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ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y DEL TERRITORIO

Por Luz Marina Pardo

Las actividades de ventas se ubican en el tiempo y en el espacio (el territorio de ventas),

por lo que la administración eficiente de los mismos es de vital importancia para el

logro de los objetivos de la empresa.

Administración del Tiempo

Parece banal detenerse a revisar este tema por cuanto todos entendemos claramente la

importancia de administrar eficientemente el tiempo, para así cumplir con las

obligaciones laborales y personales. Una función clave del gerente de ventas es

verificar que de hecho los vendedores realicen esta distribución efectiva de su tiempo.

Como vimos en el cálculo del tamaño de la fuerza de ventas, el tiempo real, en horas,

disponible para ventas es un porcentaje del tiempo laborable de un vendedor.

¿Recuerdan? Hablábamos de un 50% aproximadamente de la jornada laboral del

vendedor, lo cual es realmente optimista, tomando en consideración el tiempo necesario

para actividades administrativas, de movilización, etc. Realizar la mayor cantidad de

actividades de ventas en la jornada laboral, es el reto de la función de administración del

tiempo.

Factores a considerar en el planeamiento de actividades de ventas:

1. Prioridades de las mismas

2. Movilización necesaria

3. Eventos externos que afectan las actividades de ventas (huelgas, paros, lluvias, etc)

4. Condiciones de los clientes (horarios de atención)

5. Actividades administrativas de la empresa (reuniones de ventas u otras)

6. La posibilidad de planes de contingencia.

Ventajas de la planificación de las actividades de ventas:

1. Mayor organización para el vendedor y posibilidad de alcanzar sus metas.

2. Permite al gerente realizar una supervisión planificada de su personal de ventas.

3. Se controlan gastos de transporte, al evitar movilizaciones no planificadas, aleatorias

ó repetitivas (el cliente no está, vuelva mañana)

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Ejemplo de una planificación diaria

Lunes

Hora Actividad

8:00 Reunión de ventas. Presentación de resultados y de planificación del mes

9:00

9:30

Contactos telefónicos

10:00 Cita con Cliente JJ.

11:00 Cliente MM

12:00 Almuerzo con Cliente KK

1:00

2:00 Personal

3:00 Toque en frío

4:00 Cita con LL

5:00 ClienteOO

¡Ah, pero eso es una agenda!, dirán ustedes. Pues sí. La administración del tiempo es

un concepto, una estrategia. Su implementación, la táctica, es la agenda. ¡Se

sorprenderían ustedes de conocer la cantidad de personal de ventas que trabajan sin

agendas de trabajo! Hacer esto último disminuye la eficiencia. Este es un ejemplo

básico, pero ilustra el concepto de administración de tiempo. Existen programas de

computadora diseñados específ

Administración del Territorio

Conviene definir Territorio de ventas: un territorio de ventas consiste en la cartera de

clientes de un vendedor . Generalmente se concibe el territorio como una zona

geográfica, pero según sea la organización del depto. de ventas así será el territorio. Si

la organización de ventas de la empresa es por tipo de clientes, un territorio de ventas

estará constituído por los clientes tipo A(ejemplo, clientes institucionales)

independientemente de su ubicación geográfica. Probablemente la movilización sea

mayor, pero así se determinó al momento de organizar el departamento. Si la

organización es por producto, entonces el territorio estará formado por un grupo de

clientes que compran un determinado producto, según vimos en la clase de organización

del departamento de ventas.

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Factores a considerar en la determinación de un territorio de ventas:

1. Número de vendedores disponibles ( ó en capacidad de contratar)

2. Cantidad de productos que se venden

3. Movilización necesaria para llegar a los clientes del territorio

4. Potencial de ventas de cada territorio (no deben ser iguales necesariamente, pero no

muy diferentes)

5. Esfuerzo de ventas necesario para cubrir el territorio y lograr la cuota asignada

6. Nivel de competencia del vendedor

7. Posicionamiento de la competencia en cada territorio

La distribución adecuada de los territorios de ventas es clave para el éxito de la gestión

de ventas. En innumerables ocasiones, la reestructuración de territorios ( bien hecha)

mejora el desempeño en ventas de manera significativa. Es importante tener en cuenta

que estos cambios deben realizarse luego de un análisis exhaustivo por parte de la

gerencia de ventas. Asignar territorios bien desarrollados y atendidos al vendedor

inadecuado (por perfil de personalidad ó nivel de competencia) es un error tan grande

como asignar al vendedor “estrella” a un territorio de bajo potencial. El establecimiento

de las relaciones personales entre el vendedor y el cliente es un elemento importante a

considerar al momento de pensar en cambios de territorios. Dependiendo de esta

relación, un cambio de territorio puede resultar ventajoso ó desastroso según sea el

grado de relación existente.