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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

SECRETARÍA DE LA CONTRALORÍA

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

AV. PRIMERO DE MAYO # 1731, ESQ. ROBERT BOSCH COL. ZONA INDUSTRIAL C.P. 50071 TOLUCA, ESTADO DE MÉXICO TEL. 2 75 67 00 EXT. 6538

www.edomex.gob.mx VERSIÓN VIGENTE 03 FECHA: 15/10/2013 Pág. 2/12

C O N T E N I D O

1. Objetivo

2. Glosario de términos

3. Normatividad aplicable

4. Alcance

5. Periodicidad

6. Responsabilidades

7. Políticas

8. Descripción del procedimiento

9. Diagrama de flujo del procedimiento

10. Anexos y registros

11. Revisión histórica






1. Objetivo

Proveer los bienes y servicios que requiera la Secretaría de la Contraloría mediante la realización de los procesos de

adquisición establecidos.

2. Glosario de términos

Adjudicación Directa: Excepción al procedimiento de Licitación Pública de bienes ó contratación de servicios en el que la convocante, designa al proveedor de bienes ó prestador del servicio, con base en las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Adquisición Directa: es aquella cuyo importe es superior al monto determinado para el fondo fijo de caja y no exceda el 30% del monto máximo que para el caso de adjudicación directa establece el Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité).

Área Técnica: Unidad Administrativa cuya intervención se considere necesaria para aclarar aspectos técnicos ó administrativos relacionados con las especificaciones, descripción ó características en la adquisición de un bien ó contratación de un servicio.

ARTP: Catálogo de Artículo por Partida.

Bases: Documento público expedido unilateralmente por la autoridad convocante, donde se establece la información sobre el objeto, alcance, requisitos, términos y demás condiciones del procedimiento para la adquisición de bienes y la contratación de servicios.

Boletín: Sistema de Consulta del Boletín de Empresas Objetadas.

Clave de verificación: dígitos con que se identificará un bien ó servicio.

Comité: Comité de Adquisiciones de Bienes y Servicios de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

Compra directa: es la que se realiza por medio del fondo revolvente y cuyo monto se determina con base en el Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México del ejercicio correspondiente. (Se llevará a cabo sin la intervención del comité).

DGRM: Dirección General de Recursos Materiales perteneciente a la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Estado de México.

DRMySG: Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales perteneciente a la Coordinación de Administración de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

Invitación Restringida: Excepción al procedimiento de licitación pública, mediante el cual la convocante adquiere bienes muebles ó contrata servicios, a través de la invitación de cuando menos a tres personas, para obtener las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Licitación Pública: Modalidad Adquisitiva de bienes ó de contratación de servicios, mediante convocatoria pública que realice la Convocante, por el que se aseguran las mejores condiciones en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.

Normas: Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.

Oferente: Persona física ó jurídico colectiva que presenta ante el Comité propuestas técnica y económica para participar en un procedimiento adquisitivo de bienes o contratación de servicios.

Operación consolidada: es aquella que conjunta en un solo procedimiento, por su uso generalizado ó volumen, la adquisición de bienes ó servicios, con el objeto de obtener las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento, oportunidad y demás circunstancias pertinentes.






Personal de la Subdirección.- Es aquel servidor público, adscrito a la Subdirección de Administración de Recursos perteneciente a la Coordinación de Administración de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México, que participa en el proceso.

Proveedor ó Prestador: Persona física ó jurídico colectiva que celebra contratos de bienes ó de prestación de servicios con la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

Procedimiento Adquisitivo: Conjunto de etapas por las que la Convocante, adquiere bienes ó contrata servicios para el cumplimiento de sus funciones, programas y acciones.

SAAC: Sistema Automatizado de Adquisiciones Consolidadas.

Solicitud: Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios.

Unidad Administrativa: Área usuaria ó solicitante que requiera la adquisición de un bien ó contratación de un servicio, perteneciente a la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

3. Normatividad aplicable

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.

Ley de Ingresos del Estado de México para el ejercicio fiscal del año correspondiente.

Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México, del ejercicio fiscal del año correspondiente.

Código Financiero del Estado de México y Municipios.

Código Administrativo del Estado de México.- Libro Décimo Tercero de las Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Servicios.

Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios.

Reglamento del Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México.

Acuerdo por el que se establecen las Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal.

Reglamento Interior de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

Manual General de Organización de la Secretaría de la Contraloría del Gobierno del Estado de México.

Manual de Normas y Políticas para el Gasto Público del Gobierno del Estado de México.

4. Alcance

Inicia cuando la Coordinación de Administración recibe de las Unidades Administrativas que atiende el requerimiento con la descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y termina cuando se integra el expediente conforme al mecanismo denominado “Índices de Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios”.

5. Periodicidad

Se usará cada que exista la necesidad por parte de esta Dependencia de adquirir un bien ó contratar un servicio

mediante un procedimiento adquisitivo.

6. Responsabilidades

En la siguiente tabla se presenta a los responsables de elaborar, revisar y aprobar la documentación del procedimiento ABS :






Documento Elabora Revisa Aprueba

Solicitud

Personal de la Subdirección

Subdirector de Administración de

Recursos

Coordinador de Administración

Convocatoria

Bases

Acta de la junta aclaraciones

Comité Acta de presentación, apertura, evaluación y

dictamen.

Acta de fallo y comunicación de fallo


Contrato

Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico/


Recursos

Oficio de cumplimiento ó incumplimiento de la

entrega del bien ó servicio


Recursos

7. Políticas

Del Requerimiento: - Deberá solicitarse de manera oficial a la Coordinación de Administración, mediante oficio, suscrito por el

Titular de la Unidad Administrativa, salvo cuando el área usuaria es la Coordinación de Administración.

De la Suficiencia presupuestal: - Deberá comprometerse el importe promedio que se obtuvo del estudio de mercado.

Del ARTP: - Personal de la Subdirección de Administración de Recursos, deberá consultar y verificar en el SAAC el

ARTP, de manera conjunta con el responsable del Área Técnica. - En caso de no encontrarse en el SAAC el ARTP del bien ó servicio requerido, el Área Técnica deberá validar

que las especificaciones, descripción ó características cumplan con el requerimiento. Del Dictamen Técnico: - Los originales de los dictámenes técnicos tendrán que integrarse en el expediente correspondiente. De la Adquisición Directa y Compra Directa: - Las adquisiciones bajo estas modalidades, se realizarán a través del DRMySG.

8. Descripción del procedimiento






Responsable Actividad


1. Recibe de las Unidades Administrativas que atiende el requerimiento con la descripción ó especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que apliquen y envía a la Subdirección de Administración de Recursos.


Recursos

2. Recibe el requerimiento, realiza estudio de mercado y determina la modalidad en que se realizará el procedimiento. Ver Instructivo “Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios”

DRMySG 3. Tramita suficiencia presupuestal ante la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal.

Subdirector de Contabilidad y Control

Presupuestal 4. Aprueba el recurso presupuestal.

Personal de la Subdirección de

Administración de Recursos

5. Consulta el ARTP dentro del SAAC e identifica si existe la clave de verificación del bien ó servicio a contratar; y ratifica que las especificaciones técnicas correspondan a las requeridas. En caso de no encontrarse el bien ó servicio (clave de verificación) requerido en el ARTP, procede a: Verificar que las especificaciones técnicas sean las correctas; que exista en el mercado y que el bien ó servicio sea producido y/ó prestado por diferentes oferentes y que cumplan con las características que se requieren.

6. Captura las especificaciones técnicas y Normas Mexicanas que regulan el producto ó servicio en el SAAC, y obtiene en el ARTP la clave de verificación.

7. Requisita la solicitud en el SAAC.


Recursos y Coordinador de Administración

8. Revisan, aprueban y autorizan la solicitud.



9. Tramita dictamen técnico mediante el SAAC tomando en consideración el tipo de dictamen técnico que se requiera.


10. Obtiene y turna el dictamen técnico a la Subdirección de Administración de Recursos. 11. Para el caso de Operaciones Consolidadas, se deberá considerar que se realizarán a través de la DGRM, misma que establecerá los instrumentos de ejecución y control administrativo del sistema de operaciones consolidadas de las dependencias del Poder Ejecutivo.



12. Para el caso de Licitaciones Públicas Nacionales elabora la convocatoria considerando una ó varias licitaciones. Ver Instructivo “Elaboración de convocatoria”.

13. Revisan y aprueban la convocatoria y la publican, por lo menos una vez en un diario de circulación nacional y en medios electrónicos establecidos por la Secretaría de la Contraloría.

14.- Elabora bases para llevar a cabo la Licitación Pública Nacional ó para la Invitación Restringida. Ver Instructivo “Elaboración de bases”. La Invitación Restringida, se desarrollará en los términos de las actividades 14 y hasta la 38.



15.- Revisan, aprueban las bases y realizan su venta.


16.- Lleva un registro de la venta de bases.

17.- Verifica en el Boletín que los oferentes participantes no se encuentren








impedidos e imprime la evidencia documental de la consulta.

18.- Lleva un registro de asistencia a la de junta de aclaraciones, en caso de celebrarse.

Comité 19.- Realiza el acto de la junta de aclaraciones 3 días hábiles antes de la celebración del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo.

Personal de la Subdirección y Subdirector de Administración

20.- Elabora el acta de la junta de aclaraciones y la revisa. Ver Instructivo “Elaboración de actas”.

Comité 21.- Revisa y aprueba acta de la junta de aclaraciones.



22.- Lleva un registro de asistencia del acto de presentación, apertura y evaluación de propuestas, dictamen y fallo.

Comité 23.- Realiza el acto de presentación, apertura, evaluación y dictamen.

Personal de la Subdirección y Subdirector de Administración

24.- Elabora actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen y las revisa.

Comité 25.- Revisa y aprueba actas de presentación, apertura, evaluación y dictamen.

Comité

26.- En caso de declararse desierto el procedimiento adquisitivo, instruye al Coordinador de Administración reprogramarlo en la modalidad que corresponda. Ver Instructivo “Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios”.



27.- Elabora actas de fallo y comunicación de fallo.

Subdirector de Administración y Coordinador de Administración

28.- Revisan y aprueban actas de fallo y comunicación de fallo, autorizan fallo y lo comunican, a los oferentes participantes.



29.- Elabora el contrato. Ver Anexos II y III denominados “Contrato Administrativo de Prestación de Servicios” y “Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes” e Instructivo denominado “Elaboración de Contrato”.


Recursos y Jefe de la Unidad de Normatividad

y Apoyo Jurídico

30.- Revisan y aprueban contrato.

Coordinador de Administración y

Proveedor 31.- Suscriben el contrato correspondiente.


Administración de Recursos y Subdirector de Administración de

Recursos

32.- Reciben y revisan las garantías que deben ser emitidas a favor del Gobierno del Estado de México y podrán ser a través de fianza, cheque certificado y/ó de caja, otorgadas por instituciones debidamente autorizadas, presentadas por los conceptos que se indican a continuación: anticipo de pago, de seriedad de postura, cumplimiento de suministro ó de prestación de servicio, defectos ó vicios ocultos de los bienes ó servicios y aprueban su recepción.


33.- Remite mediante oficio las garantías emitidas por afianzadoras para su resguardo correspondiente a la DGRM, a excepción de las de seriedad de postura y cheques certificados y/ó de caja.

Personal de la 34.- Elaboran oficio solicitando a la unidad administrativa que recibe el bien ó







Subdirección de Administración de

Recursos y Subdirector de Administración de

Recursos

servicio, informe el cumplimiento ó incumplimiento y lo aprueba.


35.- Firma y envía oficio del cumplimiento ó incumplimiento de la entrega del bien ó servicio a la unidad administrativa que recibe el mismo.

Unidad Administrativa usuaria ó solicitante

36.- Recibe el bien ó servicio, verificando e informando mediante oficio a la Coordinación de Administración el cumplimiento ó incumplimiento de la entrega en tiempo y forma de los mismos, enviando las remisiones y/ó facturas correspondientes. En caso de desfasamiento ó incumplimiento informa al Coordinador de Administración para los efectos legales conducentes.



37.-Integra el expediente conforme al mecanismo denominado “Índices de Expedientes de Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios”.


38.- En su caso, instruye ampliar el contrato suscrito con el proveedor adjudicado. Véase instructivo “Ampliación de Contrato”.

Subdirección de Administración de

Recursos

39.- Analiza, para el caso de adjudicación directa, los supuestos indicados en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México.



40.- Elabora Invitación para participar en el proceso de adjudicación directa, que deberá contener como mínimo: la descripción detallada del bien ó servicio a contratar, el lugar de entrega del bien ó prestación del servicio, el plazo de entrega ó duración del servicio, la vigencia de precios, la forma de pago y las garantías.



41.- Revisan invitación, aprueban e invitan a los oferentes. El procedimiento de Adjudicación Directa se substanciará con arreglo en las actividades de la número 17 y de la 22 hasta la 38.

9. Diagrama de flujo del procedimiento






Personal de la Subdirección de Administración de Recursos

Subdirector de Contabilidad y

Control Presupuestal

DRMySSubdirector de



Inicio

Recibe de las Unidades

Administrativas que atiende , el requerimiento

Recibe el requerimiento y realiza estudio

de mercado

Tramita suficiencia

presupuestal

Aprueba el recurso

presupuestal

Consulta el ARTP dentro

del SAAC

¿Existe clave de verificación?

Captura las especificaciones

técnicas

Requisita la solicitud en el

SAAC

Obtiene y turna dictamen técnico

Revisan , aprueban y autorizan la

solicitud .

Tramita dictamen técnico mediante el SAAC , en los casos

de bienes o servicios previstos en las Normas

SI NO

Adquisiciones consolidadas

SI NO

Revisan y aprueban la convocatoria y la publican .

Revisan , aprueban las bases y realizan su venta .

Elabora bases

Elabora

a ,

para el

el caso de

de Licitaciones

s Públicas

s Nacionales

s

,

la

a convocatoria

a

Se realizarán a través de la Secretaría de

Finanzas

A






Comité Personal de la Subdirección

de Administración de Recursos

Subdirector de Contabilidad y

Control Presupuestal

DRMyS

Subdirector de Administración

de Recursos Coordinador de Administración

Lleva un registro de asistencia a la junta de

aclaraciones Realiza el acto de la junta aclaraciones

¿Existen propuestas y en su caso cumplen con los requisitos?

Revisan y aprueban actas de fallo y

comunicación de fallo .

Revisa y aprueba actas

Elabora actas de presentación , apertura , evaluación y dictamen .

D eclara desierto el procedimiento

adquisitivo e instruye al

Coordinador de Administración ,

reprogramarlo en la modalidad que

corresponda .

Lleva un registro de la venta de bases

Lleva un registro de asistencia del acto de

presentación

Elabora actas de fallo y

comunicación de fallo .

Verifica en el Boletín , que los oferentes participantes

no se encuentren impedidos .

Revisa y aprueba el acta de la junta de aclaraciones .

Elabora el acta de la junta de aclaraciones .

Realiza el acto de presentación , apertura , evaluación y dictamen

SI NO

A

B






Unidad Administrativa usuaria o solicitante



Unidad de Normatividad y Apoyo Jurídico


Recursos Coordinador de Administración

Elabora el contrato .

Revisan y aprueban contrato .

Suscribe el contrato

correspondiente . Reciben y revisan las garantías

Remite mediante oficio las garantías emitidas por afianzadoras para

su resguardo correspondiente a la

DGRM

Elabora oficio solicitando informe el

cumplimiento o incumplimiento .

Firma y envía oficio del

cumplimiento o incumplimiento

Recibe el bien o servicio , verificando e

informando mediante oficio a la Coordinación

de Administración , el cumplimiento o

incumplimiento de la entrega .

Integra el expediente

En su caso , instruye ampliar el contrato suscrito con el proveedor

adjudicado . Analiza para el caso de adjudicación

directa , los supuestos indicados

en el Libro Décimo Tercero del Código Administrativo del Estado de México

Elabora Invitación

Revisan invitación , aprueban e invita a los oferentes .

FIN

B






10. Anexos y registros

Anexo I: Aspectos a considerar en el procedimiento adquisitivo.

Anexo II: Contrato Administrativo de Prestación de Servicios.

Anexo III: Contrato Administrativo de Adquisición de Bienes.

Instructivos:

Elaboración de convocatoria.

Elaboración de bases.

Elaboración de actas.

Elaboración de contrato.

Ampliación de contrato.

Modalidades para la adquisición de bienes y contratación de servicios.

FIRMAS DE CONFORMIDAD Y REGISTRO DE COPIAS CONTROLADAS

Recibí copia

controlada No.

Nombre y firma Fecha Departamento

03 Lic. Ricardo Segura Estrada 15/10/2013 Representante de la Dirección

12 (Original)

Ing. Yasmín Arévalo Athié 15/10/2013 Coordinadora de Administración

11. Revisión histórica

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó Aprobó Descripción del cambio

00 30/06/2010 Subdirector de Administración de

Recursos

Coordinadora de Administración

Primera edición


Recursos


Modificación en el Control de Copias Controladas


Recursos


Cambio de la imagen institucional (logotipo), cambio de la

representante de la dirección en el control de copias controladas.


Recursos


Cambio de la imagen Institucional (logotipo), cambio del nombre

del Representante de la Dirección y se efectuaron adecuaciones al

procedimiento.

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