AgilityContest-3.1

Manual de uso de las funciones de correo electrónico

Version 1.0 Marzo 2017Autor: Juan Antonio Martínez < jonsito at gmail dot com >

Presentación:

A partir de la versión 3.1 de AgilityContest se incluye la posibilidad de manejo de operaciones de correo electrónico desde la aplicación. En concreto:- Enviar a los clubes las invitaciones a las pruebas, adjuntando tríptico, cartel y plantilla de inscripciones- Enviar a jueces y a la federación los resultados y clasificaciones de una jornada- Generar un fichero .zip con los resultados, para su descarga desde el navegador- Envio de información adicional al servidor www.agilitycontest.es para fines estadísticos

En este documento se explican los procesos de configuración, prueba y envío, indicando las opciones, procedimientos de prueba y resolución de posibles problemas

Configuración del correo electrónico

Para poder utilizar las funciones de correo electrónico es necesario disponer de una licencia registrada. La documentación sobre cómo obtener e instalar la licencia se puede consultar en el documento: https://dl.dropboxusercontent.com/u/72813204/AgilityContest/ac_registro_de_licencia.pdf

AgilityContest utiliza la información de licencia para obtener el nombre y la dirección de correo electrónico del remitente. Esta configuración NO se puede cambiar, por lo que en caso de conflicto se deberá solicitar y registrar una nueva licencia para poder utilizar correctamente las funciones de correo electrónico.

Para configurar el correo electrónico, usaremos la ventana de Administración → Preferencias → Correo Electrónico:

Aparecerá la siguiente pantalla:

Los parámetros de configuración del correo se obtienen del proveedor de Internet.

Servidor SMTP: Nombre o IP del servidor de correo saliente

Puerto: puerto utilizado en la conexión:- 22 Simple Mail Transfer Protocol )- 465 SMTP over TLS/SSL- 587 Mail Submission Agent

Método de cifrado: Indica si se va a cifrar la comunicación y qué método se va a utilizar- Ninguno: El mensaje se manda sin cifrado- StartTLS: Negociar cifrado tras establecimiento de conexión con el servidor- TLS/SSL: Conexión directa a través de un puerto cifrado

Método de autenticación: necesario si el servidor necesita identificar al remitente para aceptar el envío de correo electrónico:- Ninguno: el servidor no necesita identificar al remitente- Usuario/Contraseña: el servidor requiere que el usuario se identifique e indique una contraseña- NTLM: el servidor utiliza autenticación basada en servicios Windows. En este caso es necesario indicar además el servidor y el dominio de autenticación- CRAM-MD5: Se utiliza una firma hash previamente acordada para la autenticación

Deberemos obtener del proveedor de internet los datos de conexión. Alternativamente, estos datos pueden ser obtenidos consultando nuestro gestor habitual de correo electrónico en el apartado “Correo Saliente”

Una vez configurados todos los parámetros, con el botón “Verificar” podemos comprobar si la configuración es correcta: Al pulsarlo se envía un correo de prueba a la dirección indicada en la licencia:

Verificaremos que el correo se ha recibido correctamente, y una vez comprobado pulsamos en “Guardar” para salvar la configuración.

Nota adicional sobre envío de correo electrónico desde direcciones de GMail.com

Muchas cuentas de correo de Google tienen habilitada la “autenticación en dos pasos”, en la que al iniciar sesión se pide confirmación adicional desde un dispositivo (normalmente el teléfono móvil). En estos casos no es posible utilizar la contraseña de usuario habitual de google, sino que hay que usar la denominada “Contraseña de aplicación”

Para ello hay que acudir a la página de googlehttps://support.google.com/accounts/answer/185833?hl=es

Y seguir las instrucciones

Iniciar sesión, indicar aplicación ( no hace falta indicar dispositivo), pulsar en generar y guardar en sitio seguro la contraseña que se muestra. Esta contraseña es la que habrá que introducir en el menú de configuración del correo de AgilityContest en lugar de nuestra contraseña de correo habitual

En caso de problemas para validar la configuración del correo:

Si el envío de correo falla, es posible que la aplicación muestre el mensaje:

SMTP connect() failed. https://github.com/PHPMailer/PHPMailer/wiki/Troubleshooting

Puede deberse a estas causas:- Información sobre configuración del envío de mensajes al servidor de correo incorrecta- Usuario o contraseña incorrectos- La aplicación no puede localizar el servidor de correo. Esto suele ser debido a problemas de incorrecta configuración de DNS en el equipo.

* En sistemas Linux o Mac/OSX habrá que ajustar el fichero /etc/resolv.conf, y relanzar el servicio Apache2/httpd para que el servidor tenga en cuenta los cambios

* Para consultar cómo cambiar la configuración de DNS en windows 10 acudir a la documentación de Microsoft:https://support.microsoft.com/es-es/help/15089/windows-change-tcp-ip-settings

Una vez que la configuración es correcta, y el botón de envío funciona correctamente, no olvidar pulsar “Guardar” para almacenar la configuración de manera permanente.

Información de la prueba y plantilla de inscripciones

La primera función del correo electrónico en AgilityContest es el envío a los diferentes clubes de lasinvitaciones y plantillas de inscripción a la prueba.

La aplicación es capaz de enviar invitaciones personalizadas:- Editar el texto del correo electrónico, con la posibilidad de incluir macros que serán substituidas por los parámetros de la prueba- Adjuntar el tríptico y el cartel de la prueba, siempre que éstos hayan sido declarados a la hora de crear ésta- Incluir plantillas de inscripción, bien vacías, bien con la lista de equipos registrados en la base de datos en el club al que se envía el correo

Para el envío de las invitaciones procederemos de la siguente manera:

- Desde el menú principal ir a “Creación de Pruebas”- Crear la prueba, indicando las correspondientes jornadas y mangas- Para incluir el tríptico y el cartel de la prueba es necesario editar ésta, e incluir el enlace de Internet ( no valen ficheros locales ) desde el que se puede descargar el cartel:

- Verificar, desde una ventana del navegador que las direcciones indicadas para el cartel se abren correctamente y que NO abren una página web, sino que descargan ficheros PDF o imágenes

- Una vez verificado, se pulsa en el botón “Correo” para abrir el dialogo de envio de invitaciones

La ventana de envío de información a los clubes tiene el siguiente aspecto:

Observamos que hay una serie de opciones disponibles:

- Enviar una copia del correo al remitente: Se incluye como Bcc: ( copia oculta ) el remitente del correo, de manera que éste recibe una copia del correo enviado a cada club- Envio de plantilla de inscripción vacía: Normalmente, el programa envía junto con la invitación una plantilla Excel con la información que hay en la base de datos del programa referida a guias y perros del club. El club que recibe el correo no tiene sino que corregir los datos y poner “X” en los equipos y jornadas correspondientes, y devolver la plantilla rellena por correo. Si se selecciona esta opción se envía una plantilla Excel vacía- Forzar re-envio: el programa guarda registro de los clubes a los que ya ha sido enviado el correo electrónico con la invitación. Esta opción sirve para ignorar dicha marca y re-enviar los datos al club- Posibilidad de seleccionar todos los clubes a la vez, o borrar la selección actual. Normalmente, con el ratón se marcan los clubes a los que se desea enviar correo. Con esta opción podemos seleccionar todos, o borrar la selección.Haciendo “DobleClick” sobre un club, es posible cambiar al vuelo su dirección de correo electrónico. Al cambiar ésta, se borra (si está activada) la marca de “Enviado”

NOTA: en la lista de clubes aparece normalmente la federación correspondiente (RSCE / RFEC), por lo que si no se desea que el correo con la invitación llegue a éstas, habrá que buscarlas en la lista de clubes y borrarlas de la selección

El botón “Cancelar” anula el envío de mensajes y cierra la ventanaEl botón “Enviar” inicia el envío de correo a los clubes seleccionados. Si un club seleccionado no tiene dirección de correo definida , es ignorado. Durante el proceso de envío aparecerá una barra de progreso indicando el club al que está siendo enviado el correo, y si la operación se ha realizado o no correctamenteEl botón “Limpiar” marca todos los clubes como “pendiente de envío”El botón “Mensaje” abre una ventana en la que se puede cambiar el cuerpo del mensaje a enviar

Edición del cuerpo del mensaje

Al pulsar el botón “Mensaje” se abre una ventana con un editor de textos, en el que podemos modificar el mensaje que se enviará a los clubes con la invitación

La ventana es un editor simple de texto formateado. Se pueden cambiar la tipografía, tamaños, estilos, colores, etc.

Adicionalmente el programa admite una serie de macros, que serán substituidas a la hora del envío por los parámetros de la prueba almacenados en la base de datos:

__CONTEST__ : Nombre de la prueba__FEDERATION__ : nombre de la federación ( RSCE/RFEC )__CLUB__ : Club organizador__LOCATION__ : Lugar de realización de la prueba__POSTER__ :__TRIPTYCH__ : URL del cartel y triptico de la prueba__COMENTS__ : Información adicional de la prueba (Apartado “comentarios” )__J1_NAME__ : Nombre de la primera jornada__J1_DATE__ : Fecha de la primera jornadas__J1_TIME__ : Hora de inicio de la prueba en la primera jornada__J1_TYPE__ : Modalidad de competición de la jornada ( puntuable, selectiva, etc)

Existen adicionalmente las macros J2, J3… J8 para las demás jornadas de la prueba

Al enviar correo, la aplicación buscará estos textos en el cuerpo del mensaje y los substituirá por la información guardada en la base de datos

Para Guardar los cambios en el editor, basta con cerrar la ventana.

Envío de resultados y clasificaciones de la jornadas

De igual modo que se pueden enviar las invitaciones a la prueba, AgilityContest permite el envío dela documentación de la prueba una vez finalizada cada jornada, tanto a los jueces, como a las federaciones bajo las que se celebra la prueba

Para ello, desde el menú de Clasificaciones, seleccionando una manga aparece un botón “Correo” que abre una nueva ventana de diálogo:

Al pulsar en “Correo” aparece la ventana de dialogo de envío de resultados por correo electrónico:

La información que se envía por correo electrónico comprende:

- Inscripciones de la jornada, en formato PDF y Excel- Clasificaciones de la jornada, en formato PDF y Excel- (Opcionalmente) Clasificaciones de cada manga en formato PDF

Las diversas opciones de envío son:

- Incluir copia al remitente: Permite enviar una copia adicional (Bcc) al correo electrónico asociadoa la licencia (remitente del correo)- Incluir resultados de pre-agility: En algunas federaciones el Pre-Agility no está considerado como manga “oficial”. Esta opción permite no generar documentación para dichas mangas- Incluir puntuaciones separadas por mangas. Normalmente solo se generan los PDF’s asociados a las clasificaciones finales. No obstante en algunos casos ( p.e. Pruebas selectivas ) se requiere también el envío de los resultados separados por mangas- Enviar los resultados como ficheros separados o como un único fichero zip. Recomendable cuando el número de documentos a adjuntar es excesivo, pues algunos servidores de correo limitan el número de ficheros adjuntos- Enviar copia a la federación. Normalmente los jueces deben validar y firmar los resultados antes de su envío a la federación correspondiente. Con esta opción el correo se envía con copia (Cc:) a la federación para que ésta disponga desde el primer momento de los resultados

La ventana muestra todos los jueces que han participado en la jornada. Se deberán seleccionar aquellos que se desea que reciban el correo electrónico. Haciendo “DobleClick” sobre un juez, se puede añadir/modificar su dirección de coreo electrónico, quedando la nueva almacenada en la basede datos

El botón “Mensaje”, sirve para abrir un editor de textos que permite editar y modificar el cuerpo del mensaje a enviar. Al igual que en el caso de envío de invitaciones a la prueba, se admite el uso de macros, que serán substituidas por la información de la prueba almacenada en la base de datos

El botón “Enviar” inicia el proceso de envío del correo electrónico con la configuración indicadaEl botón “Cancelar” Cierra la ventana y cancela el envío de correo electrónicoEl botón “Fich. Zip” No envía correo. En su lugar, genera la información que debería ser enviada por correo en un fichero zip y se la ofrece al operador para su descarga