1

Introducción

El principal propósito de esta guía es orientar a los estudiantes que cursan sus

estudios en el sistema mixto, que se caracteriza, entre otras cosas, porque ellos

son los principales responsables de su propio aprendizaje.

Como es este sistema cada alumno debe estudiar por su cuenta, en los tiempos y

lugares que más le convengan, se vuelve necesaria una guía que le ayude a

lograr los objetivos de aprendizaje y que le facilite el acceso a los materiales

didácticos (libros, publicaciones, audiovisuales, etcétera) que requiere. Por estas

razones, se han estructurado estas guías básicamente en cuatro grandes partes:

1. Información general de la asignatura

2. Panorama de la asignatura

3. Desarrollo de cada una de las unidades

4. Bibliografía

A su vez, estas cuatro partes contienen las siguientes secciones:

1. La información general de la asignatura que incluye: portada,

características oficiales de la materia, índice de contenido de la guía y los

nombres de las personas que han participado en la elaboración del

material.

2. El panorama de la asignatura contiene el objetivo general del curso, el

temario oficial (que incluye solamente el título de cada unidad), el temario

detallado de todas las unidades y el esbozo de la materia, en el cual se

presenta un panorama general del contenido de la asignatura, incluyendo

sus elementos más importantes.

3. Por su parte, el desarrollo de cada unidad que está estructurado en los

siguientes apartados:

Objetivo particular de la unidad

Temario detallado de la unidad que es, simplemente, la parte del

temario detallado global que corresponde a cada unidad

Presentación de la unidad. Contenido de la unidad, dividido por

sesiones.

Bibliografía especifica sugerida. Contiene indicaciones precisas de

dónde encontrar el material que se requiere estudiar para abarcar el

contenido de la unidad. En esta bibliografía específica se detalla en

qué secciones, capítulos y/o páginas del libro o libros sugeridos se

encuentra el material a revisar.

Actividades complementarias de aprendizaje. Esta sección contiene

también sugerencias sobre otras actividades, aparte del estudio del

material básico o de la realización de las prácticas o ejercicios

fundamentales, que se pueden llevar a cabo para reforzar los

conocimientos y/o habilidades adquiridas e incluye, como ejercicio

inicial, la elaboración de un mapa conceptual, que es un resumen

gráfico de los contenidos de la unidad y que tiene como objetivo

principal ayudar a reflexionar, comprender, relacionar y asimilar los

principales conceptos de la unidad. En un apéndice del final de la

guía se exponen diversas ideas sobre cómo elaborar estos mapas

conceptuales.

Cuestionario de autoevaluación. Estos cuestionarios son un conjunto

de preguntas sobre los contenidos esenciales que conforman cada

unidad y que pretenden permitir que el estudiante, mediante sus

respuestas, se dé cuenta del grado de dominio logrado en el estudio

y, con ello, de la medida en que alcanzó los objetivos. En otras

2

palabras, este cuestionario le debe permitir al alumno decidir si ya

aprendió lo suficiente como para estar en posibilidades de presentar

el examen correspondiente para acreditar la unidad. Al final de la

guía se incluyen las respuestas de estos cuestionarios de

autoevaluación.

Finalmente la última división gruesa de la guía contiene las

bibliografías básica y complementaria que están contempladas en el

temario oficial, así como también una “bibliografía adicional” que no

está en el temario oficial pero que ha sido sugerida por algún

profesor.

Esperamos que esta guía cumpla con su cometido y, en todo caso, deseamos

invitar a los lectores, tanto profesores como alumnos, a que nos hagan llegar todo

comentario o sugerencia que permita mejorarla.

3

Características de la asignatura

ADMINISTRACION DE CENTROS DE COMPUTO

Licenciatura: Informática Administrativa

Semestre: 8º

Área: Informática Administrativa

Requisitos: Administración

Objetivo general de la asignatura

El estudiante obtendrá el conocimiento teórico práctico de cómo organizar y

administrar todas las funciones de un departamento de informática.

Temario oficial (18 asesorías)

1. Organización y dirección de los centros de informática (4 asesorías)

2. Planeación de un departamento de informática (2 asesorías)

3. Reclutamiento, promoción y evaluación de personal (3 asesorías)

4. Procedimientos de los servicios de cómputo ( 3 asesorías)

5.- Control (3 asesorías)

6.- Administración del cambio (3 asesorías)

Temario detallado

1. Organización y dirección de los centros de informática1.1 Introducción a las estructuras organizacionales

1.1.1 Organización emprendedores. 1.1.2 Organización máquina burocrática. 1.1.3 Organización burocracia divisionalizada. 1.1.4 Organización burocracia profesional.

1.1.5 Organización adhocracia.

1.2 Estructura organizacional de un departamento de informática

1.3 Delimitación de responsabilidades de un departamento de informática

4

2. Planeación de un departamento de informática

2.1 Presupuestos, gastos y análisis financieros

2.2 Selección, preparación y evaluación del lugar para el departamento

2.3 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos

3. Reclutamiento, promoción y evaluación de personal

3.1. Etapas generales para la admisión de personal

3.2 Criterios para promoción interna y externa

3.3 Requisitos que debe cubrir el aspirante

4. Procedimientos de los servicios de cómputo

4.1 Estándares y procedimientos

4.2 Flujo de trabajo de un departamento de sistemas

4.3 Programas de trabajo y distribución de recursos

5.- Control

5.1 Naturaleza y Puntos de Control

5.2 Control del Procesamiento de Información

5.3 Control o Garantía de Calidad de los Sistemas de Información

5.4 Auditoria de Informática como Instrumento de Control

6.- Administración del cambio

6.1 Introducción

6.2 Estrés

6.3 Formas de Ejercer Autoridad

6.4 Necesidades

6.5 Motivación

5

Esbozo de la asignatura

La tecnología de la computación electrónica ha modificado de manera

importante la forma de trabajar de toda la humanidad. La dependencia que

tenemos en la actualidad de las computadoras es evidente. Sin embargo, los

sucesos han ocurrido con tal rapidez que se requiere de un análisis formal para

comprobar la magnitud de esa dependencia. Una manera drástica, pero muy

objetiva de ilustrarla, sería imaginar lo que podría suceder si de un momento a otro

se desconectaran todas las computadoras en el mundo. Los efectos serían más

graves que los causados por una guerra. De inmediato, quedaríamos sin

transportes ni comunicaciones, los bancos cerrarían y no habría dinero disponible,

las transacciones comerciales quedarían prácticamente anuladas, la mayoría de

las empresas dejarían de prestar sus servicios y muchas otras detendrían su

producción, grandes redes de suministros de energía eléctricas quedarían

desactivadas, los suministros de agua dejarían de operar, millones de personas

quedarían inactivas, etcétera.

De ahí la importancia de las computadoras. Y si bien no llegara a suceder

dicha catástrofe, es innegable la frecuencia con que somos víctimas de los errores

que se cometen en los centros de cómputo. ¿Quién no ha perdido horas

esperando a que se restablezcan los servicios de algún banco a fin de cobrar un

cheque? ¿Cuántas veces no hemos acudido a aclarar un recibo de cobro emitido

erróneamente? Miles de trámites han quedado pendientes por falta de información

oportuna.

Por tanto, no es admisible que si la función de un centro de cómputo es

simplificar las labores administrativas, éstas en muchos casos terminen por ser

más complicadas.

Un centro de cómputo representa una entidad dentro de la organización, la

cual tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de la empresa,

de manera veraz y oportuna. Su función primordial es apoyar la labor

administrativa para hacerla más segura, fluida, y así simplificarla. El centro de

6

cómputo es responsable de centralizar, custodiar y procesar la mayoría de los

datos con los que opera la compañía. Prácticamente todas las actividades de los

demás departamentos se basan en la información que les proporciona dicho

centro. La toma de decisiones depende en gran medida de la capacidad de

respuesta del proceso de datos. Por lo anterior, casi no se escatima la inversión

para proveerlo del equipo técnico (material y humano) necesario. De hecho, en la

mayoría de las organizaciones el centro de cómputo absorbe la mayor parte del

presupuesto. La importancia que tiene el centro de cómputo dentro de la

organización, lo coloca en una posición que influye incluso en una gran parte de

las decisiones administrativas y de proyección de las empresas.

Un centro de cómputo significa la culminación de la sistematización de la empresa.

El análisis y diseño de sistemas de información implica un alto grado de de

eficiencia administrativa dentro de la organización, de lo contrario difícilmente se

podrían llevar a la práctica los diseños. Se puede afirmar que el centro de cómputo

reclama que los mecanismos administrativos de la organización estén claramente

establecidos. Aún más, si no lo estuvieran, dicho centro está preparado para

colaborar a fin de establecerlos. En otras palabras, el centro de cómputo predica la

buena administración.

Unidad 1. Organización y dirección de los centros de informática

Objetivo particular:Que el alumno sea capaz de comprender de qué forma se organiza un departamento de informática y las funciones que debe desempeñar cada uno de los puestos.

Temario detallado

1. Organización y dirección de los centros de informática

1.1 Introducción a las estructuras organizacionales

1.1.1 Organización emprendedores.

1.1.2 Organización máquina burocrática.

1.1.3 Organización burocracia divisionalizada.

7

1.1.4 Organización burocracia profesional.

1.1.5 Organización adhocracia.

1.2 Estructura organizacional de un departamento de informática

1.3 Delimitación de responsabilidades de un departamento de informática

Presentación de la unidad

Asesoría 1

1.1 INTRODUCCION A LAS ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES

Las organizaciones son agrupamientos humanos que persiguen objetivos

comunes, en forma racional y consciente, que a su vez están sujetas a una serie

de restricciones y en base a determinados recursos.

La determinación de objetivos permite a la organización contar con una guía en su

accionar. Toda organización durante su existencia realiza un proceso cíclico (por

períodos) de formulación de objetivos. Previo a esto, en el nivel superior se define

la misión de la organización, cuyo concepto posee mayor relevancia y en el tiempo

mayor duración que el de objetivos.

La misión de una organización consiste en la expresión de su razón de existir.

Posee características que superan el espacio temporal y espacial de la

organización, con lo cual, queremos decir que se ubica delante de cualquier

objetivo particular. En definitiva, la misión es la definición precisa de la actividad

central de la organización y guía el destino de la misma. Si bien, debe estar sujeta

a revisiones periódicas, una misión perfectamente definida, debe poder perdurar

por mucho tiempo.

Una vez que la organización haya podido definir con precisión su misión, es

posible la determinación de objetivos que sean específicos, realistas y

conducentes de su accionar.

8

Por lo tanto, el punto de partida del diseño estructural es la consideración de la

misión de la organización, ya que ella fundamentará sus objetivos, estrategias, los

planes y sus actividades.

A partir de los atributos mencionados, es decir, mecanismos de coordinación,

partes o sistemas, parámetros de diseño y factores de situación, Mintzberg plantea

su “hipótesis de configuración”, que postula que las organizaciones efectivas

logran una consistencia interna entre sus parámetros de diseño, así como su

compatibilidad entre sus factores situacionales *

Actividades complementarias de aprendizaje

1. Investigar concepto de centro de computo2. Investigar concepto de administración3. Investigar conceptos del proceso administrativo ( planeación, organización,

dirección y control)

Asesoría 2

1.1.1 ORGANIZACIÓN DE EMPRENDEDORES

Son instituciones con estructuras muy sencillas. Empresa joven y pequeña

en un medio ambiente de cambio rápido dominada por un inversionista y

administrada por un solo director general. Los sistemas de información están

pobremente planeados.

La idea predominante es la dirección. Las actividades giran en torno del

director general, quien ejerce el control personalmente, por ello la coordinación la

lleva la cumbre estratégica mediante supervisión directa. Mínimo de personal,

mínima línea media y escaso staff de apoyo.

Posiblemente uno de los temas que más han ganado en notoriedad dentro

de las distintas culturas latinoamericanas a partir de la globalización financiera y

de negocios, tiene que ver fuertemente con los empresarios - emprendedores y los

distintos modelos de creación / desarrollo organizacional.

9

1.1.2 ORGANIZACIÓN MAQUINA BUROCRATICA

Existen en nuestra sociedad, en particular en el Estado, unas estructuras que

se comportan como “máquinas afinadas”, preparadas para repetir procesos

específicos. Son las llamadas burocracias mecánicas o “máquinas burocráticas”.

Peter Drucker, especialista en management, también la llama organización

funcional. Es la organización que nace con la Revolución Industrial como

consecuencia de la industrialización, donde se enfatiza la estandarización del

trabajo y la empresa de producción en masa. Muchas organizaciones desde fines

del siglo XIX hasta nuestros días han mantenido estos tipos de estructuras. Entre

otras, podemos mencionar:

Fábricas de productos de consumo masivo;

Organizaciones de la administración pública;

Organizaciones de recaudación de ingresos públicos;

Organismos de control;

Organismos de seguridad;

Compañías aéreas; y

Bancos.

Las características de estas organizaciones pueden racionalizarse a través

del modelo de control social presentado a principios del siglo XX por Max Weber;

la burocracia. Los objetivos originales del modelo eran:

* Eficiencia; y

* Rionalidad.

10

Para el logro de éstos se apoya en una estructura jerárquica, impersonal,

fuertemente centralizada e inflexible.

Para Max Weber, la burocracia es el tipo “ideal” de estructura, no en su

perfección, sino en cuanto a su forma pura.

El modelo burocrático original se basaba en una estructura altamente

profesionalizada. Quienes desempeñan funciones y se les paga por ello deben ser

funcionarios profesionales, para asegurar la objetividad en el desempeño del

puesto y evitar la interferencia de otros factores.

En la cobertura de cargos dar prioridad a los funcionarios de nivel inferior

inmediato, siempre que cuenten con idoneidad para ello. Esto requiere de un

sistema permanente de capacitación y adoctrinamiento en todos los niveles, para

que en cualquier momento un funcionario pueda reemplazar a otro, sin que ello

afecte la eficiencia organizacional.

La máquina burocrática es una organización cuyo comportamiento es

predeterminado o predecible, es decir, estandarizado; en particular, estandariza

los procesos de trabajo.

El núcleo de operaciones es amplio y racionalizado.

Los trabajos son rutinarios y repetitivos. Se enfatiza la división del trabajo, o

especialización tanto horizontal (cantidad de tareas) como vertical (si el control

está en manos de quien realiza la tarea operativa). Requiere de los empleados

comportamientos altamente formalizados, con trabajos muy estandarizados. Sin

libertad para elegir qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo.

Por su sencillez, requieren poca capacitación, la que puede adquirirse en la

misma organización. Las unidades que forman la estructura son amplias. El

agrupamiento elegido es de tipo funcional. Este tipo de organización requiere una

estructura administrativa compleja, pues los numerosos niveles jerárquicos la

11

necesitan a efectos de lograr coordinación entre los sectores funcionales (son

numerosos).

La estructura posee una clara diferenciación entre línea y staff. Es decir,

estricta separación entre los que realizan el trabajo (personal de línea) y los que

planifican y diseña el trabajo (personal de staff). Si bien la autoridad está

centralizada, los empleados “tecnocráticos”, cuya responsabilidad es la

estandarización de las tareas operativas, se reservan cierta autoridad de tipo

informal (áreas de Personal, por ejemplo), por cuanto son necesarios para diseñar

y mantener sus sistemas de estandarización.

Surge una amplia jerarquía en la línea media para la supervisión del trabajo y

para solucionar los conflictos que nacen inevitablemente de la

departamentalización. Línea de mandos medios muy desarrollada.

Los ejecutivos del nivel medio están al frente de grandes unidades

funcionales. No trabajan por lo general en equipo y tienen una visión parcial de los

problemas de la organización. Esto alienta a la llamada cultura de “reinos”. El

máximo nivel de la organización es el único que tiene una perspectiva global. En

general, centralizada verticalmente, con la autoridad formal concentrada en la

cumbre.

Amplio staff de apoyo debido a que necesita de estabilidad para operar.

La toma de decisiones sigue la línea de autoridad formal, a través de

reglamentaciones, normas, disposiciones, de modo tal que se centraliza la toma

de decisiones.

La máquina burocrática funciona de acuerdo a los principios clásicos de

gestión:

Autoridad formal. La autoridad circula en sentido descendente y existe el

respeto al principio de unidad de mando.

12

Clara distinción entre línea y staff.

Obsesión por el control. La administración se preocupa por el cumplimiento

de las reglas y procedimientos que deben seguir los empleados, quienes tienen

escasa autonomía en la ejecución de sus tareas. Esto intenta eliminar cualquier

tipo de contingencia. Todo tiene que estar previsto para que la organización

burocrática funcione sin sobresaltos, como una máquina aceitada. Por ello, la

organización intenta aislar a los empleados del núcleo operativo de toda influencia

externa o hecho nuevo. Otra de las manifestaciones del control es en lo

relacionado con la contención de conflictos. Esta estructura no resuelve conflictos,

por su cerrada atmósfera laboral, utiliza mecanismos por los cuales los trabajos

pueden realizarse, a pesar de la presencia de conflictos.

1.1.3 ORGANIZACIÓN BUROCRACIA DIVISIONALIZADA.

La idea central es la concentración. La coordinación se lleva a cabo mediante la

estandarización de productos de distintas unidades de producción. La línea media

de cada una de estas unidades o divisiones tiene gran autonomía. Las divisiones

dirigen en forma autónoma los negocios. Es la forma típica que adoptan las

organizaciones grandes y maduras, especialmente grandes corporaciones.

Aunque en forma creciente, en esferas públicas y universidades.

1.1.4 ORGANIZACIÓN BUROCRACIA PROFESIONAL.

La idea central es la capacitación. Las actividades giran en torno de un conjunto

de unidades “semiautónomas” dentro de las cuales los profesionales individuales

trabajan en forma autónoma, sometidos a los controles de la profesión.

Coordinación a través del conocimiento de los mismos profesionales. Por ello, la

necesidad de que éstos estén altamente entrenados en el núcleo operativo y con

considerable personal de apoyo. La Tecnoestructura y línea media no son muy

elaborados. Sí el staff de apoyo, para dar asistencia a los profesionales.

13

1.1.5 ORGANIZACIÓN ADHOCRACIA.

Adhocracia es una expresión del autor Alvin Tofler, hecha popular por

Robert Waterman con el libro "Adhocracy - The Power to Change", y que

corresponde al opuesto de burocracia: mientras que la burocracia dirige su

enfoque hacia la rigidez de las rutinas, la Adhocracia se centra en la simplificación

de los procesos y en la adaptación de la organización a cada situación en

particular. Robert Waterman la define como cualquier forma de organización que

elimine todos los procesos característicos de la organizaciones burocráticas, sean

relacionados con la pesquisa y análisis de nuevas oportunidades, solución de

problemas o logro de resultados.

Así, la Adhocracia se aplica a cualquier organización donde se rompan con

las normas burocráticas tradicionales, generalmente sobresalientes en empresas

en fase de desarrollo. El objetivo de la Adhocracia es la detección de nuevas

oportunidades, la solución de problemas y el logro de resultados incentivando la

creatividad individual como vía hacia la renovación organizacional.  

Características de la Adhocracia

Las principales características de una organización adhocrática son las

siguientes:

1.- estructura organizacional sumamente orgánica;

2.-  reducida formalización de los procedimientos y comportamientos;

3.-  especialización del trabajo basada en la competencia;

4.-  coordinación y control realizado por los propios equipos de trabajo;

5.- reducido grado de estandarización de los procesos;

6.- alto grado de descentralización;

7.- alguna indefinición de tareas;

8.- alguna dificultad en la comunicación formal.

14

Actividades complementarias de aprendizaje

1. Investigar el proceso para

a).- conexión de un sistema de computob).- Proceso para desconexión de un equipo de computo

Cuestionario de autoevaluación

1.- Explicar que es la organización de emprendedores2.- Explicar que es la organización burocrática3.- Explicar que es la adhocracia

Asesoría 3

1.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE UN DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

El desarrollo informático y de estructura organizacional, demuestra que la

evolución de cambios tecnológicos obliga a una adaptación y tropicalización de la

forma de organización, en aras de responder a las demandas cambiantes de los

usuarios y la institución. Aunque las estructuras organizacionales no son buenas o

malas; sino apropiadas o inapropiadas, la correcta selección de la estructura es

importante para garantizar el apoyo y funcionamiento de una organización a través

de la ubicación jerárquica de las entidades organizacionales o agrupaciones

funcionales y de procesos y, las interrelaciones organizacionales de esas

entidades,

En el enfoque a una estructura por procesos, la organización encuentra el camino

hacia una integración de sistemas, trabajo en equipo, un control del proceso.

También, un uso inteligente de la tecnología y una orientación de servicio al

usuario. Los procesos permiten brindar una idea de lo que se hace, cómo se hace

y cómo mejorarlo, permiten asociar productos y servicios con funciones y

responsabilidades para así determinar afinidades organizacionales y funcionales.

Asimismo, establecen y mejoran el flujo continuo, proactivo y sistemático. Los

15

procesos son elementos esenciales para la identificación y toma de decisiones

estratégicas pues permiten integrar funciones que eleven el desempeño de los

procesos individualmente.

La etapa organizacional del Centro de Informática, esta sustentada en un análisis

de funciones, procesos y elementos estratégicos que facilitarán la

operacionalización de la organización y garantizará áreas de especialización,

flujos de información funcional entre áreas, un liderazgo compartido y por

especialización teniendo como eje de coordinación, el trabajo en equipo y la

autodirección del personal a través de las áreas específicas de apoyo. Tiene una

visión de procesos que cruzan las áreas funcionales tradicionales, inyecta

dinamismo y control en la estructura organizacional.

La estructura organizacional de un centro de cómputo puede estar formada por

cantidades variables de puestos y de personal, sin embargo, la estructura general

de una subdirección de automatización (incluyendo los puestos que se derivan de

ella) son los siguientes:

16

Diagrama funcional de la Subdirección de Automatización. 

17

Actividades complementarias de aprendizaje

1. Elaborar un organigrama para un departamento de informática en donde se

especifique todos los posibles puestos que podría tener este departamento.

Asesoría 4

1.3 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE UN DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

Subdirección de Automatización.

Responsable de administrar lo referente a recursos informáticos y procesamiento

de información de la empresa y coordinar gerencias.

Gerencia de desarrollo de sistemas: Responsable de automatizar los

requerimientos de información a las unidades dentro de la empresa que lo

requieran. Es decir, se encarga de automatizar aquellas unidades que

manejan debido a sus operaciones grandes volúmenes de datos y

requerimientos específicos de servicio, por lo cual necesitan ser satisfechas

mediante el desarrollo de sistemas.

Gerencia de consultoría técnica a usuarios: Se encarga de asesorar a

los usuarios acerca de qué tipo y nivel de tecnología necesitan de acuerdo

a sus necesidades.

Gerencia de servicios de cómputo: Es el responsable de la instalación,

puesta en marcha y mantenimiento de hardware y software, permitiendo de

esta manera la operatividad de los sistemas y buscando cubrir a tiempo los

calendarios de producción de los sistemas liberados.

Gerencia de desarrollo técnico: Responsable de mantener las

instalaciones en un ambiente tecnológico actualizado, de tal manera que

permitan satisfacer las necesidades de información de la compañía, a corto,

mediano y largo plazo.

18

Gerencia de desarrollo de sistemas.

Coordinador de sistemas: Responsable de cubrir los requerimientos de

información de un módulo específico dentro del ámbito de la empresa.

Líder de proyectos: Responsable del diseño, programación y

mantenimiento de varios sistemas de un mismo tipo.

Analista programador: Responsable del diseño detallado y de la

programación de los módulos de un sistema asignado a él.

Mesa de control y resguardo de documentación: Responsable de

guardar y controlar, depurar y actualizar la documentación correspondiente

a cada sistema.

Gerencia de consultoría técnica a usuarios.

Consultor de métodos y procedimientos: Responsable de asesorar

técnicamente a los usuarios para sistematizar los requerimientos de

información ya sea optimizando los procedimientos de trabajo ó por medio

de equipo de cómputo para oficina.

Consultor técnico: Responsable de la puesta en marcha del hardware y

software para los usuarios con sistemas automatizados, autónomos al

computador central.

 Gerencia de Servicios de Cómputo.

Jefe del centro de procesamiento de datos: Responsable de vigilar el

mantenimiento sistemático del equipo de cómputo para lograr que el

servicio sea congruente con los horarios establecidos.

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Supervisor de turno de operación: Responsable de la operación del

centro de cómputo y de cubrir los requerimientos específicos de servicio del

turno al cual está asignado.

Ingeniería y seguridad de instalaciones de equipo: Responsable de

coordinar la instalación y cambios físicos de equipo de cómputo, líneas de

comunicación y terminales, garantizando que reúnan los requerimientos

confiables de seguridad para evitar accidentes y fallas constantes.

Auxiliar de Instalaciones: Responsable de cumplir con los planes de

instalación de equipo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a

cargo del área de instalaciones.

Jefe de operación de sistemas: Responsable de cubrir los calendarios de

producción de los sistemas liberados.

Supervisor de captura de datos: Es responsable de cubrir las cuotas de

captura de datos, de acuerdo con la planeación establecida por el jefe de

operación de sistemas.

Capturista de datos: Responsable de cubrir las cuotas de captura de

datos asignados por el supervisor.

Supervisor de control de procesos: Responsable de la operación de los

sistemas de producción de acuerdo a lo establecido por el jefe de operación

de sistemas.

Operador de sistemas: Responsable de operar cada sistema (de acuerdo

a la matriz de control).

Supervisor de la mesa de control: Responsable del control de calidad,

registro histórico de procesos y de la preparación y distribución de

resultados a las distintas áreas usuarias.

Control de calidad de resultados: Responsable de verificar que los

resultados de los procesos reúnan los niveles de calidad, orden,

presentación y veracidad.

Preparación y distribución de resultados: Responsable de que los

usuarios reciban a tiempo los resultados de cada sistema en operación,

lleva registro de lo que recibe y distribuye.

20

Jefe de soporte técnico: Responsable de la instalación, puesta en

marcha, mantenimiento y disponibilidad continúa del software requerido

para la función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de

sistemas.

Programador de sistemas para el soporte técnico e instalación de

software en línea: Responsable de la generación, prueba y puesta en

marcha del software específico de soporte a los sistemas de servicio en

línea.

Programador de sistemas para el soporte técnico e instalación de

software local: Responsable de la generación, prueba y puesta en marcha

del sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de

servicio local

Programador del sistema para el soporte e instalación de software en

bases de datos: Responsable de la generación, prueba y puesta en

marcha del software para el servicio del manejo de las bases de datos.

Gerencia de desarrollo técnico.

Administración y seguridad de archivos y bases de datos: Tiene la

responsabilidad de mantener la integridad y respaldo de los archivos

críticos de la empresa.

Desarrollo de métodos de trabajo, auditoria técnica y seguimiento de

fallas y problemas: Responsable de que las actividades de todas las áreas

de la subdirección de automatización, estén reguladas por métodos de

trabajo encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad.

Evaluación de hardware y software y medición de niveles de servicio:

Responsable de la adquisición de hardware y software requerido por la

instalación, cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnología y

volúmenes de datos a procesar.

Planeación y control de capacitación técnica: Responsable de

estructurar los planes de capacitación en función de las necesidades

21

requeridas por cada área, para mantener los niveles de conocimientos

congruentes con la tecnología adquirida por la instalación.

Actividades complementarias de aprendizaje

1.- Del organigrama elaborado investigar todas las funciones o responsabilidades

de cada uno de los departamentos

Cuestionario de autoevaluación

1.- Explique que funciones tiene un analista

2.- Explique qué funciones tiene un programador

3.-Explique cuáles son las responsabilidades del jefe del departamento de

desarrollo de sistemas

4.- Explique cuáles son las responsabilidades del jefe del departamento de redes

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Unidad 2. Planeación de un departamento de informática

Objetivo particular:Que el alumno sea capaz de comprender de qué forma se prepara el lugar y los elementos lógicos y físicos para un departamento de informática.

Temario detallado

2.1 Presupuestos, gastos y análisis financieros

2.2 Selección, preparación y evaluación del lugar para el departamento

2.3 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios informáticos

Presentación de la unidad

Asesoría 5

2.1 PRESUPUESTOS, GASTOS Y ANÁLISIS FINANCIEROS

Presupuesto: Al hablar de un presupuesto forzosamente tenemos que hablar de

costos, y finalmente la información resultante del estudio de estos dos aspectos

será un análisis financiero, en el cual se ve reflejado cuanto tenemos que gastar,

suprimir, implementar, ganar o perder. (En un lapso de tiempo definido).

Son estados cuantitativos formados de los recursos reservados para ejecutar las

actividades planeadas en un cierto tiempo. Indican los gastos, ingresos o

utilidades proyectadas para alguna fecha futura.

Para determinar qué equipo es el más conveniente de adquirir habrá que definir

con claridad la capacidad y los requerimientos técnicos de todos los mecanismos

como son: velocidad, capacidad de almacenamiento, dispositivos auxiliares

(mouse, impresora, monitor), etc.

Se debe estudiar muy bien, cuando se surte a los proveedores de todos los

sistemas mostrados, antes de escoger alguno de ellos.

23

o Costo: Inversión que se hace para producir bienes o servicios, o para adquirir

mercancías para la venta. (Erogación o adquisición de un bien).

o Costos Tangibles: Son las salidas en efectivo, lo que significa que

se conoce y se puede estimar. (Precio de un monitor, "el salario de

un empleado").

o Costos Intangibles: Se sabe que existen algunos costos cuyo monto

aproximado no puede determinarse con exactitud. (El perder un

cliente, "el descenso de la compañía").

o Costos variables: Ejemplo: los costos de suministros de

computadora varían en proporción con el monto del proceso que se

lleva a cabo, ya que la impresión de más páginas incrementa el costo

del papel; por lo tanto, variará como resultado de la cantidad de

impresión, sin embargo, se elimina si se cesa la preparación de

informes.

Gasto: Son las salidas o pérdidas, resultantes del desarrollo y del uso de

sistemas. (Un gasto, regularmente no estaba contemplado).

Beneficio: Son cada una de las ventajas que se obtienen de la instalación y

uso del mismo. Son más difíciles de especificar en forma exacta que los

costos. El valor de los beneficios es una ventaja que se gana a través de la

utilización del sistema.

o Beneficios Tangibles: Son aquellos que son cuantificables,

(reducción de gastos, menores tasas de error, etc.).

o Beneficios Intangibles: Son aquellos que no se pueden cuantificar.

(Mejores condiciones de trabajo, mejor servicio a clientes, respuesta

rápida a las solicitudes de los clientes).

o Beneficios Fijos: Son aquellos costos y beneficios de sistemas que

son constantes y no cambian, sin importar cuanto se utilice un

24

sistema de información. Ejemplo: Si una compañía compra equipo de

cómputo, el costo no va a variar, ya sea que el equipo se utilice

mucho o poco.

o Beneficios Variables: Son aquellos donde incurre en proporción a la

actividad o el tiempo.

Costos y Beneficios Directos o Indirectos.

o Directos: Son atribuibles a un sistema de negocio, un sistema de

información. En otras palabras, el utilizar el sistema produce costos y

beneficios directos.

o Indirectos: Son aquellos costos y beneficios que no están

específicamente asociados con el sistema de información.

Costo Directo: Por ejemplo de utilización de papel, suministro

de cintas, etc.

Costo Indirecto: La calefacción, aire acondicionado, seguros,

el espacio, etc.

Beneficios Directos: Son aquellos que se consiguen como

producto del sistema (Reportes).

Beneficios Indirectos: Se consiguen como un subproducto

de otro sistema. (Un sistema que da seguimiento a las

solicitudes de ventas que realizan los clientes, proporciona

información adicional sobre la competencia).

Clasificación del costo:

Costo de equipo.

Costos de Operación.

Costos de Personal.

Costos de Suministros y gastos varios.

Costos de Instalación.

25

2.2 SELECCIÓN, PREPARACIÓN Y EVALUACIÓN DEL LUGAR PARA EL

DEPARTAMENTO

Los factores a considerar en la selección del lugar en el cual se colocará el

Centro de Cómputo son:

Ruido.

Espacio Requerido.

Condiciones ambientales.

Acceso al Centro de Cómputo.

El centro de cómputo se ubicará en un edificio que se encontrará en un sitio

específico dentro de un área general, en cada uno de los puntos anteriores es

importante considerar los siguientes criterios:

Selección del área General:

Cercanía a usuarios potenciales.

Servicios de Seguridad.

Buenas vías de comunicación.

Suministro de energía confiable.

Buenos servicios de comunicación.

Rentas e impuestos atractivos.

Selección de un sitio específico:

Localización en partes elevadas como protección contra

inundaciones.

Proximidad a servicios de transporte urbano o comercial.

Facilidad de acceso a los bancos de datos.

Proximidad a Aeropuertos.

Selección de un local o edificio específico:

26

Espacio adecuado para el equipo y personal (tomando en cuenta

una expansión).

Ausencia de dificultades para la preparación del sitio.

Espacio adecuado para los equipos de aire acondicionado y de

suministro de energía.

Posibilidad de colocar el centro de datos lejos de áreas que

contengan materiales peligrosos.

Posibilidad de colocar un área o sala de espera para los visitantes

del centro de cómputo.

Posibilidad de controlar el acceso.

Instalación de misceláneas adecuadas.

Para controlar los niveles de ruido es necesario considerar la cercanía de algún

tipo de taller o equipo de cómputo ruidoso, cuando esto sucede, estos equipos se

colocan por separado.

Condiciones Ambientales.

Instalaciones eléctricas: Es uno de los aspectos fundamentales que

deben cuidarse cuando se va a diseñar el centro de cómputo ya que si no

se efectúa un buen cálculo sobre la carga que se va a utilizar, esto nos

ocasionaría serios problemas al utilizar el equipo. Por esto se requiere

hacer un análisis sobre todos los equipos y dispositivos que se vayan a

utilizar en el centro de cómputo como si fuesen a trabajar todos al mismo

tiempo, así podremos obtener la carga máxima que se pudiera llegar a

utilizar. Los equipos de cómputo son unos de los más sensibles a las

variaciones de corriente eléctrica por lo tanto es necesario instalar equipos

de protección.

 

Sistemas de flujo (Suministro) ininterrumpible: Se recibe un

suministro normal para cargar baterías y se proporciona un

27

suministro limpio cuando el suministro de energía comercial falla.

Sirven para proporcionar energía temporal.

Acondicionadores de línea: Sirven para eliminar las variaciones de

voltaje y el ruido eléctrico en grados variantes pero no almacenan

energía eléctrica, lo que significa que no pueden contrarrestar

interrupciones en el suministro de electricidad.

Flujo de luminosidad: En las oficinas no es igual el número de

luminosidad que se requiere, que en una casa, puesto que las actividades

que se realizan son diferentes, se recomienda entre 50 y 75 candelas por

pie cuadrado.

Actividades complementarias de aprendizaje

1.- Elaborar un listado de los recursos físicos y lógicos que son necesarios para un

departamento de informática basándose en el organigrama elaborado en la

primera unidad (Hardware, software, mobiliario y consumibles).

2.- Investigar costos de los componentes principales de un departamento de

informática.

Cuestionario de autoevaluación

1.- Defina y ejemplifique los siguientes términos

a).- Presupuesto

b).- Costo tangible

c).- Costo intangible

d).- Costo variable

e).- Costo directo

f).- Costo indirecto

2.- Que consideraciones tomaría en cuenta para elegir el lugar en donde se

instalará un departamento de informática.

28

 Asesoría 6

2.3 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

Adquisición de Hardware: Es muy común que se hagan compras de equipo por

costumbre o porque se recibe alguna recomendación, esto sucede porque no se

tiene el conocimiento de las preguntas que debemos hacernos para poder elegir

adecuadamente un equipo.

Debemos considerar los siguientes puntos para la Adquisición de Hardware:

Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.

Evaluación y medición de la computadora.

Compatibilidad.

Factores financieros.

Mantenimiento y soporte técnico.

Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad.

Existen muchas opciones que pueden elegirse al realizar una compra sin

embargo deben considerarse las siguientes características:

Tamaño interno de la memoria.

Velocidad de procesamiento.

Número de canales para Entrada/Salida de datos y comunicaciones.

Tipos y números de dispositivos de almacenamiento.

Software que se proporciona y sistemas desarrollados disponibles.

Evaluación y medición de la computadora: Es común que se efectúen

comparaciones entre los diferentes sistemas de cómputo basándonos en el

desarrollo y desempeño real de los datos. Los datos de referencia son

29

generados a través del empleo de programas sintéticos (es un programa

que imita la carga de trabajo esperada y determina resultados), lo cual

permite comparar contra especificaciones técnicas. Los programas

sintéticos se pueden correr prácticamente en cualquier tipo de ambiente y

generalmente se toma como referencia:

Velocidad de procesamiento.

Tiempo de respuesta para envío y recepción de datos desde las

terminales.

Compatibilidad: Ocasionalmente por cuestiones económicas se considera

factible la compra de equipo llamado compatible. La ventaja de este equipo

es un menor costo que el original, pero debe tenerse cuidado con los

siguientes puntos:

Nivel de calidad.

Desempeño igual al original.

Garantías.

Acuerdos de servicio.

Factores financieros: Existen las siguientes posibilidades de adquirir

equipo de cómputo:

Por alquiler ó renta: Las ventajas son el que tenemos un alto nivel

de flexibilidad, no se requieren pagos altos y elevados, y a corto

plazo es más económico alquilar que comprar. Como desventajas

podemos decir que a la larga puede resultar más costoso que

comprar el equipo y además podemos tener limitaciones en cuanto a

uso.

Por compra: Tiene como ventaja que puede pagarse a crédito en

pagos predeterminados en períodos fijos, no necesariamente se

tienen que efectuar pagos elevados y se puede disponer del equipo

a la hora que se quiera. Tiene como desventajas que es una decisión

30

irrevocable, que se requiere capital inicial mayor que en el caso

anterior y el riesgo a la obsolecensia.

Mantenimiento y soporte técnico: Los puntos de mayor interés son:

Fuente de mantenimiento: Una vez que el sistema se ha entregado

e instalado, existe un período de garantía en el cual la unidad de

ventas que efectuó la operación tiene la responsabilidad del

mantenimiento, después de este tiempo el comprador puede adquirir

mantenimiento de varias fuentes.

Términos de mantenimiento: El contrato puede redactarse de

manera tal que cubra tanto la mano de obra como las piezas que se

hayan necesitado en el mantenimiento, ó mano de obra y piezas por

separado.

Servicio y respuesta: El apoyo de mantenimiento es útil si se

encuentra disponible cuando se requiere. Dos puntos de interés son

el tiempo de respuesta y las horas en las que se puede obtener el

apoyo.

Requisición de Software

Una vez que conozcamos los requerimientos de los sistemas que vamos a

desarrollar, debemos hacer una comparación entre todos los paquetes que

cumplen con las condiciones que requerimos y así elegir el más apto.

Preguntas que debo hacerme en cuanto a requerimientos de Software:

¿Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a manejar?

¿Qué reportes o salidas debe producir el sistema?

¿Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema?

¿Cual es el volumen de datos a almacenar?

¿Cual es el volumen de operaciones?

31

¿Qué hardware y características de comunicaciones se requiere?

¿Cuanto cuesta?

¿Garantía?

Las características a considerar en la Adquisición de software son: flexibilidad,

capacidades, previsión de auditorias, confiabilidad, contratos de software y apoyos

del proveedor.

Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:

En el almacenamiento de datos.

En la producción de informes.

En la entrada de datos.

En la definición de parámetros.

Capacidad

El tamaño máximo de cada registro medido en bytes.

El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes.

El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente.

Número archivos que pueden trabajar.

Previsión de Auditoria y Confiabilidad

Seguir las transacciones para examinar datos intermedios.

Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los

criterios.

Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos.

Apoyos del proveedor

Frecuencia del mantenimiento.

Servicios que se incluyen en el pago.

Saber si se incrementa el costo del mantenimiento.

Horarios disponibles de servicio.

32

Saber si tienen servicio de emergencia.

Contratos de Software

Hay dos tipos de contratos:

Alquilar un paquete de Software y asignación de programación al cliente.

Dentro del contrato se estipula la propiedad y mantenimiento del software.

Actividades complementarias

1.- Elaborar o investigar el formato de un contrato de mantenimiento preventivo y

correctivo

2.- Elaborar un formato para los servicios de mantenimiento

3.- Investigar clasificación del software y investigue algunos productos en cuanto a

precio y características necesarias para su funcionamiento.

Cuestionario de autoevaluación

1.- Qué puntos debe tomar en consideración en la adquisición de hardware

2.- Qué puntos se deben tomar en cuenta al adquirir un equipo compatible

3.- Desde el punto de vista financiero cuales son las dos formas de adquirir un

equipo

4.- En un contrato de mantenimiento que puntos debe tomar en cuenta

5.- Mencionar dos productos de software por cada una de las clasificaciones

33

Unidad 3 Reclutamiento, promoción y evaluación de personal

Objetivo particular:

Que el alumno sea capaz de comprender el proceso para la selección del personal para el departamento de informática

Temario detallado

3.1. Etapas generales para la admisión de personal

3.2 Criterios para promoción interna y externa

3.3 Requisitos que debe cubrir el aspirante

Presentación de la unidad

Asesoría 7

3.1. ETAPAS GENERALES PARA LA ADMISIÓN DE PERSONAL

El personal de una organización constituye el recurso más importante, por

lo tanto para contar con el personal adecuado se debe seguir una serie de

actividades que nos permitan seleccionar a este personal.

Las etapas generales para la admisión de personal son las siguientes:

Reclutar: Hace de una persona extraña un candidato para un determinado

puesto.

Seleccionar: Es buscar entre los candidatos, a los mejores para cada

puesto que se requiere por medio de exámenes, entrevistas, entrega de

solicitud y curriculum.

Remuneración: Hace del buen candidato un trabajador.

Entrenamiento: Hace del buen candidato un buen trabajador.

Promoción Interna: Consiste en llenar la mayor parte de las vacantes con

empleados responsables de la misma empresa, a los cuales se les dará

34

capacitación mediante adiestramiento en el trabajo, quizá con algún

tratamiento formal complementario.

Actividades complementarias

1.- Investigar y hacer una lista de los documentos que debe entregar cada

uno de los candidatos a ocupar un puesto

2.- Comprar y realizar el llenado de una solicitud de empleo

3.- Elaborar su currículum

4.- Investigar o elaborar un examen psicométrico para ocupar puestos del

área de informática

5.- Elaborar exámenes de conocimientos para tres puesto de un

departamento de informática.

Cuestionario

1.- Explique (no concepto ) los siguientes términos en relación a personal

a).- Reclutar

b).- Seleccionar

c).- Entrenamiento

d).- Promoción

Asesoría 8 y 9

3.2 CRITERIOS PARA PROMOCIÓN INTERNA Y EXTERNA

Promoción Interna: Consiste en llenar las vacantes de la empresa con personas

que pertenecen a la misma organización.

Motivación

35

 

o La gente se esfuerza más cuando saben que pueden facilitarles

el ascenso.

o Satisfacción en el empleo.

o Hay personas que desean progresar y que se les reconozca,

prefieren esperarse en su propia empresa sin tener que pasar a

otras.

Costo: ¿Qué es más caro?

 

o Contratar a un extraño apto, que tiene que cambiar su residencia

y que hay que atraer con un sueldo mayor que el actual. Y que

además se le tiene que dar la mínima capacitación y

ambientación en el trabajo.

o Promover al interno con un poco de capacitación y quizá un

aumento de sueldo.

o Distintas actitudes hacia la promoción, no todos quieren

ascender, por tanto es necesario investigar quienes lo desean y si

llenan los requisitos.

o Selección de los candidatos a promoción: Es la parte más difícil

ya que casi siempre hay más candidatos que vacantes. La

elección se basa en:

Antigüedad

Capacidad.

Méritos.

o Empleados con pocas posibilidades de progresar:

El jefe debe ser capaz de prever qué miembros de su

grupo no aptos piensen que van a ascender pronto.

o Ayuda al candidato escogido:

Todo empleado que asciende a un puesto afronta

problemas que no está preparado para asumir.

36

Promoción Externa: Consiste en llenar las vacantes de la empresa con personas

ajenas a la organización. Se divide en dos grupos:

Fuentes de Abastecimiento: Es el lugar donde se encuentra el personal.

Dentro de las fuentes de abastecimiento se encuentran:

 

Sindicatos.

Escuelas.

Oficinas de colocación.

Familiares o recomendados de los trabajadores actuales.

Otras empresas.

La puerta de la calle.

Medios de Reclutamiento: Es la forma de atraer a las personas a la

empresa. Dentro de los medios de reclutamiento están:

 

Requisición al sindicato.

Solicitud oral o escrita a los actuales trabajadores.

Carta o Teléfono.

Periódico, radio y televisión.

Archivos muertos.

Folletos.

3.3 REQUISITOS QUE DEBE CUBRIR EL ASPIRANTE

o Hoja de solicitud: Es la base del proceso de selección y de todo el

trabajo, ya que es la cabeza del expediente del empleado. La hoja de

solicitud debe contener:

 

Datos generales del solicitante.

Estructura familiar.

37

Características Económicas.

Antecedentes de trabajo.

Historial de estudios.

Motivaciones, aspiraciones, deseos.

o Entrevistas: Se hace para completar los documentos del solicitante, es

una de las armas más valiosas con que cuenta el administrador.

o Pruebas: Sirven para verificar las capacidades que el trabajador posee

para ocupar el puesto que pretende. Hay pruebas de:

 

Capacidad: Por ejemplo de mecanografía, dibujo, ortografía,

contabilidad, mecánica, etc.

Habilidad: Existen las de imaginación, percepción, atención,

memoria y habilidad manual.

Personalidad: (ó de temperamento). Estas pruebas son las más

difíciles de aplicar y menos confiables.

Para aplicar una prueba con éxito, se requiere determinar:

o Estandarización: Determinar estadísticas, los máximos y mínimos

para el grupo.

o confiabilidad: Se refiere a garantizarnos que ésta anida siempre de

una manera consistente.

o Validez: Se refiere a los resultados que reflejen en la característica

correspondiente dentro de la ejecución del trabajo.

o Investigación:

 

o De antecedentes de trabajo (para comprobar la idoneidad,

laboriosidad y capacidades del trabajador).

o De antecedentes penales (penitenciarias, cárceles).

38

o De cartas de recomendación (para comprobar su validez).

o Examen Médico: Sirve para:

 

o Conocer si el candidato padece enfermedades contagiosas.

o Saber si tiene enfermedades contraindicatorias al puesto, si es

alcohólico o drogadicto.

o Uso normal y agudeza de sus sentidos.

o Buscar defectos que lo predispongan a sufrir accidentes de trabajo.

o Investigar su estado actual de trabajo.

Cuestionario de autoevaluación

1.- Explique en qué consiste la motivación

2.- Explique cuáles son los problemas más comunes que se presentan con el

personal dentro de una organización.

3.- Explique cuál debería ser su actitud para crecer profesionalmente dentro de

una organización

4.- Explique cuál es la mejor forma de seleccionar personal externo

5.- Explique detalladamente que consideraciones tomaría en cuenta para

seleccionar personal para el manejo de servidores y las aplicaciones de base de

datos

6.- Que niveles de seguridad implementaría en un centro de procesamiento de

datos

39

Unidad 4. Procedimientos de los servicios de cómputo

Objetivo particular:

Que el alumno sea capaz de comprender la importancia de los estándares y procedimientos en un departamento de informatica

Temario detallado

4.1 Estándares y procedimientos

4.2 Flujo de trabajo de un departamento de sistemas

4.3 Programas de trabajo y distribución de recursos

Presentación de la unidad

Asesoría 10

4.1 ESTÁNDARES Y PROCEDIMIENTOS

El conocimiento de las políticas, o la resolución de problemas específicos es un

proceso de dos fases, la declaración precisa de lo que debería ser realizado y la

declaración precisa de cómo debería ser realizado. Los estándares establecen

qué debería ser realizado, y los procedimientos establecen cómo debería ser

realizado.

1. Políticas: Objetivos establecidos en términos generales:

o  Tener personal competente y motivado.

 

2. Estándares: Expectativas de rendimiento en términos generales:

o Establecer una trayectoria para la carrera de cada persona.

o Establecer un calendario de entrenamiento para cada persona.

o Evaluar el progreso y desempeño de cada persona semestralmente.

 

40

3. Procedimientos: Secuencias definidas de acciones para obtener las

expectativas de desempeño:

o  Procedimientos para establecer y periódicamente reevaluar la

trayectoria de carrera del centro de datos.

o Procedimientos para definir requerimientos para cada posición del

Centro de Cómputo.

o Procedimientos para valuación del desempeño y entrevistas de

progreso.

o Procedimientos para obtener el acuerdo de cada persona sobre la

trayectoria de la carrera.

o Procedimientos para establecer un programa de entrenamiento para

cada posición del centro de datos.

o Procedimientos para relacionar al personal con un programa de

entrenamiento.

Los puntos a considerar son:

Beneficios de estándares y procedimientos.

Tipos de estándares y procedimientos.

Desarrollo de estándares y procedimientos.

Aplicación de estándares y procedimientos.

Beneficios de Estándares y Procedimientos

Antes de considerar los beneficios resultantes de estándares y

procedimientos, se examinarán dos inconvenientes:

Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados. Por

ejemplo, si el procedimiento para el procesamiento de lotes de información

establece que toda la información debe estar disponible para el

procesamiento computarizado antes de que cualquier información sea

procesada es innecesariamente restrictivo si cada lote puede ser procesado

separadamente. En este caso los estándares deberían ser cambiados.

41

Sería incorrecto el concluir que debido a que estos estándares son

innecesariamente restrictivos, los estándares son indeseables; en lugar de

esto, la conclusión debería ser que los estándares poco realistas son

indeseables.

Esto nos trae el segundo inconveniente:

Que los estándares y procedimientos son difíciles de mantener actualizados.

La solución a esta situación es el actualizar la documentación antes de que

nuevos estándares y procedimientos sean autorizados para hacerse efectivos.

En lugar de un procesamiento entorpecido, los estándares y procedimientos en

realidad inculcan disciplina de la cual variaciones racionales y pensamiento

creativo es posible. Proveen una buena base de la cual las mejoras pueden ser

evaluadas y, cuando sean justificadas, añadidas. Sin estándares y

procedimientos definidos de manera precisa, cualquier nueva idea

implementada es probable que tenga resultados impredecibles; aún si los

resultados son satisfactorios es probable que sólo unas cuantas personas las

conozcan. Cinco categorías generales de beneficios resultan de tener

adecuados estándares y procedimientos en el Centro de Cómputo:

Control de actividades de procesamiento.

Control de calidad de procesamiento.

Control de tiempo, costos y recursos.

Mejoras de la moral del personal.

Adaptabilidad a los cambios.

Control de Actividades del Procesamiento.

La clarificación de estándares, de expectativas, permite el desarrollo de

procedimientos para satisfacer estas expectativas. Estos procedimientos, no sólo

indican las acciones requeridas, pero también indican cuando estas acciones son

tomadas y por quienes. Así de esta manera, si el estándar para el mantenimiento

42

de unidades de cintas establece que las cabezas de lectura deben ser limpiadas al

menos una vez cada cuatro horas, se deberían establecer procedimientos para

atender a esta acción y para monitorear este procedimiento para asegurar

adherencia. Sin en este estándar la limpieza de las cabezas de lectura podría

ocurrir una sola vez al día. Donde los estándares son ausentes o definidos

vagamente, un control de procesamiento se vuelve incierto y poco confiable. Los

estándares soportan la consistencia y confiabilidad del procesamiento.

La consistencia del procesamiento es soportada por estándares ya que cualquier

desviación de los estándares se vuelven aparentes y reciben una acción

correctiva. Con los estándares y procedimientos adecuados se hace posible el

controlar las actividades del procesamiento, y el establecer calendarios con la

confianza de que estos serán cumplidos.

Control de Calidad del Procesamiento.

La calidad del procesamiento depende definitivamente en la habilidad del centro

de datos para procesar todas las entradas recibidas para utilizar los archivos

correctos y para distribuir las salidas apropiadamente. Cuando estos controles

básicos de calidad están ausentes, la entrada es extraviada o sólo parcialmente

procesada, son usados los archivos incorrectos o posiblemente hasta destruidos, y

las salidas son procesadas inapropiadamente, distribuidas incorrectamente o

hasta perdidas. Estos sucesos han sido observados en la mayoría de las

instalaciones, con diversos grados de gravedad; en instalaciones con pocos

estándares (y no documentados) todos podrían ocurrir, y ocurrir frecuentemente.

Los estándares y procedimientos adecuados permiten también atención a los

controles implementados en sistemas de aplicación. Con los procedimientos de

verificación y el procesamiento de documentación adecuados, el personal del

centro de datos es capaz de asegurar que una tarea procede y finaliza como se

43

espera. Los controles de conteo y cantidades son verificados, y los mensajes de

consola son entendidos y respondidos apropiadamente.

Control de Tiempo, Costos y Servicios.

La eficiencia y anulación de esfuerzo perdido, los cuales son beneficios

resultantes de estándares y procedimientos, ahorren tiempo, disminuyen el

personal y recursos de equipos requeridos para una tarea y de esta manera

reducir el costo de la misma. El tiempo de recursos ahorrados se vuelven

entonces disponibles para otras tareas, y debido a que el uso de recursos se

reduce, se retrasa la adquisición de hardware con una capacidad incrementada.

Este retraso se hace presente en costos de procesamiento menores. Debido a que

el procesamiento de tareas de manera eficiente recae en costos de procesamiento

para tareas menores, las tareas pueden ser procesadas de una manera diferente

en la cual sólo se podría justificar marginalmente su costo por los beneficios

recibidos.

Mejoras de la Moral del Personal.

Con los procedimientos para guiar sus actividades y con estándares para juzgar

su desempeño, el personal del centro de datos puede proceder seguro de si

mismo y es más probable que asuman responsabilidad de los resultados. El

personal está expuesto a críticas interminables y errores frecuentes cuando las

expectativas no son documentadas, aquellos que no están informados de estos

"secretos" son más propensos a realizar errores, a ser criticados y volverse

descontentos.

Los estándares y procedimientos documentados tienen efectos opuestos: las

expectativas son conocidas y el personal evita los errores y la crítica, actúan

44

seguros y obtienen satisfacción de su trabajo. Las relaciones entre el personal del

Centro de Cómputo y los usuarios también son afectadas. Al hacer a todos

conscientes de lo que se espera se pueden evitar los conflictos, o al menos

minimizarlos. Los procedimientos definidos apropiadamente proveen medios para

la comunicación de las expectativas de tareas y problemas, y para la coordinación

de actividades. El personal del centro de datos es más propenso a volverse

sensitivos a los problemas de los usuarios y proveer procedimientos alternativos

para conocer estos problemas.

El personal del Centro de Cómputo también entenderá que las fechas límites de

los usuarios son significativas y estarán motivados para cumplir con ellas. Los

usuarios por otro lado, estarán conscientes de los requerimientos del centro de

datos para procesar sus tareas apropiadamente y también para apreciar las

limitaciones de recursos. Con la eficiencia y confiabilidad implementada, los

usuarios confiarán más en el servicio del Centro de Cómputo. Esta confianza se

pierde frecuentemente. La presencia de estándares y procedimientos, por lo tanto,

soporta la moral del personal y estimula la confianza del usuario.

Adaptabilidad a los Cambios.

¿Qué pasa cuando la documentación de estándares y procedimientos no

existe y el personal se va?

Las nuevas personas contratadas deben aprender de instrucciones verbales, sin

importar qué tan incompletas y apuradas sean éstas, o por prueba y error. Los

estándares y procedimientos documentados hacen la diferencia. Debido a que

estos documentos guían a las acciones y clarifican expectativas, evitando la

mayoría si no es que todos los errores, los efectos perjudiciales del cambio de

personal son minimizados.

45

Otros cambios ocurren en un Centro de Cómputo, y estos también son adaptados

mucho más fácil que de otra manera cuando los estándares y procedimientos

existen. Se provee una base para la modificación en lugar de la tarea de un

análisis y definición total. Estos otros cambios podrían ser organizacionales, tal

como la adición de un nivel de administración o la adición de un grupo de control o

soporte. Cuando esto ocurre, primero se revisan los estándares existentes para su

modificación, y después los procedimientos son revisados en caso de requerir

algún cambio. Lo mismo se aplica, por ejemplo, cuando hay cambios a la

configuración de equipo o Software de sistema operativo.

Los cambios podrían ser necesarios debido a la información reportada, método de

recopilación de esta información o la asignación de responsabilidades. Es

aparente que la existencia de estándares y procedimientos no es un aspecto

trivial, algo que sea pospuesto hasta que "tengamos algún tiempo disponible" lo

cual es probable que no ocurra. Los estándares y procedimientos es la base de la

cual depende un centro de datos estable, eficiente y confiable. Estos proveen la

dirección y control absolutamente necesarios en un Centro de Cómputo.

Tipos de Estándares y Procedimientos.

Los estándares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios

puntos de vista. De hecho, los estándares y procedimientos han sido definidos

como dos tipos de estándares:

Estándares de métodos: Como guías, los estándares son utilizados para

establecer prácticas uniformes y técnicas comunes.

Estándares de desempeño: Como normas, los estándares son utilizados

para medir el desempeño de la función del procesamiento de datos. Los

estándares y procedimientos dan respuesta a preguntas tales como las

siguientes:

46

o ¿Cómo podrá ser juzgada la obtención de los objetivos del Centro de

Cómputo?

o ¿Cómo será estructurado el Centro de Cómputo para cumplir estos

objetivos?

o ¿Cómo será juzgada la exactitud de las trayectorias de carreras del

personal?

o ¿Cómo serán establecidos las trayectorias de carrera adecuadas?

o ¿Cómo será juzgado el presupuesto efectivo?

o ¿Cómo se realizara el presupuesto?

 

Estas son sólo unas cuantas de las preguntas que deben ser consideradas

cuando se preparan los estándares y procedimientos del centro de datos.

Naturalmente, en primer lugar sólo los más importantes y urgentes

estándares y procedimientos deberían ser establecidos, evitando así el

retraso que resultaría si se requiriera la documentación completa antes de

que sea liberada cualquier documentación. Los elementos menos críticos

pueden ser incluidos sobre un período de tiempo, posiblemente en diversos

pasos.

Categorías de Estándares.

Los estándares pueden ser clasificados de diferentes maneras. Debido a que la

clasificación detallada varía por cada instalación, los estándares serán clasificados

en cuatro categorías generales: Estándares para administración, operaciones,

contingencias y servicios de soporte.

Los estándares de administración incluyen requerimientos de reporte de

actividades y desempeño, control de presupuesto y valuación de personal y

asesoría de trayectoria de carrera. Algunas instalaciones tienen estándares

claramente definidos, al igual que los procedimientos, en tales tópicos. Otras

tienen estándares muy vagos, usualmente debido a las presiones de operaciones

47

de día con día, y estas distracciones son frecuentemente el resultado de

estándares y procedimientos de estaciones de trabajo y flujo de trabajo mediocres.

Los estándares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de

trabajo, las cuales son metas obvias para la estandarización. El desempeño

esperado del procesamiento en línea y por lotes, ya sea producción o prueba,

debe darse a conocer al personal del centro de datos. El qué tan bien sean

cumplidos estos estándares determina qué tan eficiente y confiablemente funciona

el Centro de Cómputo y cómo son atendidos los usuarios.

Los estándares de contingencia pueden ser considerados parte de los

estándares de operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades

diarias y ocurren solamente bajo condiciones de emergencia, su documentación

es mantenida separadamente, posiblemente en una bandeja separada. También

debido a la ausencia de urgencia inmediata, son ignorados frecuentemente, como

fue mencionado con los estándares administrativos. Estos estándares

comprenden varios niveles de emergencia, desde el daño de varias unidades de

disco a la destrucción de todo el Centro de Cómputo.

Los estándares de servicio de soporte, la última categoría de los estándares,

incluye la relocalización del Centro de Cómputo, la selección del equipo,

evaluación del desempeño de la computadora y la documentación.

Tipos de Documentación.

La documentación en cualquier centro de datos puede ser dividida en 4 tipos:

Documentación General de Centro de Cómputo.

Documentación Específica del Sistema de Aplicación del Usuario.

Documentación Proporcionada por el Proveedor.

Documentación de la Coordinación Usuario-Centro de Cómputo.

48

1. La documentación general de centro de datos es colectada usualmente

en una bandeja sencilla y se les da un título tal como el manual de

estándares y procedimientos del centro de datos o libro de referencia del

centro de cómputo. Cualquiera que sea el título utilizado, las funciones y

contenido del manual son básicamente las mismas para todas las

instalaciones. Debería contener todas las cuatro categorías de estándares y

sus procedimientos asociados. Así de esta manera, este manual es la guía

primaria para todas las actividades del centro de datos, pero requiere los

otros tres tipos de documentación para una guía total de las actividades del

centro de datos. Se deben incluir en esta documentación muestras y

explicaciones de todas las formas y listados utilizados en el centro de datos.

2. La Documentación de Sistemas de Aplicación para tareas visuales son

mantenidas ya sea en carpetas separadas o recopiladas en grandes

bandejas. Cada organización tiene sus propias preferencias. Grandes

bandejas son preferidas por algunos para evitar perder documentación del

trabajo; sin embargo, cuando una tarea sea ejecutada en una de varias

máquinas, es necesario, ya sea tener documentación duplicada para cada

máquina o usar carpetas separadas. Estos documentos, ya sea separado

por el sistema o recopilados juntos, son llamados generalmente libros de

ejecución o manuales de operación. La información acerca de cada paso de

una tarea para un trabajo se provee con detalle, indicando la entrada

requerida, mensaje de procesamiento y procedimientos de reporte, la salida

generada y su distribución.

3. La documentación proporcionada por el proveedor es obtenida

mediante proveedores de hardware y software. La documentación

proporcionada tiende a ser comprensiva. Siendo ésta comprensiva, la

documentación usualmente contiene toda la información requerida; sin

embargo, el amontonamiento de información tiende a hacer los datos

49

requeridos difíciles de localizar. Debido a que los proveedores están

corrigiendo y mejorando continuamente sus productos, el recibo y la

inclusión de documentación actualizada deben ser atendidos de una

manera periódica.

4. La documentación de coordinación usuario-centro de datos provee a

los usuarios con una idea acerca del funcionamiento y los requerimientos

del centro de datos. Esta idea permite la coordinación de actividades y

soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de

datos. Esta documentación es llamada el libro de mano usuario/centro de

datos, o simplemente libro de mano del usuario. El libro de mano debería

empezar con una carta de la administración indicando el soporte de los

estándares contenidos. Después se explica el propósito y beneficios

anticipados, indicando cómo los usuarios se benefician con el cumplimiento

de estándares. Si estos cuatro tipos de documentación del centro de datos

son preparados apropiadamente, es posible el obtener desempeño y

servicio consistente del Centro de Cómputo.

Criterio de Documentación.

Así como el funcionamiento de un centro de datos es incierto sin estándares, la

preparación de la documentación sufrirá de varios males si los estándares no son

establecidos para guiar las actividades. Los males que pueden resultar caen en

dos categorías generales y son también el criterio para la evaluación de la

documentación: fallos en el contenido y fallos en el formato.

Las fallas típicas en el contenido son ausencia de información necesaria,

explicaciones totalmente imprecisas e información difícil de localizar. Los males

resultantes de fallos en el formato causan problemas de archivamiento, dificultad

en la localización de información frecuentemente referenciada y frustración y

50

errores en la actualización de la documentación. A continuación se explicarán los

cuatro criterios del contenido y los tres criterios del formato para la documentación:

1. Precisión. Los medios obvios para la obtención de información precisa es

el obtenerlos de aquellos que están más involucrados últimamente con los

detalles que están siendo documentados. Por ejemplo es común el tener a

personas que desarrollen o evalúen sistemas de librería, documentar

procedimientos y diseñar formas para sistemas de librerías sin hablar con el

personal en la librería, excepto posiblemente por unos cuantos pedazos de

información dispersada.

2. Integridad. Si una tarea se supone será aceptada para la producción

solamente si es acompañada por documentación específica, tal como la

preparación total de datos, procesamiento de computadora e información

posterior al procesamiento, no debería ser aceptado al menos que esté

completo. Muy frecuentemente una tarea es aceptada con el entendimiento

de que la documentación será proporcionada pronto.

3. Claridad. La claridad depende de la estructura de las sentencias, la

relación entre las sentencias y la lección de las palabras. La estructura de

las sentencias debería ser directa. Cada declaración debería hacer claro lo

que está siendo documentado y qué se está diciendo acerca de ese tema.

4. Conciso. La meta de la documentación es el guiar actividades, y si la

documentación es voluminosa e inmanejable, su uso se hace tedioso y

puede ser evitado. Cuando son utilizadas formas y tablas, la información

puede ser comprimida, permitiendo un rápido y fácil acceso.

5. Facilidad de referencia. Se refiere a la facilidad para localizar información

tal como números de control en los documentos. Es obvio, por ejemplo que

si la documentación será archivada por número de tarea, ese número

debería estar en una locación evidente.

6. Facilidad de uso. Si una forma es utilizada por más de una persona, en

lugar de forzar a una persona a introducir información en varias locaciones

de la forma, toda la información relevante a cada persona debería ser

51

agrupada conjuntamente. Si la información será introducida sólo una vez,

pero referenciada varias veces, entonces obviamente la secuencia que es

mejor para referenciar esta información debe ser elegida.

7. Facilidad de mantenimiento. El secreto de un mantenimiento sencillo es la

modularidad. Lo cual consiste en la separación de la documentación en

pequeños módulos, lo cual permite el reemplazo de sólo aquellos tópicos

alterados y no afecta cualquier otro tópico.

Control de Documentación.

El control de la documentación da inicio con el soporte de la administración

superior y podría finalizar si el soporte está ausente. La definición de qué

documentación es requerida es un esfuerzo desperdiciado si estos requerimientos

son ignorados. En algunas organizaciones, la cooperación de departamentos de

usuarios es solamente posible con el soporte de la administración superior. Este

soporte, así de esta manera, es deseable en algunas organizaciones y necesarias

en otras. Después de recibir este soporte y publicar un manual de estándares y

procedimientos, es necesario poner en vigor éstos. Esto es realizado al no permitir

excepciones, o al menos no casualmente. En adición, la ejecución debería incluir

un monitoreo periódico, sino es que constante, de la adecuación de la

documentación, verificando factores tales como la actualización de la

documentación para cualquier cambio y monitorear la adecuación, y adherencia a,

la documentación de estándares y procedimientos.

Categorías de Procedimientos.

Al igual que los estándares, los procedimientos están divididos en las mismas

cuatro categorías:

52

Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de

actividades claramente definidas, los procedimientos administrativos

tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas.

Debería haber procedimientos definidos para desarrollar presupuestos,

analizar variaciones y valuar el desempeño del centro de datos. Al igual que

en todos los procedimientos, los administrativos y las normas deberían ser

reexaminadas periódicamente para mayor efectividad.

Procedimientos de operaciones. Cada estación de trabajo en el centro de

datos debería tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas,

incluyendo cualquier excepción de procesamiento que pueda ser necesario.

Debería ser claro qué secuencia de actividades son a las que se deben de

adherir cada persona, qué formas deben ser preparadas y qué tronco debe

ser completado. Debe ser claro también para cada persona cuándo el

procesamiento no puede continuar para una tarea, y en estos casos lo que

debería de hacerse.

Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a

situaciones de emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados,

deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementación

inmediata. El desarrollo de procedimientos de contingencia es una tarea

que la administración es más probable que la haga a un lado día con día, y

por la cual la administración superior y los auditores son propensos a ser

críticos de la administración del centro de datos.

Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan

indirectamente el qué tan bien son procesadas las tareas; comprenden al

monitoreo, la evaluación y corrección de funciones en el centro de datos.

Los procedimientos deberían ser establecidos para monitorear y evaluar, y

corregir cuando sea necesario, actividades del centro de datos; esto incluye

la adecuación de todos los estándares y procedimientos y la adherencia a

estos estándares y procedimientos.

Desarrollo de Estándares y Procedimientos.

53

Los primeros estándares y procedimientos que deben ser desarrollados y

documentados deben ser aquellos para el establecimiento y documentación de los

estándares y procedimientos de los centros de datos. El proceso completo puede

ser separado convenientemente en siete fases:

1. Iniciación del proyecto. El administrador del centro de datos es

responsable de la iniciación de este proyecto. Esto es logrado mediante la

selección de un título para el proyecto, la definición de su alcance, la

elección de una persona para que sea el controlador del proyecto y la

elección de una persona para que sea el editor; la misma persona puede

ser ambos coordinador y editor del proyecto. El título seleccionado puede

ser simplemente "manual de preparación" o más completo podría ser

"preparación del manual de estándares y procedimientos del centro de

datos". En cualquiera de los casos el administrador del centro de datos

debe establecer, en términos generales lo que será incluido. Con el alcance

del proyecto definido, el siguiente paso es el escoger el controlador del

proyecto. Esta persona debe tener la habilidad administrativa para dirigir y

coordinar todas las actividades y el conocimiento técnico para juzgar la

razonabilidad del material preparado.

2. Preparación del proyecto. El controlador del proyecto utiliza la declaración

del alcance del proyecto del administrador del centro de datos como un

punto de inicio en la preparación del bosquejo para el manual. A través de

discusiones con otros, podrían añadirse tópicos adicionales, podrían

sugerirse subtópicos y sugerirse tópicos alternos y títulos de tópicos. En

adición, cuando se ha completado el manual, la reestructuración podría

requerir una redefinición extensiva. Por lo tanto, los comentarios sobre

estructura deberían ser obtenidos de aquellos con una idea de lo que

debería contener y cómo debería ser usado, y sus comentarios deberían

ser tomados seriamente. El bosquejo es entonces mostrado al

54

administrador del centro de datos para su aprobación, cerciorándose de

mencionar cualquier comentario significativo realizado y cualquier arreglo

de alternativas. Con el acuerdo sobre el bosquejo, el controlador del

proyecto selecciona los tópicos a ser realizados, prepara un calendario y

determina quien debería preparar los diversos tópicos. Cada calendario

debería ser documentado en un diagrama de Gantt, y este diagrama

debería ser acompañado por un documento estableciendo quien está

asignado a cada tópico. Es entonces cuando se le pide al administrador del

centro de datos su aprobación para el calendario y asignaciones al

personal.

3. Preparación del borrador. Cada escritor asignado a preparar material

discute con el controlador del proyecto que será incluido para cada tópico,

la manera de presentación y el grado de detalle. Con estos aspectos

clarificados, el escritor está entonces listo para recopilar el material

requerido, incluyendo muestras de cualquier tipo de formas y reportes

referenciadas. Muchos supervisores podrían no conocer en la actualidad los

detalles de lo que cada miembro del staff realiza o, en otras circunstancias,

puede conocer los detalles pero estar más preocupado con el efecto

general, olvidando suministrar detalles. Es una ocurrencia frecuente, por

ejemplo en el desarrollo de sistemas de aplicación, que las personas más

conocedoras en los departamentos de usuarios no sean cuestionadas a

fondo. El centro de Cómputo ha sido la víctima de estos sistemas

diseñados arriesgadamente, al igual que los usuarios finales. Conforme la

información es recabada, es más probable que se vuelvan más aparentes

nuevas relaciones y requerimientos para tópicos. Debería prepararse un

bosquejo actualizado y ser aceptado por el coordinador del proyecto.

Después que la información ha sido recabada, es organizada y es escrito

un primer borrador. El objetivo en este momento es el producir un borrador

estructurado lógicamente que muestre claramente la información; la

preocupación no es el qué tan bien sea expresada la información.

55

4. Revisión del Borrador. El primer borrador ha sido preparado y ahora es

tiempo de revisar su contenido y organización. Lo que se desea son

respuestas a las siguientes preguntas:

 

o ¿Qué información es imprecisa?

o ¿Qué información está extraviada?

o ¿Qué requiere clarificación?

o ¿Qué reestructuración es aconsejable?

o ¿Qué gráficas y diagramas serían útiles?

 

Un método excelente para localizar deficiencias es el simular el

procesamiento actual, para seguir los procedimientos y observar dónde

podrían ocurrir confusiones o problemas. Cuando se hace referencia a las

formas, estas deberían ser llenadas como se indica. Es hasta

recomendable el tener las personas menos experimentadas en el centro de

datos para que traten de seguir los procedimientos presentados. Esta

práctica es excelente cualquier instrucción extraviada no será realizada

automáticamente, si no que en lugar de esto causará que el procesamiento

se detenga o al menos que se realice inadecuadamente. Un novato en

cuanto a terminología del centro de datos hará aparente cuales términos y

frases deben ser definidas.

5. Revisión de sustancia. Los escritores pueden ahora incluir los

comentarios dignos de atención y recomendaciones en la primera revisión

del texto. Obviamente, antes de rechazar comentarios y recomendaciones,

su rechazo debería ser justificado. Si su validez es cuestionable, o si su

significado no es claro, debería llamarse a una junta para clarificar y juzgar

la validez. Una vez que se ha decidido qué adiciones, cambios y

posiblemente eliminaciones deberían realizarse, es la responsabilidad de

los escritores el realizar estos cambios. Aunque realizarán cambios a las

56

debilidades obvias de expresiones y errores, su principal responsabilidad es

el revisar el contexto y estructura.

6. Revisión de expresión. El editor revisa la conformidad para corregir el uso

del lenguaje y los estándares del estilo de la organización, los cuales

deberían incluir información tal como numeración de tópicos, localizaciones

y capitalización de cabeceras, información en bloqueos e indentación y

exhibir identificación y referencia. Para las organizaciones sin estándares

de estilo, el editor debe seleccionar ya sea un manual existente para usar

como un modelo o personalmente establecer los estándares de estilo

básicos. Las revisiones del editor son entonces tecleadas como una copia

final para el manual, o, como algunas organizaciones prefieren la copia final

es compuesta. El editor revisa la copia final y realiza cualquier corrección

necesaria, y después checa que las correcciones fueron hechas

apropiadamente.

7. Impresión y distribución. Después de que los manuales han sido

impresos y el editor ha verificado que todas la páginas hayan sido impresas

y ensambladas correctamente, es aconsejable el tener seminarios de

orientación. En estos seminarios pueden ser estresada la significancia y

beneficios esperados de los estándares y procedimientos, y la organización

del manual puede ser explicada. El propósito principal de estos seminarios

es el de fomentar la aceptación y adherencia y para explicar cómo puede

ser accesada rápidamente la información. Una vez que el manual está en

uso no termina aún la responsabilidad de su utilidad. Una o más personas

deben ser responsables del monitoreo de la adherencia con su contenido y

para verificar su precisión. Y cuando sea necesaria la actualización, las

revisiones deben hacerse en una manera oportuna razonable. Los retrasos

excesivos conducen a errores y confusión y destruyen la confianza del

personal sobre el contenido del manual.

57

Ejecución de Estándares y Procedimientos.

La ausencia de información indica una actividad incompleta, indicando

posiblemente información realmente no requerida y de esta manera iniciando una

revisión de la forma y el procedimiento asociado. Ya sea forzando la adherencia o

cambios los estándares y procedimientos están ejecutándose a si mismos. A parte

de la autoejecución inherente en estándares y procedimientos, hay una ejecución

impuesta externamente, la cual consiste de educación de personal, pruebas de

estándares y procedimientos y monitoreos de los mismos.

Educación de personal. Un medio básico para la ejecución de estándares y

procedimientos es el hacer consciente al personal del significado de los

estándares y procedimientos y de los beneficios que recibe el personal. Puede ser

acordado y probado fácilmente al personal que los estándares y procedimientos

hacen el procesamiento más eficiente y confiable, pero puede no aparentar a ellos

que su confianza mejorará, que la confusión, frustración y crítica serán

minimizadas. Estos es lo que resulta y debería ser acordado. Cuando el personal

entienda y crea en el valor de estándares y procedimientos, la ejecución se vuelve

relativamente fácil. Si, sin embargo el personal permanece sin convencer, la

ejecución debe ser atendida activamente y se hace una tarea más difícil en vez de

una sencilla.

Prueba de estándares y procedimientos. El método más dramático es la prueba

actual de estándares y procedimientos, algunas veces referenciadas como

"simulacro de incendio (fire drills)". Esto implica la ruptura periódica del

procesamiento (preferiblemente sin ningún aviso) y requiere que el personal siga

los planes alternos de contingencia. Estos ejercicios permiten observar como el

personal se ajusta a emergencia menores, tal como el mal funcionamiento de

equipo y situaciones de desastre, tal como un apagón completo del centro de

datos. Las violaciones en los planes de contingencia pueden ser observadas.

58

Monitoreo de estándares y procedimientos. La forma de prueba más ligera de

estándares y procedimientos, la cual consiste de observaciones aleatorias

ocasionales del procesamiento, es inadecuada y debería ser reemplazada por el

monitoreo frecuente. Así de esta manera, el personal sabrá que el monitoreo es,

en efecto, constante, y si por ninguna otra razón, se adherirá a los estándares y

procedimientos. La responsabilidad para este monitoreo puede ser asignada a una

persona, en una base de tiempo compartido en instalaciones pequeñas, o a un

equipo, lo cual es definitivamente deseable en instalaciones muy grandes. Esta

persona o equipo someten un reporte a la administración sobre las desviaciones

encontradas; el reporte puede ser en realidad una forma, haciendo los resultados

tan comprensivos como se desea, consistente en lo que es incluido y fácil de

preparar y referenciar.

Cuando se hacen notar desviaciones en el reporte, deben incluirse también las

causas y correcciones recomendadas. Las correcciones pueden consistir de

educación adicional para el personal, condenación severa o reevaluación de los

estándares y procedimientos y cómo están documentados. Cuando el violador es

del departamento de usuarios, puede ser necesario el corregir la situación a través

de la ejecución de la administración de usuario, posiblemente por el comité del

Centro de Cómputo.

Actividades complementarias

1.- Investigar diferencia entre norma, regla, política, estándar y procedimiento

2.- Elaborar o investigar 10 estándares y 10 procedimientos para un centro de

cómputo.

3.- Investigar un reglamento para un centro de computo

Cuestionario de autoevaluación

1.- Que es un estándar

2.- Que es un procedimiento

59

3.- Cuales son los inconvenientes de los procedimientos

4.- Cuales son las ventajas de los procedimientos

5.- Cuales son las categorías generales que resultan al tener adecuados

estándares y procedimientos en el Centro de Cómputo.

6.- Cuando en un control de procesamiento no existen estándares cuales son las

consecuencias que puede ocasionar.

7.- Que ventajas se tienen cuando existen los estándares y procedimientos

adecuados en el procesamiento de datos

8- Que ventajas se tienen en las relaciones laborales del personal cuando se

cuentan con estándares y procedimientos.

9.- Cuales son las ventajas de los estándares y procedimientos cuando se realiza

contrato de personal nuevo.

10.- Cuales son las consecuencias si no existen estándares y procedimientos y el

personal se va de de la empresa.

11.- Cual es la diferencia entre estándares de métodos y estándares de

desempeño

12.- Explique con palabras propias las cuatro categorías generales de los

estándares

13.- Explique de manera breve que se realiza en cada uno de los pasos en el

desarrollo de estándares

14.- Explique qué consideraciones se deben tomar en cuenta en la ejecución de

estándares y procedimientos.

Asesoría 11

4.2 FLUJO DE TRABAJO DE UN DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

Flujo de trabajo: Es el camino que la información recorre por los distintos

departamentos hasta llegar al lugar donde será recibido, capturado, procesado y

una vez terminado el trabajo, entregarle un producto al usuario. Existen cuatro

criterios a utilizar:

60

Definición de las actividades y su secuencia.

Programación de dichas actividades.

Monitorear el estado y las desviaciones de las tareas conforme se avanza

en las actividades.

Controlar las tareas que se han desviado de lo programado.

Diagrama de estaciones de trabajo.

Usuario: Es el que proporciona la información, así como los formatos de

salida que necesitan.

Control de datos: Controla las entradas recibidas y la distribución de

salidas. En realidad debe realizar las siguientes actividades:

Exigir la entrega a tiempo del material de entrada.

Revisar la integridad del material de entrada, lo cual permite detectar

faltantes en la información.

Controlar y recibir las tareas a realizar.

Responder cuestionamientos de los usuarios.

Controlar la corrección de transacciones rechazadas.

Controlar la distribución de las salidas.

Conversión de datos: Es el que se encarga de convertir la información

suministrada por el usuario, a datos legibles por la máquina. La información

es transferida hacia los dispositivos de trabajo de las computadoras(Discos,

cintas, etc.). Normalmente esta área soporta grandes cargas de trabajo y

presiones en cuanto a la integridad y precisión de la información. La

atención se centra en tres aspectos distintos de las actividades que son:

Control de preparación: Consiste en llevar un registro de control

para la conversión de los datos, debe incluir fechas y horas

estimadas y reales de recepción y terminación de tareas, prioridad y

cantidad de cada tarea.

61

Preparación correcta: Consiste en utilizar formas bien diseñadas

para contener la información que se va a preparar. Así como también

instrucciones bien definidas de conversión de documentos.

Preparación eficiente: Para lograr esto se recomienda observar

patrones en la preparación de los datos.

Control de tareas: Programa las tareas o actividades para prepararlas

para el procesamiento y distribución. Actividades a realizar:

Programación de tareas.

Ensamblaje de tareas: Consiste en reunir todo el material necesario

para procesar cada tarea antes de entregarse a la sala de cómputo.

Desensamblaje de tareas: Consiste en checar que la salida este

completa y sea satisfactoria, separar tareas y entregarlas a los

destinatarios apropiados. (Usuarios, biblioteca).

Biblioteca del centro de datos: Consiste en tres bibliotecas:

Biblioteca de cintas: Todos los archivos necesarios para el

procesamiento de una tarea son identificados, facilitando la tarea de

reunir y verificar archivos.

Biblioteca de programas: Los programas y procedimientos se usan

para hacer adiciones y cambios a los programas y otras funciones

fáciles de efectuar.

Biblioteca de Documentación: Como en el caso de los programas

y datos, es necesario almacenar duplicados de la información, así

como también centralizar toda la información necesaria para realizar

una tarea.

Procesamiento por computadora: Se debe llevar un registro de las

siguientes actividades para tener un control de procesamiento:

Registro de errores y logros: Para en un futuro evitarse problemas.

Supervisar adherencia a estándares y procedimientos.

62

Supervisar uso no autorizado del equipo.

Supervisar mantenimiento preventivo.

Tener procedimientos adecuados: Para resolver problemas.

Procesamiento posterior: Se encarga de preparar y elaborar reportes.

Actividades complementarias

1.- Investigar el proceso de flujo de trabajo de un centro de computo o lugar donde

realiza su trabajo.

Cuestionario de autoevaluación

1.- Que función tiene un usuario en el flujo de trabajo

2.- Que consideraciones tomarías para el control de las salidas y entradas de los

datos

3.- En qué consiste el proceso de conversión de datos

4.- Cual es la función de una biblioteca del centro de datos

5.- En qué consiste el procesamiento de datos por computadora

Asesoría 12

4.3 PROGRAMAS DE TRABAJO Y DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS

Una metodología de trabajo se puede definir como el conjunto de

operaciones específicas, que permiten conocer con acierto la manera y secuencia

con la que deberá efectuarse un trabajo, así como estandarizar los eventos

rigurosos a los que deberán sujetarse dichas operaciones. Esto, entre otras cosas,

permite visualizar la calidad de la operación desarrollada por cada integrante, y en

consecuencia las deficiencias de los mismos.

Enfocándonos a lo que es un centro de cómputo es muy importante que al

presentarnos con la realización de un sistema, tomemos en cuenta los recursos

63

con los que debemos contar, así como con la certeza de que la distribución de

estos será la más correcta y exacta. Y de esta manera nos permite resolver más

eficazmente un sistema.

Los recursos dentro de un centro de cómputo son de los siguientes tipos:

Materiales.

Económicos.

Humanos.

Estos recursos vienen siendo los recursos de apoyo al servicio de quienes

conocen con exactitud el problema a resolver, las necesidades de información, la

justificación y los riesgos.

Los recursos materiales de que dispone un sistema están estrechamente ligados

con los recursos materiales de que disponen las unidades que intervienen en él. Al

cambiar el tipo de recursos materiales de las unidades, el sistema variará con el

fin de adaptarse a estos nuevos recursos sin que estos afecten a los objetivos

originales.

Recursos económicos: Esta distribución depende de la capacidad económica

para distribuir en la compra tanto de sistemas como de maquinaria.

En la implantación de un sistema de deben indicar los recursos humanos

necesarios para el manejo del mismo.

La variación de los recursos humanos puede repercutir en el buen funcionamiento

de la programación del sistema, por lo cual será necesario realizar los ajustes

correspondientes para que estas variaciones no intervengan en la buena

terminación y funcionamiento del sistema programado.

 

Problemas por no contar con los programas:

64

Infrautilización del tiempo disponible de proceso.

Desperdicio de horas hombre.

Poca utilización del tiempo de máquina.

El tiempo es desperdiciado debido a la ociosidad o las pocas ganas que se

tiene para dar mantenimiento a las máquinas.

Beneficios al usar programas:

Evaluación del desempeño del centro de datos.

Nivelación de la utilización de recursos.

Predecir los efectos de aumento de trabajo.

Predecir la necesidad de equipo y personal.

Algoritmos para los programas:

Firts Come Firts Serve.(Primero en llegar, primero en ser atendido).

Shortest Processing Time Firts. (Menor tiempo de procesamiento, primero

en salir).

Least Slack Time Firts. (Menor tiempo ocioso, primero en salir).

Earliest Due Time Firts. (Mayor tiempo de procesamiento, primero en salir).

Lowest Wighted Processing Time Firts. (Mayor prioridad, primero en salir).

Criterios a utilizar:

Usuario:

Mínimo de tiempo de procesamiento.

Máximo terminación temprana.

Eficiencia.

Centro de cómputo:

Atender al mayor número de procesos.

Mínimo pago por proceso.

Utilizar los recursos al máximo.

65

Cuestionario de autoevaluacion 

1.- En qué consiste los recursos materiales

2.-Cual es el problema que se presenta al no tener programas de trabajo

3.- Cual es la ventaja de usar programas de trabajos

4.- Cuales son los recursos más importantes de un centro de computo

5.- Describa los recursos de un centro de computo.

Unidad 5. Control

Objetivo particular:

Que el alumno sea capaz de comprender la importancia de tener un buen control de todas las actividades que se desarrollan en un departamento de informática.

Temario detallado5.1 Naturaleza y Puntos de Control

5.2 Control del Procesamiento de Información

5.3 Control o Garantía de Calidad de los Sistemas de Información

5.4 Auditoria de Informática como Instrumento de Control

Presentación de la unidad

Asesoría 13

66

5.1 NATURALEZA Y PUNTOS DE CONTROL

El centro de datos o sistema de información es un recurso importante y muy

valioso para la organización. Desde que se está diseñando este centro de datos,

se va estableciendo la garantía de que este recurso funcionará como es debido, y

que estará protegido contra el mal uso interno y externo.

Para lograr el manejo y el control efectivos de un sistema de información, es

necesario diseñar e implementar un conjunto de procedimientos de control que

ayuden a controlar los recursos, confiabilidad de las operaciones y la integridad

general del sistema. Los puntos de control se pueden dividir en cinco categorías

generales:

1. Control Externo.- Estas funciones de control emanan de y, son realizadas

por determinados grupos; como son los auditores y consultores

independientes, los departamentos usuarios, la dirección general, el

personal especial de control y ciertos asociados de la organización. Ellos

establecen una vigilancia independiente sobre las actividades generales del

sistema, a través de la observación y la retroalimentación.

2. Control Administrativo.- Estos controles emanan directamente de la

administración del sistema de información y son funciones administrativas

tradicionales, por ejemplo, la selección y ubicación de personal, la

delineación de responsabilidades, la descripción de tareas, el señalamiento

de estándares de ejecución, etc.

3. Control de Documentación.- Este control se refiere a todas las

comunicaciones que el analista y sus colaboradores preparan durante las

fases de desarrollo del sistema, así como a los procedimientos formales

que describen todas y cada una de las actividades que requieren las

operaciones del sistema de información.

4. Control de Procesamiento.- El control de procesamiento garantiza que los

datos se están transformando en información, en forma exacta y confiable.

67

Este tipo de control también comprende el control de entradas, de

programación, del equipo, del banco de datos y de los resultados.

5. Control de Seguridad.- El control de seguridad comprende todas las

medidas físicas y lógicas adoptadas con el fin de evitar que la operación del

sistema se interrumpa, intencionadamente o no.

Control de Procesamiento.

Controles de entrada: Las actividades de recopilación de datos representan un

subsistema vital en las operaciones generales del sistema de información. Los

controles de entrada se dividen en:

1. Diseño de formas: Cuando se requiere algún documento fuente para

recopilar datos, el formato del documento puede diseñarse de manera que

obligue a hacer los asientos en forma más legible, mediante el uso de

cuadros individuales para cada letra o cifra que deba registrarse.

2. Verificación: Los documentos fuente formulados por un solo empleado los

puede verificar otro empleado, con el fin de mejorar la exactitud. La

verificación es una operación de duplicación, de manera que dobla el costo

de la conversión de datos. Para reducir este costo, podría hacerse lo

siguiente:

Verificar únicamente ciertos campos.

Perforar por anticipado los campos que se repiten constantemente y

registrar sólo los campos variables.

Usar la programación para hacer la comprobación.

3. Totales de control: Con el fin de reducir al mínimo la pérdida de datos

cuando se transportan de un lugar a otro, lo mismo que para comprobar los

resultados de diferentes procesos, se preparan totales de control para cada

lote de datos. Por ejemplo: Un lote de documentos fuente, que pueden ser

las tarjetas de tiempo de una división de la planta, se remite al empleado de

control del sistema de información. Este empleado prepara la cinta con los

68

números de los trabajadores y con el total de horas trabajadas. Estos

totales de control se registran en una hoja de control. Los documentos

fuente se transfieren luego al departamento de perforado para convertirlos

en tarjetas. Estas tarjetas, junto con las correspondientes a otros lotes, se

convierten en cinta magnética de nóminas. Al terminar cada etapa del

procesamiento, los totales de control introducidos a esa etapa se pueden

comparar con los totales de control generados por la computadora. Esto

garantiza que se cuenta con todos los datos, hasta la terminación del

procesamiento y producción de resultados.

4. Otros controles: Durante el diseño del sistema de recopilación de datos de

entrada, se debe de considerar el empleo de dígitos de comprobación para

los códigos más importantes, como el número de cuenta del cliente, el

número de producto, el número del empleado, etc. La rotulación de archivos

de datos es otro punto de control muy importante, esto es como el nombre

del archivo, la fecha de creación, la fecha de actualización, el período de

expiración, etc.

Controles de programación: Se establecen principalmente con el objeto de

evitar el ingreso de errores a las subsecuentes actividades de procesamiento. Por

medio de los controles de programación es posible hacer que la computadora

ayude a detectar los errores de entrada y los que pueden producirse al procesar

los datos. Hay varias formas de programar la computadora para lograr el control:

Comprobación de límites o de racionalidad: Este control sirve para

identificar aquellos datos que tengan un valor superior o inferior a una

cantidad predeterminada. Este cómputo de control detecta sólo aquellos

elementos de información que quedan fuera de los límites.

Prueba aritmética: Es posible diseñar varias rutinas de cálculo para validar

el resultado de otro cálculo, o el valor de ciertos campos. Un método de

prueba aritmética es el llamado de cifras cruzadas, que significa sumar o

69

restar dos o más campos e igualar a cero el resultado comparado con el

resultado original.

Identificación: Es posible diseñar varias técnicas de identificación para

asegurarse de que los datos que se procesan son válidos. Esto puede

hacerse comparando los campos del archivo de transacciones con los

archivos maestros, o con tablas de constantes, almacenadas ya sea en el

programa mismo o en un dispositivo periférico.

Comprobación de secuencia: A menudo, los archivos se disponen en

secuencia ascendente o descendente. Las instrucciones del programa

comparan el campo de secuencia de cada registro o transacción con el

campo de secuencia del registro o transacción que le anteceden. Mediante

esta técnica, se detectar cualquier registro fuera de secuencia, evitándose

que el archivo se procese incorrectamente. Las razones normales para que

se produzca un error de secuencia son:

Uso de un archivo incorrecto.

Que no se haya efectuado la clasificación correcta.

Descomposturas de las máquinas.

Intercalación indebida.

 

Registro de errores: Una técnica fundamental de control que se usa

durante el procesamiento consiste en llevar un registro de errores, donde

aparecen todos los errores y excepciones observados en el curso del

procesamiento. Al irse identificando los errores, se registran en un archivo

especial, permitiendo que el procesamiento continúe sin interrupciones. Al

terminarse esa etapa se consulta el registro de errores, ya sea que lo haga

el operador o por medio de la computadora, decidiéndose si se continuará o

no con el procesamiento. Después, el registro de errores se envía ya sea al

departamento o grupo que prepara los elementos de entrada originales o a

un grupo de control designado especialmente dentro del sistema de

70

información, donde se corrigen los asientos, se concilian y se someten de

nuevo a procesamiento.

Otros controles de programación: La computadora se puede programar

de manera que interprete, anote y valide los rótulos de cada archivo de

datos procesado. Los códigos que utilizan dígitos de verificación se pueden

generar y validar con los controles de programación. Los totales de control

se pueden mantener y tomar para referencia en cada etapa del

procesamiento empleando la lógica de programación.

Controles del banco de datos: Los bancos de datos y los programas son la

materia prima y la savia vital del sistema de información. Por tal motivo, es

necesario establecer y observar procedimientos para protegerlos contra la pérdida

y destrucción. Si llega a haber pérdida y destrucción, deberán seguirse

procedimientos planeados previamente para reconstruir los archivos y los

programas. Mediante el empleo de controles de programación, se garantiza, hasta

cierto punto, que esos archivos y programas no se dañarán durante el proceso

normal; pero, en combinación con los administradores respectivos del sistema de

información y del banco de datos, debe ejercer un control adicional sobre los

aspectos físicos y de operación relacionados con el procedimiento y

almacenamiento de archivos de datos y programas. Es común, que los archivos y

los programas permanecen almacenados en un depósito, en espera de ser

procesados. Es aquí donde deben tomarse las medidas necesarias para

asegurarse de que no se dañarán ni se usarán indebidamente.

Las precauciones son las siguientes:

1. El lugar de almacenamiento debe estar construido a prueba de incendios.

2. Los factores ambientales, como la temperatura, la humedad y el aire, se

deben controlar adecuadamente.

3. El lugar de almacenamiento debe ser seguro.

71

4. Es preciso utilizar anillos protectores. Estos anillos de material plástico o de

metal, protegen los archivos contra la destrucción accidental.

5. La empresa puede construir o rentar lugares de almacenamiento fuera del

lugar de operación, con el fin de dar protección adicional a los archivos y

programas importantes.

El personal de operación del centro de computación, lo mismo que el encargado

de la biblioteca, siguen procedimientos de control para asegurarse de que los

archivos y programas se manejen con propiedad, y que, si alguno de ellos llega a

destruirse o a perderse accidentalmente, se habrá especificado un método para

reconstruirlo. Dichos procedimientos son los siguientes:

Todos los archivos y programas deben estar claramente rotulados y

clasificados, para su fácil identificación.

El acceso a las áreas de almacenamiento sólo se debe permitir al personal

autorizado.

Todos los archivos, programas y otros documentos importantes deben ser

proporcionados exclusivamente a las personas autorizadas para recibirlos.

Es decir, que se debe implementar un procedimiento sistemático para la

entrega y recepción de los documentos almacenados en la biblioteca. A

pesar de los procedimientos implantados, a veces se destruyen los

archivos, o bien, los datos se vuelven ilegibles, debido a diversas causas.

Para solucionar este problema, se planea una protección, es decir, un

método para reconstruir los registros perdidos.

En el caso de archivos almacenados en cinta magnética el método que más se

usa consiste en conservar los antiguos archivos maestros y de transacciones

cuando se prepara uno nuevo actualizado, a este método se le conoce como

Abuelo-Padre-Hijo, ya que en todo momento se dispone de tres versiones del

archivo. En el caso de los dispositivos almacenamiento de acceso directo, el

72

método que permite la reconstrucción de archivos consiste en vaciar

periódicamente el contenido en otro dispositivo.

Controles de salida: Se establecen como una comprobación final de la precisión

e integridad de la información procesada. Estos procedimientos son los siguientes:

1. Una inspección inicial, para detectar los errores más obvios.

2. La comunicación de los resultados se debe controlar, para asegurarse de

que sólo los reciben las personas autorizadas.

3. Los totales de control de salida se deben conciliar con los totales de control

de entrada, para asegurarse de que no se han perdido ni agregado datos

durante el procesamiento o la comunicación.

4. Todas las formas fundamentales (cheques de pago, registros de accionista,

etc.) se deben numerar previamente y controlar.

5. Pese a todas las precauciones, se introducen algunos errores. El principal

punto de control para detectarlos lo constituye el usuario, de manera que se

debe establecer un procedimiento para crear un canal de comunicación

entre el usuario y el grupo de control, con vistas al reporte sistemático de

errores e incongruencias.

Control del equipo: Se debe estar al tanto de los controles del equipo disponible

y de la forma en que funcionan. Los controles del equipo se instalan con el

propósito de detectar las fallas eléctricas y mecánicas que ocurren en la

computadora y en los dispositivos periféricos. Son de dos clases:

Revisiones y procedimientos de mantenimiento preventivo.

Probadores integrales automáticos.

 Revisiones de mantenimiento preventivo.- El mantenimiento preventivo logra

dos cosas:

73

1. Asegura el control apropiado y constante de los factores ambientales, calor,

humedad, energía, etc.

2. Previene el deterioro del rendimiento, o la falla de los diversos

componentes de la computadora, mediante un sistema en marcha, de

detección, ajuste y reparación.

Los procedimientos de mantenimiento preventivo deben seguirse de acuerdo con

un programa, de manera que los componentes críticos se revisen a diario. La

finalidad es detectar las fallas inminentes y hacer los ajustes o las reparaciones

apropiadas antes de que se produzca la falla. El propósito del mantenimiento

preventivo es disminuir las probabilidades de que se produzcan errores.

Probadores integrados.- En el interior de la computadora hay cierto número de

dispositivos automáticos de comprobación que garantizan la buena operación,

como los hay en cualquier otro sistema eléctrico. Esos dispositivos forman parte

del circuito y detectan los errores que pudieran resultar del manejo, cálculo y

transmisión de datos efectuados por los diversos componentes. Son necesarios

para asegurar que:

1. Sólo se transmita una pulsación electrónica por cada canal durante una

sola fase.

2. Que ciertos dispositivos específicos se activen y que la información recibida

en un punto determinado es la misma que se trasmitió desde otro punto.

Los dispositivos internos de prueba son estándar en muchas computadoras.

Cuando carecen de ellos, la gerencia debe exigir al vendedor que los incorpore

antes de la instalación del equipo. A continuación se presentan algunos ejemplos

de estos dispositivos:

Verificación de paridad: Los datos se calculan, y trasladan a la

computadora, con base en un esquema codificado de números binarios.

74

Cuando se efectúan determinadas operaciones, es necesario trasladar los

datos de un punto a otro. Para asegurarse de que los datos introducidos

inicialmente al sistema se han transmitido correctamente, se incorpora a la

mayoría de los sistemas computacionales un dispositivo interno auto

verificador. Además de la serie de bits con que se representan los datos, la

computadora utiliza un bit adicional (o redundante) para cada posición de

almacenamiento, se les conoce como bits de paridad o bits de verificación,

y sirven para detectar errores de circuito que causarían la supresión,

adición o destrucción de un bit, debido al mal funcionamiento del equipo. En

una máquina de paridad par, la serie codificada debe contener siempre un

número par de bits, a menos que haya un error, es decir, a menos que la

serie codificada haya perdido o tal vez ganado un bit por causa de alguna

descompostura. A la inversa, en una máquina de paridad impar, la serie

codificada deberá contener siempre un número impar de bits, a menos que

exista una descompostura.

Verificación de validez: Los números y letras se presentan por medio de

combinaciones específicas de números binarios. La representación de

estos símbolos se logra a través de diversos patrones de codificación

manejados por los circuitos del sistema computador. En un sistema simple

se pueden utilizar diversos esquemas de codificación para representar los

datos en diferentes etapas de procesamiento. La entrada a la computadora

puede hacerse usando caracteres de un esquema convirtiéndolos a otro

diferente antes de que los datos lleguen a la memoria. Una vez que los

datos de entrada están en la computadora pueden pasar por otra fase de

conversión para fines de cálculo. Puede suceder que a la salida, tengan

que pasar por una fase más de conversión.

Verificación por duplicación: Requiere que dos dispositivos

independientes efectúen la misma operación, comparando luego los

resultados. Si aparece una diferencia, es señal de que hubo error. Este

75

principio de duplicación se utiliza en muchos otros dispositivos, tanto en

entrada como de salida. El resultado se compara con los datos originales.

Si no coinciden, el sistema se detendrá o el operador será avisado a través

de la consola.

Verificación de eco: Comprueba simplemente si el dispositivo que

corresponda ha sido activado para que efectúe una determinada operación.

La CPU trasmite una señal al dispositivo de entrada o salida indicándole

que efectúe cierta operación. El dispositivo en cuestión devuelve la señal a

la CPU, donde es comprobada automáticamente para ver si se ha activado

el dispositivo apropiado.

Verificaciones diversas: El sistema de computación debe detectar otras

instrucciones no válidas, exceso de contenido y sobre flujos, divisiones

entre cero y defectos en los dispositivos de almacenamiento.

No todos los dispositivos computadores que se instalan actualmente poseen un

equipo completo de verificación. La persona responsable debe evaluar la

integridad de los dispositivos de detección de errores incorporados en los

componentes. Si se elige un equipo con un número limitado de verificadores

automáticos, aumentarán las probabilidades de que se produzcan errores debidos

a un funcionamiento incorrecto.

Controles de Seguridad.

Todo sistema de información debe contar con ciertas medidas de seguridad, sobre

todo los sistemas integrados basados en la computadora que cuentan con

dispositivos de comunicación de datos, situados en línea y accesibles a los

usuarios de toda la organización. Dichos sistemas permiten el acceso al sistema

central de computación a usuarios que, con el anterior sistema de procesamiento

por lotes, no tenían el mismo grado de accesibilidad.

76

Con el advenimiento de los sistemas integrados, determinados programas y

archivos de datos deben estar disponibles, a solicitud, no sólo para los

especialistas del sistema de información, sino también para muchos usuarios

ajenos al sistema. Estas demandas imponen la necesidad de diseñar medidas

adicionales de seguridad para el sistema de información, con el fin de asegurarse

de que únicamente las personas autorizadas tengan acceso a determinados

dispositivos, archivos, programas e informes.

El grupo de Seguridad.

En los sistemas de información más grandes y complejos, puede ser necesario

que un grupo formado por parte del personal de sistemas, o un grupo

independiente de especialistas en cuestiones de seguridad, asuma la

responsabilidad de implantar, vigilar y hacer cumplir los diversos procedimientos

de seguridad. Dicho grupo será responsable del acceso de los usuarios, del

control de dicho acceso, de la seguridad en la transmisión de datos, de la

integridad del programa y de la recuperación en caso de siniestro. En muchas

instalaciones, el analista de sistema es responsable de los puntos de control de

seguridad relacionados con el sistema que está instalando. Los puntos de control

de la seguridad se deben evaluar cuando se está diseñando el sistema.

 

El acceso por parte del Usuario.

Una forma convencional de autorizar el acceso a los archivos y programas del

sistema central de computación, consiste en asignar a cada usuario un número y

un código especiales. Así mismo, a un empleado se le permite, por medio de una

tarjeta, hacer uso del sistema de computación para el procesamiento en lotes.

Tanto el número y código del usuario, como la tarjeta del empleado, sirven de

contraseña y clave para obtener acceso a ciertos archivos, programas y otras

partes del sistema previamente especificados.

77

Accesos controlados.

Se impone cierto grado de control en el acceso, ya se trate de un sistema con

terminales o de uno que procesa por lotes. El daño y la interrupción pueden

provenir de muchas causas: de visitantes casuales que sin mala intención meten

mano en el sistema; de propios y extraños propensos al fraude, el sabotaje y el

descontento. El control del acceso al centro de computación puede lograrse

tomando ciertas precauciones, como son la colocación de vigilantes y la

implantación de procedimientos de entrada (etiquetas con el nombre, placas y

guías de los visitantes al centro de cómputo).

Modificación de Programas.

Deben establecerse procedimientos para anotar los cambios introducidos en los

programas que contiene la biblioteca. Este proceso es adecuado cuando los

cambios se efectúan por los canales normales; pero cuando no es así, el grupo de

seguridad debe de contar con un medio para detectarlos. La detección puede

lograrse haciendo que quien carga el sistema pase el control al programa de

seguridad después de efectuar la carga, pero antes de pasar el control al

programa cargado. El programa de seguridad saca un total para verificación de los

bits que componen la carga, comparándola con una tabla, previamente

almacenada, de totales correctos de verificación. La tabla es accesible únicamente

al programa de seguridad. Si hay discrepancia en la comparación, el programa se

interrumpe y se notifica al personal de seguridad.

Procedimiento de Recuperación en caso Siniestro.

La planeación basada en el sentido común, y la implantación de sencillos

procedimientos de control, pueden proteger contra la ocurrencia de muchos

desastres obvios. Algunos sistemas de computación que se han alojado en el

78

mismo edificio ocupado por una estación de radio, un túnel de viento experimental,

no tendrá nada extraño que el sistema tenga dificultades constantes debidas a

"misteriosos" descensos y aumentos súbitos de energía, esto es por la ubicación

mal planeada. Sin embargo, no siempre es posible pronosticar la posibilidad de

que ocurran determinados desastres. Por ejemplo, los fenómenos naturales, como

las inundaciones, los incendios y el viento, pueden destruir toda una instalación.

La siguiente lista contiene los registros de datos que se incluyen en los planes de

protección de algunas empresas donde se han implantado programas de

seguridad para un sistema de computación:

1. Documentación del sistema.

2. Documentación de los programas.

3. Documentación de los procedimientos de operación.

4. Tarjetas o cintas de los programas fuente.

5. Tarjetas o cintas con programas objeto.

6. Tarjetas o cintas con el lenguaje de control, para los programas de

producción.

7. Tarjetas o cintas con tablas de datos.

8. Tarjetas o discos del sistema operativo.

9. Archivo maestro de datos.

10.Archivo de transacciones.

11.Archivo de informes.

12.Originales de los manuales de la empresa.

Cuestionario de autoevaluación

1.- Cuales son los beneficios de los procedimientos de control2.- En qué consiste el control externo3.- En qué consiste el control de documentación4.- En qué consiste el control en la seguridad5.- Cual es el proceso en el control de procesamiento6.- En qué consiste el control de programación

79

Asesoría 14

5.2 CONTROL DEL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

El control del procesamiento garantiza que los datos se están transformando en

información, en forma exacta y confiable. La recopilación de datos representa el

subsistema vital de las operaciones generales de un sistema de información.

Los controles de procesamiento se dividen en controles de entrada, de

programación, de banco de datos, de salidas, de equipo.

Los controles de entrada son los diseños de formas, las verificaciones, los

totales de control, entre otros.

1. Diseño de Forma: Cuando se requiere algún documento fuente para

recopilar datos el formato del documento puede diseñarse de manera que

obligue a hacer los asientos en forma más legible, mediante el uso de

cuadros individuales para cada letra o cifra que deba registrarse.

2. Verificación: Los documentos fuentes formulados por un solo empleado

los puede verificar otro empleado, con el fin de verificar la exactitud. Al

efectuarse la operación de conversión, por ejemplo grabación en cinta o

grabación en disco, el documento puede ser verificado por el segundo

operador. El operador verificador realiza las mismas operaciones que el

original; pero su operación es comparada por la lógica de la máquina con

los asientos hechos anteriormente, marcando toda discrepancia, por medio

de mensajes que se originan desde la máquina. La verificación es una

operación de duplicación, de manera que dobla el costo de la conversión de

datos. Para reducir este costo, podría hacerse lo siguiente:

80

o Verificar únicamente ciertos campos, por ejemplo, las cantidades de

dinero y los números de cuenta, pasando por alto los domicilios,

nombres, etc.

o Marcar por anticipado los campos que se repiten constantemente y

registrar sólo los campos variables.

o Usar la programación para hacer la comprobación.

 

3. Totales de Control: Con el fin de reducir al mínimo la pérdida de datos

cuando se transportan de un lugar a otro lo mismo que para comprobar los

resultados de diferentes procesos, se preparan totales de control para cada

lote de datos. Por ejemplo, un lote de documentos fuente, que pueden ser

las tarjetas de tiempo de una división de la planta, se remite al empleado de

control de sistema de información. Este empleado prepara una cinta con los

números de trabajadores (control fragmentario) y con el total de horas

trabajadas. Estos totales de control se registran en una hoja de control. Los

documentos fuente se transfieren luego a un departamento donde se

captura la información. Esta información junto con las correspondientes a

otros lotes se convierten en cintas magnéticas de nóminas. Al terminar cada

etapa de procesamiento, los totales de control introducidos a esa etapa se

pueden comparar con los totales de control generados por la computadora.

Esto garantiza que se cuenta con todos los datos, hasta la terminación del

procesamiento y producción de resultados. Estableciendo totales de control

en el momento de introducirlos a proceso, los controles de procesamiento

restantes, ya sean manuales o programados pueden establecerse sobre la

misma base.

4. Otros controles: Durante el diseño del sistema de recopilación de datos de

entrada, el analista también debe considerar, el empleo de dígitos de

comprobación para los códigos más importantes, como son el número de

cuenta del cliente, el número de producto, el número de empleado, etc. La

rotulación de archivos de datos es otro punto de control muy importante.

81

Los rótulos contienen informes tales como el nombre de archivo, la fecha de

creación, la fecha de actualización, el período de expiración, etc.

Los diseños de formas se utilizan para obligar a hacer los asientos en una forma

más legible. La verificación se hace con el fin de verificar la exactitud. Los totales

de control se utilizan para comprobar los resultados de diferente proceso.

Otro tipo de control, es utilizar dígitos de comprobación para códigos importantes.

Los controles de programación permiten que algunas computadoras ayuden a

detectar errores durante el procesamiento. Por ejemplo, la comprobación de

límites, pruebas aritméticas, la identificación de datos válidos y el registro de

errores.

Comprobación de límites o de racionalidad.- Este control sirve para

identificar aquellos datos que tengan un valor superior o inferior a una

cantidad predeterminada. Estos límites estándar superior e inferior se

establecen mediante una investigación que realiza el analista. Esta técnica

de control detecta sólo aquellos elementos de información que quedan

fuera de los límites. He aquí algunos ejemplos de su aplicación:

 

Ningún cliente con código A podrá comprar a crédito por más de $

1,000.

Si las tarifas por hora, mínima y máxima, que se pagan a los

empleados son $ 2.50 y $ 10.50, cualquier tarifa que se salga de

esos límites estará equivocada.

 

Prueba aritmética.- Es posible diseñar varias rutinas de cálculo para

validar el resultado de otro cálculo, o el valor de ciertos campos. Un método

de prueba aritmética es el llamado de cifras cruzadas, que significa sumar o

restar dos o más campos e igualar a cero el resultado comparado con el

resultado original. Este método de control es aplicable cuando se lleva por

82

cada cuenta la suma de los cargos, la suma de los abonos y el saldo de

adelantos. Por ejemplo, en la cuenta de efectivo, si la suma de los cargos

es de $ 5000 y la suma de los abonos es de $ 4,000, el saldo de efectivo

deberá ser de $ 1,000.

Identificación.- Es posible diseñar varias técnicas de identificación para

asegurarse de que los datos que se procesan son válidos. Esto puede

hacerse comparando los campos del archivo de transacciones con los

archivos maestros, o con tablas de constantes, almacenadas ya sea en el

programa mismo o en un dispositivo periférico. Por ejemplo, cada número

de cliente asentado en el archivo de despacho de pedidos se compara con

el archivo maestro de clientes. Si no se localiza un registro maestro del

cliente, se rechaza el registro del pedido.

Comprobación de secuencias.- A menudo, los archivos se disponen en

secuencia ascendente o descendente, por ejemplo, por número de

empleado, por número de cuenta, etc. Las instrucciones del programa

compara el campo de secuencia del registro o transacciones que le

anteceden. Mediante esta técnica, se detectará cualquier registro fuera de

secuencia, evitándose que el archivo se procese incorrectamente. Las

razones normales para que se produzca un error de secuencia son:

Uso de un archivo incorrecto.

Que no se haya efectuado la clasificación correcta.

Descomposturas de las máquinas.

Intercalación indebida.

 

Registro de errores.- Una técnica fundamental de control que se usa

durante el procesamiento consiste en llevar un registro de errores donde

aparecen todos los errores y excepciones observados en el curso del

83

procesamiento. Al irse identificando los errores, se registran en un archivo

especial, permitiendo que el procesamiento continúe sin interrupción. Al

terminarse esa etapa se consulta el registro de errores, ya sea que lo haga

el operador o por medio de la computadora, decidiéndose si se continuará o

no con el procesamiento. Luego, el registro de errores se envía ya sea al

departamento o grupo que prepara los elementos de entrada originales o a

un grupo de control designado especialmente dentro del sistema de

información, donde se corrigen los asientos, se concilian y se comenten de

nuevo a procesamiento.

Otros controles de programación.- La computadora se puede programar

de manera que interprete, anote y valide los rótulos de cada archivo de

datos procesados. Los códigos que utilizan dígitos de verificación se

pueden generar y validar con los controles de programación. Por último, los

totales de control se pueden mantener y tomar para referencia en cada

etapa del procesamiento empleando la lógica de programación.

Los controles de banco de datos son establecer procedimientos que permitan

proteger los datos contra pérdida y destrucción. En caso de que llegara a ocurrir

algún accidente se debe contar con los procedimientos necesarios para reconstruir

los archivos y programas. Se debe almacenar la información en un lugar

construido a prueba de incendios, donde haya control sobre los factores

ambientales, debe ser un lugar seguro, construir o rentar un lugar fuera del centro

de cómputo, entregar información sólo a personas autorizadas, y rotular archivos y

programas.

Los bancos de datos y los programas son la materia prima y la savia vital del

sistema de información. Siendo estos factores tan fundamentales para la

operación efectiva de todo el sistema, es preciso establecer y observar

procedimientos para protegerlos contra pérdidas y destrucción. Si llega a haber

pérdidas o destrucción deberán seguirse procedimientos planeados previamente

84

para reconstruir los archivos y los programas. Mediante el empleo de controles de

programación, el analista de sistemas puede garantizar, hasta cierto punto, que

esos archivos y programas no se dañarán durante el procesamiento normal; pero,

en combinación con los administradores respectivos del sistema de información y

del banco de datos, debe ejercer un control adicional sobre los aspectos físico y

de operación relacionados con el procedimiento y almacenamiento de archivos de

datos y programas. Por lo común, los archivos y los programas permanecen

almacenados en un depósito, en espera de ser procesados. Es aquí donde deben

tomarse las medidas necesarias para asegurarse de que no se dañarán ni se

usarán indebidamente. Las precauciones son las siguientes:

1. El lugar de almacenamiento debe estar construido a prueba de incendios

para evitar grandes pérdidas ocasionadas por este tipo de siniestros.

2. Los factores ambientales, como la temperatura, la humedad y el aire, se

deben controlar adecuadamente.

3. El lugar de almacenamiento debe ser seguro, los archivos y otros

dispositivos vitales se deben almacenar en un lugar seguro. A menos que

así se haga, se podrán copiar y devolver sin que nadie se entere. Los

archivos magnéticos también se pueden dañar o distorsionar debido a la

presencia de imanes y otros dispositivos. Los imanes pueden alterar los

datos grabados en cinta magnética, circunstancia que impone la necesidad

de procurarse en un buen lugar de almacenamiento.

4. Es preciso utilizar anillos protectores. Estos anillos de material plástico o de

metal, protegen los archivos contra la destrucción accidental. Por ejemplo,

si es necesario grabar sobre un archivo de cinta, el operador le pone un

anillo protector antes de montarlo en el dispositivo de manejo de cintas. Si

se intenta grabar en una cinta que no tenga esa protección sobrevienen

circunstancias que impiden se efectúe la grabación.

85

5. La empresa puede construir o rentar lugares de almacenamiento fuera del

lugar de operación, con el fin de dar protección adicional a los archivos y

programas importantes. El personal de operación del centro de

computación, lo mismo que el encargado de la biblioteca siguen ciertos

procedimientos de control para asegurarse de que los archivos y programas

se manejen con propiedad, y que, si alguno de ellos llega a destruirse o a

perderse accidentalmente, se habrá especificado un método para

reconstruirlo. Dichos procedimientos son los siguientes:

o Todos los archivos y programas deben estar claramente rotulados y

clasificados para su fácil identificación.

o El acceso a las áreas de almacenamiento sólo se debe permitir al

personal autorizado.

o Todos los archivos, programas y otros documentos importantes

deben ser proporcionados exclusivamente a las personas

autorizadas para recibirlos. Es decir, debe implantarse un

procedimiento sistemático para la entrega y recepción de los

documentos almacenados en la biblioteca.

A pesar de los procedimientos implantados, a veces se destruyen los archivos, o

bien, los datos se vuelven ilegibles, debido a diversas causas. Para solucionar

este problema, el analista de sistemas planea una protección, es decir, un método

para reconstruir los registros perdidos. En el caso de archivos almacenados en

cinta magnética el método que más se usa consiste en conservar los antiguos

archivos maestros y de transacciones cuando se prepara uno nuevo actualizado.

A este método se le denomina del abuelo-padre-hijo, puesto que en todo momento

se dispone de tres versiones del archivo. En el caso de los dispositivos de

almacenamiento de acceso directo, el método que permite la reconstrucción de

archivos consiste en vaciar periódicamente el contenido en otro dispositivo, que es

casi siempre una cinta magnética. La frecuencia de esta operación dependerá de

86

la proporción de actividad y de la volatilidad del archivo. Por ejemplo, un archivo

maestro probablemente se protegerá con más frecuencia que un archivo histórico

típico.

En el caso de los archivos maestros clásicos de acceso directo, generalmente se

específica una protección diaria o un archivo de protección. Con la protección

diaria se simplifica la reconstrucción, puesto que el archivo protegido el día de

ayer se puede procesar con las transacciones de hoy, obteniéndose uno

actualizado. Desde luego, se sigue el mismo procedimiento aunque el archivo no

sea protegido a diario. Mientras mayor sea la frecuencia de la protección, más alto

será el costo. Igualmente, a medida que aumenta el número de dispositivos de

acceso directo, la protección diaria de todos ellos se torna menos deseable en

virtud del tiempo de UCP que se requiere para efectuarlo.

Hay que tener presente que los métodos de reconstrucción aplicables a los

archivos de datos también se pueden aplicar a la reconstrucción de planes de

programación. Por ejemplo, cada vez que se introduce un cambio en el programa

debe trasladarse el dispositivo de protección, por ejemplo, la cinta magnética, para

el caso de que se necesite la reconstrucción. En las diversas organizaciones se

siguen diferentes métodos para implantar los archivos de protección. La mayoría

de las instalaciones visitadas emplea métodos un poco diferentes para establecer

la protección diaria y para caso de desastre. No parece haber un sistema

"estándar".

 

Controles de Salida.

Debemos tener una inspección inicial para detectar los errores más obvios,

debemos asegurarnos de que sólo reciban los resultados las personas

autorizadas, los totales de control de salida deben coincidir con los totales de

control de entrada.

87

Los procedimientos de control de salida se establecen como una comprobación de

salida, se establecen como una comprobación final de la precisión e integridad de

la información procesada. Estos procedimientos son los siguientes:

1. Una inspección inicial, para detectar los errores más obvios.

2. La comunicación de los resultados se debe controlar, para asegurarse de

que sólo los reciben las personas autorizadas.

3. Los totales de control de salida se deben conciliar con los totales de control

de entrada, para asegurarse de que no se han perdido ni agregado datos

durante el procesamiento o la comunicación. Por ejemplo, el número de

registros que se envían a procesamiento debe ser igual al número de

registros procesados; o deben coincidir los totales fraccionarios o los totales

financieros, como son las percepciones netas.

4. Todas las formas fundamentales (cheques de pago, registros de acciones,

etc.) se deben numerar previamente y controlar.

5. Pese a todas las precauciones, se cuelan algunos errores. Por supuesto, el

principal punto de control para detectarlos lo constituye el usuario, de

manera que el analista de sistemas debe establecer procedimientos para

crear un canal de comunicación entre el usuario y el grupo de control, con

vistas al reporte sistemático de errores e incongruencias. El sistemático de

errores e incongruencias. El diseño de este sistema debe establecer un

circuito de retroalimentación por medio del cual el usuario pueda informar

de todos los errores al grupo de control, y éste a su vez emprenda la acción

necesaria para corregir las inexactitudes e inconsistencias observadas.

Hay otros controles de salida, como son la comprobación manual sistemática, el

muestreo estadístico manual sistemático, el muestreo estadístico, el recuento

88

físico de inventarios y el análisis de informes. Pueden crearse muchos métodos

para controlar los resultados, pero el nivel de control debe ir de acuerdo con la

sensibilidad de dichos resultados. Por ejemplo, los cheques de pago de sueldos

deben controlarse estrictamente, mientras que los informes estadísticos

departamentales requieren poco control.

 

Control de Equipo.

Los controles de equipo se establecen con el fin de detectar las fallas eléctricas y

mecánicas que ocurren en el equipo de cómputo y dispositivos periféricos. Se

deben de implementar revisiones y procedimientos de mantenimiento preventivo.

Estos tienen como objetivo hacer ajustes y reparaciones antes de que se produzca

una falla, disminuyendo así, las probabilidades de error. Los probadores integrales

automáticos garantizan el buen funcionamiento (verificación de paridad, de

validez).

 

Controles de Seguridad.

Los controles de seguridad son indispensables en todo sistema de información. Le

corresponde a la dirección general estar al tanto de y cuidar que se hagan cumplir

las medidas de seguridad. Estas medidas deben tenerse ya que si bien es cierto,

implican un alto costo no estando comparado con lo que pasaría si nos lo

tuviéramos.

Además, la administración tiene la obligación legal de establecer las medidas de

seguridad. Por ejemplo, los grupos de seguridad, que son sistemas grandes y

complejos, responsables del acceso a los usuarios, de la integridad del programa

y de la recuperación de datos en caso de un siniestro. También el acceso por

parte de los usuarios debe hacerse en base a un código especial, que

generalmente representa las clases de acceso (listas) y el área de

responsabilidad. }

89

Finalmente el acceso controlado de los visitantes casuales propios y extraños.

Propensos al fraude, el sabotaje y descontento. Esto puede prevenirse colocando

vigilantes, asignando días para las visitas, uso de gafetes, etc.

 

1.- Cual es la función de los totales de control2.- En qué consiste el control de banco de datos3.- En qué consiste el control de salida4.- Cual es el proceso en el control de procesamiento5.- En qué consiste el control de programación6.- Puntos a considerar en el control de equipo

Asesoría 15

5.3 CONTROL O GARANTÍA DE CALIDAD DE LOS SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Revisiones Técnicas Formales.

Una revisión técnica formal (RTF) es una actividad de garantía de calidad de los

sistemas de información. Los objetivos de la RTF son:

1. Describir errores en la función, la lógica o la implementación de cualquier

representación de los sistemas de información.

2. Verificar que los sistemas bajo revisión alcancen sus requisitos.

3. Garantizar que los sistemas han sido representados de acuerdo con ciertos

estándares predefinidos.

4. Conseguir un sistema desarrollado en forma uniforme.

5. Hacer que los proyectos sean más manejables.

90

También sirve como campo de entrenamiento para que el personal más joven

pueda observar los diferentes enfoques al análisis, diseño e implementación de los

sistemas. EL RTF Sirve para promover la seguridad y continuidad, ya que varias

personas se familiarizarán con partes del sistema de información, que de otro

modo, no hubieran visto. Es una clase de revisión que incluye recorridos,

inspecciones, torneo de revisiones y otras tareas de revisión técnica de los

sistemas. Cada RTF se lleva a cabo mediante una reunión y sólo tendrá éxito si es

bien planificada, controlada y atendida. La reunión de revisión

Independientemente del formato que se elija para la RTF, cualquier reunión de

revisión debe apegarse a las siguientes restricciones:

Deben convocarse a la revisión entre tres y cinco personas.

Se debe preparar por adelantado, pero sin que requiera más de dos horas

de trabajo a cada persona.

La duración de la reunión de revisión debe ser menor de dos horas.

De acuerdo a las delimitaciones anteriores, resulta obvio cada RTF se centra en

una parte específica (y pequeña) del sistema total. Por ejemplo, en lugar de

revisar un diseño completo, se hacen inspecciones para cada módulo o grupos de

módulos. Al limitarse el centro de atención del RTF la posibilidad de descubrir

errores es mayor. El centro de atención del RTF es un producto- un componente

del sistema.

El individuo que realiza el producto -productor- informa al jefe de proyecto que el

producto ha sido terminado y necesita revisarse. El jefe de proyecto contacta al

jefe de revisiones, que es el que evalúa la disponibilidad del producto, genera

copias del material del producto y las distribuye a dos o tres revisores para que se

preparen por adelantado. Estos revisores estarán una o dos horas revisando el

producto, tomando notas y familiarizándose con el trabajo. De forma concurrente

el jefe de revisión revisa el producto y establece una agenda para la reunión de

revisión. La reunión de revisión es llevada a cabo por el productor, jefe de revisión

91

y los revisores. Uno de los revisores toma el papel de registrador, es decir, la

persona que registra en forma escrita todos los sucesos importantes que se

generen.

La RTF empieza con una explicación de la agenda y una pequeña introducción por

parte del productor. Entonces el productor procede con el recorrido de inspección

del producto (explica el material), mientras que los revisores exponen sus pegas

basándose en su preparación previa.

Cuando se descubren los errores o problemas el registrador los va anotando. Al

final de la revisión, los participantes de la revisión deben decidir si:

Aceptan el producto sin posteriores modificaciones.

Rechazan el producto debido a los serios problemas encontrados (una vez

corregidos se debe realizar otra revisión).

Aceptan el producto provisionalmente (se han encontrado errores menores

que deben ser corregidos, pero no se necesita una posterior revisión).

Una vez tomada la decisión los participantes deben firmar para indicar que

participaron en la revisión y que están de acuerdo con las conclusiones. Registro e

informe de la revisión.

Durante la RTF uno de los revisores registra todas las pegas que vayan surgiendo.

Al final las resume y genera una lista de sucesos de revisión. Además prepara un

informe sumario de revisión. Dicho informe responde a tres cuestiones:

¿Qué fue revisado?

¿Quién lo revisó?

¿Qué se descubrió y cuáles son las conclusiones?

92

A continuación se muestra un formato de un informe sumario de revisión:

Informe sumario de revisión técnica Identificación de la revisión;

Proyecto: Número de revisión;

Fecha;

Lugar;

Identificación del producto;

Material revisado;

Productor;

Breve descripción;

Material Revisado: (cada elemento por separado)

1.-

2.- ... n.-

Equipo de revisión:

Nombre;

Firma

Aprobación del proyecto;

Aceptado: como está ( ) con modificaciones menores ( )

No aceptado: revisión principal ( ); revisión secundaria ( );

Revisión no terminada: (explicar)

Material adicional adjunto:

Lista de sucesos ( ),

Materiales de producción anotados ( ),

Otros (especifique).

La lista de sucesos sirve para dos propósitos:

1. Para identificar áreas problemáticas dentro del producto.

2. Servir como lista de puntos de acción que guíe al productor para realizar las

correcciones.

93

Formato de Lista de sucesos

Número de revisión:

Fecha de revisión:

Jefe de revisión:

Lista de sucesos: 1.- 2.- 3.- … n.-

Directrices para la revisión: Se deben establecer directrices para

conducir las RTF, distribuyéndolas entre los revisores para que

sean seguidas, ya que una revisión incontrolada puede ser peor

que no hacer ninguna revisión.

Estas son algunas de las directrices para las RTF:

1. Revisar el producto no el productor.- Una RTF involucra gente y egos, debe

de llevar a los integrantes a un sentimiento agradable de estar cumpliendo

con su deber. Se deben señalar los errores correctamente; el tono de la

reunión debe ser distendido y constructivo; no debe intentarse dificultar o

batallar. El jefe de revisión debe moderar la reunión para garantizar que se

mantiene un tono y una actitud adecuados.

2. Fijar una agenda y mantenerla.- No realizar la reunión a la deriva. La RTF

debe seguir un plan de trabajo concreto. El jefe debe mantener el plan de la

reunión y cortar a la gente cuando empiece a divagar.

3. Limitar el debate y las impugnaciones. Cuando un supervisor proporcione

una pega, puede no ser unánime, en lugar de discutirla registrar el hecho y

la discusión se lleve a cabo en otro momento.

4. Enunciar áreas de problemas, pero no intentar resolver cualquier problema

que se ponga de manifiesto. Una reunión no es una sesión de resolución de

problemas, se debe dejar eso al productor por si solo o con la ayuda de otra

persona.

5. Tomar notas escritas. Es conveniente que el registrador anote en una

pizarra, de forma que las declaraciones puedan ser comprobadas por los

demás revisores.

94

6. Limitar el número de participantes e insistir en la preparación anticipada. No

es conveniente un número grande de revisores, ya que puede no haber la

debida comunicación y además deben de prepararse por anticipado (el jefe

de la revisión debe pedir comentarios escritos para saber si realmente se

revisó el material).

7. Llevar a cabo un entrenamiento adecuado de los revisores. Todos los

participantes deben tener un entrenamiento formal, principalmente en

aspectos relacionados con el proceso, así como las consideraciones

psicológicas humanas que atañen a la revisión.

8. Repasar las revisiones anteriores. Las revisiones de información pueden

ser beneficiosas para descubrir problemas en el propio proceso de revisión.

El primer producto que se haya revisado puede establecer las directivas de

revisión.

METRICAS DE LA CALIDAD DEL SOFTWARE

Es difícil obtener medidas precisas acerca de la calidad del software. A

continuación se tratará un conjunto de métricas del software que se pueden aplicar

para garantizar cuantitativamente la calidad del software. En todos los casos estas

métricas representan medidas indirectas, es decir, nunca se mide realmente la

calidad del software, sino algunas de sus manifestaciones. Índices de calidad de

los sistemas de información.

Se ha desarrollado una serie de indicadores de calidad del software basados en

las características de diseño medibles para un programa de computadora,

utilizando información obtenida a partir del diseño arquitectónico y de datos para

obtener un índice de calidad de la estructura del diseño (ICED), que va de 0 a 1.

Para calcular el ICED se tienen que averiguar los siguientes valores:

S1 =Número total de módulos definidos en la arquitectura del programa.

S2 = Número de módulos cuya correcta función depende de la fuente de los

datos de entrada.

95

S3 = Número de módulos cuya correcta función depende del procesamiento

previo.

S4 = Número de elementos de una base de datos.

S5 = Número total de elemento de una base de datos únicos.

S6 = Números de segmentos de base de datos (registros diferentes u

objetos individuales.

S7 = Número de módulos con una sola entrada y una sola salida.

Una vez que se cuenta con esos valores se calculan los siguientes valores

intermedios:

Estructura del programa: D1, Si el diseño se desarrollo usando un método

característico (Diseño orientado al flujo de datos o a objetos) D1=1, en caso

contrario D1=0.

Independencia de módulos: D2= 1-(S2/S1).

Módulos no dependientes del procesamiento previo: D3= 1-(S3/S1).

Tamaño de la base de datos: D4= 1-(S5/S4).

Compartimentalización de la base de datos: D5= 1-(S6/S4).

Características de entrada/salida del módulo: D6= 1-(S7/S1).

Teniendo esos valores el ICED se calcula de la siguiente manera: ICED= i Di.

Donde i varía de 1-6, pi es el peso relativo de la importancia de cada uno de los

valores intermedios y i =1 (si todos los Di tienen el mismo peso, entonces pi =

0,167).

Se puede calcular el ICED para anteriores diseños y compararlo con un diseño en

desarrollo y si es considerablemente menor es que requerirá un posterior trabajo

de diseño y de revisión. Igualmente si se requieren hacer cambios considerables

se puede calcular el efecto de esos cambios en el ICED.

96

También se sugiere un índice de madurez de los sistemas, que proporciona una

indicación de la estabilidad de un producto (basada en los cambios que se

producen en cada versión del producto). Se determina la siguiente información:

Mt = Número de módulos en la versión actual.

Fm =Número de módulos en la versión actual que han sido modificados.

Fa = Número de módulos en la versión actual que han sido añadidos.

Fe = Número de módulos de la versión anterior que se han eliminados en la

versión actual.

El índice de madurez de los sistemas se calcula de la siguiente manera: IMS = A

medida que el IMS se aproxima a 1, el producto comienza a estabilizarse. El IMS

también se puede utilizar como métrica para la planificación de actividades del

mantenimiento. Prueba de corrección Un programa se contempla como una

secuencia de instrucciones que implementan una función determinada. En varios

puntos de la secuencia el diseñador del programa puede determinar (a partir de la

especificación) el valor correcto de las variables, el estado conveniente de la

información de control y otras relaciones internas. Por lo tanto las sentencias

seleccionadas S1, S2, ..., Sn del programa, por lo tanto se puede asegurar que

determinadas condiciones C1, C2, ..., C3 son ciertas sin excepción. Para probar la

corrección del programa, se tienen que demostrar que las sentencias del

programa que se encuentran entre las sentencias seleccionadas Si y Si+1 hacen

que la condición confirmada Ci se transforme en Ci+1.

Avanzando incrementalmente, se puede mostrar que la aplicación del programa a

la entrada producirá las condiciones de salida confirmadas al final del programa.

Un enfoque análogo se utiliza para demostrar la correspondencia entre la

especificación formal y el programa.

 

Garantía de calidad estadística.

La garantía de calidad estadística refleja una tendencia creciente en toda la

industria de establecer más cuantitativa la calidad. La garantía de calidad

estadística implica los siguientes pasos:

97

1. Se agrupa y se clasifica la información sobre los defectos existentes.

2. Se intenta encontrar la causa subyacente de cada defecto.

3. Mediante el principio de Pareto (el 80% de los defectos se pueden

encontrar en el 20% de todas las posibles causas), se aísla el 20 % (los

pocos pero vitales).

4. Una vez que se han identificado los defectos vitales, se actúa para corregir

los problemas que han producido los defectos.

Es importante tener en cuenta que la acción correctora se centra básicamente en

los defectos vitales. A medida que se corrigen las causas vitales, aparecen nuevas

candidatas en lo alto de la pila. Proceso limpio. La verificación formal de

programas (pruebas de corrección) y la SQA estadística se han combinado en una

técnica que mejora la calidad del producto de software.

Denominado proceso limpio o ingeniería del software limpia, se puede resumir de

la siguiente manera: Con el proceso limpio, se puede llevar un control de calidad

estadístico, igual que con el desarrollo de hardware limpio, la mayor prioridad del

proceso es la prevención de los defectos, más que la eliminación de defectos.

Esta primera prioridad se consigue mediante la verificación matemática (pruebas

de corrección) en lugar de la depuración de programas que se prepara para la

prueba del sistema. La siguiente prioridad es proporcionar una certificación

estadística válida de la calidad de los sistemas. La medida de la calidad viene

dada por el tiempo medio hasta que se produce el fallo.

 

Fiabilidad del software.

No hay duda que la fiabilidad de un programa de computadora es un elemento

importante de su calidad general. Si un programa falla frecuentemente en su

funcionamiento, no importa si el resto de los factores de calidad son aceptables.

La fiabilidad del software, a diferencia de otros factores de calidad, puede ser

medida o estimada mediante datos históricos o de desarrollo. La fiabilidad del

98

software se define en términos estadísticos como la probabilidad de operación

libre de fallos de un programa de computadora es un entorno determinado y

durante un tiempo específico Siempre que se habla de fiabilidad, surge una

pregunta fundamental ? qué se entiende por el término fallo ? En el contexto de

cualquier disquisición sobre calidad y fiabilidad del software, el fallo es cualquier

falla de concordancia con los requisitos del software. Incluso en esta definición

existen grados. Los fallos pueden ser simplemente desconcertantes o ser

catastróficos. Puede que un fallo sea corregido en segundos mientras que otro

lleve semanas o incluso meses. Para complicar más las cosas, la corrección de un

fallo puede llevar a la introducción de otros errores que, finalmente, lleven a más

fallos. Medidas de fiabilidad y de disponibilidad. Los primeros trabajos sobre

fiabilidad intentaron explotar las matemáticas de la teoría de fiabilidad del

hardware a la predicción de la fiabilidad del software. La mayoría de los modelos

de fiabilidad relativos al hardware van más orientados a los fallos debidos al

desajuste que a los fallos debidos a defectos del diseño. En el hardware, son más

probables los fallos debidos al desgaste físico que los fallos relativos al diseño.

Desgraciadamente para el software lo que ocurre es lo contrario. De hecho todos

los fallos del software, se producen por problemas de diseño o de implementación;

el desajuste no entra en este panorama.

Considerando un sistema basado en computadora, una sencilla medida de la

fiabilidad es el tiempo medio entre fallos (TMEF), donde: TMEF = TMDF + TMDR

TMDF Tiempo Medio De Fallo TMDR Tiempo Medio De Reparación Además de

una medida de fiabilidad debemos obtener una medida de la disponibilidad. La

disponibilidad del software es la probabilidad de que un programa funcione de

acuerdo con los requisitos en un momento dado, y se define como: La medida de

fiabilidad TMEF es igualmente sensible al TMDR que al TMDF. La medida de

disponibilidad es algo más sensible al TMDR, una medida indirecta de la facilidad

de mantenimiento del software.

 

Modelos de fiabilidad del software.

99

Para modelizar la fiabilidad del software, se deben considerar primero los

principales factores que le afecten: Introducción de fallos, eliminación de fallos y

entorno. La introducción de fallos depende principalmente de las características

del código desarrollado y de las características del proceso de desarrollo. La

característica del código más significativa es el tamaño. Entre las características

del proceso del desarrollo se encuentran las tecnologías y las herramientas de

ingeniería del software usadas, y el nivel de experiencia del personal. Se puede

desarrollar código para añadir posibilidades o para eliminar fallos. La eliminación

de fallos depende del tiempo, del perfil operativo. Como algunos los anteriores

factores son de naturaleza probabilística y se dan en el tiempo, los modelos de

fiabilidad del software generalmente se formulan en términos de procesos

aleatorios.

Los modelos de fiabilidad del software entran en dos grandes categorías:

1. Modelos que predicen la fiabilidad como una función cronológica del tiempo

(calendario).

2. Modelos que predicen la fiabilidad como una función del tiempo de

procesamiento transcurrido (tiempo de ejecución de CPU).

Se han propuesto modelos estocásticos mucho más sofisticados para la

fiabilidad del software:

Validez predictiva. La posibilidad de que el modelo prediga el

comportamiento de fallo futuro basándose en los datos obtenidos de las

fases de prueba y de operación.

Capacidad. La posibilidad de que el modelo genere datos que puedan ser

fácilmente aplicados a los esfuerzos de desarrollo de software industriales.

Calidad de suposiciones. La plausibilidad de las suposiciones en las que

se basan los fundamentos matemáticos del modelo cuando se llega a los

límites de esas suposiciones.

Aplicabilidad. El grado en que se puede aplicar un modelo de fiabilidad en

diferentes terrenos y tipos de aplicación del software.

100

Simplicidad. El grado en que el conjunto de datos que soportan el modelo

es directo; el grado en que el enfoque y las matemáticas son intuitivos; el

grado en que se puede automatizar el enfoque general.

Seguridad del software. La seguridad del software es una actividad de

garantía de calidad del software que se centra en la identificación y

evaluación de los riesgos potenciales que pueden producir un impacto

negativo en el software y hacer que falle el sistema completo.

Como parte de la seguridad del software, se puede dirigir un proceso de análisis y

modelización. Inicialmente, se identifican los riesgos y se clasifican por su

importancia y su grado de riesgo. Cuando se han identificado estos riesgos del

sistema, se utilizan técnicas de análisis para asignar su gravedad y su

probabilidad de ocurrencia. Para que se efectivo, se tiene que analizar el software

en el contexto del sistema completo. El análisis del árbol de fallos construye un

modelo gráfico de las combinaciones secuenciales y concurrentes de los sucesos

que pueden conducir a un suceso o estado del sistema peligroso. Mediante un

árbol de fallos bien desarrollado, es posible observar las consecuencias de una

secuencia de fallos interrelacionados que ocurren en diferentes componentes del

sistema. La lógica de tiempo real (LTR) construye un modelo del sistema mediante

la especificación de los sucesos y las acciones correspondientes. El modelo

suceso-acción se puede analizar mediante operaciones lógicas para probar las

valoraciones de seguridad de los componentes del sistema y su temporización. Se

pueden usar los modelos de redes de Petri para determinar los riesgos más

peligrosos. Cuando se han identificado y analizado los riesgos, se pueden

especificar requisitos del software relacionados con la seguridad. La especificación

puede contener una lista de sucesos no deseables y las respuestas del sistema

deseadas a dichos sucesos.

 

Un enfoque para la garantía de calidad del software.

Todas las organizaciones de desarrollo de software tienen algún mecanismo de

garantía de calidad. En el nivel inferior de la escala, la calidad es responsabilidad

101

únicamente del individuo que deba crear, revisar y probar el software a cualquier

nivel de conformismo. En el nivel superior de la escala, existe un grupo de SQA

que carga con la responsabilidad de establecer estándares y procedimientos para

conseguir la calidad del software y asegurar que se sigue cada uno de ellos. Antes

de institucionalizar procedimientos formales de garantía de calidad, una

organización de desarrollo de software debe adoptar procedimientos, métodos y

herramientas de ingeniería del software. Esta metodología, combinada con un

paradigma efectivo para el desarrollo de software, puede hacer mucho por mejorar

la calidad de todo el software para el desarrollo de software, además de mejorar la

calidad de todo el software desarrollado por la organización. El primer paso a dar

como parte de un decidido esfuerzo por institucionalizar los procedimientos de

garantía de calidad del software es una auditoria SQA/GCS. El estado actual de la

garantía de calidad del software y de la gestión de configuraciones del software se

evalúa examinando los siguientes puntos:

Principios.

Organización.

Interfases funcionales Beneficios SQA

Ventajas:

1. El software tendrá menos defectos latentes, resultando un menor esfuerzo y

un menor tiempo durante la prueba y el mantenimiento.

2. Se dará una mayor fiabilidad y, por lo tanto, una mayor satisfacción del

cliente.

3. Se podrán reducir los costos de mantenimiento.

4. El coste del ciclo de vida total del software disminuirá.

Desventajas:

1. Es difícil de institucionalizar en organizaciones pequeñas, en las que no

están disponibles los recursos necesarios para llevar a cabo esas

actividades.

2. Representa un cambio cultural ,y el cambio nunca es fácil.

3. Requiere un gasto que, de otro modo, nunca se hubiera destinado

explícitamente a ingeniería del software o a la garantía de calidad.

102

En un nivel fundamental, la SQA es efectiva en coste si: C3 > C1 + C2 donde C3

es el coste de los errores que aparecen sin un programa de SQA, C1 es el coste

del propio programa de SQA y C2 es el coste de los errores que no se encuentran

con las actividades de SQA. 1

 

Actividades complementarias

1.- Investigar en qué consiste la reingeniería

2.- Investigar el proceso de desarrollo de software

3.- Investigar en qué consiste el mantenimiento de software

4.- Que consideraciones se tomarían en el desarrollo de software

Asesoría 16

5.4 AUDITORIA DE INFORMÁTICA COMO INSTRUMENTO DE CONTROL

La auditoria en informática es la revisión y evaluación de los controles, sistemas,

procedimientos de informática, equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y

seguridad, para una adecuada toma de decisiones. Además evalúa los sistemas

de información en general desde sus entradas, procedimientos, controles,

archivos, seguridad y obtención de información.

Tipos de auditorias:

auditorias Internas: Operan para la misma organización propietaria del

sistema de información. Los auditores internos estudian los controles

utilizados por el sistema informático para asegurar que este realiza lo que

supuestamente debe hacer. También examinan la operación de los

103

controles de seguridad. Aunque trabajan dentro de la misma organización,

los auditores internos no reportan a la gente responsable del sistema que

auditan.

auditorias Externas: Son auditores externos que inspeccionan el sistema

para asegurar la confiabilidad sobre los datos que se producen, cuando

algo fuera de lo normal está ocurriendo, que llegara a involucrar a los

empleados de la compañía, tal como la sospecha de fraude o peculado.

Controles de Entrada.

1. Claves de transacciones, para poder introducir transacciones al sistema, es

necesario asignar una clave específica, como identificación.

2. Formas, para la entrada de datos se utilizará un documento fuente o un

formato de pantalla. "Aviso de Renuncia" Nombre del empleado, Número

del empleado, Fecha de renuncia, Motivo de la renuncia, Departamento,

Forma con títulos.

3. Verificación, Los documentos fuente preparados por un empleado pueden

ser verificados o corregidos por otro empleado para mejoras su exactitud.

4. Totales de control, Para asegurar que los datos no se hayan perdido y que

las transacciones se hayan procesado correctamente, se preparan totales

de control para un lote específico de datos.

5. Dígito de verificación, Se emplea para claves importantes.

6. Etiquetas, Contienen datos como el nombre del archivo , la fecha de

creación, la fecha de actualización, etc., ayudan para asegurar que se

monte el archivo correcto, para su procesamiento.

7. Verificación de caracteres y campos, Se verifican que los caracteres sean

los correctos: numéricos, alfabéticos o alfanuméricos. Los campos se

verifican para ver si se llenaron correctamente.

Controles de la Base de Datos.

104

El alma de las organizaciones está en los archivos y la base de datos del sistema

de información. Por lo tanto, se debe tener mucho cuidado para asegurar su

exactitud y su seguridad. Los siguientes controles proporcionan este seguro.

Controles Físicos.

Para soportar los esfuerzos y los desastres (como lo son los incendios) se debe

contar con una bóveda de almacenamiento fuertemente construida para

almacenar los archivos y los documentos que se están utilizando. Además, todos

los archivos de respaldo, los programas y otros documentos importantes se

deberán almacenar en lugares seguros fuera de las instalaciones. Los incendios,

inundaciones, robos, empleados inconformes, alborotos, alimañas, o incluso un

ataque nuclear representan peligros para los registros vitales de una organización.

Los dispositivos para protección de archivos deberán emplearse para evitar un

borrado accidental bajo condiciones de temperatura y humedad.

Control Bibliotecario

Todos los archivos se deberán almacenar en la biblioteca cuando no se están

utilizando. La función del bibliotecario debe ser independiente y estar separada de

las demás funciones. El bibliotecario deberá levantar un inventario de todos los

archivos y documentos, haciendo una lista de las personas quienes se les

asignan, su estado y la fecha y hora en que deben ser devueltos. Todos los

archivos deben contener etiquetas externas para su identificación.

Procedimientos de respaldo para archivos en cintas magnéticas.

Este sistema de respaldo con frecuencia se conoce como procedimiento de

reconstrucción de archivos de abuelo-padre-hijo. Con este procedimiento en todo

momento se dispone de 3 versiones de un archivo. El archivo A (Padre) en el ciclo

de actualización I produce el archivo B (Hijo). En el ciclo de actualización II, el

105

archivo B(Ahora un padre) produce el archivo C (hijo de B). Durante este ciclo, el

archivo A se convierte en el abuelo.

 

Procedimientos de respaldo para archivos en discos magnéticos.

En muchos sistemas existe la Ventana de respaldo entre el ciclo interactivo diario

y el ciclo nocturno de procesamiento por lotes. Con el aumento en la capacidad de

los discos y la implementación de más aplicaciones, la Ventana de respaldo se

está haciendo más flaca. Algunos sistemas han pasado del respaldo de discos

una o dos veces al día a sólo una vez a la semana, o menos frecuentemente. En

consecuencia, dichos procedimientos de respaldo dejan abierto el sistema a

mayores riesgos.

Existen varias estrategias de respaldo y recuperación para sistemas de tiempo

real en línea. Las diferencias entre estas estrategias se basan en la frecuencia de

vaciado frente al registro en bitácora, el punto óptimo está entre el vaciado y el

registro en bitácora. Vaciado y registro completos en bitácora de las transacciones

de entrada. Esta estrategia de respaldo y recuperación incluye la copia de toda la

base de datos (o grandes porciones de la misma) en un medio de respaldo. Todas

las transacciones de entrada, como indicadores de tiempo y fecha, programas y

archivos o identificadores de entidades y diversos parámetros de modificación,

que también comprenden el registro de auditoria contable, se registran en

bitácora.

 

Instantáneas de vaciado residual y registro en bitácora.

Es una alternativa a la realización periódica de vaciados completos de la base de

datos. Su propósito principal es reducir el tiempo y costo de dicha estrategia. El

vaciado residual implica el copiado de todos los registros que no han sido

modificados desde el último vaciado residual a un archivo de vaciado residual.

La bitácora de transacciones toma una "foto instantánea" de los registros

actualizados antes y después de hacer la transacción. En una recuperación de

106

avance, el sistema regresa hasta, pero sin incluir, el penúltimo vaciado residual

tomado. La base de datos se llena con las imágenes posteriores del archivo

instantáneo de transacciones, que reflejan todos los cambios efectuados a la base

de datos durante el período. Los espacios vacíos que aun permanecen

representan registros que no han sido modificados durante el período y, en

consecuencia, se llenan con el último vaciado residual.

 

Archivo diferencial.

Contiene cambios y actualizaciones a la base datos principal. La base de datos

principal no se modifica. Este archivo diferencial (D-D), pueden ocurrir

simultáneamente la reorganización y actualización del primer archivo diferencial y

de la base de datos principal Respaldo y Recuperación Dual. Involucra un

respaldo en línea. Esta estrategia proporciona 2 copias completamente separadas

de la base de datos al actualizar ambas simultáneamente. Una copia está en las

instalaciones propias; la otra se almacena fuera de las instalaciones, conectada al

procesador mediante telecomunicaciones.

Controles De Concurrencia De La Base De Datos

Cuando se comparten datos entre usuarios, se deben establecer controles de

concurrencia para asegurar la consistencia en la actualización y lectura de la base

de datos. Podría parecer que una solución clara a la destrucción de datos o a la

actualización incorrecta de valores en los procesos concurrentes consiste en

impedir el acceso a la base de datos a un usuario o proceso mientras está siendo

accesada por otro usuario. Un control ampliamente aceptado que ayuda a evitar

los problemas de concurrencia y clausura es el bloque de 2 fases.

Controles De Salida.

Los controles de salida se instalan para asegurar la exactitud, integridad,

oportunidad, y distribución correcta de la salida, ya sea que se dé en pantalla, en

107

forma impresa o en medios magnéticos. Los siguientes procedimientos de control

se refieren a la salida:

1. Se debe realizar un filtrado inicial para detectar errores obvios también

llamada Auditoria de Base de Datos.

2. La salida deberá dirigirse inmediatamente a un área controlada, y esa

distribución solamente por personas autorizadas a personas autorizadas.

3. Los totales de control de salida deberán reconciliarse con lo totales de

control de entrada para asegurar que ningún dato haya sido modificado,

perdido o agregado durante el procesamiento o la transmisión, en caso de

haber irregularidades, es decir, que no cuadren los totales de control, se

aplicarán las sanciones correspondientes, para evitar futuros errores.

4. Todas las formas vitales deberán estar prenumeradas y tener un

responsable.

5. Cualquier salida altamente delicada que no deba ser vista por el personal

del centro de cómputo deberá ser generada por un dispositivo de salida en

un lugar seguro alejado de la sala de computación.

6. Cuando se vayan a imprimir instrumentos negociables, deben realizarse

convenios de custodia dual entre el departamento de sistemas y el del

usuario para asegurar que todos los instrumentos tengan un responsable y

queden salvaguardados adecuadamente .

7. A pesar de todas las precauciones tomadas, se presentarán algunos

errores. El punto de control principal para la detección de dichos errores es,

por supuesto, el usuario. Por lo tanto, el auditor debe fijar los

procedimientos para establecer un canal entre el usuario y el grupo de

control para el reporte sistemático de la ocurrencia de errores o de

incongruencias.

Este diseño de sistemas empleará un ciclo de retroalimentación en el que los

usuarios reporten todos los errores al grupo de control, y el grupo de control a su

vez, tomará las acciones para corregir cualquier inexactitud o inconsistencia que

pudiera aparecer.

108

Controles de Documentación.

La característica general del control de la documentación es muestra al gerente,

auditor, al usuario y a otros lo que se supone que es el sistema y como debe

funcionar. Los controles de documentación cumplen con los siguientes propósitos:

Mejoran la comunicación.

Proporcionan material de referencia sobre lo que ha sucedido en el pasado.

Es una guía para el mantenimiento, modificación y recuperación de los

sistemas.

Sirve como herramienta de capacitación y educación del personal.

Reduce el impacto de la rotación del personal clave.

Consecuencias de no tener una documentación adecuada:

1. Operaciones ineficientes y no coordinadas.

2. Aumento en esfuerzos redundantes.

3. Decepción del personal de sistemas y de los usuarios.

La documentación relacionada directamente con el sistema de información

basado en computadora consta de tres tipos:

1. Documentación general de sistemas. Es una guía y proporciona reglas de

operación para los usuarios cuando interactúan con el sistema.

2. Documentación de procedimientos. Consta del manual de procedimientos el

cual introduce a todo el personal de operación, de programación y de

sistemas al plan maestro del sistema. Este manual se actualiza mediante el

empleo de guías periódicas.

3. Documentación de programas. La componen todos los documentos,

diagramas y esquemas que explican los aspectos del programa que soporta

un diseño de sistemas en particular.

Control de Hardware.

109

La mayoría de las computadoras cuentan con una variedad de características de

control automático para su buen funcionamiento. Estos controles aparecen en

forma de:

1. Controles de hardware integrado: Estos controles están construidos en

los mismos circuitos de la computadora para detección de errores que

resultan de la manipulación, cálculo o transmisión de datos por

componentes de la computadora. Ejemplos:

Verificación de paridad.

Verificación de validez.

Verificación de duplicación.

Verificación de eco.

 

2. Controles de software del proveedor: Estos controles se diseñan en el

sistema operativo y se refieren en gran parte a las operaciones de

entrada/salida. Ejemplos:

Errores de lectura/escritura.

Verificación de longitud.

Control de acceso.

Control de comparación de direcciones.

Controles de Operación de la computadora.

Todo el personal del centro de cómputo, especialmente los operadores, deben

tener una supervisión directa. Los supervisores establecen las prioridades de los

trabajos y correr el programa de trabajo de cada día, y los operadores deberán

firmar la bitácora de operación de la computadora al inicio y al final de cada turno.

El supervisor deberá solicitar reportes de todas las operaciones realizadas dentro

de su área durante el día y el auditor deberá revisar los reportes periódicamente.

El operador debe de ser el único que pueda operar la computadora; se debe tener

un control sobre los operadores cuando estos tengan accesos a cintas, discos,

programas o documentos importantes. El acceso al área de computadoras deberá

estar restringido, esto con el fin de tener un control más exacto de las operaciones

110

realizadas y las personas que las realizan. Se debe dar mantenimiento periódico al

equipo de cómputo así como a las instalaciones.

Controles de Seguridad.

Normalmente los controles de operación de la computadora no afectan al

procesamiento correcto de las transacciones tanto como los anteriores, aunque si

lo hacen de forma indirecta, ya que estos controles ayudan a asegurar normas y

elevar el desempeño en los sistemas previniendo fallas de software, hardware y

humanas. La ausencia de seguridad aumenta la probabilidad de que sucedan

entre otros percances:

Pérdida de servicios.

Pérdida de activos.

Degradación de las operaciones.

Daños al equipo, instalaciones o personal.

Revelación no autorizada de información delicada.

Los principales objetivos de los controles de la seguridad son cinco y pueden

verse más bien como niveles de control, es decir, si llegase a fallar un nivel

entonces entra en acción el nivel de control siguiente, y así sucesivamente. He

aquí estos niveles:

1. Disuadir cualquier pérdida o desastre.

2. Detectar peligros potenciales.

3. Minimizar el impacto de los desastres y pérdidas.

4. Investigar que fue lo que sucedió.

5. Recuperación.

Control de Calidad.

Es un modelo planeado y sistemático de todas las acciones necesarias para

proporcionar la confianza de que el artículo o producto se ajusta a los requisitos

técnicos establecidos.

111

La preparación de un plan de Control de Calidad del software para cada proyecto

de Software es una de las principales responsabilidades del grupo de Control de

Calidad de Software. Entre los temas que debe tocar el Plan de Control de Calidad

del Software se encuentran:

Propósito y alcances del plan.

Documentos referidos en el plan.

Estructura organizacional, tareas que se realizaran y responsabilidades

específicas relacionadas con la calidad del producto.

Documentos que se deben preparar y revisiones que deben efectuarse para

la adecuación de la documentación.

Estándares, prácticas y convenciones que se utilizarán.

Revisiones y auditorias que deben llevarse a cabo.

Un plan de admón. De la configuración que identifique a los elementos del

producto del software, controle e implante los cambios y que registre

informe los estados modificados.

Prácticas y procedimientos que se deben seguir para informar, rastrear y

resolver los problemas del software.

Herramientas y técnicas especiales que se usarán para apoyar las

actividades de control de calidad.

Métodos y facilidades que se emplearán para mantener y almacenar las

versiones controladas del software identificado.

Métodos y facilidades que servirán para proteger los medios físicos del

programa de computadora.

Suministros para garantizar la calidad del software proporcionados por

vendedores y desarrollados por subcontratistas.

Métodos y facilidades que se usarán para reunir, mantener y conservar los

registros del control de calidad.

Otras tareas desarrolladas por el personal de control de calidad son:

Desarrollo de políticas, prácticas y procedimientos.

112

Desarrollo de herramientas de pruebas y otros auxiliares para el control de

calidad.

Ejecución de las funciones de control de calidad descritas en el plan de

control de calidad de software para cada proyecto.

Ejecución y documentación de las pruebas de aceptación del producto final

para cada producto de software.

Un grupo de control de calidad realizará las siguientes funciones:

1. Durante el análisis y diseño se preparan un Plan de Verificación del

software y un Plan de prueba de aceptación. El Plan de Verificación

consiste en describir los métodos que se ocuparán para revisar que los

documentos de diseño satisfagan los requisitos, y que el código fuente sea

consistente con las especificaciones de requisitos y con la documentación

del diseño. El Plan de aceptación incluye casos de prueba, resultados

esperados y capacidades demostradas por cada caso de prueba.

2. Se realizaran auditorias en el proceso para verificar que los productos de

trabajo sean consistentes y estén completos.

3. Se realizará una auditoria funcional y una auditoria física. La funcional

reconfirma el cumplimiento de todos los requisitos. La física verifica que el

código fuente y todos los documentos asociados estén completos, sean

consistentes tanto internamente como unos con otros, y que estén listos

para enviarse.

El grupo de control de calidad trabajará con el grupo de desarrollo para obtener el

plan de pruebas del código fuente.

Un plan de prueba para el código fuente especifica:

Los objetivos de las pruebas.

Los criterios para la terminación de las pruebas.

El plan de integración del sistema.

Los métodos que se usará en módulos particulares.

113

Entradas de pruebas particulares y resultados esperados.

Existen 4 tipos de pruebas que el código fuente debe satisfacer:

1. Pruebas de función. Prueban el comportamiento exactamente dentro, sobre

y más allá de las fronteras funcionales.

2. Prueba de desempeño. Se proyectan para verificar el tiempo de respuesta

bajo cargas variables, porcentaje de tiempo empleado en varios segmentos

de programas, el rendimiento, la utilización de la memoria primaria y

secundaria, y los tráficos en los canales de datos y los enlaces de

comunicación.

3. Prueba de tensión. Se diseñan para sobrecargar un sistema de varias

maneras. - Prueba estructural. Se relacionan con el examen de la lógica

interna de procesamiento de un sistema de software.

Recorridos e Inspecciones.

Los recorridos e inspecciones se realizan para verificar la integridad, consistencia

y adecuación del producto. Recorridos: El objetivo de un recorrido es descubrir y

resaltar las áreas problemáticas. Los recorridos se pueden utilizar en cualquier

momento, durante cualquier fase de un proyecto de programación. Principios

generales para obtener el beneficio máximo de los recorridos:

El trabajo de cada quien se debe revisar en base a un calendario de

trabajo. Este enfoque asegura que todos los productos de trabajo se

revisen.

Se debe hacer hincapié en la detección de errores. Una sección de

recorrido no debe servir para corregir errores. Estos se anotan y la persona

revisada los corrige después.

Se deben atender los aspectos principales. Las sesiones de recorrido no

deben degenerar en grandes análisis de problemas menores.

114

Las sesiones de recorrido no deben durar más de dos hora. Un límite de

tiempo asegura que el encuentro no se prolongue demasiado. Se debe

asignar el tiempo suficiente para los recorridos en el calendario del

proyecto.

Las sesiones de recorrido tienen que considerarse como parte de la carga normal

de trabajo de cada participante, y no como un compromiso extra.

Inspecciones.

Las inspecciones se pueden usar a lo largo del ciclo de vida del software para

evaluar y mejorar la calidad de los diversos productos del trabajo. Un aspecto

importante de las inspecciones es que son más eficientes para encontrar errores.

Actividades complementarias

1.- Realizar resumen de la unidad2.- Determinar que controles se pueden implementar en un centro de computo3.- Determinar que controles se pueden implementar en el desarrollo de software

Cuestionario de autoevaluación

1.- En qué consiste la auditoria2.- Cual es la diferencia entre auditoría interna y externa3.- Describir puntos importantes de los controles de entrada de base de datos y controles físicos4.- Explicar cuál es el mejor proceso para realizar respaldos 5.- Cuales son las consecuencias de no tener una documentación adecuada6.- En qué consiste el control de hardware y de software

115

Unidad 6. Administración del cambio

Objetivo particular:

Que el alumno sea capaz de comprender la importancia de las actividades que se deben desarrollar para que el personal ejerza su trabajo con responsabilidad y de una manera agradable.

Temario detallado6.- Administración del cambio

6.1 Introducción

6.2 Estrés

6.3 Formas de Ejercer Autoridad

6.4 Necesidades

6.5 Motivación

Presentación de la unidad

116

Asesoría 17

6.1 INTRODUCCIÓN

El cambio se encuentra por todas partes y siempre esta presente.

Acompaña siempre al hombre en las estaciones, en su ambiente social y en sus

procesos biológicos. Desde los primeros momentos de su vida, el individuo

aprende a afrontar el cambio adaptándose a él.

El ser humano está familiarizado con el cambio, y con frecuencia se muestra muy

adaptable a él. ?Por qué, entonces, a veces se resiste al cambio en su

ambiente de trabajo?

El cambio en el trabajo es cualquier alteración que ocurre en el ambiente de

trabajo. Sus efectos pueden ejemplificarse en un experimento por medio de un

globo lleno de aire. Cuando se oprime un dedo (que representa el cambio externo)

contra un punto del globo (que representa la organización), el contorno de éste

cambia visiblemente (se forma una depresión) en el punto de contacto. En este

caso una presión externa, que representa el cambio, ha producido una desviación

evidente en el punto de contacto. Sin embargo, lo que no es tan evidente es que el

globo entero (el resto de la organización) ha sido afectado y se ha alargado un

poco. Como se aprecia en esta comparación, una generalización segura es que

toda la organización recibe un influjo cuando se cambia cualquier parte de ella. Lo

que se ha ejemplificado es una condición del equilibrio molecular.

 

También las organizaciones tienden a alcanzar el equilibrio en su estructura social.

Ello significa que la gente establece un conjunto de relaciones con su ambiente o

entorno, aprende a convivir con los demás, a realizar su trabajo y sabe lo que

puede esperar. Existe un equilibrio; los empleados son personas adaptadas.

Cuando se presenta un cambio, se ven obligadas a hacer los ajustes

117

correspondientes a medida que la organización busca otro equilibrio. Si los

empleados no logran hacer los ajustes necesarios, la organización caerá en un

estado de desequilibrio. El objetivo general humano de la administración en lo

relativo al cambio, consiste en restablecer el equilibrio del grupo y el ajuste

personal que han sido alterados por él.

Por fortuna, muchos de los cambios organizacionales que ocurren día con día son

de poca importancia. Afecta a unos cuantos, son de índole incremental y son más

o menos predecibles. Por ejemplo, a medida que evolucionan los procedimientos o

se incorporan nuevos miembros a un grupo de trabajo, el resto de los empleados

generalmente no necesita modificar todos los aspectos de su trabajo ni adquirir

comportamientos totalmente diferentes. En este caso es fácil lograr un nuevo

equilibrio. Sin embargo, una amplia diversidad de fuerzas puede ocasionar

cambios más profundos que atañen a la organización en su totalidad. Muchos de

ellos se han vuelto muy comunes, a medida que se han vuelto tan flexibles la

economía, la competencia y el ritmo del cambio tecnológico.

Ejemplo de ello son la fusión de algunas empresas, la adquisición apalancada, así

como la subsecuente reestructuración organizacional y los desastres naturales

como el derrame de petróleo o el escape de gas. Crisis como éstas, sin importar si

son positivas o negativas, exigen que los administradores guíen a los empleados

durante el choque emocional que los acompaña hasta que alcanzan un nuevo

equilibrio.

 

6.2 ESTRÉS

El estrés es un término general que se aplica a las presiones que la gente

sufre en su vida.

El estrés laboral es casi inevitable en muchos trabajos. Cuando la presión empieza

a acumularse, ocasiona un efecto negativo en nuestras emociones, en nuestro

118

proceso de pensamiento y en nuestra condición física. Si el estrés se vuelve

excesivo, los empleados presentan diversos síntomas de estrés que pueden

perjudicar su desempeño en el trabajo y su salud e incluso deteriorar su capacidad

de hacer frente al ambiente. Los que lo sufren pueden sentir nerviosismo y ser

víctimas de una preocupación crónica. A veces se tornan poco cooperativos o

consumen alcohol y drogas en forma excesiva. Aunque esos problemas también

se deben a otras causas, son síntomas comunes del estrés.

El estrés también produce trastornos físicos, porque el sistema interno del

organismo cambia para superarlo. Algunos problemas físicos aparecen al cabo de

poco tiempo, otros tienen una evolución más lenta. Cuando el estrés dura mucho

tiempo puede ocasionar además enfermedades degenerativas del corazón , lo

riñones, los vasos sanguíneos y de otras partes del cuerpo. Es, pues, importante

que el estrés, tanto en el trabajo como fuera de él, sea mantenido a un nivel

bastante bajo para que las personas puedan tolerarlo sin riesgo de trastornos o

enfermedades.

Cada vez se cuenta con más evidencia de que, en algunas situaciones, una

organización puede ser legalmente responsable del efecto psíquico y físico que el

estrés del trabajo tenga en empleados. Las condiciones inadecuadas de trabajo,

los conflictos constantes con supervisores o el hostigamiento intencional de los

compañeros algunas veces dan origen a neurosis, angustia e incluso suicidio.

El estrés puede ser temporal o a largo plazo, ligero o severo, según la duración de

sus causas, la fuerza de éstas y la capacidad de recuperación que tenga el

empleado. Si el estrés es temporal y moderado, la mayor parte de las personas

pueden controlarlo o, por lo menos, recuperarse rápidamente de sus efectos.

   

6.3 FORMAS DE EJERCER AUTORIDAD

119

La manera en que el líder ejerce la autoridad que le fue asignada, es un factor

determinante en el buen funcionamiento de una organización, debido a que es la

persona en quien recae la responsabilidad de hacer cumplir los objetivos

propuestos. Existen diferentes tipos de líderes, pero todos deben de coincidir de

alguna manera en su manera de proceder. El buen líder deberá ser exigente y

considerado, deberá atender las necesidades de sus empleados, deberá ser

responsable y deberá ser dinámico.

 

Enfoques de Contingencia hacia el estilo del Liderazgo

Indican que el estilo del liderazgo más apropiado depende de un análisis de la

naturaleza de la situación que enfrenta el líder.

Modelos de Contingencia:

Modelo de Contingencia de Fiedler.

Modelo de Liderazgo Situacional de Hersey y Blanchar.

Modelo de Contingencia de Fiedler

Este modelo se basa en la distinción previa entre orientación hacia los empleados

y hacia el trabajo, y sugiere que el estilo del liderazgo más apropiado depende de

sí la situación general es favorable, desfavorable o está en una etapa intermedia

para el líder. Muestra que la eficacia de un líder está determinada por la

interacción de la orientación hacia el empleado y tres variables situacionales como

lo son:

Las relaciones del líder con los miembros del grupo.- Están

determinadas por la manera en que el grupo acepte al líder.

La estructura del trabajo.- Refleja el grado de especificidad en que

debe realizarse una tarea.

La posición de poder del líder.- Describe el poder organizacional que

deriva de la posición que ocupa el líder. Por Ejemplo.- el poder para

contratar y despedir, para otorgar aumentos.

120

Este modelo recomienda que las relaciones entre los trabajadores y los líderes

sean óptimas para un mejor desempeño de las actividades que se llevan dentro

del Centro de Cómputo. El modelo de Fiedler, ha sido muy criticado, a pesar de

ello representó una gran contribución al análisis del estilo de liderazgo:

Por ejemplo, obliga a los gerentes a:

o Analizar su situación, el personal, el trabajo y la organización.

o Ser flexibles en la aplicación de las diversas habilidades dentro de un

estilo general de liderazgo.

o Considerar los elementos que modifican sus puestos para obtener

congruencia con el estilo que prefieran.

Modelo de Liderazgo Situacional de Hersey y Blanchar

Este modelo sugiere que el factor más importante que afecta la selección del estilo

de un líder es el Nivel de Desarrollo (madurez) del subordinado. Los gerentes

evalúan a los empleados según los criterios siguientes:

Conocimiento del puesto.

Habilidades y Capacidad.

Aceptación de Responsabilidades.

Capacidad para actuar independientemente.

La competencia para desempeñar un trabajo determinado y el compromiso para

hacerlo puede variar entre los empleados, y por lo tanto, los niveles de desarrollo

exigen respuestas diferentes de los líderes. Hersey y Blanchard utilizan una

combinación de tareas y relaciones para crear cuatro estilos principales de

liderazgo:

1. Indicar.

2. Vender.

3. Participar.

4. Delegar.

121

Esto da como resultado los diferentes estilos de liderazgo que un gerente debe de

tomar según sea la situación. Los modelos anteriores nos mostraron ?qué roles

puede tomar un líder?, ?cuál debe ser su comportamiento?, etc.,? Pero qué pasa

si no hay líderes?

 

Sustitutos del Liderazgo (Recurso/Naturaleza)

Trabajo:

o Satisfacción intrínseca.

o Retroalimentación de la tarea misma.

o Rutina, tareas predecibles.

Organización:

o Grupos unidos de trabajo.

o Planes explícitos, metas y procedimientos.

o Toma de decisión descentralizada.

Empleados

o Orientación profesional.

o Habilidad, experiencia, adiestramiento y conocimientos.

o Capacidad para autoadministrarse.

Autoliderazgo

o Es un sustituto único para el liderazgo. Sus impulsos son:

Llevar a la persona a desempeñar tareas naturalmente

motivantes.

Impulsarla a realizar un trabajo requerido pero no

naturalmente reconfortante.

El papel único de Liderazgo del Supervisor

Los supervisores son líderes que ocupan posiciones en el nivel gerencial más bajo

en las organizaciones.

122

También son el punto de contacto directo con la mayoría de los empleados de una

organización.

Existen diferentes puntos de vista del papel que puede tomar el supervisor:

Persona Clave en la Administración: Toman decisiones, controlan el

trabajo, interpretan la política de la empresa y generalmente son las

personas clave en el proceso de realización del trabajo. Están

estratégicamente localizados en la cadena de autoridad y comunicación por

lo que pueden bloquear cualquier información.

Supervisor en Posición Intermedia: Se encuentran entre la gerencia y los

empleados. Los gerentes esperan de ellos el control de la producción,

disciplina, menores desperdicios. Por otro lado los empleados esperan que

interprete sus temores y deseos ante la gerencia.

Supervisor Marginal: Quedan fuera o al margen de las principales

actividades e influencias que afectan al departamento. Son poco aceptados

por los gerentes y al mismo tiempo ignorados por los trabajadores.

Otro Trabajador: Se dice que es otro trabajador porque sigue siendo otro

empleado. El centro de la toma de decisiones está en otro lado, por lo que

los supervisores simplemente son los encargados de ver que se cumpla

con las decisiones.

Especialista en el Comportamiento: Su especialidad es el

comportamiento humano.

 Actividades complementarias1.- Explique cinco ejemplos de resistencia al cambio que se dan en el entorno laboral

Cuestionario de autoevaluación1.- Que es el cambio2.- Que resistencia al cambio en el ambiente de trabajo3.- Porque una empresa puede caer en desequilibrio4.- Cuales son las consecuencias del estrés

123

5.- Que enfermedades degenerativas puede causar el estrés6.- Cuales son las características de un buen líder7.- En que se basa el Modelo de Contingencia de Fiedler

8.- Cual es la diferencia entre los modelos de contingencia Fiedler

Y de Hersey y Blanchar

Asesoría 18

6.4 NECESIDADES

Los buenos administradores se han dado cuenta que si protegen y atienden las

necesidades de un empleado, éste será más productivo y claro está, más

eficiente.

Los cambios en el trabajo, si se presentan de manera brusca o no se manejan con

cuidado, pueden perjudicar dichas necesidades y por ello afectar de manera

considerable a los empleados.

 

Reacciones al Cambio

El cambio en el trabajo se hace más complicado por el hecho que no produce un

ajuste directo. En lugar de ello este ajuste funciona por medio de las actitudes de

los empleados para producir una reacción que está condicionada a los

sentimientos que estos últimos tienen hacia el cambio. Reacción del grupo al

cambio: Aunque cada persona interprete el cambio en forma individual,

frecuentemente muestra su apego al grupo uniéndose a él de cierta manera

uniforme, como una reacción al cambio. Básicamente el grupo reacciona con el

sentimiento de "todos estamos juntos en esta empresa, cualquier cosa que le

suceda a uno de nosotros nos afecta a todos".

 

Costos y Beneficios

124

Todos los cambios acarrean costos, por ejemplo; un nuevo procedimiento de

trabajo puede requerir la molestia de aprender nuevas maneras de hacerlo.

Temporalmente puede perturbar el trabajo y disminuir la motivación. Todo esto

representa un costo no solamente económico, sino también un costo psicológico y

social. Cada cambio hace necesario un análisis costo-beneficio muy preciso, los

cambios no se justifican a menos que los beneficios excedan sus costos. La meta

de una organización siempre será obtener más beneficios con el menor costo

posible. Casi cualquier cambio, por ejemplo, implica alguna pérdida psicológica

debido a la tensión que provoca en el individuo durante la adaptación. Las

personas reaccionan de manera distinta ante el cambio. Algunas percibirán

únicamente las ventajas o beneficios y otras verán sólo lo que el cambio les

cueste a ellas.

 

Costos Psíquicos y Salud

En algunos casos los costos psíquicos del cambio pueden ser tan fuertes que

perjudiquen la salud mental y hasta la salud física del empleado. Cada uno de

nosotros posee cierto nivel de tolerancia al cambio. Cuando se rebasa, aparecen

las respuestas relacionada con el estrés. Causando un estrés acumulativo que

finalmente llega a saturar el sistema de una persona.

 

Costos Psíquicos de la Promoción

Un tipo importante de cambio es la promoción o la transferencia. Los empleados

frecuentemente solicitan este tipo de movimientos como una forma de crecimiento

personal o para obtener reconocimientos se les pide que aprendan nuevas

habilidades y entablen nuevas amistades. Se cambian a otros papeles y a veces a

diferentes grupos de trabajo, su posición social puede cambiar también. Todas

estas acciones implican costos psíquicos porque requieren que los empleados

enfrenten nuevas situaciones.

 

Costos Psíquicos y Renunciación de los Empleados

125

Algunas de las promociones requieren cambios a otros sitios. Estos cambios

suelen representar altos costos psíquicos por que exigen mayores ajustes.

También implican cambios de las familias de los empleados, por lo que

enfrentarlos muchas veces se torna todavía más difícil. Las empresas que

necesitan reubicar a su personal han descubierto que también deben prestar

especial atención a las necesidades humanas de sus empleados con el fin de

disminuir los costos psíquicos.

 

Resistencia al Cambio

Naturaleza y efectos: La resistencia al cambio son los comportamientos del

empleado tendientes a desacreditar, retardar o impedir la realización de un cambio

en el trabajo. Los empleados se oponen al cambio porque constituye una

amenaza contra sus necesidades de seguridad, de interacción social , de estatus

o de autoestima. La percepción de la amenaza proveniente del cambio puede ser

real o imaginaria, deliberada o espontánea, grande o pequeña. Cualquiera que

sea su naturaleza, los empleados tratarán de protegerse contra los efectos del

cambio. Sus acciones pueden incluir desde quejas, morosidad intencional y

resistencia pasiva hasta ausentismo, sabotaje y lentitud en la realización del

trabajo. Todos los empleados tienden a resistirse al cambio por los costos

psíquicos que lo acompañan. Esa actitud se encuentra por igual entre gerentes y

entre trabajadores. Puede encontrarse la misma resistencia al cambio en el

oficinista y en el obrero. Es algo que no respeta ni tipo de ropa ni de trabajo. Si

bien el ser humano tiende a resistir al cambio, esas inclinaciones la contrarresta el

deseo de nuevas experiencias y de recibir los premios que acompañan al cambio.

No todos los cambios encuentran resistencia, pues algunos son buscados

activamente por los empleados. Una lección que los administradores han de

aprender es que: El cambio será un éxito o un problema, según la habilidad con

que se administre para atenuar en lo posible la resistencia. Otra lección

mencionada por el presidente de la Honeywell, es que "el cambio se realiza con

mucha lentitud y exige un alto precio en cuanto a planeación y recursos". La

126

inseguridad y el cambio son condiciones que demuestran que el efecto de la

reacción en cadena puede manifestarse en el funcionamiento de la organización.

Se trata de una situación en la que el cambio (u otra condición) que afecte

directamente a una sola persona o unas cuantas, puede llevar a una reacción de

muchos, aún de cientos o miles, porque existen en él intereses comunes. El hecho

de que un grupo sea inteligente no necesariamente significa que comprenderá

mejor y aceptará el cambio. Muchas veces sucede lo contrario en vista de que el

grupo utiliza su inteligencia para racionalizar más los motivos de su resistencia al

cambio. La inteligencia también puede utilizarse a favor o en contra del cambio, de

cómo sea introducido éste.

Clases de Resistencia. Existen tres tipos de resistencia, que producen actitudes

hacia el cambio, distintas en cada empleado. Las clases de resistencia son:

Resistencia Lógica: Con bases en el pensamiento racional y científico.

Surge del tiempo y el esfuerzo que se requiere para ajustarse al cambio,

incluyendo las labores que deben aprenderse en el nuevo empleo. Estos

representan costos reales que deben soportar los empleados. Aún cuando

a la larga el cambio puede ser favorable para ellos, los costos a corto plazo

deben pagarse primero.

Objeciones Lógicas y racionales:

Tiempo requerido para adecuarse.

Esfuerzo adicional para aprender.

Posibilidad de condiciones menos deseables.

Costos económicos del cambio.

Factibilidad técnica del cambio puesta en duda.

 

Resistencia Psicológica: De acuerdo con las emociones, los sentimientos

y las actitudes. Es lógica en términos de las actitudes y los sentimientos

individuales de los empleados respecto al cambio. Pueden temer a lo

desconocido, desconfiar del liderazgo de la gerencia, o sentir amenazada

127

su seguridad. Aún cuando la gerencia considere que no existe justificación

de esos sentimientos, éstos son reales y deben conocerse.

   Actitudes psicológicas y emocionales:

o Temor a lo desconocido.

o Escasa tolerancia al cambio.

o Desagrado hacia la gerencia u otro agente de cambio.

o Falta de confianza en otros.

o Necesidad de seguridad.

Resistencia Sociológica: Con base a los intereses y los valores del grupo.

Los valores sociales son poderosas fuerzas del ambiente a las que debe

atenderse con cuidado. Representan coaliciones políticas, valores opuestos

de los sindicatos, y aún juicios distintos de comunidades diversas. Los

administradores necesitan hacer que las condiciones del cambio sean lo

más favorables posibles para manejar con éxito las resistencias

sociológicas. Factores sociológicos; intereses de grupo:

Coalición política.

Valores de grupo de oposición.

Criterios anticuados y estrechos

Intereses establecidos.

Deseo de conservar amistades existentes.

Evidentemente, las tres clases de resistencia deben manejarse con eficiencia si se

espera que los empleados cooperen con el cambio. Si los administradores se

preocupan solamente por los aspectos técnicos y lógicos del cambio, habrá

fracasado en su responsabilidad social y humana. Si la gerencia no puede

ganarse todo el apoyo, tal vez requiera usar su autoridad; sin embargo, debe

reconocer que no siempre conviene usarla, pues de hacerlo pierde su efecto.

Posibles beneficios de la resistencia. Puede constituir un estímulo para que la

gerencia reexamine las propuestas del cambio y corrobore que son adecuadas.

128

También puede identificar áreas específicas en las que un cambio podría causar

mayores dificultades, de tal manera que la gerencia realice actividades correctivas

antes de que surjan problemas más serios.

 

Implantación Exitosa del Cambio

En vista que la gerencia es la iniciadora de muchas modificaciones, y

principalmente es responsable de llevarlas a cabo con éxito, frecuentemente se

les llama Agente de Cambio; aunque no sólo promueve el cambio, sino también lo

propicia. El grado de cambio que se necesita en la empresa depende del ambiente

en que esta funciona. Los ambientes estables requieren menos cambios, mientras

que los ambientes dinámicos exigen más. Ocasionalmente los ambientes

dinámicos pueden producir cambios tan rápidos que sorprenden a los empleados.

Algunas organizaciones también reconocen la necesidad de desarrollar la

capacidad de la gente para aprender de la experiencia del cambio. A este proceso

se le llama "aprendizaje de doble circuito". Donde el primer circuito es cuando se

refleja la información actual que se ha reunido, y el segundo es cuando se

preparan a los participantes a administrar los cambios futuros aún más

eficazmente. El conocimiento del comportamiento en la administración del cambio

mejora considerando que el cambio está constituido de los tres pasos siguientes:

Descongelamiento

Cambio

Recongelamiento

El descongelamiento significa que es preciso desechar las viejas ideas y

prácticas para aprender otras nuevas. El cambio es también el paso en que se

aprenden las nuevas ideas y prácticas, de manera que el empleado pueda pensar

y actuar en muchas formas diferentes. El recongelamiento significa que lo que se

ha aprendido se integra en la práctica cotidiana. Además de ser aceptadas

intelectualmente, las nuevas prácticas quedan incorporadas en el comportamiento

habitual. Para mostrar con más claridad los tres pasos nos será de gran utilidad la

curva de aprendizaje en la organización la cual nos señala los tres pasos

129

anteriores; dicha curva es el período de adaptación que sigue al cambio y

específicamente significa que habrá una declinación temporal de la efectividad

antes de que el grupo alcance un nuevo equilibrio. Los empleados necesitan

"descongelarse" y " recongelarse" para adaptarse al cambio, durante este período

los empleados tratan de integrarse al cambio, y es probable que sean menos

eficientes que antes. La curva del aprendizaje del cambio en la organización:

Utilización de las fuerzas del grupo. Un cambio eficiente debe dirigirse al

grupo, al igual que a los individuos. Generalmente más de una persona está

implicada, pero lo más importante es el hecho de que el grupo sea un

instrumento para atraer fuerte presión a sus miembros para que haya un

cambio en ellos. El comportamiento del individuo se aferra firmemente al

grupo al que pertenece, por lo que cualquier cambio en las fuerzas del

grupo alentará modificaciones en la conducta de cada uno de sus

miembros. La idea es ayudar al grupo a unirse con la gerencia para

propiciar el cambio deseado.

Liderazgo para el cambio. Un liderazgo inteligente refuerza el clima de

apoyo psicológico para el cambio, en tal caso, el líder presenta a éste con

base en los requerimientos impersonales de la situación, más que en las

bases personales. Las peticiones ordinarias de cambio deben estar acordes

con los objetivos y las normas de la organización, solamente un líder de

fuerte personalidad podrá utilizar razones personales para el cambio sin

provocar resistencia. Es más probable que el cambio resulte exitoso si los

líderes que los introducen tienen grandes expectativas para lograrlo. Es

decir si la meta es lograr el éxito de algún cambio éste vendrá al cabo de un

período estimado de tiempo, si por lo contrario sino se espera gran éxito,

éste no vendrá por más que el personal se esfuerce para lograrlo.

Recompensas compartidas. Otra manera de propiciar el apoyo de los

empleados al cambio es asegurarse de que ellos obtendrán la suficiente

recompensa en la nueva situación. Las recompensas a los empleados

llevan el mensaje siguiente: "Nos interesas. Queremos que tú y nosotros

130

nos beneficiemos con el cambio" .Las recompensas también proporcionan a

los empleados una sensación de que se avanza con el cambio. Tanto las

recompensas económicas como las psíquicas son útiles.

Protección a los Empleados. Además de hacer que los empleados

participen en las recompensas del cambio, debe garantizarles beneficios ya

existentes. Es esencial esa protección a sus trabajadores contra la posible

baja de ingresos originada por la introducción de nuevas tecnologías, otros

ofrecen nueva capacitación y demoran la instalación de maquinaria que

ahorre mano de obra hasta que la rotación normal de personal pueda cubrir

el despido de trabajadores. Cuando se realiza un cambio también se

garantizan los derechos de antig? las oportunidades de desarrollo y otros

beneficios.

Comunicación. La comunicación es indispensable para mejorar el apoyo al

cambio. Aún cuando solamente una o dos personas de un grupo de diez

resultarán afectadas por él, todas deben estar informadas para que se

sientan seguras y mantengan el nivel de cooperación en el grupo. La

resistencia al cambio puede reducirse ayudando a los empleados a

reconocer la necesidad de cambio, y a participar y beneficiarse de él. En

resumen, los cinco pasos que se recomiendan a la gerencia para lograr un

cambio exitoso, son:

1. Hacer solamente los cambios necesarios y útiles. Evitar cambios

innecesarios.

2. Cambiar por evolución, no por revolución (esto es, gradual, no

dramáticamente).

3. Reconocer los posibles efectos del cambio e introducirlo al mismo

tiempo que se atienden las necesidades humanas del personal.

4. Compartir con los empleados los beneficios del cambio.

5. Diagnosticar los problemas que quedan después del cambio, y

atenderlos.

131

6.5 MOTIVACIÓN

Un empleado motivado se desarrolla de forma más eficiente en su trabajo, y el

trabajo de un buen líder es darle los motivos necesarios para que el trabajador

perciba un buen ambiente en la organización, lo que le permitirá superarse.

Un modelo de motivación incluye los siguientes aspectos:

Ambiente.

Oportunidad.

Necesidades.

Tensión.

Esfuerzo.

Metas.

Comportamiento.

Incentivos.

Recompensas.

Satisfacción de necesidades.

Impulsos Motivacionales

Cada persona tiende a desarrollar ciertos impulsos motivacionales como un

producto del medio cultural en el que vive, y estos impulsos afectan la manera en

que los individuos ven sus trabajos y manejan sus vidas.

Motivación para el Logro

La motivación para el logro es el impulso que tienen algunas personas para

superar los retos y obstáculos a fin de alcanzar sus metas.

Motivación por Afiliación

132

La motivación por afiliación es un impulso por relacionarse con las personas en un

medio social. Estas personas trabajan mejor cuando los felicitan por sus

actividades favorables.

Motivación por Competencia

La motivación por competencia es un impulso por realizar un trabajo de calidad.

Estos empleados motivados por la competencia buscan dominar su trabajo,

desarrollar habilidades para la solución de problemas.

Motivación por Poder

La motivación por poder es un impulso por influir en las personas y cambiar las

situaciones. Los individuos motivados por el poder desean crear un impacto en

sus organizaciones y están dispuestos a correr riesgos para lograrlo.

Interpretación de los Modelos Motivacionales:

Micromotivación: Es la motivación en el puesto y dentro de la

organización. Se centra en la motivación dentro de una organización

individual. La idea es cambiar las condiciones dentro de la empresa a fin de

incrementar la productividad de los empleados, es decir, motivar a los

trabajadores.

Macromotivación: El área de interés que se centra en las condiciones del

medio fuera de la empresa que influyen en el desempeño en el trabajo,

básicamente es un modelo macromotivación. Este medio externo podría

tener una gran influencia sobre el desempeño, por ejemplo, apoya la

sociedad al trabajo?, o se centra en el tiempo libre como un valor

primordial? , Percibe a los trabajadores de la empresa como ambiciosos

alineados o como importantes contribuyentes de la sociedad?, Aumenta la

tasa de impuestos conforme se obtiene más dinero debido a una

promoción, con lo que se limita el poder de compra?. Todas estas

condiciones del medio afectan las recompensas que se obtienen en el

trabajo.

133

En vista de que existen dos medios(dentro y fuera de la empresa) que afectan la

motivación, ambos deben mejorarse para lograr una mayor motivación. Si las

condiciones del puesto no son atractivas, es posible que la motivación sea débil,

no importa qué tanto apoyo se reciba del medio externo; aunque también puede

ocurrir lo contrario. Si las condiciones del medio no apoyan un mejor desempeño

del puesto, la motivación tiende a ser débil, aún cuando las condiciones del puesto

sean favorables.

La gerencia no puede por si sola resolver los problemas de motivación. Debe

contar con el apoyo de la sociedad.

Actividades complementarias1.- De dos ejemplos que los cambios en el trabajo podrían afectar considerablemente a los empleados.2.- Investigar que tipos de cambios se han dado en su lugar de trabajo o entorno

Cuestionario de autoevaluación1.- De que manera está relacionada las necesidades de un empleado con su productividad y eficiencia2.- Cuales son las consecuencias que puede traer el cambio en el ambiente de trabajo.3.- Cuando un cambio es justificable4.- Cuales son las consecuencias que puede traer el cambio en la salud del empleado.5.- Que es la resistencia al cambio6.- En qué consiste la resistencia lógica7.- En qué consiste la resistencia Psicológica9.- En qué consiste la resistencia sociológica.10.- En qué consiste el descongelamiento

BIBLIOGRAFIA

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Selección y manejo de personal para el Procesamiento de Datos.Roberto A. Dickman Editorial LIMUSA.

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Schaffer, Howard. Data center operations a guide to effective planning, processing and performance 2nd edition Englewood Cliffs. Editorial Prentice Hall. (1987).

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