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Instituto Raul Scalabrini Ortiz

Administración de Proyectos 1/21

Administración de Proyectos

Unidad 1

Concepto de Proyecto. Clases de proyectos.

Características de los proyectos.

Ciclo de vida del proyecto.

Asignación de recursos y tareas

Concepto de proyecto:

ü “Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”

(Domingo Ajenjo, 2000)

ü “Combinación de recursos, humanos y no humanos, reunidos en una organización temporal para conseguir un propósito determinado”.

(David I. Cleland y Willian R. King, 1975)

ü “Combinación de todos los recursos necesarios, reunidos en una organización temporal, para la transformación de una idea en realidad”

(Manuel de Cos, 1999)

ü “Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad (acabado) y coste (presupuesto)” (Gini Courter, 2000)

ü “Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio único” (PMI, 1996)

Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales. Un proyecto puede generar: • un producto que puede ser un componente de otro elemento o un elemento final en sí mismo.

• la capacidad de realizar un servicio (por ej., una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución).

• un resultado tal como un producto o un documento (por ej., un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad).

Ejemplos de proyectos:

• desarrollar un nuevo producto o servicio,

• implementar un cambio en la estructura, el personal o el estilo de una organización,

• desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado,

• construir un edificio o una infraestructura,

• implementar un nuevo proceso o procedimiento de negocio.

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Todo proyecto comprende: La Dimensión Técnica, que dependerá de la naturaleza del proyecto y de los conocimientos técnicos y científicos tanto del responsable del proyecto como del ejecutor del proyecto La Dimensión Humana, puesto que será necesario coordinar a un grupo de personas y donde influirán decisivamente las relaciones humanas y el liderazgo del jefe de proyecto. La Dimensión de Gestión, que necesitará la aplicación de una serie de metodologías y técnicas de organización y gestión, que aseguren por parte del jefe de proyecto y su equipo el logro de los objetivos del proyecto.

Clases de Proyectos

§ Según el objeto del Proyecto

Proyecto clásico

Proyecto de investigación

Estudios y análisis

Estudios de viabilidad






Proyecto industrial

§ Según el destinatario de los trabajos

Proyectos Internos

Proyectos Externos

§ Según el alcance

Programa

Proyecto

Subproyecto

Proyectos Internos: son los que una empresa realiza por si misma. Por ejemplo informatización del departamento de personal por medio de su departamento de informática.

Proyectos externos son los encargados por clientes o entidades ajenas a la empresa. Por ejemplo una empresa encarga a una consultora un trabajo de auditoria.

Leer “La nueva dirección de proyectos” Davidson Frame, Cap 1

Características de los proyectos Las siguientes características diferencian a los proyectos de otras operaciones o procesos desarrollados por las organizaciones:

ü Persecución de uno o varios objetivos

ü Actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas.

ü Disponibilidad limitada de recursos

ü Limitado en el tiempoà temporalidad:

ü Con resultado único à unicidad

La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Hay proyectos que se emprenden para crear un resultado duradero que durarán mucho más que los propios proyectos. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional creará un resultado que se espera que perdure durante siglos.






Practica para realizar en clase: Utilizando el cmaps tools realizar un mapa conceptual relacionado con alguno de los temas desarrollados en esta clase. Video introductorio: http://www.youtube.com/watch?v=WJTkRUfMskw Tutorial: http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iWi3xWgQOA8 Insertar recursos digitales en cmap.wmv http://www.youtube.com/watch?v=cKhBAc-0nvE&feature=player_embedded

Ciclo de vida del proyecto.

Podemos definir el Ciclo de vida del Proyecto como las distintas fases que de forma secuencial y en el tiempo todo Proyecto transita, desde la idea inicial hasta la conclusión de todas las actividades del Proyecto. En general comprende las siguientes fases: Concepción, Desarrollo, Implementación y Finalización. Podemos considerar los siguientes esquemas:


http://www.youtube.com/watch?v=WJTkRUfMskw

http://www.youtube.com/watch?feature=player_embedded&v=iWi3xWgQOA8

http://www.youtube.com/watch?v=cKhBAc-0nvE&feature=player_embedded





Asignación de recursos y tareas

Identificación y documentación de las actividades necesarias para cumplir con el alcance del proyecto. Se deberá considerar los siguientes puntos: • Lista de tareas con:

_ Comienzo y final claros






_ Duración manejable _ Pocos recursos por tarea

• Datos previos

_ Informe de alcance _ Información histórica

• Técnicas

_ Descomposición _ Modelos

• Estimar el número de jornadas de trabajo que, probablemente, serán necesarias para cada actividad. Será necesario realizar hipótesis de recursos y documentar. Métodos de estimación

_ Datos históricos _ Juicio experto _ Analogías _ Simulación _

• Identificar y documentar las dependencias entre las actividades. Establecer el Diagrama de Red. Hay que analizar las dependencias obligatorias, discrecionales y externas. Métodos

_ Diagrama de precedencias _ Diagrama de flechas (PERT) _ Diagramas condicionales _ Redes

Practica para realizar en clase: Veremos un ejercicio utilizando el Gantt Project.

Tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=QmLgyK5JA8w

Tomaremos como ejemplo un proyecto hipotético que comprenda las actividades que se indican a continuación con sus correspondientes fechas de Inicio:

a) Hablar con los representantes de los usuarios 4-Marzo

b) Desarrollar escenario iniciales de proyectos4-Marzo

c) Visitar sedes de los usuarios 15-Marzo

d) Presentar estudio de factibilidad 1 Abril

e) Revisar procedimiento reglamentarios 1 Abril

f) Investigar alternativas financieras 1 Abril

g) Realizar actividades de análisis de sistemas 1 Abril

h)Presenta resultados del análisis de sistema.30-Abril

Definir grupo de empleados con sus respectivos integrantes y asignarlos a cada una de las actividades, establecer las dependencias entre las actividades


https://www.youtube.com/watch?v=QmLgyK5JA8w





Unidad 2

Principios básicos de la gestión de proyectos.

Dirección de proyectos.

Personal y equipos de trabajo.

Estudio de viabilidad.

Principios básicos de la gestión de Proyectos Normalmente entendemos por funciones de Gestión, las de Planificación, Seguimiento y Control del Proyecto. Es decir, definir tareas, prever necesidades, organizar los medios disponibles, programar los trabajos, asignar recursos, supervisar la ejecución, controlar las desviaciones, etc. Funciones todas ellas encaminadas a conseguir los objetivos del Proyecto utilizando los recursos disponibles. La naturaleza de los proyectos como actividades complejas y discontinuas crea la necesidad de establecer sistemas especiales y adaptados para poderlos gestionar y dirigir adecuadamente. Los principios de gestión de proyectos se diferencian de los de la gestión de actividades continuas en que presentan dificultades particulares que requieren el uso de métodos de gestión específicos tales como las técnicas de planificación que se adapten a la naturaleza de actividades discontinuas, de todas maneras ambas requieren de planificación, organización, adopción de decisiones, dirección del equipo humano, control de resultados. Es importante tener en cuenta las diferencias que presenta la gestión de las actividades continuas con respecto al método de gestión de proyectos pues de no ser así esto puede llevar al fracaso de dicho proyecto. Las empresas necesitan continuamente comprar, fabricar y vender y es un flujo constante de entradas y salidas, de mercaderías y de dinero. Las medidas de organización y coordinación se van adoptando y se van corrigiendo las dificultades que pueden surgir, es un proceso continuo y permanente. Estas soluciones son completamente inadecuadas cuando se trata de gestionar un proyecto, por definición complejo y discontinuo. Por ejemplo, en el caso de un proyecto que afecte a gran parte de los departamentos de una entidad, si se aplica la misma sistemática, el proyecto pasa de mano en mano y pocos lo resuelven quedando en muchos casos atascado a la espera de decisiones y al final se acaba con costos y plazo muy superiores a los deseados. Con frecuencia los factores que conducen al fracaso de los proyectos suele ser: -Ausencia de planificación: lo que produce que las tareas se vayan realizando desordenadamente y a medida que se presentan las dificultades. -Los plazos se dilatan multiplicándose sobre lo que sería razonable. -Las decisiones se toman en órganos colectivos faltando una dirección que de unidad e impulse el desarrollo. -En algunos casos la mala gestión desembocan en graves problemas de defectos de calidad. La falla normalmente no viene debido a la incompetencia o negligencia del personal, sino que es una falla del sistema. Para gestionar los proyectos internos es importante tener en cuenta las siguientes condiciones de gestión de proyectos: § Atención concentrada § Mantenimiento de las actividades de rutina § Existencia de un jefe de proyecto






§ Equipo de proyecto con las capacidades adecuadas para conseguir los objetivos.

§ Dedicación: el equipo debe aportar dedicación en tiempo y esfuerzo. § Técnicas de gestión: la gestión del proyecto se apoyará en el uso de ciertas

técnicas adaptadas a las circunstancias de organización, planificación y control.

Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los siguientes grupos de procesos : • Iniciación, • Planificación, • Ejecución, • Seguimiento y Control, • Cierre.

Dirigir un proyecto por lo general implica: • identificar requisitos, • abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados según se planifica y efectúa el proyecto, • equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:

_ el alcance, _ la calidad, _ el cronograma, _ el presupuesto, _ los recursos

Leer los capítulos 2 , 5 , 6 y 7de “La nueva dirección de proyectos “de Davidson Frame






Personal y equipos de trabajo.

Debido a la naturaleza única de los proyectos, puede existir incertidumbre respecto de los productos, servicios o resultados que el proyecto genera. Las tareas del proyecto pueden ser nuevas para el equipo del proyecto, lo que hace necesario planificar con mayor dedicación que si se tratara de un trabajo de rutina. Además, los proyectos se llevan a cabo en distintos niveles de una organización. Un proyecto puede involucrar a una sola persona, una sola unidad o múltiples unidades dentro de la organización. Equipos del proyecto: Son los encargados de llevar a cabo cada uno de los siguientes procesos de dirección de proyectos conocidos como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o grupos de procesos):

• Grupo del Proceso de Iniciación. Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.

• Grupo del Proceso de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

• Grupo del Proceso de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

• Grupo del Proceso de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Gestión de Recursos Humanos La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del proyecto está conformado por aquellas personas a las que se les han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. El tipo y la cantidad de miembros del equipo del proyecto pueden variar con frecuencia, a medida que el proyecto avanza. Los miembros del equipo del proyecto también pueden denominarse personal del proyecto. Si bien se asignan roles y responsabilidades específicos a cada miembro del equipo del proyecto, la participación de todos los miembros en la toma de decisiones y en la planificación del proyecto puede resultar beneficiosa. La intervención y la participación tempranas de los miembros del equipo les aportan su experiencia profesional durante el proceso de planificación y fortalecen su compromiso con el proyecto. Procesos de la Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto, a saber:

-Desarrollar el Plan de Recursos Humanos—Es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal.

-Adquirir el Equipo del Proyecto—Es el proceso por el cual se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.






-Desarrollar el Equipo del Proyecto—Es el proceso que consiste en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto.

-Dirigir el Equipo del Proyecto—Es el proceso que consiste en dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

El equipo de dirección del proyecto es un subgrupo del equipo del proyecto y es responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto, tales como iniciar, planificar, ejecutar, monitorear, controlar y cerrar las diversas fases del proyecto. Este grupo puede denominarse también equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder. Para proyectos más pequeños, las responsabilidades de la dirección de proyectos pueden ser compartidas por todo el equipo o administradas únicamente por el director del proyecto.

Leer el Anexo 2 que incluye el capítulo 9 de la Guia de los Fundamentos para la dirección de Proyectos” publicado por Project Management Institute (2008)

La Comunicación en el Proyecto • Mantiene:

– Relaciones entre los miembros del equipo de Proyecto. – Relaciones con el entorno (institución, proveedores, subcontratistas, …)

• Comunicación con el cliente (institución) – Función del Jefe de Proyecto – Relación fluida, de cooperación

• Comunicación con los colaboradores – Reuniones de coordinación – Fomentar la confianza – expresividad – Fomentar colaboración y clima agradable

Acta de Reunión: Durante todo el proceso de gestión de un Proyecto será necesario mantener un gran número de reuniones con el cliente, los proveedores, el equipo del proyecto, la dirección de la empresa, etc y es necesario que las decisiones que se tomen queden convenientemente reflejadas en un documento. Para ello se utiliza el Acta de Reunión, que recoge al menos la fecha, el lugar, los asistentes y las conclusiones o decisiones tomadas.

Estudio de viabilidad.

Antes de que el proyecto exista como tal, debe pasar por una fase de estudios previos que nos permitan comprobar su viabilidad y si las condiciones de ejecución son razonables y aconsejan que la idea se convierta en proyecto. Algunas organizaciones pueden considerar un estudio de viabilidad como un anteproyecto de rutina, otras pueden considerarlo como la primera fase de un proyecto, o como un proyecto separado e independiente. Mucho depende de la naturaleza del proyecto específico y del estilo del equipo del proyecto o de la organización. En el estudio de viabilidad se trata de establecer:

_ El orden de magnitud y la determinación de parámetros característicos (número de usuarios, caudal, potencia, etc)

_ Medio técnicos necesarios y/o trabajos de investigación a desarrollar. _ Costo de ejecución _ Costo de explotación y márgenes previstos. _ Plazos.






_ Comparación con otras soluciones. Al finalizar esta fase se deberá emitir un informe que permita:

Conocer el interés del proyecto y sus posibilidades. Estimar el esfuerzo de costos y medios. Tomar la decisión de continuar o abandonar.

Leer 1) del libro “ Análisis estructurado Moderno” Edgard Yourdon:

Anexo B Reglas de Estimación Anexo C Cálculo de costo/beneficio

2)Capítulos 8,9 y 10 de “La nueva dirección de proyectos “de Davidson Frame






Unidad 3 Proceso de planificación de proyectos.

Documentación del proyecto. Apoyo informático. Herramientas para la planificación, coordinación y control de proyectos.

Metodología de proyectos de Sistemas.

Planificación de proyectos de desarrollos de Sistemas.

Proceso de Planificación

El Grupo del Proceso de Planificación está compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, y desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar dichos objetivos. Los procesos de planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. La naturaleza multidimensional de la dirección de proyectos genera bucles de retroalimentación repetidos que permiten un análisis adicional. A medida que se recopilan o se comprenden más características o informaciones sobre el proyecto, puede ser necesaria una mayor planificación. Los cambios importantes que ocurren a lo largo del ciclo de vida del proyecto generan la necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación y, posiblemente, algunos de los procesos de iniciación. Esta incorporación progresiva de detalles al plan para la dirección del proyecto recibe generalmente el nombre de “planificación gradual”, para indicar que la planificación y la documentación son procesos repetitivos y continuos. El plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto desarrollados como salidas del grupo de procesos de planificación, explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones. Las actualizaciones que surgen de los cambios aprobados durante el proyecto pueden tener un impacto considerable en partes del plan para la dirección del proyecto y en los documentos del proyecto. Estas actualizaciones a los documentos aportan mayor precisión en torno al cronograma, costos y requisitos de recursos a fin de cumplir con el alcance definido del proyecto. El Grupo del Proceso de Planificación incluye los siguientes procesos: -Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte en la fuente primaria de información para determinar la manera en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y cerrará el proyecto. -Recopilar Requisitos: es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. -Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. -Crear la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo): es el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir. -Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.






-Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. -Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad. -Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados. -Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto. -Estimar Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. -Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizados. -Planificar la Calidad es el proceso por el cual se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, y se documenta la manera en que el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. -Desarrollar el Plan de Recursos Humanos es el proceso por el cual se identifican y documentan los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal. -Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las necesidades de información de los interesados en el proyecto y para definir cómo abordar las comunicaciones. -Planificar la Gestión de Riesgos es el proceso por el cual se define cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto. -Planificar las Adquisiciones es el proceso que consiste en documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificar el enfoque e identificar posibles vendedores.

Documentación del proyecto. Apoyo informático. Herramientas para la planificación, coordinación y control de proyectos

Uutilizaremos el programa GanttProjet 2.0.10 para la administración de proyectos cuyos elementos son:

o Gráficas de Gantt o Grafica de carga de recursos o Diagramas de PERT o Reportes en PDF y HTML






Este programa permite realizar un control sobre las tareas que se han de realizar, la gente que está disponible para realizarlas, de manera que podamos distribuir estos recursos de la forma más adecuada. Con GanttProject podremos crear un diagrama de Gantt con cada una de las tareas comprendidas dentro de un proyecto desglosadas de forma estructurada, reseñando cada una de las dependencias y marcando los puntos de inflexión. Al mismo tiempo, y de forma extremadamente simple, podremos repartir todos los recursos de los que disponemos entre cada una de las tareas, viendo de forma clara qué tarea tiene atribuida cada recurso. En caso de haber desvíos o errores el diagrama de Gantt permite determinarlos rápidamente de manera que pueda ser resuelto lo antes posible, y con la menor incidencia en el progreso del proyecto. En todo momento sabremos qué tareas se están realizando y qué recursos son los que están destinados a ellas. Ver la presentación que se encuentra en cursozgandulfo.wikispaces.com en 2-Administración de proyectos. En el punto sobre Pert y Camino Crítico

Metodología de proyectos de Sistemas. Planificación de proyectos de desarrollos de Sistemas

Ciclo de vida de un proyecto de Sistemas: Consideremos que las tres etapas son las siguientes: • Análisis • Diseño • Implementación Entendiendo por análisis “el estudio de la situación actual del sistema”, aunque “sin perder de vista los objetivos futuros”. La etapa de Análisis estará compuesta por las siguientes fases: - Estudio preliminar - Planeamiento del proyecto - Relevamiento detallado. Por diseño entendemos a “la descripción de la organización con respecto a la tecnología automatizada a emplear”, se debe representar cómo será construido el sistema. La implementación significa “trasladar a los hechos la fase de diseño”. ESTUDIO PRELIMINAR: En esta primera fase del estudio de un sistema se deberá definir el objetivo del proyecto. Para lograrlo, se deberá tener algún conocimiento de la organización y también conocer los requerimientos de quien ha pedido que se realice tal estudio. Se intentará conocer cuál es el problema y no a aportar soluciones. El tiempo necesario para cumplir con esta fase, dependerá de la magnitud del pedido de la dirección, así como también del conocimiento que posean de la organización las personas que se ocupen de este estudio. La información necesaria para la realización de esta primera fase se logra por medio de entrevistas, observación y visitas, estudio de documentación y antecedentes.






Es muy útil, antes de realizar la primera entrevista con los directivos de la organización, contar con información de la misma, tal información podrá ser obtenida a través de la lectura de memorias, balances, etc. Se deberá informar sobre el objetivo del proyecto a cada uno de los integrantes de la organización, es importante que esto se logre, pues se trata de información fácilmente deformable. Por último se deberá definir el objetivo del proyecto. Es importante señalar que ante un problema, el analista realice un relevamiento preliminar que le permita conocer en mayor profundidad el pedido de los directivos de la organización. Tal relevamiento podrá confirmar la posición expuesta por la organización, o bien aportará elementos para redefinir conjuntamente con la dirección el objetivo del proyecto. PLANEAMIENTO DEL PROYECTO: El objetivo de esta fase es la de elaborar un plan de trabajo, para realizar las fases siguientes. En el caso que el analista no pertenezca a la organización, también se deberá confeccionar un presupuesto. Así como ocurre en todo proyecto que se planifique se deberá determinar primero las tareas que deberán cumplirse, determinando para cada una de ellas tiempos estimados y el calendario. En esta fase es muy útil la utilización de técnicas comunes de programación y control, como por ejemplo los gráficos de Gantt, o las técnicas de programación por camino crítico. Se deberán determinar las características del grupo humano interviniente, por ejemplo, su cantidad y calidad, integración, etc. Entendiendo por calidad a la distinta capacidad, experiencia y capacitación de los integrantes del equipo de trabajo. Así se podrá contar con las siguientes categorías: • Director de proyecto. • Supervisores o Analistas jefes. • Analistas principales. • Analistas auxiliares. • Programadores, etc. En esta etapa y con una idea aproximada de la posibilidad técnica y la relación costo/beneficio, se puede evaluar la conveniencia o no de seguir adelante con el proyecto. MEDIOS DE RECOLECCION DE INFORMACION: Para realizar el Análisis de un sistema necesitamos contar con información referida a la situación actual. Si lo que deseamos es realizar el diseño de un sistema de costos es necesario conocer los procedimientos de fabricación, ahora si se desea rediseñar el sistema de facturación, sólo debemos informarnos brevemente sobre el proceso productivo. Existen varios medios de recolección de información entre ellos: • Entrevistas. • Cuestionarios. • Observación personal. • Estudios de antecedentes y documentación. Es importante señalar que los cuatro medios enunciados anteriormente no son excluyentes, sino que son complementarios.






Entrevistas Entendemos por entrevista a la reunión de dos o más personas entre las cuales se mantiene una conversación dirigida a satisfacer las necesidades de información del entrevistador. La entrevista es el mejor medio de recolección de información con el que contamos, ya que en ella se produce un contacto personal entre entrevistador y entrevistado. La entrevista es un arte que requiere cualidades innatas, pero como sucede con otras habilidades se la puede aprender y mejorar. Hay que concertar la entrevista con anticipación, lo que no sólo nos ahorrará tiempo sino que también es una actitud de respeto hacia el entrevistado, es conveniente también adelantarle al entrevistado el tema de la reunión. La entrevista si es posible habrá que efectuarla en un ambiente privado y deberá ser de no muy larga duración. Es muy útil conocer aspectos del entrevistado como ser tarea que realiza, personalidad, etc. Cualquiera sea la persona a la cual se entrevista se deberán adaptar frases, tiempos, etc., ajustándolos a cada entrevistado en particular. Muchos entrevistados consideran que el entrevistador tiene como fin el obtener información para producir la racionalización del personal, tal situación puede provocar la falta de apoyo a la entrevista, por lo que es conveniente que se explique claramente cuál es la función de la entrevista y cuál es el objetivo que se persigue. El analista deberá estar preparado para realizar la entrevista con personas de muy distinta personalidad entre las cuales se puede encontrar: - el paciente: que es aquella persona de razonamiento lento que demora respuestas, en este caso se deberá tener suma paciencia. - el confuso: aquel que no sabe expresar sus pensamientos con claridad. - el voluble: aquel que cambia sus respuestas con facilidad. - el autómata: quién ha realizado su trabajo durante mucho tiempo en forma mecánica, sin emplear el razonamiento. - el empleador: es aquel que jerarquiza su tarea, dándole mayor importancia de la que realmente tiene. - el obstruccionista: aquel que no coopera y elude dar respuestas, esta es una de las personalidades consideradas más dañinas, como primera medida se deberá aplicar la técnica del convencimiento, en el caso que esto no surja efecto, se deberá solicitar a la Dirección el empleo de medidas coercitivas que permitan llevar adelante la tarea. - el tímido: es una personalidad fácil de encontrar, tal situación no es difícil de solucionar, sólo se requiere una especial dedicación. Es necesario distinguir en una entrevista, los hechos de las opiniones tratando de minimizar estas últimas, de manera que no influyan sobre una correcta toma de decisiones. Cuestionarios Los cuestionarios (o también conocidos como encuestas) son documentos redactados en forma de interrogatorio, las preguntas se refieren generalmente al tema que se investiga. La ventaja más importante que encontramos con la utilización de un cuestionario, es que se obtiene información con mucha menos inversión de tiempo, es un medio muy útil en el caso de que los entrevistados se encuentren a grandes distancias. El cuestionario no requiere generalmente opiniones, como ocurren en los casos de encuestas de carácter sociológico o comerciales; se refiere básicamente a hechos que deberán ser luego verificados.






El cuestionario deberá ser confeccionado con gran cuidado, en especial en la redacción de las preguntas, a fin de que se transmita fielmente la intención del encuestador. En una entrevista, cualquier duda que surja en el interrogatorio podrá ser solucionado con preguntas aclaratorias de rápida respuesta. Como desventaja el cuestionario no puede contemplar esta solución. Cuando se emplee esta técnica será conveniente realizar previamente un ensayo piloto, el que consistirá en dirigir el cuestionario en un sector parcial y verificar la reacción de ese sector a las preguntas, comprobando así si las mismas han sido correctamente interpretadas, realizando una evaluación de las respuestas. Observación personal Se trata de una observación directa del hombre de sistemas. Es útil este método en el caso, por ejemplo, de determinar el flujo de clientes que se acercan a un mostrador de ventas, la forma de operar con máquinas y equipos en condiciones ambientales y de distribución de oficinas, etc. El principal inconveniente con el que nos encontramos son las reacciones de la gente al ser observado por un tercero. Tales reacciones pueden producir cambios en los rendimientos. Estudio de antecedentes y documentación Este medio de recolección de información es netamente complementario y consiste en la obtención de información contenida en archivos, registros, balances, manuales, publicaciones relacionadas, etc. Leer: Caítulo 5 “El ciclo de vida del proyecto” del libro “ Análisis estructurado Moderno” Edgard Yourdon






Unidad 4

Seguimiento y control de los proyectos. Administración del cambio de un proyecto

Análisis de riesgos.

Informe de cierre del proyecto

Seguimiento y control de los proyectos.

Como vimos en la Unidad 2 son funciones de Gestión de proyectos las de Planificación, Seguimiento y Control del Proyecto. Es decir, definir tareas, prever necesidades, organizar los medios disponibles, programar los trabajos, asignar recursos, supervisar la ejecución, controlar las desviaciones, etc. Funciones todas ellas encaminadas a conseguir los objetivos del proyecto utilizando los recursos disponibles.

Analicemos los siguientes cuadros:






Se realizará Control de Plazos para lo cual periódicamente se irá evaluando el grado de cumplimiento de cada actividad asignando un tanto por ciento de realización. Asignando porcentajes de realización a cada actividad estamos implícitamente asignando el grado de cumplimiento de cada paquete de trabajo y del proyecto completo. La periodicidad del control depende de la envergadura y de la duración total del proyecto. Si para un proyecto de varios años el control mensual puede ser suficiente, para un proyecto de cuatro meses será necesario un control semanal o incluso diario. Paralelamente y con la misma periodicidad que el control de tiempos se deberá efectuar el control de costos incurridos realmente en cada actividad. La suma global de los costos incurridos en cada actividad nos dará los costos totales del proyecto que podremos comparar con las estimaciones. Administración del cambio de un proyecto.

Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los activos de los procesos de la organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

Leer Capítulo 3 “Como enfrentar el cambio: saber cuando abrazarlo, aceptarlo o resistirlo.” del libro “La nueva dirección de proyectos “de Davidson Frame

Análisis de riesgo

Para planificar la Gestión de Riesgos se deberá realizar los siguientes procesos: Identificar Riesgos es el proceso por el cual se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus características.






Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos es el proceso que consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el impacto de dichos riesgos. Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos es el proceso que consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Planificar la Respuesta a los Riesgos es el proceso por el cual se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Monitorear y Controlar los Riesgos—Es el proceso por el cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto. Estos procesos interactúan entre sí y con los procesos de las otras áreas. Cada proceso puede implicar el esfuerzo de una o más personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aquí como elementos diferenciados con interfaces bien definidas, en la práctica se superponen e interactúan. Los riesgos de un proyecto se ubican siempre en el futuro. Un riesgo es un evento o condición incierta que, si sucede, tiene un efecto en por lo menos uno de los objetivos del proyecto. Los objetivos pueden incluir el alcance, el cronograma, el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, si sucede, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas. Por ejemplo, las causas podrían ser el requisito de obtener un permiso ambiental para realizar el trabajo. El evento de riesgo es que la agencia que otorga el permiso puede tardar más de lo previsto en emitir el permiso. Si este evento incierto se produce, puede haber un impacto en el costo, el cronograma o el desempeño del proyecto. Las condiciones de riesgo podrían incluir aspectos del entorno del proyecto o de la organización que pueden contribuir a poner en riesgo el proyecto, tales como prácticas deficientes de dirección de proyectos, la falta de sistemas de gestión integrados, la concurrencia de varios proyectos o la dependencia de participantes externos que no pueden ser controlados. Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquéllos que han sido identificados y analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos. Los riesgos desconocidos específicos no pueden gestionarse de manera proactiva, lo que sugiere que el equipo del proyecto debe crear un plan de contingencia Las organizaciones perciben los riesgos como el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos del proyecto y de la organización. Las organizaciones y los interesados están dispuestos a aceptar diferentes niveles de riesgo. Esto se conoce como tolerancia al riesgo. Los riesgos que constituyen una amenaza para el proyecto pueden aceptarse si se encuentran dentro de los límites de tolerancia y si están en equilibrio con el beneficio que puede obtenerse al tomarlos. Por ejemplo, la adopción de un cronograma de ejecución rápida es un riesgo que se corre para obtener el beneficio de una fecha de finalización más temprana. Las personas y los grupos adoptan actitudes frente al riesgo que influencian la forma en que responden a ellos. Estas actitudes frente al riesgo son motivadas por la percepción, las tolerancias y otras predisposiciones, que deben hacerse explícitas siempre que sea posible.






Para tener éxito, la organización debe comprometerse a tratar la gestión de riesgos de una manera proactiva y consistente a lo largo del proyecto. Debe hacerse una elección consciente a todos los niveles de la organización para identificar activamente y perseguir una gestión eficaz durante la vida del proyecto. Los riesgos existen desde el momento en que se concibe un proyecto. Avanzar en un proyecto sin adoptar un enfoque proactivo en materia de gestión de riesgos aumenta el impacto que puede tener la materialización de un riesgo sobre el proyecto y que, potencialmente, podría conducirlo al fracaso Leer el Capítulo 4 “Como manejar el riesgo: Identificar, Analizar y Planificar las repuestas” del libro manejar,“La nueva dirección de proyectos “de Davidson Frame

Informe de cierre del proyecto: Se derá presentar un informe de cierre del proyecto: Su objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido durante el desarrollo del Proyecto. Debe contener la información necesaria para saber si el Proyecto cumplió sus objetivos (resultado, plazo y coste) y, en caso contrario, cuales han sido las razones para que no se cumplan. La documentación incluida habitualmente en los informes de cierre es:

Informe de situación final Informe económico (Balance de ingresos y gastos)

Lista de documentación generada Lista de productos o servicios generados Prof. María Zulema Gandulfo




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