…a la hora de preparar

una presentación en Power Point

Bilbao, 2014

Mi correo: emilio.rodriguezbilbao@osakidetza.net

Mi página: www.historiasdemedicina.com

1- -¡Atención al tiempo! Ensaya con reloj:

Lo que queremos que recuerden lo debemos decir al final. Quedarse a

medias tampoco es bueno en las presentaciones médicas.

2- Que alguien te corrija las diapos:

Siempre queda alguan errrata q ue se noss a pasaddo.

3- Una diapositiva cada 30-60”, como norma general:

Si vamos a más velocidad estarán más pendientes de ver que de oir.

Y peor aún si las transiciones son animadas.

4- Visita la sala y comprueba los equipos. Que todo funcione

perfectamente: Conocer la sala es conocer el terreno de juego,

puedes decidir desde dónde hablas, desde dónde no te ven, la luz,

por dónde puedes moverte. Debemos familiarizarnos con los equipos,

estar seguros de que van a funcionar, saber manejarlos.

5- Ten siempre un plan B:

Lleva tu presentación en otro pendrive o en un cd. ¡Las trasparencias

han evitado alguna catástrofe!

6- Mejor de pie y sin atril delante:

Te permite los desplazamientos y una mejor expresión corporal. Por

supuesto que si lo necesitas el atril es un buen sitio para apoyar las

manos y que no se note que tiemblan, para dejar los apuntes por si

nos olvidamos de algo. Evita hablar sentado detrás de una mesa,

hace un efecto horrible y conduce a una especie de tono profesoral y

aburrido, no permite ni siquiera mover los brazos y se acaba leyendo

los papeles que tenemos delante.

7- Una presentación es una actuación:

Como dice Paul Arden, ver en Google, “cuánto recuerdas de las

conferencias que has oido”. En sentido amplio, hasta la presentación

más seria debe tener algo de espectáculo, al fin y al cabo es una

persona actuando delante de un grupo, contando una historia.

Presentación y re-presentación sólo varían en dos letras.

8- Bien vestido, que nuestra madre lo aprobase:

La presencia debe ser de perfil bajo, que nada destaque en la ropa.

Tonos chillones, demasiado moderno, camiseta corta, desaliñado,

exagerado/a. No es momento de ser rompedor, mejor

convencionales.

9- Llegar pronto, antes que el público:

Son ellos los que llegan a tu territorio ya que al llegar el primero has

tomado posesión. Te permite hablar con los asistentes de uno en uno

o en grupo pequeño, presentarte sin nervios en distancia corta. De lo

dicho, nada si se trata de un salón de actos o un congreso en el que

se sale por turno.

Saludar a los conocidos, relaja y da complicidad

10- Bien ensayada la fórmula inicial:

A algunos les cuesta empezar a hablar. Para evitar ese silencio

ominoso lo mejor es llevar aprendida de memoria una fórmula inicial

tipo “nombre, rango y regimiento, encantado de estar aquí y voy a

hablar de tal cosa”.

11-Ajustarse al tiempo:

Como ya habíamos ensayado con reloj lo más probable es que nos

sobre tiempo y eso siempre se agradece. Además, pensad en el

efecto horrible de quedarse sin terminar la presentación.

12- Hablar mirando al público:

Cuando sea posible, claro. Por eso es mejor mantener la sala

iluminada. En una sala grande podremos controlar las primeras filas.

Al hablar mirando resulta más fácil el apoyo no verbal con gestos de

manos, de cabeza y de cara.

Igualmente nos permite captar gestos amistosos, asertivos,

interesados, que refuerzan nuestra confianza.

13-Contacto visual, busca caras amistosas:

Del punto anterior deducimos que es conveniente saltar de cara

amiga a cara amiga.; da naturalidad al recorrido de nuestra vista. No

te detengas en los que tienen aspecto aburrido, te descentrarán. Si

tienes ganas de pelea, busca las caras que te están contradiciendo.

14- Tener muy claro el manejo del equipo:

Eso de “no sé cómo se enciende esto, creo que lo tengo aquí en esta

carpeta, alguien sabe cómo se apaga este chisme…” no suele causar

buena impresión.

15- No leer las diapositivas, la gente también sabe leer:

Eso querrá decir además que no has compactado lo suficiente el

contenido de tus diapos.

16- El Powerpoint no es un guión, ni un teleprompter:

Salvo aquellas diapos que preparo como guión para el público, el

resto son para reforzar mi presentación verbal.

17- No cruzarse en la proyección:

¡Esa sombra cruzando la pantalla que impide ver lo que se proyecta!.

Y cada vez que lo hacemos solemos quedar deslumbrados.

18- No dar la espalda el público:

Salvo en los momentos imprescindibles.

19- No señalar con el ratón:

A algunos les gusta señalar con el ratón en el ordenador y que eso se

proyecte en la pantalla. El efecto aumentado suele ser una flecha

temblorosa que se desplaza imprecisa a través de la proyección.

20- No temer preguntas, eres el que más sabe:

Sobre esto no cabe ninguna duda, quien ha preparado un tema lo

domina, conoce lo último, lo tiene fresco: ¡es el/la que más sabe!

21- Si no sabes algo, admítelo:

Puede ocurrir, siempre hay algún sabihondo que te la puede jugar. En

ese caso, reconoce abiertamente que no lo sabes, di que la cuestión

es muy interesante y ofrécete a contestar en cuanto te sea posible

por email.

22- Especialmente educado con los detractores:

No des la sensación de que te estás enfadando. Ten claro que en caso

de conflicto, la mayoría de los asistentes se pondrán de parte del

discrepante que es “uno de los suyos” mientras que tú eres “el que

está ahí enfrente”.

23- El exceso es ruido:

Más palabras, más signos de puntuación, más subrayados, más

mayúsculas, más dibujos, más fotos, más efectos, más fondos, más

de cualquier cosa… es ruido que no permite “oir” lo esencial del

mensaje.

24- Divide el contenido en varias diapos:

Si una diapo tiene un exceso de líneas divide en las que te parezca

necesario de modo que no sobrepases lo recomendable de 6 o 7

líneas máximo. Eso sí, relacionalas con título y número.

25- No decores las diapos:

No pongas nada para que esté más bonita.

26- La simetría es aburrida, la naturaleza es asimétrica:

En general, la asimetría da sensación de dinamismo. Lo demasiado

simétrico, si se repite termina pareciendo monótono.

27- Más con menos. Recorta y simplifica después de creer que has

acabado:

Una vez que has cerrado el trabajo, descansa un rato y luego vuelve

a coger la tijera. Verás que puedes suprimir algún dibujo, algún

artículo o preposición, alguna animación, algún colorín.

28- No usar varios colores cuando bastaría uno:

Una vez que asignas un significado a un color, úsalo de modo

coherente. No uses demasiados colores pues el que mira tendrá

dificultades para recordar el significado que le has dado a cada uno.

29- Elegir una paleta de colores y repetirla:

Se deduce de lo anterior, lo mejor es que escojas una paleta, le

asignes los significados y la repitas. Y todavía mejor si lo haces en

todas tus presentaciones. Eso se llama estilo propio. No sólo es

elegante, ayuda a decodificar, entender, más rápidamente.

30- Dialéctica negro-blanco, lleno-vacío:

Prueba de vez en cuando. Sólo blanco-negro-grises. Es una vuelta a

los orígenes de la imprenta y sigue teniendo un prestigio indudable,

por lo menos entre la gente de la generación Gutenberg.

31- Imágenes de calidad, busca en Internet:

Existen bancos de imágenes muy buenos, médicos, flickr. Atención al

copyright pero para uso habitual no hay problemas. Un truco, si

buscas imágenes con palabra clave en inglés o francés o lo que sea,

te saldrán búsquedas diferentes.

32- ¡No uses los clip-art del Office! Los usan todos:

Sobre todo los odiosos beans, esos monigotes negros que pretenden

ser graciosos.

33- El vacío es amplificador, es el marco del cuadro:

No conviertas el recuadro de luz en un bazar. Que corra el aire entre

las letras y las imágenes. Que no parezca una habitación llena de

muebles.

34- Diseño unitario. Repetir esquemas de diseño ayuda a la

comprensión:

Ya sabes, el estilo. Que las cosas quieran decir siempre lo mismo, por

lo menos mientras dure la película. Lo entenderán mejor y evitas el

riesgo de que algunos se enfaden, recuerda que sentirse engañado o

defraudado enfada lo mismo que obligar a la gente a hacer

demasiado esfuerzo para entender. Sobre todo si no somos una

eminencia a la que se le perdona todo. Y casi ninguno lo somos.

Repetición y limpieza trasmiten armonía y claridad.

35- El sentido de lectura es de izquierda a derecha:

Salvo en China y en Arabia, los demás leemos, decodificamos, de

izquierda a derecha. Al llegar al final de la línea, deberíamos tener

toda la información necesaria para entenderla. Y da igual que lo que

leamos sean letras o imágenes. Las imágenes también hay que

leerlas para entenderlas.

36- Trabaja con dos tipos de letra que no se parezcan demasiado.

Mejor una con serif y otra de palo seco: arial o calibri / times, georgia

/ verdana son buenas parejas.

37- No te compliques la vida eligiendo letras antiguas ,tipo gótica, de

diseño artístico o imitando letras manuales. Manejando Helvética, o

su sucedáneo del ordenador Arial, Calibri, Times, Georgia y Verdana y

la Comic-sans, con muchísima moderación y en momentos puntuales,

como letra más relajada y simpática, tienes de sobra.

38- Siempre que puedas, no hagas las líneas ni demasiado largas ni

demasiado cortas. Tampoco dejes partículas y preposiciones al final

de una línea.

39- Atención al uso de mayúsculas. No olvides que los oftalmólogos

nos hacen leer mayúsculas para que nos equivoquemos. Se parecen

mucho unas a otras. Además hay reglas de ortografía para ellas.

40- A lo más que puedes aspirar es a que se recuerde una sola idea

de todo lo que has expuesto. Y a ésto puedes añadir que la atención

del público dura alrededor de 15 minutos, con suerte y si eres

entretenido. Consuélate pensando que cuando dices eso de “y para

terminar quiero decirles”, la atención vuelve a subir. En algún sitio he

leído que casi el 80% de los asistentes se dedican a otra cosa durante

una presentación. Podría ser peor: que se levanten y se marchen.

41- Se realizan alrededor de 30 millones de presentaciones PPT cada

día. Y por lo menos en 20 millones de ocasiones, las diapos ganan por

goleada al presentador: por colorines, por difíciles de leer, por

bonitas, por recargadas, por animadas, por largas, por aburridas, por

demasiadas… El americano General McMaster decía a propósito del

exceso de uso del PowerPoint: “es peligroso por que puede generar la

ilusión de comprender y la ilusión de controlar”.

42- … continuará