Apoyo en el proceso de recertificación NTC ISO-14001:2004 Centro

Dermatológico Federico Lleras Acosta

Leidy Katherine Sánchez Gómez

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGÍA EN SANEAMIENTO AMBIENTAL

Bogotá 2017

Apoyo en el proceso de recertificación NTC ISO-14001:2004 Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta

Leidy Katherine Sánchez Gómez Código: 20131085076

Informe de pasantía presentado como requisito parcial para optar por el título de Tecnóloga en Saneamiento Ambiental

Diego Tomás Corradine Mora Médico Veterinario – MSc. Salud Pública

Director interno UD

Mónica Johanna Franco Sánchez Responsable del Sistema de Gestión Ambiental

Directora Externa

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGÍA EN SANEAMIENTO AMBIENTAL

Bogotá 2017

TABLA DE CONTENIDO

Abstrac

1. Introducción .................................................................................................. 5 2. Objetivos ....................................................................................................... 6

Objetivo general ............................................................................................ 6

Objetivos específicos ................................................................................... 6

3. Contextualización del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta .......... 7 4. Actividades .................................................................................................. .8 5. Resultados .................................................................................................... 9 6. Evaluación de la pasantía y recomendaciones .......................................... 14 7. Bibliografía .................................................................................................. 15

ABSTRACT

TITULO: Apoyo en el proceso de recertificación NTC ISO-14001:2004 Centro

Dermatológico Federico Lleras Acosta.

RESUMEN: Entre el 02 de octubre y el 10 de noviembre del presente año, periodo en el

cual se llevó a cabo la pasantía, se realizaron labores enfocadas al apoyo del sistema de gestión ambiental del Centro Dermatológico, entre las cuales primaba la realización de inspecciones ambientales en todas las áreas de la entidad y la realización de capacitaciones a todos los colaboradores, con el fin de tener todo al día para la visita de auditoria ISO 14001:2004 realizada en los días 20 de octubre, 8, 9 y 10 de noviembre. PALABRAS CLAVE

Sistema de gestión ambiental, Política ambiental, Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta, ISO 14001, certificación.

ANSWAR: Between October 2 and November 10 of this year, the period in which the

internship was carried out, work was carried out focused on the support of the environmental management system of the Dermatologic Center, among which priority was given to enforcement environmental inspections in all areas of the entity and the realization of training for all collaborators, in order to have everything up to date for the ISO 14001: 2004 audit visit made on October 20, November 8, 9 and 10.

KEY WORDS

Environmental management system, Environmental policy, Federico Lleras Acosta Dermatological Center, ISO 14001, certification.

INTRODUCCIÓN

El Hospital Universitario Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta es la primera empresa de carácter social, en recibir certificación en la norma ISO – 14001 versión 2004 certificado obtenido por parte del auditor internacional SGS y que en este 2017 cumple su vigencia de tres (3) años, razón para que el Centro Dermatológico busque conseguir la recertificación este mismo año. (CDFLA, 2015) Para esta primera versión de la ISO 14001, en Colombia se realizó un estudio por parte Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) junto a 17 empresas en el país, tanto de carácter público como privado, la finalidad de estas empresas y de cualquiera otra que planeen certificarse en la ISO-14001, no necesariamente es buscar una ventaja competitiva en el mercado, el objetivo es integrar un sistema de gestión ambiental por el cual se logre la protección del medio ambiente, reduciendo los impactos negativos a este, además de obtener beneficios para la empresa, como la disminución de costos operacionales y la integración de todas las áreas de la empresa. (NTC ISO 14001, 2004) Al haber apoyado al área de gestión ambiental del Centro Dermatológico a conseguir la recertificación, no solo se logró conocer y manejar los procesos necesarios en todo sistema de gestión, adicionalmente se logró aprender de cada área de la empresa, de las problemáticas ambientales que se puedan presentar en cada una de ellas, poniendo en práctica los conocimientos aprendidos durante el transcurso de la carrera, desarrollando además estrategias para mejorar problemáticas ambientales y llevando a cabo acciones de control en caso de presentarse alguna situación imprevista y cualquier labor que permitiera a la empresa la consecución de la certificación ISO-14001:2004.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Contribuir en la consecución de la recertificación en la NTC-ISO 14001 versión 2004 por parte del Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Identificar los procesos que permiten la ejecución de un Sistema de Gestión

Ambiental. 2. Establecer los aspectos ambientales significativos en las distintas áreas de la

Entidad. 3. Actualizar la información referente al Plan de Gestión Ambiental.

CONTEXTUALIZACIÓN DEL CENTRO DERMATOLÓGICO FEDERICO LLERAS ACOSTA

El Hospital Universitario Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta es una Empresa Social del Estado (E.S.E.), creado en 1934 como la primera institución pública dedicada a la investigación en salud, su primera labor o investigación formal fue la de la problemática de la Lepra, pero solo hasta 1968 se crearía el convenio con la Universidad Javeriana para otorgar el postgrado en dermatología, convenio que con el tiempo lograría hacer del Centro Dermatológico la primera entidad pública de salud en ser un Hospital Universitario. (CDFLA, 2017) En el 2003 se estructura el programa de gestión ambiental del Centro Dermatológico, con el cual se iniciaron los programas de bioseguridad y de manejo de residuos, con el tiempo el programa pasaría a ser un área importante de la empresa, la cual mediante políticas de protección y conservación del ambiente, lograrían en el 2011 convertir al Centro Dermatológico en la primera entidad del sector social en certificarse en Gestión Ambiental ISO 14001:2004. (CDFLA, 2015)

ACTIVIDADES

1. En la primera semana se realizó un autodiagnóstico de la entidad para verificar su cumplimiento en lo referente a la norma ISO-14001:2004.

2. Después se veló por comunicar la política ambiental dentro de la entidad. 3. En la primera mitad del mes de octubre se le hizo seguimiento a la disponibilidad e

implementación de la política ambiental del Centro Dermatológico. 4. Desde mediados y hasta finales de octubre se comunicaron las responsabilidades y

autoridades para los roles pertinentes al sistema de gestión ambiental dentro de la organización.

5. En este mismo periodo de tiempo se revisaron y comunicaron los aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización.

6. Dentro de estas actividades se realizó seguimiento de los programas ambientales, comunicándolos tanto internamente como externamente.

7. En las últimas semanas de octubre se determinaron las necesidades de formación asociadas con los aspectos ambientales y el sistema de gestión ambiental de la organización, llevándolas a cabo dentro de este mismo periodo de tiempo.

8. A finales de octubre e inicios de noviembre se comunicaron tanto internamente como externamente la información pertinente al sistema de gestión ambiental entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema de gestión ambiental y el desempeño ambiental de está.

9. Días previos a la auditoria (20 de octubre, 8, 9 y 10 de noviembre) y los mismos días en que esta se llevó a cabo, se realizó seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño ambiental en las diferentes áreas de la entidad.

10. Dentro del mismo periodo que duro la pasantía se realizaron actividades de actualización e implementación de los documentos de la entidad, respecto a temas ambientales.

RESULTADOS

1. De la primera actividad se entregó una lista de chequeo, en la que se tenía en cuenta cada uno de los puntos de la ISO 14001:2004, registrando el cumplimiento por parte de la organización y las evidencias correspondientes, en ese autodiagnóstico se hallaron las siguientes falencias:

• Numeral 4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos:

▪ Identificar requisitos de cumplimiento voluntario. • Numeral 4.3.3 Objetivos, metas y programas:

▪ Asociar un indicador de medición por cada objetivo. ▪ Definir recursos por objetivo.

• Numeral 4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia: ▪ Definir Metodología para toma de conciencia ambiental. ▪ Informar las consecuencias de desviarse de procedimientos.

• Numeral 4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias: ▪ Definir Metodología para revisión de los procedimientos de

respuesta. • Numeral 4.6 Revisión por la dirección:

▪ Incluir el análisis de las revisiones anteriores. ▪ Registrar las decisiones relacionadas con la mejora de la eficacia del

SGA. ▪ Registrar las decisiones relacionadas con la mejora del

comportamiento ambiental. ▪ Al incluir estas decisiones en el informe se deben definir los

recursos para desarrollarlas.

2. Para la segunda actividad y parte de la tercera, se hizo la publicación de la política ambiental en la página web de la institución (imagen N°1) y en carteleras dentro de las instalaciones del Centro Dermatológico (imagen N°2) (Sede asistencial y sede administrativa en San Juan de Dios).

Imagen N° 1: Política Ambiental en la página institucional.

Captura de pantalla tomada de la página www.dermatologia.gov.co. Imagen N° 2: Política Ambiental en una cartelera del Centro Dermatológico.

Imagen de la cartelera de la sala de espera del segundo piso, sede asistencial Centro Dermatológico, tomada por la autora del trabajo.

3. Para parte de la tercera actividad y las que siguen hasta la séptima actividad, se

realizó primordialmente la actualización de la información registrada en la sección de “Gestión Ambiental” de la página web del Centro Dermatológico (imagen N°3), posteriormente se realizaron capacitaciones con colaboradores de la entidad y personal de outsourcing (imágenes N° 3 y 4).

Imagen N° 3: Programas ambientales del Centro Dermatológico.

Imagen creada por la autora del trabajo, la cual se encuentra disponible en la página web de la institución www.dermatologia.gov.co.

Imagen N° 4: Capacitación al personal de cafetería.

Imagen tomada por el personal de gestión ambiental del Centro Dermatológico.

Imagen N° 4: Capacitación a usuarios.

Imagen tomada por el personal de gestión ambiental del Centro Dermatológico.

4. Para la novena actividad, se verifico el estado del cuarto de residuos en varias

ocasiones, verificando varios aspectos como etiquetado de residuos peligrosos (RAEES, biológicos y químicos), almacenamiento de insumos (bolsas, elementos de protección personal, productos de limpieza), estado de los diferentes cuartos de almacenamiento que en total son nueve (9), en los cuales se almacenan residuos de papel y cartón, plásticos, vidrios y latas, tapas plásticas (para la fundación Sanar), RAEES, orgánicos, químicos y biológicos; se validó que el personal que manejara productos químicos, los mantuviera debidamente etiquetados y almacenados con su respectiva hoja de seguridad; por último se validó el estado de los puntos ecológicos.

5. Para la décima actividad se hizo la revisión de un total de doce (12) documentos, de los cuales solo once (11) necesitaron modificaciones (ver tabla N°1).

Tabla N°1: Listado de documentos revisados.

Documento Estado actual Cambio

PC-5000-106 Definición de objetivos metas y programas Alerta Si

PC-5000-108 Seguimiento y medición al Sistema de Gestión Ambiental Alerta Si

5000-71.276 Inspección lavado de tanque de agua potable Alerta No

PC-5000-107 Manejo Control y Disposición Final de Residuos Hospitalarios y Similares

Normal Si

PC-5000-104 Manejo Integral de sustancias químicas Normal Si

DR-5000-021 Plan de Gestión ambiental Normal Si

ES-5000-188 Criterios Ambientales para adquisición y mantenimiento de computadores

Normal Si

ES-5000-190 Criterios ambientales para mantenimiento de equipos de aire acondicionado

Normal Si

ES-5000-195 Criterios de sostenibilidad para Servicios de Aseo, Jardinería y Fumigación

Normal Si

ES-5000-196 Criterios de sostenibilidad para Servicios de cafetería Normal Si

Tabla creada por la autora del trabajo, como registro de la actividad realizada, la cual fue entregada a la responsable de Gestión Ambiental, Ingeniera Mónica Franco.

6. El último día de la auditoria (10 de noviembre), que coincide con la fecha de

finalización de la pasantía, se hizo una reunión final donde se informó que el Hospital Universitario Centro Dermatológico E.S.E. había obtenido la recertificación en la NTC-ISO 14001:2004, sin embargo se registraron tres (3) no conformidades menores: • Falta registrar y documentar emergencias relacionadas con las luminarias, en la

sede administrativa (San Juan de Dios), falencia de importancia por el contenido de mercurio de estas luminarias, responsables gestión ambiental y seguridad y salud en el trabajo.

• Es necesario articular el proceso de identificación de Aspectos e impactos ambientales, con la calificación dada en la matriz de Aspectos e impactos ambientales, responsable área de gestión ambiental.

• Se evidencia que en las auditorías internas, se audita a el sistema de Gestión Ambiental como un proceso y no como un sistema, adicional no se tienen en cuenta la totalidad de numerales de la ISO 14001 sino solo una parte de estos.

Es necesario para obtener el certificado que la institución realice los planes de mejora de cada una de las no conformidades, adicional la empresa debe prepararse para la ISO 14001 versión 2015 para lo cual tiene un año.

EVALUACIÓN DE LA PASANTÍA Y RECOMENDACIONES

Recomendaciones:

• La dirección de la organización (Centro Dermatológico), debería reconocer la importancia que tiene el Sistema de Gestión Ambiental, para el adecuado funcionamiento de la misma, debido a que varios de los requisitos de la ISO 14001 versión 2015 así lo solicitan.

• El Sistema de Gestión Ambiental y el área de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización, deberían articular varios de sus procesos, para evitar que existan inconsistencias como la no conformidad registrada en la auditoria ISO 14001:2004 y que fue mencionada en el 6° punto la sección anterior.

Evaluación de la Pasantía:

BIBLIOGRAFÍA

o Instituto Nacional de Dermatología Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta. (2015). Reseña Histórica [archivo PDF]. Recuperado de http://www.dermatologia.gov.co//recursos_user///ResenaHistoricaa2015.pdf

o Instituto Nacional de Dermatología Centro Dermatológico Federico Lleras

Acosta. (2017). Código de Ética y Buen Gobierno [archivo PDF]. Recuperado de http://www.dermatologia.gov.co//recursos_user///CEYBG.pdf

o Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001. Instituto Colombiano de

Normas Técnicas y Certificación, Bogotá, Colombia, 01 de diciembre de 2004.