SISTEMA NORMATIVO

DOCUMENTO DE PROCEDIMIENTO

Nombre Procedimiento:Alistamiento de medios de pago, efectivo y cheque para entregar a transportadoras de valores y/o consignacin directa

Elaborado por:Jefatura de Tesoreria

Aprobado por:Gerencia Financiera USC

mbito aplicacin:CEET, CEETTV y subsidiarias (en adelante todas mencionadas como CEET)

Destinatarios:Colaboradores que intervienen en el proceso

Clasificacin Doc.:Uso interno Confidencial

Rango:bFechas:Emisin: 17/10/2012Actualizacin: 15/08/2014Codificacin:PR023-01

ALISTAMIENTO DE MEDIOS DE PAGO, EFECTIVO Y CHEQUE PARA ENTREGAR A TRANSPORTADORAS DE VALORES Y/O CONSIGNACIN DIRECTA

1. Objetivo

Representar de manera escrita los pasos a seguir en el procedimiento de Alistamiento de Medios de Pago, Efectivo y Cheque para entregar a transportadora de valores y/o Consignacin Directa2. Alcance

Todas aquellas personas que participan dentro del proceso de Alistamiento de Medios de Pago, Efectivo y Cheque para entregar a transportadora de valores y/o Consignacin Directa3. ReferenciasEs Referencia de este proceso, el proceso PR006 Ingresos Presenciales en su versin actualizada

4. Definiciones

4.1 PAQUETE DE BILLETES: Son los que se hacen con varias denominaciones, organizndolos de menor a mayor, y fajndolos con una tira o fajilla donde se relaciona la cantidad por cada denominacin, el subtotal por denominacin y el valor total del paquete. (Ver Anexo 7.1).4.2 BILLETES CAREADOS: Todos los billetes deben estar organizados con la figura del personaje del mismo lado.

4.3 PAQUETE DE MONEDAS: Son los que se hacen con varias denominaciones, adjuntando el formato donde se relaciona la cantidad por cada denominacin, el subtotal por denominacin y el valor total del paquete. (Ver Anexo 7.2).4.4 CHEQUE CANJE LOCAL O PAGO NACIONAL: Son los cheques que independientemente de la ciudad o localidad donde se encuentre radicada la cuenta giradora. El cajero puede identificar estos cheques validando en la parte inferior si dice PAGO NACIONAL el cdigo de ruta es 0000.(Ver anexo 7.3.)4.5 CHEQUE DE OTRA PLAZA O REMESA: Cheque girado en una ciudad diferente a la que se esta cobrando el cheque y que no tiene PAGO NACIONAL. El cajero puede identificar estos cheques validando en la parte inferior el cdigo de ruta es diferente a 0000. (Ver anexo 7.3)4.6 FORMATO CONSIGNACIN RECAUDOS BANCOLOMBIA: Formato de consignacin donde se diligencia los cheques locales o de pago nacional identificado con el formato F-422 para ser consignados. (Ver anexo 7.4).4.7 FORMATO CONSIGNACIN CHEQUES DE OTRAS PLAZAS: Formato de consignacin para remesas. En este formato el cajero siempre debe escoger la opcin SI en la casilla Negociada. (Ver anexo 7.5).4.8 FORMATO CONVENIOS EMPRESARIALES: Formato del Banco Davivienda donde se pueden consignar el recaudo en efectivo o cheque independientemente. (Ver anexo 7.6)4.9 FORMATO CONSIGNACION CHEQUE DOLARES BANCO CITIBANK N.A. Este formato es exclusivo para realizar consignaciones de cheque en dlares girados a nombre de CASA EDITORIAL EL TIEMPO en su cuenta en Citibank New York. El formato tiene pre impreso la razn social y el nmero de cuenta bancaria y un nmero consecutivo.4.10 FORMATO DE INSTRUCCIONES DE CONSIGNACION DE CHEQUES EN DOLARES PARA CITIBANK N.A. Este formato siempre se debe diligenciar para enviarlo anexo a la consignacin de CITIBANK mencionada en el punto anterior (Ver anexo 7.7) 4.11 INSUMOS: Elementos entregados para el alistamiento de los medios de pago cheque o efectivo para envi con las transportadoras de valores o consignar directamente tales como: Fajillas, bolsas de seguridad, precinto o sello de seguridad, bolsas de polipropileno, amarres plsticos para bolsas de moneda, formatos de consignaciones, bolsas plsticas transparentes, tulas o bolsas de para consignar cheques, planilla de conduccin de efectivo.4.12 FAJILLAS: Tira de papel con membrete del banco con el cual se faja un paquete de billetes de diferentes denominaciones. (Ver anexo 7.8.)4.13 TULA O BOLSA DE SEGURIDAD: Donde se empaca y entregan los paquetes de billetes, monedas o cheques para entregar a la transportadora de valores. Estos contienen ojaletes para colocar el precinto o sello de seguridad. Nota: en estas bolsas de seguridad solo se pueden incluir mximo 15 monedas. (Ver anexo 7.9)4.14 TULA PLASTICA: Donde se empaca la(s) llave(s) en custodia de la transportadora de valores .(ver anexo 7.10)4.15 PRECINTO O SELLO DE SEGURIDAD: Tira plstica con etiqueta donde trae un numero de seguridad, con el cual se cierran las tulas de lona, bolsas de seguridad o tulas plsticas donde se empaca el efectivo, los cheques o las llaves en custodia que entregan a la transportadora de valores (Ver anexo 7.11)4.16 BOLSAS DE POLIPROPILENO: Donde se empaca la moneda para entregar a la transportadora de valores. Nota: En estas bolsas se empaca desde 15 hasta 2000 monedas. Ver anexo 7.12.)4.17 AMARRES PLSTICOS: Elemento con el que se sella la bolsa de polipropileno donde se empacan las monedas. (Ver anexo 7.13).4.18 CARGAMENTO: Son la(s) tula(s) o bolsa(s) de seguridad entregada(s) por la empresa a la transportadora de valores para su transporte en cada servicio.4.19 GUA THOMAS GREG EXPRESS S.A.: Formato con el cual se entrega el cargamento de cheques a la Transportadora de valores. (Ver Anexo 7.14).4.20 GUIA AEREA DHL: Formato con el cual se enva consignacin de cheques en dlares al Banco Citibank sucursal New York donde se tiene abierta la cuenta en dlares. (Ver Anexo 7.15).4.21 LIBRO DE REGISTRO DE FIRMA O CATLOGO DE SEGURIDAD DE LA(S) TRANSPORTADORA(S) DE VALORES. En este se encuentran las fotografas, datos bsicos de identificacin y firmas del personal autorizado por la(s) transportadora(s) para entregar el cargamento en las instalaciones de CEET y los datos de identificacin de los vehculos blindados o motorizados. (Ver Anexo 7.16). 4.22 SERVICIO FALLIDO: Se presenta cuando el cajero no entrega el cargamento a la transportadora de valores en el rango programado.4.23 TIPO DE SERVICIO PROGRAMADO: servicio acordado con anticipacin con la transportadora de valores.4.24 HORA MILITAR: Es la hora expresada en formato de 24 horas, es decir la hora se escribe de la 00 a las 24 horas y los minutos del 00 a los 59 minutos. Para escribir en hora militar se debe separar las horas de los minutos por dos puntos (:); las horas al lado izquierdo y los minutos al lado derecho, siempre utilizando dos dgitos para expresarlas horas y dos para los minutos. Ejemplo: 00:30, 08:45, 10:53, 12:00, 14:15, 17:26, 20:50, 23:59)4.25 RECIBOS Y/O TICKET DE INGRESO POR CAJA FACIL: Comprobante del depsito realizado en la caja fcil bien sea por el validador o por la ranura.4.26 TARJETA BALOTO

4.27 TIRILLA:5. Procedimiento5.1 GENERAR EL REPORTE DE CAJA Y VERIFICAR LOS MEDIOS DE PAGO RECIBIDOSEl cajero al final del da debe generar en caja3 el reporte Ingresos diarios por caja por la siguiente ruta: Reportes / Inspectora / Reporte Cierre de oficina.

Dar clic en el botn parmetros y en la siguiente pantalla validar que la fecha inicial y la fecha final correspondan al rango de los das de movimiento que se van a entregar a la transportadora de valores. Nota: Para determinar el rango se debe tener en cuenta la frecuencia de la programacin de la transportadora de valores, la cual puede ser diaria, dos veces o tres veces por semana.En el campo oficina el sistema de Caja3 muestra automticamente la oficina donde est asignado el cajero que esta realizando el alistamiento y en el campo cajero se debe seleccionar la opcin T- Todos para hacer el alistamiento total de la oficina.

El sistema le genera el siguiente reporte:

5.2 RECIBI PAGOS EN EFECTIVO?Si el cajero recibi pagos en medio de pago efectivo contine con la actividad (5.3), de lo contrario con la actividad (5.25).5.3 TIENE SERVICIO DE TRANSPORTADORA DE EFECTIVO?Si la oficina tiene autorizado servicio de transportadora de valores para el efectivo contine con la actividad (5.4) de lo contrario con la actividad (5.30).5.4 TIENE CAJA FUERTE ANTIPESCA?Si la oficina tiene caja fuerte antipesca contine con la actividad (5.5), de lo contrario con la actividad (5.22).5.5 ALISTAR EL LTIMO PAQUETE DE MONEDAS Y BILLETES PARA COMPLETAR EL TOTAL DEL EFECTIVO RECIBIDO EN EL DIA.El cajero debe realizar el alistamiento el ltimo paquete de billetes y/o moneda para depositar en la caja fuerte el 100% del dinero recibido durante la jornada laboral (Ver Anexo 7.17) de la misma forma como ha realizado los traslados parciales a la caja fuerte durante el da. Ver proceso Ingresos presenciales.Nota: Para las oficinas que tienen caja fcil los sobres que depositen por el buzn con billetes que durante el da no deben ingresar por el validador o ste los rechazo (por deterioro, con cinta, perforados, rotos, etc.) y las monedas que ingresa por el buzn, quedan sujetos a certificacin de la transportadora de valores ya que ellos verifican cantidad, monto y autenticidad de los valores, por lo cual se pueden presentar novedades de faltantes o sobrantes. El monto de estos sobres no puede superar el valor autorizado para tener en cajn monedero.

Al realizar estos depsito por el buzn de la CAJA FACIL, sta genera un recibo que se identifica como operacin DEPSITO DE BOLSAS.

5.6 DILIGENCIAR PLANILLA RELACIN DE PAQUETES, (BILLETES / MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA FUERTE ANTIPESCAUna vez el cajero aliste el ltimo paquete de billetes y/o moneda debe diligenciar el formato Relacin de paquetes, (billetes / monedas) ingresadas a la caja fuerte antipesca y (ver anexo 7.18), como se indica en el pproceso Ingresos presenciales 5.7 DEPSITAR LOS PAQUETES DE BILLETES Y/O MONEDAS POR EL BUZON O RANURA DE LA CAJA FUERTE ANTIPESCA Luego de terminar el punto anterior el cajero debe depositar por el buzn, el validador o la ranura de la caja fuerte el ltimo paquete de billetes y/o monedas.5.8 SE VA A ENTREGAR EL EFECTIVO A LA TRANSPORTADORA DE VALORES EL MISMO DIA DEL ALISTAMIENTO?Si el cajero va a entregar el efectivo a la transportadora el mismo da del alistamiento continuar con la actividad (5.9), de lo contrario con la actividad (5.5).5.9 PRE DILIGENCIAR LOS FORMATOS QUE SE LE VAN A ENTREGAR A LA TRANSPORTADORA DE VALORESAl cierre de la oficina 15 minutos antes de que se inicie el rango de horario en el que esta programado la recoleccin del efectivo o de los cheques por la transportadora de valores, el cajero debe diligenciar los siguientes formatos:

5.9.1. TRANSPORTADORA DE EFECTIVO

5.9.1.1. OFICINAS CON CAJA FUERTE ANTIPESCA.5.9.1.1.1 PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA FUERTE ANTIPESCAEl cajero que consolida la informacin para entregar a la transportadora debe totalizar la planilla relacin de paquetes (billetes/monedas) ingresadas a la caja fuerte antipesca o Caja Fcil de la siguiente manera: (Ver Anexo 7.18)

5.9.1.1.2 Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO Para entregar el cargamento. El formato debe ser diligenciado en letra imprenta y con tinta negra sin tachones, ni enmendaduras. Ninguno de los campos detallados a continuacin deben ser diligenciados por la tripulacin de la transportadora de valores. (Ver anexo 7.19.)

Los campos a diligenciar son:

Tipo de servicio: Marcar con una x la opcin programado. Cliente o Razn Social: Nombre del Banco al cual se consigna el efectivo.

Ciudad: Donde se esta entregando el efectivo.

Tipo de moneda: Pesos.

Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando el cargamento. Lugar de entrega: Centro de efectivo Prosegur.

Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Bolsa Sello No.: Precinto o sello de seguridad con el cual se cerr la bolsa.Billetes por denominacin: Columnas N de fajos y N de picos: Dentro de estas dos columnas No se discrimina la cantidad por cada denominacin. Se debe escribir en forma diagonal la cantidad de paquetes de billetes enviados de acuerdo con el total relacionado en la planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte Antipesca.NOTA: En los casos en que para completar total del recaudo del da es necesario enviar monedas (mximo 15 monedas de cualquier denominacin) en la columna de denominacin de billetes, en la ultima fila se escribe MONEDA y al frente el valor total de la suma de estas monedas.

Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta: Sumatoria del valor total de los paquetes de billetes enviados ms el total de la moneda (mximo 15 monedas).NOTA: En cada planilla hay la posibilidad de relacionar hasta cinco bolsas, sobre las columnas que no son utilizadas se traza una lnea diagonal inhabilitndolas. Recibo parcial cliente: No diligenciar. Recibo parcial Prosegur: No diligenciar. Valor arqueo ATM: No diligenciar

Sello ATM: No diligenciar Valor total declarado billetes: Sumatoria de los valores declarados (en nmeros) en la fila Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta. Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado billetes del punto anterior.Moneda Denominacin: En las tres primeras columnas (Bolsas-Pequea, Bolsas- Grande, Unidades-Pequea) se traza una lnea diagonal y se escribe sobre ella la cantidad de bolsas de polipropileno que se envan (mximo 2000 monedas de cualquier denominacin por bolsa). Columna Unidades-Grande, En esta columna se escribe la cantidad de monedas que se envan por cada denominacin. Valor Parcial. Es el valor que resulta de multiplicar la cantidad de monedas por el valor de cada una de las denominaciones. Total bolsas de moneda: En la columna Unidades-grande se coloca la sumatoria del total de monedas que se envan de todas las denominaciones y en la columna Valor parcial la sumatoria de todos los valores parciales de las diferentes denominaciones de monedas.

Valor total declarado moneda: Valor total (en nmeros) de la moneda enviada en la(s) bolsa(s) de polipropileno. Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado en el punto anterior.Recibido por Prosegur: No diligenciar.

Acepto Remitente: Esta parte se diligencia en el momento en que se entrega a la transportadora (ver paso 5.19).

5.9.1.1.3 Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO. Para entregar en custodia las llaves de la caja antipesca.

El cajero debe diligenciar otra Planilla de Conduccin de efectivo para entregar las llaves en custodia. (Ver Anexo 7.19).Los campos a diligenciar son:

Tipo de servicio: Marcar con una X la opcin Programado. Cliente o Razn Social: CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A.

Ciudad: Donde se esta entregando las llaves.

Tipo de moneda: Escribir Llaves. Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando las llaves. Lugar de entrega: Centro de efectivo Prosegur.

Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Tula Plstica.

Sello No.: Sello de seguridad con el cual se cerr la Tula plstica con las llaves en custodia.

Billetes por denominacin:

Columnas N de fajos y N de picos: Dentro de estas dos columnas se escribir en forma diagonal Dos llaves

Los dems campos de la parte de Billetes denominacin y Moneda Denominacin se deben inhabilitar con lneas diagonales, ver formato de ejemplo.

Acepto Remitente: Esta parte se diligencia en el momento en que se entrega a la transportadora (ver paso 5.19).

5.9.1.2 OFICINAS CON CAJILLA DE SEGURIDAD.Formato PLANILLA DE CONDUCCIN DE EFECTIVO. Para entregar el cargamento.El formato debe ser diligenciado en letra imprenta y con tinta negra sin tachones, ni enmendaduras. Ninguno de los campos detallados a continuacin debe ser diligenciado por la tripulacin de la transportadora de valores.

Los campos a diligenciar son:

Tipo de servicio: Marcar con una x la opcin programado. Cliente o Razn Social: Nombre del Banco al cual se consigna el efectivo.

Ciudad: Donde se esta entregando el efectivo.

Tipo de moneda: Pesos.

Lugar de recibo: Escribir El Tiempo seguido del nombre de la oficina que esta entregando el cargamento.

Lugar de entrega: Centro de efectivo Prosegur.

Tula y/o bolsa y/o gaveta No.: Escribir la palabra Bolsa

Sello No.: Precinto o sello de seguridad con el cual se cerr la bolsa.

Billetes por denominacin:

Columnas N de fajos: Esta columna No se debe diligenciar inhabilitar con una raya diagonal.

Columnas N de Picos: Escribir la cantidad de billetes por cada denominacin enviada. NOTA: En los casos en que para completar total del recaudo del da es necesario enviar monedas (mximo 15 monedas de cualquier denominacin) en la columna de denominacin de billetes, en la ultima fila se escribe MONEDA y al frente el valor total de la suma de estas monedas.

Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta: Sumatoria del valor total de los billetes enviados ms el total de la moneda (mximo 15 monedas). NOTA: sobre las columnas que no son utilizadas se trazar una lnea diagonal inhabilitndolas.

Recibo parcial cliente: No diligenciar.

Recibo parcial Prosegur: No diligenciar.

Valor arqueo ATM: No diligenciar

Sello ATM: No diligenciar

Valor total declarado billetes: Sumatoria de los valores declarados (en nmeros) en la fila Valor declarado por tula y/o bolsa y/o gaveta.

Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado billetes del punto anterior.

Moneda Denominacin: Generalmente estas oficinas no reciben monedas en gran cantidad si se presenta el caso debe diligenciar de la siguiente manera, de lo contrario inhabilitar con lneas diagonales.En las tres primeras columnas (Bolsas-Pequea, Bolsas- Grande, Unidades-Pequea) se traza una lnea diagonal y se escribe sobre ella la cantidad de bolsas de polipropileno que se envan (mximo 2000 monedas de cualquier denominacin por bolsa).

Columna Unidades-Grande, En esta columna se escribe la cantidad de monedas que se envan por cada denominacin.

Valor Parcial. Es el valor que resulta de multiplicar la cantidad de monedas por el valor de cada una de las denominaciones.

Total bolsas de moneda: En la columna Unidades-grande se coloca la sumatoria del total de monedas que se envan de todas las denominaciones y en la columna Valor parcial la sumatoria de todos los valores parciales de las diferentes denominaciones de monedas.

Valor total declarado moneda: Valor total (en nmeros) de la moneda enviada en la(s) bolsa(s) de polipropileno.

Valor en letras: Escribir en letras el valor total declarado en el punto anterior.

Recibido por Prosegur: No diligenciar.

5.9.1.3 OFICINAS CON CAJA FACIL5.9.1.3.1 RECIBO DE INGRESO POR CAJA FACIL

El cajero debe realizar el ltimo depsito de efectivo (billetes y/o monedas) que durante el da no pudo depositar por el validador. El monto de estos billetes y monedas no puede superar el valor autorizado para tener en cajn monedero. Al realizar el depsito la CAJA FACIL genera un recibo que se identifica como operacin DEPSITO DE BOLSAS.

PLANILLA RELACIN DE PAQUETES (BILLETES/ MONEDAS) INGRESADAS A LA CAJA FUERTE ANTIPESCA O CAJA FACILEl cajero que consolida la informacin para entregar a la transportadora debe totalizar la planilla Relacin de paquetes (billetes/monedas) (Ver Anexo 7.18) ingresadas a la caja fuerte antipesca (buzn ranura o fcil) de la siguiente manera:

Para los puntos de caja que tengan CAJA FACIL en la planilla anterior debe relacionar cada vez que ingrese a la caja fcil tanto los depsitos que realicen por el Deposito de efectivo manual sobres o paquetes y los depsitos por el validador.

5.9.2. TRANSPORTADORA DE CHEQUES :GUA ENTREGA TULA DE CHEQUES.

El cajero debe adelantar el diligenciamiento de la gua de transporte, la cual viene pre diligenciada con los datos de la oficina, relacionando en el campo de observaciones nmero del sello de seguridad, firma y estampar el sello del cajero de la oficina. (Ver Anexo 7.14).NOTA: Por ningn motivo se debe declarar valor en esta gua.

Hay dos formatos autorizados para estas guas:

5.10 LLAMAR A LA TRANSPORTADORA DE VALORES 15 MINUTOS ANTES DE CUMPLIRSE LA HORA FINAL DE RANGO PARA CONFIRMAR LA LLEGADA EN EL RANGO ESTABLECIDOEl cajero debe esperar a la transportadora dentro del rango estipulado ya establecido para su oficina y debe llamar 15 minutos antes de cumplirse la hora final del rango para confirmar su llegada a tiempo. Si al comunicarse con la transportadora, ellos le confirman que el carro va a llegar retrasado debe validar si la nueva hora de arribo es prudente o debe avisar al COC al multifuncional para reprogramar el servicio.Para las oficinas con Caja fcil la transportadora determina el da y la hora segn la cantidad de dinero depositado en la caja fcil5.11 LLEG LA TRANSPORTADORA A RECOGER LOS VALORES?En caso afirmativo continuar con la actividad (5.14), de lo contrario continuar con la actividad (5.12).5.12 ENVIAR CORREO AL COC, CRE, CCV Y/O MULTIFUNCIONAL USC INFORMANDO LA NOVEDADEl cajero debe enviar un correo al COC o Multifuncional USC informando: hora de llamada a la transportadora, nombre y apellido del operador que le atendi la llamada y motivo de la demora en el cumplimiento del servicio.

5.13 REPROGRAMAR SERVICIO CON LA TRANSPORTADORAEl COC Multifuncional envan solicitud a la Analista C.I. Tesoreria y/o Coordinacin de Ingresos para la programacin de nuevo rango de recoleccin en lo posible el mismo da o ms tardar al da siguiente. El Analista C.I. Tesoreria y/o Coordinacin de Ingresos se comunica con la transportadora y reporta la novedad y solicita nuevo servicio dando respuesta al correo donde debe informar la clave de atencin para el nuevo horario.5.14 VERIFICAR LA IDENTIFICACIN DE LA TRIPULACION Y DEL VEHICULO DE LA TRANSPORTADORA SEGN PROTOCOLO DE SEGURIDADEl cajero debe validar en el momento en que llega la tripulacin a realizar la recoleccin del cargamento, tanto de efectivo como de cheques, que tanto el personal como el vehculo blindado, o motorizado sea el autorizado por la transportadora de valores. Para ello debe solicitar al tripulante el carnet que lo acredita como funcionario de la transportadora y confrontarlo versus la informacin que se encuentra en el libro de Registro de Firmas Catalogo de seguridad, all encontrara la relacin del personal autorizado con sus fotografas, identificaciones y firmas, tambin encontrara una relacin de los vehculos. (Ver anexo 7.16).Nota: En caso de alguna duda o inconsistencia en la verificacin de la tripulacin el cajero debe abstenerse de entregar el cargamento y debe comunicarse de inmediato con la transportadora de valores a la lnea previamente autorizada.

Para el caso de la transportadora de cheques, una vez termine el protocolo de seguridad el cajero debe empacar en la tula de lona los cheques y cerrar con el sello o precinto de seguridad. (Ver Anexo 7.9 y 7.11).5.15 RECIBIR DE LA TRIPULACIN DE LA TRANPORTADORA, LA TULA PLSTICA SELLADA CON LAS LLAVES DE LA PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE ANTIPESCA ENTREGADAS EN CUSTODIAEl cajero debe recibir de la tripulacin de la transportadora de efectivo la tula plstica con las llaves para abrir la puerta interna de la caja fuerte antipesca, la cual debe estar sellada y rotulada con el nombre y direccin de la oficina. El cajero debe verificar que el nmero del sello de seguridad sea el mismo con el que se sello el da anterior verificndolo en el original del formato Planilla de conduccin de Efectivo que esta dentro de la tula y del cual el cajero tiene copia en la oficina. (Ver punto 5.9.1.1.3).5.16 RECIBIO LA LLAVE EN CUSTODIA POR PARTE DE LA TRANSPORTADORA PARA ABRIR LA PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE ANTIPESCA?En caso afirmativo continuar con la actividad (5.17), de lo contrario continuar con la actividad (5.21).5.17 ABRIR LA CAJA FUERTE, VERIFICAR EL CONTENIDO Y EMPACAR LOS PAQUETES EN BOLSA DE SEGURIDAD Y/O BOLSA DE POLIPROPILENO PARA ENTREGAR A LA TRANSPORTADORA DE VALORESEl cajero abre la caja fuerte con la clave y luego la puerta interna con las llaves recibidas de la transportadora de valores.Una vez abierta la caja fuerte antipesca el cajero procede a sacar cada uno de los paquetes de billetes y/o monedas all depositados, debe contarlos y confirma que la cantidad corresponda a los relacionados en la planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte antipesca. (Ver anexo 7.18).Si los cantidad de paquetes fsicos dentro de la caja fuerte NO coinciden con la cantidad de paquetes relacionados en la planilla Relacin de paquetes (billetes / monedas) ingresados a la caja fuerte antipesca el cajero debe validar nuevamente dentro de la caja fuerte, revisando el buzn tanto por la parte externa como la parte interna para verificar que uno(s) de lo(s) sobre(s) no estn atascados. Si despus de esta revisin los paquetes continan faltando, el cajero debe confrontar cada nmero de paquete versus la planilla para identificar que nmero(s) de paquete(s) no estn fsicamente y reportarlo inmediatamente por correo a su jefe inmediato con copia a COC o al Multifuncional USC y a tesoreria@eltiempo.com informando detalladamente la inconsistencia encontrada. En este caso los documentos pre-diligenciados no se corrigen y se espera que la transportadora de valores reporte la novedad como faltante.

El cajero debe separar los paquetes de billetes de los de monedas para empacarlos de la siguiente manera:

PAQUETES DE BILLETES: Introducir todos los paquetes de billetes en la bolsa plstica de seguridad (Ver anexo 7.9) y sellarla con el precinto o sello de seguridad (ver anexo 7.11) relacionado en la Planilla de Conduccin de Efectivo ( Ver anexo 7.19) para la entrega del cargamento pre- diligenciado en el punto 5.9.1.1.2.Nota: Para completar el total del efectivo que se debe enviar, se puede empacar en la bolsa plstica de seguridad de los billetes y un sobre con monedas (mximo 15 unidades) de lo contrario las monedas se deben empacar aparte en bolsa de polipropileno.PAQUETES DE MONEDA: El cajero debe introducir dentro de la bolsa de polipropileno los paquetes de moneda, verificando que la cantidad de monedas empacadas en cada bolsa de polipropileno que no supere las 2.000 monedas (de cualquier denominacin). (Ver anexo 7.12).El cajero luego de amarrar la bolsa con el cordn debe sellarla con el amarre plstico (ver anexo 7.13) y rotular cada bolsa con marcador, escribiendo la siguiente informacin:

Cliente: EL TIEMPO Oficina: Nombre de la oficina que esta entregando el cargamento. Denominacin Mixta. (No se debe separar por denominacin) Nombre del cajero: Nombre del cajero que consolido y empaco la moneda en la bolsa de polipropileno.

Fecha: Del da que se est entregando la bolsa de la moneda a la transportadora en el formato da/Mes/Ao. Valor total bolsa: Escribir en nmeros el total en pesos de las monedas empacadas en cada bolsa de polipropileno.

5.18 CERRAR LA CAJA FUERTE ANTIPESCAEl una vez ha sellado la bolsa de seguridad de los billetes y la bolsa de polipropileno de las monedas, se debe cerrar la puerta interna de la caja fuerte con la llave, posteriormente cerrar la puerta exterior y girar la perilla de tal manera que sta quede asegurada y revisar que no se pueda abrir nuevamente.

5.19 TERMINAR DE DILIGENCIAR LOS FORMATOS PARA SELLAR Y ENTREGAR LAS BOLSAS CON MONEDAS Y/O BILLETES Y LA TULA DE LA LLAVE DE LA PUERTA INTERNA DE LA CAJA FUERTE A LA TRIPULACIN DE LA TRANSPORTADORA DE VALORESCaja fuerte Antipesca El cajero termina de diligenciar los formatos Planilla de conduccin de efectivo pre-diligenciados en el punto 5.9.1 (segn el tipo de caja fuerte que tenga la oficina) para entregar las llaves en custodia y para entregar el cargamento a la transportadora de valores, diligenciando los siguientes campos:En la esquina superior derecha en la fila Lugar de Recibo debe llenar los siguientes campos: Hora entrada: Diligenciar en formato de hora militar escribiendo la hora de llegada de la transportadora de valores.

Hora recibo: Diligenciar en formato de hora militar escribiendo la hora de entrega del cargamento por parte del cajero a la tripulacin de la transportadora de valores. Vehculo: Cdigo interno del vehculo, informacin que encontrar en la relacin de vehculos en el libro de registro de firmas de la transportadora. Fecha: En la que se esta realizando la entrega a la transportadora de valores en formato da, mes y ao.En la parte central inferior en el recuadro Acepto Remitente:

Razn social (1): Casa Editorial El Tiempo S.A.

Diligenciar la siguiente informacin con los datos del cajero que consolida, alista y entrega el cargamento.

Nombre Apellidos Tipo de documento Nmero de documento Firma y selloLuego en la parte inferior izquierda en el recuadro Recibido por Prosegur los formatos deben ser firmados por el tripulante de la transportadora de valores que recibe el cargamento, escribiendo su nombre y apellidos, tipo de documento y nmero de identificacin, firma y sello.

En seguida el cajero debe introducir en la tula plstica las llaves junto con el original, las copias amarilla y azul de la Planilla de Conduccin de Efectivo pre-diligenciada en el punto 5.9.1.1.1 doblada en cuatro partes de manera que sea visible el nmero del sello y sellar la tula plstica. El cajero debe conservar la copia verde de esta planilla para que en el prximo servicio valide que la tula plstica con las llevas esta sellada con el mismo sello que se entreg.Inmediatamente, debe entregar a la tripulacin la tula plstica sellada con las llaves, el cargamento (bolsa de seguridad con los billetes y bolsa de polipropileno con las monedas) y la planilla de conduccin de efectivo diligenciada para la entrega del cargamento.

Caja FcilLa tripulacin una vez saca la bolsa lata proceder a generar el tiquete o recibo que con el que queda totalizado la entrega del dinero que fue depositado por la ranura y el validador.5.20 ENVIAR SOPORTES DENTRO DEL MOVIMIENTO A TESORERAEl cajero debe enviar a Tesorera dentro del movimiento de caja los soportes de la entrega a la transportadora segn el orden prestablecido para el envo de los reportes y soportes del movimiento de caja (Ver anexo 7.20).

Para el caso de las oficinas que no entregan el cargamento a la transportadora de valores a diario, estos soportes deben incluirse dentro del movimiento de caja del ltimo da del que estn enviando dinero.Nota: Las oficinas de la red exclusiva y los voceadores que solamente reciben el medio de pago efectivo y que no entregan a diario el cargamento a la transportadora de valores, son las nicas autorizadas para enviar los movimientos de caja a tesorera los das que pasa la transportadora de valores imprimiendo los reportes por el rango de das que estn enviando el dinero con la transportadora.

Finaliza el proceso.

5.21 INFORMAR A LA TRANSPORTADORA QUE LA TRIPULACIN NO TRAE LAS LLAVES EN CUSTODIA Y REPROGRAMAR NUEVA HORA DE ENTREGAEl cajero debe comunicarse con la transportadora de valores e informar que la tripulacin se presento sin la tula plstica con la llave en custodia de la caja fuerte antipesca de la oficina, si la transportadora le informa que dicha tula se le har llegar en un tiempo prudente teniendo en cuenta el horario de recoleccin y de la oficina el cajero debe esperar a que la transportadora le haga llegar la llave, de lo contrario debe reportarlo telefnicamente y por correo a su jefe inmediato y/o al Multifuncional USC con copia a COC y a tesoreria@eltiempo.com para determinar el paso a seguir segn el dinero a entregar. De esta activad continua en la actividad 5.10.5.22 DEPOSITAR EL LTIMO TRASLADO DE LOS BILLETES Y/O MONEDAS EN LA CAJILLA DE SEGURIDADEl cajero debe realizar el ltimo traslado de billetes y/o moneda a la cajilla de seguridad de la misma forma como ha realizado los traslados parciales durante el da. Cuando se realiza este ultimo traslado debe totalizar el libro de Apertura y cierre de bveda cada una de las columnas con la convencin TCF Ver proceso Ingresos presenciales.

5.23 ORGANIZAR PAQUETES DE BILLETES Y/O MONEDAS Y EMPACAR EN LAS BOLSAS DE SEGURIDAD SUMINISTRADAS POR LA TRANSPORTADORACajilla de seguridadEl cajero debe organizar y empacar los paquetes de billetes y/o monedas 15 minutos antes del iniciar el rango asignado para la recoleccin por parte de la transportadora. El cajero debe enviar todo el dinero recaudado hasta el momento que pase la transportadora para esto debe tener organizado los billetes y/o monedas:Cada paquete debe asegurarse con la fajilla y en ella relacionar: Denominacin: Valor de cada tipo de billete y/o moneda

Cantidades por denominacin: Relacionar la cantidad de billetes por cada denominacin que se ingresa en el paquete. Subtotal: Resultado de multiplicar la denominacin por la cantidad.

Total: Sumatoria de los subtotales de cada denominacin relacionada en el paquete.

Sello del cajero: Estamparlo de manera que quede visible toda la informacin del sello. Nombre y Apellido: Cajero que realiza el alistamiento.

Fecha: Del da que recoge la tula la transportadora de valores en el formato da/mes/ao.

(Ver anexo 7.8)

5.24 DEPOSITAR EN LAS BOLSAS DE SEGURIDAD SUMINISTRADAS POR LA TRANSPORTADORA, LOS VALORES A ENTREGAR.Caja fuerte antipesca y/o cajilla de seguridadEl cajero debe tener lista la bolsa de seguridad con los paquetes de billetes antes del rango asignado para la recoleccin del efectivo por parte de la transportadora .En las oficinas que la transportadora recoge a diario y que despus de llevarse el cargamento se recibe ms ingresos el cajero debe, al terminar la jornada, dejar listo el cargamento con el remanente y los documentos pre-diligenciados para ser entregado al da siguiente a la transportadora de valores. Este cargamento debe quedar custodiado dentro de la cajilla de seguridad.

Caja Fcil

Con este tipo de caja, es la tripulacin de la transportadora de valores quien abre la caja fcil y saca la bolsa lata.

De igual manera la vuelve a cerrar.5.25 RECIBIO PAGOS EN CHEQUE?En caso afirmativo contine con la actividad (5.26), de lo contrario fin del proceso.5.26 GENERAR E IMPRIMIR EL REPORTE DETALLADO POR MEDIO DE PAGO EN CAJA3El cajero debe generar diariamente e imprimir el reporte detallado por medio de pago por la ruta: Reportes/Inspectora/Detallados medios de pago, clic en el Botn Parmetros.

Fecha inicial Fecha final: El sistema de caja3 indica automticamente la fecha actual para generar el respectivo reporte. Medio de pago: Desplegar y seleccionar la opcin para cada tipo de cheques recibidos: 2 para para cheques locales, 7 para cheques de otras plazas y 9 para cheques dlares.

Cajero: Debe seleccionar la opcin T- Todos. Oficina: El sistema de Caja3 muestra automticamente la oficina donde est asignado el cajero. Dar clic en el botn Aceptar.

5.26.1 CHEQUES LOCALES

5.26.2 CHEQUES DOLARES

5.26.3. CHEQUES OTRAS PLAZAS

El cajero debe separar los cheques teniendo en cuenta su tipo (local, otra plaza, dlares) y puntear con los reportes anteriormente generados verificando que las cantidades y el valor total de cada reporte coincidan con la sumatoria de los cheques fsicos.

5.27 COLOCAR SELLOS DE ENDOSO Y PRIMER BENEFICIARIO Al respaldo de cada cheque el cajero debe estampar el sello de endoso sobre el cual debe colocar su visto bueno (requisito indispensable para que el banco no devuelva los cheques por endoso incompleto).

El sello de endoso debe contener: Razn social, Nit de la empresa, banco y nmero de la cuenta donde se va a consignar el cheque.

En la cara Fontal del cheque el cajero debe estampar el sello restrictivo Consgnese a la cuenta del primer beneficiario.

Para los cheques en dlares se debe escribir al respaldo una nota restrictiva de negociabilidad mediante endoso as: For deposit only.

5.28 DILIGENCIAR FORMATO DE CONSIGNACION DE CHEQUES5.28.1 CHEQUES EN PESOS

5.28.1.1 Formato consignacin Formato transaccional para cheques locales y/o pago nacional (Ver anexo 7.4).Bancolombia Cheques Locales y nacionales Tipo de transaccin: Se debe marcar con una X (equis) la casilla de Cta. corriente.

Nmero e producto Cdigo Convenio: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el tiempo en este banco.

Nombre del Titular: Escribir el nombre de la empresa a la que se est haciendo el pago. CASA EDITORIAL EL TIEMPO S.A O EL TIEMPO S.A, METROCUADRO S.A LEADERSEARCH SAS. MULTIREVISTAS LTDA. CIRCULO DE LECTORES SAS. CEETTV S.A

Ciudad: Donde se realiza la consignacin.

Telfono: Nmero de conmutador de la oficina principal de Casa Editorial El Tiempo.

Nombre depositante / pagador recaudos: Escribir el nombre de la oficina (segn Caja3) de CEET que consigna.

Referencia: Nmero del NIT de Casa Editorial el Tiempo S.A. antecedido por el cdigo asignado a cada oficina. Detalle de los cheques (Ciudad/ Cta. Corriente No. / Banco / Cheque No. / Valor): Detalle cada uno de los cheques a consignar relacionando Ciudad, No. Cta. corriente No. el cdigo del banco, el nmero del cheque y el valor de cada uno. Si la cantidad de cheques es mayor a tres, el cajero puede diligenciar tantas consignaciones como sean necesarias o anexar el reporte detallado por medio de pago - cheques Ver paso 5.28 y en estas casillas escribir Anexo Relacin

Cantidad de cheques: El total en nmeros de los cheques a consignar Total Cheques: Escribir el valor total de los cheques a consignar

Total efectivo: No diligenciar.

Total: Escribir el valor total de los cheques a consignar.En caso de tener cheques de otras plazas para cheques de remesas debe diligenciar un Formato Transaccional adicional con la misma informacin que el de la consignacin para cheques locales con la diferencia de marcar en:

NEGOCIADA: En este campo siembre se debe marcar con una X (equis) la casilla de SI y debe elaborar otro formatoNota. En el espacio de concepto /valor/ concepto/ valor se debe escribir la fecha del movimiento indicando DIA MES (en letras) Y AO

De otras plazas se elabora formato independiente?5.28.1.3 Diligenciar la planilla de relacin envo de documentos a BANCOLOMBIA. (Ver Anexo 7.21). Este formato solo aplica para las oficinas que tienen transportadora de cheques.

Fecha de remisin: Diligenciar da, mes, ao.

Nombre cliente y agencia: Nombre de empresa seguido del de la oficina que esta enviando los cheques.

No. sello de seguridad: Nmero del sello de seguridad con el que cierra la tula.

Recaudos Bancolombia en cheques:

En las tres primeras columnas se relacionan las consignaciones que enva de cheques locales relacionando el valor total de cada una y el nmero del formato Recaudos Bancolombia diligenciado.

En las tres columnas siguientes se relacionan las consignaciones que enva de cheques de otras plazas relacionando el valor total de cada una y el nmero del formato Consignacin cheques de Otras Plazas diligenciado.

Funcionario remitente: Nombre completo y firma del cajero que realiza el alistamiento.

Identificacin No: Nmero del documento de identificacin del funcionario que realiza el alistamiento.

Telfonos: Nmero de conmutador de la oficina principal de Casa Editorial El Tiempo.Funcionario destinatario. Campo diligenciado por el funcionario de Bancolombia que recibe los documentos

5.28.1.4 FORMATOS CONVENIOS EMPRESARIALES DAVIVIENDA.Este formato solo aplica para las oficinas autorizadas que no tienen transportadora de cheques.ChequesDATOS DEL CONVENIO A PAGAR

Nombre del convenio: Escribir el nombre de la empresa a la que se esta haciendo el depsito, Casa Editorial El Tiempo S.A. Cdigo convenio /No. Cuenta: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el tiempo en este banco. Referencia 1: Nmero del Nit. de Casa Editorial el Tiempo S.AFORMA DE PAGO Efectivo: En esta casilla colocar valor cero. Cheque: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar. Total: En esta casilla colocar el valor total de los cheques a consignar Cdigo banco: Diligenciar el nmero que identifica cada banco Nmero del cheque: Diligenciar el nmero que identificada cada cheque Nmero cuenta del cheque: Diligenciar nmero de cuenta de cada cheque Valor: Diligenciar el valor en nmeros de cada cheque Cantidad cheques: El total en nmeros de los cheques a consignar Total: Sumatoria de los valores de los cheques consignadosDATOS DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIN: Nombres y apellidos: Nombre completo del cajero que realiza la consignacin Telfono: Nmero de telfono de la oficina que realiza la consignacin. Ciudad: Nombre de la ciudad donde se realiza la consignacin. Tipo de documento de identidad: Marcar con una X el tipo de documento que identifica al cajero que realiza la consignacin. No. de documento de identidad: Diligenciar el nmero del documento de identidad del cajero que realiza la consignacin.

Firma de quien realiza la transaccin: Firma del cajero que realiza la consignacin.

5.28.2 CHEQUES EN DOLARES

La nica oficina autorizada para recibir pago con cheques en dlares a nombre de Casa Editorial El Tiempo S.A. es la oficina Dorado. Esta empresa tiene dos cuentas en dlares a donde se puede consignar estos cheques, tesorera debe informar previamente por correo electrnico a que cuenta se debe consignar segn la necesidad.

5.28.2.1. Consignacin en Banco de Bogot Miami.Cuando se la instruccin de tesorera sea consignar los cheques en la cuenta de Bogot Miami el cajero no de diligenciar ningn formato, solo debe entregar el cheque a Tesoreria y ellos se encargan de enviarlo por courrier DHL Express a la sucursal del banco.

5.28.2.2. Consignacin en Banco de Bogot Miami.

Cuando se la instruccin de tesorera sea consignar los cheques en la cuenta de Citibank N.Y. el cajero debe diligenciar los siguientes formatos:5.28.2.2.1. Consignacin en Citibank New York. (Ver anexo 7.6)

Date: Da, Mes y Ao en que se enviara la consignacin a Citibank New York.

Remitance Number - From: Relacionar el(os) nmero(s) de cheque(s) a consignar.

Remitance Number - To: Relacionar al frente de cada cheque el valor de cada uno. Amount U.S. Dollars ONLY: Sumatoria total de los cheques a consignar.

5.28.2.2.2. Formato de instrucciones de Consignacin de cheques en dlares en Citibank New York. (Ver anexo 7.6)

Ciudad: Bogota. Fecha: Da, Mes y Ao en que se enviara la consignacin a Citibank New York. 1. Consignar en la cuenta No. 36177254

2. Titular de la cuenta: Casa Editorial El Tiempo 3. Beneficiario de la consignacin: Casa Editorial El Tiempo 4. Establecimiento bancario donde debe hacerse la consignacin: CitibankCash letter:

Cheque Nro. Relacionar el nmero del(os) cheque(s) a consignar. Banco: Relacionar el nombre del banco girador de del(os) cheque(s) a consignar. Valor: Relacionar al frente de cada cheque el valor de del(os) cheque(s) a consignar.

Este formato debe ser firmado por una de las firmas registradas en el banco como firma autorizada, la firma es solicitada por analista C.I. de Tesoreria.Formato de Instrucciones de Consignaciones Cheques Dlares

5.28.2.2.3. Formato Gua Area DHL: Parte 1: No. de cuenta y seguro de envo: Este nmero corresponde al cdigo interno que da DHL al Tiempo, para identificarlo con cliente. Siempre se debe indicar este nmero 683179510.

Parte 2: Enviado por (remitente)No. De cuenta: 683179510.Nombre del remitente: El Tiempo SANombre de la Compaa: Casa Editorial El Tiempo S.A.

Direccin: Avda. El Dorado Nro. 59-70. Bogot, ColombiaTelfono/fax/correo electrnico requerido: 2940100 Ext. 3686.Parte 3: Para (Destinatario)Nombre de la Compaa: Citibank N.Y.

Direccin de Entrega: Es la direccin del Banco donde se envan los cheques, para ser consignados: Global Clearance Services Lower Level Irxr Plaza Uniondale Ny 11556Cdigo postal: 07632.Pas: Estados Unidos.Parte 4: Detalles del envo.No. de piezas: Es el nmero de sobres en los cuales se envan los cheques. Para este caso se escribe (1) UnoParte 5: Detalles del envoDescripcin del contenido y cantidad: Escribir en Ingls el nmero de cheques y la palabra check(s)

Luego relacionar el banco girador y el nmero de cada cheque.Parte 6: Solo envos por aduana (non-doc) no se diligencia.Parte 7: Autorizacin y firma del remitente

Este formato debe ser firmado por una de las firmas registradas en el banco como firma autorizada, la firma es solicitada por analista C.I. de Tesoreria.

Nota: En la columna final derecha sombreada con gris, no se debe diligenciar ningn campo.(Ver anexo 7.14)

Las oficinas que tienen transportadora de cheques deben empacar en la tula:

Los cheques Los reporte de caja de medio de pago (cheque) o (cheque otras plaza) segn el caso

La relacin de envi de documentos de Bancolombia El formato de recaudo Bancolombia y/o formato consignacin cheques de otras plazas

5.29 TIENE TRANSPORTADORA DE CHEQUES?En caso afirmativo contine con la actividad (5.9), de lo contrario continuar con la actividad (5.30).5.30 CONSIGNA DIRECTAMENTE EN EL BANCO?Si la oficina no tiene autorizado servicio de transportadora de valores para cheques continu con la actividad (5.31), de lo contrario continuar con la actividad (5.32).5.31 REALIZAR CONSIGNACIN EN EL BANCOPara las oficinas sin servicio de transportadora de cheques o efectivo, el cajero, debe realizar las consignaciones en la cuenta del banco autorizada previamente por Tesoreria, quien le indicara la sucursal del banco donde debe realizar los depsitos.5.31.1 Efectivo

5.31.1.1. DaviviendaDATOS DEL CONVENIO A PAGAR

Nombre del convenio: Escribir el nombre de la empresa a la que se esta haciendo el pago, Casa Editorial El Tiempo S.A. Cdigo convenio /No. Cuenta: Diligenciar el nmero de la cuenta a acreditar de Casa Editorial el tiempo en este banco.

Referencia 1: Nmero del NIT de Casa Editorial el Tiempo S.A

FORMA DE PAGO Efectivo: En esta casilla colocar el valor en nmeros a consignar Cheque: En esta casilla colocar el valor cero. Total: En esta casilla colocar el valor total del efectivo a consignar Cdigo banco: No diligenciar Nmero del cheque: No diligenciar Nmero cuenta del cheque: No diligenciar Valor: No diligenciar Cantidad cheques: No diligenciar Total: Valor total del efectivo a consignar

DATOS DE QUIEN REALIZA LA TRANSACCIN:

Nombres y apellidos: Nombre completo del cajero que realiza la consignacin Telfono: Nmero de telfono de la oficina que realiza la consignacin. Ciudad: Nombre de la ciudad donde se realiza la consignacin. Tipo de documento de identidad: Marcar con una X el tipo de documento que identifica al cajero que realiza la consignacin. No. de documento de identidad: Diligenciar el nmero del documento de identidad del cajero que realiza la consignacin. Firma de quien realiza la transaccin: Firma del cajero que realiza la consignacin.

5.31.1.2. BancolombiaEl cajero ya no diligencia formato, slo necesitar la voz y acercarse a la caja del banco con los datos completos, el cajero del banco los verificar e imprimir el comprobante de la transaccin REGISTRO DE OPERACIN.

El cajero antes de dejar la ventanilla debe revisar que los datos correspondan con la informacin suministrada.El formato resultado de la transaccin es el siguiente:

5.31.2 Tirilla

5.31.3Baloto o corresponsal bancario5.31.4 Cheques

Los formatos que el cajero debe diligenciar para consignar los cheques cuando no tiene transportadora de valores estn detallados en el punto 5.28.1 dependiendo de la cuenta bancaria del banco autorizada previamente por Tesoreria, quien le indicara la sucursal del banco donde debe realizar los depsitos.

5.32 ENVIAR LOS CHEQUES A TESORERAPara las oficinas sin servicio de transportadora para recoleccin de los cheques, y que no tienen autorizado consignar directamente en el banco deben enviar al rea de tesorera los cheques con los soportes de consignacin. Estos deben ser enviados con el mensajero autorizado dentro de una tula con sello de seguridad.

5.33 PROCESO DE POSICIN Y PREVISIN DE TESORERAInicia el proceso de Posicin y Previsin de Tesorera en su versin ms actualizada5.34 REALIZAR CONSIGNACIN EN EL BANCO Y ENTREGAR SOPORTE DE LA CONSIGNACIN AL AUXILIAR C.I. DE TESORERIAEl mensajero realiza la consignacin en el banco. Luego debe entregar al auxiliar C.I. de tesorera la copia de la consignacin con el sello del timbre del banco.5.35 ENTREGAR LOS SOPORTES AL ANALISTA DE INGRESOS QUE CONCILIA EL MOVIMIENTO DE CAJAEl Auxiliar de C.I. de Tesorera debe entrega los soportes de las consignacin realizadas por el mensajero al Analista C.I. de Tesoreria que esta conciliando el movimiento de caja de la oficina. El proceso finaliza.

6. Polticas.POLTICAS ESPECFICAS

Alistamiento de los Medios de pago (billetes, cheques, moneda) para Recoleccin de la Transportadora. La jefatura de Tesoreria ser la encargada de negociar las tarifas de transporte de valores para el efectivo y recoleccin de cheques para los centros de recaudo que requieren de este servicio.

El alistamiento y la entrega de las tulas o bolsas de seguridad es responsabilidad nica y exclusiva del cajero asignado a la oficina.

El cajero debe seguir el procedimiento de validacin de la tripulacin contra el libro de registro de firmas, como esta en el procedimiento impartido por la transportadora y que se encuentra en las primeras paginas del libro de registro de firmas INSTRUCTIVO TRANSPORTADORA DE VALORES CONDICIONES PARA RECIBIR Y/O ENTREGAR VALORES

Las bolsas de seguridad con el efectivo y/o la consignacin de cheques deben quedar diariamente listas con el movimiento de caja en cada uno de las oficinas y permanecer en caja fuerte del centro de recaudo hasta el momento de entrega a la transportadora de valores. Las bolsas de seguridad con el efectivo y/o los cheques sern recibidas por la transportadora directamente dentro de los Centros puntos de recaudo por parte del cajero designado para esta labor, para ser transportados y entregados por la tripulacin al centro de efectivo de la trasportadora de valores.

Los cajeros deben entregar completamente cerradas, selladas y sin seales de haber sido violentadas las bolsas de seguridad o tulas a la transportadora de valores La planilla de conduccin del efectivo debe ser diligenciada en esfero negro, no debe presentar tachones ni enmendaduras. Esto aplica para todos los formatos de alistamiento de medios de pago. Cuando haya rotacin de cajeros, estos deben diligenciar la planilla y dems documentos con el nombre del punto donde est entregando el servicio. El cajero es responsable de mantener el Libro de Registro de Firmas actualizado cada vez que la transportadora entregue un nuevo libro de firmas y/o las respectivas actualizaciones de la carpeta de identificacin del personal autorizado para la recoleccin y/o entrega de valores. El cajero asumir las prdidas de valores entregados a personas cuya identificacin no se haya llevado a cabo, siguiendo el procedimiento establecido o de los medios de pago que no hayan cumplido con el proceso definido en el alistamiento del efectivo, cheques y entrega real de estos a la transportadora. Debe recibir El cajero debe dejar en la oficina una copia de la planilla de conduccin (verde) firmada por el tripulante autorizado por la transportadora como evidencia de la recepcin de la misma.

El cajero debe solicitar el pedido de insumos para el Alistamiento de efectivo billetes (bolsas de seguridad, sellos de seguridad y planillas de conduccin de efectivo) a la transportadora de valores, especificando que son insumos para El Tiempo para el Convenio con el Banco que se tenga el contrato de transporte de valores firmado y hacer las solicitudes con anterioridad (cuando tenga 10 insumos) antes de que se agoten los insumos. El cajero debe solicitar a Tesorera los insumos para custodia de la llave de la puerta interna de la caja fuerte (planilla de conduccin de efectivo y sellos) y una vez los reciba debe confirmar va correo electrnico a Tesoreria la recepcin de estos insumos,

La transportadora en caso de prdida de las bolsas o tulas de seguridad, bajo su custodia, se obliga a pagar al Banco, l cual a su vez le pagar a CEET el dao emergente y el lucro cesante del valor reportado en la planilla en el campo de Valor declarado.

Es prohibido que la tripulacin de la transportadora de valores intervenga en el proceso de diligenciamiento de planillas, cierre de bolsas de seguridad y en general del proceso. Es obligacin del cajero utilizar el servicio de transportadora que CEET ha definido para la recoleccin de efectivo y cheques. Los nicos puntos que no cuentan con servicio de transportadora de efectivo son Stand Unicentro y Chia, Stand Av Chile, Stand Gran Estacin quienes deben consignar en las oficinas Bancarias autorizadas , cercanas a su punto. Las oficinas de Quioscos Carroya tienen servicio de mensajera para recoger los dineros y consignar en el banco indicado.

Alistamiento de los Ingresos en Efectivo y/o moneda. El efectivo (billetes y monedas) debe ser consignado haciendo uso de la transportadora de valores, proceso que debe realizarse de acuerdo con la programacin definida en cada punto. Se debe tener en cuenta en el proceso del alistamiento del efectivo lo siguiente:

Se debe empacar el dinero efectivo en billetes, utilizando nicamente elementos de remesa suministrados por la compaa transportadora de valores No se deben remitir billetes sueltos dentro de la bolsa de seguridad. Revisar que la bolsa de seguridad se encuentre en perfecto estado. Introducir dentro de la bolsa de seguridad, cada paquete, cada uno de estos debe estar en bolsa plstica y dentro de la bolsa plstica los billetes o monedas marcados con el respectivo formato de Relacin de billetes (por paquete) depositados en la caja fuerte antipesca y Relacin de monedas (por paquete) depositados en la caja fuerte antipesca Cerrar la bolsa de seguridad con el sello de seguridad que debe pasar por cada ojlate de la bolsa y al final asegurar la punta con la aleta. Diligenciar la planilla de conduccin de efectivo con los datos del punto que entrega el servicio, sin enmendaduras ni tachones ( Anexo 7.18) No incluir dentro de la bolsa de seguridad mas de 15 Monedas No incluir en la misma bolsa de seguridad o tula billetes y cheques. No se deben usar ganchos ni clips para sujetar las fajillas.

Si existen diferencias entre la cantidad de efectivo contenido en la bolsa de seguridad y lo indicado en la planilla de conduccin de efectivo, inmediatamente la transportadora notificar va correo a Tesorera, al COC, Coordinador de Centros de Ventas y Multifuncional el reporte diario de novedades CEET tiene 72 horas para revisar la certificacin y/ volante de consignacin y realizar observaciones con respecto al valor transportado y consolidado. Si pasan las 72 horas no habr lugar a reclamacin posterior alguna Todo billete falso, faltante o sobrante registrado, confirmado por la transportadora de valores ser responsabilidad del cajero. En las tulas o bolsas de seguridad nicamente se debe incluir moneda legal, no habr lugar a entregar moneda extranjera o ttulos valores. Validar que antes de hacer el proceso de alistamiento de efectivo y de cheques, la caja este cuadrada en el sistema de caja3 vs los medios de pago fsicos El cajero al final del da debe generar el reporte de cheques ingresados al Sistema de caja3 y separar los cheques locales y los de otras plazas. Los cheques recibidos deben consignarse diariamente teniendo en cuenta diligenciar el formato correspondiente de cheques locales y cheques de otras plazas, dependiendo de la ciudad de cobro del mismo.

A todos los cheques se le estamparan los siguientes sellos:

Respaldo: Sello de Endoso sobre el cual el cajero debe colocar un visto bueno, para evitar que sea devuelto por endoso incompleto, este sello contiene el nmero de la cuenta y NIT de CEET.

Respaldo. El cajero debe escribir el Nmero de la factura o recibo de caja al cual se le esta aplicando el pago.

Cara del cheque: Consgnese a la cuenta del primer beneficiario. Todos los cheques deben ser consignados sin excepcin, con el servicio especializado , contratado para tal fin.

Las oficinas que no cuentan con servicio de recoleccin de cheques son: Tolima, Chia y Stand Unicentro, Stand Av Chile y Stand Gran Estacin quienes consignan en las oficinas Bancarias autorizadas, cercanas a su punto. Y Dorado entrega cheques a Tesoreria para su consignacin Es responsabilidad del cajero contar el nmero de cheques fsicos recibidos por CEET verificando que coincidan con la cantidad indicada en el(los) comprobante(s) de consignacin, la relacin detallada de los cheques y la planilla adjunta para el banco deben ser introducidas dentro de la tula. En caso de que se realice una consignacin de cheque de otra plaza, en el formato se debe indicar expresamente REMESA NEGOCIADA y no al cobro.

Cheques en Dlares (Proceso aplica solo para el punto de caja Dorado-Bogot ). Para la consignacin de los cheques en dlares se debe tener en cuenta lo siguiente:

Los cheques se encuentren girados a CEET

El cheque contenga sello de endoso con las firmas autorizadas de CEET ante el banco

Todo cheque que se vaya a consignar debe estar acompaado de la carta de instruccin de consignacin de cheques del banco, formato de consignacin del banco y la gua de envi de DHL vigente

Protocolo de seguridad frente a la tripulacin de la transportadora de valores:

Cada vez que llegue la transportadora de valores se debe cerrar la puerta de acceso a la oficina.

Se debe confirmar diariamente la identificacin de los vehculos blindados o motorizados de acuerdo con la relacin de vehculos incluida dentro del libro de registro de firmas que entrega Prosegur.

El cajero debe identificar plenamente el personal autorizado por Prosegur en el momento que se presenten a recibir o entregar valores, confrontando los datos del carn y fisonoma del personal contra el registro de firmas impreso. En caso de alguna duda o inconsistencia debe abstenerse de tramitar el servicio e informar de inmediato a Prosegur a travs de la lnea 018000129980 opcin 2 4473200 opcin 2, a la Coordinacin de Ingresos de Tesoreria y a la Coordinacin de operaciones de Caja. Se debe atender a la transportadora en el momento de llegada con la mayor agilidad posible, para minimizar el riesgo de la operacin que involucra tanto a los empleados de Casa Editorial El Tiempo como a los de la transportadora de valores.

Se debe entregar y recibir los valores, fuera del alcance de la vista de los clientes o personas ajenas a la operacin de transporte de valores. El cajero no debe retener por ningn motivo el carn que identifica a los tripulantes de Prosegur.

El cajero no debe permitir que el tripulante de Prosegur participe en actividades propias de los funcionarios de CEET tales como:

Diligenciamiento de planillas,

Empaque de servicios,

Cierre de bolsas de seguridad. El obligacin del cajero tener listo (en los casos que aplique) la(s) bolsa (s) de seguridad o tulas de transportadora antes del inicio del rango de recoleccin. Para las oficinas con caja Facil el cajero no interviene en el proceso de apertura de esta para sacar el dinero de la caja fcil ni introducir una nueva bolsa lata ni cerrar la caja fcil. El cajero debe reportar a Prosegur en caso de perdida total o parcial del registro de firmas de manera inmediata a los telfonos 4473200 Opcin 2 y colocar el denuncio ante las autoridades competentes, el cual deber entregar al momento de recibir la reposicin del mismo. Debe reportar tambin inmediatamente a su coordinador de oficina, COC y Coordinacin de Ingresos de Tesoreria En caso de los ingresos realizados en Corferias para las ferias pequeas y cuando los montos recibidos son inferiores a $1.000.000 el cajero debe enviar con el servicio de mensajera programado el dinero en tula y con sello de seguridad a Tesoreria junto con el movimiento de caja, e informar por correo al COC el envo del efectivo, el nmero de sello de seguridad con el que cerro la tula. Cheques en Corferias

Polticas Entrega de valores a la transportadora.A continuacin se indica la matriz para recoleccin de medio de pago efectivo y cheque por la transportadora de valores

NUEVA

Los cajeros deben diligenciar en la planilla de conduccin de efectivo los nmeros exactos de identificacin del sello o precinto de seguridad utilizado para cerrar la bolsa de seguridad.

Para diligenciar la planilla de conduccin de efectivo debe tener en cuenta: recomendaciones:

No debe tener enmendaduras ni tachones.

Relacionar el correcto origen

Destino del servicio

Firmar la panilla en casilla remitente

El cajero debe depositar en la bolsa de seguridad el dinero previamente empacado en bolsa transparente, cumpliendo las polticas detalladas en el libro de registro de firmas. Esta prohibido usar los insumos para el servicio de transporte de valores en actividades diferentes.

El personal autorizado de Prosegur debe realizar la verificacin fsica de las bolsas de seguridad y aplicacin del sello, as como la numeracin fsica de estos frente a los datos registrados en la planilla de conduccin de efectivo. Dos (2) miembros de la tripulacin deben estampar la firma con nmero de cdula den la casilla Recibido por Prosegur en el caso de recibo de valores de vehculo Blindado; para el caso de vehculo liviano solamente lo hace un miembro de la tripulacin. Acto seguido deben hacer entrega de la tercera copia al cajero como constancia de haber recibido el servicio.Caja Fuerte (Bveda)

La tripulacin no debe entrar al rea donde esta ubicada la caja fuerte. Para las oficinas autorizadas a realizar cambio de cheques de caja menor (Dorado Jimenez), en el caso que no tengan todo el efectivo necesario para hacer la reserva, deben trasladar el dinero a la caja fuerte que no tiene el sistema de buzn hasta completar el monto requerido; una vez se completa la suma se le avisa a la persona para hacer el cambio del cheque, si este dinero no es recogido antes del cierre de la jornada diaria, se trasladar a la caja fuerte antipesca. Todos estos movimientos se deben registrar en el libro de apertura y cierre de bveda.

Los paquetes de billetes que aliste el cajero para depositar en la caja fuerte antipesca debe ser a partir de $600.000.oo, la cantidad de 200 monedas de cualquier denominacin.

El cajero debe sellar en forma de cruz con cinta transparente cada paquete de billetes y/o monedas verificando que la bolsa no este rota.

Dentro de cada paquete debe verse claramente la relacin de los billetes o de moneda por cada denominacin segn los formatos suministrados en el anexo 7.1 y 7.2. El cajero en el libro de apertura y cierre de bveda debe registrar las entradas o salidas de efectivo de la caja fuerte antipesca, agregando a la sigla entre parntesis (antipesca).

El cajero una vez cierre la caja fuerte antipesca, inmediatamente debe entregar la(s) llave(s) de la caja fuerte antipesca diariamente con la planilla de conduccin de efectivo a la transportadora quien ser la responsable de su custodia.

La (s) clave(s) de la (s) caja(s) fuerte (s) asignada(s) debe ser conocida nicamente por los cajeros de planta asignados a la oficina, la cual debe ser nica e intransferible. La tripulacin diariamente debe entregar al cajero la tula plstica debidamente cerrada con sello de seguridad y donde se visualice dentro de la bolsa la(s) llave(s) y el formato donde esta relacionado el mismo nmero de sello con que esta cerrada la bolsa plstica.

El cajero en el momento que llega la transportadora y abre la caja fuerte antipesca, debe validar que el nmero total de paquetes fsicos sea igual al relacionado en la RELACION DE PAQUETES (BILLETES / MONEDAS) INGRESADOS A LA CAJA FUERTE (ANTIPESCA) El cajero debe garantizar que ha cerrado inmediatamente la puerta metlica interna de la caja fuerte antipesca con la misma llave que entrega la transportadora Prosegur en custodia. De igual forma debe asegurarse de cerrar la puerta exterior girando la perilla.

El cajero es responsable de depositar hasta el momento que llega la transportadora todo el efectivo que tenga hasta ese momento independiente del monto mnimo para este alistamiento.

En la caja fuerte adicional (para las oficinas que aplica), nicamente queda autorizado guardar:

Bases de caja

Otros medios de pago recibidos durante la jornada e ingresados a caja3.

Otros elementos de valor de acuerdo con las polticas de caja establecidas tales como facturas manuales, sellos de caja, y de endoso.

El cajero debe tener pre diligenciadas las planillas antes de que llegue la transportadora.

Si el rango de la transportadora esta programado en horas de la maana debe dejar pre diligenciado la planillas conduccin de efectivo, el da anterior en el momento del cierre de la oficina.

Si el rango de la transportadora esta programado el mismo da en horas de la tarde el cajero debe pre diligenciar las planillas y dejar nicamente pendiente los campos de nmeros de paquetes, valor declarado por tula y valor total declarado billetes. El cajero no est autorizado a realizar cambios de horario y cancelaciones del servicio de Transportadora de valores, para servicios fallidos el COC y Multifuncional debe contactar al CIT e informar el nuevo rango en que se presentar la transportadora nuevamente a recoger los valores. El cajero, 15 minutos antes de terminar el rango establecido para la recoleccin por parte de la transportadora, debe confirmar telefnicamente que llegaran a la hora indicada, en caso contrario debe esperar a que llegue en el nuevo horario fijado. Cuando se requiera cancelar o cambiar una orden de servicio de la transportadora el Centro de recaudo debe enviar correo al COC, Multifuncional mnimo con 24 horas de antelacin a la hora fijada de recoleccin, novedad que debe ser informada al CIT En caso de no dar aviso oportuno, el servicio fallido ser facturado. Cuando se requiera una orden de servicio adicional de transportadora el centro de recaudo debe informarlo directamente al COC, Multifuncional el mismo da del requerimiento, previa autorizacin del rea de Tesorera de acuerdo al evento en el que se requiera. La transportadora debe garantizar la entrega de los insumos en perfecto estado. En caso de presentarse una reclamacin (por billetes falsos faltantes), CEET podr solicitar ver el video del proceso de consolidacin del efectivo realizada en esta fecha, hasta por el trmino de 72 horas a partir de la emisin de la respectiva certificacin. A la revisin del video en Bogota debe asistir el cajero y el COC, para las ciudades el cajero debe asistir con la Multifuncional. Se debe realizar al da siguiente de reportada la novedad para lo cul el rea de Tesorera informara la visita a travs de una carta a la transportadora. Caja fcil Anexo recomendaciones para el buen funcionamiento de caja fcil

Verifique que la caja fcil se encuentre en la pantalla de bienvenida.

Coloque los billetes de una manera ordenada en la boquilla del validador, para su correcta aceptacin en la caja fcil.

No ingrese por el validador billetes muy deteriorados, doblados, rotos o con ganchos de cosedora.

No ingrese monedas por el validador, solo acepta billetes.

Despus de realizar su depsito, retire la boquilla del validador para poder evitar accidentes o daos en el dispositivo.

No utilice esferos, lpices, o elementos puntiagudos en la pantalla, ya que podra ocasionar rupturas o averas en el tctil dl monitor.

Sobres depositados por buzn, deben contener mximo 25 billetes, 30 monedas mixto (20 billetes y 10 monedas) por sobre.

Retire primero la boquilla del validador antes de abrir la compuerta de mantenimiento.

Mantenga la tapa superior cerrada cuando no est usando la caja fcil.

No manipular el teclado de la cerradura, ya que cuenta con sistemas de alarma monitoreando las 24 horas.

Si se presenta algn bloqueo en el validador que no pueda solucionar, deposite el dinero en sobres y regstrelo en el aplicativo.

No desconecte la mquina del flujo elctrico, ya que puede ocasionar daos en el aplicativo o sistema operativo de caja fcil.

7. Anexos.

ANEXOS PARA EL ALISTAMIENTO DEL EFECTIVO 7.1 RELACIN DE BILLETES (POR PAQUETE) DEPOSITADOS EN CAJA FUERTE ANTIPESCA.

7.2 RELACIN DE MONEDAS (POR PAQUETE) DEPOSITADAS EN CAJA FUERTE ANTIPESCA.

7.3 CHEQUE CANJE LOCAL O PAGO NACIONALCanje local

Canje nacional

7.4 FORMATO CONSIGNACIN FORMATO TRANSACCIONAL PARA CHEQUES LOCALES Y/O PAGO NACIONAL.

7.6. FORMATO CONVENIOS EMPRESARIALES

7.7 FORMATO CONSIGNACIN CHEQUE DLARES BANCO CITIBANK

Formato de Instrucciones de Consignaciones Cheques Dlares

7.9 BOLSA DE SEGURIDAD PARA BILLETES Y TULA PARA CHEQUESBolsa de seguridad Prosegur para 30 Fajos:

Tula Para Envo de Cheques:

7.10 TULA PLSTICA PARA CUSTODIA DE LLAVES DE LA CAJA FUERTE ANTI PESCA:

Parte frontal de la bolsa

Parte posterior de la bolsa.

7.11 SELLOS DE SEGURIDAD O PRECINTOS PARA BOLSA DE SEGURIDAD (BILLETES) Y PARA BOLSA O TULA (CHEQUES).Sellos o precintos de seguridad para efectivo:

Sellos o precintos de seguridad para cheques:

7.12 BOLSA DE POLIPROPILENO:

7.13 AMARRES PLSTICOS:

7.14 FORMATO DE THOMAS GREG EXPRESS S.A

7.15 FORMATO DE GUA AREA DHL

7.16 LIBROS DE REGISTRO DE FIRMAS DE PROSEGUR Y TG EXPRESS S.AProsegur blindados

Prosegur motorizados

Thomas express

7.17 CAJAS FUERTES ANTIPESCA:Antipesca de buzn

Antipesca de ranura:

Cajilla de seguridad:

Caja fcil

7.18 RELACIN DE PAQUETES (BILLETES / MONEDAS) INGRESADOS A LA CAJA FUERTE ANTIPESCA (BUZON, RANURA O CAJA FACIL)

7.19 PLANILLA CONDUCCIN DE EFECTIVO

7.20 ORDEN PARA EL ENVIO DE LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES EN EL MOVIMIENTO DE CAJA.

ORDEN PARA ENVIO DE LOS DOCUMENTOS Y SOPORTES EN EL MOVIMIENTO DE CAJA

1. Reporte Ingresos diarios detallado por oficina y cajero.

2. Reporte Ingresos diarios por caja.

3. Reporte de consignaciones.

4. Reporte de recibos y facturas anuladas y correo final respuesta de anulacin: con los originales de los documentos correspondientes. Si son copias con la respectiva justificacin y soportes segn sea el caso (carta del cliente y la denuncia por perdida del pos original).

5. Reporte Tarjeta de crdito (Aplica solamente para oficinas No presenciales).

6. Movimiento manual (Planilla plan de contingencia, facturas utilizadas, facturas anuladas) en las anuladas deben enviar original y las dos copias. Para cambios de factura por solicitud del cliente: carta, cmara y comercio y factura original (si aplica) de menor a mayor.

7. Planilla de conduccin de efectivo (verde).

8. Relacin de paquetes a la caja fuerte de buzn (ranura antipesca)

9. Reporte de la transportadora de valores correspondiente. (aplica solamente para semanarios y regionales).

10. Guia de THOMAS GREG EXPRESS (T.G. EXPRESS) Si aplica.

11. Soportes de consignaciones propias de la oficina (cheques, moneda) segn aplique.

12. Tirillas Exito. (Aplica para cabinas Exito)

13. Soportes de Consignaciones originales o copias con el sello del banco y con el respectivo sello de confirmacin de CEET y/o correos con pantallazos de confirmacin (todas las imgenes deben ser visibles).

Consignaciones efectuadas por los cliente en cheque sea original o copia, adems de tener sello de confirmacin a este se debe adjuntar el correo de solicitud y respuesta de Tesorera, con la validacin, si el cheque fue devuelto o no. (Aplica para CIUDADES y cajas no presnciales LSCO Y MCCO)

14. Soportes de Transferencias en Dlares con la TRM aplicada y debidamente confirmada por CEET. (autorizados para realizar estos ingresos nicamente caja Dorado y Caja virtual publicidad)

15. Voucher de tarjetas crdito las cuales deben estar pegadas (no grapadas) uno a uno en hoja tamao carta* (mximo seis voucher por hoja)

16. Voucher de tarjetas dbito las cuales deben estar pegadas (no grapadas) uno a uno en hoja tamao carta* (mximo seis voucher por hoja). *Para los casos donde solo hay un voucher de TC y uno solo de TD se puede pegar a una sola hoja junto con el cierre de datfono. Para los voucher anulados enviar original de cobro y anulacin firmados por el cliente. 17. Cierre del datfono (Deben estar pegado no grapado en una hoja blanca tamao carta).

18. Consolidado por almacn y terminal SIC de visa (Aplica para oficinas No presenciales).

19. Soportes de nota devolucin debidamente autorizadas y con las facturas correspondientes, las facturas pos deben estar pegadas en hoja tamao carta.

20. Soportes especiales como los de retencin practicada por clientes donde indiquen concepto de la retencin y valor, soportes de ingresos de personal y seguros

21. Reportes del sistema de palabras (POST PAGO).

22. Planilla de registros por caja3 de la facturacin por registradora manual: Reporte Z / RF (anulados de todos los prefijos) / Recibos de caja por prefijo y Reporte EJ (tira doblada a tamao carta).

Los soportes de cada uno de los medios de pago deben pegarse en hojas independientes.

Toda impresin de correos debe ser por ambas caras de la hoja, para economizar papel.

Nota: Favor imprimir y ubicar en parte visible para ustedes. Rige a partir de ABRIL 20 de 2012. (Sujeto a cambios) d.b.r7.21 RELACION DE ENVIO DE DOCUMENTOS (planilla Bancolombia soporte envo cheques en la tula)7.22 RECOMENACIONES PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE CAJA FACIL8. FLUJOGRAMA DE PROCESO

VALIDADOR

Nombre del cajero que consolida la informacin para entregar la transportadora de valores

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PR023-01 Alistamiento de medios de pago, Efectivo y ChequePg. 66 de 68

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