ING. EDGAR PIMIENTA GALVAN

MANEJO DE MATERIALES

ALMACEN

Un almacén es un lugar o espacio físico para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes, transportistas, clientes, etc.

En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo, personal y técnicas requeridas para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y técnicas para almacenamiento varían mucho según la naturaleza del material que se va a manejar. Las características del material como tamaño, peso, durabilidad, duración (vida) en estantería y tamaño de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseño de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la información como, disponibilidades de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras, es la mejor fuente de información.

Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido a procedimientos de rotación, de inventarios defectuosos y robos. Los registros deben mantener toda la información de los productos en el almacén, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.

Función de los Almacenes:

1.Mantienen las materias primas protegidas de incendios, robos y deterioros.

2.Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.

3.Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las existencias reales de materia prima.

4.Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas).

5.Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

Técnicas de Almacenamiento de Materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

1.Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

2.Tipos de materiales que serán almacenados.

3.Numero de artículos guardados.

4.Velocidad de atención necesaria.

5.Tipo de embalaje.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

Técnicas de almacenamiento :

1.Carga unitaria:

La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un dispositivo llamado pallet (plataforma o estibas ), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1,10mts x 1,10mts como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera;

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

En cuanto al numero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.a. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.b. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas, las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera, de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar, puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.

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3.Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

4.Apilamientos:

Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la practica, forma un gran y único estante.

TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO

Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación.

Especificación: significa la descripción detallada de un articulo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con mas informaciones sobre el artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del articulo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara.

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

Clasificación y Codificación de los Materiales

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada genero de material ocupe un lugar especifico, que facilite su identificación y localización de la bodega.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada articulo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código alfabético, numéricos y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el numero de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

EJEMPLO

PRODUCTO CLASIFICACION CODIFICACIONCUADERNO GRUPO 1

CUADRICULADO SUB GRUPO 10150 HOJAS REFERENCIA 10105

100 HOJAS REFERENCIA 10110RALLADO SUB GRUPO 10250 HOJAS REFERENCIA 10220100 HOJAS REFERENCIA 10225

DOBLE LINEAS SUB GRUPO 10350 HOJAS REFERENCIA 10330100 HOJAS REFERENCIA 10335

CODIFICACIÓN DE MATERIALES

Sea cual sea el tipo de inventario empleado no cabe discusión sobre la utilidad para la realización del control de emplear un sistema de codificación que permite llevar de forma fácil y poco costosa un sistema de inventarios permanentes en tiempo real con una inversión mínima.

Un sistema de codificación es un conjunto de normas que, en nuestro caso, identifica a los productos o servicios. Sin duda alguna el sistema de codificación por excelencia para la identificación del articulo en general es el código de barras. Aunque para uso interno la empresa puede establecer el sistema de codificación que considere mas adecuado, la verdadera utilidad de un sistema de este tipo es que sea reconocido de forma generalizada de tal modo que el producto se identifique de forma inequívoca en cualquier lugar o situación.

CÓDIGOS DE BARRAS

En general, el uso de la codificación es útil tanto para el fabricante como para el comerciante y el consumidor. Al fabricante le sirve de ayuda para el control de sus inventarios, de los pedidos y la distribución de sus productos; además le permite identificar sus productor de manera única en cualquier parte del mundo y agilizar los pedidos y entregas a la vez que mejora la comunicación con sus proveedores y clientes.

Para quien comercializa el producto también supone grandes ventajas ya que le permite mantener un control en tiempo real de su stock y así poder emitir pedidos de forma automática, asimismo aumenta la productividad de los cajeros y facilita la llevanza de la contabilidad.

CÓDIGOS DE BARRAS

Por su parte, el consumidor también se ve beneficiado ya que se reduce el riesgo de error que resulta del teclado manual de los precios , recibe un comprobante de compra mas detallado y ahorra tiempo de espera.

Lógicamente para que todo esto sea posible, el código debe ser único para cada producto y sistema de codificación empleado debe estar normalizado o estandarizado.

CÓDIGOS DE BARRAS

Filosofía de los sistemas de codificación.

Un sistema de codificación comprende un código que se calcula en base a una serie de normas preestablecida y una simbología que permite representar ese código para su lectura electrónica.

Los Código de barras han sido creados para identificar objetos y facilitar el ingreso de información eliminando la posibilidad de error en la captura.

Los códigos de barras se pueden imaginar como si fueran la versión impresa del código Morse, con barras angostas ( y espacios) representando puntos, y barras. El lector decodifica el código de barras a través de la digitalización proveniente de una fuente de luz que cruza el código y mide la intensidad de la luz reflejada por los espacios blancos.

CÓDIGOS DE BARRAS

Una de las más utilizadas es el símbolo internacional de número de artículo, llamado símbolo EAN por las siglas en inglés de la Asociación Europea para la Numeración de Artículos.

Este símbolo se emplea en el comercio abierto para identificar los productos al pasar del fabricante a los mayoristas, distribuidores y minoristas, y de ahí al cliente final.

Se puede considerar que el código EAN-13 es el estándar actual, aunque existen otros tipos de codificación y simbología, como EAN-8, EAN 128, DUN 14, CODE 39, ITF y muchos mas.

CÓDIGOS DE BARRAS

Los códigos EAN 13 y EAN 8 son para uso comercial y se emplean a nivel mundial salvo en EEUU y CANADA donde usan el UCC (UNIFORM CODE COUNCIL). La codificación EAN 8 se emplea en casos especiales en los que debido al reducido tamaño del producto no es posible emplear una codificación de 13 dígitos.

Los códigos CODE 39 son alfanuméricos para uso industrial y no necesitan ningún convenio. Por ultimo los ITF esta indicado para la impresión de códigos de barras en materiales que admiten poca resolución como cartones etc.

La principal ventaja del DUN 14 respectos a EAN 13 es que puede codificar hasta 8 veces mas artículos , por otro lado el AEN 128 es mas completo ya que permite incorporar otros datos como numero de lote, fecha de caducidad, etc..

CÓDIGOS DE BARRAS

Formas de los códigos de barras

CÓDIGOS DE BARRAS

Código ITF 14

CÓDIGOS DE BARRAS

CÓDIGOS DE BARRAS

El sistema de identificación EAN • UCC, así como el EDI, se dieron a conocer en varios países del mundo y América Latina. Argentina, Brasil y México fueron los primeros en adoptar las ventajas del sistema. Poco después el sistema llegó a Colombia como una práctica innovadora causando gran interés entre diversos empresarios.

El 28 de julio de 1988, 29 empresas colombianas entre las que se encontraban representados todos los sectores (industria, comercio, cajas de compensación, proveedores de equipos y servicios, gremios y asociaciones) coincidieron en la necesidad de crear el IAC, Instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial como el organismo que administrará en el sistema

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EJEMPLOS DE APLICACIÓNES COMERCIALES

Administración de Materias Primas.

La identificación estándar que ofrece este sistema le permite a su empresa y a sus proveedores grandes beneficios, gracias a la información común que aporta valiosos datos para una labor conjunta.

Evitar los desperdicios, reciclar y lograr ahorros de materias primas son algunos de los pasos clave para optimizar el aprovechamiento de los insumos. Sin embargo, para lograrlo, se debe conocer a fondo el comportamiento de las materias primas, y realizar un seguimiento detallado de su utilización, lo cual exige un manejo de la información exacto y ágil, que se logra con los códigos de barra.

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Administración de Bodegas y Centros de Distribución.

Administrar un centro de distribución es una tarea compleja que va más allá de la sola manipulación y control de la mercancía, el factor que realmente marca la diferencia es la administración de la información de la misma, pues es la que realmente permite desarrollar procesos confiables y eficientes dentro de éste eslabón de la cadena de abastecimiento.

La filosofía del sistema EAN UCC es mejorar la cadena de abastecimiento mediante la optimización de los procesos. En la bodega esta filosofía se aplica en cada proceso: almacenamiento, preparación , despacho.

Los tiempos muertos debido a las demoras en la captura de información, pueden evitarse usando la tecnología disponible.

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Administración Eficiente de Puntos de Venta

Los beneficios más importantes para que una empresa administre eficientemente los puntos de venta y se desarrolle competitivamente son:

•Optimización en el control de inventarios y aumento de productividad en el punto de pago, eliminando colas y disminuyendo el tiempo de espera. Mejor servicio al cliente.

•Disminución de los procesos de marcación de precios, eliminación de errores de digitación y captura de datos de venta en forma rápida y segura.

•Identificación de las principales áreas de mermas.

•Obtención de información confiable para el manejo del negocio.

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•Establecimiento de un lenguaje común con sus proveedores a través del código de barras, incrementando la productividad de la relación comercial lo que facilita la implementación de otras tecnologías con el intercambio electrónico de documentos -EDI-

•Conocimiento del comportamiento de los productos en el mercado.

•Aumento de la eficiencia en el manejo de procesos como el recibo, despacho, y selección de mercancías.

Así también tiene otros usos como son; Aplicaciones de Comercio Exterior, Identificación de carga, Identificación de Personal, Producción, inventarios de activos en las empresas.

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