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8/2/2019 admon tiemp

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Administracin del

Tiempo y

Territorio


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La administracin del tiempo y del

territorio es una funcin clave encualquier empresa, implica Qu

cuentas se deben visitar?, Cundo

se deben visitar? y Con qufrecuencia?

Esta se ha convertido en una funcincada vez mas importante debido alcosto tan elevado de las visitas de

ventas.


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Establecimiento deterritorio de ventas

Los mercados no se miden en kilometros si no en

cantidad de clientes y su poder de compra


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Se considera que un Territorio de

Ventas es un rea geografica que

contiene cuentas de clientes.

La razn principal para establecerterritorios de ventas es facilitar la

planeacin y el control de la funcinde ventas.


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zprincipales:

oPara mejorar la cobertura del mercado.El territorio de vtas no debe ser tan grande como para que el vendedordedique una gran cantidad de tiempo viajando o para que tenga tiempo devisitar solo a algunos de su mejores clientes.

oPara Mantener los costos de ventasmnimos.Eliminar o minimizar los viajes de ms de un da y al encontrar mtodosalternativos para llegar al cliente como el telemercadeo.

oPara reforzar la relacin con el cliente.Mientras mas puedan aprender los vendedores de su clientes, mejor

podrn comprender los problemas de estos y mas cmoda se volver surelacin.

oPara construir una fuerza de vtas maseficaz.Al establecer territorios se definen trabajos de forma concreta, se da a cadavendedor una carga de trabajo razonable y se alienta a la fuerza de ventasa hacer un buen trabajo.


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oPara evaluar mejor a la fuerza de ventas.Los vendedores se pueden evaluar con base en su desempeo encomparacin con el potencial del mercado.

oPara coordinar las ventas y otras funcionesLos anlisis de ventas y de costos se pueden realizar con mayor facilidaden un territorio que en todo el mercado.


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Ya sea que una empresa establezca territorios

de ventas por primera vez, o que modifique losque ya existen, se aplica el mismoprocedimiento:

1.Seleccionar una unidad geogrfica de control.2.Hacer un anlisis de la cuenta.3.Desarrollar un anlisis de la carga de trabajo.

4.Combinar las unidades geogrficas de control.5.Asignar personal de ventas en territorios.


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Seleccionar unidad

geogrfica de controlEstas unidades se utilizan en general porqueconstituyen el fundamento de gran parte de losdatos censales del gobierno y de otrainformacin de mercado. Junto con las unidades

polticas, se pueden utilizar otros factores demercado tales como los hbitos de compra y lospatrones de flujo comercial.

Las unidades de este tipo de mayor uso son:

oLos estados.oCondados y cdigos postales.oCiudades y reas metropolitanas.oZonas comerciales.


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EstadosoUn estado puede ser una fuerza de ventas pequeaque cubra el mercado en forma selectiva y no intensiva.o El uso de los estados como lmites territoriales puedeasimismo funcionar bien para una empresa que busca

distribucin nacional por primera vez.oSon sencillos, convenientes y bastante econmicos.oA menudo, muchos clientes de un estado cruzan loslmites de otro para hacer sus compras.

oAlgunos estados son demasiado grandes.o Puede ser demasiado grande para que laadministracin lo pueda controlar en forma adecuada ypueda evaluar su fuerza de ventas.


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CondadosEl condado es una unidad mucho menor que unestado y acta mejor como punto focal para

dividir territorios.Una unidad de control ms pequea facilita

mucho ms a la administracin el trabajo dedisear territorios con el mismo potencial de

ventas.Ventajas:

oExisten datos gubernamentales disponibles.oSe informa de datos de mercado (poblacin,ventas al menudeo, ingresos, empleo einformacin de manufactura) por condado.oSon lo bastante e ueos como ara facilitarla


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Cdigos PostalesLos territorios que se basan en los

cdigos postales tienen la ventaja de sermuy flexibles y tpicamente reflejan las

caractersticas demogrficas yeconmicas de las reas individuales,

mientras que las subdivisiones polticas,

como los estados y los condados, no lohacen.


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Ciudades y Zonas

MetropolitanasLas empresas que experimentaron problemas recibieronayuda cuando la Oficina del presupuesto establecireas estadsticas estndar metropolitanas (AEEM).Estas AEEM eran lmites que comprendan tanto a la

ciudad como a las ciudades satlite y a los suburbiosque la circundaban.

En los estndares actuales se establece que cada AEM debecomprender, cuando menos:

oUna ciudad con 50 000 o ms habitantes.

oUn rea urbanizada definida de al menos 50 000 habitantes y unapoblacin AEM de al menos 100 000


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Zonas ComercialesEs una regin geogrfica que consta de una

ciudad y de las reas circundantes que sirvencomo el centro dominante para el menudeo o el

mayoreo en la regin.sta es quizs la unidad ms lgica de control,puesto que se basa principalmente en el flujo

natural de bienes y servicios y no en los lmites

polticos o econmicos.Las empresas que venden a travs de

mayoristas o detallistas a menudo utilizan la

zona comercial como unidad de control.


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Ventajas:oSe basan en consideraciones econmicas.

oSon representativas de los hbitos de compray de los patrones de comercio del cliente.oAyuda a la administracin en la planeacin yelcontrol.


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Revisin deterritorio de ventas


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A medida que la empresa crece y obtiene

experiencia, el gerente de ventasreconoce que se necesita hacer algunascorrecciones al territorio. En otras

situaciones, una estructura territorial bien

diseada puede volverse obsoleta debidoa cambios en las condiciones del mercado

o a otros factores fuera del control de la

administracin.


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correccin territorial

oSi una empresa crece, por lo general necesita unafuerza de ventas mayor para cubrir el mercado enforma adecuada.

oPor una sobreestimacin del potencial de ventas.oCuando los territorios se dividen y puede causaruna gran cantidad de fricciones entre la fuerza deventas.

ocuando un vendedor ingresa al territorio de otro enbusca de negocios.

oLos saltos territoriales tambin pueden ser


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Los efectos de una

modificacinLa administracin debe decidir si evita lasmodificaciones territoriales por miedo adaar la moral de la fuerza de ventas o silas lleva a cabo para eliminar problemas.

Cuando se reduce un territorio, unvendedor

se puede enfrentar a una reduccin ensus ingresos potenciales y a una prdida

de las cuentas importantes que ha

desarrollado a lo largo de los aos.


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Uso de computadoras

en la administracin

territorial


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Las PC han facilitado a los gerentes de

ventas la traza y revisin de mapas de losterritorios, varias veces si es necesario, en

unos cuantos minutos.

Estos gerentes deben educarse en losbeneficios que se pueden derivar del uso

de las computadoras porque resulta obvioque la administracin futura descansarmucho en la tecnologa computacional.


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El uso de TIGEREs una base de datos computarizada para

hacer mapas que se puede usar paraplanear territorios de ventas, determinar

candidatos directos de comercializacin oconcebir rutas para vendedores de puerta

en puerta.

Por otra parte Los programas de hoja declculo electrnica se utilizan ampliamentepara el anlisis, la planeacin y el control

de ventas


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En un momento, el costo del equipo dealta tecnologa y de software sofisticadoexcluy a todas las grandes empresas de

gozar de sus beneficios, pero en aosrecientes, la competencia y la difusin delos conocimientos tecnolgicos los hanhecho costeables y benficos para la

mayor parte de las empresas.


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Administracin del

Tiempo


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Una vez que los gerentes han establecido

los territorios de ventas y les han asignadovendedores, deben a su vez prestaratencin a la programacin y la creacinde rutas para la fuerza de ventas dentro

de ellos.

Para poder alcanzar los objetivos de

ventas que se fijaron para la fuerza deventas y para cada territorio individual, elgerente de ventas debe proporcionar unaruta y programar de manera adecuada a

cada representante de ventas


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Programacin del

VendedorEl uso del tiempo del vendedor debeconsiderarse como un problema de asignacinde recursos, que busca eliminar el tiempo

desperdiciado, aumentar la eficiencia ymaximizar la productividad.

Algunos ejemplos de problemas son:oDecidir qu cuentas se deben visitar.

oDividir el tiempo entre la venta y el trabajo deescritorio.oDistribuir el tiempo entre los clientes actuales,los potenciales y las visitas de servicio.

oComo invierten su tiempo los vendedores.


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Para poder decidir la cantidad de tiempo que seasigna a cada tarea, el gerente de ventas y el

vendedor deben primero determinar cuntotiempo se dedica actualmente a cada actividad.El anlisis debe incluir diferentes das de la

semana y das en diferentes partes del territorio.El vendedor registra el uso del tiempo en una

hoja de anlisis de actividades.Una vez que se ha recopilado la informacin, elgerente de ventas trabaja con el vendedor paraaumentar la cantidad de tiempo que se dedica a

actividades productivas.


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Ad d l i l


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Admn del tiempo para el

gerente de vtasEl gerente de ventas necesita identificarlas tareas que se deben llevar a cabo ydistribuir el tiempo conforme se requiera.

Las actividades del gerente de ventascambiarn de una compaa a otra. Porejemplo, algunos gerentes administrarn

un grupo de vendedores y tambin

cubrirn un territorio; otros vendern a unnmero limitado de cuentas principalesmientras administran la fuerza de ventas,

y otros slo administrarn.


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Si las tareas que se planearon no secompletan, entonces el gerente de ventasdebe examinar la distribucin del tiempo

planeado para las diversas tareas y hacerajustes donde se requiera.

Los gerentes de ventas deben sergerentes eficaces de su propio tiempo

para poder planear y controlar lasactividades de la fuerza de ventas a fin de

realizar sus objetivos de ventas.

T d Ti


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Trampas de Tiempo

ComunesoPlanear mal las actividades del da Visitar a prospectos nocalificados Seguir un itinerario caprichoso de viaje Usar demodo insuficiente el telfono Pasar largas horas en el almuerzoTomar un cctel a la hora del almuerzo Ser ineficaz en eltrabajo administrativo.

oEstar demasiado tiempo sin hacer contacto con la oficinacentral por lo que se retrasan los mensajes importantes asignartiempo para dedicarlo al cliente o al prospecto demasiado

exigente. Para superar estos problemas y maximizar el tiempoproductivo, el que se dedica a las ventas cara a cara, losvendedores deben aprender a ser buenos administradores deltiempo.

oCmo puede un vendedor maximizar su tiempo productivo?


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oEvitar trampas de tiempo. Una buena utilizacin deltiempo exige que los vendedores estn siempreconscientes de las "trampas de tiempo" que puedenafectar de manera negativa su eficacia.

oAdems de evitar las trampas de tiempo, los

vendedores necesitan contar con un sistema oprocedimiento que los ayude a planear cmo utilizar sutiempo en forma eficaz. En distintas situaciones deventa se requieren enfoques diferentes de laadministracin del tiempo. El gerente de ventas debe

trabajar con los vendedores para desarrollar unprocedimiento eficaz de administracin del tiempo.


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Fijacin de Rutas


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Otra herramienta vital para laadministracin del tiempo es la planeacin

de rutas eficientes. La fijacin de rutas

consiste en establecer formalmente unpatrn para que el vendedor lo usecuando hace visitas.

Los sistemas de ruta pueden sercomplejos, pero un patrn bsico puede

desarrollarse en orden ptimo para

visitarlas y la ruta ms rpida a tomar.


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Tan simple como suena, la prdida detiempo en el camino se debe

principalmente a tener direcciones

deficientes y a perderse. El vendedor quese pierde corre el riesgo de llegar tarde asus citas y los clientes no ven con agrado

las tardanzas. Desde luego, algunosclientes se negarn a ver al que llegatarde.


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VentajasoMenores costos de venta y tiempo de viaje:Tal vez lamayor ventaja de un plan de fijacin de rutas bien hecho esque puede reducir el tiempo de viaje y los costos, dando as alvendedor ms tiempo para estar con los clientes en formaproductiva.

oMejor cobertura del territorio:Debe estar disponibleinformacin detallada sobre los nmeros y localidades de losclientes, los mtodos de transportacin disponibles dentro deun territorio y las frecuencias devisita de todas las clases de

clientes.

Mejor comunicacin: Con un itinerario de visitas planeado, elgerente de ventas puede monitorear mejor a los vendedoresindividuales. Un plan de rutas bien ideado puede

definitivamente mejorar la comunicacin, lo que resulta en uncontrol ms sobre la fuerza de ventas.


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DesventajasoReduce la iniciativa del vendedor y le colocaen un patrn de diseo relativamente inflexible.oMuchas veces, un prospecto importante puede

ganarse con slo un poco ms de tiempo yesfuerzo, algo que un plan formalizado de rutasno permitira.o Tambin, en tiempos de condiciones demercado errticas, un plan de rutas estricto evitaque un vendedor haga cambios para adaptarsea otra situacin.

E t bl i i t d


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Establecimiento de un

Plan de RutasCon el propsito de desarrollar un plan derutas, el vendedor y el gerente de ventasdeben recopilar la informacin necesaria.

Esto incluye el nmero de visitas que cadavendedor llevar a cabo cada da, la

frecuencia de visitas que cada clase de

cliente, la distancia a cada cuenta y elmtodo de transporte que se utilizar.


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Patrones de RutasLos patrones de rutas son por lo comn en lnea recta o circulares.

oCon una ruta de lnea recta el vendedor comienza en la oficina yhace visitas en una direccin hasta que l o ella alcanzan el final deterritorio.

oLos patrones circulares involucran el inicio en la oficina y moverseen un crculo de paradas hasta que el vendedor termine de nuevoen la oficina.

Otros dos patrones de ruta menos comunes y ms complejos son elde hoja de trbol y el de araa.

oUna ruta de hoja de trbol es similar a un patrn circular, pero msque cubrir todo un territorio, la ruta encierra en un crculo una partedel territorio. El siguiente viaje es un crculo adyacente, y el patrncontina hasta que cubre todo el territorio.o Con los patrones de arana el vendedor inicia en el punto mslejano de la oficina y hace visitas en su regreso ala misma. Elvendedor tpicamente volara a los lmites exteriores del territorio ymanejara de regreso. En el siguiente viaje el vendedor ir en otra


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Los planes de fijacin de rutas e itinerarioseficientes y eficaces son ESENCIALES.

Cada compaa idear sus propiosplanes basados en sus propias

circunstancias. Pero varias tendenciasque surgieron en aos recientes

probablemente continuarn bien en ladcada de los noventa.


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1. Los vendedores de campo seguirn desarrollando en principio lafijacin de Rutas e itinerarios, ya que tpicamente son los queconocen mejor el territorio.

2. El principal papel del gerente de ventas ser monitorear la fuerzade ventas y asegurarse que las cuentas principales no se rechaceny que las utilidades alcancen las metas que se proyectaron.

3. Aumentar de forma tremenda el uso que los vendedores y losgerentes de ventas den a las computadoras, y las aplicaciones sevolvern an ms complicadas.

4. El uso de comunicaciones mviles, especialmente telfonoscelulares y localizadores, aumentar de forma sustancial. Estosdispositivos, en conjunto con computadoras porttiles, harn que losvendedores sean una fuerza ms productiva y eficaz dentro de laorganizacin.

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