ADQUISICION, SELECCIÓN Y EVALUACION DE PROVEEDORES. · 2014. 8. 8. · DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN...

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓNDE COMPETENCIAS LABORALES - CORMA

Código : PG –12

Versión : 04

PROCEDIMIENTO Fecha : 31/07/2014

ADQUISICION SELECCION Y EVALUACION DE PROVEEDORES Página : 1de 7

ELABORACIÓN REVISION APROBACIONMauricio Castro W.Secretario Técnico DCCL25/07/2014

Macarena Giber R.Encargada de Calidad25/07/2014

Pedro Sapunar N.Pdte. DECCL-CORMA31/07/2014

Emilio Uribe C.Gerente

31/07/2014

PROCEDIMIENTO

ADQUISICION, SELECCIÓNY EVALUACION DE PROVEEDORES.

Nombre:Cargo:Fecha:

Firma:


Código : PG –12

Versión : 04



INDICE

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. ......................32. DISTRIBUCIÓN............................................................................................................................. ..............33. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.........................................................................................................34. DESCRIPCION............................................................................................................................. ...............3

4.1 Compra de materiales, insumos y servicios ........................................................................................34.2 Etapa de Cotización ............................................................................................................................34.3 Para compras con orden de compra ...................................................................................................44.4 Para compra directa ............................................................................................................................44.5 Recepción de los Productos o Servicios Comprados .........................................................................44.6 Selección de proveedores ...................................................................................................................44.7 Evaluación de proveedores .................................................................................................................44.8 Clasificación de proveedores. .............................................................................................................44.9 Re-evaluación de proveedores............................................................................................................5

5. FORMULARIOS DE REGISTROS..............................................................................................................56. ARCHIVO DE REGISTROS ........................................................................................................................57. HISTÓRICO DE MODIFICACIONES ..........................................................................................................5

Anexo 1. Formato Registro RG 12/01 Orden de Compra. ..........................................................................6Anexo 2. Formato Registro RG 12/02 Lista de Proveedores. .....................................................................7


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1. OBJETIVOEl objetivo de este procedimiento es establecer la metodología utilizada en la organización para lasadquisiciones de materiales, insumos y servicios prioritarios, la selección y evaluación de los proveedores.Las OECL se rigen por lo dispuesto en los PG-03 Bases de postulación para OECL, PG-02 Planificación ydesarrollo del PCCL y PG-05 Auditorías Internas y Pg-09 Administración, control y emisión decertificaciones.

2. DISTRIBUCIÓNÁREAS DE ACTIVIDAD CÓDIGO

Gerente CORMA GRTEDepartamento de Evaluación y Certificación de

Competencias laborales de CORMADECCL-CORMA

Secretario Técnico CCL STCLEncargado de Operaciones del Sistema de Gestión EOSGJefe de Administración y Finanzas JADFEncargado de la Calidad del Sistema de Gestión ECSG

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADACTIVIDAD RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Elaboración y Actualización STCLRevisión ECSG / DECCL-CORMAAprobación GRTEEmisión y Distribución ECSGEjecución y Aplicación EOSGControl de Ejecución (Verificación) STCL / ECSG

4. DESCRIPCION

4.1 Compra de materiales, insumos y serviciosLa compra de materiales, insumos o servicios se origina con solicitud del interesado al Jefe deAdministración y Finanzas o Gerente, esta puede ser verbal o escrita, en este último caso se registra através de correo electrónico, según la relevancia de la compra, fundamentando la razón de la comprasolicitada y describiendo el bien o servicio requerido, calidad, características técnicas y la urgencia o plazoen que se necesita el bien o servicio.

4.2 Etapa de CotizaciónPara compras superiores a doscientos mil pesos o su equivalente en moneda extranjera, el responsable dela adquisición debe reunir y presentar al Jefe de Administración y Finanzas tres cotizaciones de diferentesproveedores, en la medida que existan proveedores suficientes para cotizar, cumpliendo con similar calidaddel producto o servicio, quien en conjunto con el Gerente seleccionará la más adecuada, informando alinteresado en el momento esta decisión. Para compras inferiores a este valor se utiliza la modalidad decompra directa.


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4.3 Para compras con orden de compraLa orden de compra la genera el responsable de la adquisición (RG-12/01), con la cotización de mejor precioy condiciones (garantía, servicio post venta, despacho a domicilio, descuento, forma de pago, etc.).Solamente el Gerente está facultado para firmar órdenes de compra, revisadas previamente por el Jefe deAdministración y Finanzas.

Una vez autorizada la orden de compra se debe enviar al proveedor con no más de 24 hrs de plazo.

Todas las órdenes de compra se entregan al proveedor con firma y timbre de Corma.

En esta orden de compra se debe identificar claramente el centro de costo que originó esta compra, se debeestampar un correlativo seguido del año en que ésta se realizó, debe hacer referencia al N° de cotizaciónaceptada, completar correctamente los datos del proveedor y los propios, identificar claramente lascondiciones de pago y almacenar en archivo virtual copia final.

4.4 Para compra directaPara las compras inferiores a doscientos mil pesos o su equivalente en moneda extranjera, el responsablede la adquisición debe solicitar al Jefe de Administración y Finanzas su VºBº al requerimiento, quien analizala pertinencia de la compra y asigna los recursos necesarios.

4.5 Recepción de los Productos o Servicios CompradosLa importancia de recepcionar y recibir los productos comprados por parte del Asistente Administrativo deRecepción con apoyo del Jefe de Administración y Finanzas permite efectuar un control y oposición defunciones que informe si los bienes o servicios solicitados, valores pactados y fechas de entrega secumplieron, al igual si los documentos tributarios recepcionados (Guías de Despacho, Factura, Nota deDébito, Nota de Crédito), están bien confeccionados y emitidos y existe correspondencia de códigos,productos, descuentos, impuestos y valores finales.

4.6 Selección de proveedoresLos proveedores de productos o servicios son seleccionados e incorporados a la base de datos deproveedores aprobados (RG-02/12), utilizando uno o más de los siguientes criterios:

1. Facilidades de pago2. Precio.3. Disponibilidad de stock o tiempo para la prestación de servicios.4. Comportamiento histórico.

4.7 Evaluación de proveedoresLos proveedores de productos o servicios son evaluados utilizando los siguientes criterios:

a. Cumplimiento de plazos de entregab. Cumplimiento de características técnicas.

4.8 Clasificación de proveedores.Para la clasificación de los proveedores se considera la cantidad total de incumplimientos con los criteriosdefinidos, en el período considerado para la evaluación.


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a. Excelente, cuando la suma de incumplimientos es ≤1b. Bueno, cuando la suma de incumplimientos es >1 y ≤ 3c. Regular, cuando la suma de incumplimientos es >3 y ≤ 5d. Malo, cuando la suma de incumplimientos es > 5

La evaluación se realiza semestralmente.

Los proveedores calificados como excelente y bueno se mantienen sin alteración en lista de proveedoresLos proveedores calificados como regulares se derivan como alternativos.Los proveedores calificados como malos, son eliminados de la lista.

4.9 Re-evaluación de proveedores.El Gerente y el Jefe de administración y Finanzas, son los responsable de definir los criterios de re-evaluación de aquellos proveedores que no cumplan con los requisitos definidos por la organización, para supermanencia en la lista de proveedores seleccionados, y que por razones especiales se debe tener vinculocomercial con ellos.

5. FORMULARIOS DE REGISTROSNOMBRE DEL FORMULARIO CODIGO

Orden de compra RG-12/01Lista de proveedores RG-12/02

6. ARCHIVO DE REGISTROS

IDENTIFICACIÓN

ALMACENAMIENTOY PROTECCIÓN

RECUPERACIÓN YACCESO RETENCIÓN DISPOSICIÓN

RG-12/01 Impreso, en Archivadores Encargado de Operaciones yadministración Durante su vigencia Se elimina

RG-12/02 Impreso, en Archivadores Encargado de Operaciones yadministración Durante su vigencia Se elimina

7. HISTÓRICO DE MODIFICACIONESVERSIÓN FECHA IDENTIFICACIÓN DE MODIFICACIÓN

02 20/04/2012

Se reemplaza la denominación de “CENTRO DE EVALUACION YCERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES” por “DEPARTAMENTODE EVALUACION Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES”para referirse a la organización dentro del SGC.En numeral 4. DESCRIPCION, se modifican numerales 4.1 y 4,2, se agreganumeral 4.3 el 4.3 pasa a ser 4.4 y así sucesivamente hasta terminar con elnumeral 4.9

03 28/05/2013

Se hacen ajustes de formato y responsabilidades de acuerdo amodificaciones del PG 01. Control de documentos y registrosSe aclara que las OECL como proveedores se rigen por los PG-03 PG-02 ,PG-05 y PG-09. Se anexan los formatos de los registros.

04 25/07/2014Se modifica formato en procedimientos y registros, por cambio de logocorporativo.


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Anexo 1. Formato Registro RG 12/01 Orden de Compra.

CORPORACION CHILENA DE LA MADERA A.G REGION DEL BIO BIO

PROVEEDOR RUTDIRECCION FONO

FAXCONDICIONES DE PAGO

FECHA

CANT. COD.

NOTA: NETODCTO.IVA 19%TOTAL -$

Solicitado por Firma

Depto Centro de costos

Cuenta Nº Cuenta

Vº Bº Gerencia Vº Bº Contabilidad

FAVOR ENVIAR ORDEN DE COMPRA A :

NOMBRE CORPORACION CHILENA DE LA MADERA A.G.RUT 82.899.100-0DIRECCIONGIRO ASOCIACION GREMIALFONO 41 - 2 91 18 23FAX 41 - 2 86 14 90

-$

-$

-$

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COTIZACION Nº

$ UNIT.

SALAS 277 CONCEPCION

$ TOTALDESCRIPCIÓN

-$-$

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Anexo 2. Formato Registro RG 12/02 Lista de Proveedores.

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