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Pregunta
A. ENTORNO DE CONTROL
A1 La entidad:
a. ha organizado el equipo MECI. A.SI
b. Ha identificado sus funciones acorde
con la normatividad que le es aplicable. A.SI
c. Ha identificado los objetivos
institucionales a traves de los cuales contribuye al cumplimiento de los fines
esenciales del Estado.
A.SI
d. Ha adoptado una misión y visión. A.SI
e. Reconoce su cultura organizacional. A.SI
f. Cuenta con un documento con los
principios y valores . A.SI
g. Construyo participativamente el
documento con los principios y valores. B.NO
h. Cuenta con un manual de funciones, competencias y requisitos.
A.SI
i. Cuenta con un Comite de Coordinación
de Control Interno activo B.NO
j. Cuenta con programa de bienestar. A.SI
k. Ha creado programa de incentivos. A.SI
l. Determina y proporciona los recursos necesarios para avanzar en el desarrollo
de sus funciones y deberes y
cumplimiento de sus objetivos institucionales.
A.SI
m. ha establecido pliegos de condiciones u otras disposiciones aplicables para
proveedores, productos y/o servicios adquiridos y requisitos legales en el
desarrollo de sus funciones.
A.SI
n. Cuenta con un programa de capacitación institucional basado en el
diagnostico de necesidades de los funcionarios
B.NO
A2 El programa de inducción busca en el
empleado:
1. Familializarlo con la organización, el
servicio público y con las funciones
generales del Estado?
C.No tiene programa
de inducción
2. Instruirlo acerca de las funciones de su
proceso o dependencia y su contribución a los fines esenciales del Estado?
C.No tiene programa
de inducción
3. Instruirlo acerca de la misión y visión
de la entidad, al igual que sus responsabilidades individuales, sus
deberes y derechos?
C.No tiene programa de inducción
4. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad?
C.No tiene programa de inducción
5. El fortalecimiento de la formación ética, C.No tiene programa
mediante la información sobre de las
normas y las decisiones tendientes a prevenir la corrupción, así como sobre las
inhabilidades e incompatibilidades
relativas a los servidores públicos?
de inducción
A6 Establezca el compromiso de la alta
dirección frente a los siguientes aspectos…
2. …el cumplimiento del del documento
etico?
d. No está
comprometida
3. …el fortalecimiento de la misión y la
visión de la entidad?
a. Constantemente
comprometida
4. …gestión del recurso humano para el cumplimiento de las funciones de la
entidad?
b. Ocasional comprometida
5. …la gestión de la infraestructura para el cumplimiento de las funciones de la
entidad?
a. Constantemente
comprometida
6. …el aseguramiento de canales adecuados para la comunicación al interior
de la entidad?
b. Ocasional
comprometida
7. …disposición de políticas de operación
que faciliten el fortalecimiento del Sistema de Control interno?
c. Rara vez
comprometida
8. …el establecimiento de la política de
Administración del Riesgo?
d. No está
comprometida
9. …su participación y responsabilidad en los procesos de Autoevaluación y
Auditoría Interna que se realizan?
d. No está
comprometida
10. …apoyo a las actividades del Comité
de Coordinación de Control Interno?
d. No está
comprometida
A7 Los acuerdos de gestión (de acuerdo con el Título VIII de la Ley 909 de 2004)
…..
1. …se han suscrito dentro de los terminos
legales establecidos?
d. No aplica el Título VIII de la Ley 909 de
2004 a la entidad
2. …se les han realizado los seguimientos
establecidos?
d. No aplica el Título
VIII de la Ley 909 de 2004 a la entidad
3. …se han evaluado en el término
establecido después de acabar el ejercicio?
d. No aplica el Título
VIII de la Ley 909 de 2004 a la entidad
B. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
B1. La entidad…
a. ha identificado sus fuentes de información Externa.
B.NO
b. tiene definida una política y un plan de comunicaciones.
B.NO
c. cuenta con un sistema de información
para la captura, procesamiento, almacenamiento y difusión de la
información.
A.SI
d. cuenta con canales de comunicación externos (por ejemplo sitio Web, redes
sociales, radio, televisión, entre otros)
A.SI
e. cuenta con canales de comunicación
internos (por ejemplo Intranet, carteleras,
correo electrónico, entre otros)
A.SI
f. cuenta con un área de atención al
ciudadano. B.NO
g. conoce y tiene en cuenta para sus procesos de atención a la ciudadanía, los
lineamientos establecidosen la normatividad vigente?
A.SI
B2. La entidad cuenta con mecanismo(s)
de recolección de información para…
1. …administrar sugerencias, quejas,
peticiones, reclamos o denuncias de las partes interesadas (ciudadanía,
proveedores, entes de control, entre otros).
b. de forma ocasional
2. …evaluar la percepción externa de su
gestión. c. No tiene
INFORMACIÓN INTERNA
B4. Cómo calificaría el (Los)
mecanismo(s) para recolectar las sugerencias o recomendaciones por parte
de los servidores públicos:
b. Con deficiencias
B5. Las tablas de retención documental:
a. Se encuentran diseñadas según lo
dispuesto en la Ley 594 de 2000.
B6. Las tablas de retención documental se
actualizan de acuerdo a:
c. Muy pocas de las veces en las que se
presentan cambios en
los procesos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN.
B8 ¿Cómo calificaría el sistema de información de la entidad en cuanto a…
1. …robustez para mantener la integridad de la información?
b.Bueno
2. …confiabilidad de la información
disponible ? c.Aceptable
3. …facilidad en la consulta de información?
b.Bueno
4. …eficiencia en la actualización de la información?
d.Malo
5. …capacidad para el volumen de
información que maneja la entidad? b.Bueno
6. …la actualización tecnológica del sistema de información?
c.Aceptable
7. …el mantenimiento de la funcionalidad del sistema de información?
b.Bueno
B9 El sistema de información le permite a
la entidad administrar…
1. …la correspondencia de manera? c. Ineficiente
2. …los recursos físicos de manera? b. Con deficiencias
3. …los recursos humanos de manera? b. Con deficiencias
4. …los recursos financieros de manera? a. Eficiente
5. …los recursos tecnológicos de manera? b. Con deficiencias
COMUNICACIÓN EXTERNA
B13 La entidad de conformidad con el artículo 9 Ley 1712 de 2014, respecto de
su estructura, publica y mantiene actualizada en su página Web información
relacionada con:
1. …La descripción de su estructura orgánica, funciones, la ubicación de sus
sedes, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público
b. No todos de manera
oportuna
2. …Su presupuesto general, ejecución
presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal, de
conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011?
B.NO
3. …Un directorio que incluya el cargo, correo electrónico y teléfonos del
despacho de los empleados y funcionarios,
las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que
trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de
información de servidores públicos y contratistas?
A.SI
4. …Todas las normas generales y
reglamentarias, políticas; lineamientos o manuales; las metas y objetivos de las
unidades administrativas con sus programas operativos y los resultados de
las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño?
A.SI
5. …Su respectivo plan de compras anual,
así como las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo
relacionado con funcionamiento e inversión?
A.SI
6. …Las obras públicas, los bienes B.NO
adquiridos, arrendados y en caso de los
servicios de estudios o investigaciones su tema específico, de conformidad con el
artículo 74 de la Ley 1474 de 2011?
7. …Los contratos de prestación de servicios (incluyendo objeto, monto de los
honorarios, direcciones de correo electrónico y plazos de cumplimiento), de
conformidad con el formato de información de servidores públicos y
contratistas?
A.SI
8. …Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (artículo 9 Ley 1712 de 2014)?
B.NO
B14 La entidad de conformidad con el
artículo 11 Ley 1712 de 2014 respecto de sus servicios, procedimientos y
funcionamiento, publica y mantiene actualizada en su página Web información
relacionada con:
1. …Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la
entidad, incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos
asociados y los distintos formatos o formularios requeridos (En concordancia
con la Ley 962 de 2005, el Decreto Ley 019 de 2012, los lineamientos de Gobierno
en Línea, entre otros)?
c. Rara vez se
publican o rara vez se actualizan
2. …Los informes de gestión, evaluación y
auditoría?
c. Rara vez se publican o rara vez se
actualizan
3. …Informe Pormenorizado de Control
Interno cada 4 meses (articulo 9 Ley 1474
de 2011)?
b. No todos de manera
oportuna
4. …El link de quejas, sugerencias,
reclamos y denuncias de fácil acceso para todos los ciudadanos (artículo 76 Ley
1474 de 2011)?
a. Todos de manera oportunamente
5. …Un registro de las publicaciones con los documentos correspondientes?
d. No se publican o no se actualizan
B15 ¿Qué tan eficiente es el mecanismo
adoptado por la entidad para…
1. …La recepción y registro de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias
y denuncias?
b. Con deficiencias
2. …La distribución de las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y
denuncias?
c. Ineficiente
3. …el seguimiento a las peticiones,
quejas, reclamos, sugerencias y denuncias?
c. Ineficiente
4. …La oportuna respuesta a las
peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias?
b. Con deficiencias
Medios de comunicación
B16 ¿La entidad:
1. …le hace seguimiento o mejoras a sus canales de comunicación internos y
externos?
b. Regularmente
2. …verifica la funcionalidad y efectividad
de sus canales de comunicación? c. Rara vez
3. ...verifica que sus canales de comunicación sean consistentes y que la
información que se suministra esté actualizada?
c. Rara vez
Transparencia y Rendición de cuentas
B17 Para el proceso de rendición de cuentas la entidad:
1. …Incluyó la estrategia de rendición de
cuentas en el Plan de Acción Anual? B.NO
2. …Formuló acciones de información (calidad y lenguaje claro sobre los
procesos y resultados de la gestión pública), diálogo (explicar, escuchar y
retroalimentar la gestión) e incentivos (a los servidores públicos y a los
ciudadanos)?
A.SI
3. … realizó evaluaciones de cada una de
las acciones de la estrategia de rendición de cuentas (información, diálogo e
incentivos)?
A.SI
4. …convocó a tres o más organizaciones sociales representativas de la comunidad,
para presentar la evaluación a la gestión institucional en la audiencia pública de
rendición de cuentas?
A.SI
5. …divulgó los resultados de la rendición social de cuentas por lo menos por medio
de su página web o publicaciones, comunicaciones a las organizaciones
sociales, usuarios y grupos de interés que participaron en el proceso?
A.SI
6. …formuló un plan de mejoramiento
como resultado de la estrategia de rendición de cuentas?
B.NO
7. …realizó audiencia pública de rendición
de cuentas a la ciudadanía en el último año?
A.SI
C. SEGUIMIENTO PARTE I
Análisis de información interna y externa
C2 Los mecanismos de recolección de
información le permiten obtener…
1. …acerca de sugerencias, quejas, peticiones o reclamos o denuncias de las
partes interesadas?
b. información no tan
relevante
Medición del clima laboral, programas de bienestar e incentivos, Evaluación del
desempeño de los funcionarios y programas de formación y capacitación
C3 ¿Con qué frecuencia se realiza:
1. …medición del clima laboral? d. No se realiza
2. …evaluación de desempeño (u otros
mecanismos de evaluación) a los
servidores?
a. Evaluaciones
parciales semestrales
y la anual
C5 ¿Se analiza la información obtenida a
partir de la evaluación de desempeño (u otros mecanismos de evaluación) y/o los
acuerdos de gestión para estructura los
planes de formación y capacitación?
B.NO
D. ACTIVIDADES DE CONTROL
Generalidades de Procesos y
Procedimientos
D1 A cuántos de los procesos
determinados para la ejecución de las funciones de la entidad se les ha...
1. …elaborado caracterizaciones? c. A menos de la
mitad.
2. …determinado sus interacciones? c. A menos de la
mitad.
3. …definido procedimientos para su ejecución?
c. A menos de la mitad.
4. …construido indicadores para medir su
eficacia, eficiencia y efectividad?
c. A menos de la
mitad.
Validación de los procesos
Acciones correctivas y preventivas sobre
los procesos
D3 Para los procesos que requirieron acciones correctivas, responda ¿A qué
cantidad de estos procesos…
1. …se les han determinado acciones
correctivas?
c. A menos de la
mitad.
2. …se les implementan las acciones correctivas?
c. A menos de la mitad.
3. …se les ha medido la eficacia de sus
acciones correctivas?
c. A menos de la
mitad.
D4 Para los procesos que requirieron
acciones preventivas, responda ¿A cuántos de estos procesos…
1. …se les han determinado acciones
preventivas?
c. A menos de la
mitad.
2. …se les implementan las acciones
preventivas?
c. A menos de la
mitad.
3. …se les ha medido la eficacia de sus acciones preventivas?
c. A menos de la mitad.
D5 Frente a las acciones correctivas y/o
preventivas requeridas para los procesos, cómo es la respuesta de entidad cuando:
1. …detecta la necesidad de ajustar alguna acción correctiva?
b. Se analiza pero tarda en aplicarla
2. …decide sobre la ejecución de la acción
preventiva?
b. Se analiza pero
tarda en aplicarla
3. …notifica a las personas involucradas en la ejecución de los procesos, las
novedades en las acciones correctivas?
b. Se analiza pero
tarda en aplicarla
4. …detecta la necesidad de ajustar
alguna acción preventiva?
b. Se analiza pero
tarda en aplicarla
5. …decide sobre la ejecución una acción preventiva?
b. Se analiza pero tarda en aplicarla
6. …notificar a las personas involucradas
en la ejecución de los procesos las novedades en las acciones preventivas?
b. Se analiza pero tarda en aplicarla
Indicadores de Gestión
D6 Teniendo en cuenta los indicadores de gestión que se ha diseñado para medir la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, ¿Qué tan a menudo…
1. …se utilizan y se alimentan los
indicadores? c. No se realiza
2. …se analizan las mediciones obtenidas
a partir de los indicadores? c. No se realiza
3. …se valida su capacidad y consistencia? b. Regularmente
4. ..se ajustan de acuerdo con las
correcciones y mejoras que presentan los procesos?
b. Regularmente
Mapas de procesos
D7 Frente a cambios en los procesos, la
entidad:
1. …actualiza el mapa de procesos? c. Analiza los cambios
pero no los aplica
2. …socializa a los servidores el mapa de
procesos con las modificaciones?
c. Analiza los cambios
pero no los aplica
Manual de Operaciones (o también denominado Manual de Procesos y
Procedimientos o Manual de Calidad)
D8 El manual de operaciones contiene:
1. Los procesos caracterizados.
b. documentado(s)
pero no debidamente actualizado(s)
2. Las interrelaciones de los procesos
identificadas.
b. documentado(s)
pero no debidamente actualizado(s)
3. Los procedimientos establecidos para los procesos.
b. documentado(s)
pero no debidamente actualizado(s)
4. El mapa de los procesos. b. documentado(s)
pero no debidamente
actualizado(s)
5. Los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo.
b. documentado(s) pero no debidamente
actualizado(s)
6. Los indicadores de los procesos. b. documentado(s)
pero no debidamente
actualizado(s)
7. El mapa de riesgos.
b. documentado(s)
pero no debidamente
actualizado(s)
8. La estructura organizacional de la
entidad.
a. debidamente
documentado(s) y actualizado(s)
D9 ¿La Entidad actualiza el Manual de
Operaciones frente a cambios en…
1. …los procesos? b. No en todas las ocasiones que se
presentan cambios
2. …las interrelaciones de los procesos?
b. No en todas las
ocasiones que se presentan cambios
3. …los procedimientos establecidos para los procesos?
b. No en todas las
ocasiones que se presentan cambios
4. …el mapa de los procesos? b. No en todas las ocasiones que se
presentan cambios
5. …los roles y las responsabilidades de las personas con procesos a cargo?
b. No en todas las ocasiones que se
presentan cambios
6. …los indicadores de los procesos? b. No en todas las ocasiones que se
presentan cambios
7. …el mapa de riesgos?
b. No en todas las
ocasiones que se
presentan cambios
8. …la estructura organizacional? a. Cada vez que se
presenta un cambio
D10 ¿Es el Manuel de Operaciones es:
1. …de fácil acceso para todos los
servidores de la entidad? B.NO
2. …utilizado como herramienta de consulta?
B.NO
3. …divulgado entre los interesados? B.NO
Planes, Programas y Proyectos
D11 Para la formulación de los planes, programas y proyectos institucionales, ¿La
Entidad tuvo en cuenta…
1. …los requerimientos legales? A.SI
2. …los objetivos institucionales? A.SI
3. …los requerimientos presupuestales? A.SI
D12 Para dar cumplimiento a los planes ,
programas y proyectos ¿La entidad…
1. …ha diseñado un cronograma? A.SI
2. …ha definido metas? A.SI
3. …ha delegado responsabilidades? A.SI
4. …ha definido acciones de seguimiento a la planeación?
B.NO
5. …ha construido indicadores de eficiencia eficacia y efectividad para medir
y evaluar el avance en la gestión?
A.SI
D13¿Para el seguimiento a los planes, programas y proyectos, la Entidad…
1. …revisa y analiza los cronogramas
establecidos? b. Casi siempre
2. …revisa y analiza el estado del
cumplimiento de las metas? c. Rara vez
3. …revisa y analiza la ejecución presupuestal?
b. Casi siempre
4. …revisa que el normograma se encuentre actualizado?
b. Casi siempre
5. …revisa que se alimenten y analicen los
indicadores de avance a la gestión? c. Rara vez
Estructura organizacional
D14 La estructura organizacional de la
entidad:
1. …fue considerada para el diseño y estructuración de los procesos?
b. No
2. …permite determinar los niveles de autoridad y responsabilidad para el
desarrollo de los procesos?
a. Si
3. …facilita el flujo de información entre los procesos?
a. Si
4. …es el punto de partida para que los
funcionarios entiendan su papel dentro de los procesos?
b. No
E. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Política de administración del riesgo
E1 La Política de administración del
riesgo...
1. …la formuló el Representante Legal y el
equipo Directivo de la entidad en el marco
del Comité de Coordinación de Control Interno?
a. Sí
2. …está basada en los planes estratégicos de la entidad?
b. No
3. …está basada en los objetivos
institucionales? b. No
4. …establece su objetivo y alcance? b. No
5. … establece los niveles de aceptación o
tolerancia al riesgo? a. Sí
6. …establece los niveles para calificar el impacto en los procesos?
a. Sí
7. …determina los responsables del monitoreo y seguimiento a los mapas de
riesgos?
a. Sí
8. …establece la periodicidad del seguimiento, de acuerdo a los niveles de
riesgo residual?
b. No
E2 ¿Para cuál (es) de los siguientes contextos, la entidad ha identificado
factores que pueden afectar negativamente el cumplimiento de sus
objetivos?
9. Procesos B.NO
10. Tecnología implementada A.SI
Identificación de Riesgos
E3 Para la identificación del riesgo se consideraron los siguientes aspectos:
1. …los objetivos de los procesos c. En ningún caso
2. …el alcance de los procesos c. En ningún caso
3. …los factores de riesgo analizados c. En menos de la
sobre los procesos mitad de los casos
4. …las causas posibles asociadas a los
factores analizados sobre los procesos
c. En menos de la
mitad de los casos
5. …las eventualidades posibles asociadas a la ejecución de los procesos
c. En ningún caso
6. …las interacciones de los procesos c. En ningún caso
Análisis de Riesgo
E4 Teniendo en cuenta los riesgos
identificados a los procesos, los cuales pueden afectar el cumplimiento de los
objetivos de la entidad, ¿A cuántos de estos procesos…
1. …se les ha analizado de manera
completa sus causas?
c. A menos de la
mitad de los procesos
Valoración de riesgos
E5 Teniendo en cuenta los riesgos
identificados a los procesos, ¿A cuántos de dichos procesos…
1. …se les han establecido controles para
evitar la materialización de los riesgos?
c. A menos de la
mitad de los procesos
2. …se les ha establecido un responsable y una periodicidad para la aplicación y
seguimiento a los controles?
c. A menos de la
mitad de los procesos
3. …se les ha construido indicadores para
medir la efectividad de sus controles?
c. A menos de la
mitad de los procesos
4. ...se les ha construido un mapa de riesgos?
c. A menos de la mitad de los procesos
E6 Con respecto a la aplicación y
seguimiento a los controles, ¿Con qué periodicidad…
1. …se realizan mediciones de sus indicadores?
d. No se hace
2. …se analizan las mediciones de los
indicadores? d. No se hace
3. …se revisan y/o ajustan los controles a
partir de los análisis obtenidos? d. No se hace
Mapa de Riesgos por procesos
E7 Frente a cambios en los factores de
riesgo ¿Los mapas de riesgos son…
1. …actualizados? c. Rara vez se hace
2. …divulgados una vez que han sido
actualizados? d. No se hace
Mapa de riesgos institucional
E8 ¿El mapa de riesgos institucional…
1. …contiene todos los riesgos con mayor
impacto para la entidad? b. No
2. …contiene los todos los riesgos
relacionados con posibles actos de corrupción?
b. No
3. … se realiza monitoreo o seguimiento
de acuerdo con la periodicidad establecida en la política de administración del riesgo?
b. No
4. …se actualiza de acuerdo a los
resultados del monitoreo o seguimiento realizado?
b. No
5. …se divulga oportunamente cuando se ha actualizado?
b. No
C. SEGUIMIENTO PARTE II
Auditorías Internas
C6 Dentro de la vigencia que está siendo evaluada ¿la entidad definió un Programa
Anual de Auditorías?
c. No
Planes de Mejoramiento
C11 ¿La Entidad cuenta con un Plan de
Mejoramiento Institucional? A.SI
C12 ¿El Plan de Mejoramiento Institucional contiene…
1. …acciones de mejora para el
cumplimiento de los objetivos de la entidad?
A.SI
2. …estrategias para resolver los
hallazgos encontrados por los organismos de control?
A.SI
C13 ¿El Plan de Mejoramiento
Institucional ha sido eficaz para…
1. …mejorar sustancialmente el desempeño de la entidad?
b. En algunos procesos
2. …resolver los hallazgos encontrados por los organismos de control?
a. En todos los procesos
C14 ¿Los Planes de Mejoramiento por
Procesos de la entidad están definidos? B.NO
Plan de Mejoramiento Individual
C17 ¿Los Planes de Mejoramiento
Individual se encuentran establecidos? b. No
Pregunta
1. De cara al proceso de actualización del MECI y de acuerdo a lo establecido en el Decreto 943
de mayo 21 de 2014, su entidad fue creada:
c. Más de un año
antes de la expedición del
Decreto
2. Indique el tiempo utilizado por su entidad para desarrollar el proceso de actualización del
MECI
c. No ha dado cierre a la
actualización
3. Determine el % de avance en la
actualización:
b. Entre 21%-
40%
4. De acuerdo al proceso de actualización, cuáles de las fases establecidas en el Decreto
han sido cumplidas:
a. Fase I- Conocimiento A.SI
b. Fase II- Diagnóstico A.SI
c. Fase III- Planeación para la actualización A.SI
d. Fase IV- Ejecución y Seguimiento A.SI
e. Fase V- Cierre B.NO
5.Para la Fase I - Conocimiento. Cuáles de las
siguientes herramientas fueron utilizadas para
profundizar en los conceptos y desarrollos técnicos de la actualización:
a.Capacitación interna (con funcionarios que conocen el tema)
A.SI
b.Capacitación contratada con un tercero
(consultor) B.NO
c.Capacitación del Departamento
Adminsitrativo de la Función Pública B.NO
d.No se realizó capacitación A.SI
6. Cuáles de los siguientes documentos fueron consultados para conocer los aspectos técnicos
de la actualización:
a.Documentos de libre consulta en internet A.SI
b.Documentos suministrados por un externo
(consultor) B.NO
c.Manual Técnico MECI emitido por el DAFP A.SI
d.No se consultó ningún documento A.SI
7. De las capacitaciones realizadas determine si se dirigió a funcionarios de:
e. Todos los
procesos (incluyendo a la
Alta Dirección)
8. La Alta Dirección determinó las
responsabilidades necesarias para llevar a cabo el proceso de actualización?
A.SI
9. De los siguientes funcionarios o roles, quién
lideró el proceso de actualización en su entidad:
a. El Jefe de
Control Interno
10. Para la Fase II - Diagnóstico cuáles
herramientas se utilizaron para realizar la autoevaluación del modelo MECI:
a. Encuesta a los funcionarios responsables o que participan en los procesos
A.SI
b. Mesas de trabajo donde se analizaron todos
los procesos A.SI
c. Se utilizó el Anexo 4 del Manual Técnico MECI
B.NO
d. Se contrató a un consultor quien realizó el proceso de autoevaluación
B.NO
12. Para la Fase III- Planeación de la
actualización y de acuerdo al diagnóstico realizado, determine cuáles de los siguientes
elementos fueron intervenidos:
a. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos A.SI
b. Desarrollo del Talento Humano A.SI
c. Planes, Programas y Proyectos A.SI
d. Modelo de Operación por Procesos A.SI
e. Estructura Organizacional A.SI
f. Indicadores de Gestión B.NO
g. Políticas de Operación B.NO
h. Administración de Riesgos B.NO
i. Autoevaluación Institucional B.NO
j. Auditoría Interna A.SI
k. Plan de Mejoramiento A.SI
l. Información y Comunicación Externa A.SI
m.Información y Comunicación Interna A.SI
n. Sistemas de Información y Comunicación B.NO
13. De acuerdo al diagnóstico realizado, cuáles
de los siguientes elementos presentan el mayor avance en la implementación y/o
fortalecimiento, razón por la cual no fue necesario intervenirlos:
a. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos B.NO
b. Desarrollo del Talento Humano B.NO
c. Planes, Programas y Proyectos A.SI
d. Modelo de Operación por Procesos B.NO
e. Estructura Organizacional B.NO
f. Indicadores de Gestión B.NO
g. Políticas de Operación B.NO
h. Administración de Riesgos B.NO
i. Autoevaluación Institucional B.NO
j. Auditoría Interna B.NO
k. Plan de Mejoramiento A.SI
l. Información y Comunicación Externa B.NO
m.Información y Comunicación Interna B.NO
n. Sistemas de Información y Comunicación B.NO
14. Las actividades determinadas en la
planeación involucraron principalmente los siguientes funcionarios o roles:
a. El Jefe de Control Interno A.SI
b. El Jefe de Planeación A.SI
c. Se contrató a un consultor para que realizara
las actividades programadas B.NO
d. Líder del proceso responsable A.SI
e. Miembros equipo MECI (u otro equipo
operativo) A.SI
15. De las actividades listadas para poder intervenir los procesos, procedimientos u otros
aspectos del modelo fue necesario incluir tiempos adicionales a los establecidos en el
Decreto 943/14, con el fin de dar cumplimiento a las actividades propuestas?
A.SI
16. Cuáles de los siguientes elementos del modelo requirieron tal extensión de tiempo:
a. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos A.SI
b. Desarrollo del Talento Humano A.SI
c. Planes, Programas y Proyectos A.SI
d. Modelo de Operación por Procesos A.SI
e. Estructura Organizacional B.NO
f. Indicadores de Gestión A.SI
g. Políticas de Operación A.SI
h. Administración de Riesgos A.SI
i. Autoevaluación Institucional A.SI
j. Auditoría Interna A.SI
k. Plan de Mejoramiento A.SI
l. Información y Comunicación Externa A.SI
m.Información y Comunicación Interna A.SI
n. Sistemas de Información y Comunicación A.SI
17. Para la Fase IV- Seguimiento y Evaluación
frente a la fase III Planeación de la actualización, el cumplimiento fue:
b. Entre 21%-
40%
18. Establezca las razones del porcentaje de
cumplimiento de la FASE III -Planeación de la actualización:
a. No se determinó un responsable o líder para el proceso de actualización
A.SI
b. No fue posible la participación de los líderes A.SI
de proceso o de su equipo de trabajo
c. Las actividades determinadas en la
planeación no fueron realistas con los recursos disponibles (tiempo, funcionarios,
infraestructura)
B.NO
d. Las acciones determinadas en la Fase III Planeación de la actualización no fueron
orientadas claramente por parte del líder de la actualización.
B.NO
e. El consultor contratado no cumplió con las obligaciones determinadas
B.NO
Estado general del Sistema de Control Interno
Fortalezas
1) El Comité de control interno esta creado mediante decreto 212 del 17 de julio de 2014
2) INCENTIVOS Y ESTIMULOS: La disposición de la entidad sobre incentivos y estímulos está
incluida en la página 13 del programa de bienestar social
3) PIFC: En la vigencia 2015 ya inicio la oficina de personal con la identificación de estas
necesidades de capacitación para el PIFC de este año, se espera que gestione la realización de las
temáticas a capacitar ante la ESP, SECA, Federación de Municipio.
4) PROGRAMA DE INDUCCIÓN: En la vigencia 2015 se encuentra en proceso de identificación y
documentación de procedimientos de inducción y reinduccion que le compete realizarlo y
aplicarlo a la oficina de Personal de la entidad.
5) CODIGO DE ETICA: El código de ética de la entidad se lo actualizo mediante el DECRETO No 326
de
Diciembre 10 de 2014 donde se encuentran establecidos los valores de la entidad, los
COMPROMISOS ÉTICOS para todos los servidores públicos de la Alcaldía de Puerto Asís, esta
pendeinte por socializar y sencibilizar a los servidores públicos de la entidad.
6) FORTALECIMIENTO DE LA MISION Y VISION DE LA ENTIDAD: La Alcaldía Municipal y su equipo de
gobierno durante la vigencia 2014 cumplió con la razón de ser de la entidad (Misión) sus proyectos
van encaminados a la proyección planteada en el Plan de desarrollo del municipio (Vision), la
misión y visión del municipio se encuentra establecida en el Plan de desarrollo de la entidad 2012
al 2015.
7) GESTION DEL TALENTO HUMANO:el área encargada ha orientado acciones hacia la promoción
de la seguridad industrial, salud ocupacional, y tardes recreodeportivas,nomina, entre otros
operativos.
Se encuentra en proceso de documentación y revisión los procedimientos de gestión del Talento
Humano que fueron sugeridos adoptarse de acuerdo a las guías del DAFP.
8) INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LA ENTIDAD PARA CUMPLIR CON SU FUNCIONES: La Alcaldía
Municipal de Puerto Asís para solucionar sus problemas actuales de espacio físico se encuentra
construyendo una nueva infraestructura física.
8) MUEBLES ENCERES Y EQUIPOS DE COMPUTO PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES:Los
equipos de computo adquiridos con licencias en el año 2014 fueron 23, y 8 impresoras nuevas
9) CANALES INTERNOS DE COMUNICACIÓN: La entidad cuenta con sus correos electrónicos
institucionales de la estrategia GEL
10) POLÍTICA DE COMUNICACIONES: La entidad desde años atrás cuenta con un borrador de una
política de comunicaciones pero que no ha sido adoptada, es necesario que se retome el borrador
de la política de comunicaciones de la entidad.
11) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN- Mecanismos de Recolección de información:- La
Secretaria de Salud Municipal cuenta con su propia oficina de recepción de PQR de Salud para
envió a la superintendencia de salud.
12) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN- Información Interna- Mecanismos Para Recolectar
Sugerencias De Los Servidores Públicos:
El mecanismo de trabajo en equipo para comunicar nuestras sugerencias se realiza bajo el
esquema de Concejo de Gobierno, comunicación directa entre los servidores públicos de forma
verbal, escrita y por página web
13)Tablas De Retención Documental: La entidad cuenta con las tablas de retención documental
14) ARCHIVO HISTÓRICO Y DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD: Para el año 2015 es de interés del alcalde
actual darle cumplimiento a la ley general de archivo en cuanto a los elementos faltantes para
mejorar al custodia del archivo municipal, archivo de gestión y archivo histórico
15) Sistema De Información Y Comunicación: La entidad cuenta con un buen software contable
COMPUCONTA pero tiene pendiente por habilitar 2 modulos y adquirir un modulo
16) COMUNICACIÓN EXTERNA:
- En la página web de la entidad se encuentra publicado el organigrama de la entidad
- La entidad ha publicado oportunamente su plan de adquisiciones año 2014
17) RENDICIÓN PUBLICA DE CUENTAS: La Rendición Publica De Cuentas A La Comunidad del año
2014 está programada entre la primera y segunda semana del mes de abril del año 2014 se
encuentra planificado realizar convocatoria masiva por medios públicos de comunicación, por la
página web de la entidad, además de invitaciones a líderes comunitarios, asociaciones,
agremiaciones, empresas y entidades, y se deberá incluir estrategias de retroalimentación,
participación de la comunidad y evaluación de la rendición de cuentas.
Para la evaluación de la rendición de cuentas del año 2014 la entidad deberá organizar
posteriormente e incluir en el orden del día la evaluación con el CTP y mínimo a 3 organizaciones
sociales representativas de la comunidad, para presentar la evaluación a la gestión institucional en
la audiencia pública de rendición de cuentas tal como lo requieren en el aplicativo del MECI.
La entidad para la vigencia 2014 deberá dentro de su proceso de evaluación identificar sus
falencias e incluirlas en un Plan De Mejoramiento Interno.
18) PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS: La entidad ha definido su metodología de documentación de
procesos y procedimientos y sus respectivos formatos Documentación de procedimientos formato
F-2, Caracterizacion de procesos formato F-3
19) PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:
La entidad ha definido su metodología de documentación de procesos y procedimientos y sus
respectivos formatos Documentación de procedimientos formato F-2, Caracterizacion de procesos
formato F-3.
La Suscrita Jefe de Control Interno durante la vigencia 2014 realizo 2 capacitaciones de 4 h cada
una las 1 y 14 de agosto de 2014 sobre la nueva actualizaciones de MECI y Documentación de
procesos y procedimientos y una en enero de 2015 con 4 horas de intensidad.
20) La Jefe de Control interno durante la vigencia 2014 realizo de forma personalizada 57
acompañamientos y asesorías para la documentación de procesos y procedimientos y para
actualización de productos MECI a los servidores públicos que a bien tuvieron sacar tiempo para
asesorarse, solicitar acompañamiento para realizar su documentación de procesos y
procedimientos en los formato F-2 Documentación de procedimientos y formato F-3
Caracterización de procesos.
Los servidores públicos líderes de los procesos durante el año 2014 lograron documentar
aproximadamente 95 procedimientos de los cuales 36 procedimientos se encuentran corregidos Y
11 aprobados mediante acto administrativo de Adopción del MANUAL DE CONTRATACIÓN (Res-
092-marzo 3 2014) y MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORÍA
en el formato F-2 se logró avanzar en los siguientes procedimientos:
1. Créditos Bancarios
2. Cierre de actividades comerciales
3. Pago de impuestos de industria y comercio
4. Cobro de cartera morosa de impuestos municipales a comerciantes
5. Inscripción de comerciantes a impuestos municipales
6. Pago de impuestos RETEICA
7. Diseños Arquitectónicos- Planificación de proyectos de infraestructura
8. Levantamiento topográfico
9. Estudios de conveniencia y oportunidad
10. Aplicación ley de victimas
11. Vulneración derecho de la salud
12. Despachos comisorios
13. Recepción de quejas contra funcionarios o entidades
14. Supervision e interventoría de contratos u/o convenios
15. Conciliaciones bancarias
16. Causación y registro de pago de cuentas por pagar
17. Acuerdos entre las partes para separación de bienes
18. Entrega de certificación de afiliaciones a comunidades indígenas
19. Medidas de protección por violencia intrafamiliar
20. Recepción de contravenciones policivas mediante querellas o quejas
21. Cumplimiento a comisiones de juzgados
22. Control de presos domiciliarios
23. Incautaciones
24. Actualización de datos de los afiliados a régimen subsidiado
25. Recepción de PQRS de salud.
APROBADOS:
26. Licitación Publica
27. Selección Abreviada De Menor Cuantia
28. Subasta Inversa Presencial
29. Concurso De Meritos Abierto Con Propuesta Tecnica Simplificada (Pts)
30. Selección De Mínima Cuantía
31. Contratación Directa
32. Supervisión E Interventoría De Contratos Y/O Convenios.
33. Supervisión E Interventoría De Contratos Y/O Convenios Acta De Ajustes
34.
35. Supervisión E Interventoría De Contratos Y/O Convenios Acta Cambio De Supervisor O
Interventor
36. Supervisión E Interventoría De Contratos Y/O Convenios Recibo De Obra En La Etapa De
Construcción E Iniciación De La Etapa De Mantenimiento
Los demás 59 procedimientos en formatos F-2 se encuentran en proceso de revisión y corrección.
Las oficinas que han entregado avances de documentación de procedimientos son: Centro
Provincial, S. Hacienda- Impuestos Municipales, S. Hacienda - Tesorería, Oficina de Personal,
Secretaria de salud, Oficina Jurídica, S. De Gobierno, Casa de Justicia, UAO y Personería.
Los FORMATO F-3 DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS que se ha diligenciado y están en proceso
de ajuste son:
- 11 formatos F-3 de procedimientos de talento Humano (para revisión y ajuste)
- 1 formato F-3 dl proceso de CONTRATACIÓN ESTATAL - LICITACION PUBLICA, SELECCIÓN
ABREVIADA, CONCURSO DE MÉRITOS Y SUBASTA INVERSA (esta en ajuste)
Esperando terminar las correcciones de la documentación de procedimientos en los formatos F-2
se espera avanzar hacia los formatos F-3 de caracterización de procesos.
-INDICADORES PROCESOS: En el formato F-3 de caracterización de procesos se encuentra definido
el espacio para colocar los indicadores para medir la eficiencia de los procesos.
- En el formato F-2 de documentación de procedimientos se estableció una columna para definir
los Puntos De Control Preventivos Y Correctivos.
- En el Formato F-3 de Caracterización de Procesos la entidad estableció una casilla para definir el
Control Y Seguimiento de cada proceso.
21) INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS: La entidad está en vías de definir los indicadores de
gestión de sus procesos en el formato F-3 de caracterización de procesos
22) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: la entidad cuenta con su organigrama, el acto administrativo
de aprobación de la Planta de persona, este último debe ser publicado junto con el manual de
funciones en la página web de la entidad.
23) PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS.
La entidad formulo su plan de acción para el año 2014, cuenta con un Plan de desarrollo 2012-
2015 donde están los programas y proyectos de la entidad, cuenta con el presupuesto municipal
2014 y ejecución del presupuesto municipal 2014, cuenta con su POAI 2014, con su marco fiscal,
con sus objetivos institucionales, misión y visión la entidad formula sus proyectos en la
metodología aceptada MGA, la entidad tiene en cuenta las diferentes normatividades que aplican
para formulación de proyectos, planes y programas.
El Plan de Acción 2014 y los proyectos 2014 cuentan con sus respectivas fechas y cronograma,
indicadores y metas respectivamente, para darle cumplimiento al documento solicitado en la ley
1474 de 2011 se lo elabora y publica en la página web de la entidad y enviado a la contraloría de
forma anual mediante el sistema SIA pero no se calcula sus resultados ni se realiza seguimiento a
sus avances.
24) ADMINSITRACION DE RIESGOS METODOLOGIA DAFP: mediante Decreto No 212 Del 17 De
Julio De 2014 Se Crea El Comité Coordinador Del Sistema De Control Interno De La Alcaldía De
Puerto Asís, Se Reglamenta Su Funcionamiento Y Se Dictan Otras Disposiciones En Materia Del
Sistema De Control Interno, en su articulo 4: Funciones del Comité coordinador de Control Interno
estableció: h. Aplicar las políticas, metodología y recomendaciones para la prevención y
administración de riesgos en el sector que les corresponde según su competencia y mantener
actualizado el mapa de riesgos de los procesos que le corresponden.
En la documentación de procedimientos formato F-2 se encuentra establecida columna PUNTO
DE CONTROL para identificar los puntos de control o controles preventivos o correctivos en las
acciones de los procedimientos, y en la caracterización de procesos formato F-3 se encuentra
establecida casilla para diligenciar de CONTROL Y SEGUIMIENTO de procesos en la cual debe
especificarse la forma de estos controles y al periodicidad para realizar sus seguimientos, solo que
hasta la fecha actual únicamente los procesos de contratación estatal tienen elaborados el
formato F-3, formato F-3 caracterización de procesos también contiene INDICADORES ( Formula
/meta del periodo); la entidad tiene establecido los formatos y metodología para construir sus
indicadores de Gestión en procesos, y en planes de Acción( que están amarrados a las metas
anuales del Plan de desarrollo municipal 2012 -2015).
25) METODOLOGÍA DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE MANUAL PARA LA IDENTIFICACIÓN Y
COBERTURA DEL RIESGO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN:
La entidad en el año 2014 aplico la metodología de Colombia Compra Eficiente en la contratación
de obras públicas para la identificación, cobertura del riesgo en los procesos de obra civil.
26) TECNOLOGÍA IMPLEMENTADA: La entidad cuenta con una política de seguridad informática
aprobada mediante DECRETO No.301 de Noviembre 14 de 2014 Política De Seguridad Del SGSI, ,
pero la escasez de recursos para implementar esta política ha sido una debilidad para la entidad
que coloca en riesgo la información de la entidad e inversión en tecnología
27) PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS:, mas sin embargo para presentación de informe de
control interno contable e informe de MECI e informes por menorizados de control interno se
realizan auditorias con el fin de evidenciar falencias, avances y presentar recomendaciones de la
información oportuna que suministren las áreas.
28) PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL: La entidad cuenta con sus planes de mejoramiento
institucionales que están conformados por los Planes De Mejoramiento pactados con la
Contraloría del Putumayo y con la Contraloría General de los hallazgos detectados en los procesos
auditados, y un Plan de Mejoramiento Interno de proceso de GEL.
29) Fase de Conocimiento: La lectura afondo del Manual MECI 2014 únicamente fue realizada por
la suscrita Jefe de control Interno quien posteriormente dicto capacitación el 1 y 14 de agosto y 28
enero de 2015 con un numero de 12 horas, la asistencia a estas capacitaciones de todos los
invitados no fue completa y muchos se retiraron en medio de las capacitaciones.
30)Fase Diagnostico: El diagnóstico del estado del sistema de control interno fue realizado por la
Jefe de Control Interno del análisis de los informes ejecutivos anuales del MECI y de los Informes
por menorizados del sistema de control interno, teniendo en cuenta que para realizarlos siempre
se requiere por parte de la Jefe de Control Interno un monitoreo y diagnostico permanente, con
base en ese diagnosticó se presentó un Plan de Acción al Comité Coordinador de Control Interno
de los módulos y componentes a actualizar e implementar antes del 20 de diciembre de 2015, al
cual no s ele dio cabal cumplimiento por parte de los responsables.
La herramienta utilizada para el Diagnóstico para realizar la autoevaluación del modelo MECI
fueron las encuestas de las evaluaciones del sistema de control interno, el informe de evaluación
del sistema de control interno, la calificación, los informes por menorizados del sistema de control
interno.
Otra herramienta para el diagnóstico fue la revisión del Plan de Acción para actualizar MECI del 1
de agosto de 2014 antes de pactarlo en esa reunión con los funcionarios.
31) Fase Planeación de la actualización: La suscrita Jefe de control Interno con base en el
diagnostico anterior presento el 1 de agosto de 2014 un Plan de Acción al comité para que se
actualizara MECI con fechas máximas hasta el 20 de diciembre del 2014, responsables, módulos y
componentes, productos y observaciones; pero al cual no se le dio cabal cumplimiento. En el
Decreto No 212 Del 17 De Julio De 2014 el Alcalde determino las responsabilidades y funciones
para llevar acabo la actualización de MECI 2014, inicialmente los responsables fueron notificados
enviándoles el Decreto a los E-mail institucionales y posteriormente este decreto se les socializo.
l 212 “ RTÍ UL QU NT : F R l F
al sistema de control Interno, su actualización y mejoramiento continúo: REPRESENTANTE LEGAL
DE LA ENTIDAD: 1) Mantener actualizado y darle constante cumplimiento al compromiso que
ha asumido de la alta dirección que consiste en gestar, direccionar, asignar la capacidad y entrega
del nivel directivo con el fin de visualizar, adoptar, implementar y fortalecer esta herramienta
gerencial como un mecanismo de autoprotección que le permite dar cumplimiento a los planes,
métodos principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación, con el fin
de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen acorde con las
normas constitucionales y legales vigentes; por lo tanto, la decisión de implementar y fortalecer el
Sistema de Control Interno- SCI a través del Modelo Estándar de Control Interno-MECI, debe ser
consecuencia del pleno convencimiento de la primera autoridad de la entidad, del nivel directivo y
de todos los servidores. En este sentido, el representante legal de la entidad y/o comité directivo
y/o junta directiva en donde aplique, deberán disponer los recursos físicos, económicos,
tecnológicos, de infraestructura y de talento humano requeridos para su implementación y
fortalecimiento continuo. 2) Darle cumplimiento a sus responsabilidades frente al Sistema De
Control Interno en la ley 87 de 1993 y demás que la reglamentan y complementan. 3) Asignar y
direccionar los medios y recursos necesarios para que en la entidad se realicen los ajustes para
adaptar en la entidad los cambios surtidos en la actualización del MECI, dentro en el tiempo
establecido en el decreto 943 del 21 de mayo de 2014 tal como lo establece en ese mismo decreto
y realizar las asignaciones y direccionamiento necesario para mantener actualizado el MECI y que
este se sostenga en el tiempo con base en un proceso de mejoramiento continuo. 4)Darle
cumplimiento a sus Roles y responsabilidades establecidas en el Manual Técnico del modelo
estándar de control interno para el Estado Colombiano MECI 2014 y a las demás que sobre la
materia se expidan normativamente.
P l y l 943 2014 l l z m l m l M “
será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los
jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de
l .”; m m g q ú m h m j l l z l
MECI ha sido la Jefe de Control Interno de la entidad.
La entidad intervino los siguientes elementos pero aún se encuentra en proceso de intervención
para lograr los productos esperados:
a. Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
b. Desarrollo del Talento Humano
c. Planes, Programas y Proyectos
d. Modelo de Operación por Procesos
e. Estructura Organizacional
k. Plan de Mejoramiento
l. Información y Comunicación Externa
m. Información y Comunicación Interna
n. Sistemas de Información y Comunicación
Para los años 2015 y 2016 se espera terminar las intervenciones iniciadas avanzar en la
intervención de:
f. Indicadores de Gestión
g. Políticas de Operación
h. Administración de Riesgos
i. Autoevaluación Institucional
Auditorias Internas: sin embargo para los informes por menorizados, para los informes anuales
del sistema de control interno, y del sistema de control interno contable se realizaron las
correspondientes auditorias internas.
32) Fase de Ejecución y seguimiento: El 1, 14 de agosto y 28 de enero de 2015 la Jefe de control
Interno dicto capacitaciones sobre actualización de MECI con diapositivas construidas a partir del
manual de MECI 2014 y demás información temática técnica en la materia como ciclo PHVA y
documentación de Procesos y procedimientos
El nivel directivo que igual son los miembros del comité de Control Interno para cada área
delegaron los servidores públicos respectivos para la documentación de procesos y
procedimientos con los cuales se trabajó las asesorías y acompañamientos personalizados por
parte de la Jefe de Control Interno de los cuales existe un registro de 57 acompañamientos y
asesorías personalizadas de acuerdo a la disponibilidad de tiempo y nivel de compromiso de los
delegados y nivel directivo (falto asignación de mas tiempo y mayor compromiso)
Las asesorías y acompañamientos personalizados se realizaron al nivel directivo y al nivel
operativo de la entidad (funcionarios asignados para actualizar MECI en las diferentes áreas).
Debilidades
1)El comité coordinador del sistema de control interno deberá reunirse cada 2 meses de manera
ordinaria y extraordinaria cada vez que sea necesario las reuniones podrán ser citadas por el
Secretario Técnico Del Comité De Control Interno o por el Alcalde Municipal, desde su creación el
comité de control interno solamente pudo reunirse una sola vez el 1 de agosto de 2014 donde se
les presentaron sus funciones y el Plan de Acción para actualizar el MECI, posterior a esa reunión
varias fueron aplazadas debido a que no era posible reunir sus integrante ni contar con la
asistencia del Alcalde Municipal en ninguna de las reuniones ni de instalación de la primera
reunión del comité, el 5 de diciembre se realizó el último intento por reunir al comité y al Alcalde
Municipal para realizar seguimiento al avance de la actualización del MECI y su Plan de Acción
pero no fue posible realizar esta reunión debido a la poca asistencia de los integrante e
inasistencia del Alcalde municipal, para esta vigencia 2015 se realizara nuevos intentos de reunir a
los titulares integrantes del comité teniendo en cuenta sus agendas programadas nuevamente,
por tales razones me permito conceptuar que el comité ha estado inactivo ya que no se reúne
para darle cumplimiento a sus funciones.
2) INCENTIVOS Y ESTIMULOS: El asignador del gasto tampoco en la vigencia 2014 asigno recursos
para poder realizar los incentivos y estímulos a los trabajadores de la entidad y de igual manera
tampoco se gestionan, realizan o coordinan por parte de la oficina de Personal incentivos no
monetarios como reconocimientos como una nota de felicitación o Agradecimiento o mención de
honor, etc. Capacitación a los trabajadores en artes y artesanías en el programa de bienestar social
pagina 10 no es adecuada debido a que no corresponde a las funciones del cargo de los
colaboradores por lo tanto no corresponde a necesidades de capacitación de la entidad
3) NECESIDADES DE CAPACITACION Y PIFC: La entidad durante la vigencia 2014 no se identificó las
necesidades de capacitación de los funcionarios de acuerdo a: las funciones de los cargos, la
misión, visión, objetivos institucionales, procesos y procedimientos, normas públicas que aplican
para el desempeño de los cargos en cuanto a actualizaciones necesarias y fortalecimiento de
competencias a desarrollar, esta actividades y temáticas debería ser gestionadas por la oficina de
personal realizar en los meses de enero el diagnostico de las necesidades de capacitación para
elaborar el PIFC y gestionarlo con el SENA, la ESAP, la federación de Municipios y las demás
entidades públicas que a nivel nacional tiene esta función.
En el caso de que los funcionarios deseen actualizarse y capacitarse para fortalecer las
competencias que requieren de sus cargos deben realizarlo por cuenta propia asumiendo de su
peculio los gastos de la capacitación, trasporte , alimentación y estadía, lo que no es viable para la
entidad ya que el fortalecimiento del conocimiento y actualizaciones son necesarias para mejorar
las competencias y el desempeño del talento humano que es el que contribuye mediante su
acción en sus procesos y procedimientos al logro de los objetivos y metas institucionales de la
Alcaldía Municipal.
4) PROGRAMA DE INDUCCIÓN: Durante el año 2014 la entidad no aplico acciones o
procedimientos ni programa de inducción y reinduccion a sus funcionarios, no cuenta con el
programa ni registro de inducciones ni reinducciones realizadas en esta vigencia
5)CODIGO DE ETICA: esta disposición o decreto se encuentra pendiente por ser dado a conocer a
los funcionarios, y por realizar las respectivas sensibilizaciones para su cumplimiento. Y Como la
entidad no practica actividades o procedimientos de inducción y reinduccion no se comunicaron
estos valores a los servidores públicos en el año 2014.Y Como la entidad no practica actividades o
procedimientos de inducción y reinduccion no se comunicaron estos valores a los servidores
públicos en el año 2014.
Teniendo en cuenta que no se ha socializado ni sensibilizado a los servidores públicos en el código
de ética y valores mucho menos exigir su cumplimiento, no se puede contestar afirmativamente la
pregunta del aplicativo del MECI afirmando que la alta dirección este comprometida con su
desarrollo.
6) FORTALECIMIENTO DE LA MISION Y VISION DE LA ENTIDAD: la mayoría de los servidores
públicos no conocen la Misión y Visión de la entidad, no ha sido socializada ni dada conocer en
procedimientos de inducción ni reinduccion ya que estos procedimientos no se realizan dentro de
la entidad desde el año 2012 en adelante, no existe registro de esta evidencia.
7) GESTION DEL TALENTO HUMANO: La entidad en el año 2014 no cuenta con recursos financieros
suficientes, para aplicar programas de gestión de Talento Humano de la forma como deberían
realizarse y según las sugerencias del DAFP en sus guías y normas que los reglamentan, también es
debido a poca ejecución de algunas actividades se puede decir que hay que mejorar la iniciativa
para la aplicación de Programas De Gestión De Talento Humano. además el número de
funcionarios de la oficina de personal es suficiente para poder realizar estas actividades de gestión
de talento humano.
Se requiere mayor acción por parte de la Oficina de Personal en cuanto a: la gestión del PIFC,
programa de Incentivos y estímulos, programa de inducción y reinduccion y reactivación de la
Comisión de Personal para la evaluación del desempeño de los funcionarios de Carrera
administrativa para que se cumpla con los establecido en el acuerdo 000137 DE 2010. De:
“V f q l l l m l l l gú l l …”
8) MUEBLES ENCERES Y EQUIPOS DE COMPUTO PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES: Los
muebles de oficina la mayoría no son idóneos para el cumplimiento de aspectos de higiene y
salud ocupacional lo que pueden ocasionar inconformismo, incomodidades y enfermedades
profesionales en los servidores públicos.
Los equipos de computo adquiridos con licencias en el año 2014 fueron 23, y 8 impresoras
nuevas, pero es importante que se adquiera 2 computadores (Contador y Auxiliar contable) para
contabilidad con acceso al software CONTABLE ya que el único PC existente es el que utiliza el
Señor Contador este equipo está obsoleto y funciona mal, el profesional de apoyo del Contador
no cuenta con PC, también es necesario adquirir una impresora ya que no hay impresora en la
oficina de Contabilidad. Y poner a funcionar los módulos de nómina e inventarios del software
contable COMPUCONTA y adquirir el módulo de contratación para que la información contable y
financiera se maneje bajo un sistema integrado y se agilice su flujo hacia la S. de Hacienda.
La entidad deberá adquirir las licencias de los software que están pendientes para poder cumplir al
100% con la legalidad en software y las normas de derechos de autor
El Servidor de la entidad que administra únicamente información contable se encuentra ubicado
en un lugar inapropiado que no cumple con las condiciones físicas colocándolo en constante riesgo
de daño y de perdida de información, a veces este servidor colapsa y se pierden los
procedimientos contables e información que se está procesando; de igual manera la entidad no
cuenta con una Planta Eléctrica ni con UPS (s) que permita utilizar los pc cuando se va la energía y
proteja a la entidad de la perdida de información que se está procesando.
9) CANALES INTERNOS DE COMUNICACIÓN: En la vigencia evaluada año 2014 y atrás, no todos los
funcionarios utilizan los correos electrónicos institucionales para el manejo de información y
comunicación de la entidad, algunos correos electrónicos institucionales se encontraron sin crear y
deshabilitados por lo cual se solicito al analista de GEL que realice su creación y habilitación al
igual que la sensibilización de la utilización de correos electrónicos institucionales.
10) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN: Se ha solicitado a los contratistas encargados de las
comunicaciones de la entidad realizar un documento de caracterización de los canales de
comunicación de la entidad pero hasta la fecha no se ha obtenido dicho documento La entidad no
cuenta con una política de comunicaciones adoptada. Es necesario que se retome el borrador de la
política de comunicaciones de la entidad.
- Mecanismos de Recolección de información:- La entidad no cuenta con un software de ventanilla
única que facilite el registro, control y distribución de la correspondencia, derechos de petición,
entre otras. - La entidad en la pagina web cuenta con un LINK de recepción de PQRS, pero en el
año 2014 el contratista de GEL y webmaxter al que se le delego esta actividad no distribuyo
oportunamente todas las PQRS a las áreas responsables de repuesta por lo tanto no se dio
respuesta oportuna de estas PQRS y las anteriores al año 2014 no fueron repartidas a los
responsables de sus repuestas.
11) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN- Información Interna- Mecanismos Para Recolectar
Sugerencias De Los Servidores Públicos: la entidad no cuenta con un sistema de intranet, algunos
funcionarios no tienen fortalecida la cultura de utilizar los correos institucionales y al parecer
algunos no los abren a tiempo, los oficios de correspondencia se distribuyen de forma física y por
el e-mail, los funcionarios del Comité de control interno es difícil que dispongan de tiempo para
que asistan a las reuniones para presentación de sugerencias y planificación de la actualización e
implementación del MECI, los mecanismos de comunicación interna deben ser fortalecidos.
12) Tablas De Retención Documental: Deben actualizarse de acuerdo a los cambios actuales en los
procesos y procedimientos de la entidad, se requiere mayor asistencia del Jefe de Archivo en las
reuniones a las que es citado por la oficina de Control Interno por lo general no asiste.
13) ARCHIVO MUNICIPAL: La entidad no ha dotado al archivo municipal de los elementos
necesarios en cumplimiento a la ley General de Archivos 594/2000 y la Ley 489 de 1998, el archivo
de gestión de la entidad en cuanto a la contratación en algunas carpetas la contraloría la detecto
dispersa en varias oficinas lo que dificulta observar als evidencias de la trazabilidad de los procesos
de contratación, El Archivo municipal no cuenta con la infraestructura adecuada, espacio
insuficiente, vectores en el ambiente, estantes inadecuados e insuficientes, grados centígrados o
ambiente climático inadecuado, no cuenta, con escaner, ni micro filmaciones, el archivo y
correspondencia de la entidad no esta sistematizado, por lo que la memoria histórica documental
de la entidad se encuentra en riesgo, tampoco se realizan backups externas de información que
permitan recuperar al información en caso de siniestros, en los consejos de gobierno la oficina de
control interno les ha sugerido asignar los recursos necesarios para subsanar esta situación y darle
cumplimiento a la ley general de archivo y sus reglamentarios.
14) Sistema De Información Y Comunicación: El único software de sistema de la información y la
comunicación con que cuenta la entidad es el software contable COMPUCONTA pero tiene
pendiente por habilitar y actualizar el módulo de inventarios, el módulo de nómina y por adquirir
el módulo de contratación, la entidad no cuenta con más software que facilite el flujo de la
información, comunicación, distribución y control de correspondencia.
15) COMUNICACIÓN EXTERNA:
- En la página web de la entidad se encuentra publicado el organigrama de la entidad pero tiene
pendiente por publicar el acto administrativo de aprobación de la estructura de la planta de
personal, el manual de funciones y competencias laborales, la entidad debe darle cumplimiento a
las publicaciones de trasparencia para facilitar el derecho de acceso a la información pública de la
ley 1712 de 2014
- La entidad cuenta con un directorio de Funcionarios en la página web pero no tiene los
teléfonos y extensiones institucionales, tampoco todos los correos institucionales, algunos correos
que aparecen en el directorio de los funcionarios aun corresponden a correos personales y en el
año 2014 se crearon correos institucionales a la mayoría de los funcionarios, tampoco contiene las
escalas salariales.
- La entidad en su página web no cuenta con Todas las normas generales, reglamentarias, y
políticas publicadas con corte a diciembre 31 de 2014; cuenta con la publicación en la web de la
Misión, Visión, objetivos; tiene pendiente por publicar sus manuales como el manual de
contratación , el estatuto de rentas, el manual de supervisión e interventoría
- La entidad no cuenta con plan anticorrupción y de atención al ciudadano 2014 por lo que
no está publicado en la web.
- No se observó la publicación en la página web de la entidad del presupuesto municipal
2014, sus modificaciones y ejecución presupuestal 2014.
PQRSD: A partir del mes de diciembre de 2014 se inició la distribución de las PQRSD de la entidad
que ingresaban por su único mecanismo que es la pagina web de la entidad.
Para el año 2015 se espera el buen desarrollo de este mecanismo de PQRSD y sensibilización de
los funcionarios de realizar respuestas oportunas y pertinentes.
16) CANALES DE COMUNICACIÓN: Se requiere mayor autocontrol de los funcionarios a cargo de
los canales de comunicación externos con el fin de mantenerlos actualizados y cumplir con sus
funciones.
Se requiere incluir la estrategia de rendición de cuentas que se realiza todos los años en el Plan de
Acción Anual y socializar en las audiencias públicas los % de metas alcanzadas del Plan de Acción
por áreas de los indicadores definidos y metas definidas para el años seleccionadas del Plan de
Desarrollo 2012-2015 para que la rendición publica de cuentas sea más ejecutiva y con base en
resultados medibles
17) EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO:
La Oficina De Talento Humano debe procurar seguir la recomendación dada en el año 2014 de
reactivar la Comisión de Personal para la evaluación del desempeño de los funcionarios de
Carrera administrativa para que se cumpla con los establecido en el acuerdo 000137 DE 2010, la
entidad realiza la evaluación de personal de forma anual y parcial semestral pero no coloca en
funcionamiento la comisión de personal creada para tal fin.
La entidad mediante la Oficina De Personal deberá analizar los resultados de la evaluación de
desempeño para identificar temáticas a capacitar en el PIFC y realizar reinducciones.
18) MEDICIÓN DEL CLIMA LABORAL: La entidad no realiza medición del clima laboral, no existen
registros históricos de haber realizado alguna vez esta medición, por lo tanto no tiene
diagnosticado su clima laboral y no direcciona acciones contundentes para el mejoramiento de
factores que se identifiquen, la oficina de Talento Humano desconoce las metodologías para
medición de clima laboral que deben ser medidas y diagnosticadas preferiblemente por psicólogo
laborista o profesional especializado en el tema. NO se mide el impacto de las actividades de
bienestar social en la motivación, bienestar y sentido de pertenencia del personal.
19) PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS:
-Durante la vigencia 2014 la Jefe de Control interno programo varias reuniones del Comité de
Control Interno con el fin de revisar los avances del Plan de Acción para actualizar MECI pero por
múltiples ocupaciones de sus integrantes y el Señor Alcalde las reuniones tuvieron que ser
canceladas debido a la poca asistencia de funcionarios importantes a estas reuniones, el ultimo
intento de reunión fue el 14 de diciembre de 2014 pero debió ser cancelada debido a la poca
asistencia de sus integrantes e imposibilidad de asistir del Alcalde Municipal
- El manual de contratación tiene pendiente una sesión de socialización se dictó una sesión, El
manual de Supervisión e interventoría aún no se ha dictado ninguna socialización.
Las áreas rezagadas que no han entregado avances en documentación de procedimientos en
formato F-2, para ser revisados son: Contabilidad, Archivo Municipal, Gobierno En Línea Y
Comunicaciones Públicas, S. Educación, S. Planeación, Familias en Acción, SISBEN.
Para avanzar en la documentación de procesos y procedimientos es necesario que los servidores
públicos y líderes de los procesos asignen el tiempo suficiente para documentarlos y recibir
asesorías y acompañamientos.
Es complejo que la entidad actualice sus procesos y procedimientos cada vez que se presenta un
cambio debido a la poca disponibilidad de tiempo y compromiso de los funcionarios el cual esta
priorizado hacia otras actividades e ejecución y del día a día, la entidad no realiza regularmente
estas actualizaciones y la actualización iniciada en el año 2014 de los procesos y procedimientos va
muy lentamente de acuerdo a la disponibilidad de los líderes de los procesos.
20) INDICADORES DE GESTIÓN DE PROCESOS: En el año 2009 en el cual se adoptó el MECI se
caracterizaron algunos procesos y documentaron algunos procedimientos, pero no se encontró
registro o evidencia de cálculo de los indicadores de gestión de los procesos que fueron definidos
en esa época, tampoco se encontró registro de ser socializados y actualizados estos procesos y
procedimientos del año 2009 con los funcionarios de la época, los cuales la mayoría ya no es tan
desvinculados de la entidad , además de existir a la fecha actual muchos cambios en procesos y
procedimientos los cuales están siendo en el año 2014 - 2015 documentados y actualizados.
21) MAPA DE PROCESOS: La entidad en el año 2009 definió su mapa de procesos el cual requiere
ser corregido u actualizado de acuerdo a la organización actual de los procesos y procedimientos
de la entidad, para el año 2015 una vez identificados y actualizados todos los procesos debe
actualizarse el mapa de procesos de la entidad en conjunto con los líderes de los procesos y ser
socializados.
22)ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: la entidad cuenta con su organigrama, el acto administrativo
de aprobación de la Planta de persona, este último debe ser publicado junto con el manual de
funciones en la página web de la entidad.
23) PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS: La entidad durante la vigencia 2013 y 2014 formulo sus
planes de acción, pero no lo hizo por áreas con la participación de los secretarios o Jefes
únicamente la realizó la Secretaria de Planeación para darle cumplimiento a la ley 1474 de 2011,
tampoco se cuenta con los resultados de los seguimientos de sus indicadores y metas, lo que ha
representado una falencia en la entidad desde el año 2012 que ha sido sugerida su superación
pero que hasta el año 2014 por parte de los responsables en el año 2012,2013 y 2014 no se le dio
cumplimiento.
24) SEGUIMIENTO A PLANES Y PROGRAMAS: El seguimiento a la planeación de la entidad se basa
únicamente en la supervisión e interventoría de la contratación en la revisión de los cronogramas
y fechas establecidas únicamente en los contratos, el seguimiento no se fundamenta en metas e
indicadores de Planes de Acción o Plan de Desarrollo lo que es una deficiencia que se ha solicitado
corregir pero que no ha sido posible hasta la fecha, esperamos que para el año 2015 se aplique
una metodología adecuada de seguimiento a Planes y Programas en el formato establecido para
ser utilizados por las áreas para registro de sus metas e indicadores.
Algunos pocos funcionarios de la entidad si llevan registro del cumplimiento de sus metas de
acuerdo al Plan de Desarrollo Mpal.
25) ADMINSITRACION DE RIESGOS METODOLOGIA DAFP: La entidad cuenta con una política de
administración de riesgos y califico algunos riesgos en el año 2009 pero estos no han sido
actualizados ni socializados, los procesos, procedimientos y posibles riesgos han cambiado mucho
en la entidad desde el año 2009, la entidad requiere acelerar el paso anterior en la documentación
de procesos y procedimientos, aprobación y socialización para poder actualizar sus riesgos con
base en una metodología de administración de riesgos que se asigne para esta vigencia.
La entidad no cuenta con Políticas de Control Interno actualizadas, existen unas políticas
adoptadas en el año 2009 mediante el código del buen Gobierno (Decreto N° 061 del 20 de
febrero de 2009 página 21 ) denominadas POLITICAS FRENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
contiene únicamente compromisos frente al MECI y Declaración de Riesgos que representa la
posición del Alcalde del año 2009 que se encontraba en la entidad en esa época (Alcalde -Mauro
Edilvio Toro Petevi), La metodología de Administración de riesgos del año 2009 no tiene
contemplado realizar una identificación, valoración evaluación etc de acuerdo a Procesos y
procedimientos, Planes y programas estrategicos
Los Representantes legales de la entidad desde el año 2009 en adelante y Comité de Control
Interno no han actualizado explícitamente una política mediante decreto para administración de
riesgos de la entidad y ajustes a las nuevas metodologías aceptadas de riesgos.
La entidad tiene pendiente por establecer la nueva metodología de administración de riesgos que
se aplique a todos los procesos y procedimientos de la entidad no únicamente a los de
contratación que incluya Proceso, Planes estratégicos, responsables de seguimiento, periodicidad
de seguimiento, objetivos y alcance de riesgos de procesos, Factores de riesgo internos, factores
de riesgos externos, causa, impacto, interrelación entre los procesos, las eventualidades.
En la documentación de procedimientos formato F-2 se encuentra establecida columna PUNTO
DE CONTROL para identificar los puntos de control o controles preventivos o correctivos en las
acciones de los procedimientos, y en la caracterización de procesos formato F-3 se encuentra
establecida casilla para diligenciar de CONTROL Y SEGUIMIENTO de procesos en la cual debe
especificarse la forma de estos controles y al periodicidad para realizar sus seguimientos, solo que
hasta la fecha actual únicamente los procesos de contratación estatal tienen elaborados el
formato F-3, formato F-3 caracterización de procesos también contiene INDICADORES ( Formula
/meta del periodo); la entidad tiene establecido los formatos y metodología para construir sus
indicadores de Gestión en procesos, y en planes de Acción( que están amarrados a las metas
anuales del Plan de desarrollo municipal 2012 -2015), pero no calculo durante la vigencia 2014 sus
indicadores para realizar seguimiento a las metas, de igual manera el formato F-3 solamente esta
actualizado para el Proceso de Contratación Estatal, la falta de este seguimiento desde el año 2012
constituye una gran debilidad para la entidad.
26) La actualización de la Política y metodología de la entidad para Administración de riesgos
requiere que se incluya el alcance, objetivos respecto a los procesos, procedimientos y Planes y
Programas Estratégicos, periodicidad de seguimiento y responsabilizar a cada líder de procesos de
nivel directivo de realizar el seguimiento a los riesgos de los procesos que son de su
responsabilidad para que tomen los ajustes respectivos.
27) TECNOLOGÍA IMPLEMENTADA: La entidad cuenta con una política de seguridad informática
aprobada mediante DECRETO No.301 de Noviembre 14 de 2014 Política De Seguridad Del SGSI,
pero la escasez de recursos para implementar esta política ha sido una debilidad para la entidad
que coloca en riesgo la información de la entidad e inversión en tecnología.
28) PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS: La entidad cuenta con 54 funcionarios De nómina
Nomina, 78 contratistas de prestación de servicios, el presupuesto definitivo de la entidad 2014
fue de $59.567.063.497,86 y el recaudado 54.083.384.052,92, (fuente oficina de Contabilidad) se
presume que al entidad tiene más de 200 procedimientos la oficina de control interno únicamente
está conformada por una sola persona que es la Jefe de Control Interno, que además tiene la
función de realizar seguimiento a las solicitudes, derechos de petición, planes de mejoramiento,
asesorar, acompañar la actualización del MECI y documentación de procesos y procedimientos,
consolidación de los requerimientos de los entes de control, pero la oficina de Control Interno no
cuenta con equipo multidisciplinario ni equipo auditor para aplicar un programa anual de
auditorías lo que es una gran debilidad demasiadas funciones y responsabilidad a cargo de una
sola funcionaria, en la vigencia de 2014 y lo que se lleva del año 2015 se ha solicitado en varias
oportunidades contratar un Contador Público y un abogado de apoyo para la oficina de control
interno pero no se ha autorizado esta contratación lo que limita que la oficina de control interno
pueda cumplir a cabalidad con todas sus funciones, de igual manera los procedimientos de la
entidad no todos están establecidos ni aprobados solamente los de Contratación Estatal, se
requiere que los procedimientos de la entidad estén todos establecidos, documentados y
aprobados para priorizarlos dentro un Programa Anual de Auditorias, ya que lo que se auditan son
procedimientos, , mas sin embargo para presentación de informe de control interno contable e
informe de MECI e informes por menorizados de control interno se realizan auditorias con el fin de
evidenciar falencias, avances y presentar recomendaciones de la información oportuna que
suministren las áreas.
29) PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL: Los planes de mejoramiento individuales que se
deben realizar a partir de los resultados de las evaluaciones de desempeño no están definidos por
la entidad.
30) TIEMPO UTILIZADO EN ACTUALIZACIÓN DEL MECI: La actualización del MECI 2014 inicio
aproximadamente a mediados o finales del mes de Junio del año 2014 hasta la fecha actual
febrero de 2015 aún no se ha terminado esta actualización, llevando hasta el momento
aproximadamente 8 meses, con un avance aproximado del 30%.
31) Fase de Conocimiento: La lectura afondo del Manual MECI 2014 únicamente fue realizada por
la suscrita Jefe de control Interno
32) Fase Planeación de la actualización: No se le dio Cabal cumplimiento al Plan de Acción pactado
para actualizar MECI 2014. Para poder implementar en los procesos y procedimientos de la
entidad el programa anual de auditoria interna (j. Auditoría Interna), y asesorar, acompañar
la actualización e implementación de los demás productos del MECI se requiere que se asigne el
equipo multidisciplinario a la oficina de control interno que exige la ley 87 de 1993 que ha sido
solicitado en varias ocasiones al asignador del gasto, mas sin embargo para los informes por
menorizados, para los informes anuales del sistema de control interno, y del sistema de control
interno contable se realizaron las correspondientes auditorias internas.
33) fase de Ejecución y Seguimiento: Para acordar un plan de contingencia o soluciones ordenadas
de los líderes y su compromiso debido al poco avance en la implementación y actualización del
MECI se trató de coordinar varias reuniones con el comité con el fin de buscar soluciones pero no
fue posible la asistencia de miembros importantes para estas soluciones por lo cual se aplazaban
consecutivamente las reuniones y cambiaban de fechas, el último intento fue realizado el 14 de
diciembre de 2014 pero debió cancelarse la reunión ante la imposibilidad de la asistencia del
Alcalde.
Al paso lento en el cual se realiza la actualización e implementación del MECI la entidad requerirá
de uno a dos años más para lograrlo y es necesario mayor compromiso y disponibilidad de tiempo
de los líderes de los procesos y responsables de cada componente, elemento (producto) del MECI
2014, se requiere mayor apoyo a la oficina de control interno de parte del Alcalde mediante la
asistencia a los comités de control interno y exigencia a los funcionarios de los compromisos y
fechas pactadas en la implementación.
La participación de los líderes de proceso o de su equipo de trabajo fue muy limitada en la
disponibilidad de tiempo, las actividades programas SI fueron realistas con la disponibilidad de
tiempo y funcionarios lideres y responsables es mas cada responsable programo las fechas en el
Plan de Acción , y también se programó de acuerdo al tiempo exigido en el decreto 943 de 2014,
lo que en realidad se requiere mayor disciplina y compromiso de los funcionarios, mayor
exigencia y apoyo del Alcalde, y asignar 1 o 2 funcionarios a la oficina de control interno para
poder avanzar mas en las asesorías, acompañamientos y revisiones debido que una sola persona
es limitado el acompañamiento, asesoría y revisión ante tantos elementos a actualizar si fue irreal
el esperar que una sola persona de Control Interno osea la única funcionario (Jefe de Control
Interno) alcanzara a realizar todas las asesorías, acompañamientos y revisiones de toda al cantidad
de elementos a actualizar e implementar que son casi todos los del Sistema De Control Interno y a
la vez cumplir con sus otras funciones sin apoyo alguno, no se contrato consultor para apoyar la
implementación y actualización del MECI, tampoco se asigno a la oficina de control interno ningún
profesional para apoyar la asesoría, acompañamiento ni revisión de los elementos y la suscrita
Jefe de Control Interno también tiene otras funciones que cumplir de acuerdo a sus manual de
funciones, las revisiones, acompañamientos y asesorías fueron las que física y humanamente
alcanzaba a realizarse con una sola persona con múltiples funciones, no solo la función de
actualizar MECI, se requiere mayor apoyo del asignado del gasto para que se asigne a la ofician de
control interno 1 o 2 profesionales idóneos para apoyar esta actualización en las asesorías,
acompañamientos y revisiones.
Diligenciad
o por:
JUANA CAROLINA
VALENCIA SANTANDER
Fecha: 24/02/2015 02:22:12
p.m.
Enviado por:
JOSE RICARDO BURBANO
BARCENAS
Fecha: 24/02/2015 02:22:31 p.m.
