,, CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Por: Alberto l .uis l .óJlC'L Péra c:\winword\:ursoslpapc:rs\newciclo04 .doc

Rcv. J '1/05/05

Todo proyecto transcurre en una secuencia de fases identificable, que comienza cuando se concibe la idea, dando origen a una serie de procesos técnicos y administrativos que evolucionan según un patrón reconocible y tennina cuando, por alguna razón, dichos procesos se interrumpen en fonna definitiva y se declara que el proyecto ha tenninado. "En cada una de las fases sucesivas de un proyecto se crean productos intennedios nuevos y diferentes, siendo el producto de una fase una entrada principal de la siguiente."1 Estos productos deben ser tangibles, verificables y concretos. La figura 1.0 ilustra la totalidad del proceso. "La tasa de consumo de recursos cambia, aumentando generalmente a medida que se suceden las fases y luego decreciendo rápidamente a la terminación. La gente, las habilidades, las organiz.aciones y otros recursos involucrados en el proyecto cambian en cada fase del ciclo de vida. Al final de cada fase se da una revisión del proyecto total, la cual concluye con la autorización para proseguir con la fase siguiente, cancelar el proyecto o repetir la fase precedente. "2

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Figura l - Ciclo de vida general de un proyecto.

Aunque el ciclo de vida específico de un proyecto puede variar según el tamaño, tipo, complejidad y el área de aplicación del proyecto así como según el estilo de la organización dentro de la cual se realiza, puede definirse un ciclo de vida general aplicable a cualquier proyecto: los nombres y el número de la diferentes fases pueden cambiar, pero "típicamente" incluyen las que se muestran en la figura 1. Los proyectos comienzan cuando la organización ( o área) promotora se da cuenta de que posiblemente es necesario un proyecto, generalmente, por una de las siguientes razones:

* una demanda de mercado, • una necesidad de negocios, • un pedido de un cliente,

I Archibald, R. D., Managing High-Technology Programs and Projects, Wiley, NY, 1976, p22 2 lbid, p22

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* una respuesta a un problema, • una adelanto tecnológico, * una nueva regulación legal * una necesidad social.

Como consecuencia se inicia la Fase de Identificación en la cual se define la necesidad de un proyecto junto con su prioridad, la fecha en la cual se requiere que esté listo para operar y un estimativo de los recursos a invertir en el nuevo desarrollo. En esta fase la selección de proyectos debe ser una decisión estratégica con base en la metas, necesidades, proyectos en curso, compromisos y objetivos de largo plazo definidos para la organización. El alcance de los trabajos a realizar podrían comprender3

:

- selección de la población objetivo; - la identificación de la necesidad; - análisis de la necesidad ( problema) que el proyecto debe satisfacer; - la definición de los objetivos, (Fin del Marco Lógico), (Fecha para la cual se requiere el proyecto); - la identificación de posibles alternativas tecnológicas, económicas; - filtrado de las alternativas con el fin de identificar las más promisorias.

Para cada alternativa promisoria identificada deberá realizarse:

- análisis de los beneficios esperados; - estimativo global de recursos requeridos; - análisis de riesgos; - identificación de las posibles fuentes de financiación; - analizar factores ambientales externos tales como regulaciones del gobierno (ej. medio ambiente),

mercados potenciales y competencia; - evaluación preliminar mediante estimativos del orden de magnitud de presupuesto (-25%,+75%) y

cronograma;4

Finalmente y como entregable clave de la Fase se deberá producir:

- una " Descripción preliminar" del proyecto y si es necesario, una solicitud para que el proyecto sea incluido en el presupuesto. Se sugiere, como contenido de la Descripción Preliminar, el siguiente:

• La presentación de la organización o área promotora del proyecto y de la organi?.ación o área que lo operará a su finalización.

• Un resumen del análisis del problema, necesidad u oportunidad que dio origen al proyecto y que se pretende resolver o atender.

3 El alcance dado en este articulo, tanto para esta como para las demás fases, es sólo indicativo. Deberá precisarse en cada proyecto especl fico. 4 Esta evaluación preliminar corresponde a la etapa del ciclo de inversión llamado perfil. A este nivel se realizan los estudios de viabilidad comercial, técnica, legal, de gestión y financiero más que con el fin de calcular la rentabilidad del proyecto, con el de determinar si existe alguna razón que justifique el abandono de la idea antes de que se destinen recursos, a veces de magnitud importante, para calcular la rentabilidad a niveles más acabados de estudio, como la prefactibilidad y la factibilidad. Se basa en el uso de información secundaria - elaborada por terceros- generalmente de tipo cualitativo, en opiniones de expertos y en cifras estimadas (estimativos globales).

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• El objetivo de mayor importancia del proyecto. (Fin, sus indicadores y medios de verificación del Marco Lógico.)

• Las alternativas identificadas, presentando para cada una de ellas: estimativo preliminar de costos. cronograma provisional propuesto. las conclusiones de los estudios de viabilidad comercial, técnica, legal, de gestión y financiera a nivel de perfil.

• La propuesta para la fase de Definición en caso de que el proyecto resulte aprobado. Esto es, el alcance del trabajo, los recursos requeridos, el tiempo necesario y el presupuesto definitivo para la fase.

• Planes detallados para la gestión de alcance, costos, tiempo, recurso humano, calidad, comunicaciones, adquisiciones, riesgos y medio ambiente de la Fase de Definición.

• Documentos de soporte.

Esta fase termina con la aprobación para pasar a la fase de definición o con la terminación o aplazamiento del proyecto. A continuación viene la Fase de Definición durante la cual el Gerente de Proyecto, ( o un grupo si el proyecto es complejo), lo planea a un nivel de detalle suficiente para obtener un cronograma y un presupuesto estimados iniciales ( -10% ,+25%). Desde el punto de vista del ciclo de inversión de los proyectos esta fase abarca las etapas de prefactibilidad5 y de factibilidad6

• Comprende:

- poner en marcha el proyecto, seleccionando los participantes iniciales, organizándolos en un equipo y desarrollando el plan de comunicaciones; (EDO, Estructura Desagregada de la Organización)

- identificar los requerimientos de los implicados y revisar los objetivos del proyecto; - la definición y análisis de alternativas mediante la elaboración de los estudios de mercado, técnico,

legal, de gestión, financiero y de impacto ambiental, a nivel de prefactibilidad; - la selección de la mejor alternativa - tecnológica, económica; - la elaboración de los estudios de mercado o comercial, técnico, legai institucional, de gestión,

financiero y de impacto ambiental, a nivel de factibilidad; - definición de los objetivos Propósito y Sistema en el Marco Lógico; - efectuar diseño/planeación preliminar, (tamaño de la planta); - la definición del alcance y la estimación de las cantidades de obra; (EDT, Estructura Desagregada del

Trabajo) (Componentes en el Marco Lógico) - estimación de recursos; - estimación de costos; - la selección de las fuentes de financiación;

evaluación del proyecto ; - producir la "Propuesta de Proyecto", revaluar el marco lógico y una requisición de presupuesto,

como su entregable clave. (Dentro de la propuesta deben incluirse planes detallados para la gestión

~ La etapa de Preíactibilidad proyecta los costos y beneficios sobre la base de criterios cuantitativos, pero sirviéndose de información secundaria. (Generada por terceros, como: tasa de crecimiento de la población según el DANE, registros de importación del Banco de la República.) Su función principal consiste en recomendar la ejecución de una sola de las alternativas consideradas como viables en la fase de Identificación. 6 La Factibilidad proyecta los costos y beneficios con información primaria, esto es, tomada en la fuente que la genera.

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"

de : alcance, costos, tiempo, recurso humano, calidad, comunicaciones, adquisiciones, riesgos y medio ambiente de la Fase de Diseño Detallado.)

- la venta de la configuración básica y - la consecución de la aprobación;

La Propuesta de proyecto podría contener:

• El Márco Lógico del proyecto. • El ciclo de vida ajustado a las necesidades del proyecto específico. • El cronograma maestro o general. • Resumen del estudio de factibilidad; esto es, síntesis de las conclusiones de los estudios de

mercado, técnico, financiero, legal e institucional. • Resultados de la evaluación financiera. • Resultados de la evaluación social. • Propuesta para la Fase de Diseño Detallado, en caso de que el proyecto resulte aprobado. Esto

es, el alcance del trabajo, los recursos requeridos, el tiempo necesario y el presupuesto definitivo para la fase.

• Documentos de soporte.

Esta fase tennina con la aprobación para pasar a la fase de diseño detallado o con la terminación o aplazamiento del proyecto. Básicamente, al final de esta fase deben existir todos los elementos necesarios para que el dueño del proyecto pueda tornar la decisión de invertir o no en el mismo.

~ Si el proyecto es aprobado, pasa a la Fase de Diseño Detallado en la cual se elabora el "Plan del Proyecto". En esta fase se afina y perfecciona el diseño y por supuesto todo el plan del proyecto, incluido el Marco Lógico. La traducción del Fin, el Propósito, los componentes y sus correspondientes indicadores en un plan factible es el eslabón entre la fase de definición y la de ejecución. Comprende:

- diseño tanto del producto como del proceso para producirlo, como de las medidas que garanticen su sostenibilidad;

- especificaciones funcionales definitivas; - EDT detallada; - obtención de los permisos y licencias requeridas y, si es necesario, modificar el alcance, costo o

cronograma para cumplir con las regulaciones vigentes; - actividades necesarias para lograr los componentes de la EDT. (Actividades del marco lógico) - cronograma de actividades detallado; - planes detallados para la gestión de alcance, costos, tiempo, recurso humano, calidad,

comunicaciones, adquisiciones, riesgos y medio ambiente del proyecto; - planes de contingencia detallados, para las actividades de alto riesgo; (Supuestos del Marco Lógico) - presupuesto definitivo; (-5%, + 10%) - flujos de caja esperados; - además, y lo que es más importante, se desarrollan procedimientos y herramientas para ejecutar,

controlar y corregir las fases de ejecución y terminación del proyecto.

El documento que contiene el Plan del proyecto debería contener:

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• Carta del proyecto. • Descripción del enfoque de la administración del proyecto. (¿Cómo se manejarán las áreas de:

alcance, tiempo, costos, recursos humanos, calidad, comunicaciones, riesgos, adquisiciones y medio ambiente?).

• Declaración del alcance. • Estructura desagregada del trabajo. • Costos estimados, fechas de inicio programadas y asignación de responsabilidades hasta el nivel

de la EDT al cual se ejercerá el control. • Cronograma de referencia. • Presupuesto de referencia. • Principales hitos. • Personal clave. • Riesgos claves y respuestas planeadas para cada uno. • Sistema de seguimiento y evaluación. • Temas abiertos y decisiones pendientes.

Esta fase termina con la aprobación para seguir a la fase de ejecución o con la tenninación o aplazamiento del proyecto.

Luego de la aprobación del Plan, se entra en la Fase de Ejecución , en la cual el Equipo del proyecto realiza las actividades encaminadas a producir los Componentes' , cumpliendo con los requisitos

~ preestablecidos de costo, tiempo, calidad tal que se logre la satisfacción de los implicados.8 En esta fase el equipo administrativo del proyecto debe manejar las diferentes interrelaciones técnicas, organizacionales y personales que existen en el mismo. Comprende:

- gerenciamiento del proyecto; (Implementación, monitoreo y control) - ejecutar el trabajo; - ejecutar pruebas y puesta en servicio; - obtener la aceptación de los productos del proyecto por parte del cliente o su representante.

Finalmente, terminada la Ejecución, el proyecto llega a la Fase de Terminación, en la que se produce la entrega/recibo fonnal del proyecto y se conduce el mismo a un final ordenado. A continuación el proyecto entra en operación hasta el final de su vida útil. Consta de:

- entrada en operación; - transferencia de materiales y repuestos;

1 Son todos los productos: cualquier combinación de hardware, software, materiales procesados y servicios (obras, instalaciones, equipos instalados; estudios, manuales, programas de computador; artículos; capacitación, administración del proyecto) que debe producir el proyecto en su fase de ejecución.

, 1 Son todos y cada uno de los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados por él.

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- transferencia de tecnología. (Manuales de operación, manuales de mantenimiento, entrenamiento, etc.)

- transferencia de la responsabilidad; (Deberá entregarse informe con los pendientes en todas las áreas.) - reporte de terminación del proyecto (costos, tiempo, presupuesto, satisfacción de los implicados) - liberación de recursos; - reasignación del equipo que manejó el proyecto; - evaluación de los costos del proyecto (Puede ser necesario para determinar el costo del producto.) - evaluación ex-post; (Verifica el logro de los objetivos superiores del proyecto: (Fin, Propósito). Debe

hacerse después de que el proyecto haya estado en funcionamiento)

En la figura 2 se presentan la secuencia de las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto como una función del tiempo, en el eje horizontal. Se grafican tres curvas que indican como varían tres parámetros muy importantes de un proyecto: el nivel de influencia que los implicados tienen sobre é~ la cantidad de dinero comprometido y la cantidad de dinero que se gasta. El nivel de influencia de los responsables sobre un proyecto, va disminuyendo a medida que se avanza en su ciclo. El costo de cada fase depende del proyecto específico, pero generalmente la mayor parte del presupuesto se gasta durante la fase de ejecución. Sin embargo, el compromiso de casi todo el dinero se hace en las fases de definición y de diseño detallado, antes de hacer el trabajo "real". La Gerencia juega un papel vital durante toda la Planeación del proyecto. Nada que pueda decirse resulta suficiente para enfatizar la importancia de su participación en la definición de los objetivos, los indicadores de desempeño y la planeación del proyecto. La presión para empezar el trabajo "real" del proyecto, o sea su fase de ejecución cuanto antes, conduce la mayoría de las veces a altos costos y a la adopción de un programa riesgoso debido a que se comprometen recursos sin una planeación adecuada.

Planeaclón

ldentincación Definición

---Nivel de influencia

__,._ Dinero comprometido

-+-Dinero gastado

Diseño detallado Ejecución Tiempo

Terminación

Figura 2 - Comportamiento del dinero y la influencia en el ciclo de vida de un proyecto.

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