HABILIDADES GERENCIALES

ANALISIS ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y LIDERAZGO

Loriz Bayona. Cód 0921050008 Viviana Navarro Margareth Robayo Edwin Cárdenas Lizarazo

Tutor: Carlos Vizcaya

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANOMODALIDAD VIRTUAL

2015

INTRODUCCIÓN

La administración del tiempo es uno de los recursos más preciados. La

necesidad de administrar el tiempo es necesario ya que como un bien intangible

no se puede ahorrar, no retrocede y es imposible de recuperar.

Aprender a valorar el tiempo se debe mirar desde lo importante y lo urgente ya

que como un recurso finito, en nuestras metas y objetivos la productividad cuenta

con la medición y el factor del tiempo. Una buena administración del tiempo

permite ejecutar una actividad en menos tiempo y tener mejores resultados,

optimizar y mejorar los recursos.

Identificar metas, objetivos y prioridades hacen que tengamos claro que tareas

debemos realizar y planificar, teniendo un equilibrio entre el trabajo, la familia y el

ocio.

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Administrar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, poder

optimizar el tiempo que tenemos y aprender a manejar los factores internos-

externos que hacen que no aprovechemos el tiempo de la mejor manera.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una

forma de vivir. Hoy se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más

importantes y críticos de los administradores.

CÓMO ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO

Establecer y definir objetivos y prioridades, clasificar las tareas como

"vitales”, "importantes” y "delegables” en función.

Delegar o eliminar todas las actividades "no importantes”.

La delegación de manera efectiva es un aspecto muy importante teniendo en

cuenta que el tiempo invertido en tareas que no se ajustan a un rol de la persona o

personas se puede utilizar para para generar estrategias y desarrollar tareas muy

importantes y de alta prioridad para la organización. Así mismo se debe contar con

el control de las funciones delegadas para optimizar el rendimiento y tiempo de las

mismas.

La planificación debe ser la hoja de ruta a seguir en todas nuestras

actividades. Planificar, implica organizar las actividades en relación a las

prioridades y a un horario. Los planes deben ser actualizados regularmente

e ir corrigiendo con base en la importancia de cada actividad.

En el momento de realizar la planificación de las tareas debemos dejar tiempos de

holguras por si se presentan situaciones no previstas que pueden retardar las

actividades a realizar. Se debe prever y tener los denominados “planes de

contingencia”.

Establecer los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en el

tiempo más corto es fundamental para ser eficientes en la administración del

tiempo. Para cumplir con los tiempos estimados se debe dar un seguimiento diario

de la lista de actividades importantes garantizando que no se presenten atrasos y

de ser así activar planes de contingencia a tiempo.

Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un

esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, ayuda mutua, y el

trabajo en equipo para asegurar los resultados esperados.

Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la

mayoría de las personas que se lo propongan.

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTIÓN

Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento, y

como el tiempo en algunas circunstancias puede ser limitado o escaso se debe

administrar adecuadamente.

Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el justo a tiempo, u otros

modelos de gestión para cumplir con sus cronogramas de actividades en los

planes de trabajo.

Respecto al trabajo, expertos en gestión empresarial se han dado cuenta que la

falta de una planeación y el manejo del tiempo dentro de algunas organizaciones,

ha generado estrés: (considerada actualmente como enfermedad que produce

reacciones en el organismo debido a la tensión física y emocional) que supone

para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos que

hay que cumplir, informes que revisar o trabajos que rehacer. A lo anterior han

salido al paso varias tesis o ideas de gurús en recursos humanos que apuntan

hacia la necesidad de aprovechar mejor el tiempo en los lugares de trabajo, con

una planificación adecuada para así poder disfrutar mejor del tiempo de ocio, y de

otras actividades de esparcimiento.

MITOS DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El mito de la actividad: “La persona con más trabajo es el más eficiente”. Se

confunden los resultados con la actividad... Actividades inconclusas.

El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los

asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno

mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personalidades y

matando motivaciones.

El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber

recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se

decide. No hay planificación.

El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al

volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 hrs. diarias”. Se centra el

interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones

sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles,

tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo

que salió mal. Objetivos no específicos.

El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona a la persona: se le

echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de

justificaciones.

Circunstancialmente todos perdemos el tiempo, es parte del ser humano. Cierto

tiempo perdido en ocasiones puede ser constructivo ya que ayuda a relajarse o a

reducir la tensión; sin embargo, en otras ocasiones resulta algo frustrante, cuando

la cantidad de tiempo es llevado a inerte o sedentario.

COMO OCUPAR EL "TIEMPO MUERTO".

Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo,

con un poco de planeación y organización, se puede realizar varias actividades

dentro de los minutos que se gasta esperando al jefe, al médico, haciendo filas en

bancos o en entidades gubernamentales. A lo anteriormente descrito, una forma

práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros siempre una agenda, un

libro o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo

muerto" en aumentar nuestros conocimientos, en planear el trabajo de mañana,

escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete.

Años atrás expertos en administración del tiempo proponían el manejo de las

actividades dándole una clasificación en el corto, mediano, largo plazo. Uno de

ellos Ross Weber, quien propuso el uso de carpetas, con distinción de color:

1. Carpetas de beiges que contienen asuntos pendientes, tales como cartas

por contestar o informes por revisar.

2. Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración, como

pueden ser presupuestos, políticas, procedimientos, el plan de mercadeo,

etc.

3. Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro; cuando

se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.

Analizando lo anterior consideramos que si era una buena técnica, ya que

conlleva a una mejor organización y control de las actividades y en un mejor

uso del tiempo, pero dichas técnicas han sido sustituidas en el transcurso

del tiempo ya que la ciencia y la tecnología han desarrollado otros modelos

que desde nuestro punto de vista mejoran la administración del tiempo,

tales como:

Internet: Este recurso ha sido esencial en la evolución de las

empresas, como en la vida individual del ser humano, ya que

podemos mejorar el nivel de vida a través del conocimiento, pues la

herramienta nos permite conocer todo tipo de información que se

requiera en un menor tiempo.

E-mail: por este medio actualmente toda organización mantiene la

comunicación, y la interacción entre sus colaboradores, lo que

permite que toda información que se brinde en este medio, sea

entregada y recibida en el menor tiempo posible.

Chats: a través de este recurso, muchas organizaciones que tienen

dependencias con sedes nacionales o internacionales, optimizan el

tiempo a través de teleconferencias, reuniones, donde no solo

acortan las distancias y el tiempo, sino en presupuesto y dinero.

LOS ENFOQUES TRADICIONALES DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La mayor parte de los enfoques tradicionales para administrar del tiempo están

orientados por una lógica de corto plazo. Estos enfoques generan hábitos de

comportamiento cortoplacistas, influenciados por la vigencia que estos paradigmas

tienen en nuestra cultura familiar, escolar, empresarial y comunitaria. Sus métodos

terminan provocando los males y desequilibrios que pretendemos evitar. Estas son

algunas de sus principales premisas y limitaciones:

Eficiencia: La eficiencia consiste en "hacer más en menos tiempo". Pero el

supuesto subyacente es que la "cantidad" y la "velocidad" son lo mejor. Existe una

diferencia vital entre eficiencia y efectividad. Ya que hacer más velozmente las

cosas nos precipita más rápido al abismo de la crisis si antes no hemos verificado

que estamos en el camino correcto. Por lo que llegar más rápido al lugar

equivocado puede ser "eficiente", pero no resulta "efectivo".

Control: Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para

controlar las acciones de los demás. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor

parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos

controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo único que teníamos

era la "ilusión de tener el control" y que lo único que logramos fue generar

desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener

una relación personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el

control unilateral.

Chronos: la administración tradicional del tiempo se ocupa del tiempo chronos,

vocablo griego que define al tiempo cronológico, lineal y secuencial. Ningún

segundo vale más que otro y el reloj maneja nuestra vida. Pero la clave está en el

tiempo kairos: tiempo apropiado o de calidad. La idea del tiempo kairos radica en

el valor que se obtiene de él. No en la cantidad de tiempo chronos invertido. La

idea de tiempo kairos, también deriva de la antigua Grecia. Con este vocablo los

griegos definían al tiempo de oportunidad para adelantarse a un competidor en las

competencias de carros tirados por caballos. Por lo que reconocer las

oportunidades que se nos presentan para nuestra superación personal y

aprovecharlas, constituye un tiempo de calidad que escapa a la medición

secuencial del tiempo chronos.

Valores: Valorar significa atribuirle a algo un valor relativo mayor que a otras

cosas que también nos rodean. Los valores guían nuestras elecciones porque

creemos en ellos, pero deben ir acordes a los principios para garantizar una

calidad de vida. Los valores son subjetivos e internos, los principios parecen ser

objetivos y externos. Existe una creencia universal en principios tales como: la

justicia, la honestidad, la bondad, la dignidad, la integridad, el servicio, la calidad,

la paciencia, etc. Contrariamente a lo que muchas veces creemos, estos principios

funcionan independientemente de nuestra voluntad y nos gobiernan.

Cuando más en sintonía estén nuestros valores con estos principios, mayor

felicidad y significado tendrán nuestras vidas. Contrastando esta afirmación con el

absurdo, podemos formarnos juicio sobre su validez. Pensemos lo que sería de

una organización gobernada sin valores ni principios como la injusticia, la mentira,

la bajeza, la inutilidad, el engaño o la mediocridad.

Administración: El modelo tradicional se ocupa de la administración, pero como

en toda administración se requiere de ejercer un “liderazgo”. La administración es

útil cuando no debemos salirnos del camino trazado, pero se requiere que en

todas los objetivos y metas trazadas haya un líder para conseguir los resultados

esperados.

Métodos: El modelo habitual de manejar el tiempo, nos provee formas de realizar

“bien” las cosas. Seguir un método es bastante útil y práctico, pero ceñirse al

mismo, disminuye ejercer una creatividad e innovar dentro del mismo u otros

métodos. A la falta de innovación lo llamamos el "efecto paradigma". Sobre todo si

se trata de un paradigma exitoso, es probable que nos enamoremos de la solución

que nos proporcionó.

LO URGENTE DE LO IMPORTANTE

Estas premisas también se adecuan a las organizaciones, más allá del tipo de

organización que se trate: empresas, instituciones sin fines de lucro u organismos

estatales. Porque la noción de organización presupone un doble significado:

Primero, el que identifica a un grupo de personas que voluntariamente se agrupan

para desarrollar tareas a través de las cuales esperan transformar la realidad.

Segundo, la propia distribución y coordinación de esas tareas y actividades.

Considerando este doble significado, toda organización debe tomar decisiones

sobre 2 tipos de aspectos a los debe integrar en un permanente estado de

equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo Urgente. Lo Urgente está

dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.

Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que

ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos

presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados

cotidianos de una organización.

El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las

actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a

largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual

de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta

Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra

realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es

toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura

a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza

podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre

entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.

PRIVILEGIAR LO IMPORTANTE SOBRE LO URGENTE

Habitualmente sucede cuando no conseguimos superar la tendencia a atender

sólo lo urgente y enfocarnos sobre todo, en planificar y atender lo importante.

Para superar esta riesgosa tendencia, es necesario revisar primero algunos

esquemas de interpretación de la realidad. Particularmente, aquel que entiende

que ocuparse de planificar el futuro es un privilegio reservado a personas

"exitosas" que atraviesan una circunstancia tal, que les permite disponer de tiempo

y recursos suficientes para hacerlo.

Pero en verdad, este razonamiento invierte peligrosamente los términos. Porque el

éxito de una persona u organización no deriva de su circunstancia actual, sino que

más bien su circunstancia actual, es el resultado de su comportamiento anterior. Y

si

observamos a quienes atraviesan hoy circunstancias exitosas, veremos que

dedicaron ayer un espacio central para ocuparse de lo importante, además de

atender lo urgente.

Otra de las grandes desventajas de no tener claro lo urgente de lo importante son:

- La inexistencia de objetivos previamente definidos

- No distinguir lo importante de lo urgente

- La incorrecta gestión de la agenda de trabajo

- No delegar adecuadamente funciones y tareas.

- Incurrir en irresponsabilidad al creer que todo lo podemos hacer

Consultando otras fuentes de investigación y en otros estudios de la

administración del tiempo en la actualidad, es que en el mundo laboral

actual, lo urgente a reemplazado lo importante. Esto ha llevado a que

los trabajadores se les dificulten hacer un buen manejo del tiempo y

siempre estar improvisando. Expertos actuales y contemporáneos están de

acuerdo que para optimizar la administración del tiempo se deben tener en

cuenta estos pasos básicos:

Establecer objetivos de forma clara y planificada Organizar la vida personal y profesional Evitar interrupciones Aprender a delegar Saber decir no a las visitas inesperadas Concentrarse únicamente en una tarea y no en cientos al mismo tiempo

En entrevistas realizadas por expertos a empresarios y trabajadores, uno

de las herramientas que se llevan actualmente son el uso de la agenda

electrónica, y teléfonos inteligentes, que gracias a la tecnología se

implementaron para mejorar y optimizar las actividades y en administrar el

manejo del tiempo.

Paradoja: " Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo

importante."

Por lo tanto la prioridad de quien aspire a alcanzar efectividad, es

responsabilizarse por construir desde hoy, los pilares de su futuro.

CONCLUSIONES

1. La vida es un espacio de tiempo limitado que va pasando de manera

silenciosa, siempre estamos soñando y planificando lo que queremos y

adonde queremos llegar, pero en momentos desistimos de nuestros

objetivos porque no sabemos gestionar el tiempo.

2. Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre que es la

administración del tiempo podemos concluir que es un factor muy

importante en nuestras vidas y que debemos aprender a usar

adecuadamente, y queda claro que se debe establecer prioridades,

clasificar lo importante Vs urgente ya que el tiempo está sujeto a

modificaciones en nuestra vida diaria.

3. Controlar y aprender cómo administrar el al tiempo y el buen uso del mismo

es facultad de los que desean entrar en la historia de los triunfadores. Si

como individuos activos de una sociedad nos concentramos de una

manera organizada a establecer e innovar programas para la

administración del tiempo se reduciría tanto incumplimiento y

desorganización en nuestro ámbito familiar, laboral, personal.

4. Vemos que en la administración del tiempo, el uso de nuevas tecnologías y

el buen uso de las mismas permiten realizar una o varias actividades en

menos tiempo, de igual manera la optimización del mismo permite llegar a

un mejor logro de resultados.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

WWW.Google. ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO. – MONOGRAFÍA. Y

ARQUITECTURA DE ADMINISTRACIÓN DE TIEMPO.

Material de Apoyo Facilitado por el Profesor Carlos Vizcaya.

Enciclopedia ENCARTA.