene la forma de flechas, puedes hacer doble clic para un

ajuste automático que se adapta a los contenidos de las celdas en una fila o columna.

Si necesitas aplicar dimensiones especificas a columnas o filas, selecciona en la Ficha

Inicio/Celdas/Formato/Alto… o Ancho…



25

Excel 05

Parámetros de fila y columna

Operaciones con filas y columnas

Para seleccionar una fila completa o toda una columna, haz clic en el encabezado de columna o de fila. Veras que el puntero cambia a la forma de una flecha gruesa vertical para columnas u horizontal para filas. Si en este punto haces un clic secundario con el ratón, un menú contextual te dará opciones para insertar, eliminar, ocultar o mostrar filas o columnas.

Aparece también una mini barra de herramientas que es útil para aplicar formato al área seleccionada. Esta mini barra facilita el trabajo con fuentes, estilo de fuente, tamaño de fuente, color de texto, y uso de decimales. No es personalizable. Para mostrar de nuevo una fila o columna oculta, hay que hacer un clic secundario justo en la línea donde debería estar la fila o columna que se desea mostrar, cuando el puntero del ratón toma la forma de doble línea con doble flecha. En la figura siguiente por ejemplo, está oculta la columna F.

También puedes utilizar las teclas <Ctrl +Shift +(> para mostrar las filas de la sección o <Ctrl + Shift + )> para mostrar las columnas.

Mini barra de herramientas

Menú contextual



26

Excel 06 Insertar, eliminar, ocultar y mostrar y columnas

Actividad 07

Manejo de celdas

1. Inicia Excel y abre el libro Pagos.xlsx que se encuentra en tu CD o carpeta de actividades.

2. Modificar el título de la tabla a “Pagos realizados en 2005”.

3. Agrega a partir de la celda 13 los títulos de los meses de agosto a diciembre.

4. Abre el portapapeles de Office.

5. Con ayuda del ratón, las teclas de acceso rápido y el portapapeles, realiza las siguientes acciones:

a) Copia los gastos del mes de enero y pégalos en octubre y diciembre. b) Haz que los pagos de agua de los meses de febrero y marzo, sea iguales a los de agosto

y septiembre. c) Pega sobre los datos de Luz y Teléfono de junio y julio, para que sean iguales a los de

agosto y septiembre. d) Copia los gastos de Gas de marzo y abril, pues debe ser el mismo para agosto y

septiembre. e) En el mes de noviembre se pagaron cantidades iguales que en otros meses: Agua igual

que en marzo, Luz igual que en agosto, Teléfono igual que en abril y Gas igual que enero.

6. Selecciona completa las filas 1 - 7 y copia la tabla en A10.

7. Modifica el segundo título a “Pagos realizados en 2006”.

8. Escribe los pasos que realizaste para copiar la tabla completa.



27

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. ¿Cuántos elementos tienes en el portapapeles? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Trabajo con hojas de cálculo

Manejo de las hojas de un libro

Un nuevo libro de Excel tiene de forma predeterminada tres hojas de cálculo. Aunque para muchas aplicaciones estas tres hojas son suficientes, en ocasiones es necesario insertar más hojas, reorganizar o incluso eliminar alguna hoja existente. Las hojas están identificadas con etiquetas que de forma predeterminada se llama Hoja1, Hoja2, Hoja3, etcétera. Puedes cambiar el nombre de una hoja haciendo doble clic sobre su etiqueta.

Además de cambiar el nombre, es posible mover, copiar, insertar o eliminar hojas de cálculo en un libro, haciendo un clic secundario sobre la etiqueta de una hoja de cálculo: Si el menú contextual eliges el comando Mover o copiar…, aparece la siguiente caja de diálogo:



28

Para insertar una hoja de cálculo nueva sigue alguno de estos pasos:

Haz clic en la ficha Insertar hoja de cálculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de las hojas existente en un libro. La nueva hoja se insertará al final de las demás hojas, pero puedes arrastrarla a una nueva posición.

Para insertar una hoja nueva antes de una hoja seleccionada, da clic al comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar hoja…

También puedes dar clic a una hoja de cálculo existente con el botón secundario del ratón y el menú contextual seleccionar Insertar. Desde el cuadro de diálogo Insertar que se despliega, selecciona Hoja de cálculo.

Para eliminar una hoja de cálculo existente utiliza el comando Ficha/Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar hoja… También puedes eliminar una hoja haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre la etiqueta de la hoja de cálculo y seleccionando Eliminar del menú contextual.

Permite elegir el libro actual o un nuevo libro

para mover o copiar la hoja seleccionada

Define en qué lugar del libro se desea mover o

insertar la hoja

Si se activa esta opción se crea una copia de la

hoja seleccionada. Si está desactivada, solo se

mueve la hoja a la nueva posición.



29

Excel 07

Manejo de las hojas de un libro

Insertar celdas

Es posible insertar una celda en cualquier lugar de la hoja de cálculo, pero toma en cuenta que al hacerlo las celdas existentes se desplazan para dar cabida a la nueva celda. Para insertar una celda es muy importante seleccionar la celda que se desea desplazar. El comando Ficha Inicio/Celdas/Insertar/Insertar celdas… muestra la siguiente caja de diálogo.

Eliminar celdas

De manera contraria al insertar, cuando se elimina una celda, las celdas contiguas se desplazan para ocupar el lugar de la celda eliminada. No confundas eliminar una celda con borrar su contenido. Al borrar el contenido la celda se queda ahí, pero si la eliminas, otras celdas ocuparán su lugar. Las celdas desplazadas cambian de referencia, de manera que la hoja de cálculo conserva su integridad de filas y columnas, por lo que no tienes que preocuparte. Para eliminar una celda o celdas seleccionadas, utiliza el comando Ficha Inicio/Celdas/Eliminar/Eliminar celdas… que muestra la siguiente caja de diálogo:

Mueve a la derecha el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estén

directamente a su derecha.

Mueve hacia abajo el contenido de la celda

seleccionada y de todas las celdas directamente

debajo de ella.

Inserta toda una fila arriba o toda una columna a

la izquierda de la celda seleccionada.



30

Excel 08

Insertar y eliminar celdas

Formato de Datos

Alineación, rotación, y sangría

Al introducir la información en las celdas, de forma automática los números se alinean siempre a la derecha de la celda y los textos se alinean siempre a la izquierda. Si necesitas modificar la alineación de cierta información, puedes utilizar los botones Alinear a la izquierda, Centrar y Alinear a la derecha de la Ficha Inicio/Alineación. También es posible alinear el contenido de una celda verticalmente, para ubicarlo en la parte superior, central o inferior de una celda. La forma más exacta de realizar una alineación o incluir una sangría (espacio entre el extremo de la celda y su contenido) es a través del cuadro de diálogo de la Ficha Inicio/Alineación que aparece al dar clic al iniciador de cuadro de diálogo de este grupo (la flecha pequeña diagonal de la parte inferior). Analiza cuidadosamente todas las opciones de esta ficha:

Mueve a la izquierda el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estén directamente a su

derecha.

Mueve hacia arriba el contenido de la celda

seleccionada y de todas las que estén directamente

debajo.

Elimina toda la fila o toda la columna en que está la

celda seleccionada.



31

Excel 09

Alineación, rotación y sangría

Ajustar texto Distribuye un texto en varios renglones, ajustando el alto de la fila. Reducir hasta ajustar Reduce el tamaño de la fuente para que el texto quepa en el ancho de la celda. Cambiar celdas Permite combinar o descombinar dos o más celdas seleccionadas.

Alineación vertical Podemos definir las alineaciones superior, inferior, centrado, justificado o distribuido dentro de la altura de una celda

Alineación Horizontal Podemos definir las alineaciones a la derecha, a la izquierda, centrado o justificado dentro del ancho de una celda

Sangría Determina el espacio entre el dato y la orilla de la celda.

Orientación Cambia el contenido de una celda a orientación vertical. Orientación (giro en grados) del texto.



32

Formatos de celda

Dar formato quiere decir modificar la apariencia de los datos, sin que se modifique su contenido o estructura. Todas las acciones para dar color, estilos, tipos de letra y además aspectos que tienen que ver con la presentación o apariencia de la celda, caen dentro de la categoría de Formato. Puedes modificar casi todos los parámetros de formato con los botones del grupo Ficha Inicio/Fuente

Si deseas más control, utiliza los comandos de la ventana Formato de celdas que aparece al activar

el iniciador de cuadro de diálogo del grupo Fuente.

Excel 10

Formatos de celda



33

Bordes

Los bordes se aplican a una o varias celdas que se quieren resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo. Cuando deseamos aplicar un borde a una o más celdas seleccionadas, damos clic en la fecha junto al botón Ficha Inicio/Fuente/Borde, para elegir alguno de los bordes definidos.

Para aplicar bordes con estilo más específicos, selecciona las opciones Más bordes…

Se define la ubicación del borde de la celda.

Estilo y color de la línea del borde. Bordes preestablecidos con contorno y borde interior.



34

TIP El botón Bordes muestra el estilo de borde usado por última vez. Para aplicar directamente ese estilo haz clic en el botón y no en la flecha.

Sombreados y tramas

Los sombreados y tramas (color o tipo de fondo) se aplican a una celda que se quiere resaltar o marcar como alguna parte importante de la hoja de cálculo. Desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Fuente/Color de relleno puedes aplicar un sombreado a una o varias celdas seleccionadas. Elige alguno de los colores predefinidos que aparecen cuando das clic en el triángulo del botón. Para aplicar rellenos con estilos más específicos, es necesario utilizar la caja de diálogo Formato de Celdas que selecciona desde el botón colgante en la Ficha Inicio/Celdas/Formato celda. En este cuadro de diálogo usa la ficha Relleno.

Aplicar color de fondo a las celdas utilizando la paleta de colores.

Da color al primer plano para crear una trama que utilice dos colores

Las tramas son diseños de patrón, como cuadriculados, líneas diagonales, puntos, entre otros

Agregar colores que no están disponibles en la paleta de colores.

Aplicar degradado, textura y relleno en las celdas seleccionadas.



35

Actividad 08

Aplicando formato

Crea un libro nuevo y realiza las siguientes actividades:

1. En la celda F4 introduce tu nombre completo. Cuando el formato de fuente de la celda F4 a Garamond, 13 puntos, color azul, negritas, con bordes externos.

2. Cambia el color de la etiqueta de la primera hoja a rojo,

3. Cambia el nombre de la primera hoja (su etiqueta) a “Administración”.

4. Ajusta automáticamente le ancho de la columna F para que se adopte exactamente al texto.

5. Inserta una nueva hoja al libro, de manera que después de la primera hoja.

6. Crea una copia de la hoja “Administración” ubicándola al final de todas las hojas.

Renombra esta hoja como “Alumnos”.

7. Mueve la hoja “Alumnos” antes de la hoja “Administración”.

8. Guarda le libro en la ubicación que indique tu profesor con el nombre Admins08.xlsx.

Combinar celdas Al combinar dos o más celdas aparecen como si fueran una sola. Un grupo de celdas seleccionadas se combinan con el botón Ficha Inicio/Alineación/Combinar y centrar. Notarás que este es un botón dividido que contiene otras opciones de combinación. La referencia (dirección) de la celda combinada será de la primera celda del grupo. Para desactivar la combinación de celdas puedes usar también el mismo botón.

Excel 11

Bordes, sombreados, tramas y copiar formato



36

Copiar formato

A veces se quiere dar a una celda o conjunto de celdas, el mismo formato (colores, estilo, tamaños y fuentes) que se ha aplicado a otra parte de la hoja de cálculo. En vez de establecer manualmente los colores, estilos, tamaños y fuentes, puedes copiar el formato de una celda a otra. Para hacerlo basta seleccionar la celda que ya tiene el formato y presionar el botón de la Ficha Inicio/Portapapeles/Copiar formato. Después, con el nuevo puntero del ratón en forma de brocha, basta seleccionar las celdas en las que se quiere copiar el formato.

Actividad 09 Aplicar formato-Horario

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Cambia el nombre (etiqueta) de la primera hoja de cálculo a Horario. 3. A partir de la fila 3, captura tu horario de clases, utilizando columnas para cada día de la

semana y las filas para cada periodo de clase. 4. Modifica el ancho de las columnas y el alto de las filas para una mejor presentación. 5. Escribe el titulo “Horario de Clases” en la celda B1. Después selecciona todas las celdas

desde B1 hasta G1 y combínalas con el botón Combinar y Centrar. 6. Utiliza las herramientas del grupo Fuente para asignar estilos de fuentes, alineación,

bordes y sombreados. Puedes usar diferentes colore. 7. Utiliza la herramienta Copiar formato para dar a la tabla un formato uniforme sin tener

que asignar manualmente el formato a cada parte. 8. Guarda tu trabajo con el nombre Horario09xlsx.

Formato Número

De forma predeterminada los valores numéricos tienen un formato estándar, pero para muchas aplicaciones es más conveniente mostrar los números con algún formato especial. Imagina que en una celda está el número 75456.876. Con el botón Ficha Inicio/Número/Estilo millares los números se muestran con separadores de miles y dos decimales. En nuestro ejemplo el número se vería así: 75,456.88 (redondeado con dos decimales). Los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales permiten mostrar el número con más o menos posiciones decimales respectivamente. Los botones de Formato de número de contabilidad ($) y porcentaje, son otras maneras de mostrar números en una celda. El mismo número puede mostrarse de varias maneras usando uno o varios de estos formatos en combinación, por ejemplo:



37

75,456.8760 con 4 decimales

75,456.9 con 1 decimal

75,457 con 0 decimales

$ 75,456.88 con formato de contabilidad

7545688% con formato de porcentaje sin decimales

Es importante mencionar que sea cual fuere el formato que apliques a un número, sólo cambiara su apariencia en la hoja, pues el dato original permanece intacto. En todos los casos anteriores, el número que está realmente en la celda sigue siendo 75456.876 y lo puedes comprobar revisando el contenido de la celda en la barra de fórmulas. Por la misma razón, es necesario recordar que al introducir valores numéricos, sólo debes teclear los números, evitando escribir comas para separar los miles o símbolos como $ u otros. Los separadores de miles, símbolos de moneda y porcentaje, entre otros, se aplican utilizando comandos de formato. En el grupo Número se encuentra en un menú colgante en donde puedes seleccionar un formato de número de forma rápida.

Para formatos de número más específicos es necesario utilizar la caja de diálogo Formato de celdas (Número), dando clic al iniciador de cuadro de diálogo (la flecha pequeña diagonal) del grupo Número.



38

Nota: Acerca de la configuración regional: El separados de los miles (una coma o un punto), el separador de decimales (un punto o una coma), el símbolo de moneda y el formato de fecha predeterminados, dependen del país en que te encuentres. Se especifican en la configuración regional del sistema operativo (Windows o Mac OS). Si en tu equipo estos símbolos están mal configurados o tienes necesidad de cambiarlos, pregunta a tu profesor cómo se hace.

Formato fecha

Puedes introducir una fecha directamente separando el día, mes y año con guiones o líneas diagonales. Excel sabrá automáticamente que se trata de un dato de fecha y lo presenta adecuadamente. Por ejemplo: el 30 de enero de 2008 se puede introducir de cualquiera de estas formas (entre otras posibilidades):

30/01/2008

30/1/8

30-1-08

30/ene/8 Una vez introducido un valor de fecha, Excel aplicará un formato de fecha automáticamente que se puede modificar con las opciones del menú colgante Formato de Número del grupo Número. También puedes utilizar el cuadro de diálogo Formato de Celda (Número)

Indica el número de decimales (hasta 30 posiciones).

Separa con una coma los miles.

Forma en que se presentarán los números negativos



39

Formato de Número de contabilidad

Este formato agrega automáticamente un símbolo monetario como $ y muestra los números con separador de miles y dos decimales. El menú colgante del botón contiene diferentes símbolos monetarios que varían dependiendo de la configuración regional de tu computadora. Estilos más específicos se aplican con las opciones del cuadro de diálogo Formato de celda/ Número, directamente en las Categorías de Moneda o Contabilidad.

Indica el símbolo de la moneda correspondiente a la región.

Forma en que se presentarán los números negativos.



40

Formato porcentaje

Al aplicar el formato porcentaje, cualquier número en la celda aparece multiplicado por 100 y seguido el símbolo de porcentaje %. Por ejemplo: 0.15 se varé como 15%, 0.3 se verá como 3% y 12 se verá como 1,200%. No olvides que 3% es en realidad el número 0.03 y 1,200% en realidad un 12. Analiza también el cuadro de diálogo Formato de celda/Número, directamente en la Categoría de Porcentaje.

Excel 12

Formato número, fecha, contabilidad y porcentaje

Actividad 10

Formato de celdas

1. Inicia un nuevo libro de Excel.

2. Copia en forma idéntica la siguiente tabla.



41

3. Utilizando los comandos de la Ficha Inicio/Grupo Número para dar formato a las columnas y filas de manera que tu trabajo quede igual a la siguiente imagen. No debes volver a teclear nada. Dar formato a los números debe ser suficiente para que queden igual.

4. Utiliza también los comandos del grupo Fuente para agregar formato de relleno y borde, así como el botón Combinar y Centrar cuando se requiere.

Estilos

Los etilos son formatos predefinidos que se pueden aplicar directamente a una o más celdas. Un estilo puede incluir un formato de número, alineación color, bordes y tramas, entre otras. La ventaja de utilizar un estilo en vez de formatos por separado, es que al aplicarlo a una celda, se aplican a todos los formatos al mismo tiempo. Los estilos se dan a una tabla una apariencia predefinida de forma rápida

Los estilos se pueden aplicar a las celdas seleccionadas desde un grupo Ficha Inicio/Estilo. Los estilos disponibles se identifican por el Nombre de estilo. El grupo Estilo tiene 3 botones que por practicidad describiremos en orden distinto a como aparecen en el grupo:



42

Estilos de Celda

Dar formato como tabla

Para dar formato rápido de tabla, puedes utilizar los formatos preestablecidos que incluye Excel. Es muy sencillo dar una excelente apariencia a una tabla: Selecciona el conjunto de celdas al que quieras aplicar el estilo y desde el botón de la Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla selecciona algún estilo predefinido.

Formato condicional

Con un formato condicional se resaltan y enfatizan celdas dependiendo de su contenido. El formato condicional puede cambiar automáticamente si el contenido de una celda cambia. Así puedes encontrar rápidamente valores fuera de rangos o identificar tendencias.



43

Como podrás ver, el botón de Formato condicional contiene 5 opciones principales que a su vez contienen comandos más detallados:

Resaltar las celdas. Permite elegir un formato para resaltar sólo las celdas qu ecumplan con alguna de las condiciones que se especifiquen. Por ejemplo, puedes hacer que el color de texto sea rojo si el valor de una celda es menor que 6 y que sea verde si es mayor que 8.

Reglas superiores e inferiores. Sirve para resaltar N elementos de un grupo de celdas que cumplan con alguna de las condiciones disponibles, como ser los N mejore, los N inferiores o estar por encima del promedio.

Barra de datos. Está es una vistosa forma de gregar una ayuda gráfica a uan lista de datos. Permite desplegar una barra de color cuya logitud depende del valor de una celda comparado con los valores de otras celdas de una lista.

Escalas de color. Tiene la msima fucnición que el formato de Barras de datso, pero en vez de mostar barras de diferentes longitudes, asigna diferentes tonalidades de color a las celdas.

Conjunto de íconos. Similarmente a los dos anteriores, este comando permite desplegar en las celdas, iconos que cambian dpendiendo de su valor, en comparación con los valores de otras celdas en una lista.

Excel 13

Estilos



44

Actividad 11

Estilos

1. Inicia un nuevo libro en Excel.

2. En las celdas A1 – A10, captura los números del 1 al 10, utilizando una celda para cada

número.

3. Copia esta lista a las columnas B, C, D, E, F y G.

4. Ahora copia la tabla creada (A1 – F10) en la celda A1 de la Hoja2 en la celda A1 de la Hoja3. Deberás tener copias idénticas de la tabla de números en las 3 primeras hojas del libro.

5. Renombra las hojas. La Hoja1 debe llamarse “Estilos de Celda”. A la Hoja2 nómbrala

“Formato de Tabla”. Renombra la Hoja3 como “Formato Condicional”.

6. En la hoja “Estilos de Celda” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Estilos de celda para aplicar un estilo diferente a cada columna de números.

7. En la hoja “Formato de tabla” utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Dar formato como tabla

para dar un formato a toda la tabla. Recuerda que debes seleccionar primero. Cuando el comando te pregunte dónde están los datos y si tienen o no encabezados, revisa que des las respuestas correctas.

8. Ahora ve a la hoja “Formato condicional”, donde paso a paso comprobarás cada una de las

opciones realizando lo siguiente:

a) Selecciona los 10 números de la columna A. utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Resaltar reglas de celda/Es mayor que… para hacer que todas las celdas mayores que 7.5 tengan un Relleno verde con texto verde oscuro.

b) Similarmente en la misma columna A, aplica un formato condicional para que todas las celdas menores que 6 tengan un Relleno rojo con texto rojo oscuro.

c) Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda.

d) Ahora selecciona los 10 números de la columna B. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Reglas superiores e inferiores/Por debajo del promedio para resaltar con rojo los valores que estén debajo de la media de la lista.

e) Comprueba el formato y cambia los valores de algunas celdas para verificar que el formato cambia automáticamente para adaptarse al contenido de la celda.



45

f) Selecciona los 10 números de la columna C. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Barras de datos y aplica cualquier color. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cómo la longitud de las barras se adapta a la comparación de los valores de las celdas.

g) Selecciona los 10 números de la columna D. Utiliza el botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Escalas de colores y aplica cualquier combinación disponible. Cambia algunos valores de esta lista y comprueba cómo la tonalidad de fondo se adapta a la comparación de los valores de las celdas.

h) En la columna E selecciona la lista de números y aplica la opción de 5 flechas del botón Ficha Inicio/Estilo/Formato condicional/Conjunto de iconos. Cambia algunos valores de la columna E para que verifiques que el icono que se muestra depende de la relación de valores en la lista. En este caso, el valor medio se identifica con una flecha horizontal; las flechas de todos los valores por debajo del promedio se inclinan hacia abajo, mientras las flechas de los valores arriba del promedio giran hacia arriba.

i) Aplica un formato condicional de iconos diferentes a los números de las columnas F y G.

Actividad 12

Estilos y Autoformatos

1. Inicia un nuevo libro en Excel. 2. Captura la siguiente lista de calificaciones:



46

3. Cambia el nombre de la hoja de cálculo a “Condicional”. 4. Copia la tabla que capturaste a la Hoja2 y cambia su nombre por “Estilos”. 5. Regresa a la hoja “Condicional” y aplica a la lista de calificaciones un formato condicional

del tipo Barra de datos. Describe en este espacio qué ventajas puede tener este formato para un alumno o profesor. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Para conocer a los alumnos con mejor promedio, vuelve a seleccionar la lista de calificaciones y aplica un formato condicional para destacar aquellos valores que sean mayores al promedio del grupo.

7. Ahora resalta de otro color a los alumnos que no aprobaron el curso.

8. Escribe los nombres de los alumnos que no aprobaron: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Cambia a la hoja de cálculo que nombraste como “Estilos”.

10. Selecciona el rango de todas las celdas y aplica un formato de tabla. Recuerda que este comando requiere que confirmes el rango de la tabla.

11. Prueba con diferentes estilos de tabla. ¿Cuál es le nombre del estilo que más te agradó?

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

12. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre

Calificaciones12.xlsx



47

Ordenar datos

Cuando se trabaja con listas o tablas de datos, es muy común que se quieran acomodar de acuerdo a algún criterio de ordenación. Por ejemplo, una tabla con nombres de alumnos y calificaciones podría ordenarse alfabéticamente de acuerdo al apellido del alumno o de mayor a menor promedio, entre otras posibilidades. Para ordenar una tabla de datos de acuerdo al contenido de una de sus columnas, selecciona uno de los elementos de la columna en cuestión y en la Ficha Inicio/Modificar elige entre las opciones Ordenar de A- Z u Ordenar de Z- A. Pero si deseas ordenar tomando en cuenta más de una columna, es necesario utilizar la opción Ordenar personalizado, la cual te permite considerar hasta un máximo de sesenta y cuatro niveles para ordenar una tabla.

Los criterios de ordenado se guardan para que puedas volver a aplicarlos. TIP Puedes ordenar datos por texto (A – Z o Z – A), números (de menos a mayor o de mayor a menor) fechas y horas, ya sea en una o en varias columnas. También puedes ordenar de acuerdo a una lista personalizada o a un formato, incluyendo el color de celdas y el color de fuente. Además de ordenar por columnas, también es posible ordenar por filas.



48

Excel 14

Ordenar datos

Actividad 13

Ordenar alumnos

1. Abre el libro Nombres.xlsx, que se encuentra en tu CD o carpeta de trabajo.

2. En la hoja Apellido, selecciona una celda en la segunda columna, que no sea encabezado y

presiona el botón Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y filtrar/Ordenar de A – Z. Observa cómo

se ordena toda la tabla alfabéticamente por apellido. Escribe los 3 primeros apellidos de la

lista:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

3. Selecciona la hoja Edad y elige una celda en la columna D, que no sea el encabezado. En el

mismo grupo de botones de comando, presiona Ordenar y filtrar/Ordenar de mayor a

menor. Observa cómo se ordena toda la tabla numéricamente en orden descendente.

Escribe las 3 primeras edades de la lista ordenada:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

4. En la hoja Personalizado, selecciona una celda en la primera columna que no sea el

encabezado y desde el botón Ordenar y filtrar/Orden personalizado selecciona la opción

Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona Sexo, agrega un nivel para

ordenar por Nombre como segundo criterio. Presiona Aceptar. Describe cómo ha quedado

ordenada la tabla:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

5. En la hoja Color, selecciona una celda en la primera columna, que no sea el encabezado. Utiliza el comando Ordenar y filtrar/Orden personalizado. Selecciona la opción Mis datos tienen encabezados. Como primer criterio selecciona la Edad, ordenado por: Color de celda, Criterio de ordenación: verde. Da clic en Aceptar y anota en este espacio de qué forma cambió la lista al ordenarse con estos criterios: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________



49

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

6. Vuelve a realizar el paso 5 pero ahora agrega la Edad como un segundo nivel de ordenamiento. Copia las primeras 4 filas de la tabla ordenada: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Escribe ¿cuál es el nombre del alumno (a) de menor edad? __________________________________________________________________________ ¿En qué año nació el alumno(a) de mayor edad de la lista? __________________________________________________________________________

7. En la hoja Libre ordena la tabla de modo que en la lista aparezcan primero todas las Mujeres y luego Hombres. Dentro de cada grupo (mujeres y hombres) los alumnos deben de estar ordenados por edad de mayo a menor. ¿Qué criterio utilizaste en el primer nivel de ordenación? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Debe ser ascendente o descendente? __________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Cuál debe ser el segundo nivel de ordenación? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ¿Debe ser ascendente o descendente?

__________________________________________________________________________ ¿Cuál es el nombre y la edad de la primera mujer de la lista? __________________________________________________________________________ ¿Cuál es el nombre y la edad del primer hombre de la lista? __________________________________________________________________________



50

Series de autollenado

En muchas listas con frecuencia es necesario llenar datos repetitivos como serie consecutivas de números o fechas. Por ejemplo, si necesitas crear una serie de listas de números del 1 a l 100, o escribir todos los meses del año o repetir un dato ciento de veces, no es necesario teclearlos una y otra vez. Hay varias formas de rellenar automáticamente grupos de celdas. La forma mas sencilla de autollenado es usando el ratón. Primero se introduce el primer dato en una celda y luego se arrastra desde el botón Control de relleno, que es un pequeño cuadro negro de la esquina inferior derecha de la celda activa. Botón Control de relleno

Se sabrá que estas en el botón Control de relleno de una celda, porque el puntero del raton, que

normalmente tiene una forma de cruz blanca gruesa , toma la forma de una cruz negra

delegada +

Al terminar el arrate aparece una etiqueta de Opciones, con las siguientes opciones: Copia el contenido de la celda inicial a toda la selección. Realiza una secuencia a partir de dato inicial. Sin insertar ningún dato a la celda, solamente copia el formato de la celda inicia. Rellena las celdas sin formato. Otra forma de rellenar automáticamente una selección es usando el comando Ficha Inicio/Modificar/Rellenar/Series. Analiza cuidadosamente las opciones de este cuadro de dialogo.



51

El tipo de serie estandar es lineal Solo se activa para series cronologicas y permite elegir si es inremento sera en años, dias, etc.

Permite crear series que aumentan se 1 en 1, de 2 en 2 etc. Para series decrecientes introduce un valor negativo en este espacio

El numero que finaliza la serie. Este valor es opcional.

TIP Para rellenar una selección rápidamente con el contenido de la celda situada encima, utiliza la combinación de teclas <Ctrl+J> para rellenar la selección con el valor de la celda que se encuentra a la izquierda, puedes presionar <Ctrl+D>. Series de autollenado Actividad 14

1. ¿Cuál crees que sea la mayor ventaja de utilizar las series de autollenado?

2. Escribe tres casos específicos en los que podras hacer uso de la herramienta de rellenado

automatico.



52

Series de autollenado Excel 15

Autollenado – Series Actividad 15

1. Inicia un libro de Excel y copia los siguientes encabezados. Copia también el formato y

datos iníciales que se muestran.

2. Utilizando el botón Control de relleno, rellena la columna A con los números consecutivos

del 1 – 1,500.

3. Llena la columna B con decenas (10,20,30…) hasta 15,000.

4. Realiza la misma operación oara llenar la columna C con centenas hasta el 150,000

5. Rellena con horas la columna D creando una serie que complemente el ejemplo.

6. Utiliza el autollenado de días para la columna E y F representando el formato inicial

propuesto

7. Llena con meses consecutivos de uno en uno la columna G y con meses salteados de dos

es dos la columna H

8. Realiza el autollenado apropiado para complementar las columnas I, J y K.

Filtros Cuando se trabaja con filtros de datos muy grandes y solo requerimos trabajar con una parte de la información, es posible mostrar aquello que nos interesa utilizando un filtro. Un filtro no midifica el contenido de una tabla: solamente oculta parte de la información para facilitar el análisis de la misma. La opción dentro del menú de Ficha Inicio/Modificar/Ordenar y Filtrar, despliega en la parte superior de cada columna de datos un menú colgante. Este menú permite elegir cuale es la información que se desea mostrar, ocultando el resto. Cuando hay datos cultos, aparece un pequeño embudo junto a la flecha del menú colgante. El menú colgante permite elegir los datos que se desean filtrar.

Para eliminar un filtrado completamente, selecciona nuevamente la opción del

comando Ordenar y Filtrar.



53

Excel 16 Filtros Hipervínculos Los hipervínculos son ligas que se insertan en una hoja de calculo para acceder a otro archivo, un sitio web o una dirección de correo electrónico, un hipervínculo se puede crear en una celda vacia, en una celda con contenido o sobre una imagen. Una vez creado, la hacer clic en el hipervínculo se establece la conexión con el archivo o dirección destino. Para insertar un hipervínculo en la celda, se utiliza el comando dentro de la ficha Insertar.

Elige el tipo de destino del vinculo. Texto que se mostrara como hipervínculo.

Dirección que se desea abrir al momento de realizar el vinculo. Puedes teclearla o bien usar las opciones de este cuadro para navegar el las capetas, archivos y paginas de tu equipo o para seleccionar el destino. Para eliminar un hipervínculo haz sobre el un clic con el botón secundario del ratón y del menú contextual elige el comando Quitar hipervínculo.



54

Excel 17 Hipervínculos

Actividad 16 Filtros

1. Menciona 3 ventajas de utilizar los filtros.

2. ¿Cómo puedes eliminar un filtro de tu libro de Excel?

3. ¿con que elementos se puedes establecer vínculos a partir de una celda de Excel?

Filtro e Hipervínculos Actividad 17

1. Abre el archivo Musicos.xlsx de tu disco de trabajo. 2. Selecciona la tabla incluyendo sus encabezados y aplica el comando Ficha

Inicio/Modificar/Ordenar y Filtrar/Filtrar. 3. Aplica los filtros necesarios a la lista para contestar cada una de las siguientes preguntas

a. ¿Quiénes fueron los compositores principales entre los años 1970 y 1975?

b. Escribe el nombre de las principales obras escritas por Mozart en este mismo periodo.



55

c. Numero de obras principales de Mozart y rango de años es que las compuso.

d. Numero de obras principales de Schubert y rango de años es que las compuso.

e. Escribe el nombre de las obras escritas por Mozart en 1978

f. ¿Quienes son los autores que escribieron obras en 1801?

g. Menciona el año en que Beethoven compuso un mayor número de obras.

h. Nombra los autores contemporáneos de Beethoven

i. Numero de sinfonías en la lista.

j. Numero de sinfonías escritas por Haydn.

k. Autores que vivieron después de 1800.

l. Nombre y año de la última obra escrita por Mozart.

m. Nombre y años de la primera obra escrita por Haydn.

n. Nombre y año de la última obra escrita por Beethoven.

o. Nombre y año de la última obra escrita por Schubert.



56

4. Inserta en la celda E1 en hipervínculo que te lleve a la pagina de http://www.grupoeducare.com. Prueba que funcione correctamente.

5. Inserta en una celda vacía un hipervínculo que abra cualquier otro archivo existente en tu computadora. El hipervínculo debe mostrar el texto “Clic aquí para abrir” prueba aquí que funcione correctamente.

6. Quita el hipervínculo que existe en la celda E10 sin eliminar la celda ni su contenido. 7. Guarda tu trabajo con el nombre y en la ubicación que indique tu profesor.

Fórmula y Funciones Si no se pudieran realizar cálculos con información que se captura en las celdas, la hoja de calculo seria una simple tabla y no serviría mucho. La verdadera utilidad de la hoja de calculo esta, como su nombre lo indica, en poder realizar cálculos con los valores que hay en filas y columnas. Y para ello las hojas de calculo utilizan formulas. Una celda puede contener dos cosas:

Un valor que puede ser un texto o un número (presentando cualquier formato).

Una formula, sirve para realizar cálculos con los valores. Para hacer un calculo el programa necesita saber donde están los datos necesarios, es decir la o las referencias de las celdas involucradas en el calculo. En las formulas se utilizan principalmente referencias a celdas y rangos. Rangos Un rango es un conjunto de dos o mas celdas. Para referirnos a un rango se escriben entre paréntesis la referencia de la primera celda del rango, dos puntos y la referencia de la última celda del rango, por ejemplo (A1:A7). Otra forma de referirse a un rango, específicamente si las celdas no son contiguas es separando comas todas las referencias de las celdas que formas el rango, por ejemplo: (A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7). (A2:B4) (E2, D4, F6)

(B6:D9)

http://www.grupoeducare.com/



57

Excel 18 Rangos

Crear formulas Las formulas permiten realizar cálculos con los datos que contengan las celdas, desde simples sumas o promedios, hasta complejos análisis. Las formulas se puedes crear en cualquier celda y la hoja de calculo mostrara el resultado de la formula. Por regla, todas las formulas comienzan con el signo de igual (=). Después del signo = se escriben las direcciones o referencias de las celdas involucradas y los operadores y funciones necesarios. Las formulas mas simples utilizan los operadores aritméticos de suma +, resta-, multiplicación * y división /. Por ejemplo, para sumar los valores contenidos en las celdas A6, A7 y A8, la suma se escribe =A6+A7+A8. Al escribir formulas es muy importante que no utilices los valores numéricos, sino siempre las referencias de las celdas que los contienen. En la siguiente tabla, por ejemplo: para sumar el 2, 5, 1, la formula que debe escribirse en la celda D2 es:

Así aunque cambiarían los valores de las celdas A2, B2 O C2, el resultado de la formula seguiría

siendo correcto.

Excel 19 Crear formulas Prioridad de operaciones

De tus clases matemáticas debes recordar que hay prioridades que deben seguirse al realizar

operaciones aritméticas: y analizar y utilizar funciones.

Observa la siguiente función: =A4+A5*A6



58

¿Qué operación se realiza primero? La multiplicación por supuesto, ya que la multiplicación tiene

prioridad sobre la suma. Es decir, se calcula la multiplicación de las celdas A5 y A6 y al resultado se

le suma la celda A4. La hoja de cálculo reconoce y respeta esta prioridad automáticamente.

Completamente distinto seria escribir la formula así: = (A4+A5)*A6

Al incluir los paréntesis, se le da prioridad a la suma, ya que las operaciones entre paréntesis

siempre e realizan primero. En este caso se le suman las celdas A4 y A5 y el resultado se multiplica

por A6.

Para que lo comprendas mejor, realiza el ejercicio con números. Compara los resultados de estas

dos operaciones:

a) =4+3*3 esto es igual a 4+6, que da 10. b) = (4+3)*2 esto es igual a 7*2, que da 14.

Analiza otro ejemplo: =A4+B4*C4+D4

¿Cuál es la prioridad de las operaciones? Como no hay nada de paréntesis, lo primero que se hace

es multiplicar B14 por C4. Al resultado se le suma A4+D4.

Escribe qué operación se realiza primero en cada caso:

= (A4+B4)*(C4+D4)……………………………………………………………...

= A4+(B4*C4+D4)………………………………………………………………..

= A4+B4*(C4+D4)………………………………………………………………..

= (A4+B4*C4)+D4………………………………………………………………..

Cuando hay paréntesis dentro de otro paréntesis, primero se calculan los parenesis interiores, por

ejemplo: =A4*(C8(B4*B5+B6))



59

La primera operación es la multiplicación B4 por B5. Al resultado se le suma B3. Este resultado del

paréntesis interior se resta a C8 y todo se multiplica por A4. Recueda, comenzamos de adentro

hacia afuera.

Prioridad Operador

Prioridad 1 Paréntesis

Prioridad 2 Exponentes (potencias)

Prioridad 3 Multiplicación y Divisiones

Prioridad 4 Sumas y Restas

Excel 20

Prioridad de las operaciones

Actividad 18

Actualizando resultados con formulas

1. En una nueva hoja de cálculo copia los testos que se muestran en la siguiente imagen.



60

2. Asigna valores a la variables W, X, Y y Z, tecleándolos en las celdas B1, B2, y B4 respectivamente.

3. en las celdas B6 a B9 escribe con formulas las operaciones de cada fila. Recuerda utilizar referencias de celdas, es decir utiliza B1, B2, B3 o B4 en vez de utilizar las variables W, X, Y y Z. De esta manera, cambian los valores en B1, B2, B3 o B4 automáticamente se actualizaran los resultados de las formulas.

4. prueba con otros valores para W, X, Y y Z y observa los resultados. ¿Qué fue lo que sucedió?

5. anota en las siguiente imagen los resultados de las formulas cuando W = 1, X = 3, Y = 1 y Z = 2.

6. Anota en esta imagen los resultados de las formulas cuando W = 1, X = 2, Y = 3 y Z =1



61

Actividad 19

Uso de formulas

1. Observa la siguiente hoja de cálculo.



62

2. Escribe las formulas necesarias para calcular lo que se requiere a continuación. No olvides que todas las formulas empiezan con el signo =.

a. Suma de las ventas totales de Castillo Laura

b. Suma de las ventas del mes de marzo de todos los vendedores

c. Ventas de enero a marzo de Carlos Castro

d. Ventas de abril a junio de López Daniel

e. Ventas en efectivo de Castillo Laura

f. Suma de las ventas totales de los primeros 3 vendedores

g. Promedio de ventas semestrales de Flores Maria

h. Promedio de ventas del mes de mayo

3. Captura en la hoja de cálculo y crea formulas para complementar todos los espacios. 4. Guarda el trabajo en la que indique el profesor con el nombre Ventas19.xlsx.



63

Formulas con funciones definidas

Los paquetes de hoja de cálculo incluyen muchas funciones preestablecidas. Cada función tiene

una utilidad específica, es decir, cada función sirve para hacer algo. Por ejemplo para obtener la

suma de las celdas A6, A7, y A8 se puede escribir la formula =A6+A7+A8, pero también se puede

utilizar la función SUMA. Por ejemplo.

= SUMA (A6, A7, A8)

Como las celdas A6, A7 y A8 son consecutivas, se pueden escribir en la función como rango.

= SUMA (A6:A8)

La función SUMA necesita un argumento, que es el conjunto de celdas que se deben sumar. El

argumento se escribe entre paréntesis después del nombre de la función. En casi todas las

funciones hay que especificar un argumento, que por lo general es un rango sobre el que va a

realizar el cálculo. Hay funciones que necesitan do, tres o mas argumentos.

Para calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3 puedes especificar la función PROMEDIO:

= PROMEDIO

Observa que no es necesario dividir entre 3, porque la función PROMEDIO calcula todo lo

necesario. La función PROMEDIO necesita también solamente un argumento: el rango de celdas a

promediar.

Hay muchos tipos de funciones para realizar muchos tipos de cálculos. Algunos cálculos pueden

ser escritos de forma mas simple que si se utiliza una función en vez de las operaciones aritméticas

+ - * /.

Otros cálculos simplemente no se pueden realizar sin usar funciones.

Actividad 20

Reflexión sobre funciones

1. indica tres casos en los que podrías utilizar la función SUMA.



64

2. Menciona un ejemplo en el que podrías utilizar la función PROMEDIO.

Excel 21

Formulas con condiciones definidas

Utilizar Autosuma

En la Ficha Inicio/Modificar aparece un botón Autosuma , sirve para obtener la sumatoria

de un rango de celdas. Para sumar datos en una columna o una fila, selecciona una celda situada

debajo de la columna de números o a la derecha de la fila de números y presiona el botón

Autosuma. Revisa la formula que aparecerá en la celda y si es correcta presiona <Enter>.

Al usar Autosuma Excel sugiere el rango de las celdas que se van a sumar (aparecen enmarcadas

con una línea punteada animada). Si el rango sugerido no es correcto, arrastra para seleccionar el

rango correcto antes de presionar la tecla <Enter>.

Selecciona la celda donde desees el resultado y

presiona el botón Autosuma.

Automáticamente aparecerá la formula y antes de

presionar <Enter> puedes revisar que el rango de

valores sea correcto o modificarlo directamente

seleccionando con el ratón.



65

Otra forma mas rápida de realizar una autosuma es posicionándose en la celda debajo o a la

derecha del rango de celdas a sumar y presionar las teclas <Alt+Shift+=>.

El botón dividido Autosuma, también se utiliza para realizar otros cálculos rápidos como:

Devuelve el promedio de las celdas seleccionadas.

Cuenta cuantos números hay en la lista de celdas

Devuelve el valor máximo de la lista

Devuelve el valor mínimo de la lista

Excel 22

Función Autosuma

Errores en las Formulas

La hoja de cálculo no sabrá si cometes un error lógico. Por ejemplo, si te equivocas en la prioridad

de las operaciones obtenidas un resultado, pero ese resultado será erróneo.

Imagina que vas a calcular el promedio de las celdas A3, B3 y C3. La formula correcta se escribe =

(A3+B3+C3)/3

Pero si en vez de ello escribes =A3+B3+C3/3, la hoja de calculo te dará un resultado correcto

matemático (según la operación que escribiste), pero este no es el promedio de las tres celdas.

Errores de sintaxis y cálculos erróneos

Loe errores de sintaxis y/o cálculos erróneos, si son detectados por la hoja de cálculo. Cuando

cometes un error de sintaxis o intentas realizar un cálculo erróneo, aparece un código de error en

vez del resultado.

Si conoces los códigos de error sabrás como corregir la formula.



66

######## Valor no cabe en la columna. Basta incrementar el ancho de la columna

para ver el dato correctamente.

# ¡VALOR! La formula contiene el tipo de argumento equivocado (por ejemplo tiene

un texto donde se requiere un valor numérico).

#¿NOMBRE? La formula contiene texto que no es reconocido por Excel.

#¡REF! La formula contiene la referencia de celda que no existe.

#¡DIV/0! En la formula se esta realizando una división entre cero.

#N/A El resultado de la formula es un error.

#¡NULO! Se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Excel 23

Errores en la formulas

Asistente de funciones

Excel con un asistente para insertar funciones. El asistente evita tener que memorizar el nombre y

argumento de cada función, ya que la lista las funciones disponibles agrupadas en categoría como

funciones de texto, financiera, matemáticas, estadística, entre otras.

El grupo de la Ficha Formulas/Biblioteca de funciones contiene una gran variedad de botones de

menús colgantes para insertar formulas en la hoja de calculo.



67

Se puede iniciar el asistente de funciones de tres formas distintas:

Mediante el botón Asistente para funciones

Desde el botón Autosuma eligiendo la opción Mas fusiones

Haciendo clic en el indicador de cuadro de dialogo del grupo Ficha Formulas/Biblioteca de funciones.

Este es el cuadro de dialogo del Asistente de funciones.

Permite seleccionar una categoría

predeterminada del conjunto de

categorías disponibles.

Funciones dentro de la categoría elegida

Explica brevemente para que sirve la

función seleccionada y muestra entre

Paréntesis los argumentos que necesita.

Excel 24

Asistente de funciones

Funciones estadísticas básicas

= PROMEDIO (numero1, numero2, etcétera)

Las funciones PROMEDIO calcula un promedio aritmético, que es igual a la suma de varios valores,

dividido entre el número de datos.



68

Argumentos de la función

Resultado previo

de la función

Descripción del argumento

El promedio calculado de esta forma, le da el mismo peso a cada uno de los datos. Por ejemplo, el

promedio de 2 calificaciones seria = (calificacion1 + calificación2)/2 y tendríamos que la calificación

1 tiene un peso de 50% y la calificación 2 tiene el peso del 50%. Si se promediaran 4 calificaciones,

cada una tendría el peso de 25% y si se promediaran 10 calificaciones cada una tendría el peso del

10%.

La función PROMEDIO necesita solamente un argumento: el rango de celdas a promediar.

= MAX (numeri1, numero2, etcétera)



69

la función MAX devuelve el valor máximo de un rango. Omite los valores lógicos y los textos que

pudieran existir en ese rango, por ejemplo, la formula = MAX (B1:B20) obtiene valor en las celdas

B1 a B20, sin considerar los textos o valores lógicos que haya es esas celdas.

= MIN (numero1, numero2, etcétera)

La función MIN devuelve el valor mínimo de un rango. Omite los valores lógicos y los textos que

pudieran existir en ese rango.

= MAXA (numero1, numero2, etcétera)

La función MAXA devuelve el valor máximo de un rango, pero tomando en cuenta los valores y los

textos que pudieran existir.

= MINA (numero1, numero2, etcétera)

La función MINA devuelve el valor mínimo de un rango, pero considerando también los valores

lógicos y los textos que pudieran existir.

= CONTAR (ref1, ref2, etcétera)

Cuenta el número de celdas que contiene números (ya sean en formato de texto, numérico, de

fechas u otros). Las celdas que contengan valores de error o texto no se tomaran en cuenta.

= MODA (ref1, ref2, etcétera)

Es el número o valor que se repite con más frecuencia en un rango de celdas. Puedes ser números

o nombres.



70

= MEDIANA (ref1, ref2, etcétera)

Es el valor intermedio de un rango de número: la mitad del grupo son superiores y la mitad

inferiores a la media.

¿para que sirve?

Actividad 21

Menciona un ejemplo en el que podrías utilizar las siguientes funciones:

Promedio

MAX

MIN

MAXA

MINA

CONTAR

MODA

MEDIANA

Copiar formulas

Una vez que introduces una formula en una celda, es posible copiarla para realizar el mismo tipo

de cálculo en otra ubicación. Utiliza directamente el botón Copiar del grupo Portapapeles o

las teclas <Ctrl+C>) para copiar la formula y pégala en su nueva ubicación con el botón Pegar

(o las teclas <Ctrl+p>).

Excel 25

Funciones estadísticas básicas y copiar formulas

Actividad 22

Funciones estadística



71

1. Abre el archivo Verano.xlsx de tu cede o carpeta de trabajo. El libro contiene información de la renta de equipo de playa durante el mes de julio en las pasadas vacaciones de verano.

2. Primero obtendremos en B37 el promedio de las rentas de moto acuática en el mes. Si puedes obtener el promedio sin ayuda puedes omitir los pasos 3 y 4.

3. Selecciona la celda B37 y has clic en la Ficha Formulas/Biblioteca de funciones/Asistente de funciones

4. En el cuadro de dialogo Inserta función selecciona la categoría Estadística y busca la función PROMEDIO. Al aceptar veras el cuadro de dialogo Argumento de la función. Es conveniente mover este cuadro para que queden visibles los valores de la hoja de calculo. Arrastra el ratón para seleccionas el rango B5:B35 o tecléalo directamente como argumento. Da clic en Aceptar.

5. Copia la función para las demás columnas de equipo. Observa como cambia las referencias (direcciones) de las celdas en las formulas.

6. Obtén en las celdas apropiadas los valores máximos y mínimos de equipo en el mes. Utiliza las funciones MAX y MIN según corresponda.

7. En la celda B41 utiliza la función CONTAR para saber cuantos datos hay por equipo por mes.

8. Finalmente la sumatoria del total de rentas por equipo en el mes.

9. Guarda el archivo terminando en la ubicación que indica tu profesor con el nombre Verano.xlsx.

Estadística – Medidas de Tendencia Central

Actividad 23

1. En una hoja de calculo nueva, captura la siguiente tabla:



72

2. Calcula las medidas de tendencia central para los filtros de combustible utilizados por un

vehículo en un año: PROMEDIO, MEDIANA Y MODA.

Formulas que utilizan funciones y operadores

Puedes combinar una sola formula todos los operadores y las funciones que quisiera. Solo debes

tener cuidado en prever el orden en que se ejecutan las operaciones.

Por ejemplo, supongamos que un profesor quieres subir 2 puntos al promedio finas de un alumno.

Si las calificaciones están en las celdas B3, C3, D3 y E3, el promedio se calcula con:

= PROMEDIO (B3:E3)

Y la formula para subir dos puntos al promedio seria:

= PROMEDIO (B3:E3)+2

También es posible combinar dos o más funciones. Si por ejemplo, necesitas sumar dos

promedios: una formula como la siguiente es valida:

= SUMA (PROMEDIO (A1:A8), PROMEDIO (D1:D8))



73

Esta formula suma los 2 promedios de los rangos A1:A8 y D1:D8. Y también es posible, por

ejemplo, Calcular el promedio de ambos promedios con:

= PROMEDIO (PROMEDIO (A1:A8), PROMEDIO (D1:D8))

Promedio ponderado

Un promedio ponderado es aquel en el que no todos los valores que se promedian tienes el

mismo peso. Imagina por ejemplo, que la calificación de informática en una escuela se calcula de

la siguiente forma:

Examen 40%

Practicas 35%

Libro 25%

Total 100%

Para calcular este promedio ponderado no podemos usar la función PROMEDIO, porque no todos

los elementos tienes el mismo peso. El promedio correcto se calcula:

=Examen*40%+Practicas*35%+Libro*25%

O bien:

=Examen*0.40+Practicas*0.35+Libro*0.25

En tu formula en vez de las palabras Examen, Practicas y libro, debes usar las referencias de las

celdas donde estén estas calificaciones.

Porcentajes



74

Es muy frecuente que las tiendas o proveedores de bienes o servicios ofrezcan descuentos, expresados en forma de porcentaje. Por ejemplo, una bicicleta cuesta $285 dólares y tiene un descuento del 25%. ¿Cuánto tendría que pagar por la bicicleta? El porcentaje de una cantidad se calcula multiplicando la cantidad por el valor porcentual. En nuestro ejemplo, el 25% de $285 se calcula con la fórmula: =285*25%. El resultado sería el descuento que hay que restar al precio original.

1. Crea un nuevo libro de Excel y captura la siguiente tabla de ventas del día en una sala de cine:

2. Escribe las fórmulas para calcular los promedios por función de cada artículo. 3. En la 1ª función se recaudó el 20%, en la 2ª función el 30% y en la tercera función el 50%

del total de las ventas. 4. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre Cine24.xlsx.

Porcentajes

Funciones y operadores

Actividad

24



75

En un supermercado es común que hagan descuentos a determinados artículos o a un departamento, por ejemplo: departamento de lácteos con 30% de descuento, agua embotellada 15% de descuento y todas las revistas 20%. Para generar el recibo que se imprime en cajas, deben realizarse varios cálculos para que los clientes conozcan cuál era el precio original del producto, cuál fue el descuento, cuánto pagó por el artículo y además cuánto se ahorró con el descuento. Realiza la siguiente actividad para realizar recibos en un supermercado.

1. Inicia un libro nuevo en Excel y captura la siguiente tabla:

2. Calcula el precio del artículo con descuento en la columna E. 3. En la columna F multiplica el precio por artículo con descuento, por la cantidad de

productos. 4. En la columna G debe aparecer el cálculo del impuesto (IVA) del 5% del total de los

artículos (Nota: el porcentaje de IVA es diferente para cada país). 5. Para la columna H suma el Importe y el IVA. 6. Finalmente despliega el total a pagar en la celda H14 y para que el cliente conozca su

ahorro, despliégalo en la celda H16

Descuentos supermercado

Actividad

25



76

Trabajo con flechas y horas Cómo trabaja Excel con las flechas Microsoft Excel utiliza códigos numéricos para trabajar con las flechas, aunque normalmente no vemos estos códigos por que se muestran en la hoja en un formato más amigable. Así por ejemplo, la fecha 1 mayo de 2008, que en la hoja puede verse como 01/05/2008, internamente es en realidad el número 39569. Similarmente, el 02/05/2008 es el número 39570. A este número se le conoce como código de fecha y hora. En cualquier momento puedes ver el código numérico de la fecha en una celda, dándole el formato de Número y puedes regresar a la presentación normal dándole el formato de Fecha. Funciones básicas de fecha y hora =FECHA (aa,mm,dd) La función FECHA obtiene el número que representa una fecha, en código de fecha y hora de Microsoft Excel. Puede tener uno a cuatro dígitos o el valor de una celda.

Puede ser un número que representa el día del mes o el valor de una celda.

Como trabaja Excel con las fechas

Puede ser un número

que representa el mes

del año (de1 a 12) o el

valor de una celda.



77

=HORA () La función HORA devuelve el valor de la fecha y hora actuales. El resultado se actualiza cada vez que se abre el libro, ya que la fecha y hora se toman del reloj interno de la computadora. Esta función no tiene argumentos. Ten siempre en cuenta que el valor se mostrará en el formato que se elija (número o fecha), por lo que hay que aplicar algún formato apropiado a la celda. Funciones financieras básicas =PAGO (Tasa, Niper, VA) Cuando se pide un dinero prestado y el pago del préstamo se hará en varios pagos, normalmente se paga una tasa de interés. En un ejemplo, esto quiere decir que si pides prestados $100 dólares y los pagarás en 10 pagos iguales, cada uno de los pagos no sería de $10 dólares, sino de un poco más, dependiendo de qué tan grande sea la tasa de interés. Si el interés por periodo es de 3%, entonces cada uno de los 10 pagos sería de $11.72 dólares. La función PAGO calcula el monto de cada uno de los pagos de un préstamo con cierta tasa de interés fija, a un número determinado de pagos. La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables:

Tasa. Es el porcentaje de interés que se va a cobrar. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03.

Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, por que el préstamo se pagará en 10 pagos iguales.

Funciones básicas de fecha y ahora



78

VA. (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los $100 dólares iniciales es el Valor actual.

Cualquiera de los parámetros puede ser un número o el valor de un a celda. Verás que el resultado es un valor negativo. En un flujo de caja se consideran positivos los valores que entran (ingresos) y negativos los que salen (egresos o gastos). Los 100 dólares que pides prestados entran a tu flujo de caja, por eso son positivos. Los $11.72 que debes pagar cada periodo, salen de tu flujo de caja por lo tanto son negativos. =VA (Tasa, Nper, Pago) La función VA (valor actual) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando sí se conoce el monto a pagar, pero se desconoce el valor del préstamo inicial. Siguiendo el mismo ejemplo del caso anterior, utilizaría la función VA si sé que tengo que pagar $11.72 dólares durante 10 periodos y sé que la tasa de interés es de 3%, pero desconozco el valor actual del préstamo. La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables:


Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, por que el préstamo se pagará en 10 pagos iguales.

Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -11.72 dólares. El valor debe ponerse con el signo negativo pro que cada pago que se haga será una cantidad que sale del flujo de caja. Si olvidas el signo obtendrás un resultado incorrecto.

=NPER (Tasa, Pago, Va)



79

La función NPER (número de periodos) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando lo que se desconoce es el número de pagos que hay que realizar. Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, utilizaría la función NPER si sé que tengo que pagar $11.72 dólares por un préstamo inicial de $ 100 dólares y sé que la tasa de interés es del 3%, pero desconozco cuántos pagos hay que realizar. Los 3 argumentos indispensables de esta función son:


Pago. Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -$11.72 dólares. Recuerda que los pagos o egresos deben ir con signo negativo.

VA. (valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los $100 dólares.

=TASA (Nper, Pago, VA) La función TASA (tasa de interés) es similar a la función PAGO, pero se aplica cuando lo que se desconoce es la tasa de interés que se paga. Siguiendo con nuestro mismo ejemplo, utilizaría la función TASA si sé que tengo que pagar $11.72 dólares por un préstamo inicial de $100 dólares, durante 10 periodos, pero desconozco la tassa de interés que aplica. Los 3 argumentos indispensables de esta función son:

Nper (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, por que el préstamo se pagará en 10 pagos iguales

Pago Es la cantidad a pagar en cada periodo. En nuestro ejemplo, -$11.72 dólares (negativo por que es un pago y por tanto sale del flujo de caja).

Va (Valor actual). Es la cantidad prestada. En nuestro ejemplo, los $100 dólares iniciales es el Valor actual.

= VF (Tasa, Nper, Pago, VA, Tipo) La función VF (Valor futuro) se utiliza para calcular el valor futuro de una inversión, basado en pagos periódicos y constantes y en una tasa de interés fija. El caso más típico del uso de esta función es cuando ahorras dinero en un banco. Puedo usar la función VF si deseo saber cuánto dinero tendré en una cuenta después de ahorrar 10 meses, la cantidad de $10 dólares cada mes. Como el banco da una tasa de interés a los ahorradores, la cantidad acumulada después de los 10 meses será mayor a $100 dólares, dependiendo de qué tan grande sea la tasa de interés. Si la tasa de interés fuera del 3%, al final de los 10 periodos tendrías $114.64 dólares.



80

La función requiere varios argumentos, pero sólo los primeros 3 son indispensables:

Tasa. Es el porcentaje de interés que se paga. En nuestro ejemplo es 3% o 0.03.

Nper. (Número de periodos). En nuestro ejemplo el número de periodos es 10, por que es la cantidad de pagos iguales a realizar.

Pago. Es la cantidad ahorrada en cada periodo. En nuestro ejemplo, -$10 dólares. Recuerda que el signo menos es por que los pagos son egresos del flujo de caja.

En un nuevo libro utiliza una hoja diferente para capturar los datos y realizar los cálculos que te permitan resolver cada uno de los siguientes problemas. En cada hoja identifica bien los datos en diferentes celdas, utiliza encabezados y dale buena presentación. Utiliza las funciones que se requieran en cada caso y anota los resultados obtenidos en esta página. No olvides que los ingresos o entradas al flujo de caja son valores positivos y los egresos o salidas al flujo de caja son valores negativos.

Funciones financieras básicas

Problemas financieros

Actividad

26



81

1.- Amanda recibe $50 dólares mensuales en un empleo de medio tiempo. Ha decidido ahorrarlo todo y está analizando varias opciones. El banco local está pagando una tasa de interés del 1.6% mensual. a. Si guarda el dinero en su casa ¿Cuánto tendrá ahorrado después de un año?

b. Si guarda el dinero en el banco ¿Cuánto tendrá ahorrado después de un año? 2.- Para comprar una nueva computadora, Jorge puede pagar sólo $50 dólares cada mes. La computadora cuesta $950 dólares de contado, pero si el vendedor le cobrara un interés del 2% mensual si la paga en plazos. Por otro lado, el banco local paga un interés del 1.4% mensual a los ahorradores.

a. ¿En cuántos plazos podrá comprar la computadora si acepta las condiciones del vendedor?

b. Si decide ahorrar los $50 dólares mensuales en el banco ¿Cuánto tendrá acumulado después de un número igual de meses al que tardaría en pagarle al vendedor?

3.- Beatriz está pagando el automóvil de su hija. El vendedor sólo le dijo que tiene que hacer 24 pagos iguales de $2,500 pesos. Beatriz sabe que le cobrarán un interés del 3%.

a. ¿Cuál es el valor actual del automóvil?

b. ¿Cuál sería el valor actual del automóvil si el interés fuera del 0%?

4.- Una tienda de aparatos eléctricos vende un sistema de sonido en $140 balboas si lo pagas al contado, o bien, en 24 pagos de $9.28 balboas. Por otro lado, el banco local da a sus ahorradores una tasa de interés del 1.7% mensual.

a. ¿Cuál es la tasa de interés que cobra la tienda por el pago a plazos?



82

b. Si decides ahorrar en el banco $9.28 balboas durante 24 meses, ¿podrías pagar el sistema de sonido al contado (suponiendo que no sube de precio)?

c. Si tienes $9.28 balboas mensuales ¿qué te conviene más, comprar a plazos el sistema de sonido o ahorrar en el banco y comprarlo de contado? ¿Por qué? ¿De cuánto es la diferencia?

d. Si puedes ahorrar en el banco %10 balboas mensuales ¿en cuántos meses acumularías lo necesario para comprar el sistema de sonido al contado?

e. ¿Cuánto tendrías que ahorrar mensualmente en el banco, si quieres acumular lo suficiente para comprar de contado el sistema de sonido en 6 meses?

Cálculos complejos

Referencias Para referirse a una celda utilizamos la letra de la columna y el número de la fila que la forman. Esta dirección o coordenada única de cada celda es su referencia, es decir, es el nombre que se utiliza siempre que se desee referirse a esa celda.

Por ejemplo, la referencia de la primera celda de la hoja de cálculo es A1.

La mayoría de las fórmulas hacen referencia a alguna celda o grupo de celdas para realizar cálculos o funciones con los valores que estas celdas contienen. Habrás notado que si copias una fórmula y la pegas en otra o si utilizas las funciones de autollenado, las referencias de las fórmulas se ajustan automáticamente.

En esta sección comprenderás cómo es que esto funciona y cuándo es o no conveniente.

Referencias relativas



83

Las referencias a celdas son de forma predeterminada, referencias relativas. Esto quiere decir que si la fórmula se copia o se mueve a otra posición, la referencia cambia automáticamente, ajustándose a la nueva posición.

Por ejemplo, si copias la fórmula =A1+A2, de la celda A3 a la celda B3, entonces automáticamente la fórmula en B3 se actualiza quedando como =B1+B2.

Por tanto una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las fórmulas utilizan referencias relativas.

En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia D3. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría.

¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría.

Si tienes dudas realiza antes el ejercicio en la hoja de cálculo.

Referencias relativas

Actividad

27

TIP Cuando copias una fórmula hacia abajo (o verticalmente) cambia el número de las referencias relativas. Cuando copias una fórmula hacia la derecha (horizontalmente) cambia la letra de las referencias relativas.



84

Referencias absolutas Las referencias absolutas contienen las letras de columna y números de fila precedidos por el signo de pesos ($). Cuando copias o mueves una fórmula con una referencia absoluta, la referencia no cambia. Por ejemplo, si copias la fórmula =$A$1+$A$2, de la celda A3 a la celda B3, entonces a fórmula en B3 será también =$A$1+$A$2. Por lo tanto, una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta no cambia.

En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D$3. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula hacia abajo, en la columna A? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría.

¿Qué pasaría si copias la misma fórmula hacia la derecha? Llena las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría.

Referencias mixtas Una referencia que es parte absoluta y parte relativa, es una referencia mixta. Por ejemplo, la referencia $A2 es una referencia mixta en donde la columna (A) es absoluta y la fila (2) es relativa.

Por lo tanto una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa (por ejemplo$A3) o una fila absoluta y una columna relativa (por ejemplo A$3).

Referencia absoluta

Actividad

28



85

Cuando una referencia mixta se copia o mueve, la parte que tiene el signo de pesos ($) no cambia y la parte que no lo tiene cambia ajustándose automáticamente a su nueva posición.

En la figura de arriba se muestra una fórmula que utiliza la referencia $D3. ¿Qué pasaría si copias esa fórmula? Llena las celdas A2, A3, A4, A5 y A6 con la fórmula que Excel insertaría.

Llena después las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y B6 con la fórmula que Excel insertaría al copiar a la derecha.

Llena similarmente las celdas en la figura de bajo.

Referencias mixtas

Actividad

29

Referencias relativas, absolutas y mixtas



86

1.- En un nuevo libro de Excel captura los siguientes valores. Usa las mismas celdas que se muestran en la figura.

2.- Suma en la columna D las columnas A, B y C. Utiliza las fórmulas necesarias. 3.- Escribe en esta línea la fórmula en la celda D3. Compruébala revisando el contenido desde la barra de fórmulas.

4.- Selecciona el rango D1:D10, cópialo y pégalo en el rango E1:E10. 5.- Observa que aunque se supone que has copiado las fórmulas, las sumas en la columna E no son iguales que las de la columna D. Verifica su contenido en la barra de fórmulas. ¿Cuál es la nueva fórmula en la celda E3?

NOTA:

Una referencia relativa se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula (en el ejemplo es D3) y de la celda a la que hace referencia (en nuestro ejemplo las celdasA3, B3 y C3). Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las fórmulas utilizan referencias relativas. 6.- Elimina todos los datos de las columnas D y E. 7.- En la celda D3 escribe esta fórmula con referencias mixtas =$A3+$B3+$C3. 8.- Copia eta fórmula a todo el rango de la columna D. 9.- Haz un clic sobre la celda D3 y observa su contenido en la barra de fórmulas. Escribe la fórmula: Supongamos de nuevo que necesitas una copia de estas fórmulas en la columna E. 10.- Selecciona el rango de fórmulas D1:D10, cópialo y pégalo en el rango en el rango E:1E10.

Más Referencias

Actividad

30



87

11.- Observa que ahora las sumas en la columna E sí son iguales que las de la columna D. 12.- Haz un clic sobre la celda E3 y observa su contenido en la barra de fórmulas. Escribe su contenido. Nota Una referencia absoluta siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta no cambia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa (por ejemplo $A1). O una fila absoluta y una columna relativa (por ejemplo A$1). Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia relativa cambia y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta.

Pegado especial Al mover o copiar una celda, Excel la mueve o copia completa, incluidas las fórmulas y sus valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios. El botón dividido Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar contiene un menú con distintas opciones específicas para realizar un pegado. Las opciones del Pegado Especial, permiten elegir una forma específica de pegado, en caso de que no quieras pegar la información tal y como se copó. Puede ser por ejemplo, que después de haber copiado ciertas celdas no requieras pegar la información completa, sino solamente los valores de las celdas o sólo los comentarios, el formato o el ancho de las columnas.

Atributos del pegado

Acción a realizar después del

pegado

Crea un vínculo entre los datos originales y los datos pegados



88

Pegar vínculos Imagina que tienes dos hojas de cálculo o dos libros y necesitas copiar datos de un libro en el otro.

Si utilizas los comandos de Copiar y Pegar puedes pasar la información que quieras del archivo origen al archivo destino, pero si después cambian los datos en el archivo origen, los cambios no se verán reflejados en el archivo destino. Cuando queremos un vínculo entre un archivo origen y un archivo destino (sin importar si fue o no creado en Excel 2007), es necesario utilizar el comando de Pegado Especial. Primero hay que cortar o copiar los datos del archivo origen, después abrir el archivo destino y por último pegar la información con el botón Pegar seleccionando la opción Ficha Inicio/Portapapeles/Pegar vínculos. Esta opción crea en el archivo destino una liga con la información del archivo origen. De esta manera, si cambia la información del archivo origen, automáticamente se cambia en el archivo destino. Cuando se realiza el pegado especial de una hoja a otra en el mismo libro, la celda destino muestra una fórmula que indica el origen de los datos.

En caso de que se realice el pegado especial de un libro a otro, la fórmula muestra tanto el libro, como la hoja origen de los datos.

Referencias 3D En una referencia 3D se proporciona información de un libro, una hoja y una celda seleccionada. Las referencias 3D se utilizan para referirnos a una celda que está en un libro diferente al que se esté utilizando. Se llaman así porque se identifican con tres dimensiones que hacen referencia a una celda origen: el libro, la hoja y la celda.

Para crear una referencia 3D entre dos libros, es importante tener abiertos los dos archivos. En el libro destino se selecciona la celda donde se desea realizar el vínculo y se introduce el signo =.

Pegado especial

Hoja y celda Libro



89

Después en el libro origen se selecciona la celda que se va a vincular y Excel automáticamente crea la referencia 3D.

Si tienes dudas puedes utilizar la hoja de cálculo para comprobar tus respuestas. En la hoja de cálculo puedes generar las referencias simplemente seleccionando las celdas en cuestión. 1.- Escribe las referencias 3D que mostrará Excel al vincular a las siguientes celdas:

a. Libro “Ventas”, Hoja “2”, celda B5.

b. Celda F5 de la hoja “Contable”. El archivo se llama “Administrador”. 2.- Escribe las fórmulas 3D necesarias para realizar los siguientes cálculos:

a. La suma de la celda B3 de la hoja “Enero”, mas la celda B3 de la hoja “Febrero”. Ambas hojas están en el mismo libro.

b. El producto (multiplicación) de la celda B3 de la hoja de “Ventas” del libro “Tienda” y la celda B3 de la hoja “Precios” del libro “Proveedor”.

Nombres Muchas veces puede ser más sencillo referirse a una celda o rango con un nombre, que con su dirección. Por ejemplo, sería conveniente que pudieras escribir en una celda el nombre X (o cualquier otro), en vez de la dirección A3. Para dar nombre a una celda o rango seleccionado, se utiliza la Ficha Fórmulas/Celdas con nombre/Administrador de nombres que muestra el cuadro de diálogo de la siguiente figura.

Referencias 3D Actividad

31

Referencias 3D



90

Cuando una celda o rango tiene un nombre, puedes utilizar el nombre en cualquier fórmula en vez de utilizar la dirección. Podríamos por ejemplo, utilizar fórmulas con nombres en vez de direcciones, como:

Para conocer los nombres de celdas habilitados en la hoja de cálculo, desde la barra de fórmulas haz clic en el cuadro Nombre.

1.- En una hoja de cálculo nueva captura la siguiente tabla:

Uso de nombres Actividad

32



91

2.- Utiliza el botón Ficha Fórmulas/Celdas con nombre/ Administrador de nombres para asignar los siguientes nombres: a. “Venta” a las celdas B2:B8 b. “Comisión” a las celdas C2:C8 c. “IVA” a las celdas D2:D8 d. “Total” a las celdas E2:E8 3.- Para obtener los datos en la tabla de RESULTADOS únicamente utiliza los nombres asignados, por ejemplo, para obtener Total de comisión utiliza la fórmula =SUMA(Comisión) y para Total Neto utiliza la fórmula =SUMA(Venta)-SUMA(Comisión). 4.- En la hoja 2 del mismo libro introduce el valor y da nombre a las celdas de la siguiente tabla. Puedes ir rápidamente a cada dirección utilizando las teclas <Ctrl+I>.

5.- En la hoja del mismo libro, utiliza las fórmulas con referencias 3D para obtener los siguientes resultados en las celdas que se indican. Una vez hecho el cálculo copia aquí el resultado:



92

¿Para qué crees que te pueda servir la función de Administrar nombres?

Funciones lógicas o condicionales En la vida diaria constantemente hacemos análisis de tipo condicional. Imagina por ejemplo estos dos casos: obtener un punto extra si se cumple con una tarea, contar a todos los alumnos que tienen entre 12 y 15 años, ganar un descuento en una compra si el monto de ésta es mayor de $1000.00, sumar el peso de los elementos químicos que sean sólidos. Casos como los mencionados se llaman problemas condicionales, ya que sólo se tomarán en cuenta los datos que cumplan alguna condición o criterio. La hoja de cálculo tiene funciones condicionales predefinidas para realizar cálculos que cumplan con algún criterio. Como su nombre lo indica, las funciones condicionales arrojan un resultado que depende de alguna condición. Función SI =SI(Prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) La función SI sirve para mostrar dos diferentes resultados, dependiendo de la evaluación de una Prueba lógica, que sólo puede ser verdadera o falsa. Si la prueba lógica es verdadera, habrá un resultado. Si la prueba lógica es falsa, el resultado será diferente.

Reflexión sobre nombres Actividad

33

Nombrar celdas



93

La función SI tiene 3 argumentos:

Prueba lógica: es cualquier expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso, por ejemplo A3>5 o B2=C2. Estas expresiones pueden ser verdaderas o falsas, dependiendo de los valores que contengan las celdas.

Valor si verdadero: es el valor que regresa la función, si la prueba lógica es verdadera. Puede ser un número, un texto, el valor de otra celda o incluso otra fórmula.

Valor si falso: es el valor que regresará la función si la prueba lógica es falsa. También puede ser un número, un texto, el valor de otra celda o incluso otra fórmula.

Ejemplos:

SI (A1>B1,5,10) El resultado es 5, si el contenido de A1 es mayor al contenido de B1. El resultado es 10, si el contenido de A1 no es mayor al contenido de B1.

=SI (A1<=5,C1,D1) El resultado es igual al contenido de la celda C1, sólo si el contenido de A1 es menor o igual que 5 El resultado es igual al contenido de la celda D1, si el contenido de A1 es mayor que 5.

=SI(A1=”mex”,C1;”ok”) Si la celda A1 contiene el texto “mex”, el resultado será igual al contenido de C1. Si la celda A1 no contiene el texto “mex”, el resultado será la palabra “ok”.

Cualquier expresión que pueda evaluarse como falso o verdadero.

Es el valor que regresará la función si la prueba lógica es verdadera

Es el valor que regresará la función si la prueba lógica es falsa



94

TIP En las fórmulas, los textos se escriben entre comillas para diferenciarlos de referencias, nombres o variables. 1.- En una hoja de cálculo nueva, captura la siguiente tabla y dale formato:

2.- En la columna D agrega la función SI para que cuando los gastos reales excedan a los gastos proyectados aparezca un mensaje que diga “Presupuesto excedido”. 3.- Calcula los totales en la fila 17 y genera en otra celda una fórmula condicional que muestre el texto “El total del presupuesto fue excedido”, si el presupuesto real total sobrepasa el proyectado total. 4.- En las celdas C20 y C22 agrega la función necesaria para calcular el promedio.

Función SI

Actividad

34



95

Función SI ANIDADA

1. Captura los siguientes datos en una hoja de cálculo en blanco. Utiliza las mismas celdas

que se muestran en la figura y da a la tabla un formato adecuado:

A B

1 98

2 84

3 54

4 47

5 93

6 72

7 62

8 71

9 98

10 53

11 71

12 59

13 95

14 64

15 72

16 62

17 62

18 86

19 40

20 89

2. El objetivo de la actividad, es transformar la puntuación numérica a una calificación con

letras, de acuerdo al siguiente criterio:

Mayor que 89 A

De 80 a 89 B

De 70 a 79 C

De 60 a 69 D

Menos de 60 E

3. Analiza esta formula. Observa como se separan los argumentos por medio de comas y

trata de identificar los 3 argumentos de cada función SI. Cuando dentro de una función

hay otra función, se dice que están anidadas.



96

=SI(A1>89,”A”,SI(A1>79, “B”,SI(A1>69,”C”,SI(A1>59,”D”,”E”))))

Describe a continuación como funciona la formula:

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

4. Introduce la formula en la hoja de calculo y comprueba su funcionamiento.

5. Introduce todas las formulas necesarias para completar la tabla.

Función CONTAR. SI

=CONTAR.SI(rango, criterio)

En esta función estadística de cálculo condicional, se especifica un rango y un criterio que debe

cumplirse. La función cuenta el número de coincidencias, es decir, el número de celdas en el rango

especificado, que cumplen con el criterio que se indique.

La función CONTAR .SI tiene 2 argumentos:

Rango: es el conjunto de celdas donde están los datos que se quieren contar.

Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina que celdas deben contarse.

Conjunto de celdas, de las cuales se desean contar las que cumplan con el criterio dado.

Es la condición que determina que celdas del rango deben contarse.



97

Ejemplos:

=CONTAR.SI(A1:A14,”sistema”)

Cuenta cuantas celdas entre A1 y A14, contienen la palabra “sistema”.

=CONTAR.SI(A1:A14,”<10”)

Cuenta cuantas celdas entre A1 y A14, contienen un número menor que 10.

=CONTAR.SI(A1:A14,E4)

Contiene un dato igual que el valor en F4.

Condicionales y referencias 3D

1. Abre un archivo Vencedores.xlsx de tu CD o carpeta de trabajo. Este libro contiene dos

hojas: en la primera (llamada Ganadores) observa el listado de Ganadores de la Tour de

Francia de 1903 hasta 2005. En la segunda hoja de este mismo libro (llamada Resumen,

debes escribir las formulas para contar cuantos premios Tour de Francia ha recibido cada

país.

2. Selecciona la celda C6 de la hoja de Resumen. Inicia el cuadro de dialogo Insertar función

(Ficha Insertar/Biblioteca de funciones/Asistente para funciones).

3. Busca la función estadística CONTAR.SI y haz clic en Aceptar. ubícate en el espacio para el

argumento Rango y con el ratón cambia a la hoja Ganadores y selecciona el rango D5:D96.

4. Ahora ubicate en el espcaio para el argumento Criterio. Automáticamente regresaras a la

hoja Resumen y con el ratón selecciona la celda B6.

5. Haz clic en Aceptar. Revisa el resultado de la función terminada.

6. Repite los paso para obtener los resultados de los demás países. Cuida utilizar el criterio

adecuado para cada formula.

7. Escribe en la celda C18 de la hoja Resumen, la formula para sumar el total de las

competencias.

8. Guarda tu trabajo terminado en la ubicación y con el nombre que el profesor indique.

Contando músicos

1. Abre el archivo Musicos.xlsx de tu CD o carpeta de trabajo.

2. Complementa la tabla como se muestra en la siguiente imagen:



98

3. Utiliza la función condicional para complementar la tabla respondiendo a todas las preguntas que

se tienen.

4. Guarda tu trabajo con el nombre Contarsi37.xlsx en la carpeta que indique tu profesor.

Funcion SUMAR.SI

=SUMAR.SI (rango, criterio, rango_suma)

Es una función matemática condicional. Al igual que la función SUMAR, la función SUMAR.SI sirve para

sumar un rango de datos, pero con la diferencia que solo se sumaran los datos que cumplan con cierta

condición.

Funciona de manera similar a CONTAR.SI pero con un argumento adicional, ya que por lo regular se desea

evaluar u rango, sumando uno diferente.

Los argumentos de la función son:

Rango: es el conjunto de celdas que van a evaluar.

Criterio: es la condición (dato o expresión) que determina que celdas se deben sumar.

Rango_Suma: son las celdas que se van a sumar. Si se omite se sumaran las celdas de rango.

Conjunto de celdas en las que se evaluara que se cumpla con el criterio.

Ejemplos:

=SUMAR.SI(A1:A7,”sistema”,B1:B7)

Suma los datos de las celdas B1 A B7, pero solo aquellos que cumplan con la condición de que en la celda

correspondiente en el rango A1:A7, este la palabra “sistema”.

=SUMAR.SI (A1:A14,<10,B1:B14)

Suma los datos de las celdas B1 a B14, pero solamente aquellos que cumplan con la condición de que en la

celda correspondiente en el rango A1:A14, hay un numero menor que 10.

Funcion SUMAR.SI

1. Captura la siguiente tabla en una hoja de calculo nueva. Dale un formato y excelente presentación.

Si lo deseas puedes usar algún formato de tabla predeterminado de Excel2007.



99

2. Utiliza la función SUMAR.SI para obtener la siguiente información: agrega los resultados al final de

la tabla y dale un formato numérico. Escribe aquí los siguientes resultados que debes obtener en la

hoja de calculo creando las formulas necesarias:

a. Total de compras mayores a 10000____________________________________________

b. Total de compras menores a 5000_____________________________________________

c. Total de compras entre 5000 y 10000 __________________________________________

d. Promedio de las compras_____________________________________________________

e. Total de compras realizadas___________________________________________________

f. La compra mas grande_______________________________________________________

g. La compra mas pequeña_____________________________________________________

3. Combina las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI para obtener el promedio de compras mayores de

5000. Escribe aquí el promedio:

Opciones de visualización

Zoom

Cuando se desea aumentar o disminuir la visualización de una hoja de calculo púedes utilizar el control

deslizante del zoom que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Paneles



100

En una hoja de calculo se pueden crear paneles que permiten dividir la pantalla en dos secciones verticales

y/u horizontales. Los paneles son útiles en hojas que contienen una gran cantidad de datos, pues ayudan a

su visualización y análisis. Son muy útiles cuando quieres mantener siempre visibles ciertos encabezados,

independientemente de cómo te muevas en la hoja. Crear paneles permite mantener ciertas celdas fijas,

mientras el resto de la hoja de cálculo puede ser desplazada con ayuda de las barras de desplazamiento.

Los paneles se crean arriba y a la izquierda de la celda activa usando el comando Ficha

Vista/Ventana/Dividir. Se pueden cambiar de posición arrastrando con el ratón, siempre y cuando no estén

inmóviles.

Otra manera de crear paneles es desde el cuadro de división que aparece en las barras de desplazamiento.

Situando el ratón en esta área el puntero tomara la forma. Arrastra la división hasta donde desees.

Para quitar esta división, basta con hacer doble clic sobre la barra de división. Para inmovilizar los paneles y

evitar que puedan moverse con el ratón, utiliza en la Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar Paneles

Inversamente puedes movilizar los paneles utilizando la misma opción.

Paneles y Navegación

1. Abre el archivo Datos.xlsx de tu disco o carpeta de trabajo. La Hoja 1 de este libro contiene una

gran cantidad de datos.

2. Utiliza las flechas en un teclado para navegar por la hoja hacia la derecha y hacia abajo y ver

cuantas filas y columnas tiene. ¿Cuántas filas tiene esta tabla?______________________________

¿Cuántas columnas tiene la tabla?_____________________________________________________

3. Ajusta el zoom de la hoja a 75% con Ficha Vista/Zoom.

4. Selecciona la celda B2.



101

5. Ahora crea paneles con la Ficha Vista/Ventana/Dividir. Elige la opción Inmovilizar Paneles.

6. Navega hacia abajo y hacia la derecha de la hoja, comprobando que los paneles superior e

izquierdo, donde están los encabezados, permanezcan siempre visibles. Observa que la

inmovilización de paneles permiten mantener visibles los rótulos de las filas y columnas mientras te

desplaza entre los datos.

7. Moviliza nuevamente los paneles con el comando Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar

paneles/Movilizar paneles.

8. Ahora inmoviliza únicamente la fila superior. ¿Como puedes lograrlo?

9. Navega nuevamente por la hoja de cálculo para comprobar que los paneles inmovilizados

permanecen fijos.

10. Elimina las divisiones y ahora inmoviliza la primera columna. ¿Cómo puedes lograrlo?

11. Vuelve a navegar por los datos para comprobar que el panel inmovilizado permanece fijo.

12. Utiliza las opciones de ayuda F1 y contesta las siguientes preguntas. Utiliza tus palabras para

explicar.

a. ¿Qué sucede al inmovilizar columnas y filas?

b. ¿Para que crees que es útil esta opción?

c. ¿Que sucede al dividir en paneles una hoja de datos?

d. ¿Para que crees que es útil esta opción?

e. ¿Cuál es la diferencia entre inmovilizar paneles y dividir paneles

13. Quita todas las divisiones antes de terminar la actividad.



102

Opciones de visualización

Manejo de objetos

Ficha de Insertar

En Excel, la ficha Insertar presenta una gran variedad de objetos para Insertar en una hoja de calculo. Las

formas, líneas, gráficos y dibujos aumentan el impacto de un libro, además de que pueden ayudar a

presentar información importante.

Con los botones de comando de la ficha puedes crear y modificar objetos directamente sobre la hoja del

documento. La ficha insertar se divide en seis grupos:

1

5



103

1. Contiene herramientas para crear formas, líneas, flechas y figuras geométricas.

2. Insertar tablas independientes de la información mostrada en las celdas. Sus datos se pueden

ordenar, filtrar, administrar y analizar en forma autónoma.

3. Agrega imágenes, diagramas, sonidos o Clip Art a la hoja de calculo para hacerla mas atractiva.

4. Adiciona diferentes tipos de gráficos para representar los datos de una hoja.

5. Agrega al trabajo un vínculo a una pág. Web, una imagen, una dirección de correo o un

programa.

6. Agrega texto contenido en Cuadros de texto, Word Art, símbolos, encabezados, entre otros.

Formas

El comando Formas contiene una lista de figuras prediseñadas como rectángulos, flechas, líneas, llamadas y

símbolos de diagrama de flujo, entre otros.

Puedes agregar una forma o combinar varias para crear un dibujo o una forma mas elaborada. También

puedes agregarle texto, viñetas o numeración, color y formato con ayuda del botón secundario del ratón.

6 4 3 2



104

Insertar y modificar imágenes

Las imágenes dan realce y profesionalismo a cualquier documento. Cualquier imagen en la hoja de cálculo

será un Objeto. Básicamente todos los objetos se manejan de forma similar. En Excel podemos insertar casi

cualquier imagen, ya sea una fotografía digitalizada, ilustraciones de un CD-ROM o gráficos de internet.

Excel tiene grupos de imágenes que se instalan con el programa. Estas imágenes se encuentran en la galería

de imágenes prediseñadas y se insertan mediante el botón en la Ficha

Insertar/Ilustraciones/Imágenes Prediseñadas.

Si en vez de una imagen prediseñada quieres insertar un archivo de imagen que este guardado en cualquier

carpeta, utiliza el botón Picture del mismo grupo. Explora las carpetas disponibles en tu

computadora para encontrar la imagen que quieres insertar.

Cuando hay una imagen seleccionada se despliega en la Cinta de opciones la ficha Formato, que puedes

utilizar para modificar, recortar y hacerle ajustes a la imagen.

1. Realizar mejoras a la imagen: brillo, contrastes, colores estilizados y tono sepia.

2. Hacer transformaciones o aplicar efectos a una imagen.

3. Ordenar, agrupar o alinear objetos dentro de la hoja de cálculo.

4. Ajuste de dimensiones y recorte de imágenes.



105

Formas – Calculadora

1. Inicia un libro nuevo Excel y en la Hoja1 realiza la siguiente actividad:

2. Utiliza únicamente las autoformas con las que cuenta Excel para crear la imagen de una

calculadora como esta. Puedes aplicar colores diferentes o hacerle mejora si lo deseas.

3. Para agregar texto dentro de las formas. Haz clic sobre ellas con el botón secundario del ratón

y del menú contextual elige Modificar texto.

4. Observa que al seleccionar una forma aparece una nueva ficha llamada Herramientas de

dibujo. Cambia las formas de estilo para que tengan apariencia de botón (Ficha Herramientas

de dibujo/Formato/Estilos de formas).

5. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre Calculadora40.xlsx.

Formulario con hipervínculos

1. Inicia u nuevo libro de Excel. Aunque inicialmente el libreo tiene 3 hojas, usa varias veces el

comando Insertar hoja de calculo para insertar 6 hojas mas. En total debes tener 9 hojas.

2. Renombre, respectivamente, cada una de las hojas con las siguientes etiquetas: Inicio,

Triangulo, Rectángulo, Cuadrado, Circunferencia, Pentágono, Ovalo, Cilindro y Cubo.

3. En la hoja Inicio crea una pantalla similar a esta, pero con tu propio estilo y creatividad. Da a las

figuras apariencia de botones.

4. Selecciona la figura triangular y desde la Ficha Insertar/Vínculos selecciona el botón

Hipervínculos

5. Se desplegara el cuadro de dialogo Insertar hipervínculo. Selecciona Vincular a: Lugar en este

documento y en el árbol de la derecha selecciona la hoja Triangulo. Da clic en Aceptar.

6. Prueba el hipervínculo que acabas de crear, da clic en el botón Triangulo y observa lo que

sucede. Automáticamente te lleva a la hoja llamada Triangulo.

7. Realiza la misma operación para el resto de las formas de la hoja Inicio. Cada figura debe ir a la

hoja que le corresponde.

8. Agrega en cada una de la hojas (excepto en la hoja de Inicio) una flecha en forma de botón y

crea un hipervínculo para que al darle clic regrese a la hoja Inicio automáticamente.

9. Prueba que todos tus vínculos funcionen correctamente.

10. Cambia a la hoja Triangulo y escribe el titulo TRIANGULO en la hoja. Dale formato.

11. Crea una tabla para calcular a partir de los valores de la base y la altura, el área del triangulo.

Escribe algunos valores y teclea una formula que calcule el área. Es importante que

compruebes que al cambiar los valores, el área calculada cambie automáticamente.

12. Haz algo similar para todas las hojas. En los casos de figuras planas calcula el área. En el caso

de figuras tridimensionales calcula el área total y el volumen. La figura siguiente muestra como

podría quedar la hoja para el cubo. Termina todas las hojas siguiendo el ejemplo.

13. Guarda tu archivo con el nombre Figuras41.xlsx en la carpeta que indique tu profesor. Es muy

importante que la guardes porque más adelante la ocuparas en otra actividad.



106

Gráficos Un grafico es una representación de los datos contenidos en una tabla. Graficar la información facilita su

comprensión y permite una visualización más rápida de los datos.

Los gráficos siempre se crean a partir de datos numéricos. Puedes representar los datos en distintos tipos de

gráficos, pero el tipo que elijas depende del tipo de datos que deseas representar.

La verdadera importancia de aprender a crear gráficos en la hoja de calculo, esta en saber que deseas

representar y como interpretarlo.

Principales tipos de gráficos

El tipo de grafico mas adecuado depende de lo que desea representar con cada uno. El grupo de la Ficha

Insertar/Gráficos muestra tipos mas comunes.

Grafico de Columnas o Barras

Los gráficos de columnas o de barras facilitan la comparación de datos. La longitud de cada columna o cada

barra representa un valor. En la figura, las columnas permiten notar fácilmente los países con mayor o

menor extensión territorial.

Grafico Circular

Los gráficos circulares muestran varios conceptos como porcentajes de un total. Así, es fácil determinar que

tanto del total aporta cada uno de los conceptos. En la figura se observa que del total de los elementos

químicos que existen, la mayoría son metales.

Grafico de Líneas

En un grafico lineal se observan con facilidad tendencias y comportamientos de variables. Aunque es similar

al de barras, las líneas que unen cada valor facilitan analizar si una variable aumenta, disminuye o se

mantiene. En el ejemplo podemos observar en que meses la temperatura promedio ha subido o bajado.

Las graficas de líneas permiten interpolar y predecir valores intermedios y tendencias. Por ejemplo, puedes

estimar cual es la temperatura entre dos puntos observando la magnitud de la línea o incluso predecir si la

temperatura subirá o bajara analizando las tendencias de las líneas.

Los gráficos de líneas se utilizan principalmente para representar valores que cambian con el tiempo.

Creación rápida de gráficos



107

1. En la hoja1 de un nuevo libro de Excel, captura tus calificaciones del último periodo. Utiliza la

columna A para escribir el nombre de la materia y la columna B para escribir la calificación. Deben

ser al menos 5 materias. No olvides darle formato a la tabla y en general crear una excelente

presentación.

2. Selecciona todos los datos y presiona la tecla F11. Un nuevo grafico se ha generado con la opciones

predeterminadas en una hoja de calculo llamada Grafico 1.

3. Describe que tipo de grafico apareció al presionar F11.

4. ¿Consideras que este tipo de grafico es el adecuado para representar tus calificaciones? ¿porque?

5. Para cada uno de los siguientes casos, indica el tipo de grafico (barras, circular o líneas) que

utilizaras para representar mejor la información:

a. Comparar tus calificaciones con las de 5 compañeros.

b. Representar el porcentaje de mujeres y de hombres que tiene tu grupo.

c. Analizar la temperatura ambiental durante 24 horas un día.

d. Representar la actividad cerebral cuando duermes.

e. Agrupar los elementos de la tabla periódica: Metales, No Metales, Gases nobles y

Metaloides.

f. Comparar las toneladas de basura que producen 5 países europeos.

g. Representar las temperaturas en las que el agua pasa de hielo a vapor.

h. Comparar la masa de los planetas del sistema solar.

i. Comparar el número de medallas obtenidas por un país e los últimos cinco juegos

olímpicos.

j. Analizar el clima durante los meses de un año.



108

k. Comparar el clima de dos lugares durante los mismos meses.

Tabla de datos

Los datos de una hoja de cálculo se pueden representar en un grafico. Los gráficos se vinculan a los datos a

partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian. En otras palabras, cuando los datos cambian

no tienes que volver a crear el grafico, ya que este siempre hace referencia a las celdas donde están los

valores y no a los valores mismos.

Tipos de gráficos y tabla de datos

Creación de gráficos

Para la creación de un grafico sencillo con todas las opciones predeterminadas, primero selecciona los

datos dentro de la hoja de cálculo. Es importante seleccionar únicamente los datos a graficar, incluyendo sus

encabezados.

Si deseas graficar un rango de datos no contiguos, lo puedes seleccionar mientras presionas la tecla <Ctrl>.

En el grupo de la Ficha Insertar/Gráficos, puedes elegir entre distintos tipos de grafico (por ejemplo grafico

de columnas o circular) y subtipos (como grafico de columnas apiladas o 3D). Para ver todos los tipos de

gráficos disponibles, puedes seleccionar el iniciador de cuadro de dialogo del grupo. Asegúrate que al elegir

el tipo y subtipo, tengas clara la idea de cómo esperas que se vean los datos representados.

Al dar clic en el tipo de grafico que se desea, automáticamente se insertara el grafico en la hoja de cálculo.

Para cambiar el diseño de los elementos de un grafico, puedes hacer clic directamente sobre el o sobre el

elemento que desees modificar.



109

1. Cambiar de tipo de grafico o guardarlo como plantilla.

2. Mostrar series de datos por filas o columnas.

3. Formato de diseños predefinidos.

4. Formatos de estilos predefinidos.

5. Mover al grafico a otra hoja o libro diferente.

1. Aplicar formato al grafico.

2. Agregar colores de relleno, cambiar estilos de línea o aplicar efectos especiales.

3. Agregar estilos de WordArt a los títulos y rótulos del grafico.

4. Manipular objetos dentro del grafico.

5. Especificar tamaños y posiciones.

Ejemplo de edición de gráficos

Prácticamente todas las partes de un grafico son modificables, por lo que basta con explicar algunos

ejemplos para comprender la manera de hacerlo. Analicemos los casos de edición más comunes. Al hacer

clic en el botón secundario sobre cualquier objeto del grafico aparece un menú contextual como podría ser:

Si seleccionas la opción Formato del titulo del grafico, se despliega una caja de dialogo desde donde podrás

dar un toque profesional a cada zona.

En caso de querer cambiar el texto del rotulo (lo que dice), se puede seleccionar y luego hacer un clic sobre

el texto para poder editar el valor.

Nuevas fichas

1. En un nuevo libro de Excel captura los siguientes datos en la hoja 1:



110

2. Selecciona las celdas A2:B7 y busca en la Ficha Insertar/Gráficos/Circular un grafico con estilo 3D.

3. Después de insertar un grafico con los colores predefinidos, cámbialos haciendo clic sobre el grafico

y seleccionando el diseño que te agrande en la Ficha Formato/Estilos de forma.

4. En la Ficha Diseño/Diseño de gráficos prueba con los diferentes diseños y elige uno en el que

aparezcan los porcentajes dentro de cada rebanada del grafico.



111

5. Agrega un titulo.

6. Guarda tu trabajo con el nombre Graficas43.xlsx. utilizaras este archivo en la siguiente actividad.

Creando gráficos

1. Abre el archivo de la actividad anterior Graficas43.xlsx y cambia el nombre de la Hoja 1 por

“Circular”.

2. Agrega 4 hojas más para que tengas en total 7 hojas de cálculo en el libro. Cambia sus nombres por

Columnas, Líneas, Barras, Área, Dispersión y Anillo. La primera grafica ya la tienes, es la Circular de

la actividad anterior.

3. En cada hoja debes inventar una tabla de datos (al menos 10 registros) que se puedan representar

mejor en la grafica que corresponda al nombre de la hoja. Lo as importante de este paso es que los

datos que inventes, se puedan representar adecuadamente en cada tipo de grafico. Por ejemplo,

no tiene mucho sentido representar tus calificaciones en un grupo circular, así como no seria útil

representar porcentajes de hombres y mujeres en un grafico de líneas.

4. Crea cada uno de los gráficos con los datos que has introducido.

5. Modifica cada uno de los gráficos de modo que tengas diferentes colores, distintas fuentes en los

textos y títulos, así como diferentes líneas de división. Los gráficos deben tener una apariencia

distinta a las opciones predeterminadas.

6. Guarda tu trabajo con el mismo nombre, sobrescribiendo el archivo de la actividad anterior.

TIP

Puedes crear también un grafico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo. Únicamente

selecciona la serie que quieras diferente y elige el tipo de grafico en la ficha Graficos.



112

Mover y borrar gráficos

Para mover un grafico, puedes arrastrarlo sobre la hoja de calculo y colocarlo en el lugar indicado.

Para modificar el tamaño del grafico, se selecciona y se arrastran los cuadros de control hasta lograr el

tamaño deseado.

Para eliminar un grafico, se selecciona y se presiona la tecla <Supr>.

Creación y edición de gráficos, mover y borrar gráficos

Series en gráficos

En un grafico una serie es un conjunto de datos que se refieren a un mismo concepto. Los gráficos simples

que has creado hasta ahora tienen una sola serie, por ejemplo: calificaciones, extensión territorial o número

de hijos por familia, entre otros.

Se utiliza más de una serie cuando en un mismo grafico se desean representar dos o más conceptos. Por

ejemplo, si quieres comparar las calificaciones obtenidas en dos materias, en los meses de enero a marzo,

necesitaras más de una serie. Analiza esta tabla de datos:

A partir de estos datos se podrían crear en general dos interpretaciones. Podríamos decidir que los datos

tienen dos series: Primero A y Primero B. en este caso las series están en Columnas de la tabla de datos y el

grafico se vería así (cada color es un grupo):



113

Pero también podríamos decidir que los datos tienen seis series: enero, febreo, marzo, abril, mayo y junio.

En este caso las series están en las Filas de la tabla de datos y el grafico se veria asi (cada color es un mes):

Analizando series

Observa los siguientes gráficos que fueron obtenidos de la miasma tabla de datos

Analiza las diferencias ¿Qué representa cada grafico?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿Cuál es más útil?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TIP

Observa que al seleccionar un grafico terminado, en la tabla de datos los valores aparecen con un

contorno de color azul, los nombres de las series aparecen con un contorno de color verde y las

categorías con un contorno color purpura.



114

Gráficos de varias series

1. Inicia u nuevo libro de Excel y en la Hoja 1 captura la siguiente información acerca de los

países con mayor numero de medallas durante los juegos olímpicos de Atenas 2004. No

olvides agragar formato y presentar la tabla de forma profesional.

2. Selecciona las celdas A1:D12 y crea una grafica en Ficha Insertar/Gráficos Tipo Líneas y

Subtipo Líneas con marcadores.

3. Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del grafico/Datos/Cambiar entre filas y

columnas de tal manera que en el eje X se vea Oro, Plata y Bronce y en el eje y el numero

de medallas.

4. Utiliza el grupo Estilos rápidos de la misma ficha y dale un formato mas atractivo a tu

grafico. Observa este ejemplo:

5. Un grafico dice mucho mas que los datos de la tabla. Analizando solo el grafico contesta

las siguientes preguntas:

a. ¿Qué país sobresale en medallas de bronce?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

b. ¿Qué países fueron notables en su desempeño olímpico?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

c. ¿Qué países tuvieron un desempeño muy similar?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

d. Divide mentalmente el grafico y escribe el nombre de los países por debajo de los

mas notables

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

En este grafico cada uno de los grupos representa una serie,. Si analizas la tabla de datos,

las series están en las filas. Una grafica siempre tiene al menos serie, pero puede tener

mas.

6. Selecciona nuevamente las celdas A1:D12 y crea una nueva grafica EN Ficha

Insertar/Graficos tipo Columna.

7. Invierte las filas y columnas en Ficha Herramientas del grafico/Datos/Cambiar entre filas y

columnas.



115

8. Por tercera vez selecciona las celdas A1:D12 y crea otro grafico tipo Columna. En esta

ocasión no hay que invertir las filas y columnas. Modifica los colores para darle una

apariencia diferente.

9. Escala y mueve los dos gráficos de columnas y colócalos uno junto a otro para compararlos

mejor.

10. Contesta:

¿Qué representa cada uno de los gráficos de columnas?

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿Cuál te parece mas útil y porque?

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

TIP

Elegir Series en filas o Series en columnas depende de que es lo que se desea representar.

Observa que ambos gráficos son validos y útiles, pero se interpretan de forma distinta.

Grafico AmartArt

Este tipo de diagrama es una imagen que nos representa cierta información relacionada

entre si, como las jerarquías en una empresa o los pasos para llegar a un objetivo, entre

otros. Existen graficos SmartArt de tipo organigrama, diagramas de ciclo, radiales,

piramidales, de Venn y círculos concéntricos, entre otros.

Como se tiene una enorme cantidad de opciones, antes de seleccionar alguna es

fundamental que te hagas la pregunta ¿Qué deseo transmitir? Después de aclarar lo que

quieres, prueba hasta que encuentres el diseño que se adapta mejor a la idea que quieres

transmitir.

Cuando creas un diagrama, se muestran areas entre corchetes, para que, haciendo clic,

escribas tu propio texto. Los cuadros y líneas que forman un diagrama son objetos que se

pueden mover y cambiar. Cada tipo de graficos SmartArt muestra en forma asociada un

panel de texto que ayuda a escribir y organizar los textos.

Al seleccionar u diagrama SmartArt en la cinta de opciones, aparecerán las nuevas fichas

Diseño y Formato, desde las que podras dar un estilo profesional a cualquier diseño.

1. Oculta o muestra el panel de texto del grafico.

2. Puedes cambiar el diseño al grafico elegido.

3. Asigna diferente color al grafico.



116

4. Muestra una colección de estilos preestablecidos de tipo de grafico.

5. Elimina los cambios que se hayan hecho al grafico y lo deja en su forma original.

Desde la ficha Formato se realizan los cambios de textos, tipos de letras y colores de las formas.

Graficos SmartArt

1. Utiliza el botón de la Ficha Insertar/Ilustraciones/SmartArt para crear el siguiente

organigrama de puestos. Escrivbe en cada recuadro el nombre de la persona que ocupa

2. DESDE LA Ficha Herramientas de SmartArt/Diseño/Diseños cambia el diseño a uno en que

los puestos tengan forma de botón. Utiliza también el grupo Estilos rapidos para cambiar a

un estilo que te agrade y modifica los colores con el botón Cambiar colores.

3. Utiliza 5 hojas adicionales del mismo libro para crear 5 diferentes graficos SmartArt. Es

importante que los graficos representen algo real de manera efectiva. Lo mejor es que

trates de itroducir información real, que pueda ser interpretada mejor cuando se muestra

en alguno de estos diseños.

4. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor con el nombre

Organigrama47.xlsx.

Comentarios

Los comentarios son anotaciones que se pueden agregar a una celda sin alterar los valores que

esta celda contiene. Los comentarios se teclean en los cuadros de comentarios, que aparecen con

la Ficha Revisar/Comentarios,

Además de los botones de comando del grupo de comentarios para modificar, mostrar, ocultar o

eliminar un comentario, también puedes utilizar las opciones del menú contextual de la celda, que

aparece al hacer sobre ella un clic con el botón secundario del raton.

Ir a y Buscar y Reemplazar

Ir a

Existen tres maneras para ir directamente a cualquier celda en la hoja de calculo:

1. Desde Ficha Inicio/Modificar, abre el menú del botón Buscar y seleccionar y elige la ipcion

Ir a ...

Aqui puedes teclear la referencia de la celda a la que quieres ir.



117

2. Escribe directamente la referencia de la celda ala que quieres ir en la barra de nombres. Si

has creado nombres, puedes seleccionar alguno de la lista de “nombres asignados”-

3. También puedes utilizar las teclas <Ctrl + I> para abrir rápidamente el cuadro de dialogo Ir

a …

Buscar y reemplazar

Es común, especialmente en libros muy largos, que tengas la necesidad de encontrar un dato

especifico para cambiarlo o corregirlo o que necesites reemplazar uno o varios datos por otros.

Para facilitar la tarea, Excel tiene los cuadros de dialogo de Buscar y Reemplazar, que se activan

desde el menú del botón Ficha Inicio/Modificar/Buscar y seleccionar. Para Buscar o Reemplazar

también puedes usar las combinaciones de teclas <Ctrl +B> o <Ctrl+L> respectivamente.

Analiza con atención las fichas Buscar y Reemplazar para descubrir la función de cada una de las

opciones.

Ortografía

El botón Ficha Revisar/Revision/Ortografia o la tecla F7, despliega un cuadro de dialogo que

permite reviasar y corregir aquellas palabras que Excel no reconoce como parte de su diccionario

activo. Revisa que el idioma del diccionario con que estas trabajando coincida con que se usa en la

hoja de calculo que se va a revisar.

1. Deja el error encontrado sin cambiarlo.

2. Deja todas las apariciones de este error sin cambios.

3. Agrega la palabra al diccionario personalizado.

4. Cambia el error por alguna sugerencia.

5. Cambia todas las apariciones de este error por alguna sugerencia.

6. Agrega el error y su corrección a la lista de Autocorreccion.

7. Abre un cuadro de dialogo para elegir otro diccionario personalizado o cambiar las

reglas que utiliza Excel para la revisión.

Buscar y reemplazar

1. Abre el archivo Datos.xlsx de la carpeta de trabajo de tu CD.

2. Utiliza el comando Reemplazar para cambiar todos los apellidos LOPEZ Por PEREZ.

¿Cuántos reemplazos se realizaron?



118

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Realiza la misma operación para las siguientes palabras y anota en las lineas el numero

de reemplazos realizados:

a. GUILLERMO ---------------------------------------------------------------------------------------------

b. JUAN -----------------------------------------------------------------------------------------------------

c. FRANCISCO ---------------------------------------------------------------------------------------------

d. ROSALBA ------------------------------------------------------------------------------------------------

e. MARIA ---------------------------------------------------------------------------------------------------

f. ARTURO -------------------------------------------------------------------------------------------------

g. ANGELICA -----------------------------------------------------------------------------------------------

4. Para comprobar los resultados, utiliza la Hoja 2 del libro y crea las siguientes formulas:

(Utiliza la función condicional CONTAR.SI).

a. En A1 crea una formula para contar el numero de celdas que contienen la

palabra BECARIO.

b. En A2 crea una formula para contar el numero de celdas que contienen la

palabra ASALARIADO.

c. En A3 crea una formula para contar el numero de celdas que contiene la

palabra TERRATENIENTE.

5. Para que sea fácil identificar cada formula, incluye en cada una un comentario que

indique claramente lo que se esta calculando.

6. Haz una revisión de Ortografia.

7. Cierra el archivo guardando los cambios con el nombre Busqueda48.xlsx en la

ubicación que tu profesor indique.

Botón de Microsoft Office

Si has sido usuario de versioes anteriores de Microsoft Office, ya te has dado cuenta que uno de

los principales cambios de esta versión es la desaparición de los menus. Como única excepción, el

botón de Microsoft Office despliega u menú muy parecido al Menu Archivo que se presentaba en

las versiones previas.

Guardar y Guardar como…

Como ya sabes, un nuevo libro se almacena en la computadora temporalmente y para conservarlo

es necesario guardarlo en un archivo.



119

Excel 2007 tiene un nuevo formato de archivo que ofrece mayor seguridad contra posibles daños,

menor tamaño y otras características nuevas. Sin embargo, es posible guardar archivos en

formatos compatibles con versiones anteriores. Puedes identificar el nuevo formato por su

extensión de 4 letras, normalmente .xlsx. A diferencia de los formatos anteriores cuya extensión

era de 3 letras .xls.

La primera vez que se guarda un libro, aparece el cuadro de dialogo Guardar como..., para que

puedas introducir un nombre e indicar en donde guardar el archivo.

Guardar como… se utiliza también para guardar un libro con un nombre diferente, en una

ubicación distinta a la actual o con un formato distinto. Guardar un libro en otro formato es muy

útil si se comparten libros con otras personas que utilizan diferentes programas o versiones

anteriores de Excel.

Para guardar un archivo en otro formato, utiliza normalmente el botón de Microsoft

Office/Guardar como…, pero además de escribir el nombre y seleccionar la ubicación, haz clic en el

menú colgante (el triangulo hacia abajo) de Guardar como tipo y de las opciones disponibles

selecciona el formato del archivo con el que deseas guardar.

1. Muestra archivos y carpetas que hemos utilizado recientemente.

2. Muestra lo que tenemos en el escritorio.

3. Abre la carpeta de mis documentos.

4. Muestra todos los archivos almacenados en tu computadora y en unidades extraíbles.

5. Permite explorar carpetas y archivos de la red configurada.

6. Menú colgante con los tipos de archivo en que se puede guardar el libro.

Ver y Guardar como pagina Web

Una pagina web es un documento que se codifica e un lenguaje llamado HTML.

Aunque esxisten muchos programas específicamente diseñados para crear paginas

Web, Excel permite guardar documentos simples con el formato de pag web. Los

documentos Web tienen la extensión .htm o html y se pueden abrir en cualquier

navegador de internet ( Internet Explorer por ejemplo), inclusive si no se tiene Excel

instalado.

Para guardar el libro como esta en la pagina Web utiliza el botón Microsoft

Office/Guardar como… selecciona en el cuadro de dialogo , del menú colgante

Guardar como tipo, la opción (*.htm; *.html) y se abrirá una caja de dialogo con las

siguientes opciones:



120

Elige si deseas guardar todo el libro, la selección o una hoja de calculo. También marca

si deseas agregar interactividad.

Opciones especiales: abrir

El cuadro de dialogo del botón Microsoft Office/Abrir contiene dos menus colgantes

que conviene estudiar con mas detalle.

El botón Herramientas tiene también un menú colgante para realizar algunas acciones

con los archivos.

Opciones especiales Nuevo libro

Aunque la opción mas común es iniciar un Libro en blanco, también es posible crear

un nuevo libro a partir de una plantilla. Las plantillas son formas prediseñadas que

contienen algunos textos y formulas para simplificar la captura de datos, de modo que

el usuario solo debe rellenar algunos espacios con la información necesaria. Hay

plantillas para realizar facturas, recibos, informes de gastos y hojas de balance entre

otras.

El botón Microsoft Office/Nuevo de Excel, muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Si en el panel de Nuevo libro eliges la opción Plantillas instaladas, veras la siguiente

caja de dialogo:

Enviar a una dirección electrónica

Es muy fácil enviar una hoja de calculo por correo electrónico (e-mail) sin necesidad de

salir de Excel. Para enviar la hoja actual utiliza el botón Microsoft

Office/Competir/Correo electrónico.

En la caja de dialogo que se muestra, debes escribir al menos la dirección de correo

electrónico del destinatario en Para: y el Asunto del mensaje. Presiona el botón Enviar

para realizar el envio.

Ten en cuenta que el envio de archivos por correo directamente dese Excel, solamente

funcionara si previamente se han configurado las cuentas de Internet y correo en el

equipo que utilizas.

Pagina Web



121

1. Abre el archivo Figuras41.xlsx que realizaste en la Actividad 41.

2. Utiliza el botón Microsoft Office/Guardar como… para guardar una copia

del archivo en la ubicación que indique tu profesor. Dale el nombre

Figuras Web y guardalo en el formato de Excel 2003.

3. Ahora guarda el archivo como una pagina web, usando la opción Guardar

como tipo: Pagina Web (*.htm; *.html) y seleccionando Todo el libro.

4. Comprueba tu trabajo. Abre el Internet Explorer o cualquier otro

navegador de Internet instalado e tu computadora y busca la carpeta en

donde guardaste tu archivo. Ábrelo y comienza a navegar entre las

paginas del libro

Explorando opciones al Abrir y usar plantillas

1. Inicia Microsoft Excel 2007 y cierra cualquier libro que puediera estar

abierto, sin cerrar el programa.

2. Usando el cuadro de dialogo Abrir (botón Microsoft Office/Acrir)

busca todos los archivos de Microsoft Office Excel que estén en tu CD

o carpeta de trabajo. ¿Cuántos archivos son? ---------------------------------

3. En tu CD o carpeta de trabajos ¿Cuántos archivos del tipo de Paginas

Web? -------------------------------------------------------------------------------------

4. Selecciona el botón Microsoft Office/Nuevo y desde el cuadro de

dialogo elige la categoría Plantillas instaladas. Elige la plantilla llamada

Presupuesto mensual personal y luego presiona el botón Crear.

5. Observa el archivo, navega en el y verifica las formulas y filtors que

contiene. En una plantilla se pueden capturar pocos datos ahorrando

mucho tiempo y esfuerzo.

6. Crea un presupuesto y llena todos los datos de la plantilla. En lo

posible, trata de que los datos sean los mas reales posibles.

7. Guarda tu trabajo en la carpeta que indique tu profesor co el nombre

Precupuesto.xlsx.

8. Antes de cerrar tu trabajo, intenta enviar el presupuesto por correo

electrónico (e-mail) sin salir del programa. Recuerda que este envio

solo podrá hacerse si la cuenta y conexión de Internet han sido

correctamente configurados.

Vista preliminar y configuraciones de impresión

1. Permite establecer las opciones de impresión e imprimir l ahoja de

calculo seleccionada.



122

2. Per mite establecer las opciones que controlan la apariencia de las

hojas impresas.

3. Acerca de la imagen para mayor detalle.

4. Avanza y retrocede entre paginas.

5. Cierra la ventana de Vista preliminar y vuelve la vista anterior de

la hoja de calculo activa.

El botón Zoom de la vista preliminar, permite hacer clic sobre alguna sección de la hoja para ver un

acercamiento. Para volver a ver la hoja en las proporciones anteriores se vuelve a hacer clic sobre

la pagina.

Área de impresión

Si no se especifica un area de impresión, los comandos de impresión tomaran en cuenta todas las

celdas que contengan datos en la hoja de calculo. Pero es posible que solo quieras imprimir parte

de las celdas utilizadas.

Es posible establecer un area de impresión directamente en la hoja de calculo, seleccionando las

celdas que se desean imprimir y utilizando el botón Ficha Diseño de pagina/Configurar

pagina/Area de impresión.

Si deseas agragar celdas a un area de impresión ya definida, utiliza la vista previa de saltos. Los

saltos son las separaciones entre las hojas impresas. Para eliminar un area de impresión activa

utiliza la opción Borrar area de impresión. También puedes establecer o restablecer areas de

impresión desde la vista previa de saltos. Únicamente selecciona el area que deseas y da clic al

botón secundario del raton para que aparezca el menú contextual.

Imprimir una hoja

La forma mas sencillas para hacer impresiones, es usar el botón Imprimir de la Barra de

Herramientas de acceso rápido. El botón Imprimir utiliza siempre la configuración predeterminada

e imprime todas las paginas de la hoja de calculo activa o el area de impresión activa, si se ha

definido alguna.

Si deseas cambiar la configuración o tener mas control sobre la impresión (por ejemplo imprimir

mas de una copia, imprimir solo una parte de la hoja o todo el libro) es necesario abrir el cuadro

de dialogo botón Microsoft Office/Imprimir/Imprimir…

Imprimir mas de una hoja

Para imprimir mas de una hoja de calculo, es necesario primero seleccionarlas haciendo clic en la

etiqueta de la primera hoja que se desea imprimir y a continuación manteniendo presionado la

tecla <Ctrl> y haciendo clic en la etiqueta de cada una de las hojas que se quieran imprimir.



123

Después de lacaja de dialogo de imprimir se especifica la opción Hojas activas. Para cancelar una

selección de varias hojas en un libro, basta hacer clic en la etiqueta de cualquier hoja no

seleccionada.

Configurar pagina

Para detallar la configuración de pagina se puede activar el cuadro de dialogo Configurar pagina,

usando el iniciador de cuadro de dialogo del grupo de la Ficha diseño de pagina/Configurar pagina.

Cada una de las fichas contiene diferentes opciones para ajustar la hoja de calculo como se

requiera. Desde este cuadro de dialogo se pueden modificar propiedades de impresión, modificar

márgenes y establecer encabezados y pie de paginas.

1. Modificar propiedades de impresión

La impresión permite personalizar varios ajustes, como cambiar la orientación vertical u

horizontal, el ajuste a un ancho de pagina, determinar un numero de paginas y la calidad de

impresión. Estudia cada una de las inscripciones siguientes:

2. Modificar márgenes

La ficha de márgenes permite establecer manualmente las dimensiones de cada uno de los

márgenes (superior, inferior, izquierdo, derecho y margen para el encabezado o pie de pagina).

También hay dos casillas que permiten centrar el area de impresión en la pagina impresa, tanto

horizontal como verticalmente.

3. Encabezados y pies de pagina

Los encabezados y pies de pagina permiten agregar información que se repetirá automáticamente

en todas las paginas impresas, como un nombre, fecha, el nombre del archivo o el numero de

pagina. Los encabezados y pies de pagina están fuera del area de trabajo normal del documento y

no se ven en la hoja de calculo, pero si en la Vista preliminar.

Al elegir de los menus colgantes alguna ipcion de Encabezado o Pie de pagina, el cuadro de dialogo

muestra una vista previa del resultado. Si ninguna de las opciones da el resultado que buscas, es

posible personalizar el encabezado o el pie de pagina, utilizando los botones que para este fin

tiene el cuadro de dialogo.

Solo puede existir un encabezado y un pie de pagina personalizados en cada hoja de calculo. Si

creas encabezados o pies de pagina nuevos, estos reemplazaran a cualquier otro encabezado o pie

de pagina existente en la hoja.



124

Este es el cuadro de dialogo de Personalizar encabezado o Personalizar pie de pagina:

Para crear un encabezado o pie de pagina personalizado, simplemente ubica el cursor dentro de

alguna de las tres secciones disponibles (izquierda, centro o derecha) y teclea el texto que quieras

incluir, o bien, utiliza alguno de los botones de inserción de texto automatico que se describen a

continuación:

1. Cambia la fuente, tamaño y estilo de texto.

2. Inserta los números de pagina.

3. Inserta el numero total de paginas y ajusta los números de pagina de forma

automática.

4. Inserta la fecha actual.

5. Inserta la hora.

6. Inserta la ruta y el nombre de archivo del libro activo.

7. Inserta el nombre de archivo del libro activo.

8. Inserta el nombre (etiqueta) de la hoja.

9. Inserta una imagen.

10. Aplica formato de imagen.

4. Imprimir atributos de hoja

En una hoja de calculo impresa normalmente, no se ven los títulos de filas o columnas, es decir, los

números de fila y las letras de columna. Tampoco se ven las líneas de división entre celdas.

En el cuadro de dialogo Configurar pagina, dentro de la ficha Hoja, hay opciones para imprimir las

líneas de división, los títulos de filas y columnas y para imprimir en blanco y negro o con calidad de

borrador (calidad baja). Estudia también las opciones que se describen en la siguiente figura:

1. Celdas que se desean imprimir.

2. Imprime los títulos de las columnas o filas en cada pagina impresa.

3. Imprime las líneas de división de la hoja.

4. Reduce el tiempo de impresión. Si se activa, Excel no imprime líneas de

división, ni la mayoría de los graficos.

5. Se define el orden en que se imprimen y/o numeran las paginas.



125

Apuntes de la Materia de Informática II de Informatica... · Deshacer y Rehacer ... Formato de...

Documents

Transcript of Apuntes de la Materia de Informática II de Informatica... · Deshacer y Rehacer ... Formato de...