Alta de empleados
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Oficina Córdoba Marcelo T. de Alvear 926 10 D
(X5000KGZ) - Córdoba - Argentina
Oficina Buenos Aires Av. San Martín 7386
(C1419ICX) - Buenos Aires - Argentina
Sistema de gestión Qbit
Administración de nómina
Silvina La Barba
25/05/2013
Bi Publisher Enterprise | Página 2
Qbit S.A (54 11) 4139-6767 [email protected] www.qbit.com.ar
Índice
General ......................................................................................................................... 3
Acceso .......................................................................................................................... 3
Alta de Empleados propios ............................................................................................ 3
Alta de terceros contratados ....................................................................................... 11
Procedimiento de Baja de Empleados .......................................................................... 13
Excepción para el control de horas .............................................................................. 14
Calendario no laborable .............................................................................................. 15
Excepción carga de horas ............................................................................................ 15
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Administración de Nómina
General
Los empleados serán codificados en el libro de direcciones de acuerdo al siguiente
criterio:
Empleados en relación de dependencia
• Estarán codificados en el rango de números 1000 al 1999.
• A cada empleado se le asigna como libro de direcciones el numero de legajo +1000
Ejemplo: Legajo Silvina La Barba 21 – número del libro de direcciones 1021
• Mientas estén activos el tipo de búsqueda para empleados en relación de
dependencia es “E”
• Cuando no tengan más relación con la compañía el tipo de búsqueda será
actualizado a “EX”
Terceros contratados
• Estarán codificados en el rango de números 6000 al 6999.
• A cada tercero contratado se le asigna el primer número disponible del rango.
Ejemplo: tenemos usados los números 6001 Claudio Errecart y 6002 Sebastián
Rodriguez, el siguiente en trabajar recibirá el código 6003.
• Mientas estén activos el tipo de búsqueda para empleados en relación de
dependencia es “T”
• Cuando no tengan más relación con la compañía el tipo de búsqueda será
actualizado a “TX”
Acceso
Pegar pantalla menú
Alta de Empleados propios
Ingresar a la aplicación (P01012) y completar los campos marcados
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Libro de direcciones:
Número de dirección: Nro de legajo +1000
Nombre Alfa; ingresar el nombre completo.
Nro de dirección larga: ingresar el número de documento.
Tipo de búsqueda aparecerá una E
UN (Unidad de negocios): dependerá del área al cual pertenece el recurso.
9001 – Consultoría
9002 – Mesa de Ayuda
9003 – CNC
9004 – Oba Comex
9005 – OBA SI, FI
9010 – Administración y RRHH
9011 – Comercialización (Mkt y Comercial)
Correo
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Lin 1 dirección: Domicilio de la persona
Ciudad, Estado(provincia), Cod Postal y Pais.
Lin 3 dirección: Colocar la fecha de ingreso
Info Adicional 1
Cuentas por pagar= ‘N’
Empleado = tildar el campo
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Info Adicional 2
Cd clasificación 01 = Categoría según recibo de sueldos
Dirección relacionada
1° n° de dirección = Nro de empleado del líder responsable del recurso.
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Confirmar el alta del empleado con un OK
Aparecerá la pantalla de información regional
Tipo de documento legal : ingresar siempre 075 ya que es el correspondiente a CUIL
ID Fiscal: ingresar el nro de CUIL
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Confirmar con OK
Aparecerá una segunda pantalla de información sobre retenciones
No es necesario completar nada.
Confirmar con OK para terminar de generar el registro del empleado.
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Cuenta Bancaria
Desde el menú Pantalla acceder a Cuenta Bancaria, y luego añadir registro
Completar el Nombre del banco
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Nro de cuenta y luego el tipo de cuenta que será 1 = Caja de ahorro y 2 = Cta Cte.
Confirmar con OK
Dirección de mail
Desde el menú Pantalla acceder a Quien es Quien
Desde Ahí tildar el registro e ir a menú Fila para acceder a la opción Correo
Eletronico/Internet
Completar
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Tipo: Internet Address
Y la dirección de e-mail de la persona
Indicador de mensaje = ‘01’ para la dirección de Qbit.
En esta pantalla podrán ingresarse otras direcciones de email alternativas las cuales
tendrán en el indicador de mensaje un ‘00’
Hay un error en la pantalla que debemos verificar
Teléfonos
Podrán ingresarse los teléfonos de contacto de la persona, clasificando los mismos en
teléfonos celulares, personales, casa, de emergencias, etc.
Para ello desde el menú Pantalla ir a Teléfonos e ingresar los diferentes registros.
Alta de terceros contratados
El procedimiento es similar al de Alta de empleados propios con las siguientes
consideraciones:
Libro de direcciones
Número de dirección: primer número disponible en el rango 6000 al 6999
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Nombre Alfa: ingresar el nombre completo. En el caso de recursos genéricos
pertenecientes a empresas de software Factory, ingresarlo como nombre de fantasia de
la empresa + nro. Ejemplo Syntegrar SF1
Nro de dirección larga: ingresar el número de documento. Si es un recurso genérico dejar
en blanco.
Tipo de búsqueda aparecerá una T
UN (Unidad de negocios): dependerá del área para el cual trabaje, a priori solo podrán ser
9001 – Consultoría
9002 – Mesa de Ayuda
9004 – Oba Comex
9005 – OBA SI, FI
Correo
Destinatario: en el caso de usuarios genéricos completar con la razón social de la empresa
al cual se le otorgo el usuario genérico.
Lin 1 dirección: Domicilio de la empresa
Ciudad, Estado(provincia), Cod Postal y Pais.
Lin 3 dirección: Colocar la fecha de alta
Info Adicional 1
Cuentas por pagar= ‘N’
Empleado = tildar el campo
Info Adicional 2
Cd clasificación 01 = Categoría
Dirección relacionada
1° n° de dirección = Nro de empleado del líder responsable del control de horas del
recurso.
Info Regional
Tipo de documento legal , ingresar siempre 075 ya que es el correspondiente a CUIL
Y en el campo ID Fiscal ingresar el nro de CUIL
En el caso de recursos genéricos deben colocarse los datos de la empresa por tanto el
Documento legal generalmente será 080 si es Responsable inscripto o bien 075 si es
monotributista.
En el ID fiscal se ingresa Nro de CUIT si el doc legal es 080 y Nro de CUIL si el doc legal e
075
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Con OK confirmar el alta del tercero.
Procedimiento de Baja de Empleados
Ingresar a la aplicación (P01012) de Empleados propio o Terceros según corresponda.
Buscar el empleado en cuestión utilizando los diferentes filtros y seleccionarlo
Modificar el tipo de búsqueda como ‘EX’ si es empleado propio y ‘TX’ si es contratado.
Luego ir a Correo
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Y completar Lin 4 dirección con la fecha de baja.
Confirmar los cambios con OK
Excepción para el control de horas
Para aquellos empleados que son considerados dentro de la estructura de gastos fijos
(administración, RRHH, Ventas, Mkt, directores y gerentes), es necesario registrarlos
como excepción para el control de horas.
De esta forma los reportes semanales y mensuales de control de horas no mostrarán
información de horas. Caso contrario como estos recursos no cargan horas siempre
estarían como fuera de cumplimiento.
Debemos considerar que si un empleado no trabaja full time es conveniente incluirlo
como excepción para el control de horas.
Acceder a la aplicación Excepción control de horas (P570118) e ingresar el número de
empleado y la fecha a partir de la cual no se hace necesario que ingrese horas al
timekeeping.
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Calendario no laborable
El calendario no laborable se utiliza para declarar los días feriados o no laborables.
Son feriados los definidos por el calendario oficial, y no laborables aquellos que Qbit
otorga como no laborables. Ejemplo de no laborables son los días 24 y 31/12
Acceder a la aplicación Calendario no laborable (P570110) e ingresar la fecha y el tipo de
día no laborable.
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NOTA: idealmente se recomienda generar el calendario de feriados a principio de año y
luego hacer las modificaciones por días no laborables.
Excepción carga de horas
Se ingresan en dicha aplicación aquellas personas que precisan corregir/terminar de
cargar horas cuando el periodo está cerrado.
El periodo se cierra el último día de cada mes.
Acceder a la aplicación Excepción Carga de horas (P570119) e ingresar nombre del
empleado, fecha en que se habilita modificar/cargar horas y el periodo que se le habilita
como excepción.
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