CONCEJALÍA DE ECONOMÍA, HACIENDA, RECURSOS HUMANOS, RÉGIMEN

INTERIOR, SEGURIDAD CIUDADANA Y STIC

Servicio de Sistemas y Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Director Técnico

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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS A REGIR PARA LA CONTRATACIÓN

DEL“SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO EN LA NUBE, COMO SaaS, PARA EL

AYUNTAMIENTO DE FUENLABRADA Y SUS ORGANISMOS AUTÓNOMOS”

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ÍNDICE

1. INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 3

2. OBJETO, ALCANCE Y DURACIÓN DEL CONTRATO ............................................................................. 4

2.1 OBJETO DEL CONTRATO ............................................................................................................... 4

2.2 SITUACIÓN ACTUAL ....................................................................................................................... 4

2.3 ALCANCE DEL CONTRATO ............................................................................................................ 4

2.4 PLAZO DEL CONTRATO ................................................................................................................. 8

3. REQUISITOS DE EJECUCIÓN ................................................................................................................. 9

3.1 IMPLANTACIÓN DEL SERVICIO ..................................................................................................... 9

3.2 SOPORTE TÉCNICO ..................................................................................................................... 10

3.3 FORMACIÓN .................................................................................................................................. 11

3.4 DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN A LA RESOLUCIÓN DEL CONTRATO ............................ 12

4. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS).............................................................................................. 13

5. RÉGIMEN DE PENALIDADES LIGADO AL ANS ......................................................................................... 14

6. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS ................................................................................. 15

7. REQUISITOS LEGALES PARA LOS SERVICIOS CLOUD COMPUTING .............................................. 16

7.1 GARANTÍAS PARA TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS ................................. 17

7.2 PORTABILIDAD DE LOS DATOS .................................................................................................. 18

7.3 GARANTÍAS DE BORRADO DE LOS DATOS UNA VEZ EXTINGUIDO EL CONTRATO ............. 18

8. EQUIPO DE TRABAJO ........................................................................................................................... 19

9. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS ............................ 19

10. DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................................. 21

11. CALIDAD ................................................................................................................................................. 21

12. PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFICENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ........................................ 22

13. INFORMACIÓN Y CONTACTO ............................................................................................................... 23

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1. INTRODUCCION

El Ayuntamiento de Fuenlabrada está abordando la renovación tecnológica de sus Sistemas

de Información para dotarse de una infraestructura de Sistemas de Información y

Comunicaciones avanzada. En este sentido, acomete proyectos de modernización y mejora

de acuerdo a las medidas propuestas por la Comisión para la reforma de las

Administraciones Públicas (CORA).

Se pone en marcha este proyecto para proporcionar correo electrónico a todos los

empleados públicos municipales del Ayuntamiento de Fuenlabrada y sus organismos

autónomos, y mejorar el actual sistema, obsoleto técnicamente por no haber renovado las

distintas versiones software que han ido liberándose al mercado debido a la situación de

crisis vivida en el país y, en particular, en las entidades locales.

Se busca dotar a los empleados públicos de un sistema con mayor capacidad y nuevas

funcionalidades para el desempeño de su actividad, garantizando el mínimo impacto en la

operativa de los usuarios y una mayor disponibilidad y seguridad en el servicio.

La solución pretende optimizar los costes del servicio de correo mediante un modelo de

SaaS (Software as a Service), que implica el pago por servicio demandado y efectivamente

prestado, escalable y ajustado a la demanda y necesidades reales.

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2. OBJETO, ALCANCE Y DURACIÓN DEL CONTRATO

2.1 OBJETO DEL CONTRATO

El presente pliego tiene por objeto regular la prestación de un servicio de correo electrónico

en la nube, en modo SaaS (Software as a Service, Software como servicio), para las

cuentas de los empleados del Ayuntamiento de Fuenlabrada y sus Organismos Autónomos,

mediante una solución que garantice seguridad de la información, la disponibilidad y la

protección de datos de carácter personal aplicable al Ayuntamiento de Fuenlabrada.

En adelante, cuando se hable del Ayuntamiento de Fuenlabrada, salvo especificación en

contrario, se deberá entender “el Ayuntamiento de Fuenlabrada y sus Organismos

Autónomos”.

2.2 SITUACIÓN ACTUAL

Actualmente el Ayuntamiento cuenta con sistema propietario de IBM alojado en la sala IT de

la Casa Consistorial con las siguientes características:

• Dos Servidores Físicos IBM Lotus Domino v. 8.2 configurados en clúster

• Un Servicio IBM Lotus Traveler, para dar acceso a dispositivos móviles, instalado en

uno de los servidores del clúster

• Un Servidor virtual IBM Lotus Domino v.8.2 con SameTime (mensajería

instantánea)

• Clientes Lotus Notes 7.x y 8.x., 800 buzones

• Almacenamiento total: 360 GB x 2 (clúster). El tamaño de la mayoría de los buzones

es de 200 MB (más del 80%). Hay algunos de hasta 2 GBytes.

2.3 ALCANCE DEL CONTRATO

El adjudicatario deberá proveer de un servicio de correo electrónico en la nube a los

empleados municipales del Ayuntamiento de Fuenlabrada con las funcionalidades y

características mínimas especificadas en este documento. En su caso, y a criterio

municipal, también se podrán proporcionar cuentas de correo a empresas y colaboradores.

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El adjudicatario deberá realizar la migración del sistema de correo actual de los empleados

y de los buzones de grupo, sin coste adicional; tanto los buzones de correo, incluidos los

archivados, como las agendas y libretas de direcciones, sin que se pierda información en la

migración y sin interrupción del servicio.

El licitador deberá, en su oferta, y a los efectos de posibles ampliaciones del contrato,

diferenciar y especificar con claridad entre el precio de instalación y configuración, el precio

de migración y el precio de suscripción por buzón y tipo de buzón.

2.3.1 Perfil de los usuarios

• Usuarios de Perfil 1. Necesitan un cliente rico (Tipo Outlook, Lotus Notes, … ) de

escritorio. Acceso desde terminales Smartphone (IOs, Android, Windows) y desde

un navegador web. Sincronización automática con el servidor, protocolo IMAP.

Mínimo 20 GB de almacenamiento. Mensajería instantánea.

• Usuarios de Perfil 2. Acceso desde terminales Smartphone tipo (IOs, Android,

Windows) con sincronización on-line, y acceso desde un navegador web. Soporte

POP para clientes de correo electrónico. Mínimo 1 GB de almacenamiento. No

requieren un terminal desktop rico.

2.3.2 Buzones: número, tamaño y tiempo de retención.

• Hasta 1.000 cuentas de correo entre buzones personales, buzones genéricos y listas

de distribución para usuarios de perfil 1

• Hasta 1.000 cuentas de correo para usuarios de perfil 2

• Podrá limitarse el tamaño máximo del buzón del correo.

• Tiempo mínimo de retención: 90 días

2.3.3 Características del Servicio de correo

1. Cada buzón/cuenta debe proporcionar los componentes siguientes: correo

electrónico, calendario o agenda, contactos y libreta de direcciones, tareas, notas,

opciones de personalización e integración de dichos componentes entre sí y con las

aplicaciones ofimáticas utilizadas en el Ayuntamiento de Fuenlabrada.

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2. Se dispondrá de funciones de acceso y delegación, de forma que un usuario pueda

compartir todos o algunos de los servicios: correo, calendario/agenda, tareas y

contactos. Se dispondrá de la funcionalidad jefe/secretario.

3. La administración de las cuentas de correo se ejecutará por el personal designado

por el Servicio de Sistemas y Tecnologías de la Información del (STIC)

Ayuntamiento de Fuenlabrada

4. En caso de incidencia en horario laboral del Ayuntamiento de Fuenlabrada que

requiera una tarea de recuperación de un buzón anterior (correo, calendario,

contactos, tareas), ésta se podrá realizar por los administradores del Ayuntamiento

de Fuenlabrada con la retención definida.

2.3.4 Características de seguridad

1. La solución deberá incluir la gestión del tráfico limpio, antimalware y antispam; con

cuarentena y garantizar la monitorización continua contra correo no deseado, virus y

correos de suplantación de identidad, filtrado de contenidos y adjuntos.

2. El servicio garantizará el cifrado del acceso via internet, del tránsito entre servidores

y del almacenamiento de los buzones.

3. El licitador deberá incluir en su oferta, en un documento ad hoc las medidas de

seguridad que implementará sobre el servicio de correo que ofrece de cara a

garantizar la confidencialidad y seguridad tanto de las comunicaciones como en el

almacenado de la información.

4. El servicio debe cumplir con la totalidad de la normativa aplicable española y

europea sobre datos de carácter personal, en particular los requisitos relativos a la

transferencia internacional de datos.

5. Toda la información de los buzones/cuentas y la que pudieran tener asociada deberá

estar ubicada íntegramente, y así deberá certificarse, dentro del territorio de la Unión

Europea, incluidas la sede o sedes principales y las sedes de respaldo.

2.3.5 Características Técnicas

• Autenticación y Validación de acceso al servicio.

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Autenticación integrada y sincronizada con LDAP corporativo (Active Directory

de Microsoft)

• Infraestructura del proveedor al servicio del proyecto

a. Los datos asociados a las cuentas/buzones de correo deben estar replicados

en, al menos, dos centros de datos gestionados por el adjudicatario en el

territorio de la Unión Europea.

b. Los buzones deberán almacenarse cifrados. Tanto el tráfico de acceso a los

buzones, como el de tránsito entre servidores de copia y respaldo deberá ser

cifrado.

c. Las ofertas describirán las medidas de alta disponibilidad y tolerancia a fallos

de los CPD puestos a disposición para el servicio ofertado al Ayuntamiento

de Fuenlabrada bajo los criterios recogidos por el Uptime Institute para la

clasificación TIER III.

d. El adjudicatario debe garantizar una disponibilidad igual o superior a 99,982%

del servicio de correo electrónico en la nube SaaS para el Ayuntamiento de

Fuenlabrada (TIER III del Uptime Insitute)..

e. El licitador adjuntará certificaciones TIER III o superior para los CPD donde

se albergue el servicio ofertado.

• Características del cliente de escritorio de los usuarios de perfil 1.

a. Se podrán utilizar herramientas de mercado con protocolos estándar

pop/smtp/imap.

b. Clientes nativos Android, IOS, Windows con notificaciones push

configurables.

c. Interfaz Web con posibilidades de personalización de logotipos, colores y

fuentes. Compatible 100% Internet Explorer, Firefox y Chrome.

d. Clasificación, ordenación y herramienta de búsqueda de los correos.

Creación de reglas. Gestión personal del Antispam.

e. Multicuenta: Capacidad de añadir otras cuentas de correo bajo un interfaz

único.

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f. Información de ocupación del buzón.

g. Permitir la firma de correos mediante certificados electrónicos personales o

de empleado público.

• Administración del servicio

a. La administración del servicio se realizará por personal del Servicio STIC del

Ayuntamiento de Fuenlabrada, que deberá recibir la formación adecuada, e

incluirá la gestión y administración de cuentas personales, genéricas y listas

de distribución, y cualquier otro servicio ofrecido.

b. Deberá existir la opción de exportar los datos de correo.

c. Deberá existir la opción de emitir informes de ocupación de los buzones.

d. Podrán realizarse auditorías de las actividades realizadas por los

administradores.

e. Por motivos de seguridad y requerimientos legales, se podrán realizar

auditorías de uso del correo electrónico.

f. Existirá la posibilidad de obtener informes de datos acumulados y

desglosados con estadísticas, de al menos, los siguientes ítems: cuentas

contratadas, fecha de activación de cada cuenta, tamaño de cuentas, datos

de actividad, históricos y consumo.

g. Se podrán administrar filtros para limitar los contenidos de los mensajes, en

particular en lo relativo al tamaño de los anexos, de acuerdo con la política

establecida por el Ayuntamiento de Fuenlabrada.

• Panel de Gestión y Control

El adjudicatario proporcionará, vía web, un panel de gestión de cuentas para la gestión

diaria de cuentas de usuarios: altas, bajas, modificación de datos.... a la que accederán

los usuarios del servicio STIC autorizados por el Ayuntamiento de Fuenlabrada.

2.4 PLAZO DEL CONTRATO

El servicio se iniciará al día siguiente de la formalización del contrato, y comenzarán los

trabajos de implantación de acuerdo con las especificaciones de este pliego de

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prescripciones técnicas, los cuales deberán finalizarse en el plazo máximo de quince días

desde la citada fecha de formalización del contrato, pudiendo establecerse penalizaciones

por demora. El plazo de ejecución de este contrato será de 24 meses pudiendo ampliarse

12 meses más.

3. REQUISITOS DE EJECUCIÓN

A continuación se detallan a alto nivel las principales actividades que los licitadores deben

desarrollar para dar respuesta a las condiciones establecidas en el presente pliego de

prescripciones técnicas.

3.1 IMPLANTACIÓN DEL SERVICIO

El adjudicatario debe realizar la implantación del correo corporativo actual a la nueva

solución, considerando este proceso como un proyecto 'llave en mano', incluida la migración

de datos, y configuración y software de los clientes.

El adjudicatario deberá presentar, por escrito, los planes de Implantación, Contingencia y

Pruebas para la aprobación de la puesta en marcha del servicio de correo en la nube.

• Plan de Implantación

Debe describir la ejecución de los trabajos ofertados y su planificación temporal para la

instalación del servicio ofertado. Deberá contener como mínimo:

− Análisis de la situación actual.

− Descripción y propuesta de los trabajos a realizar, incluida la migración de los datos

asociados a las cuentas de correo actuales, incluidas las archivadas. Deberán

indicarse expresamente las tareas que se consideren condicionadas por personal

técnico de Ayuntamiento de Fuenlabrada o proveedores de servicios relacionados.

− Cronograma de los trabajos.

− Indicación de los hitos importantes.

− Indicación expresa de los requerimientos necesarios para la migración, en cuanto a

infraestructura y condiciones de funcionamiento.

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− Descripción de los cambios de los registros MX que garanticen la continuidad del

tráfico de correo y del servicio en Ayuntamiento de Fuenlabrada y el proveedor

durante la migración.

− Sincronización de usuarios con el directorio activo de Windows.

− Configuración de puestos de trabajo.

− Configuración de smartphones: IOs, Android, Windows

− Gestión del cambio. Se adjuntarán videos informativos en castellano y páginas de

autoaprendizaje, y cualquier material que el adjudicatario considere para facilitar el

cambio.

− Migración de los datos de las cuentas de correo

• Plan de Contingencia

El licitador deberá realizar un análisis de riesgos y definir e implantar un Plan de

Contingencia detallado en caso de incidencias o paradas, que garantice la disponibilidad de

los servicios dentro de los plazos y con el nivel de servicio acordado y necesario para el

negocio.

• Plan de Pruebas

Deberá describir todas las pruebas a realizar, indicando expresamente qué funcionalidades

son las que se desea verificar para comprobar el correcto funcionamiento de la solución a

implantar. En particular en lo relativo al uso en dispositivos móviles.

3.2 SOPORTE TÉCNICO

El contratista deberá habilitar un Servicio de Atención Técnica Multicanal (SATM) donde se

reciban, almacenen a efectos de seguimiento y estadísticas, y gestionen de forma

centralizada las incidencias y las demandas de soporte relacionadas con el funcionamiento

del servicio suministrado y su administración. Estas incidencias serán reportadas y seguidas

por el personal que el Servicio STIC del Ayuntamiento de Fuenlabrada habilite mediante

notificación previa y fehaciente al adjudicatario.

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Este servicio se proporcionará mediante vía telefónica (línea 900 o tarifación normal), correo

electrónico, presencial o por cualquier otro medio que acuerden el Ayuntamiento de

Fuenlabrada y el contratista, sometido a los tiempos de respuesta recogidos en los

Acuerdos de Nivel de Servicio.

3.3 FORMACIÓN

Con independencia de la capacitación que se derive de la propia ejecución del proyecto,

deberá garantizarse la adecuada formación en el nuevo entorno al personal del Servicio

STIC designado por el Ayuntamiento de Fuenlabrada para poder realizar, con la mayor

autonomía e independencia posible, la gestión diaria del correo electrónico. Para ello se

impartirán los cursos de formación necesarios para el aprendizaje de las diferentes

soluciones aportadas.

En el caso de que, para la prestación del servicio, fuera necesaria formación específica para

realizar las tareas encomendadas de acuerdo con el contrato, ya sea por evolución de la

tecnología, por cambio de los procesos del Organismo o acometimiento de nuevas tareas,

según los requisitos técnicos exigidos, la empresa adjudicataria pondrá los medios a su

cargo para satisfacer dicha necesidad, en un horario o turno que no afecte a la prestación

de los servicios.

Se incluirá además un sistema de ayuda/soporte al usuario final con documentación en

línea, en castellano, accesible desde la intranet del Ayuntamiento de Fuenlabrada.

• Se diseñará un “manual básico de uso del cliente de correo de escritorio” para que

cada usuario pueda gestionar el correo con la nueva herramienta proporcionada por

el adjudicatario.

• Se preparará un “manual básico de uso del cliente de correo de Smartphone”, tanto

para IOs, como para Android y Windows, para que los usuarios configuren y puedan

utilizar sus smartphones corporativos

Las ofertas incluirán un curso de formación para el administrador del servicio, a impartir en

las instalaciones de Ayuntamiento de Fuenlabrada y se proporcionará la documentación

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utilizada para dicha formación. Si la impartición del curso fuera mediante web-conference,

se aportarán las sesiones grabadas al final del curso.

La formación a administradores se impartirá en tres jornadas de cinco horas/jornada en la

Casa Consistorial del Ayuntamiento de Fuenlabrada

3.4 DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN A LA RESOLUCIÓN DEL CONTRATO

En el momento que el Ayuntamiento de Fuenlabrada determine (con antelación mínima de

30 días laborables de la resolución del contrato), el adjudicatario deberá transferir el

conocimiento y toda la documentación actualizada del proyecto al Ayuntamiento de

Fuenlabrada o a la empresa que Ayuntamiento de Fuenlabrada establezca, así como

facilitar la transición, en particular la migración de datos, al nuevo sistema de correo

electrónico que se defina.

Para ello el adjudicatario definirá un Plan de Devolución de la Información en el que se

recojan, entre otros, los aspectos siguientes:

• Planificación.

• Procedimientos y documentación para la transferencia del servicio.

• Entregables.

• Cualquier otro aspecto que se considere relevante para un proceso de

traspaso del servicio de calidad.

El Ayuntamiento de Fuenlabrada coordinará la transferencia del servicio de correo

electrónico (incluido toda la información almacenada) al nuevo proveedor de servicios y

deberá dar su visto bueno para dar por finalizado el contrato.

En cualquier caso, el adjudicatario, no dejará de prestar servicio, hasta que se formalmente

se le comunique, facturando, en este caso, de acuerdo con los precios establecidos en la

adjudicación.

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4. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)

El adjudicatario, dentro del ámbito de las prestaciones del contrato será responsable de

alcanzar el nivel de cumplimiento establecido, con independencia de los recursos que para

ello tenga que incorporar en cada momento. Se establece, a continuación, los Acuerdos de

Nivel de Servicio:

ANS 1. Arranque del Servicio. El servicio deberá estar disponible en su totalidad

en treinta días naturales, a contar desde la fecha de formalización del contrato.

Nivel de cumplimiento del arranque del servicio: 15 días naturales

ANS 2. Disponibilidad. El servicio deberá funcionar 24x7x365, con una

disponibilidad anual mínima del 99,8%, siendo el adjudicatario el responsable de

disponer de las medidas oportunas para garantizar este nivel de cumplimiento

El periodo de referencia será el correspondiente a un año desde el inicio del

contrato, mientras permanezca en vigor.

Nivel de cumplimiento de disponibilidad del servicio: 99,8%

En caso indisponibilidad de servicio por avería o por actuación planificada se

establecerán y habilitarán las correspondientes páginas de cortesía e información.

No se considerarán, en el cálculo de la disponibilidad, las actuaciones programadas

que conlleven paradas, siempre que se comuniquen con la suficiente antelación, no

inferior a una semana, y se produzcan fuera del horario establecido entre las 08:00 h

y las 20:00 h, de lunes a sábado.

ANS 3. Servicio de Restauración de los datos asociados a una cuenta/buzón.

El servicio de restauración deberá funcionar 24x7x365, siendo el adjudicatario el

responsable de disponer de las medidas oportunas para garantizar este nivel de

cumplimiento. El tiempo de inicio de la restauración, una vez cursada la solicitud de

restauración, deberá ser inferior a 1 hora desde que se cursa solicitud por parte del

personal autorizado de Ayuntamiento de Fuenlabrada.

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Nivel de cumplimiento de inicio de restauración: 1 h

5. RÉGIMEN DE PENALIDADES LIGADO AL ANS

De conformidad con el art. 212 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre,

por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, en los

supuestos en que el adjudicatario no cumpla con alguna de las condiciones señaladas en

el Acuerdo de Nivel de Servicio referido en el presente pliego, el Órgano de Contratación

del Ayuntamiento de Fuenlabrada podrá imponer penalizaciones.

P.ANS 1. Arranque del Servicio

Si el contratista, por causas no imputables al Ayuntamiento, hubiere incurrido en demora

respecto al plazo de inicio de prestación de los servicios (fecha de arranque), el órgano de

contratación podrá optar, a propuesta del Servicio STIC, por la imposición de 60 euros

diarios, como mínimo, en concepto de penalidad incumplimiento del ANS 1, por demora en

el arranque del servicio.

En la oferta presentada, el licitador deberá hacer constar los niveles de penalización en

euros/día asumidos en relación a la demora por arranque, siempre en cuantía igual o

superior a 60 euros/día

P.ANS 2. Disponibilidad

En la oferta presentada, el licitador deberá hacer constar los niveles de penalización en

relación a la disponibilidad. La cantidad mínima, por hora, a penalizar si la disponibilidad

cae por debajo del 99,%, será, en porcentaje sobre el precio anual del contrato, del:

� Un 0,02% para las primeras cuatro horas, tramo 1

� Un 0,05% para las ocho horas siguientes, tramo 2

� Un 0,2% para el resto, tramo 3

P.ANS 3. Servicio de Restauración de los datos asociados a una cuenta/buzón

Por cada hora de retraso en el inicio de la restauración, una vez cursada la solicitud de

restauración, se penalizará, en porcentaje sobre el precio anual del contrato, del:

� Un 0,01% para las primeras cuatro horas, tramo 1

� Un 0,02% para las ocho horas siguientes, tramo 2

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� Un 0,1% para el resto, tramo 3

6. CONTENIDO DE LAS PROPUESTAS TÉCNICAS

Se recomienda que en su parte técnica las ofertas que se presenten, tengan el siguiente

esquema:

a. Introducción

b. Identificación y Alcance de la oferta

c. Resumen ejecutivo de la oferta

d. Modelo del Sistema de Correo SaaS propuesto

e. Solución Funcional y Técnica

f. Políticas de Seguridad y Protección de Datos y Carácter Personal

g. Medidas de Alta Disponibilidad y Tolerancia a Fallos

h. Servicios de gestión y atención a los administradores de Ayuntamiento de

Fuenlabrada

i. Plan de Formación

j. Plan de Devolución del Servicio

k. Plan de Proyecto (Fases, hitos y cronograma)

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7. REQUISITOS LEGALES PARA LOS SERVICIOS CLOUD COMPUTING

La contratación por parte de Ayuntamiento de Fuenlabrada de servicios "cloud computing”

que implican tratamiento de datos de carácter personal, requiere la formalización de un

contrato de prestación de servicios con el adjudicatario escrito en los términos previstos en

el artículo 12 de la LOPD y en los artículos 20 a 22 de su reglamento de desarrollo.

Estos requisitos se encuentran específicamente recogidos en el ámbito de la contratación

pública en la disposición adicional vigesimosexta del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14

de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector

Público, que establece que:

• El prestador de servicios de computación en la nube tendrá la consideración de

encargado de tratamiento (el licitador).

• Al término de la prestación contractual los datos de carácter personal deberán ser

destruidos o devueltos a Ayuntamiento de Fuenlabrada, o al encargado del

tratamiento que se hubiese designado.

• Esta disposición también regula la posible subcontratación de servicios por parte del

licitador encargado de tratamiento (el prestador de servicios de cloud computing),

que deberá cumplir los siguientes requisitos:

• Que dicho tratamiento se haya especificado en el contrato firmado por Ayuntamiento

de Fuenlabrada y el prestador de servicios de computación en la nube.

l. Que el tratamiento de datos de carácter personal se ajuste a las instrucciones de

Ayuntamiento de Fuenlabrada, quién tiene que dar su conformidad a la participación

de terceros una vez que el prestador del servicio de cloud computing le haya

informado sobre la tipología de servicios que pretende subcontratar con terceros y la

identidad de los mismos.

m. Que el prestador de servicios encargado del tratamiento y el tercero formalicen el

contrato en los términos previstos en el artículo 12.2 de la LOPD, asumiendo el

prestador del servicio cloud computing en el contrato con Ayuntamiento de

Fuenlabrada que los subcontratistas le ofrecen garantías jurídicas para el

tratamiento de los datos equivalentes a las que él mismo asume.

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El contrato de prestación de servicios de Cloud Computing debe especificar las medidas

técnicas y organizativas que el prestador de servicios tiene previsto implantar para

garantizar la seguridad de los datos. Asimismo, los especiales requisitos de disponibilidad,

confidencialidad e integridad que puedan requerir ciertos servicios electrónicos prestados

por Ayuntamiento de Fuenlabrada, deben reflejarse en el contrato.

Durante el desarrollo de los trabajos y debido a la complejidad de los servicios contratados,

el licitador designará un responsable del contrato en los términos previstos en el artículo 52

del RDL 3/2011, de 14 de noviembre, con el fin de asegurar la correcta realización de la

prestación pactada.

No obstante, la designación de dicha figura no modifica el régimen de obligaciones y

responsabilidades al que está sujeto el responsable del tratamiento en materia de

protección de datos de carácter personal.

7.1 GARANTÍAS PARA TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS

Si la propuesta ofertada propone localizar los datos en países que no pertenecen al Espacio

Económico Europeo, habría una transferencia internacional de datos, en cuyo caso, y

dependiendo del país en que se propongan localizar, deberán proporcionarse garantías

jurídicas adicionales adecuadas.

En este sentido, se considera una garantía adecuada que el país de destino ofrezca un

nivel de protección equivalente al legislado por el Espacio Económico Europeo y así se

haya aceptado por la Agencia Española de Protección de Datos o la Comisión Europea. En

ese caso será suficiente con hacer constar la transferencia en la notificación del fichero

realizada a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro

General de Protección de Datos.

También serán consideradas garantías adecuadas, las proporcionadas por las empresas

ubicadas en los Estados Unidos que hayan suscrito los principios de "Puerto Seguro". En

este caso, al igual que en el caso anterior será suficiente con hacer constar la transferencia

en la notificación del fichero a la Agencia Española de Protección de Datos. En caso

contrario, la transferencia internacional de datos necesitará autorización del Director de la

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Agencia Española de Protección de Datos, que podrá otorgarse en caso de que el

exportador de datos aporte garantías adecuadas.

7.2 PORTABILIDAD DE LOS DATOS

La portabilidad significa que el proveedor ha de obligarse, cuando pueda resolverse el

contrato o a la terminación del servicio, a entregar toda la información a Ayuntamiento de

Fuenlabrada en el formato que se acuerde, de forma que éste pueda almacenarla en sus

propios sistemas o bien optar porque se traslade a los de un nuevo proveedor en un

formato que permita su utilización, en el plazo establecido por Ayuntamiento de

Fuenlabrada en el plan de devolución del servicio, con total garantía de la integridad de la

información y sin incurrir en costes adicionales.

En particular, Ayuntamiento de Fuenlabrada podrá exigir la portabilidad de la información a

sus propios sistemas de información o a un nuevo prestador del servicio de cloud computing

cuando considere inadecuada la intervención de algún subcontratista o la transferencia de

datos a países que estime no aportan garantías adecuadas.

7.3 GARANTÍAS DE BORRADO DE LOS DATOS AL RESOLVER EL CONTRATO

Una vez resuelto el contrato el proveedor del servicio no podrá conservar ningún dato,

debiendo prever mecanismos que garanticen el borrado seguro de los datos cuando lo

solicite Ayuntamiento de Fuenlabrada y, en todo caso, al finalizar el contrato.

Estos mecanismos serán descritos en la oferta, siendo requerido al proveedor a la

terminación del contrato una certificación de la destrucción de todos los datos. Certificación

donde también se garantice, en caso de haber realizado subcontrataciones, que los

subcontratistas han borrado los datos a los que hayan tenido acceso.

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8. EQUIPO DE TRABAJO

El adjudicatario deberá nombrar un "Coordinador técnico" con el fin de garantizar una

organización estable y una ejecución en plazos y calidad de los trabajos, conforme se

requiere en el presente pliego.

Ayuntamiento de Fuenlabrada no intervendrá nunca en las tareas de selección de los

efectivos destinados a prestar el servicio.

El adjudicatario deberá ejercer de modo real, efectivo y periódico el poder de dirección

inherente a todo empresario en relación con sus trabajadores, asumiendo la negociación y

pago de los salarios, la concesión de permisos, licencias y vacaciones, sustituciones,

obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, imposición -cuando

proceda- de sanciones disciplinarias, y cuantos efectos de Seguridad Social se deriven, en

particular el abono de cotizaciones y el pago de prestaciones, y cuantos otros derechos y

obligaciones se deriven de la relación contractual entre empleado y empleador.

9. PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS

TRABAJOS

Ayuntamiento de Fuenlabrada designara un responsable del Proyecto cuyas funciones, en

relación a la prestación de los servicios objeto del presente contrato, serán las siguientes:

• Velar por el cumplimiento de los servicios exigidos y ofrecidos, haciendo un

seguimiento de las incidencias y tareas que se vayan desarrollando, a fin de evaluar el

grado de cumplimiento de las distintas prestaciones.

• Comunicará al Coordinador Técnico del adjudicatario cualquier deficiencia o

incidencia que observare en la realización de los trabajos, facilitando a la vez toda la

información disponible sobre su impacto en la planificación e hitos establecidos.

• Adoptará las medidas que fueren precisas, con el fin de facilitar la determinación de

las incidencias, sus causas y propuesta de contingencia.

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"Coordinador técnico" nombrado por el adjudicatario asumirá las funciones de responsable

de los trabajos y las labores de interlocución con Ayuntamiento de Fuenlabrada, siendo una

de sus principales tareas la planificación, ejecución y seguimiento de los trabajos

contratados. Presentará los informes de seguimiento y de cumplimiento de los ANS

acordados, así como responderá de la calidad de todos los trabajos contratados.

Mensualmente la empresa adjudicataria deberá generar informes de seguimiento del

servicio que serán entregados al Coordinador de Informática y Comunicaciones de

Ayuntamiento de Fuenlabrada. Este informe mostrará el estado de avance de los trabajos,

las incidencias y actuaciones generadas en el mes en curso y anteriores, siendo su

contenido mínimo el siguiente:

• El grado de cumplimiento del servicio en el mes con su histórico.

• Incidencias ocurridas y estado de resolución de las mismas con un histórico de

abiertas en el periodo, estado de resolución, cerradas y retrasos, con el desglose y detalle

que determine Ayuntamiento de Fuenlabrada.

• Observaciones relativas a cualquier aspecto destacable que se haya producido en el

periodo y propuestas de cambio o mejora en aquellas incidencias que se muestren

reiteradas.

Los informes de seguimiento se entregarán antes del día 10 de cada mes en el formato

digital acordado con Ayuntamiento de Fuenlabrada, que permita realizar un correcto análisis

de la información. La no entrega de los informes de seguimiento solicitados así como la

entrega incompleta, fuera de plazo o sin respetar las especificaciones de Ayuntamiento de

Fuenlabrada, podrá ser considerada como incumplimiento del contrato.

Se establecerán reuniones periódicas del responsable del Proyecto y, en su caso, de los

miembros del equipo de la empresa adjudicataria, con el personal que Ayuntamiento de

Fuenlabrada designe al efecto, para un correcto seguimiento del servicio ofrecido. En

dichas reuniones se evaluarán todas aquellas circunstancias producidas en el servicio en el

período anterior que hubieran originado el incumplimiento del nivel de servicio, con el fin de

subsanarlas y mejorar la eficacia del servicio.

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Tras la realización de cada reunión, el personal del adjudicatario elaborará un Acta de la

misma donde se incluyan los temas tratados, así como los acuerdos o conclusiones que se

hayan establecido.

10. DOCUMENTACIÓN

Durante la ejecución del contrato, el adjudicatario se compromete a facilitar a Ayuntamiento

de Fuenlabrada la documentación que se le solicite con el objeto de conocer tanto los

problemas que se plantean como la metodología, herramientas y tecnologías empleadas en

su resolución para la adecuada gestión, desarrollo del servicio y optimización del mismo.

11. CALIDAD

El licitador deberá preparar y documentar, un Plan de calidad para la prestación del servicio,

considerando el aseguramiento de la calidad como un proceso horizontal e independiente,

pero alineado con el proceso de prestación del servicio.

El licitador deberá describir en su propuesta su modelo de garantía de Calidad y la forma en

que lo aplicará al servicio. Los objetivos de este modelo deberán ser:

• Identificar, supervisar y controlar todas aquellas actividades, tanto técnicas como de

gestión, que sean necesarias para garantizar que los servicios alcanzan el nivel de

calidad requerido.

• Proporcionar evidencias de que las actividades de supervisión y control se han

llevado a cabo.

Además se podrán establecer controles de calidad adicionales, los cuales serán

comunicados a la empresa adjudicataria con la antelación suficiente para su correcta

observancia.

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12. PROTECCIÓN DE DATOS Y CONFICENCIALIDAD DE LA

INFORMACIÓN

Al margen de los requisitos legales descritos en el apartado 6 de la presente oferta, que los

licitadores deben cumplir para la prestación de servicios Cloud Computing a Ayuntamiento

de Fuenlabrada, tanto los licitadores como la empresa adjudicataria se comprometen a dar

un trato reservado y confidencial a toda la información que las mismas puedan obtener con

motivo de la presente licitación, procurando su custodia y comprometiéndose a no divulgarla

por el personal a su cargo salvo que medie una autorización expresa por escrito de

Ayuntamiento de Fuenlabrada.

La empresa adjudicataria quedará obligada al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley

Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de Carácter Personal y el

Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de

desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, comprometiéndose explícitamente a formar e

informar a su personal en las obligaciones que de tales normas dimanan, para lo cual

programará las acciones necesarias y proporcionará los medios precisos para su

cumplimiento.

La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las tareas guardarán

secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos, y asuntos a los que tengan

acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligados a no hacerlos

públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su

ejecución, aun cuando el contrato haya llegado a su término o haya sido cancelado.

En este sentido, el adjudicatario quedará expresamente obligado a no revelar o ceder datos

o documentos proporcionados por la Administración o copia de los mismos, y a mantener

absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión

del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar

o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego como necesario para el desempeño del

proyecto, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.

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13. INFORMACIÓN Y CONTACTO

A los efectos de consultas o aclaraciones sobre el contenido del presente pliego de

prescripciones técnicas, podrán ponerse en contacto preferentemente vía e-mail, con la

siguiente persona:

NOMBRE Y APELLIDOS: José Martos Collado

CARGO: Director Técnico de STIC

TELÉFONO DE CONTACTO 916497028 (lunes a viernes de 10:00 a 13:00 h.)

CORREO ELECTRÓNICO jmartos@ayto-fuenlabrada.es

Fuenlabrada, 15 de marzo de 2016

Fdo. José Martos Collado

Director Técnico de STIC