Universidad Insurgentes Plantel LenLicenciatura en AdministracinMateria:

Clave: P04

Docente: Carrillo Bueno EduardoAlumno: Mara Elena Valdivia Torres

Matricula: 201320011Ciclo Escolar: 20153La funcin de compras y abastecimientos

1.1. GeneralidadesToda organizacin, tanto en el sector pblico como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina ms pequea necesita espacio, calor, luz, energa, comunicacin y equipo de oficina, mobiliario, papelera y diversos artculos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones bsicas de cualquier organizacin. La estructura de la funcin de administracin de compras y materiales para obtener una contribucin efectiva a los objetivos es uno de los desafos de esa administracin.1.2. Operacin

El establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envo en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente. Una declaracin ms especfica de las metas generales de las compras podra incluir los siguientes nueve puntos: 1. Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la organizacin. 2. Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario. 3. Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atencin a los objetivos de calidad en las compras. 4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un artculo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artculos hacan anteriormente, la organizacin puede ganar ventajas de eficiencia a travs de un precio inicial ms bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversin en el inventario total sin abatir los niveles de servicio, de una reduccin de costos de capacitacin de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores.6. Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artculos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envo y los requerimientos de servicio tambin sean satisfechos. 7. Mejorar la posicin competitiva de la organizacin. Una organizacin puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los mrgenes de utilidad. 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organizacin. 9. Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administracin.1.3. Proceso para la compra y/o abastecimiento

El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no tica. Algunos vendedores prometen una participacin a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compaa que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios est sujeto a controversia. Adems de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blancos de vendedores no ticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseo de un producto de manera que slo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigacin y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas caractersticas en el producto que slo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los vendedores crean problemas de tica de otro tipo. A continuacin siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no ticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador. Envo de muestras de productos de calidad mucho ms elevada que la de los productos que se fabricarn y entregarn. Uso de publicidad engaosa con relacin a productos y precios.

La decisin sobre lo que se debe comprar abarca algo ms que equilibrar las diferentes consideraciones tcnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mnimo de adaptabilidad, pero toma en consideracin el costo y la posibilidad de obtenerlo, as como el transporte y la disponibilidad. Si el costo es demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artculo menos aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo, pero los nicos proveedores disponibles del artculo tcnicamente perfecto carecen de la capacidad adecuada de produccin o de la seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada, entonces se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto. La mejor compra es una combinacin de caractersticas que a fin de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos.

Un ciclo de compras principia cuando se toma la decisin de comprar material y cuando la unidad que indujo a hacer el pedido acepta el material. Las responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones ms importantes se describen a continuacin: Reconocimiento de una necesidad: cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organizacin. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cules son los requerimientos individuales de la unidad, qu, cundo y cunto es lo que se necesita. Esto da como resultado una requisicin de material al departamento del almacn. Recibir requisiciones: las requisiciones de compra las formula el personal de todas las reas funcionales de la empresa. En las formas de las requisiciones aparece informacin respecto a cules y cuntos artculos se desean, cundo deben estar dispuestos y quin hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el objeto de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son necesarios los artculos. Revisin de las requisiciones: desde el punto de vista de las compras, el anlisis del valor representa un cambio relativamente reciente de la concentracin en obtener el mejor precio para determinado artculo a la de obtener el menor costo para cualquier artculo que satisfaga la funcin. El departamento de compras por lo general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales diseados para las unidades operantes. Tiene la responsabilidad de analizar las requisiciones y sugerir alternativos que conduzcan a mejorar los precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus requisiciones van a ser examinadas, normalmente dedican mayor atencin a su preparacin. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.

Al hablar de cotizacin, se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las cotizaciones se realizan bajo la ley de adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.

Pedidos u rdenes de compras. Es el documento fsico, por escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes o servicios.

El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero nunca variar su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio.

El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos: nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe total, autorizacin, y clusulas.

rdenes urgentes: no siempre se puede evitar que existan rdenes de tipo urgente, pero deben existir las emergencias que justifiquen su uso. Los cambios en estilo, en diseo o las condiciones repentinas de comercializacin pueden modificar el programa de abastecimiento. Por lo general este tipo de pedidos deben ir sealados con la leyenda urgentes para que el proveedor tenga ms precaucin con la entrega del pedido, y sta sea en tiempo y forma. Ordenes pequeas: la mayor parte de las requisiciones siguen la ley de pareto, la cual dice que alrededor del 70% de todas las requisiciones slo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero. Y esta consideracin es muy importante porque significa un costo alto por una cantidad tan pequea de unidades que bien si se compraran en mayor volumen seran ms baratas.Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero que debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc., que aparecen en la orden de compra.

Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.

Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin, observaciones y autorizaciones correspondientes.Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.

Es aqu, en el control de calidad, donde actan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de inters para un grupo reducido de tcnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupacin primaria entre un nmero creciente de gerentes, ingenieros y estadsticos.

El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseo, ni de los buenos mtodos de manufactura, tampoco de la acuciosa actividad de la inspeccin, siempre requeridos en la produccin de artculos de alta calidad.

En trminos ms precisos, la calidad es una expresin de las propiedades medidas, condiciones o caractersticas de un producto o proceso, establecidas por lo general en trminos de grados, clases, especificaciones determinados por la aplicacin del producto.Por lo tanto, el control de calidad es un conjunto de esfuerzos efectivos de los diferentes grupos de una organizacin para la integracin del desarrollo, del mantenimiento y de la supervisin de la calidad de un producto, con el fin de hacer posibles la fabricacin y el servicio, a satisfaccin completa del consumidor y al nivel ms econmico.

Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las causas por la que se somete dicha accin.

Esta accin repercutir tanto para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se deber de realizar un informe al responsable comprador.

Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo, transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura correspondiente.

Mucho se ha discutido si el departamento de compras debe intervenir en el pago de las facturas, argumentndose muchas razones a favor y otras contradictorias.

A un juicio personal, pienso que el departamento de compras debe intervenir slo para realizar un seguimiento de pagos a proveedores, pero no para ejecutar tal funcin, pues el objetivo principal del departamento de compras son las adquisiciones de bienes y/o servicios; empero, compras debe de iniciar y cerrar el contrato de compraventa con el proveedor, pues da pauta a que el comprador se quede sin herramientas para las futuras negociaciones con los proveedores.2. El sistema de informacin para compras y abastecimientos2.1. Planeacin y programacin de las compras

Esto es la planeacin agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de produccin total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse, necesarios para producir las cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos especficos de tiempo. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el pan agregado de la produccin debe ajustarse. El programa maestro de produccin especifica la cantidad requerida de cada artculo final en cada periodo de planeacin; consta de una serie de requerimientos establecidos en fase temporal para artculos finales. Adems la empresa requiere de artculos en una fase temporal para las partes y las materias primas empleadas para fabricar estos artculos finales. La planeacin de requerimientos de material (mrp) es una tcnica de control y planeacin de produccin en la que se emplea el programa maestro de produccin para crea e ordenes de produccin y de compra para artculos en demanda independiente. Las rdenes de produccin sirven para programar la produccin en la planta, las rdenes de compra las utilizan los compradores para garantizar que se les enviar la cantidad adecuada de partes cuando las necesiten. De este modo, la mpr sirve de enlace entre la planeacin de produccin de la empresa a corto y a mediano plazo y las funciones de programacin. El manejo de la programacin de la produccin juega un papel muy importante en el establecimiento del programa total de produccin. Al trabajar con la informacin sobre los insumos ya sea con las demandas estimadas para los productos de la compaa o basados sobre la recepcin de rdenes existentes o en una combinacin de ambas, el control de produccin desarrolla los programas de tiempo y cantidades especficas para las partes y materiales necesarios y as facilita el programa de produccin. Una vez que se ha determinado el nmero de unidades a producir dentro del periodo de tiempo especificado, la programacin de produccin est en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos de los materiales y sus especificaciones suministradas por el departamento de ingeniera. Las compaas con sistemas de procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada informacin de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa de produccin con gran rapidez. La planeacin de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de administracin de abastecimiento de materiales.2.2. Informe de surtimiento y revisin del material entregado

La recepcin adecuada de materiales y otros artculos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepcin total bajo un departamento nico. Todos los embarques que ingresan deben ser verificados por el departamento de recepcin. Esta persona puede completar una forma de recepcin separada o reducir el papeleo, hacindose el pago comparndose simplemente la factura del vendedor con la orden de compra. Si concuerdan se efecta el pago. Este sistema depende de quin hizo la requisicin, notificando a compras si el articulo pedido no fue recibido; en este caso se le pide al proveedor la orden de envo, sino existe se le pide al vendedor que reemplace el envo. La recepcin de una cierta cantidad contratada en una condicin aceptable es seal para terminar la transaccin de compra. Se cierran los registros de la compra y se hace el pago. El precio final posiblemente est sujeto a un descuento-comercial, en su cantidad o en dinero. El ofrecimiento de se lo puedo conseguir a un precio de mayoreo es un ejemplo de un descuento comercial. Laos descuentos por la cantidad son una funcin del nmero de artculos pedidos. La justificacin de la reduccin del precio para pedidos grandes resulta de la disminucin del costo de ventas, embarque, manipulacin y registros contables.2.3. Archivo histrico de compras y abastecimientos

Despus de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposicin de cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operacin comprende ms que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la informacin que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina. Lo ltimo es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cunto tiempo. Muchas compaas presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organizacin externa y como tal debe retenerse mucho ms tiempo que una requisicin, la cual es un memorando interno. El mnimo que un registro bsico, ya sea manual o por medio del sistema de cmputo debe contener es: registro de la orden de compra expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las rdenes de compra, archivadas numricamente archivo de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, nmero de orden de compra).Archivo de la historia del vendedor.

Algunos de los archivos de registro opcionales son: contratos de trabajo en el que aparece el estado de los contratos con el sindicato de todos los proveedores importantes. Registro de herramientas y matrices que presentan las herramientas compradas, la vida inicial, historia de su uso, precio, propiedad y localizacin. Compras minoritarias y negocios pequeos. Archivo de la historia de las cotizaciones, que contiene los proveedores invitados a presentar cotizaciones, nmero de cotizaciones y el proveedor triunfador de los principales artculos. Esta informacin puede sealar patrones de cotizacin y posibles soluciones2.4. Proceso electrnico de datos en la planeacin de compras, programacin y control de consumo

Cuando se instala un sistema de cmputo para utilizarlo en la realizacin de la funcin de compras, los pasos esenciales de una ptima compra siguen siendo los mismos que en los mtodos manuales. El cambio slo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales. Cuando econmicamente se puede introducir un sistema de cmputo a la empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: el manejo electrnico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun mnimo. La informacin a partir de los registros estn disponibles en forma casi simultnea se mejora el control de las operaciones, no slo por la disponibilidad en el momento de la informacin para tomar una buena decisin, sino tambin por la flexibilidad lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo as de las nuevas herramientas para el comprador y para el administrador. Se mejora el desempeo de operacin por la disponibilidad de informacin y el mejor control de las operaciones. As pues, el uso de un sistema de cmputo se ve reflejado en las etapas del sistema de compras de la siguiente manera:Reconocimiento de una necesidad: cuando la computacin se utiliza en forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la informacin correspondiente a uso, mercado, factores econmicos y uso esperado para concluir los pronsticos con prontitud y exactitud.Descripcin d la necesidad: las cantidades de los artculos requeridos para su compra se determinan despus del anlisis de la informacin mencionada en laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el efecto que tendr sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos requerimientos especficos. Con la informacin de requisicin para artculos especficos se puede alimentar a la computadora para un anlisis de la cantidad econmica de compras considerando aspectos de costo de adquisicin, contra los de mantenimiento e inventario. Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : Cuando la requisicin es procesada por la computadora, la informacin con relacin a proveedores, almacenados precisamente en la memoria de la computadora, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeo y preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina precio y trminos al seleccionar al vendedor idneo prepara y asigna las rdenes de compra. Seguimiento expedicin de la orden. Una vez que se ha colocado la orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de registro de la recepcin de los materiales, facturas, ordenes recambio y datos de expedicin. Recepcin e inspeccin de artculos liquida la factura y paga al proveedor mantenimiento de registros: las rdenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de rdenes durante cierto tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste.2.5. Importancia de los almacenes

La funcin ms importante de los inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa siguiente. Las etapas aumentan la duracin del ciclo de produccin, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la produccin final. Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el proceso de produccin con respecto a la incertidumbre de las entregas de material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un flujo continuo de produccin terminada que satisfaga las demandas inestables de los clientes la poltica de inventarios est relacionada con la poltica de compras. La mayora de los precios fluctan positiva o negativamente con respecto a una lnea general de tendencia. Una poltica de comprar a precio bajo es un intento de hacer las compras siempre que el precio se encuentra a bajo de la lnea de tendencia. Como el departamento de compras no tiene control con en la estructura de los precios, sus compras acumularn existencias a intervalos y cantidades generales, segn las condiciones del mercado. Cuando parece que una fuente de suministros cerrar temporalmente o que los precios se elevarn con rapidez, las compras grandes a un precio favorable aumentarn en forma notable los niveles de inventario. Los ahorros aparentes de este tipo de poltica de compra deben ponderarse con los costos del inventario por almacenamiento, manejo, depreciacin y tasas de inters.3. Compras nacionales3.1. Compras para el sector privado y para el sector pblico

Sector privadoObjetivos y procedimientos.

1. Es el recibo de las requisiciones de compra, hechas por el personal de produccin que indican qu es lo que se necesita, cuntas unidades se necesitan, cuando deben estar disponibles estos artculos para la produccin y quin hace la requisicin.

2. El segundo paso es el anlisis de las posibles fuentes de abastecimiento. El departamento de adquisiciones lleva archivos de proveedores y puede recurrir a ellos para compilar una lista de los proveedores disponibles. Los proveedores que estn calificados para surtir el pedido son notificados. Si el pedido se va a decidir por medio de ofertas, la compaa enviar una solicitud para cotizacin de precios a cada uno de los proveedores. En estas solicitudes tambin se piden informes con relacin a descuentos y fechas de embarque y de entrega.

3. El tercer paso es el anlisis de las cotizaciones del proveedor. Se revisan las cotizaciones en trminos de precios, descuentos y fechas de embarque y de entrega. Adems tambin se consideran la solvencia del proveedor, la reciprocidad, la calidad del trabajo y otros factores.

4. El cuarto paso es la colocacin de la orden de compra. La orden de compra es un contrato obligatorio si es aceptado por el proveedor. En consecuencia, el departamento de adquisiciones tendr cuidado de ver que sea exacta toda la informacin que figure en la orden. La orden de compra debe contener descripciones de los artculos que se piden, precios unitarios, extensiones de stos precios, cantidades pedidas, descuentos cantidades de pago, instrucciones para el embarque, fecha del pedido, fecha de entrega, nmero de orden de compra y la firma del agente de compras.

5. El quinto paso implica el seguimiento del pedido. Tratndose de rdenes importantes, adquisiciones puede hacer comprobaciones ocasionales para ver si se est obteniendo un progreso satisfactorio para cumplir la orden. Si se trata de un embarque cuantioso, el departamento de adquisiciones puede hacer comprobaciones para ver si la orden est siendo transportada de acuerdo con el programa.

6. El sexto paso es el recibo de los artculos. Al ser recibidos por el departamento de recibo, los artculos son revisados por muchos detalles, como se trat con anterioridad.

7. El paso final implica la terminacin de los registros. Los artculos son registrados en el inventario, la operacin de la compra se registra como terminada y se enva el pago al proveedor.

Sector publico

Objetivos y procedimientos.

a) objetivos y procedimientos. La adquisicin de bienes o contratacin de servicios por parte del municipio debe, en principio, realizarse bajo concurso en el que tendrn prioridad los fabricantes y proveedores radicados en el municipio, se observarn las bases, reglas, procedimientos y requisitos que establezcan las diversas disposiciones que normen sus ejercicios. Esta actividad se realiza en forma centralizada; es decir, una sola dependencia se encarga de todas las adquisiciones de materiales y suministros de las contrataciones de servicios y en general se denomina a esa dependencia proveedura municipal, oficina de compras o departamento de adquisiciones.

En base a prioridades y conforme al calendario de requerimientos de materiales, suministros y servicios, las dependencias someten sus requisiciones a la proveedura municipal durante los primeros das de cada mes que concentra todas las de la administracin, las analiza y luego verifica existencias. Si las hay y se justifica a la requisicin, procede a proveerlas.

Si la proveedura no cuenta con existencias y las requisiciones son mayores a una cantidad determinada, entonces podr remitrseles a comisin de adquisiciones, en cuyo seno los funcionarios que la integran decidirn sobre su procedencia y en su caso autorizacin. Esta comisin puede ser presidida por el primer regidor y estar integrada por el tesorero municipal, al regidor comisionado de hacienda y otros miembros del ayuntamiento. Si no existe tal comisin, las requisiciones pueden someterse a la consideracin del c. Presidente municipal o al h. Cabildo en pleno. Una vez autorizada la requisicin por la comisin de adquisiciones o por quien corresponda se enva a la tesorera municipal que verifica la solicitud de compra o de servicio, segn se trate y certifica la disponibilidad de fondos autorizados. Si existen fondos, la requisicin se enva de nuevo a ala proveedura.

La proveedura recibe solicitud de compra o de servicio autorizada por la tesorera. En base a esto, enva rdenes de compra o de servicios a los proveedores quienes llenan y remiten las facturas respectivas a la proveedura.

Estas dependencias las verifican y en su caso las aprueba, para enviarlas a la tesorera municipal; aunque por otra parte las facturas tambin pueden presentarse directamente a la tesorera por los proveedores. Es importante sealar que la contratacin de servicios de prensa y difusin, as como la reparacin de vehculos, puede recaer en departamentos. Especficos del ayuntamiento, relacionados con tales servicios como: depto. De difusin y comunicacin social y depto. De vehculos. Estas dependencias suplirn a la proveedura en lo que corresponde respecto del procedimiento general indicado.

La tesorera municipal recibe las facturas elaboradas por la proveedura, verifica requisitos fiscales, clculos aritmticos y firmas autorizadas. Si todo est correcto y ah disponibilidad de fondos, entonces procede a codificar el docto., registrar el trmite presupuestal y dems movimientos, conforme el sistema implantado, y en su caso a emitir cheque nominativo, acompaado de la pliza - cheque y de la orden de pago correspondiente. En caso de no haber disponibilidad de fondos, la tesorera programa a determinada fecha el pago al proveedor.

b) licitacin pblica.La ley de adquisicin y obras pblicas regula el presupuesto, ejecucin, mantenimiento y control de: adquisiciones arrendamiento de bienes muebles prestacin de servicios obra pblica y servicios relacionados con la misma, que contraten la presidencia de la repblica, las secretaras de estado o sus departamentos. Administrativos, las procuraduras generales de la repblica, el depto. Del d. F., los organismos descentralizados, as como empresas de participacin estatal mayoritaria. Estas dependencias y entidades, bajo su responsabilidad, podrn contratar adquisiciones, arrendamientos y servicios, as como obra pblica, sujetos a las disposiciones de los presupuestos anuales de egresos de la federacin, mediante:A. Licitacin pblica.B. Por invitacin restringida.A por lo menos tres proveedores o contratistas

Adjudicacin directa.

Ser aplicable la planeacin de las adquisiciones, arrendamientos y servicios, as como de la obra pblica, ajustados a los objetivos y prioridades del plan nacional de desarrollo, as como los programas sectoriales e instituciones que correspondan. Las dependencias debern establecer comits de adquisiciones, arrendamientos y servicios, que analizarn presupuestos, dictaminarn la procedencia de las adquisiciones, propondrn polticas y lineamientos, y para externar su opinin sobre fallos y dictmenes emitidos por los servidores pblicos responsables. Las licitaciones se realizan bajo convocatoria pblica, para que libremente se presenten proposiciones solventes en sobre cerrado, que sern abiertos pblicamente, a fin de asegurar al estado las mejores condiciones disponibles, calidad, financiamiento, oportunidad, y dems circunstancias pertinentes.

Se recurre a adquisiciones y obras, proveedores/contratistas extranjeros, cuando no existe oferta en cantidad o calidad de proveedores, y los contratistas nacionales no cuenten con la capacidad para la ejecucin de la obra.

las convocatorias por licitacin pblica sern publicadas simultneamente en el diario oficial de la federacin, en un diario de circulacin nacional y en uno de la entidad federativa dnde haya de ser utilizado el bien, prestado el servicio o ejecutada la obra conteniendo:

Nombre de la dependencia.

Lugar, fecha y horario para obtener las bases de licitacin, y su costo.

Fecha, hora y lugar del acto de apertura de proporciones.

Descripcin general de los bienes a adquirir o la obra a adjudicar.

Plazo de entrega o fecha de terminacin de los trabajos.

Las bases debern adems contener criterios claros y detallados para la adjudicacin, el plazo, lugar y condiciones de entrega de las adquisiciones, arrendamientos, servicios y obras (en estas se firman normas de calidad para materiales y especificaciones de construccin, as como los requisitos que deben reunir los que deseen participar. Todo interesado que satisfaga los requisitos de la convocatoria y las bases de la licitacin, tendr derecho a presentar su proposicin y la dependencia debe proporcionar a todos los interesados igual acceso a la informacin relacionada a la licitacin, a fin de evitar favorecer a algn participante.

El plazo para la presentacin y apertura de proposiciones no podr ser a cuarenta das naturales a partir de la publicacin de la convocatoria, salvo por urgencia justificada, en cuyo caso nunca ser menor a diez das naturales., los participantes deben garantizar seriedad y la convocante conservar en custodia las garantas aplicables de que se trate, hasta la fecha del fallo. Puede rescindirse administrativamente un contrato, en caso de incurrimiento en incumplimiento de las obligaciones pactadas o por dolo o mala fe respecto a proporcionar informacin errnea. Una dependencia no puede recibir propuestas ni celebrar contrato cuando el servidor pblico que intervenga tenga inters personal, familiar (no puede resultar beneficio a su cnyuge ni a parientes consanguneos hasta el cuarto grado) o de negocios.

3.2. Diferencias en cada sectorPblico:

Estn sujetas a reglamentos con fin de proteger al consumidor y para impedir el favoritismo personal, por parte de los funcionarios pblicos, y para asegurarse que todos los proveedores calificados tengan igual oportunidad de hacer y cristalizar ofertas, se convocan a concurso por lo general, las ofertas deben ser abiertas pblicamente.

Privado:

Se pueden negociar secretamente, comprar sin concurso y no se divulga la informacin.4. Publico:5. Estn sujetas a reglamentos con fin deproteger al consumidor y para impedir el favoritismopersonal, por parte de los funcionarios pblicos, ypara asegurarse que todos los proveedorescalificados tengan igual oportunidad de hacer ycristalizar ofertas, se convocan a concurso por logeneral, las ofertas deben ser abiertas pblicamente.

6. 7. Privado:8. Se pueden negociar secretamente, comprarsin concurso y no se divulga la informacin.3.3. Polticas de operacin

Son una gua que nos lleva a nuestro objetivo. Sirven para proporcionar una gua para el personal de departamento, fijar normas para disminuir el nmero de desviaciones y dejar establecida la autoridad y responsabilidad de la funcin del departamento, de compras. La poltica de compra es un enunciado de los principios y reglas que definen la actitud de la empresa en materia de abastecimiento. Dicha poltica podra formularse de la siguiente manera: la responsabilidad de las compras se confa al departamento de abastecimientos, nico autorizado para comprometer a la compaa con un proveedor. Este departamento debe recurrir sistemticamente a la competencia entre los proveedores. Asegura que los proveedores respeten ntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido.Almacenamiento: los materiales y suministros se distribuyen a los departamentos usuarios confrmese necesitan. El almacenamiento central, permite analizar compras en volmenes a precios inferiores y dan oportunidad al comprador de hacer la adquisicin cuando las condiciones de mercado se han ms favorables, adems proporciona existencias de reserva que ayuda a que se tengan disponibles las mercancas cuando se necesiten.

Inspeccin: cuando el volumen o el artculo lo requieren, el departamento de compras tiene sus propios laboratorios de prueba para realizar las inspecciones. En empresas medianas y pequeas, por lo general se realizan pruebas sencillas para determinar si es lo que se orden.

Fabricacin, reparacin e inspeccin: en casos aislados, algunos procesos son supervisados por el departamento de compras. En el caso de la reparacin y mantenimiento de equipo, algunas veces es llevado por el departamento de compras. Por ejemplo mquinas de escribir, medidores, etc. Esta estructura ha demostrado ser eficiente, ya que se conservan en servicio, muchos artculos que de otra forma hubieran sido desechados o vendidos antes de que fuera necesario.

Control de material sobrante: el mejor lugar para tener el control de los materiales y el equipo de desecho, es el departamento de compras. El comprador que conoce el mercado es el indicado para asumir la responsabilidad de la venta de las partidas que ya no se necesiten.

El control de desecho incluye la transferencia de equipo, as como su venta, pues si uno de los departamentos tiene materiales o equipo que ya no ocupa, algunas veces se puede enviar a otro departamento. Cuando el material o equipo deja de ser utilizable, se puede emplear como intercambio sobre una nueva compra o se vende para obtener efectivo. En el caso del sector pblico, lo que ya no se utiliza se pasa a sectores de salud, educacin, entre otros.

3.4. Anlisis financiero de la compraEl anlisis financiero es una herramienta que permite realizar comparaciones relativas de distintos negocios y facilita la toma de decisiones de inversin, financiacin, planes de accin, control de operaciones, reparto de dividendos, entre otros.

En trminos generales se puede hablar de cinco aspectos del anlisis:

El estado de liquidez de la empresa que mide la capacidad para cumplir con sus actividades.

La capacidad de obtener y respaldar financiacin.

La rentabilidad.

La cobertura.

La generacin de valor.

El anlisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa.

4. Compras al extranjero.4.1. El papel del gobierno y la regulacin.

El gobierno de cada pas, impone ciertos controles a la importacin de mercancas de origen extranjero, para que se cumplan las restricciones, respecto a cobrar derechos de importacin de artculos que no estn exentos, segn las leyes aduanales y las ordenanzas del ejecutivo, esto por los acuerdos comerciales recprocos.

Estos derechos de importacin, ayudan a otros pases, para que se obtengan mayores beneficios, los cuales pueden ser:

Ad valorem, un tanto por ciento del valor de las mercancas.

Especficos, son a travs de una cantidad precisa, por unidades de peso, medida o mixto.

Derechos completos a las tarifas especificadas o preferenciales, gravando solo un porcentaje de las mismas.

Entradas libres de derechos de artculos exentos, que son particulares de pases que tienen tratados.

Convenios comerciales recprocos, firmados entre dos pases, para reducir los derechos de importacin entre las naciones, que se aplican a otras.

El gobierno a travs de diferentes leyes y decretos regula las importaciones y exportaciones, a continuacin se mencionan:

Constitucin poltica de los estados unidos mexicanos.

Cdigo fiscal.

Ley del comercio exterior.

Legislacin aduanera.

Ley general del impuesto a la importacin.

Ley general del impuesto a la exportacin.

Ley de fomento y proteccin (art. 140 franquicias)

Ley de inversin extranjera

Ley del tratado del libre comercio.

4.2. Las tarifas arancelarias y las agencias aduanales.

Controles a la importacin: la poltica de importaciones de Mxico se ajusta a los lineamientos descritos. A) directos b) indirectos

Aranceles: son los derechos aduanales que causa la importacin y exportacin de mercancas del exterior, a travs de una zona aduanera, siendo los impuestos a la importacin la forma ms comn de los aranceles aduanales.

El empresario que pretende importar o exportar alguna mercanca debe contratarlos servicios de un agente aduanal, en la prctica se concreta a tener una pltica con el que ha sido seleccionado y empieza a darle pedidos de importacin o exportacin para su despacho aduanal.

El departamento de aduanas vigila los procedimientos aduanales para la recepcin y expedicin de las mercancas. Las aduanas del pas se hallan abiertas al comercio de todas las naciones, excepto en los casos de guerras internacionales, por exigencias de salubridad pblica o cuando se substraigan a la obediencia del gobierno federal.

El mercado de los estados unidos mexicanos est abierto a todos los productos extranjeros, pero sujeto a los requisitos que las leyes establezcan y a las limitaciones y prohibiciones que acuerde el gobierno federal. En las tarifas de los impuestos de importacin se consignan los requisitos especiales o prohibiciones relativas a la entrada o salida de las mercancas, as como las exenciones de dichos impuestos.

Las oficinas aduaneras, impedirn que se consuman operaciones de importacin o de exportacin cuando se trata de mercancas cuyo trfico internacional est prohibido o sujeto a requisitos especiales que no se hayan cumplido. Desde el momento en que las mercancas entren en las aguas territoriales, en el territorio o en el espacio areo de la nacin, quedan sujetas a las disposiciones de la ley aduanera, a las tarifas y leyes federales que las afecten y lo que estipulen los tratados vigentes sobre comercio y navegacin.

4.3. Documentos que originan una transaccin internacional.

Artculo 131 de la ley aduanera. De la seccin segunda " trnsito internacional de mercancas". El trnsito internacional de mercancas por territorio nacional se promover por conducto de agente aduanal, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

Formular el pedimento de trnsito internacional.

Determinar provisionalmente las contribuciones, aplicando la tasa mxima sealada en la tarifa de la ley del impuesto general de importacin y la que corresponda tratndose de las dems contribuciones que se causen, as como las cuotas compensatorias.

Efectuarse por las aduanas autorizadas y por rutas fiscales que para tal efecto establezca la secretara mediante reglas. (regla 154. Slo proceder el trnsito internacional de mercancas por territorio nacional en los casos y bajo las condiciones que seran de la secretara mediante reglas (regla 156)

Artculo 130 se considerar que el trnsito de mercancas es internacional cuando se realice conforme a alguno de los siguientes supuestos:

La aduana de entrada enve a la aduana de salida las mercancas de procedencia extranjera que lleguen al territorio nacional con destino al extranjero.

Las mercancas nacionales o nacionalizadas se trasladen por territorio extranjero para su reingreso al territorio nacional.

Documentos:pedimento de rectificacin al pedimento de trnsito.Anexo de pedimento de rectificacin al pedimento de trnsito.Aviso de trnsito.Pedimento de trnsito para el trasbordo.

4.4. Anlisis financiero de la compra.

El anlisis financiero es una herramienta que permite realizar comparaciones relativas de distintos negocios y facilita la toma de decisiones de inversin, financiacin, planes de accin, control de operaciones, reparto de dividendos, entre otros.

En trminos generales se puede hablar de cinco aspectos del anlisis:

El estado de liquidez de la empresa que mide la capacidad para cumplir con sus actividades.

La capacidad de obtener y respaldar financiacin.

La rentabilidad.

La cobertura.

La generacin de valor.El anlisis financiero consiste en recopilar los estados financieros para comparar y estudiar las relaciones existentes entre los diferentes grupos de cada uno y observar los cambios presentados por las distintas operaciones de la empresa.

4.5. El papel de las sociedades nacionales de crdito.

Las instituciones de banca de desarrollo (sociedades nacionales de crdito), son entidades de la administracin pblica federal con personalidad jurdica y patrimonio propios, cuyo fin es promover el desarrollo de diferentes sectores productivos del pas conforme a los lineamientos del plan nacional de desarrollo.

En los art.311 al 316 nos dicen: las adquisiciones en el extranjero pueden ser financiadas por instituciones de crdito nacionales, y esto est reflejado en el cdigo de comercio y consta de:

Este tipo de sociedades participan en la intermediacin financiera, orientada a captar el ahorro interno y canalizarlo hacia aquellas actividades estratgicas y prioritarias que se sealan en el plan nacional de desarrollo y los programas de mediano plazo.

5. Seleccin y control de proveedores.

5.1. Investigacin de proveedores nacionales y extranjeros.

Adems de las consideraciones de precio, calidad, entrega y servicio, la investigacin incluye muchos factores intangibles que no pueden ser cuantificados, pero que ejercen influencia considerable en la estabilidad a largo plazo de la empresa y la economa.

Hay que tomar en cuenta su ubicacin, as como las polticas de la compaa proveedora.Si los proveedores locales sern tratados igual o preferentemente cuando entran en competencia con otros proveedores.

Al comprar, los proveedores locales siempre tendrn ventajas inherentes como:

Se involucra un ahorro obvio por cargas, dadas las distancias relativas ms cortas.

Se comparten los mismos intereses polticos e impositivos.

Mejor comunicacin y mejor servicio, adems de un mayor intercambio tcnico y reduccin en los tiempos de produccin.

Mejores relaciones pblicas con la economa local.

5.2. Seleccin de proveedores y cotizaciones.

Cuando se desconocen los posibles proveedores, se puede recurrir a organismos pblicos y privados que existen en nuestro pas tales como A.N.I.E.R.M. (asociacin nacional de importadores y exportadores de la repblica mexicana A.C.), las cmaras de comercio e industria, el banco nacional de comercio exterior, la secretara de comercio, etc. Agregados comerciales de las embajadas de otros pases, organizaciones especializadas como JETRO de Japn, dedicadas exclusivamente a la promocin de los productos de su pas, exposiciones, etc. Mxico tiene un gran nmero de pases, consejeros comerciales en sus embajadas.

La mayora de los departamentos de adquisiciones mantienen archivos sobre los proveedores. Estos archivos son fuentes valiosas de informacin, ya que contienen datos sobre el desempeo del proveedor en operaciones anteriores relativas a rdenes similares. Algunos departamentos de adquisiciones visitan las plantas de los proveedores principales para tener informacin de primera mano sobre las instalaciones de que disponen para cumplir la orden y sobre la calidad del trabajo producido. Algunos proveedores envan pelculas cinematogrficas, transparencias y folletos que describen sus instalaciones.

En la seleccin de proveedores y cotizaciones, generalmente se procede a consultar y elaborar un listado de proveedores disponibles en el ramo deseado, y dicha recopilacin puede generarse a travs de diversas fuentes:

a) experiencias que la compaa compradora haya tenido.

B) contacto con agentes vendedores.

C) catlogos y publicaciones

D) anuarios de cmaras industriales

E) ferias, exposiciones y convenciones.

5.3. Evaluacin del proveedor.

Entenderemos como proceso de evaluacin de proveedores, al seguimiento del comportamiento en el tiempo de nuestros proveedores crticos, conforme al cumplimiento de los criterios de evaluacin, a todo proveedor con orden de compra y/o contrato efectivo en el periodo de evaluacin. La evaluacin se diferencia en los criterios a evaluar para el caso de productos o servicios, y en ambos casos el proceso se realizara anualmente (ao vencido, comenzando el primer trimestre).

De los posibles proveedores es deseable realizar visitas a sus instalaciones fabriles, donde el comprador evalu sus tcnicas de produccin mediante observaciones guiadas por el encargado de manufacturas (o de control de almacn para intermediarios o distribuidores) , con la finalidad de conocer si pueden proporcionar un abasto ininterrumpido. Uno de los factores del proveedor a evaluar son su reputacin, sus polticas de venta relacin precio - calidad, la cercana de las instalaciones del comprador, los mtodos que emplea para fletes y entregas, entre otros.

5.4. Vigilancia de la estabilidad del proveedor.

1.- consideraciones financieras:

Precio. Si la base de referencia se define, como el costo final para el usuario, ser contra la cual se midan los dems factores; sin embargo, el precio tal y como se cotiza por un proveedor, no representa tal costo.

Costo de transporte. ste, si no se incluye en el precio de la unidad entregada en el punto de consumo de comprador, debe ser calculado con el peso de embarque cotizado, del punto de origen, y la tarifa de transporte apropiada.

Costo de instalacin. Es el costo de poner el bien comprado en uso, puede encontrarse que difiera materialmente entre las fuentes que cotizan, conforme se considera la instalacin y el ensamble. Costo de preparacin. El costo de los accesorios, herramientas, datos, etc., es una variable en la poltica de cotizacin de los proveedores Impuestos sobre ventas.

Trminos de pago. En tanto que los descuentos por pronto pago, tiendan a seguir una norma dentro de una industria determinada, en el sentido contable, un descuento por pronto pago, no es una porcin del precio de un artculo. Proteccin de precios. Precios lo cual se puede lograr, mediante contratos anticipados.

2.- seleccin de cotizaciones:

Nmero de oferentes deseado. El nmero de fuentes potenciales seleccionadas para cotizar precios, deben ser suficientes para asegurar la competencia, esta lista es conveniente que sea tan amplia, como necesaria para asegurar que se tomen en cuenta, todos los tipos de competencia deseados, incluyendo:

Competencia de precios: busca a los productos del costo ms bajo para los distribuidores, en relacin con la calidad, el servicio, plazo de pago, bsicamente.

Competencia tecnolgica: procurar las diferencias, que existen entre los proveedores potenciales en el campo de las ideas; en las soluciones de ingeniera, diseo, materiales y tcnicas de produccin.

Competencia de servicio: indagar a aquellos que estn mejor( capacitados, para entregar en todo momento y en las cantidades requeridas, as como para proporcionar mantenimiento, partes y refacciones, garantas, etc., en el caso de maquinaria, equipo, y unidades de transporte.

Localizacin geogrfica: ciertamente una o varias fuentes locales, deben ser el comienzo de la investigacin. El costo de un artculo de la calidad requerida en el punto de su uso, es un buen criterio de compra.

Representacin de ventas: localizar a lo ms adecuados, en todos los aspectos.

Condiciones de reciprocidad: esto es frecuentemente un factor que influye, tanto en la solicitud de cotizaciones, como en la decisin final de la compra.

3.- calidad del producto:

Es el grado de calidad, que resultar en la vida til ms econmica del artculo para el propsito requerido. Es la medida de las caractersticas deseadas del producto.

A) especificaciones y diseo. Deben considerarse para ello: la tabulacin de ofertas o la lista de verificacin, el estudio de los catlogos y la literatura de los concursantes, la discusin concienzuda de los aspectos de especificaciones, y el diseo con los representantes de ventas.

B) reputacin. El grado de respeto que un producto tiene en el mercado, es una indicacin de su calidad y confiabilidad para el propsito requerido.

C) capacidad de abastecer volmenes anticipados. Es con base en que el comprador tenga la seguridad, de que el proveedor elegido sea capaz de cubrir los requerimientos futuros.

D) compromisos con otros cubrir obligaciones con: compaa, matrices, subsidiarias o afiliadas, clientes excepcionales grandes.

4.- relaciones de trabajo.

La interrelacin que existe entre la administracin y los trabajadores en la planta de un proveedor, es de gran inters para un comprador, que confa en esa planta para un abastecimiento consiste y regular de un producto.

5.- responsabilidades financieras.

La situacin financiera de un proveedor actual o potencial, es un factor que requiere profunda consideracin, por parte del comprador, es la llave para la evaluacin de:

Habilidades para proteger un producto en caso de falla.

Confiabilidad del abastecimiento.

6. Relacin con proveedores.

6.1.Retroalimentacin empresa proveedor.

El departamento de adquisiciones debe establecer sistemas de retroalimentacin mediante los cuales los proveedores le comuniquen con anticipacin las entregas que sufrirn retraso, lo cual deber informarse al departamento de control de materiales, para establecer acciones que contrarresten esta situacin. Este tipo de solucin de problemas requiere sistemas bien diseados y personas experta en encontrar la solucin ms acertada.

6.2. Importancia de la claridad en la informacin y comunicacin.

La requisicin de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisicin de materiales, partes, implementos o servicios, segn sea el caso. Es recomendable en este caso, que la descripcin de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

6.3 El archivo histrico de operaciones.

Despus de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposicin de cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operacin comprende ms que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la informacin que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina. Lo ltimo es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cunto tiempo. Muchas compaas presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organizacin externa y como tal debe retenerse mucho ms tiempo que una requisicin, la cual es un memorando interno. El mnimo que un registro bsico, ya sea manual o por medio del sistema de cmputo debe contener es: registro de la orden de compra expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las rdenes de compra, archivadas numricamente archivo de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, nmero de orden de compra. 7. Compras de bienes de capital

Se refiere a aquellas adquisiciones cuyo gasto, se considera que sea ms apropiado a una cuenta de derechos a ms de un ao (activo fijo). Se refiere a bienes durables.

Clasificacin de los bienes de capital:

Bienes para mltiples.

Bienes para usos exclusivos.

Bienes de uso menor.

Importancia de los bienes de capital

Son importantes porque cada compra implica sumas substanciales de dinero, se contrata despus de extensas negociaciones y se deben considerar las ofertas de muchos ms proveedores.

Implica la interaccin de varios miembros de una organizacin de compras, debido a la importancia de los procesos de fabricacin, a las grandes cantidades de dinero requerido y al carcter poco usual de las compras de este tipo.

Situaciones que dan origen a las compras de bienes de capital

Ms economa en la forma de operar

Superior productividad

Mejor calidad

Confiabilidad en su uso

7.1.Investigacin de bienes necesarios para el giro del negocio

La adquisicin de bienes nuevos depende en gran parte del giro del negocio.

La distribucin de la planta y el tipo de energa que utilizan los diferentes tipos de bienes, para diversas operaciones.

Elementos de tipo ingenieril y de produccin7.2.Negociaciones con los proveedores

Lo que se debe negociar en la compra de bienes de capital: Costo.

Calidad.

Monto de la transaccin.

Servicios a largo plazo.

Garantas.

Manejo de rechazos y materiales defectuosos.

Necesidad de inventarios.

Clusulas sobre almacenamiento.

Negociacin: negociar es una forma bsica de conseguir lo que se requiere de otras empresas o personas. La comunicacin es en los dos sentidos, lograr acuerdos aun con diferencias.

Elementos de la negociacin:

sujeto: negociante y negociador

objeto: bien o servicio

influencia: la tcnica de c/u de negociar

capacidad de respuesta

acuerdo

Ciclo de la negociacin:

Orden de compra

conocer la necesidad

Planear la negociacin

Interaccin con proveedores

7.3.Anlisis de factibilidad y retorno de la inversin

Evaluacin de proyectos de inversin

Concepto de inversin:

- punto de vista financiero. Corriente de flujos negativos y positivos que se van a dar en un futuro incierto y que por lo tanto reconocern un cierto valor en el tiempo.

- punto de vista econmico. Renunciar a un consumo presente en pos de un consumo futuro, estimar la inversin y las ventajas econmicas a fin de determinar si estas son como mnimo equivalentes a las que puedan lograrse con otro tipo de inversin.

Por qu se deben evaluar las inversiones? La eleccin acertada de las inversiones es trascendental para su supervivencia, y esta, a su vez esencial para la obtencin de utilidades.Caractersticas actuales de las inversiones:

- los requerimientos financieros de las inversiones son cada vez mayores

- el tamao de las empresas cada vez es ms grande

- las inversiones de capital incorporan cada vez mayor tecnologa generando mayor obsolescencia

- la inversiones generan cada vez mayor productividad

- las decisiones de inversin deben cada vez ms competitivaAnlisis de las inversionesLas inversiones se pueden analizar desde tres puntos de vista:Factibilidad tcnica

Se pueden hacer, hay capacidad?Factibilidad financiera Tenemos los fondos para realizarlo?Factibilidad econmicaEs rentable o no, otorgar beneficios o no?En esta oportunidad analizaremos su factibilidad econmica

Pasos para el anlisis de factibilidad econmica

1- detectar las posibles inversiones y clasificarlas

2- determinar la inversin requerida

3- determinar su vida econmica

4- determinar el riesgo del proyecto

5- determinar los beneficios del proyecto

-anlisis de factibilidad y retorno de la inversin

La factibilidad de un bien capital es: la facilidad, del uso del mismo, la duracin del bien, su capacidad de operar sin fallas durante su vida til, manteniendo el nivel de calidad especificado por el fabricante.

Anlisis de factibilidad: la factibilidad de un proyecto indica si es posible la realizacin del mismo en base a los recursos disponibles. Por lo general se consideran los recursos organizacionales o institucionales, humanos, tcnicos y financieros.

Retorno sobre la inversin en un periodo de tiempo

Tasa interna de retorno de inversin la TIR es una herramienta de toma de decisiones de inversin utilizada para comparar la factibilidad de diferentes opciones de inversin. Generalmente, la opcin de inversin con la TIR ms alta es la preferida.

7.4.Rotacin de materias primas y material de empaque

El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la produccin ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen peridicamente de un lugar a otro.

Cada operacin del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales sern entregados en el momento y lugar adecuado, as como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento.

El flujo de materiales deber analizarse en funcin de la secuencia de los materiales en movimiento (ya sean materias primas, materiales en productos terminados) segn las etapas del proceso y la intensidad o magnitud de esos movimientos. Un flujo efectivo ser aquel que lleve los materiales a travs del proceso, siempre avanzando hacia su acabado final, y sin detenciones o retrocesos excesivos. Los factores que afectan el tipo de flujo pueden ser: medio de transporte externo.

nmero de partes en el producto y operaciones de cada parte.

secuencia de las operaciones de cada componente y nmero de subensambles.

nmero de unidades a producir y flujo necesario entre reas de trabajo.

cantidad y forma del espacio disponible.

influencia de los procesos y ubicacin de las reas de servicio.

almacenaje de materiales.

El anlisis del flujo de materiales es el punto principal de la planeacin de la distribucin de planta, cuando el movimiento de materiales es una parte mayor del proceso. El caso se presenta cuando los materiales son grandes y voluminosos, pesados y en altas producciones o si los costos de transporte o manejo son altos, comparados con los costos de operacin, almacenaje o inspeccin.

Riesgos de un manejo ineficiente de materialesa. Sobrestada.La sobrestada es una cantidad de pago exigido por una demora, esta sobrestada es aplicada a las compaas si no cargan o descargan sus productos dentro de un periodo de tiempo determinado.

b. Desperdicio de tiempo de mquina.Una mquina gana dinero cuando est produciendo, no cuando est ociosa, si una maquina se mantiene ociosa debido a la falta de productos y suministros, habr ineficiencia es decir no se cumple el objetivo en un tiempo predeterminado. Cuando trabajen los empleados producirn dinero y si cumplen el objetivo fijado en el tiempo predeterminado dejaran de ser ineficientes.

c. Lento movimiento de los materiales por la planta.Si los materiales que se encuentran en la empresa se mueven con lentitud, o si se encuentran provisionalmente almacenados durante mucho tiempo, pueden acumularse inventarios excesivos y esto nos lleva a un lento movimiento de materiales por la planta.

d. Todos han perdido algo en un momento o en otro.Muchas veces en los sistemas de produccin por lote de trabajo, pueden encontrarse mal colocados partes, productos e incluso las materias primas. Si esto ocurre, la produccin se va a inmovilizar e incluso los productos que se han terminado no pueden encontrarse cuando as el cliente llegue a recogerlos.

e. Un mal sistema de manejo de materiales puede ser la causa de serios daos a partes y productos.Muchos de los materiales necesitan almacenarse en condiciones especficas (papel en un lugar clido, leche y helados en lugares frescos y hmedos). El sistema debera proporcionar buenas condiciones, si ellas no fueran as y se da un mal manejo de materiales y no hay un cumplimiento de estas normas, el resultado que se dar ser en grandes prdidas, as como tambin pueden resultar daos por un manejo descuidado.

f. Un mal manejo de materiales puede dislocar seriamente los programas de produccin.En los sistemas de produccin en masa, si en una parte de la lnea de montaje le faltaran materiales, se detiene toda la lnea de produccin del mal manejo de los materiales que nos lleva a entorpecer la produccin de la lnea haciendo as que el objetivo fijado no se llegue a cumplir por el manejo incorrecto de los materiales.

g. Desde el punto de vista de la mercadotecnia, un mal manejo de materiales puede significar clientes inconformes.La mercadotecnia lo forma un conjunto de conocimientos donde est el aspecto de comercializacin, proceso social y administrativo.

Todo cliente es diferente y para poderlo satisfacer depende del desempeo percibido de un producto para proporcionar un valor en relacin con las expectativas del consumidor.

Puesto que el xito de un negocio radica en satisfacer las necesidades de los clientes, es indispensable que haya un buen manejo de materiales para evitar las causas de las inconformidades.

h. Otro problema se refiere a la seguridad de los trabajadores. Desde el punto de vista de las relaciones con los trabajadores se deben de eliminar las situaciones de peligro para el trabajador a travs de un buen manejo de materiales, la seguridad del empleado debe de ser lo ms importante para la empresa ya que ellos deben de sentir un ambiente laboral tranquilo, seguro y confiable libre de todo peligro. Puesto que si no hay seguridad en la empresa los trabajadores se arriesgaran por cada operacin a realizar y un mal manejo de materiales hasta podra causar la muerte.

Cinco puntos que deben considerarse para reducir el tiempo dedicado al manejo de materiales: 1) Reducir el tiempo dedicado a recoger el material

2) Usar equipo mecanizado o automtico

3) Utilizar mejor las instalaciones de manejo existentes

4) Manejar los materiales con ms cuidado

5) Considerar las aplicaciones de cdigo de barras para los inventarios y actividades relacionadas.

7.5.Vida til de la maquinaria y reemplazo

Toda empresa para poder operar, para poder desarrollar su objeto social requiere de una serie de activos fijos, los cuales, como consecuencia de su utilizacin, se desgastan hasta el punto de quedar inservibles.

Algunos activos, por su naturaleza y destinacin, o por el uso que se haga de ellos, pueden tener mayor vida til que otros.

En trminos generales, la ley ha considerado que los vehculos y computadores tienen una vida til de 5 aos, la maquinaria y equipo tiene una duracin de 10 aos y las edificaciones y construcciones tendrn una vida til de 20 aos.

Estos valores, claro est, no son siempre reales, puesto que habrn vehculos que duren ms de 5 aos y otros que duran menos. Igual con cualquier otro activo.

En el caso de los terrenos, se consideran que su vida til es indefinida, algo que dependiendo de su destinacin puede o no ser cierto. Es el caso de los terrenos dedicados a la agricultura, estos despus de un tiempo, y si no se hace el mejor uso de ellos, quedan inservibles, aunque fsicamente siguen existiendo, pero pierden su utilidad para su propsito inicial.

La vida til es tomada como referencia para la depreciacin de los activos fijos, para lo cual se divide el valor del activo por su vida til para determinar la alcuota de depreciacin [esto en el mtodo de la lnea recta, pues existen otros].

La vida til de un activo puede extenderse si se le hacen reparaciones y adiciones, como por ejemplo cuando se repotencia un vehculo.

El anlisis de reemplazo sirve para averiguar si un equipo est operando de manera econmica o si los costos de operacin pueden disminuirse, adquiriendo un nuevo equipo.

Adems, mediante este anlisis se puede averiguar si el equipo actual debe ser reemplazado de inmediato o es mejor esperar unos aos, antes de cambiarlo

Siguiendo con el anlisis que el canal financiero est realizando de los activos fsicos y como complemento a los artculos hechos en tiempo pasado, se presenta a continuacin un minucioso estudio de la importancia en la toma de decisiones realizada por el administrador financiero en el momento de reemplazar sus recursos fijos.

El anlisis y planeacin de reemplazo

Un plan de reemplazo de activos fsicos es de vital importancia en todo proceso econmico, porque un reemplazo apresurado causa una disminucin de liquidez y un reemplazo tardo causa prdida; esto ocurre por los aumentos de costo de operacin y mantenimiento, por lo tanto debe establecerse el momento oportuno de reemplazo, a fin de obtener las mayores ventajas econmicas.

Un activo fsico debe ser reemplazado, cuando se presentan las siguientes causas:

Insuficiencia.

Alto costo de mantenimiento.

Obsolescencia.

8. Compra de refacciones

Son indispensables para la organizacin ya que toda empresa debe contar con existencias de refacciones, puesto que nadie est exento de que llegue a tener la necesidad de contar con una cantidad de las mismas, para salir adelante en el momento y no parar la produccin.8.1.Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar

Concepto, importancia y caractersticas

Cuando se habla de refacciones, se puede hacer referencia a la reparacin, compostura de lo estropeado, repuesto, sustituir una pieza por otra.Es de vital importancia, debido a lo que puede llegar a representar en caso de que no se cuente con ellos en el momento oportuno. Le corresponde al departamento de compras encargarse de procurar que se cuente con las refacciones a tiempo, pudiendo depender de ello la eficiencia en la produccin.

Situaciones que les dan origen

Es conveniente que toda empresa cuente con existencias de refacciones, ya que nadie est exento de que llegue a sucederle la situacin de que sea necesario contar con una cantidad de las mismas, para salir adelante en el momento y no se pare la produccin, con todos los inconvenientes implcitos.

Comprar, reasignar, fabricar, maquilar o adaptar.

Comprar: obtener propiedad o servicios por un precio, incluye a la obtencin por intercambio.Reasignar: volver a asignar, asignar de nuevo.

Fabricar: forjar, inventar.

Maquilar: encargar, mandar a hacer.

Adaptar: acomodar una cosa a otra, acomodarse a las condiciones o circunstancias.

Problemas de sobre existencias

Hay que tener cuidado en que no exista ms de lo debido o comprar ms de lo requerido, pues podra representar una inversin innecesaria, muerta o improductiva.

Debe haber mucho cuidado para comprobar las especificaciones, con el objeto de estar seguros de que se obtiene una buena inversin en este tipo de compras.

Cada empresa industrial tiene que decidir entre usar su esfuerzo para fabricar algn artculo o comprarlo. El criterio para la toma de esta decisin es el costo. Ejemplo: si una pieza puede adquirirse ms barata de lo que cuesta, conviene desde luego comprarla. En todo caso el costo, para ser comparable con el precio de adquisicin, debe hacerse sobre el costo total....8.2.Negociacin con los proveedores

Lo que se debe negociar en la compra de bienes de capital:

1. Costo.

2. Calidad.

3. Monto de la transaccin.

4. Servicios a largo plazo.

5. Garantas.

6. Manejo de rechazos y materiales defectuosos.

7. Necesidad de inventarios.

8. Clusulas sobre almacenamiento.

Existencias de seguridad

Las existencias de seguridad son la cantidad promedio de existencias actuales cuando llegan las rdenes de reabastecimiento. Se puede considerar como el inventario restante que existe a lo largo del ao.

Un enfoque para determinar la existencia de seguridad consiste en utilizar el concepto de nivel de servicio.

El nivel de servicio es el porcentaje del tiempo que un artculo particular se encontrara en existencia cuando se solicite. La relacin entre el nivel de servicio y la probabilidad de faltante de existencias se expresa como sigue:

Nivel de servicio = 1- probabilidad de faltante de existencias

Poltica eficaz para hacer pedidos

Los gerentes de mantenimiento deben tomar dos decisiones bsicas para la poltica de inventarios: cuando reordenar y cuanto reordenar. Existen bsicamente dos polticas para reordenar.

La primera se basa en un nivel especfico de inventario (nmero de artculos), por debajo del cual se reordena un artculo del inventario.

La segunda es una poltica de revisin peridica en la que se ordena un artculo peridicamente en vez de hacerlo segn un nivel especifico de inventario.

Poltica de ordenamiento para reparaciones

La talla de fallas de una pieza de equipo o de sus componentes vara estadsticamente durante su ciclo de vida. Esta relacin por lo general muestra un patrn definido, denominado la curva de la tina del bao.

Problemas de la sobre existenciaProblemas compras:

-existen quiebres o sobre stock.

-falta procedimiento para crear cdigos.

-problemas con productos que vienen en pack

-no hay inters por la informacin que aparece en el sistema.

-no se comunica a inventario o recepcin sobre productos que no se vendern y, por lo tanto, son productos discontinuados.

-sealar al rea de informtica sobre las caractersticas especiales de algunos productos, por ejemplo, productos pack.

-sealar al rea de informtica sobre productos que no tienen cdigo de barra, para que no exista dificultad por parte de las/os cajeros/as en elegir el correcto, ya que de lo contrario afecta al stock o a las ventas.

-falta supervisor para la seccin compras.

Soluciones compras:

-establecer encargado de controlar compras.

-encargado de comunicar a inventario, informtica y recepcin sobre decisiones o informacin que les compete.

-crear urgentemente procedimiento para compras, que incluya creacin de cdigos, eliminacin de productos, sistema pack.

-realizar acciones pertinentes para controlar el sistema pack y los cdigos de productos discontinuados, que por ahora es lo ms urgente.

-informar al rea de inventario sobre futuras compras, para realizar revisiones y conteos.

Problemas de ingresos:

Problemas traspaso entre locales.

-recepcin debe crear procedimiento para el traspaso entre locales.

-mayor control y revisin en los productos que sern enviados.

-errores en el ingreso y la salida de productos en el programa gestin comercial, ya que hasta el momento generan inconsistencias de stock.-contraste entre la fecha de pedido y la fecha de llegada genera problemas de stock, dado que se anota en el programa la fecha del pedido y no de cuando llega al local.

Soluciones traspaso entre locales.

Se debe crear procedimiento de envi, junto con la planilla.

Debe existir un encargado de realizar los traspasos entre locales para tener mayor control sobre la operacin.

Problemas devolucin al proveedor:

Falta procedimiento a seguir para las devoluciones.

Existen problemas con el stock de productos.

Soluciones devolucin al proveedor:

Establecer un encargado de las devoluciones al los proveedores.

Problema insumos y transformaciones:

Problemas con stock de productos al no realizarse ingreso de transformaciones o insumos.

No existen procedimientos que especifiquen cada cuanto tiempo se deben ingresar estas informaciones.

La cantidad de personal existente no permite mantener al da el stock de todos los productos.

No existen planillas que permitan llevar un mejor conteo de las transformaciones o insumos.

Falta control del ingreso de informacin al sistema.

No existen medidas que ayuden a llevar un mayor orden en los productos que se consumirn (insumos) para las producciones internas.

Soluciones insumos y transformaciones:

Crear procedimiento para el ingreso de informacin. Crear planilla para el ingreso de insumos y transformaciones por parte del encargado de cada seccin. Contratar personal necesario para el ingreso de la informacin. Establecer encargado de control de insumos y transformaciones. Crear recetas para las producciones internas. De esta forma se lleva una informacin ms plausible.

Problemas inventario:

No hay revisin de los stocks con problemas.

Falta encargado de controlar las labores de tomar inventario y de ingresar insumos y transformaciones.

No existe preocupacin por los productos que ya no se utilizan.

Poca interaccin con informtica.

La digitacin requiere de mucho tiempo, el que puede utilizarse en otros quehaceres.

Soluciones inventario:

Establecer un encargado de realizar informes permanentes de esta rea, dada la trascendencia que tiene dentro de la empresa.

-Implementacin de artefactos tecnolgicos que faciliten las tomas de inventario.

Problemas consumo interno:

Problemas con planillas escritas a mano, ya que en muchos casos no se entienden bien los nmeros.

Falta un encargado de controlar que se ingresen datos correctos.

Falta creacin de procedimientos y de valores mximos para los consumos internos. Faltan establecer fechas topes para la entrega de los informes de consumos internos de las secciones.

La planilla ocasiona problemas con algunos datos.

Soluciones consumo interno:

Establecer encargado de revisar los consumos de cada seccin, adems de exigirlos a tiempo para que se ingresen en el periodo correspondiente. Crear planilla que no permita la existencia de datos ambiguos. Crear procedimiento para consumos internos que incluya, como completar planilla, tiempos de entrega, valores estimados para consumos internos, entre tres.

Anlisis financiero de stocks en partes y refacciones, su asociacin contra costos de seguridad

Compra de artculos de oficina y enseres

Mobiliario y equipo de oficina

Los artculos de oficina y enseres, en un concepto amplio, son todos los bienes que se encuentran dentro de un establecimiento y que sirven de forma directa o indirecta, para el correcto desempeo de las actividades que se llevan a cabo.

Enseres

Se refiere a toda clase de artculos, que se van necesitando durante la operativa misma de la empresa (artculos de oficina).9.1.Planeacin y estadstica de consumo

Objetivo

La funcin principal de la planificacin de necesidades de material es la de supervisar stocks y, en concreto, crear automticamente propuestas de pedidos para el departamento de compras y de fabricacin (rdenes previsionales, solicitudes de pedido repartos). El objetivo se alcanza con ayuda de varios mtodos de planificacin de necesidades, cada uno de los cuales utiliza procedimientos diferentes.

La planificacin de necesidades sobre consumo se basa en valores de consumo pasados y utiliza el pronstico u otros procedimientos estadsticos para establecer necesidades futuras. Los procedimientos de la planificacin de necesidades sobre consumo no se remiten al plan maestro de produccin. Es decir, el clculo de necesidades netas no se lanza por necesidades primarias planificadas ni por una necesidad secundaria. El clculo se lanza cuando los niveles de stock caen por debajo de un punto de pedido predefinido o por necesidades de pronstico calculadas mediante valores de consumo pasados.Notas de implementacin

Los procedimientos de planificacin de necesidades sobre consumo son sencillos procedimientos de planificacin de necesidades que pueden utilizarse para alcanzar o fijar objetivos con relativamente poco esfuerzo. Por lo tanto, estos procedimientos de planificacin se utilizan en reas sin fabricacin propia y/o en centros de produccin para la planificacin de piezas b y c y materiales auxiliares y para consumo.

Los requisitos para implementar la planificacin de necesidades sobre consumo son las siguientes:

Si se utilizan necesidades de pronstico, el comportamiento de consumo debera ser bastante constante o lineal con pocas irregularidades.

La gestin de stocks debe funcionar bien y debera estar siempre actualizada.

Integracin

La planificacin de necesidades sobre consumo est integrada en el componente gestin de materiales. Para acceder a las funciones del sistema de planificacin de necesidades sobre consumo desde el men SAP easy access, seleccione logstica.

Caractersticas

Mtodos de planificacin de necesidades

En la planificacin de necesidades sobre consumo, el usuario dispone de los mtodos de planificacin de necesidades siguientes:

Mtodo de punto de pedido

Planificacin estocstica

Planificacin de necesidades peridica

Creacin de propuestas de pedido

La clase de propuesta de pedido que se debe crear automticamente en el proceso de planificacin depende de la clase de aprovisionamiento del material. Para la fabricacin propia, el sistema siempre crea una orden previsional. Para el aprovisionamiento externo, el planificador de necesidades puede seleccionar entre una orden previsional y una solicitud de pedido. Si el planificador de necesidades selecciona una orden previsional, sta debe convertirse posteriormente, en un paso separado, en una solicitud de pedido para que est disponible en compras.

La ventaja de crear una orden previsional es que el planificador de necesidades tiene ms control sobre las propuestas de aprovisionamiento. El departamento de compras no puede pedir el material hasta que el planificador de necesidades haya verificado y convertido la propuesta de pedido. Cuando se crea una solicitud de pedido, sta se pone a disposicin inmediata del departamento de compras, que asume entonces la responsabilidad de la disponibilidad del material y los stocks en almacn.

Planificacin a nivel de centro o para reas de planificacin de necesidades

Puesto que la planificacin de material suele efectuarse a nivel de centro, en la planificacin se tiene en cuenta todo el stock disponible en el centro (de ahora en adelante denominado stock en almacn disponible). Sin embargo, los stocks procedentes de almacenes individuales pueden excluirse de la planificacin de necesidades o pueden planificarse de forma independiente. Estos stocks no se incluirn en la planificacin de necesidades de material a nivel de centro. Por otra parte, los stocks de artculos en consignacin procedentes del proveedor siempre se incluyen en la planificacin de necesidades.

Tambin puede realizarse una planificacin de necesidades de material para reas de planificacin de necesidades individuales. Ya pueden definirse las reas de planificacin de necesidades. Esto significa, por ejemplo, que se pueden agrupar varios almacenes en un rea de planificacin de necesidades y realizar la planificacin de necesidades de material para dicha rea.

Clculos del tamao del lote

Los clculos del tamao del lote estndar estn disponibles en el sistema r/3. No obstante, el usuario tambin puede integrar sus propias frmulas con facilidad y sin esfuerzo.

Ejecucin de planificacin automtica

La ejecucin de planificacin automtica determina las infra coberturas y crea los elementos de aprovisionamiento apropiados. El sistema crea notas para las piezas crticas y las situaciones de excepcin que proporcionan al usuario la informacin necesaria para procesar los resultados de la planificacin.9.2.Revisin peridica de cotizaciones

Hoy en da con las adquisiciones de empresas mundiales e internacionales, hasta dentro de un negocio pequeo hay que contar con una planeacin exacta o contemplar la idea de mantener abastecidos cualquier material o producto que haga falta para no afectar ninguna parte del proceso que se lleva a cabo, y de esta manera poder vender la mercanca. Es importante considerar los diferentes modelos y estrategias que existen dentro de la administracin de una empresa u organizacin, ya que con la utilidad de nuevos mtodos se pueden ahorrar perdidas dentro del negocio y de igual manera una mejor produccin. Se hacen notar diferentes estrategias que se tienen entre ellas estn los inventarios que sirven para contabilizar ya sea productos o bienes inmuebles dentro de una organizacin, cmo observamos los inventarios en nuestros das? De manera muy sencilla puede hacer falta despensa en el hogar para esto hay que planificarlo en una lista se anota el producto faltante para despus adquirirlo con los proveedores que en este caso sern las tiendas comerciales, otro seria el sistema de revisin peridica en estos sistemas cada x das, se revisa el stock y se pide lo necesario para volver a tener un cierto nivel. Por ejemplo: cuando un producto o bien est siendo demandado o gastado aqu entra la revisin en un tiempo calculado que se tiene que adquirir el producto faltante en un tamao igual que el anterior, este sistema cmo entrara en nuestros das?, si estamos haciendo un pequeo trayecto en autobs podemos sacar nuestra lista de las prximas cosas que haremos en el transcurso de un tiempo definido y ver si hay alguna que se pueda tachar porque ya se hizo. Quiz entre estacin y estacin nos d tiempo de revisar un par de listas. Es un simple ejemplo de este tipo de sistema.

As mismo est la revisin continua es cuando el inventario se sita por debajo de cierto nivel conocido como punto de pedido, la empresa solicita siempre una misma cantidad que se denomina: lote econmico o lote ptimo. Cada vez que se consume algo de material, se verifica el stock. En el momento que est por debajo de un cierto nivel (punto de emisin del pedido), se debe disparar un nuevo pedido.

En un sistema de revisin continua la posicin de existencias se monitorea cada vez que hay una transaccin, cuando la posicin de existencias cae por debajo de un punto de orden predeterminado, se coloca una orden de pedido con la cantidad fijada, ya que la cantidad es fija el tiempo entre pedidos variara de acuerdo a la naturaleza aleatoria de la demanda.

Existencia de seguridad.

Las existencias de seguridad son la cantidad promedio de existencias actuales cuando llegan las rdenes de reabastecimiento. Se puede considerar como el inventario restante que existe a lo largo del ao.

Un enfoque para determinar la existencia de seguridad consiste en utilizar el concepto de nivel de servicio.

El nivel de servicio es el porcentaje del tiempo que un artculo particular se encontrara en existencia cuando se solicite. La relacin entre el nivel de servicio y la probabilidad de faltante de existencias se expresa como sigue:

Nivel de servicio = 1- probabilidad de faltante de existencias

Poltica eficaz para hacer pedidos

Los gerentes de mantenimiento deben tomar dos decisiones bsicas para la poltica de inventarios: cuando reordenar y cuanto reordenar. Existen bsicamente dos polticas para reordenar.

La primera se basa en un nivel especfico de inventario (nmero de artculos), por debajo del cual se reordena un artculo del inventario.

La segunda es una poltica de revisin peridica en la que se ordena un artculo peridicamente en vez de hacerlo segn un nivel especifico de inventario.

10. Control de existencias.

10.1. Control estadstico de consumos.

Se puede llevar de 2 maneras:

Sistema de revisin contina. Es un sistema en cual la posicin de las existencias se monitorea despus de cada transaccin (o en forma continua). Cuando la posicin de la existencia cae por debajo de un punto de orden predeterminado (o punto de reorden), se coloca una orden por una cantidad fija. Dado que esta cantidad es fija, el tiempo entre rdenes variara dependiendo de la naturaleza aleatoria de la demanda. Al sistema de revisin continua se llama algunas veces q o sistema de cantidad fija de orden.

Sistema de revisin peridica. La existencia disponible se revisa a intervalos fijos. Cuando se realiza la verificacin, de la existencia disponible es "rebautizada" como un nivel objetivo de inventario. El nivel objetivo se fija para cubrir la demanda hasta la siguiente revisin peridica mas el tiempo de entrega del embarque. Se ordena una cantidad variable dependiendo de cuanto se necesita para colocar la existencia disponible en el objetivo. El sistema de revisin peridica con frecuencia recibe el nombre de p de control de inventario, el sistema de intervalo .orden. Fijo, el sistema periodo. Orden. Fijo, o simplemente el sistema peridico.

10.2. Programas de resurtido.

Sistema de revisin continua y cantidad fija de reabastecimiento. Se establece un nivel de existencias de seguridad dentro del tiempo de entrega si se experimentan proporciones de utilizacin promedio.

Las rdenes de reabastecimiento se colocan por una cantidad fija y predeterminada que se programa para ser recibida hacia el final del tiempo de entrega de los suministros. Los parmetros que definen un sistema de cantidad fija de reabastecimiento son la cantidad fija ordenada en un momento dado y el punto de reabastecimiento.

Sistema de reabastecimiento peridico. Otro sistema de control al que tambin se recurre comnmente consiste en fijar el ciclo de reabastecimiento en lugar de la cantidad a reabastecer. En dichos sistemas la condicin del inventario es revisada en forma peridica y se emite una orden por una cantidad que permite reabastecer los inventarios hasta alcanzar un nivel mximo planeado. La cantidad a ordenar, por tanto vara de un periodo de revisin al siguiente.

Sistema optimo de reabastecimiento. Tambin pueden encontrarse en la prctica sistemas de control que combinan los ciclos regulares de revisin y los puntos de reabastecimiento. En estos sistemas, los niveles de existencias son revisados en forma peridica, pero las rdenes se expiden solamente cuando los inventarios alcanzan un nivel predeterminado de reabastecimiento. * importante: el control estadstico de consumo y los programas de reabastecimiento son los mismos porque el reabastecer implica consumir, lo que los diferencia es que en el primero se lleva o se vaca todo lo que se consume de materia prima a unas grficas en relacin a un periodo de tiempo que se elija.

10.3. Demandas cclicas de produccin.

Una demanda cclica en la produccin se refiere al uso o consumo continuo,