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MANUAL DE ALMACENES
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1. INTRODUCCIN
El objetivo del presente manual es realizar una presentacin de los
principales aspectos y parmetros a considerar con relacin a la Gestin de
Almacenes, de manera que permita a las empresas adscritas al Plan PIL !
contrastar los resultados obtenidos en el autodia"nstico lo"#stico$
El manual incluye aspectos de las cuatro dimensiones o reas
%undamentales de toda or"anizacin& estrate"ia, procesos, or"anizacin, personas y cultura y sistemas de in%ormacin$
2. LA GESTIN DE ALMACENES
2.1 DEFINICIN Y ALCANCE
El concepto de almac'n (a ido variando a lo lar"o de los a)os, ampliando
su mbito de responsabilidad dentro de la %uncin lo"#stica$
Actualmente, la Gestin de Almacenes se de%ine como&
Proceso de la %uncin lo"#stica que trata la recepcin, almacenamiento y
movimiento dentro de un mismo almac'n (asta el punto de consumo de
cualquier material * materias primas, semielaborados, terminados, as# como
el
tratamiento e in%ormacin de los datos "enerados$
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+uente& Price ater(ouse-oopers
As#, el mbito de responsabilidad del rea de Almacenes nace en la
recepcin del elemento %#sico en las propias instalaciones y se e.tiende al
mantenimiento del mismo en las mejores condiciones para su posterior
tratamiento /proceso, transporte o consumo0, "uardando evidencia de ello$
La Gestin de Almacenes se sit1a en el 2apa de Procesos Lo"#sticos entre
la Gestin de E.istencias y el Proceso de Gestin de Pedidos y 3istribucin$
La propia evolucin de la Lo"#stica (a provocado el solapamiento de
%unciones y responsabilidades, lle"ando a la con%usin, principalmente entre
la Gestin de Inventarios y la Gestin de Almacenes$
+uente& Price ater(ouse-oopers
El mismo ori"en de la e.istencia de un almac'n * %undamentalmente,
la necesidad de mantener inventarios * marca el l#mite entre la Gestin
de E.istencias y la Gestin de Almacenes$
QQ UU
C U N TC U N TOO AA C U N TC U N TOO
CC UU NN DD OO
DEBDEBEE SESER R ALMACENADALMACENADOO ?? Gestin de E.istencias
Gestin de Almacenes
DD NN DD EE
CC MM OO
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+uente& Price ater(ouse-oopers
3el mismo modo, la Gestin de Almacenes ve %inalizada su %uncin cuando
los objetos almacenados pasan a ser pedido$ A partir de a(#, el mbito
de responsabilidad se traslada al Proceso de Gestin de Pedidos y
3istribucin, como se ver en el 2anual correspondiente$
2.2 FUNDAMENTOSY PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE ALMACENESLa primera razn de ser de un almac'n nace de la natural imposibilidad
prctica de reducir a cero el lapso de tiempo entre la preparacin
para consumo de un elemento material y el acto en s# del consumo, bien
por pura imposibilidad de ajustar o%erta con demanda, bien por las
caracter#sticas del producto /perecederos, in%lamables40
Este %undamento no acota el ori"en y destino del elemento almacenado$
Por ello, es aplicable tanto a necesidades e.ternas de consumo /clientes0
como necesidades internas /clientes internos0 entre procesos o reas$
En se"undo lu"ar, e.isten razones puramente %inancieras que dan sentido al
uso de almacenes por parte de una empresa$ As#, por ejemplo, puede salir
ms rentable realizar aprovisionamientos en "randes cantidades para reducir
los precios, a pesar de necesitar mayor espacio para su almacenamiento, o
realizar movimientos de materiales en "randes cantidades$
OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE
Solucin a requerimientos propiosdel ne ocio
CAUSAS
Adaptacin a la demanda * interna5e.terna * /tiempos de
proceso, estacionalidad, servicio alcliente40
-aracter#sticas de losmateriales5productos /perecederos,
peli"rosos, reciclado40
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Optimi!acin de los recursos "inancieros
+uente& Price ater(ouse-oopers
6educcin de costes a trav's
del aumento del volumenoperado /descuentos encompras, consolidacin detransportes40
6educcin de costes a trav'snecesidades productivas /"ruposutilizados en di%erentes unidadesde proceso40
Independientemente de estas consideraciones, las t'cnicas de Gestin de
Almacenes son aplicables a todo elemento %#sico material que %orme parte
de la compa)#a$ Es decir, no slo aquellos que %orman parte directa del
ne"ocio,
sino tambi'n cualquier documentacin "enerada$
2.3 IMPORTANCIAY OBJETIVOS DE LA GESTIN DE ALMACENES
bservando el mapa de procesos de un sistema de almacenaje y tal y
como se muestra en la tabla comparativa con los -entros de3istribucin /ver apartado 7$10, una de las caracter#sticas principales de
un almac'n es la !"#$%& '# %(&)&' '#" *!# + ' $ ) ,- * de
manera directa * a los materiales que maneja$
A pesar de ello, los %undamentos de su e.istencia evidencian una posicin
vital como proceso soporte de la %uncin lo"#stica y justi%ican la necesidad
de
desarrollar una Gestin de Almacenes en toda su e.tensin, conimpacto
6educcin de tareas administrativas
A"ilidad del desarrollo del resto de
procesos lo"#sticos
ptimizacin de la "estin del nivel de inversin
del circulante
2ejora de la calidad del producto8
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ptimizacin de costes
6educcin de tiempos de proceso
9ivel de satis%accin del cliente
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:
tan"ible en %actores de primer nivel para la empresa, obteniendo los
si"uientes bene%icios&
Para ello, los objetivos principales que se obtienen de un sistema de
almacenaje son&
OBJETI#OS DE UN SISTEMA DE ALMACENAJE $apide! de entre as%ia&ilidad
$educcin de costes
Ma'imi!acin del (olumen disponi&le Minimi!acin de las operaciones de manipulacin ) transporte
+uente& Price ater(ouse-oopers
La Gestin de Almacenes es ampliamente contemplada en la I;
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El mapa de procesos mostrado en el apartado 7$1, representa el conjunto
de actividades bajo la responsabilidad de la "estin de almacenes$ En 'l,
un
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primer proceso de Plani%icacin y or"anizacin de la %uncin de los
almacenes como subproceso inicial y que se e.tiende a lo lar"o de todo
el proceso$
En un se"undo nivel, los subprocesos que componen la "estin de las
actividades y objetivos de los almacenes y que abarca la recepcin de
los materiales, su mantenimiento en el almac'n y el movimiento entre zonas
de un mismo almac'n$
Por 1ltimo, la "estin de las identi%icaciones, re"istros e in%ormes "enerados
a lo lar"o de los procesos anteriores$
2./.1 P, $&0&% %&1$ O.3 $&4 %&1$
Este subproceso alcanza las actividades de carcter estrat'"ico y tctico,
al tener que dar solucin a las necesidades de recursos y ubicaciones en
l#nea con las pol#ticas y objetivos "enerales de la compa)#a? como por
ejemplo, la modalidad de "estin de los almacenes, su ubicacin, los
recursos t'cnicos y (umanos necesarios, o la plani%icacin de cada uno
de los tres procesos operativos /recepcin, almac'n y movimiento0$
D&"#+- '# , R#' '# D&"(.&5!%&1$A,6 %#$ 6$(-
En primer lu"ar, una compa)#a necesita una 6ed de 3istribucin que
permita responder a cambios en la demanda utilizando una ptima
combinacin de instalaciones, modalidades de transporte y estrate"ias$
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na 6ed de 3istribucin es el conjunto de todos los centros de
distribucin, almacenes y rutas de transporte entre ellos$
El 3ise)o de una 6ed de 3istribucin es la plani%icacin y ubicacin
estrat'"ica de los almacenes y centros de distribucin de manera que
permitan "estionar el %lujo de productos desde uno o ms or#"enes (asta el
cliente$
3esarrollar una adecuada red de almacenes para la compa)#a y los
clientes requiere considerar una cantidad si"ni%icativa de elementos&
91mero de almacenes, las ubicaciones, la propiedad de la "estin o el
tama)o de los mismos$
!ras tener identi%icadas las necesidades de distribucin y almacenamiento, la
compa)#a debe decidir qu' tipos de almacenes y centros de distribucin
se ajustan a sus necesidades de manera ms e%iciente, as# como la ubicacin
de los mismos$
R#"7-$" 5&,&' ' '# , G#"(&1$ '# ,-",6 %#$#"
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B
!ras de%inir la 6ed de 3istribucin que necesita la compa)#a, la primera "ran
decisin que una compa)#a debe realizar respecto al almacenamiento de
sus e.istencias es si debe auto"estionar los almacenes o subcontratarlos$
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La decisin depende de numerosos %actores$ A continuacin se presentan las
ventajas y desventajas que presenta cada una de las modalidades, de
manera que una empresa pueda sopesar aquella que mejor se ajuste a su
situacin$
*ESTI+N ,$O,IA SUBCONT$ATACI+N
D E
S # E N T A J A S
# E N T A J A S 2ayor "rado de control
+le.ibilidad
2enos costoso a lar"o plazo
ptimizacin de los recursos(umanos
Cene%icios %iscales /ta. bene%its0
Cene%icios intan"ibles
-arencia de %le.ibilidad+inancial constraints
6ate o%return
-onservacin del capital
Aumento del espacio de almac'n para cubrir picos de demanda
6ies"o reducido
Econom#as de escala
+le.ibilidad
Dentajas %iscales /impuestos0
-onocimiento espec#%ico de loscostes de almacenamiento ymanutencin
Potencial minimizacin o%labor disputes
Problemas de comunicacin
-arencia deserviciosespecializados
El espacio puede no estardisponible /;(orta"e o%space0
+uente& +undamentals o% Lo"istics 2ana"ement$ Elaboracin Price ater(ouse-oopers$
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I'#$(&0&% %&1$ (. 4 5&,&' ' '# 6#.% $%9 "
Al i"ual que las ubicaciones, o incluso con mayor importancia, la totalidad
de las mercanc#as almacenadas deben ser codi%icadas asi"nando
identi%icaciones 1nicas por art#culo$ O a1n ms, est codi%icacin debe estar
relacionada con la utilizada para identi%icar las ubicaciones y con el resto
de procesos de la empresa * no slo los lo"#sticos $
-on ello, se consi"ue disponer de los pasos que si"ue una mercanc#adeterminada, tanto en el sentido de la cadena de valor, como a la
inversa, en el caso de que el ori"en de b1squeda proceda, por ejemplo,
del -liente, es decir, su trazabilidad$ 3esa%ortunadamente, todav#a son
muc(as las empresas que desaprovec(an las enormes posibilidades que
o%rece disponer de la in%ormacin para el rastreo de los art#culos que
circulan o (an circulado por la empresa$
Gracias a los avances tecnol"icos, la codi%icacin normalizada demercanc#as y ubicaciones junto a su relacin es (oy en d#a rpida y
cmodamente realizable mediante la identi%icacin automtica$
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;on dos las principales v#as de codi%icacin automtica que se utilizan en
la empresa&
-odi%icacin de barras
Etiquetas electrnicas
La "estin de almacenes basada en cdi"o de barras permite un control
e.(austivo de los productos$ El cdi"o de barras es un sistema de
codi%icacin internacional de los productos que o%rece "randes
posibilidades para ma.imizar la e%iciencia en la "estin de las bases dedatos que relacionan los %lujos %#sicos yde in%ormacin de las empresas en
sus operaciones cotidianas de intercambio$
-on el -di"o EA9 las empresas utilizan un Len"uaje -om1n compatible con
cualquier sistema interno$ El ;istema EA9 proporciona la %rmula para
identi%icar de %orma 1nica y no ambi"ua a los art#culos y productos,
cualesquiera que sea su %ormato o presentacin$
El cdi"o EA9 dispone de un principio bsico de "estin& J!oda
modi%icacin del producto percibida por el consumidor %inal tiene un cdi"o
EA9 distintoK$
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#ENTAJAS DE LA CODI%ICACI+N DE BA$$AS Utili!acin de una codi"icacin com/n entre los interlocutores9
Captura de datos r3pida ) e"ica!9
*estin inmediata de la in"ormacin9
$educcin de stoc=s9
Aumento del ni(el de ser(icio a los clientes
,osi&ilidad de automati!ar el almac0n ) me8orar el control so&re el almacena8e )
la distri&ucin9
$educcin de errores en el reconocimiento del producto9*estin art:culo por art:culo
Me8oraen la estin deapro(isionamiento9 In"ormacin directa de
la e(olucin diaria9
+uente& AE- -
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Por su parte, las etiquetas electrnicas son un recurso ms so%isticado$ Estn
basadas en circuiter#a con microprocesadores, memorias y emisores y
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receptores de radio, lo que les permite manejar vol1menes de
in%ormacin de miles de bytes$ ;u penetracin es sensiblemente in%erior al
de los cdi"os de barras$
2. TIPOLOG AS DE ALMACN
E.isten una "ran variedad de instalaciones de almacenamiento, se"1n las
di%erentes clasi%icaciones que susceptibles de realizarse&
+uente& 2anual de Lo"#stica Inte"ral$ Elaboracin Price ater(ouse-oopers$
3entro de una 6ed de 3istribucin, el papel de un almac'n puede variar$
El tipo de almac'n que una compa)#a utiliza es un %actor cr#tico en el dise)o
de la 6ed$ n almac'n centralizado alber"a e.istencias para muc(os
mercados re"ionales y env#a productos directamente al cliente$
En tanto en cuanto (ay una sla ubicacin de e.istencias, los altos costes
de transporte y e l mayor tiempo de entre"a del producto pueden dar
como
CLASI%ICACI+N TI,O DE ALMAC;N
;e"1n su r'"imen jur#dico
;e"1n su %uncin lo"#stica
;e"1n su estructura yt'cnicas de manipulacin
;e"1n la naturaleza de loselementos almacenados
Propio Leasin"En alquiler -entral Local6e"ional 3e trnsito-onvencional 3inmicosPaletizado 2vilesEn bloque ;emiautomticos y-ompactos drive automticosin Autoportantes
2aterias Primas 2ateriales au.iliares;emielaborados 6ecambiosProductos 3ocumentacinterminados
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resultado un peor servicio al cliente$ Los costes de e.istencias, sin embar"o,
se reducen$
+uente& Price ater(ouse-oopers
Los almacenes locales se sit1an muy pr.imos a los mercados objetivo,
reduciendo de este modo los tiempos de transporte y de entre"a al cliente,
e incrementando la satis%accin del cliente$ ;i la demanda est dispersada
"eo"r%icamente y con di%#cil prediccin, los almacenes locales pueden llevar
a altos costes de e.istencias$
Los almacenes re"ionales, por su parte, son similares a los locales pero estn
en%ocados a mercados ms "randes$ Este tipo de almac'n reduce los
costes de transporte al reducir el n1mero de almacenes y la %recuencia de
env#o al cliente$ n menor n1mero de almacenes puede reducir los
costes de e.istencias reduciendo los costes totales asociados a los
productos, pero puede tambi'n incrementar las distancias de env#o y
entre"a, lo que puede
a%ectar a la satis%accin delcliente$
+uente& Price ater(ouse-oopers
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Los almacenes re"ionales con productos semielaborados pendientes de
ensamblaje %inal, empaquetado o etiquetado reducen los costes de
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transporte debido a que el punto de personalizacin del producto a
las necesidades del cliente est ubicado a lo lar"o de la 6ed de 3istribucin$
Los niveles de e.istencias puede disminuirse al no ser necesarias todas
las partes del producto en el montaje$ Las partes individuales poseen un
menor valor que los productos terminados ya que los componentes no
tienen atribuidas las actividades de valor a)adido$
Esta dilatacin debida a la personalizacin en almacenes re"ionales
puede llevar a mejores niveles de satis%accin del cliente$
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