ANEXO 14 EHQ-PAE-SP-Q-010 REV 3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS QAQC

CONTRATO 5209394

CONSULTORIA PARA LA GERENCIA INTEGRAL DE LOS PROYECTOS A CARGO SUPERINTENDENCIA DE

PROYECTOS DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A PARA LAS

VIGENCIAS 2010 A 2013

DOCUMENTO No EHQ-PAE-SP-Q-010

ELABORÓ: N.TINJACÁ

REV 3

PROYECTO MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS CONTRAINCENDIO DE LAS PLANTAS DE LA ZONA NORTE Y

ZONA SUR DE LA VIT

ANEXO 3G

3 ACTUALIZACION IMAGEN CORPORATIVA 14-MAYO-2012 N.TINJACA C.LADINO O.RODRIGUEZ

2 EMISIÓN FINAL PARA LICITACIÓN 30-JUL-2011 N.TINJACA C.CHARRY O.RODRIGUEZ

1 CAMBIO DE FORMATO E INCLUSIÓN DE COMENTARIOS DE ECOPETROL 30-JUN-2011 N.TINJACA C.CHARRY O.RODRIGUEZ

0 EMITIDO PARA APROBACION 03-JUN-2011 N.TINJACA C.CHARRY O.RODRIGUEZ

REV DESCRIPCIÓN FECHA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

AREA DE DISTRIBUCIÓN DISTRIBUIDO POR: CMC ARCHIVO

QA/QC COMPRAS HSE PAE ITA PAE ECP MAGNÉTICO

CEJ FMR CMM JCL OLR

C:\Users\User.Cu\Desktop\SISTEMA INTEGRADO DE PROYECTOS\Documentos EHQ\PAE\ANEXO 3G -

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE CALIDAD (QA/QC)

ANEXO 3G ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE CALIDAD

(QA/QC)


CONTRATO 5209394 CONSULTORIA PARA LA GERENCIA INTEGRAL DE LOS

PROYECTOS A CARGO SUPERINTENDENCIA DE PROYECTOS DE LA VICEPRECIDENCIA DE TRANSPORTE DE ECOPETROL

S.A PARA LAS VIGENCIAS 2010 A 2013

HOJA No 2 DE 56

ANEXO 3G ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 4

2. ALCANCE 4

3. DISTRIBUCION, INTENTO DE USO Y CONSIDERACIONES REGLAMENTARIAS 5

4. GLOSARIO 5

5. CONDICIONES GENERALES 8

5.1. PARÁMETROS DE RED LINE 10

6. DOCUMENTOS DE ENTRADA PARA LA GESTIÓN 10

6.1. REQUISITOS CONTRACTUALES 10

6.2. NORMATIVIDAD APLICABLE 11

7. APREMIOS 12

8. REQUISITOS FUNDAMENTALES DE LA GESTION QAQC 14

8.1. RECURSO HUMANO “COMPROMISO Y LIDERAZGO” 14

8.2. “PLAN DE CALIDAD” QA 15

8.3. PLAN DE INSPECCION Y ENSAYO (ITP) QC 18

8.4. INFORMES QAQC 21

8.5. MEDIOS PARA EL REGISTRO Y ACEPTACION DE LA CALIDAD 22

9. RELACION DEL “PLAN DE CALIDAD” CON OTROS SISTEMAS DE GESTION 22

10. GESTION DOCUMENTAL 23

10.1. PRESENTACION, REVISION Y APROBACION DE DOCUMENTO. 23

10.2. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS. 24

10.3. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS. 24

10.4. APROBACIÓN DE REGISTROS DE PRUEBAS, ENSAYOS Y MEDICIONES. 25

10.5. PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS. 25

10.6. CONSERVACION Y ARCHIVO TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS 26

10.7. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS 27

10.8. DIVULGACION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS 27

10.9. DOSSIER DE COMPLETAMIENTO O CONSTRUCCION 27

10.10. DOSSIER DE PRECOMMISSIONING, COMMISSIONING Y PUESTA EN MARCHA 35





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

10.11. DOSSIER DE PRECOMMISSIONING AC-1. 36

10.12. DOSSIER DE COMMISSIONING HC-1. 38

11. PROCEDIMIENTOS CONSTRUCTIVOS Y DE PRUEBAS 40

12. RECURSOS 41

12.1. RECURSOS HUMANOS 41

12.2. RECURSOS TECNICOS 42

13. REQUISITOS Y ENTREGABLES 42

13.1. COMUNICACIONES CON EL CLIENTE 42

14. DISEÑO Y DESARROLLO 43

15. COMPRAS 43

16. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ANTES Y DURANTE LA EJECUCION DE ACTIVIDADES DE LIBERACION Y ENTREGA DE OBRA POR QA 46

12.1. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD QA 46

16.1. LIBERACIÓN DE OBRAS. 47

16.2. ESTABILIDAD DE LAS OBRAS. 48

17. IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD 48

18. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y PLANES DE ACCION 49

19. VALIDACION DEL PRODUCTO CONFORME 51

20. EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION 51

21. PROVEEDORES PARA PRUEBAS, MEDICION Y ENSAYOS 52

22. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y VALIDACION DE LA GESTIÓN 53

22.1. AUDITORIAS POR PARTE DEL CONTRATISTA 53

22.2. AUDITORIAS POR PARTE DEL GESTOR QAQC 54

22.3. INSPECCIONES DIARIAS 55

23. ACTUALIZACION Y DIVULGACION DEL “PLAN DE CALIDAD” 55





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

1. OBJETIVO

Definir las obligaciones del Contratista y funciones del Gestor QAQC como

representante de Ecopetrol, para garantizar el desarrollo del Proyecto bajo una

filosofía de Aseguramiento de la Calidad que satisfaga las necesidades y

expectativas del Cliente.

Asegurar que los procesos que implementen el Contratista y el Gestor QAQC, para

garantizar la conformidad y trazabilidad del producto, cumplen los requisitos de

Ecopetrol S.A., reglamentarios de Ley, Normatividad Técnica aplicable y los que se

acuerden entre las partes formalmente antes y durante el desarrollo del proyecto.

2. ALCANCE

Esta especificación tiene como alcance el proyecto “MEJORAMIENTO DE LOS

SISTEMAS CONTRA INCENDIO DE LAS PLANTAS BARANOA, GALAN,

CHIMITA Y SEBASTOPOL P de O DE LA ZONA NORTE Y DE LAS PLANTAS

ORITO, GUAMUES, ALISALES Y TUMACO DE LA ZONA SUR DE

ECOPETROL, VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE” y los procesos que formen

parte durante su ejecución en el contrato EPC, (Ingeniería, procura y construcción)





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

3. DISTRIBUCION, INTENTO DE USO Y CONSIDERACIONES REGLAMENTARIAS

La distribución de este documento está confinada a las compañías o empresas que

suscriban contratos y órdenes de compra y/o servicios con ECOPETROL S.A.

En el evento en que las Leyes Nacionales o Locales existentes, sean más exigentes

a lo especificado en éste documento, ellas primaran, en concordancia con las

Políticas de HSE, Calidad y Directrices Administrativas. En todos los casos el

Contratista deberá informar a ECOPETROL o su Representante principal de

cualquiera de las desviaciones a los requerimientos de esta especificación, la cual

se considera deberá cumplir con las leyes nacionales de la República de Colombia,

o locales dentro de los Territorios de influencia del proyecto.

4. GLOSARIO

• As Built: Documento de ingeniería donde se refleja la configuración real y sus

dimensiones como quedó instalado en el campo

• Certificado de Transferencia de Responsabilidad (HC-1): Es una certificación

emitida oficialmente por la Autoridad de Comisionamiento de ECOPETROL

S.A., para transferir la responsabilidad de un sistema o una parte de él, al

propietario o al operador (donde aplique).

• Certificado de Aceptación AC-1: Es un documento emitido por el contratista de

construcción y el coordinador de Precomisionamiento asegurando que las

actividades de inspección, calibración y pruebas en frío de un sistema ha

finalizado y que los equipos están listos para ejecutar las pruebas funcionales.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

Cuando estas actividades se han terminado entonces se considera que el

completamiento mecánico ha terminado.

• Certificación: Documento emitido por un funcionario autorizado para validar el

cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos.

• Construcción: Etapa que comprende las actividades de manufactura,

instalación, montaje, inspección y pruebas no destructivas.

• Cumplimiento: Aseguramiento de que el producto o servicio alcanza los

requerimientos de las especificaciones, normas e ingeniería establecidas.

• Dossier de Construcción: Documento que registra las actividades de

adquisición de materiales, fabricación, montaje, pruebas y ensayos no

destructivos, aplicables a cada proyecto.

• END: Ensayos no destructivos.

• HSE: Salud, Seguridad, Medio Ambiente.

• Matriz de Certificación: Es una base de datos en donde se registra la siguiente

información

• Los sistemas y su identificación (nemotecnia),

• Cantidad mínima de pruebas y certificados,

• Fecha de elaboración de certificados

• Teniendo actualizada esta base de datos podemos tener el estado de

certificación en la ejecución del proyecto.

• PDT: Programa Detallado de Trabajo.

• Pregunta Técnica (TQ): Documento en el cual se solicita información y

aprobación sobre una desviación a una norma, una especificación, un plano,

o un estándar.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• Estabilidad: Se presenta estabilidad cuando un sistema trabaja normalmente

sin presentar fallas, esta se da en el tiempo, una modificación

razonablemente pequeña de las condiciones iniciales no altera

significativamente el futuro de la instalación.

• Gestor Técnico. Representante de ECOPETROL (puede ser personal directo

o contratista) en cargado de asegurar el cumplimiento de las

responsabilidades contractuales del constructor en QAQC.

• Gestor QAQC. Funcionario por parte del Contratista Constructor, encargado

de Planear, coordinar y desarrollar la Gestión QAQC, y su nivel será de

acuerdo a lo establecido en el contrato de obra como supervisor, coordinador

o Gerente QAQC.

• Supervisor QAQC. Técnico con amplia experiencia en obras fundamentales

del objeto contractual, encargado de verificar el cumplimiento de los requisitos

contractuales que aseguran y evidencian la conformidad del producto.

• Coordinador QAQC. Profesional con experiencia general y específica en

obras fundamentales del objeto contractual, capaz de planear y desarrollar el

Aseguramiento y control de calidad en las obras, de tal forma que se cumplan

los requisitos contractuales.

• Gerente QAQC. Profesional con amplia experiencia en un amplio ramo de

especialidades constructivas, plenamente competente para planear y

desarrollar el Aseguramiento de Calidad en las obras, liderando grupos de

trabajo de tal forma que se cumpla con los objetivos de calidad del proyecto.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

5. CONDICIONES GENERALES

• En el presente documento se designa a ITANSUCA S.A. como gerencia del

proyecto y TECNICONTROL como representante del Cliente y/o Gestor

QAQC.

• En el presente documento se entenderá a ECOPETROL S.A como

ECOPETROL

• A la palabra “Deberá” se le entenderá como un requisito u obligación a cargo

del Contratista o el Representante del cliente, según se indique.

• El contratista deberá acatar las disposiciones emanadas de este documento y

el gestor técnico del contrato realizara el seguimiento de acuerdo a sus

obligaciones contractuales a lo especificado en este documento.

• Las siglas E.P.C. Se entenderán como: Engineering, Procurement and

Construction (Ingeniería, compras y construcción) y serán aplicables al

presente contrato en concordancia con el alcance del mismo definido en el

contrato.

• Se entenderá por hallazgos los siguientes tipos:

� Crítico. Incumplimiento a las obligaciones contractuales. Hecho

identificado por ECOPETROL o su representante en el que el Contratista

o sus empleados (incluye los subcontratistas y proveedores) incumplan las

especificaciones contractuales.

� Repetitivo. Hecho que se genera nuevamente por la(s) misma(s) causa(s).

� No atendido oportunamente. Hallazgo no atendido por el Contratista

totalmente o en los plazos acordados entre las partes.

� No eficaz. Situación en la que se identifica que la medida o plan de acción

definido para eliminar las causas del hallazgo, no ha garantizado la

corrección total del hecho, de forma tal que se dé cumplimiento cabal a los

requisitos Contractuales, legales o normativos aplicables.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• La certificación de Calidad bajo la norma ISO 9001 (Versión vigente)

presentada por el Contratista en el proceso de selección, deberá ser emitida

por un ente Acreditado por la ONAC (Organización nacional de acreditación)

si es nacional, si es extranjera por la autoridad competente en su país de

emisión y su alcance debe ser coherente con el alcance u objeto del proyecto

para el cual participa.

Si el alcance de la certificación presentada por el Contratista, es coherente de

forma parcial con el objeto del proceso de selección, el comité evaluador

decidirá su validación o no, según la criticidad de las actividades u objeto no

certificado sobre todo el marco del proyecto. El Contratista podrá aclarar

cualquier duda al respecto, por medio de notificación expedida por el ente

certificador.

• El Contratista deberá tener en obra toda la información de la Gestión QAQC

que pueda ser auditable por parte de ECOPETROL o su representante.

• El Gestor QAQC, deberá implementar las directrices del Sistema de Gestión

de la Calidad de su organización.

• Para los contratos en que aplique dentro del alcance “Ingeniería” (diseño),

esta actividad no debe de estar excluida de la certificación ISO 9001 que

presente el Contratista durante el proceso de adjudicación (numeral 7.3) y

debe de reflejarse en el alcance de la misma actividades de Ingeniería para

la(s) especialidad(es) que demande el contrato en su alcance, para poder ser

tomada en cuenta, dentro de los criterios de evaluación de la oferta.

Se considerara exclusión a esta obligación si dentro del alcance del contrato

se ha autorizado la subcontratación y el Contratista la implemente con un

tercero, para lo cual éste, debe de estar certificado bajo la Norma ISO

9001(Versión(es) vigente(s)) considerando dentro de su alcance actividades





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

de Ingeniería para la especialidad que demande el contrato y no exclusión del

numeral 7.3.

• El Contratista deberá adaptar su “Plan de Calidad” a los requerimientos

contractualmente estipulados, identificando claramente para cada Gestión los

documentos relacionados en los DPS.

5.1. PARÁMETROS DE RED LINE

En los planos y/o documentos Red Line se debe utilizar las siguientes convenciones en

colores:

• Amarillo: Para confirmar aquello que no sufrió cambio con respecto al plano o

documento aprobado para construcción.

• Rojo: Para representar los cambios efectuados a la construcción con respecto

al plano o documento aprobado última revisión

• Azul: Para representar lo que no se hizo con respecto al plano o documento

aprobado para construcción.

6. DOCUMENTOS DE ENTRADA PARA LA GESTIÓN

6.1. REQUISITOS CONTRACTUALES

• Contrato.

• Minuta del contrato.

• Especificaciones Técnicas.

• Ingeniería: Planos, esquemas.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• Documentos técnicos complementarios.

• Directrices en Procedimientos y Manuales del Cliente aplicables al contrato.

• Procedimiento de coordinación.

• Demás DPS.

6.2. NORMATIVIDAD APLICABLE

• Norma ISO 9001:2008. Requisitos del Sistema de Gestión de la calidad.

• Norma ISO 10005:2005. Directrices para los Planes de la Calidad.

• NORMA NTC ISO 10006:2003. Directrices para la Gestión de la Calidad en

Proyectos.

• NORMA NTC ISO 9004:2000. Directrices para el mejoramiento continuo.

• NORMA NTC ISO 19011:2002. Directrices para la auditoria del sistema de

Gestión de la Calidad y Sistema de Gestión Ambiental.

• Norma NTC ISO 9000:2005. Sistema de gestión de la Calidad. Fundamentos

y vocabulario.

• Normas NIO y NIP aplicable a las actividades del Proyecto.

• Normatividad Técnica referenciada en los DPS, emitida por organizaciones

internacionales, tales como: ASME, API, ASTM, ASTN, NEC, AASHTO, AGA,

AISC, ANSI, AWS, NACE, NEMA, NFPA, UL, sin limitarse a ellas.

• Normas nacionales e internacionales que garanticen las buenas prácticas de

ingeniería.

• Normas reglamentarias de orden Nacional tales como: RETIE, NSR 10, y

demás que apliquen sin limitarse a ellas.

• Normas Técnicas, de adopción idéntica por traducción respecto a su

documento de referencia por el ICONTEC (Instituto colombiano de

Normalización Técnica).





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• Job Instructions de ECOPETROL

• Job instruction N° 12 “Quality Assurance and contr ol”.

• Manual de trabajo eléctrico seguro de ECOPETROL.

• Especificaciones HSE

• ECP-DHS-R-003 Reglamento de diseño sistemas contra incendio.

• Procedimiento de auditorías de calidad de ECOPETROL.

• Anexo “Aspectos de terminación mecánica, precomissioning, comisioning y

puesta en marcha”

Nota: Se deberá implementar la versión vigente de las normas enunciadas

anteriormente y será objeto de revisión por parte del Gestor QAQC.

7. APREMIOS

Ecopetrol podrá hacer efectiva la cláusula penal de apremio al Contratista (aparte de las

demás causales señaladas en la minuta del contrato EPC) por los incumplimientos o

desviaciones no atendidas con la eficacia pertinente, para asegurar la conformidad del

producto y/o servicio a satisfacción del cliente.

Por lo anterior el “Gestor Técnico” del Contrato en campo o quien Ecopetrol o su

representante delegue para verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas y

de la Especificación QAQC por parte del Contratista, podrá emitir de manera formal

Hallazgos no conformes, documentados en los formatos acordados entre las partes

para tal fin (ver procedimiento de Coordinación).

Para el caso, todo hallazgo no conforme documentado y puesto en conocimiento del

contratista se considerara como un ENTREGABLE a cargo del Contratista.





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QA/QC

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Por lo anterior, si el Contratista no atiende de manera efectiva, a conformidad de

Ecopetrol o su representante, el hallazgo No Conforme documentado y entregado

formalmente al Contratista, Ecopetrol podrá proceder de la siguiente manera:

• Se considerará por Ecopetrol como criterio de evaluación al desempeño

periódico o definitivo del contratista, la efectividad para atender e implementar

los planes de acción derivados del análisis de causas por los hallazgos no

conformes generados. Ver procedimiento ECP-DAB-P-32-V3 Procedimiento de

Gestión de Contratistas, criterio “Cumplimiento de especificaciones técnicas”.

• Ecopetrol podrá hacer efectiva la cláusula de apremio definida en el contrato, si

durante el desarrollo del contrato no se atienden los hallazgos formales

emitidos. El Contratista tendrá 5 Días Hábiles para emitir el plan de acción o

justificar porque no acepta el hallazgo. De ratificarse el hallazgo el contratista

tendrá 2 Días hábiles para presentar el plan de acción.

• El análisis de causas y medidas correctivas definidas por el Contratista como

los tiempos de ejecución una vez sean aprobados a satisfacción de Ecopetrol,

deberán cumplirse, de no hacerlo se considera no corregido el hallazgo y

Ecopetrol podrá proceder a hacer efectiva la cláusula de apremio.

• Para el cierre y liquidación del contrato, el Contratista deberá haber cerrado

todos los hallazgos No conformes remitidos formalmente. Por lo anterior

Ecopetrol mantendrá el porcentaje de retención del valor del Contrato fijado en

la minuta del Contrato, hasta su cierre a Satisfacción.

• En los casos en que se presenten No conformidades que atenten contra la

Seguridad y Bienestar del personal, el Medio Ambiente o la Calidad del

producto o servicio y que el contratista no gestione los planes de acción que

corrijan a satisfacción oportunamente, Ecopetrol se reserva el derecho de

notificar al ente certificador sobre la situación presentada, para que este, bajo





HOJA No 14 DE 56


QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

la metodología que estime conveniente realice la verificación y validación del

Plan de Acción.

• Con la Suscripción del Contrato, el Contratista manifiesta su total acuerdo con

las obligaciones establecidas en este numeral y en especial con la aceptación

que los recursos adicionales dispuestos por ECOPETROL serán a su exclusiva

cuenta.

8. REQUISITOS FUNDAMENTALES DE LA GESTION QAQC

8.1. RECURSO HUMANO “COMPROMISO Y LIDERAZGO”

El Contratista deberá mantener desde el inicio hasta la finalización de las obras, el

liderazgo de los trabajos de Aseguramiento y Control de la Calidad, con un Gestor

QAQC, quien hace parte del Equipo mínimo de trabajo. El perfil del Gestor de QAQC

y de su equipo de trabajo, está definido en el siguiente cuadro:

CARGO CANT EDUCACION EXPERIENCIA FORMACION ESPECIFICA HABILIDADES

Profesional

QA/QC

1 Profesional

en

ingeniería

Cinco (5) Años de

experiencia general

como ingeniero, tres

(3) años de

experiencia especifica

en implementación de

sistemas de calidad

en proyectos de la

industria del petróleo

Debe contar con por

lo menos un curso de

40 horas en la norma

ISO 9001-2008 y ser

auditor interno en ISO

9001-2008.

Su dedicación será

del 100% al proyecto y

deberá tener

presencia permanente

Liderazgo,

comunicación

empatía,

predispuesto

al cambio.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

en cada una de las

plantas en ejecución.

El profesional designado, deberá realizar toda la gestión de aseguramiento y control

de calidad durante la ejecución del contrato, conforme a las normas y estándares

internacionales e internos de ECOPETROL.

Deberá demostrar liderazgo en los temas de calidad, además aportara su

experiencia para la toma de conciencia en los aspectos de calidad por parte de todo

el personal.

Deberá capacitar a todos los involucrados en el plan de calidad, además deberá

asegurar el compromiso, la competencia y certificación de sus supervisores y

personal que realice pruebas que aseguren la conformidad de los productos, el

personal deberá saber realizar e interpretar los resultados de los estándares de

estas.

El Contratista deberá mantener en los frentes de trabajo todo el control necesario

de las actividades y su pertinente Aseguramiento y gestión de la Calidad.

8.2. “PLAN DE CALIDAD” QA

El Contratista deberá documentar y presentar para comentarios y/o aprobación del

Gestor QAQC un “Plan de Calidad” que dé cumplimiento a todas las directrices

establecidas en la Norma ISO 10005:2005 aplicables a la Gestión del Contrato.

En el “Plan de Calidad” se deberá reflejar todos los documentos (procedimientos,

manuales, instructivos, formatos, etc.), bajo los cuales el Contratista garantizará el

cabal cumplimiento de las directrices definidas en la Norma ISO 10005:2005 y

deberá adjuntarlos para Revisión y comentarios del Gestor QAQC.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

El “Plan de Calidad”, deberá presentarse con las firmas del Director del Proyecto y

Gestor QAQC (responsable de la Gestión QAQC para el proyecto) por parte del

Contratista, para ser revisado y aprobado por el Cliente o su representante.

El “Plan de Calidad” debe contemplar cuando ECOPETROL así lo exija, la

implementación de sus directrices.

El “Plan de Calidad”, podrá ser presentado en fases, si así lo estima conveniente el

Contratista. Las fases podrán ser, Ingeniería (E), compras (P) y construcción (C).

El “Plan de Calidad” deberá reflejar como mínimo:

• Alcance

• Elementos de entrada

• Definir la planeación estratégica para el Proyecto (Política de calidad,

Objetivos, índices de gestión y metas).

• Definir los Procesos que el Contratista implementara durante el desarrollo del

proyecto y presentar las caracterizaciones de cada uno.

• Responsabilidades específicas del Director o Jefe de obra

• Metodología para el Control de documentos y datos y registros. Incluye

metodología para estructuración y entrega de dossiers.

• Asignación de recursos (establecer un presupuesto) para garantizar el cabal

desempeño de la Gestión QAQC. Este presupuesto en ningún caso es

adicional a la propuesta Económica que presenta el Contratista para ser

seleccionado.

• Definir los recursos logísticos (infraestructura y ambiente de trabajo),

suministros (materiales, equipos) y humanos críticos para el proyecto.

• Requisitos y entregables.

• Si es UT o Consorcio definir claramente (adjuntar acta de acuerdo) bajo qué

sistema de Gestión de la Calidad se controlará el proyecto o si se

implementara uno en particular.





HOJA No 17 DE 56


QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• Metodología para la comunicación con el cliente

• Metodología para el control del diseño y desarrollo (Ingeniería). Actividades

de revisión, verificación, validación.

• Metodología para el “Control de cambios” en la Ingeniería durante las

actividades de construcción y/o montaje

• Estrategia para la “Producción y prestación del servicio”. Incluye control de la

construcción y montaje, y procedimientos y estrategia para la Terminación

mecánica, precommissioning, commissioning y puesta en marcha (alcance

contractual).

• Identificación y trazabilidad de los productos

• Directrices para garantizar el recibo, devolución, manejo y cuidado a la

propiedad de ECOPETROL o terceros.

• Estrategia para garantizar la preservación del producto, previo su entrega

definitiva a satisfacción de ECOPETROL

• Estrategia para el manejo, control y seguimiento a las compras o suministros

críticos a cargo del Contratista.

o Definir un Plan de compras y suministros aplicable al proyecto (si es

parte del alcance contractual), el cual indique como mínimo:

o Descripción del suministro.

o Responsable del suministro.

o Intermediarios.

o Fechas de disposición en sitio de los suministros críticos

(equipos, materiales).

o Fechas de llega a puertos nacionales (aplica para suministros

de importación).

• Metodología para identificación y control del Producto no conforme.





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QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

• Metodología para el establecimiento, implementación y seguimiento a los

planes de acción.

• Metodología bajo la cual garantizara la disposición, cuidado y conformidad de

los equipos de seguimiento y medición. Incluye acreditación del laboratorio o

trazabilidad con el equipo patrón.

• Metodología para la implementación de auditorías internas al proyecto

• Metodología para elaboración y presentación de informes

El Contratista determinará, de acuerdo a su Sistema de Gestión, la manera como

presentará y cumplirá las metodologías exigidas.

El “Plan de Calidad” deberá presentarse por parte del Contratista para revisión a

más tardar 8 días calendario después de la firma del Contrato, el Gestor del

Contrato por Ecopetrol o su Representante deberá en un lapso de 8 días Calendario

revisar y emitir con comentarios o para aprobación el documento. El Contratista

deberá entregar a más tardar en la reunión de inicio del contrato o Kick off Meeting

el documento corregido, si el documento se divide en dos o más partes en esta

reunión se deberá acordar la fecha de entrega de los documentos.

8.3. PLAN DE INSPECCION Y ENSAYO (ITP) QC

El Contratista deberá documentar y presentar para comentarios y/o aprobación del

Gestor QAQC un Plan de inspección y ensayo que reúna todos los requisitos

contractuales definidos en los DPS, con el fin de garantizar la conformidad del

producto o servicio prestado.

El Plan de Inspección y Ensayo deberá referenciar como mínimo los siguientes

criterios:





HOJA No 19 DE 56


QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

Actividad: Describe la especialidad (eléctrica, mecánica, civil, instrumentación y

control) y actividad constructiva que será objeto de verificación y validación.

Prueba-ensayo-método: De acuerdo a las obligaciones definidas en las

Especificaciones Técnicas o en la Normatividad técnica aplicable, referenciar el

método, prueba o ensayo reconocido en estos, a implementar para garantizar la

conformidad del producto. Ej: Toma de densidades, Prueba hidrostática, ensayo de

compresión de concretos, medición de aislamiento, inspección visual, etc.

Variable a controlar: describe la unidad de medida a controlar. Ej: Pulgadas, PSI, %

de compactación, grados de inclinación, ohmios, integridad (condiciones

identificadas por inspección visual), etc.

Frecuencia: Define la cantidad de veces que realizará la prueba o cada cuantas

unidades la realizará. Ej: cada 240m2, cada 40m3, diaria, 100% de las unidades, etc.

Referencias técnicas aplicables: Referencia la normatividad técnica aplicable a la

prueba, ensayo o medición. Ej: ASME B31.3, NTC 396, NSR 98.

Criterio de aceptación o rechazo: Define la tolerancia o rango de aceptación del

producto, de acuerdo a los criterios definidos contractualmente o establecidos en las

normas de referencia.

Procedimiento y formato: Enuncia el procedimiento aceptado por ECOPETROL o su

representante, donde refiere la metodología que usara para garantizar la

conformidad del producto.

Equipos de medición o ensayo a usar: Describa el tipo y modelo de equipo a usar

para la medición prueba o ensayo. Ecopetrol o su representante podrá exigir la ficha

técnica del equipo y el certificado de calibración o verificación emitido por una

entidad acreditada por la ONAC o el certificado del equipo patrón usado.

Cargo responsable: Especifique el responsable de realizar la prueba, ensayo o

medición. Si es un proveedor o subcontratista referenciarlo.





HOJA No 20 DE 56


QA/QC

REV 3, 14-MAY-2012

El Contratista deberá presentar el día JUEVES para revisión y visto bueno, al Gestor

QAQC el “Programa de Inspección y ensayo” a realizar a partir del día lunes de la

semana siguiente, el cual tendrá vigencia hasta el día domingo.

El Gestor QAQC junto con el Contratista deben definir en el “Plan de Inspección y

ensayo” o en el “Programa semanal de inspección y ensayo” las siguientes

condiciones para su implementación:

• Pruebas, mediciones o ensayos que deben de contar con la presencia de un

representante del cliente para ser llevadas a cabo.

• Pruebas, mediciones o ensayos que deben de notificarse (fecha, hora, lugar)

al representante del cliente para que este determine su presencia o no.

• Pruebas, mediciones o ensayos que no requieren ser notificados al

representante del cliente para su implementación.

Para todos los casos, el reporte o registro de los resultados de las pruebas, ensayos

o medición, deberán presentar la firma de aceptación del representante de

ECOPETROL, en caso de rechazo, deberá realizarse nuevamente la prueba,

ensayo o medición.

Las actividades de Terminación Mecánica, Precommissioning, Commissioning y

Puesta en marcha deberán de referenciarse en el Plan de Inspección y ensayo,

cuando sean aplicables o presentar un procedimiento específico para cada actividad

que le aplique.

El Plan de Inspección y ensayo deberá presentarse para revisión y/o aprobación por

parte del Gestor QAQC en la reunión de inicio del contrato o Kick off Meeting.

Toda No conformidad identificada producto de una prueba, medición o ensayo

definida en el Plan de Inspección y ensayo del Contratista, deberá ser notificada por





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este al Representante del cliente documentando el hallazgo no conforme, el análisis

de causas y plan de acción pertinente.

8.4. INFORMES QAQC

El líder de la Gestión QAQC por parte del Contratista, deberá presentar un informe

semanal de la gestión desarrollada a su cargo. El formato de informe será el

acordado con el Gestor QAQC y será controlado por el Contratista.

Este informe deberá contener como mínimo los siguientes aspectos:

• Fecha de corte.

• Estado de procedimientos, manuales, instructivos y formatos. En elaboración,

revisión, corrección o aprobación.

• Pruebas implementadas. Descripción de la cantidad aceptada y/o rechazada.

• Relación de Hallazgos no conformes identificados por el Contratista y los

identificados por el representante del cliente.

• Relación Planes de Acción correctivos y preventivos.

• Recursos QAQC disponibles y retirados. Recursos humanos, técnicos

(equipos usados), logísticos, proveedores de pruebas y ensayos.

• Seguimiento al presupuesto QAQC.

• Estadísticas de los aspectos referenciados y su análisis respectivo.

• Registro fotográfico de las actividades de la semana.

• Firma del responsable, del director de obra y visto bueno de un representante

del Gestor QAQC.

El informe se deberá presentar a más tardar en la reunión sistemática de obra.

El Gestor QAQC podrá solicitar copia de este informe para su consulta y archivo.





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Como complemento al informe mensual emitido por el Programador de obra por

parte del Contratista, se adjuntará un informe resumen mensual de la gestión QAQC

que deberá contener como mínimo los aspectos referenciados para el informe

semanal.

Al finalizar el contrato, el Contratista deberá adjuntar al informe final de obra, un

informe final de la gestión QAQC que referencie como mínimo los aspectos definidos

para los informes semanal y mensual.

8.5. MEDIOS PARA EL REGISTRO Y ACEPTACION DE LA CAL IDAD

El Contratista en la fase de planeación del contrato, debe presentar los formatos,

que implementara para registrar la información resultante de los controles de calidad

realizados, ya sea por Inspección, medición, pruebas o ensayos. El contratista debe

asegurar la disposición de estos con suficiente anticipación al inicio de las

actividades y debe garantizar que se disponen en sitio y son implementados por los

responsables del control de calidad.

9. RELACION DEL “PLAN DE CALIDAD” CON OTROS SISTEMAS DE GESTION

El Contratista deberá definir en su “Plan de Calidad”, las estrategias de control

aplicables a otros sistemas de gestión, según la interrelación definida entre las

normas, como, ejecución de auditorías internas, presentación y control de

documentos.





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El Plan de Calidad para el Contrato, debe estar alineado con las directrices y

políticas definidas por la organización en su Manual de Calidad. Si el contratista está

conformado por dos o más empresas, se debe asegurar que el Plan de Calidad, este

alineado al manual de calidad del sistema de gestión acogido, o si el Sistema de

Gestión es independiente, se debe emitir un manual de calidad que integre los

procesos aplicables al proyecto.

10. GESTION DOCUMENTAL

El Contratista deberá mantener actualizado un “Listado Maestro de documentos”

propios del proyecto y externos (Incluye manuales de instalación y operación

recibidos de los equipos entregados por ECP) aplicables al proyecto, disponible para

consulta del Gestor QAQC, el cual debe referenciar como mínimo: Código y nombre

del documento, Versión vigente y ubicación.

El Contratista deberá presentar para revisión y visto bueno del Gestor QAQC un

procedimiento documentado que garantice un manejo y control adecuado de la

gestión documental que refleje los siguientes aspectos como mínimo:

10.1. PRESENTACION, REVISION Y APROBACION DE DOCUME NTO.

El Contratista es el responsable de generar y controlar toda la información

relacionada con el proyecto, para ser entregada o verificada por ECOPETROL, que

permita garantizar la trazabilidad y validación de las obligaciones administrativas y

técnicas establecidas contractualmente, a su cargo.





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Se entenderá por “documentos” todos los manuales, procedimientos, formatos,

instructivos, hojas de datos, certificados de calidad, etc., que sean requeridos para la

adecuada ejecución del Proyecto.

10.2. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS.

El procedimiento de control de documentos deberá definir claramente la estructura

jerárquica e interrelación de los documentos que implementará el Contratista.

10.3. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMEN TOS.

Será responsabilidad del Contratista elaborar y revisar todos los documentos que

requiera el proyecto.

La revisión de estos documentos, debe ser avalada con su firma por los Ingenieros

residentes de cada especialidad que demande el proyecto y/o por el Director del

mismo.

La aprobación de los documentos, estará a cargo de ECOPETROL o su

representante.

El Contratista deberá incluir un cuadro en el que se relacionen los cargos

autorizados para elaborar, revisar y aprobar los documentos internamente de

acuerdo a lo acordado con el Gestor QAQC.

No se aceptara la presentación de documentos (incluye formatos), con tachones, no

legibles parcial o totalmente, enmendaduras, alteraciones o cualquier otro aspecto

que no garantice su validez original o aprobada.





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10.4. APROBACIÓN DE REGISTROS DE PRUEBAS, ENSAYOS Y MEDICIONES.

Para la certificación de cualquier trabajo, se deben usar los formatos que sean

aplicables en cada disciplina según el alcance del Proyecto. Una vez ejecutada cada

prueba se hará la certificación respectiva, se firmará por cada uno de los

representantes autorizados (Contratista y Cliente) y se anexará al Dossier

respectivo. Los registros o formatos QC son inherentes a cada contratista y deberán

ofrecer información básica sobre la prueba, ensayo, inspección o medición

realizada.

Para todos los casos, el reporte o registro de los resultados de las pruebas, ensayos

o medición, deberán presentar la firma de aceptación del representante de

ECOPETROL, en caso de rechazo, deberá realizarse nuevamente la prueba,

ensayo o medición.

10.5. PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS.

El Contratista y el equipo de aseguramiento de Calidad deberán dar un manejo

adecuado a los documentos que se entreguen para distribución y archivo, siguiendo

los requisitos establecidos en el procedimiento de coordinación específico para el

proyecto. Los documentos deberán ser entregados en medio físico (original y copia)

y magnético (CD o correo electrónico o por hardware extraíble) para archivo del

personal de Aseguramiento de la calidad o del Contratista.

• Medios físicos. Se deberá entregar un documento original y copia de cada

documento.

• Medios magnéticos. Se deberá entregar una copia en medio magnético en los

formatos editables del programa y en formato PDF, de todos los documentos

recibidos en medio físico.





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Se debe recibir cada documento por cualquiera de las partes, dejando registrado

como mínimo los siguientes aspectos:

• Fecha de recibido.

• Hora de recibido.

• Lugar de recibido (si es diferente al proyecto donde se manejan las

comunicaciones).

• Firma y nombre de quien recibe.

• Condición de recibido: Aceptada, recibida para revisión.

El contratista entregara una copia de los planos aprobados para construcción a

ECOPETROL o su representante.

10.6. CONSERVACION Y ARCHIVO TEMPORAL DE LOS DOCUME NTOS

Se deberán definir la metodología, medios de archivo de los registros (magnética y/o

físico) y los mecanismos que permitan garantizar su conservación, así como también

la metodología de identificación del archivo para poder acceder fácilmente a ellos

por cualquiera de las partes o funcionarios en el momento que se requieran.

El Contratista debe definir una metodología que garantice evitar la pérdida de

información relevante para el proyecto en caso de incendio, inundación o cualquier

otra amenaza a la que pueda estar expuesta.

El Contratista a su costo deberá entregar a ECOPETROL o su representante, copia

(física y magnética en formato .pdf) de todos los procedimientos y registros

(informes, pruebas, ensayos, medición, etc.) previamente aprobados para archivo.

Los entregables del Proyecto por parte del Contratista e ITANSUCA, hacia

ECOPETROL, deberán cumplir lineamientos definidos en el manual ECP-GEA-M-

05 “Manual de Gestión Documental de la Gerencia Adm inistrativa” .





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10.7. CONTROL DE CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

El Contratista deberá controlar los cambios en los documentos y para ello debe

definir una metodología que permita realizar la trazabilidad a estos, por lo menos en

los siguientes aspectos: fecha de implementación del nuevo documento y fecha de

derogación del antiguo, versión a la que cambia y causa que motivó el cambio.

Esto incluye los cambios o modificaciones que se hagan al plan de calidad.

10.8. DIVULGACION Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS

El Contratista debe de establecer una estrategia que garantice la divulgación de los

procedimientos, instructivos y formatos a ser usados para construcción y pruebas o

ensayos, de tal forma que el personal que lleve a cabo las actividades, las realice de

acuerdo al documento aprobado para construcción.

El Contratista debe definir una estrategia que garantice que se distribuyan e

implementen los documentos vigentes o la última actualización de estos al personal

que los implementen. Se debe tener especial cuidado con los planos aprobados

para construcción, para evitar no conformidades en el proceso.

10.9. DOSSIER DE COMPLETAMIENTO O CONSTRUCCION

El Expediente (Dossier) de construcción registra todas las actividades de

adquisición, fabricación, montaje, pruebas y ensayos no destructivos, aplicables a

cada proyecto.

La fabricación o construcción se considera terminada cuando se haya ejecutado lo

siguiente:





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• Todos los trabajos de concreto incluyendo sus pruebas (Deformación,

resistencia de los concretos, etc.)

• Los equipos mecánicos que hayan sido instalados, nivelados y alineados en su

posición final, el Grouting que haya sido aplicado.

• La tubería ha sido instalada en su posición final, los alivios térmicos y los END

(Ensayos No Destructivos) han sido ejecutados, aprobados y se hayan

registrado adecuadamente.

• Toda la soporteria ha sido instalada.

• Los páneles eléctricos, motores y sistemas de control hayan sido instalados.

• Los cables han sido instalados e identificados (etiquetados -TAG). Se incluyen

los bancos de ductos y bandejas porta cables.

• Los sistemas de puesta a tierra y protección contra descargas atmosféricas

(Pararrayos) hayan sido instalados.

• Los instrumentos y válvulas han sido calibradas, documentados los resultados

y aprobados.

• Los cambios de Ingeniería que hayan surgido durante la construcción y las

desviaciones de los códigos o especificaciones aplicables han sido

documentados y aprobados por Ingeniería a través de los documentos de

manejo del cambio y los reportes de no conformidad estén debidamente

cerrados.

• Se haya conseguido la certificación de materiales.

• Los chequeos preliminares de las tuberías instaladas hayan sido ejecutados

para verificar que los E.N.D, los alivios térmicos, el lastrado y el recubrimiento

cumplen con las especificaciones aplicables.

• La preservación de las instalaciones antes, durante y al final de la instalación,

han sido ejecutados con resultado satisfactorio.





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• Los dossiers o construcción hayan sido emitidos por los proveedores y

aceptados por ECOPETROL o su representante.

El Contratista deberá conformar y presentar para revisión y aceptación de manera

organizada un Dossier de construcción de acuerdo a los siguientes lineamientos:

• Folders de pasta dura, de color blanco, con tres argollas, de tamaño tal que

no permita la salida por ninguno de sus lados de los documentos en él

archivados. El lomo debe ser apropiado para la cantidad de documentos que

se pretenda archivar en cada folder sin pasar de 3” o inferior a 1 ¼”. Deberá

tener bolsillos plásticos en la cubierta y el lomo, en los cuales el Contratista

incluirá la identificación aprobada por ECOPETROL o su representante. Cada

folder debe ir identificado mínimo con:

� Número del tomo.

� Especialidad del dossier.

� Nombre del proyecto.

� Ubicación. Planta, línea, etc.

� Número y objeto del contrato.

� Nombre del contratista.

� Cliente. ECOPETROL S.A.

� Una imagen fotográfica representativa de la especialidad en el proyecto.

• Se debe acordar en una etapa temprana del proyecto el índice para el dossier

asegurando su conformación bajo el alcance específico del contrato, Cada

tomo tendrá su propio índice y deben estar identificados de una manera

secuencial.

• Cada documento que conforma el dossier, debe de tener un margen izquierdo

de por lo menos una pulgada 1”, para evitar perdida de información. Se debe

tener especial cuidado con este aspecto desde el momento en que se diseñe

o fotocopien los formatos y demás documentos.





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• Todos los documentos externos que no cumplan el requisito anterior debe ser

archivados usando bolsas plásticas tamaño carta para planos.

• Todos los documentos archivados, deben ser completamente legibles y estar

en buen estado. No se aceptan registros con tachones, rotos o con

enmendaduras.

• El papel a usar para los documentos o registros que conformarán el dossier,

será mínimo de 80gr/m2, para garantizar su conservación a largo plazo. El

contratista debe prestar atención a este aspecto desde el inicio de la

generación de documentos o registros en el proyecto.

• Todos los documentos deben ser originales, con sus firmas originales. De no

poder incluir un documento o registro original, con el aval de ECOPETROL o

su representante, el contratista incluirá una copia que tenga un sello con las

letras “COPIA ACEPTADA” y la firma del Gestor QAQC del contratista y la del

representante de ECOPETROL o un funcionario de este.

• No se permite el uso de marcadores para resaltar, diferenciar, destacar, etc.,

en los documentos que conformen el dossier.

• El orden de los documentos será el siguiente, en caso que por las

condiciones del proyecto no se ajuste o deba variar, se asemejara a la

estructura aquí presentada.

� Índice.

� Planes y Procedimientos.

� Personal.

� Organigrama.

� Lista de firmas autorizadas

� Listado de soldadores. WPQ.

� Listado de técnicos y operadores de equipos para toma de pruebas,

medición y ensayos en sitio.

� Lista de laboratorios y laboratoristas usados.





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� Listado de subcontratistas.

• Materiales y equipos suministrados.

� Listado por especialidad. Tuberías, estructuras, mecánicos, civil, eléctrico,

instrumentación, control.

� Certificados de calidad.

� Requisición de materiales MR,s.

� Remisión del proveedor

� Ingreso e inspección de almacén y aceptación de suministros.

� Protocolos de pruebas de equipos.

� Fichas técnicas.

� Hojas de seguridad de productos químicos.

• Registros especialidad civil.

� Registros de ensayos.

� Planos Layout.

� Registros de inspección.

� Registros de liberación por QC.

• Registros de estructuras.

� Sistema y subsistema Número: Cada paquete debe contener:

� Planos de ubicación de los materiales y registros de soldadura.

� Registros de ensayos no destructivos

� Tratamientos térmicos

� Registros de reparaciones y otros

� Registro de planos

� Planos de taller





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• Fabricación de tubería

� Planos de certificación ubicación de materiales y registros de soldadura.

� Listado de procedimientos de soldadura WPS,s y calificación de

procedimientos PQR,s.

� Índice de registros NDT / Matriz para ensayos no destructivos

� Inspección visual

� Inspección radiográfica

� Inspección por ultrasonido

� Inspección por partículas magnéticas

� Inspección por líquidos penetrantes

� Registro de alivios térmicos

� Registro de reparaciones

� Documentación en soporte de tuberías – registros de llenado – pruebas

hidrostáticas – fichas técnicas de prueba hidrostática

� Referencia planos red line

• Especialidad mecánica

� Planos de certificación ubicación de materiales y registros de soldadura

• Registros NDT

� Inspección visual

� Inspección radiográfica

� Inspección por ultrasonido

� Inspección por partículas magnéticas

� Inspección por líquidos penetrantes

� Inspección torque de espárragos

� Control rotación / alineación ejes de bombas





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� Registros control nivelación topográfica

� Registro de alivios térmicos

� Registro de reparaciones

� Referencia planos red line

� Listas de chequeo

• Fabricación de tanques.

� Índice de paquetes

� Hoja de datos técnicos

� Certificación / Dossier de Fabricación

• Instalaciones eléctricas.

• Sistema y subsistema Número: Cada paquete debe contener:

� Lista de cables

� Lista de carretes

� Programa de instalaciones en sitio

� Lista de áreas peligrosas

� Lista de transito

� Lista de caja de empalmes

� Lista de luminarias

� Lista de tableros y accesorios

� Planos de referencia

� Listado de preguntas técnicas

� Registros de inspección

• Instalaciones de instrumentación

• Sistema y subsistema Número: Cada paquete debe contener:





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� Lista de cables

� Lista de carretes

� Programa de instalaciones en sitio

� Lista de áreas peligrosa.

� Lista de cajas de empalmes

� Listado de tableros y accesorios de control instalados

� Listado de Instrumentos Instalados

� Planos de referencia

• Instalación de detectores de fuego y gas

• Instalación de control

• Preparación de superficies y recubrimiento

• Revestimiento de tubería

� Registros de inspección de limpieza de superficies, revestimientos y pintura

� Registros de pruebas de espesores y adherencia.

• Generalidades

� Listas de preguntas técnicas

� Lista de reportes de No conformidad identificados en obra

� Lista de planes de acción por no conformidad, prevención y mejora.

� Registros de inspecciones diarias o periódicas en general.

� Catálogos y manuales de instalación y mantenimiento.

� Manual de operación de los sistemas y subsistemas (aplica según

obligación contractual).

• Radiografías

� Reporte de radiografías





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� Índice de cajas de radiografias. El contratista las debe presentar en una o

varias cajas de madera, metálica o plástica no flexible, con cajones de

acuerdo al tamaño de las placas radiográficas.

• Planos y documentos “Red line” y “As built”.

� P&ID

� Diagramas de flujo

� Listado de cables

� Planta y perfil de las líneas de flujo

� Lazos de control

� Sistema de protección catódica

� Diagramas de conexionado

� Diagramas unifilares

� Tendido y recorrido de cables

� Malla a atierra y sistemas enterrados

� Edificios y bases en concreto

10.10. DOSSIER DE PRECOMMISSIONING, COMMISSIONING Y PUESTA EN MARCHA

Todos los trabajos pendientes y los cambios de Ingeniería, deberán ser informados

a los grupos de Precomisionamiento y Comisionamiento , antes de proceder con

las pruebas y la certificación correspondiente a cada etapa.

El Contratista deberá enviar el “Dossier Construcción”al grupo de Comisionamiento

para su revisión y aprobación o devolución con comentarios. La obra se considera

terminada mecánicamente cuando el Dossier Construcción, sea aceptado y

firmado por el grupo de Comisionamiento.





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QA/QC

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El contratista dejará una copia de cada Dossier entregado y elaborará una base de

datos que contenga el nombre del proyecto, estatus de entrega de dossier, fecha de

entrega y de aprobación del dossier y el número de comunicación con que se realizó

la entrega.

10.11. DOSSIER DE PRECOMMISSIONING AC-1.

Para su conformación y presentación física ver características del Dossier de

Construcción.

La fase de Precomisionamiento comprende las siguientes actividades de campo:

• Chequeos sistemáticos de conformidad realizados en cada componente o

equipo, tales como: manómetros, motores, cables, etc., para verificar

visualmente la condición del equipo, la calidad de la instalación, el

cumplimiento con los planos y especificaciones del proyecto, las instrucciones

del fabricante, los requerimientos de seguridad industrial, códigos, estándares

y buenas prácticas de Ingeniería.

• Pruebas estáticas de los equipos y/o tuberías des-energizados para asegurar

la calidad de los componentes de cada subsistema. Estas pruebas en frío

aplican para todas las disciplinas, ejemplo: calibración de instrumentos,

alineamiento de maquinarias, setting de válvulas de seguridad, pruebas de

presión de tuberías, continuidad y resistencia de cables, etc.

• Limpieza y lavado de tuberías y recipientes a presión. En las actividades

pueden ser ejecutados con aire o agua.

Los expedientes AC-1 hayan sido diligenciados acorde con el alcance del trabajo y

siguiendo los requerimientos de este procedimiento.

El expediente AC-1 será definido por subsistemas previamente definidos en los

planos P&ID, diagramas unifilares y de lazos de control, de conformidad con el





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QA/QC

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alcance contractual. Los certificados de las pruebas se identificarán de acuerdo a la

nomenclatura definida para cada Subsistema.

Las actividades de “Precomisionamiento” deberán ser ejecutadas por el Contratista

de construcción y todos los formatos y procedimientos requeridos para la actividad,

estarán a su cargo.

Los Requerimientos Generales de que trata este numeral cubren esencialmente los

parámetros comunes a todas las disciplinas en lo que se refiere a definiciones,

documentación e implementación de los procedimientos para controlar la realización

de inspecciones, pruebas, certificaciones técnicas y entrega de los expedientes

AC-1 al grupo de Comisionamiento .

Las siguientes son las actividades que el grupo de Precomisionamiento debe

desarrollar previo establecimiento de una estructura organizacional, con recursos

suficientes y de establecer los canales de comunicación que le permitan obtener

eficientemente los objetivos asignados:

• Revisar el alcance del contrato.

• Revisar el Dossier de Construcción para verificar si el sistema o subsistema

está listo para iniciar las pruebas.

• Revisar conjuntamente con el grupo de Comisionamiento los Sistemas y

Subsistemas definidos.

• Definir paquetes de pruebas hidrostáticas y marcarlos en los P&ID (Paquetes

de Prueba).

• Realizar los chequeos de conformidad a través de las listas de chequeo que

elabore el Contratista para cada sistema y subsistema.

• Coordinar la ejecución de las pruebas por cada una de las disciplinas

(Mecánica, Tubería, Eléctrica, Instrumentación, Civil).

• Diligenciar los certificados para cada una de las pruebas realizadas, firmarlos

y hacerlos firmar por cada uno de los intervinientes.





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• Citar a todas las partes de interés (representante de Ecopetrol, Operaciones

Ecopetrol, comisionamiento) para hacer el levantamiento de los listados de

pendientes por cada disciplina.

• Categorizar los listados de pendientes en conjunto con el representante de

Ecopetrol, Comisionamiento y Operaciones ECOPETROL, cuando aplique.

• Verificar el cierre de los pendientes, antes de entregar el Dossier AC-1 a

aprobación.

• Someter el Dossier AC-1 a aprobación por parte del grupo de

Comisionamiento .

• Hacer las correcciones al Dossier AC-1 indicadas por el grupo de

Comisionamiento , cuando éstas se presenten.

La aceptación del Dossier de Precomisionamiento, deberá estar dada por la

máxima autoridad en campo del representante de Ecopetrol, del Contratista y de

Operaciones de Ecopetrol o su delegado.

10.12. DOSSIER DE COMMISSIONING HC-1.

Para su conformación y presentación ver características del Dossier de

Construcción, y el documento especificación complementaria de

precomisionamiento y comisionamiento.

Esta fase generalmente es ejecutada en conjunto con el cliente o por una tercera

parte a nombre del cliente.

Actividades de pruebas de funcionalidad: Son las comprendidas en el alcance

del equipo de Comisionamiento para el Proyecto. Se orientan a verificar la

funcionalidad de los sistemas para asegurar que se preserva en operación la

integridad técnica de los mismos. Algunas requieren de energización y/o

introducción de fluidos de operación en los sistemas. Para este último caso se





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contará con la colaboración del grupo de operaciones para operar las válvulas que

permiten la entrada de los fluidos de operación al sistema.

Función operativa: Ej: Todas las válvulas, instrumentación de control y shut-down,

transformadores, equipos eléctricos, cableado, etc.

La fase de Comisionamiento comprende las siguientes actividades:

• Verificaciones dinámicas para chequear el correcto desempeño de los

elementos o funciones eléctricas e instrumentación & Control de los equipos

(sistemas y subsistemas) que hacen parte de una planta. Ejemplos típicos de

tales pruebas son: corridas de motores, corrida de bombas o compresores en

reciclo, pruebas de lazos de instrumentos, operación de breaker eléctricos. La

energización de la red de distribución eléctrica es la primera fase de esta

actividad.

• La preparación mecánica y la corrida de equipos y pruebas en línea por un

periodo de tiempo suficiente de los sistemas utilitarios de la facilidad, Ej. Agua

industrial, aire industrial, agua potable, aire de instrumentos, sistema contra

incendio.

• Todas las actividades relacionadas con la preparación de las líneas o equipos

para la introducción de fluidos, tales como: secado, leak-test, y demás

necesarios para la operación de las tuberías.

Una vez terminadas las actividades de Comisionamiento la planta alcanza el estado

“LISTO PARA ARRANCAR” (Star-up). Cabe anotar que las actividades “Star-Up” de

los sistemas utilitarios se consideran actividades de Comisionamiento.





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11. PROCEDIMIENTOS CONSTRUCTIVOS Y DE PRUEBAS

Es responsabilidad del Contratista elaborar y presentar firmado para aprobación

todos los procedimientos constructivos y de pruebas que sean requeridos para la

adecuada ejecución de las actividades que forman parte del alcance del contrato. El

Contratista deberá presentar los procedimientos para revisión, comentarios y/o

aprobación por el Gestor Técnico por lo menos con ocho días de anticipación al día

en que se tenga definida la ejecución de la actividad. El Gestor Técnico deberá

emitir sus comentarios al respecto y clasificar el documento en los siguientes

aspectos:

• Aprobado para construcción. Indica que el documento no tiene comentarios y

está probado para implementación.

• Aprobado con comentarios. Indica que el documento cumple los requisitos

fundamentales para la actividad y puede ser implementado, pero deben ser

atendidos los comentarios para emitirlo como “Aprobado para construcción”.

• Devuelto con comentarios. Indica que el documento aun no está listo para

implementación y deben de tomarse las correcciones identificadas por el

Gestor QAQC.

El Contratista no podrá iniciar actividades sin que se haya aprobado el

procedimiento por parte del Gestor QAQC.

El Gestor QAQC representante de ECOPETROL, deberá identificar por medio de un

sello APC (Aprobado para construcción), todos los documentos que hayan sido

aprobados por su parte. El uso y custodia del sello será responsabilidad del Gestor

QAQC.

Todos los procedimientos deberán de adjuntar como mínimo los siguientes aspectos

para su aprobación:

• Formatos.





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• ATS.

• Hoja de datos de equipos de pruebas, medición o ensayo a usar.

Si el Contratista inicia actividades críticas sin un procedimiento aprobado o en

trámite, el equipo auditor podrá suspender la actividad y será objeto de No

conformidad, la cual deberá ser evaluada en la reunión sistemática de obra.

12. RECURSOS

El Contratista debe determinar su estrategia para proveer los recursos (humanos,

logísticos y técnicos) necesarios que garanticen la adecuada ejecución del proyecto.

12.1. RECURSOS HUMANOS

El Contratista debe proporcionar un procedimiento documentado en el cual se defina

su estrategia para proveer y reponer oportunamente el personal mínimo exigido en

los DPS (equipo mínimo de trabajo) y garantizar la competencia de los cargos que

no formen parte del equipo mínimo de trabajo pero que tengan incidencia directa o

significativa sobre la calidad del producto. El Contratista deberá adjuntar al

procedimiento o relacionar en este las competencias (educación, experiencia,

habilidades, formación y entrenamiento) definidas internamente. Estas competencias

serán objeto de auditoría por parte de ECOPETROL o su representante.

El Contratista deberá documentar las funciones y responsabilidades de cada uno de

los cargos que afecten directamente la calidad del producto.





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12.2. RECURSOS TECNICOS

El Contratista deberá proporcionar todos los recursos técnicos necesarios a sus

trabajadores para garantizar un adecuado trabajo y por ende la conformidad del

producto.

13. REQUISITOS Y ENTREGABLES

El Contratista deberá identificar en su ““Plan de Calidad””, los entregables exigidos

contractualmente y las fechas tentativas de presentación en concordancia con el

PDT. Estos entregables hacen referencia a manuales de operación, Dossier,

ingeniería básica, ingeniería de detalle Hojas de datos (data sheet), Plan de

compras, Procedimientos, hojas de vida, pólizas, ““Plan de Calidad””, Plan de

inspección y ensayo, estudios técnicos, etc.

13.1. COMUNICACIONES CON EL CLIENTE

El Gestor QAQC deberá documentar y presentar para la Reunión de inicio o Kick off

Meeting un procedimiento de coordinación que será divulgado en esta. Este

documento establece como mínimo el manejo a dar a las comunicaciones

(codificación, archivo, trazabilidad) y el conducto regular que se puede seguir para

ello.

Será responsabilidad del Contratista atender las disposiciones definidas en este

documento para el manejo de las comunicaciones y deberá verse reflejado en el

“Plan de Calidad” del proyecto.





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14. DISEÑO Y DESARROLLO

El Contratista deberá presentar un procedimiento documentado que garantice el

cumplimiento de los requisitos del cliente definidos en los DPS y si no están

definidos en estos, como mínimo deberán cumplirse los que establece la norma ISO

9001 en el numeral 7.3 Diseño y desarrollo. Para todos los casos se debe de

identificar formalmente los responsables de la revisión, verificación y validación de la

Ingeniería, de acuerdo a los requisitos contractuales definidos en los DPS por

ECOPETROL.

El Contratista deberá ceñirse para la gestión a los siguientes procedimientos de

Ecopetrol:

• VIT-GDD-I-004 Codificación de documentos de Ingeniería, equipos,

instrumentos, tuberías, ductos, cajas y cables.

• CIT-I-012 Normalización de Entrega de MTD al CIT.

• VIT-I-034 Ingeniería Básica

• VIT-I-035 Ingeniería Detallada

• ECP-DPY-P-003 Procedimiento para el control de cambios en proyectos

La ingeniería de detalle aprobada deberá ser entregada por el contratista al gestor una

vez se termine la revisión y aprobación por parte de ECOPETROL o su representante.

15. COMPRAS

El Contratista deberá garantizar una adecuada gestión de compras.

Para ello deberá cumplir los siguientes aspectos:





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• Definir un Plan de compras y suministros aplicable al proyecto (si el

suministro es parte del alcance contractual).

• Establecer una metodología escrita que asegure que los productos

comprados son inspeccionados antes de ser enviados a campo, para su

instalación y montaje.

• Establecer una metodología escrita que asegure que los productos que llegan

al proyecto son inspeccionados antes de su ingreso al almacén.

• Definir un lugar apropiado e identificado para ubicar el producto no conforme

y evitar su uso no intencional. Se debe de identificar por medio de stickers u

otro mecanismo avalado por ECOPETROL o su representante, que garantice

el uso no intencional del producto.

• El contratista debe recopilar y presentar para verificación antes de la

instalación de los materiales y equipos las Requisición de materiales MR,s.,

Remisión del proveedor, inspección de almacén y aceptación de suministros,

certificados de calidad de materiales, protocolos de pruebas de equipos,

fichas técnicas y demás documentos que estime conveniente ECOPETROL o

su representante para asegurar su conformidad.

• El uso intencional de materiales, equipos o consumibles identificados como

no conformes por parte del Contratista, se considera una no conformidad

crítica y amerita la disposición de un recurso a servicio de ECOPETROL o su

representante a costo del contratista, por el tiempo que estos lo estimen

conveniente.

• Garantizar que las condiciones de almacenamiento temporal cumplen los

requisitos definidos en las normas de ECOPETROL u otro documento

contractual que sea especificado.

• Establecer una metodología escrita que asegure el control de todos los

materiales y equipos que salen del almacén para ser instalados en campo. La

metodología que defina el Contratista debe de garantizar la trazabilidad de





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todos los materiales y equipos instalados por lo menos en: descripción del

elemento, lugar de instalación, fecha de salida de almacén para instalación y

trabajador que lo solicitó para su instalación.

• Cuando no sea evidenciable la conformidad de los suministros del Contratista

por medio de la trazabilidad de documentos, ECOPETROL o su

representante podrá exigir las pruebas que estime conveniente de acuerdo a

la normatividad técnica de Ecopetrol, nacional o internacional aplicable. En

todos los casos ECOPETROL podrá exigir las pruebas más rigurosas si así lo

estima conveniente a todo costo del Contratista. El Contratista será

responsable de toda la gestión pertinente bajo el aval de ECOPETROL o su

representante.

• El contratista debe de acogerse al “Vendor list” de Ecopetrol para la

aceptación de materiales y equipos críticos, según en este se establezcan.

• El Contratista debe tener un listado actualizado de los proveedores que

suministran: materiales, equipos, consumibles, equipos alquilados para

construcción y pruebas, ensayos y mediciones, que de una u otra forma

tengan incidencia sobre la calidad del producto.

• El Contratista debe de garantizar que sus proveedores de materiales, equipos

o consumibles críticos (que afecten significativamente la calidad del producto)

han sido seleccionados de acuerdo a criterios aceptados por ECOPETROL o

su representante.

• No se aceptaran materiales de origen Chino.

• El Contratista debe garantizar que durante el transporte su proveedor de

transporte y/o proveedor de producto asegure los siguientes aspectos:

� Cumplimiento de la normatividad legal para transporte en carretera de

carga, carga extra pesada y extra dimensionada, mercancías peligrosas,

etc.





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� El embalaje de la mercancía transportada es adecuado y avalado por

ECOPETROL o su representante, de tal forma que garantice su

integridad.

� Los métodos de cargue y descargue deben de cumplir con toda la

normativa internacional en HSE y la definida por Ecopetrol y además

deberá garantizar que no existe riesgo de daño o avería, siendo la

responsabilidad de parte del contratista.

� Las grúas usadas para movimientos de cargas deberán tener su

registrador de peso calibrado o certificado por un laboratorio acreditado

para ello debe garantizar su trazabilidad por medio del Certificado de

calibración del equipo patrón, además deberá estar certificado por una

empresa reconocida para garantizar la operatividad del equipo, los

factores de seguridad de las grúas deberán ser acordados entre el

contratista y ECOPETROL, si el cliente considera necesario los equipos

serán inspeccionados por entes certificadores externos.

16. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ANTES Y DURANTE LA EJECUCION DE ACTIVIDADES DE LIBERACION Y ENTREGA DE OBRA POR QA

16.1. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD QA.

El Contratista deberá asegurar que las obras ejecutadas dan pleno cumplimiento a

los requisitos definidos en las especificaciones técnicas, para ello deberá generar

herramientas por medio de su sistema de Gestión de la Calidad para registrar la

conformidad y/o cumplimiento de dichas especificaciones, las cuales no puedan ser

evidenciables por medio de reportes, informes o registros generados por pruebas o





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ensayos realizados por terceros o por el mismo contratista bajo condiciones

controladas y aval del gestor Técnico del Contrato.

Todos estos registros de conformidad deben describir de manera clara, que es

conforme o no, la ejecución de la actividad de acuerdo a los requerimientos de la

especificación técnica o norma técnica reconocida cuando así sea aplicable, de

igual forma cada registró que evidencie la conformidad, deberá contar con el aval de

Ecopetrol o su representante.

16.2. LIBERACIÓN DE OBRAS.

El contratista deberá generar registros que permitan evidenciar la liberación de las

obras construidas de manera parcial y total, para ello deberá generar por medio de

sus Sistema de Gestión de la Calidad las herramientas de registro pertinentes que

permitan asegurar que se dio pleno cumplimiento a todos los requisitos

contractuales y así Ecopetrol o su representante dará el aval pertinente. Dentro de

los criterios que se debe verificar para la liberación de obra están los siguientes,

pero sin limitarse a ellos:

• Ensayos de laboratorio y calificación de procedimientos para inicio de

actividades.

• Conformidad de los suministros a cargo del contratista o terceros.

• Cumplimiento de estándares y especificaciones técnicas, no evidenciables

con pruebas y ensayos.

• Ejecución de ensayos, pruebas y ensayos de acuerdo al plan de inspección y

ensayo aprobado.

• Presentación de todos los documentos requeridos contractualmente.





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16.3. ESTABILIDAD DE LAS OBRAS.

El periodo de estabilidad de las obras se contara a partir de la puesta en marcha; la

estabilidad deberá ser a cargo del contratista garantizando un periodo de dos meses sin

fallas atribuibles al contratista, si se presentan fallas atribuibles al mismo, deberá tomar

las acciones pertinentes para corregir las fallas y el tiempo inicial de estabilidad será

retomado.

17. IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD

El Contratista deberá identificar y controlar la trazabilidad de los materiales, equipos

y máquinas que deba suministrar. La trazabilidad de instrumentos, válvulas, equipos,

máquinas y demás que determine ECOPETROL, deberá realizarse de acuerdo a la

identificación (TAG) que proporcione el personal operador de la planta o el Gestor

QAQC en su defecto.

Todos los materiales usados deben de tener su certificado de calidad en el cual sea

evidenciable su relación con el material suministrado e instalado por el Contratista.

Todos los equipos y máquinas suministradas por el Contratista, deben de presentar

los protocolos de prueba de fábrica. Estas pruebas de fábrica deben ser como

mínimo las exigidas en los DPS o las que el proveedor haya establecido como

mínimas para garantizar la conformidad del producto.

Cuando el Gestor QAQC identifique que los materiales suministrados por el

Contratista no cumplen cabalmente los requisitos contractuales o de las normas

técnicas reconocidas para ello o no cuentan con la documentación que soporte su

conformidad expedida por el fabricante, los declara e identificara en “Cuarentena” y

exigirá formalmente al Contratista, a su costo, llevar a cabo en un laboratorio





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acreditado las pruebas necesarias a una muestra representativa de los materiales

identificados en cuarentena, la cual será la que defina el representante del cliente.

Quedará a criterio del especialista que forme parte del Gestor QAQC, validar con el

resultado de las pruebas emitidas por el laboratorio acreditado, la conformidad de

los materiales identificados en cuarentena y determinar su liberación para uso,

instalación o entrega.

El uso no autorizado de materiales identificados en cuarentena por parte del

Contratista, podrá acarrear el retiro a todo costo del Contratista del sitio donde fue

instalado el material y su reposición por uno que si cumpla los requisitos

contractuales.

El Contratista deberá asegurar que la identificación de las tuberías y equipos

cumplan el código de colores establecido por ECOPETROL, para ello deberá

ceñirse al procedimiento ECP-DHS-G-009 “Código de Colores RAL”, los costos de

pintura y reparaciones de pinturas a equipos, tuberías y materiales serán a costo del

contratista.

18. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME Y PLANES DE ACCION

El Contratista deberá presentar para revisión y visto bueno del Gestor QAQC un

procedimiento documentado para garantizar la identificación y tratamiento del

producto no conforme identificado. De igual forma deberá presentar para revisión y

visto bueno un procedimiento que defina la metodología a implementar para el

establecimiento seguimiento y cierre de los planes de acción necesarios por

hallazgos no conformes o medidas de prevención.

El Gestor QAQC por medio de inspecciones periódicas o a través de auditorías

planeadas, podrá identificar el producto no conforme generado por el Contratista en





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las diferentes fases del contrato “Ingeniería, compras y construcción (incluye

pruebas de Precommissioning y commissioning”.

El Contratista deberá identificar el producto no conforme de forma adecuada

(materiales, equipos, máquinas, sistemas o subsistemas) cada vez que el Gestor

QAQC lo identifique y notifique formalmente, para evitar su uso no intencional.

Su liberación se autorizará dando cierre al hallazgo no conforme, validado con la

firma por uno de los especialistas del Gestor QAQC.

El Contratista deberá, para corregir las No conformidades, documentar los Planes de

acción (implementando su metodología) en el cual se identifiquen claramente todas

las causas que propiciaron la No conformidad y la estrategia que se plantea para

corregirla de forma efectiva y eliminar sus causas.

Cuando los hallazgos se identifiquen repetitivos por las mismas causas,

evidenciando que los planes de acción no son eficaces, el Gestor QAQC, podrá

exigir al Contratista que sustente formalmente los hechos que han conllevado a esta

situación y se definirá un Plan de acción en conjunto para Garantizar la eficacia de

las medidas correctivas a implementar.

Si persiste el hallazgo No conforme repetitivo por parte del Contratista, el Gestor

QAQC, podrá determinar el reproceso del producto y/o su rechazo definitivo a todo

costo por parte del Contratista.

Si se presentan No conformidades a los productos o instalaciones entregadas al

Contratista para la ejecución de los trabajos por hechos derivados de su labor, será

responsabilidad del Contratista documentar y presentar las acciones pertinentes

para corregir a satisfacción de ECOPETROL el daño y propender porque no se

repita.





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19. VALIDACION DEL PRODUCTO CONFORME

La conformidad del producto o suministros, será avalada por el Gestor QAQC.

Si se identifican no conformidades a un producto ya aprobado, el Gestor QAQC,

podrá exigir su corrección puntual, a lo cual deberá documentarse la No conformidad

y darle cierre.

Si se identifican hallazgos no conformes repetitivos en un sistema o productos de

iguales características ya aprobados como conforme, el Equipo de Aseguramiento

de Calidad, podrá exigir al Contratista realizar nuevas pruebas en los puntos

aleatorios que estime conveniente a costo del Contratista hasta garantizar su

conformidad. Todo hallazgo No conforme que se derive de esta gestión deberá ser

documentado y establecido el análisis de causas y plan de acción pertinente.

El Contratista debe asumir todos los costos por las pruebas que se implementen y

por las medidas correctivas a que haya lugar para corregir la No Conformidad.

20. EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

El Contratista deberá presentar para ECOPETROL o su representante una relación

de los equipos de seguimiento y medición a usar en el proyecto adjunta al “Plan de

Calidad”. Esta lista debe de referenciar como mínimo:

• Marca del equipo

• Modelo

• Características. Rango de medición, unidades.

• Estado de calibración o verificación.

• Fecha próxima calibración.

• Laboratorio que emite el certificado de calibración o verificación.





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Cada vez que se actualice el listado se deberá notificar por escrito a ECOPETROL o

su representante.

El rango de medición del equipo de seguimiento y medición, debe ser coherente con

el rango a medir, garantizando la menor incertidumbre posible en la medición.

Los certificados de Calibración y Verificación, deberán ser expedidos por

laboratorios acreditados por la ONAC, lo cual debe ser evidenciable. Si el laboratorio

no cuenta con acreditación de la ONAC, se debe exigir el certificado de calibración

del equipo patrón con el cual se calibró o verificó el equipo propuesto por el

Contratista, para comprobar su vigencia.

Todo equipo nuevo debe ser calibrado y verificado para determinar si es conforme

para uso.

Todo equipo antes de ser usado debe ser aprobado por un representante del Gestor

QAQC. Si el Contratista cambia el equipo aprobado para pruebas, medición o

ensayo por otro no presentado al Gestor QAQC, deberá de notificar a uno de los

representantes del cliente para ser aprobado su uso.

El Contratista deberá mantener actualizado el listado de equipos de seguimiento,

medición o ensayo presentado. Este aspecto podrá ser auditado.

21. PROVEEDORES PARA PRUEBAS, MEDICION Y ENSAYOS

El Contratista debe de garantizar la idoneidad del proveedor que vaya a realizar

pruebas, mediciones o ensayos según su necesidad.

Para esto el Contratista deberá poder evidenciar los siguientes aspectos:

• Competencia del personal que lleve a cabo la prueba y ensayo.





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• Conformidad de los equipos que utilice para las pruebas.

• Un procedimiento (y sus formatos) aprobado por el Gestor QAQC para la

ejecución de la actividad.

• Informe de resultados avalado por un profesional competente en la materia.

22. AUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y VALIDACION DE LA GE STIÓN

Los auditores que utilicen cualquiera de las partes deben ser competentes, para lo

cual su competencia deberá ser avalada por medio de una o varias certificaciones

emitidas por organismos reconocidos.

22.1. AUDITORIAS POR PARTE DEL CONTRATISTA

El Contratista deberá implementar auditorías internas al proyecto, con la frecuencia

que estime conveniente. Para ello se deberá presentar al Gestor QAQC, adjunto al

“Plan de Calidad” un “Programa de auditorías internas” (mínimo una auditoría interna

por frente de trabajo antes de cumplir el 60% de ejecución por frente).

De los reportes de hallazgos que genere el Contratista se deberá enviar una copia a

al Gestor QAQC, adjuntando los planes de acción e identificación de causas

pertinentes para seguimiento. El cierre de estos hallazgos los realizará el Contratista

directamente.

Para todos los casos se deberá notificar por escrito las fechas, hora y lugar de

auditoría y fechas de seguimiento y cierre por parte del Contratista, a lo cual el

Gestor QAQC determinará si asiste.





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22.2. AUDITORIAS POR PARTE DEL GESTOR QAQC

El representante del cliente o el cliente podrán realizar auditorías a cualquier frente

de trabajo con la frecuencia que considere pertinente.

Serán auditables los siguientes aspectos de gestión que implemente el Contratista,

pero sin limitarse a ellos:

• “Plan de Calidad”.

• Plan de inspección y ensayo (ITP). Pruebas a la conformidad del producto o

servicio.

• Conformidad y trazabilidad de suministros (materiales, consumibles, equipos,

máquinas).

• Desempeño laboral.

• Desempeño HSE.

• Gestión documental.

• Plan detallado de trabajo.

• Acuerdos y compromisos definidos en Actas e informes.

• Procedimientos.

• Preservación del producto.

• Cumplimiento de requisitos contractuales de orden general.

• Todo lo relacionado con la ejecución del proyecto.

El Gestor QAQC, deberá enviar el “Plan de auditoría” al Contratista por lo menos

con tres días calendario de antelación a la fecha en que se haya definido

implementarla. Una vez finalice la auditoría el Contratista será notificado del

resumen de los hallazgos No conformes, los cuales se conciliarán entre las partes y

se establecerá una fecha no mayor a cinco días hábiles para formalizar el informe de

hallazgos.





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Será obligación del Contratista identificar las causas de los hallazgos y generar los

planes de acción pertinentes, los cuales serán enviados al equipo auditor para su

visto bueno. Por lo menos un representante del equipo auditor deberá dar cierre a

los hallazgos identificados verificando en sitio o solicitando él envió de las evidencias

que garanticen la efectividad del Plan de Acción.

22.3. INSPECCIONES DIARIAS

El equipo de aseguramiento de la Calidad podrá llevar a cabo inspecciones diarias a

las actividades que desempeñe el Contratista, para lo cual dejará evidencia en las

listas de chequeo por actividad que diseñe e implemente internamente. Como

resultado de estas inspecciones el Representante del cliente podrá identificar

aspectos no conformes y comunicárselos al Contratista para su corrección

inmediata. Si el hallazgo es crítico o repetitivo podrá documentar una No

conformidad y exigir al Contratista un análisis de causas y plan de acción formal.

El Contratista es libre de implementar las inspecciones que estime convenientes,

como complemento o preparación para la ejecución de las pruebas, mediciones o

ensayos definidos en el Plan de Inspección y Ensayo. Podrá tomar las medidas

correctivas frente hallazgos que identifique sin tener que notificar al Representante

del cliente mientras toma los correctivos que estime convenientes.

23. ACTUALIZACION Y DIVULGACION DEL “PLAN DE CALIDAD”

Sera deber del Contratista actualizar el Plan de calidad de acuerdo a las

recomendaciones que genere ECOPETROL o su Representante, por cambios en el

Contrato (alcance, tiempo, costo) o cuando el mismo lo estime conveniente. Para





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todos los casos el “Plan de Calidad” deberá de ser revisado y validado nuevamente

por Ecopetrol o su Representante y se deberá asegurar su divulgación a las partes

interesadas.

ANEXO 14 EHQ-PAE-SP-Q-010 REV 3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS QAQC

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