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Portal del Patrón Manual de Usuario

www.apsi.com.mx Página 1

Portal del Patrón

Contenido

I. Introducción ................................................................................................................................ 2

II. Entrada al Sistema ....................................................................................................................... 3

III. Configurar Servidor ................................................................................................................. 4

IV. Selección de Empresa .............................................................................................................. 5

V. Menú Principal ............................................................................................................................ 6

1. Informe Ejecutivo Nomina ...................................................................................................... 7

2. Informe Ejecutivo Otros .......................................................................................................... 8

3. Pasivo Laboral ......................................................................................................................... 9

4. Reportes Varios ..................................................................................................................... 10

5. Índices y Estadísticas ............................................................................................................. 11

6. Horas Laboradas .................................................................................................................... 12

7. Organigrama .......................................................................................................................... 13

8. Histórico de Movimientos ..................................................................................................... 13

9. Histórico de Incidencias ........................................................................................................ 14

10. Auditoria de Sueldos ......................................................................................................... 15

11. Recibos de Nomina ............................................................................................................ 16

1) Configurar Envío de Correo Electrónico ............................................................................ 17

2) Registro Manual de Componente DLL para envío de correo electrónico. ........................ 19

3) Enviar Recibo por Correo Electrónico ............................................................................... 22

12. Kardex ................................................................................................................................ 23

13. Excedentes IMSS ............................................................................................................... 24

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I. Introducción

Dentro de los módulos de APSI, se puede encontrar el Portal del Patrón, cuya finalidad es brindar información por empresa o bien consolidada por uno o más Registros Patronales o bien, uno o más RFC. El Portal del Patrón solamente muestra información para consulta, no puede hacerse ninguna modificación a los datos de la nomina desde este modulo. Se puede restringir su acceso mediante los usuarios como en los demás módulos de APSI.

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II. Entrada al Sistema

El acceso al sistema está controlado por un usuario y un password, de no contar con alguna cuenta de acceso solicítela a su administrador de sistema.

La pantalla de registro de usuarios presentará el nombre de la empresa en la que se estará trabajando, para cambiar la empresa ver el capitulo Configurar la Empresa.

Para entrar al sistema el usuario deberá seguir estos pasos: 1. Escribir el nombre del usuario 2. Escribir el password 3. Presionar el botón Entrar

Si el usuario y la clave son correctas el sistema permitirá el acceso y presentara la pantalla de usuarios en caso contrario presentará el mensaje de aviso, el usuario podrá rectificar los datos e intentar entrar de nuevo al sistema. Presionar el botón Salir cerrar la pantalla de registro

mk:@MSITStore:C:/ProyectosCodesion/otrosproyectos/trunk/Usuarios/APSIUsuarios2010/trunk/APSIUsuarios.chm::/configurarelsistema.htm

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III. Configurar Servidor La pantalla de registro de usuarios en la parte superior presentará el nombre de la base de datos y el servidor en la que se estará trabajando.

Para cambiar el servidor al que se conecta el usuario deberá presionar el botón Configurar, el

sistema presentara la pantalla de configuración del servidor.

Capturar los datos:

Nombre del Servidor

Base de Datos

Usuario (de acceso a la base de datos)

Password (de acceso a la base de datos)

Presionar aceptar para guardar los nuevos valores y volver a la ventana de registro de usuario, la cual, deberá presentar en la parte superior el nuevo valor capturado.

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IV. Selección de Empresa Al entrar al sistema se presenta la lista de las empresas con las que se pueden trabajar, para

seleccionar la empresa, dar doble clic en la columna Seleccionar para cambiar la [X] por un ángulo

[√], de esta manera se quedara seleccionada la empresa.

Se pueden seleccionar todas las empresas que se requieran.

Presionar el botón aceptar para entrar al menú principal del sistema.

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V. Menú Principal

El menú principal del Portal del Patrón presentara en el encabezado el nombre de la empresa,

registro patronal y RFC de la empresa en que se esté trabajando. En caso de haber seleccionado

más de una empresa en lugar de un nombre, la palabra “Multiple”.

Del lado Izquierdo del Menú, se presentan las opciones que presenta el portal del patrón, que son:

Informe Ejecutivo Nómina

Informe Ejecutivo Otros Pasivo Laboral Reportes Varios Índices y Estadísticas Horas Laboradas Organigrama Histórico de

Movimientos Histórico de Incidencias

Auditoria de Sueldos

Recibos de Nomina

Kardex

Excedentes IMSS

En la parte inferior de la pantalla muestra la fecha de última actualización del sistema, con la

finalidad de informar al usuario en que versión se está trabajando.

Si se requiere cambiar la empresa a consultar presionar el botón “Cambiar Empresa”, este

presentara la ventana de selección de empresas, ver “Capítulo IV. Selección de Empresa”.

Presionar el botón “Salir” para cerrar el sistema.

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1. Informe Ejecutivo Nomina

Seleccionar el botón Informe Ejecutivo Otros del Menú Principal del Portal del Patrón.

En la parte superior muestra el Año y el Ultimo mes cerrado de la nomina.

El informe ejecutivo muestra información que se guarda al hacer el cierre de la nomina, en ese

momento se hace un corte de los movimientos que hubo en el mes como:

Movimientos de personal Indica la cantidad de asegurados, altas, bajas, trabajadores vigentes, modificaciones de salario y avisos de variables bimestrales.

Informe de Integración de Salarios Muestra si existieron errores en la integración de salarios y si los hubo muestra en que empresa y en que clase.

Pagos y descuentos Muestra los valores para Percepciones, Deducciones y Provisiones del mes actual y los dos inmediatos anteriores.

Trabajadores Muestra la cantidad de trabajadores que no pagan nomina, que no pagan IMSS y los que tienen crédito Infonavit.

Incidencias del Mes Informa la cantidad de trabajadores con incapacidad por Riesgo de Trabajo, Maternidad, Enfermedad General y las faltas.

Tiempo Extra

Muestra la cantidad de horas trabajadas en Labores en dia de descanso, Tiempo Extra,

Tiempo Extra Doble, Tiempo Extra Triple.

Se puede consultar para cada apartado el reporte anual asi como un reporte del mes que se esta

presentando en la pantalla.

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2. Informe Ejecutivo Otros

Seleccionar el botón Informe Ejecutivo Otros del Menú Principal del Portal del Patrón. En la parte

superior muestra el Año y el Ultimo mes cerrado de la nomina.

Se presenta la información mensual que se genero hasta el cierre de la nomina de los sistemas

auxiliares de APSI como son Control de Usuarios, Recursos Humanos y Habilidad y Adiestramiento.

Usuarios Muestra un listado del numero de accesos en cada sistema APSI.

Recursos Humanos Muestra la cantidad de Solicitudes, Entrevistas, Exámenes Médicos realizados, así como la cantidad de Material que se tiene en resguardo tanto en unidades como en dinero.

Habilidad y Adiestramiento Indica la cantidad de capturas en el mes de Instituciones, Instructores, Cursos Registrados y programaciones ya realizadas. Indica la cantidad de empleados inscritos a cursos, horas -hombre invertidas y dinero invertido en cursos.

Top 10 Muestra las 10 funciones más utilizadas de los sistemas de Nomina, Control de Usuarios, Habilidad y Adiestramiento y Recursos Humanos. Se puede imprimir el reporte anual de cada apartado, así como el resumen mensual .

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3. Pasivo Laboral

Seleccionar el botón Pasivo Laboral del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta opción genera el

reporte que indica la deuda implícita acumulada por cada trabajador en determinada fecha, se

pueden configurar parámetros como que tipo de empleados se quieren consultar, que sueldo se

considera, si considera prima de antigüedad, pagar indemnización, 20 días por año y de cuantos

días se considera el mes.

El pasivo laboral se puede generar general, agrupado por centro de costos y directo en archivo

Excel.

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4. Reportes Varios

Seleccionar el botón Reportes del Menú Principal del Portal del Patrón. Aquí se pueden encontrar

reportes relacionados con la nomina y con opción de filtrarlo según el reporte seleccionado. Los

reportes son:

Ausentismos e incapacidades anuales

Póliza

Impuestos sobre nomina

Reporte de empleados

Resumen Gravable, exento e Impuestos

Resumen de Provisiones, Deducciones y Percepciones

Tiempo Extra por Empleado

Tiempo extra anual

Comparativo de nominas

Ultima modificación de sueldo Nota: Algunos de estos reportes solo pueden verse con la versión 2005 de SQL Server o superior.

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5. Índices y Estadísticas

Seleccionar el botón Índices y Estadísticas del Menú Principal del Portal del Patrón. Se muestra la

tabla de Índices y estadísticas por año y mes, se puede imprimir y graficar todo el resumen o bien

solo por alguna columna (seleccionar la columna que se quiere graficar y presionar el botón

“Graficar Columna”). Generar reporte por centro de costos, motivos de baja, por edades, nivel

salarial, ocupación. El tipo de grafica que se presenta lo puede definir el usuario.

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6. Horas Laboradas

Seleccionar el botón Horas Laboradas del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte

presenta las horas laboradas y el costo invertido. Se pueden aplicar varios filtros para generarlo

como: imprimir total general o el detalle por trabajador, reporte agrupado por horario, centro de

costos o por puesto, filtrar por año, tipo de nomina y periodo. También se puede configurar el

orden de impresión; por código, nombre o puesto.

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7. Organigrama

Esta opción se encuentra en desarrollo.

8. Histórico de Movimientos

Seleccionar el botón Histórico de Movimientos del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta

ventana permite consultar en un rango de fechas los movimientos realizados al trabajador, se

puede filtrar algún movimiento:

Altas

Bajas

Modificaciones de salario

Reingresos

Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o

filtrar escribiendo el texto a buscar bajo el nombre de la columna (Escriba texto aquí).

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9. Histórico de Incidencias

Seleccionar el botón Historio de Incidencias del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte

muestra las incidencias de los trabajadores, puede filtrarse por año y por concepto.



Los conceptos que pueden consultarse en este reporte son:

Concepto Nombre

107 AJUSTE POR AUSENTISMO

108 FALTAS INJUSTIFICADAS

109 INCAPACIDAD POR ENF. GRAL.

110 INCAPACIDAD POR MATERNIDAD

111 INCAPACIDAD POR RIESGO DE TRAB

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10. Auditoria de Sueldos

Seleccionar el botón Auditoria de Sueldos del Menú Principal del Portal del Patrón. Esta pantalla

presenta los cambios en sueldo que se han registrado en los empleados. Se puede consultar tanto

el sueldo como el SDI y hacer filtros como año, tipo de nomina, rangos de fechas, estatus del

trabajador (activo, bajas o todos) así como el tipo de trabajador (sindicalizado, confianza o todos).



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11. Recibos de Nomina

Seleccionar el botón Recibos de Nomina del Menú Principal del Portal del Patrón. Se permite la

consulta, impresión y envío por correo electrónico de los recibos de nomina, solo se mostrar los

periodos que ya estén cerrados.

Se pueden generar recibos de:

Nomina Aguinaldo Fondo de ahorro Otro

Indicar los filtros a consultar y presionar el botón Cargar Recibos para ver la lista. Marcar la opción Imprimir Recibo Compactado, para compactar los conceptos del IMSS. Las columnas pueden ordenarse por orden alfabético (dar clic sobre el nombre de la columna) o


Los recibos de honorarios se envían por medio de correo electrónico a los trabajadores, los cuales

deben tener previamente cargado su correo electrónico personal (desde el sistema de Recursos

Humanos APSI), el recibo se envía en formato PDF y el texto del correo es configurable para cada

empresa.

Los recibos pueden enviarse en grupo completo o de uno por uno, si se requiere solamente se

puede imprimir en pantalla para consulta o bien imprimir el listado completo de la búsqueda.

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1) Configurar Envío de Correo Electrónico

Se debe configurar el correo electrónica antes de intentar enviar recibos. La configuración nos

indica de que servidor de correo (ej. apsi.com.mx) y de que cuenta de correo

([email protected]) se enviaran los recibos.

En la pantalla de Envío de Recibos, presionar el botón Configura Mail de Envío, este paso se

realizara solo la primera vez que entra al sistema o cuando se requiera cambiar alguno de sus

valores.

Los valores que se piden son:

Valor Descripción Ejemplo

Servidor de

Correo

Es el nombre del servidor del que se

mandaran los correos, debe ser un

servidor institucional, no se permite

poner servidores públicos como

Hotmail.com, yahoo.com, etc.

apsi.com.mx

Dir. Correo Cuenta de correo de la que se

enviaran los correos, se puede crear

una cuenta especial para este caso o

bien utilizar la cuenta del encargado

de Recursos Humanos.

[email protected]

mailto:[email protected]

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Nombre Firma

(opcional)

Nombre de la persona que estará

firmando el envio de correo.

Margarita Valdez

Departamento RH

Puesto

(opcional)

Puesto de la persona que envía los

recibos.

Nominas

RH

Puerto Puerto de salida del correo

electrónico.

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CC Con Copia- Indica si se requiere que

se envíe el mail con copia para quien

lo envio, para tener un respaldo del

envio.

No

Ó

Si

Requiera

Autenticacion

Indica si se requiere autenticación

para el envío de correo, esta opción

cambia según las reglas de cada

empresa.

No

ó

Si

Tipo de

Autenticacion

En caso de que la autenticación sea

Si, se debe indicar el tipo de

autenticación.

Tipos de Autenticación:

Automatically

AUTH LOGIN

AUTH NTLM(Secure Password Authentication)

AUTH CRAM-MD5

AUTH PLAIN

MSN

usuario En caso de que la autenticación sea

Si, se debe indicar el password de

usuario.

pasword En caso de que la autenticación sea

Si, se debe indicar el usuario

Puede ser que se requiera ayuda de alguna persona del departamento de sistemas para completar

esta información, o bien, la pueden consultar en la configuración de su correo electrónico, por

ejemplo de Outlook se puede sacar de la ventana de configuración de la cuenta (ver imagen):

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En la parte de Mensaje, se escribe el texto que llevara el correo electrónico, se puede incluir todo

el texto que se requiera. Se presentan campos variables los cuales cambiaran según el recibo que

se esté enviando.

Campo Descripción

Nombre de la empresa Nombre de la empresa que se registro en la nomina

Periodo Inicial Periodo de inicio del recibo

Periodo Final Periodo final del recibo

Tipo de Nomina Tipo de Nomina (Semanal, quincenal, etc)

Autor del Mail Nombre de quien manda el mail

Puesto Autor Puesto de quien manda el mail

2) Registro Manual de Componente DLL para envío de correo

electrónico.

Algunas veces por permisos de la maquina, el sistema no puede registrar automáticamente el

archivo .dll del componente que envía los correos electrónicos, si es el caso, se registra

manualmente de la siguiente manera:

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1. En el menú de inicio seleccionar Todos los programas/Accesorios/Símbolo del sistema con

el botón derecho del mouse, abrirlo seleccionando la opción “Ejecutar como

administrador”.

1. 2.- En la ventana de comandos cambiamos a la ruta en donde se encuentra el sistema de

la nomina, en el caso del ejemplo es “c:\apsisistemas”. Escribimos:

cd c:\apsisistemas

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3.- En la ruta que le indicamos escribimos

Regsvr32 aosmtp.dll

El sistema presentara el siguiente mensaje si el archivo dll pudo registrarse con éxito

Si se registro correctamente, presentará el siguiente mensaje.

Nota: Si este mensaje no se presenta, debemos asegurarnos de tener los permisos de

administrador sobre la maquina y de que el archivo aosmtp.dll este en la ruta que le estamos

indicando.

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3) Enviar Recibo por Correo Electrónico

En la pantalla Recibos de Nomina indicar los datos del filtro para consultar los recibos y presionar

el botón Cargar Recibos.

Enviar todos los recibos Al hacer el filtro y presionar el botón Enviar Mail a Todos, el sistema empezara a enviar automáticamente cada uno de los recibos que se encuentren en la lista.

Enviar solamente un recibo Seleccionar el recibo que se quiera enviar (se marcara de color azul) y presionar el botón “Envía Mail a Seleccionado”

El recibo de nomina se presentara en el siguiente formato.

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12. Kardex

Seleccionar el botón Kardex del Menú Principal del Portal del Patrón. Este reporte presenta

consolidada gran parte de la información del empleado, sus datos personales, datos de la nomina,

movimientos del IMSS, Pagos y Descuentos, Ausentismos, Vacaciones, Infonavit, Idiomas,

Escolaridad y Cursos. Esta consulta puede hacerse en un rango de fechas determinado.

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13. Excedentes IMSS

Seleccionar el Excedentes del IMSS del Menú Principal del Portal del Patrón. Se presenta el

reporte que muestra los trabajadores que exceden el tope del salario base de cotización.

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