2.1. Antecedentes

Con el propsito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a travs del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera ms significativa a lo largo de lahistoriade laadministracin.En el ao de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sent las bases para lo que l llam "auditora administrativa", la cual, en sus palabras, consista en "una evaluacin deuna empresaen todos sus aspectos, a laluzde suambientepresente y futuro probable."Ms adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administracin, seala que "La confrontacin peridica de laplaneacin, organizacin, ejecucin y control administrativos de una compaa, con lo que podra llamar el prototipo de una operacin dexito, es el significado esencial de la auditora administrativa."Dos aos despus, en 1955, Harold Koontz y Ciryl ODonnell, tambin en sus Principios de Administracin, proponen a la auto-auditora, como una tcnica de control del desempeo total, la cual estara destinada a "evaluar la posicin de la empresa para determinar dnde se encuentra, hacia dnde va con losprogramaspresentes, cules deberan ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."Elinterspor esta tcnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Anlisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una bajaproductividadpara establecer las bases para mejorarla" a travs de unmtodoque identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operacin de una organizacin.Transcurrido un ao, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a laevolucinde la auditora administrativa: 1) Vctor Lazzaro publica sulibrode Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribucin de William P. Leonard con el nombre deauditora administrativay, 2) The American Institute of Management, en elManualof Excellence Managements integra un mtodo para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su funcin,estructura, crecimiento,polticasfinancieras, eficiencia operativa y evaluacin administrativa.El atractivo por el tema se extiende al mbito acadmico y, en 1960, Alfonso Meja Fernndez, de laEscuelaNacional deComercioy Administracin de la Universidad Nacional Autnoma deMxico, en sutesisprofesional La Auditora de las Funciones de laGerenciade las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditora administrativa.Para 1962, Roberto Macas Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administracin del Instituto Politcnico Nacional, dentro delprogramade doctorado encienciasadministrativas, en la asignatura Teora de la Administracin, destina un espacio para presentar un trabajo de auditora administrativa.Por otra parte, en 1964, Manuel DAzaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administracin de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, en su tesis profesional La Revisin del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen sucomportamientoa partir de la revisin de las funciones de direccin,financiamiento, personal,produccin,ventasydistribucin, as comoregistrocontable y estadstico.A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditora. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditora administrativa y la auditora financiera, y desarrolla los criterios para laintegracindel equipo de auditores en sus diferentes modalidades.En 1966, Jos Antonio Fernndez Arena, presenta la primera versin de sutextoLa Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visin de la tcnica.Ms adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustn Reyes Ponce, en Administracin de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visin general de la auditora administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditora Administrativa: Evaluacin de los Mtodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa.Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prcticos sobre Auditora Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la prctica y, Jorge lvarez Anguiano, en Apuntes de Auditora Administrativa incluye un marco metodolgico que permite entender la auditora administrativa de manera por dems accesible.En 1978, la Asociacin Nacional de Licenciados en Administracin, difunde el documento Auditora Administrativa, el cual rene las normas para su implementacin en organizaciones pblicas y privadas.Poco despus, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditora Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditora administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las reas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de informacin.En 1988, la oficina de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica prepara las Normas de Auditora Gubernamental, que son revisadas por la Contralora Mayor de Hacienda (entidad de la Secretara de Hacienda yCrditoPblico), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecucin de auditorias en las oficinas pblicas.Al iniciarse la dcada de los noventa, la Secretara de la Contralora General de la Federacin se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuacin para lasinstituciones, trabajo que, en su situacin actual, como Secretara de Contralora y Desarrollo Administrativo, contina ampliando y enriqueciendo.2.2. DefinicionesPodemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control,mediosde operacin yempleoque de a susrecursoshumanos ymateriales".Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

1. NATURALEZA E IMPORTANCIALa auditoria se genera por mltiples causas dentro de la administracin de una empresa; su genero, su especie pertenece al rea del control, que ubicado mediante evaluaciones y exmenes que se realizan en los diferentes elementos mantienen el ajuste y el orden dentro del que hacer de la administracin general.A continuacin se presenta una lista de algunas de las causas ordinarias que pueden contribuir a una deficiente administracin o a una empresa mal llevada, estas son: Inutilidad de los objetivos por ser estos ambiguos y confusos Violacin de autoridad - responsabilidad que ha sido asignada Falta de iniciativa por falta de delegacin de autoridad Interferencia entre lnea y asesora, definicin de funciones Organizacin costosa innecesaria Difcil y costoso control Demasiados o pocos jefes, rea de control adecuado a las necesidades Deformacin de la comunicacin y de la informacin entre los niveles de la organizacin. Conflictos de competencia y personal falto de motivacin Difcil visin integral de conjunto de la misin de la empresa Decisiones lentas, demoras a la orden del da. Duplicidad de funciones, traslape de actividades que generan confusin Gerente autoritario, no existe comunicacin y participacin Falta de coordinacin, privan los intereses personales a los generales Falta de trabajo creativo, se deja por fuera el cambio por medio de la imaginacin Despilfarros, desperdicio de producto, de tiempo y dinero Mucha ostentacin, sin darle el verdadero valor al uso de los materiales Falta de financiamiento oportuno. etc.Lo anterior se evita en lo posible con exmenes peridicos que se hagan en el informe de auditoria administrativa.La importancia de estos exmenes que se realizan en el transcurso del tiempo, proporcionan confianza de la buena marcha del negocio, esto no solo es evidente, en pases desarrollados sino que tambin en los pases en vas de desarrollo, donde cada da puede advertirse la necesidad instauracin de unidades especializadas de este tipo en las empresas que no contaban hasta el momento con ellas. El entusiasmo de los tcnicos de esta actividad es alentador cada da crece el nmero y se agrupan alrededor de los auditores, administradores y los especialistas en organizacin y mtodos y analistas de sistema etc., que cada da divulgan, se capacitan y hacen publicaciones sobre el desarrollo de la temtica, lo cual estimula la aplicacin frecuente de esta tcnica en la actividad profesional que se aplica en la empresa.La extensin de la labor de auditoria es con el objeto de amarrar y de maximizar la eficacia del control interno de la empresa. Es en este proceso donde la tcnica de auditoria administrativa aplicada en empresas de cierta magnitud se constituye en auxiliar fundamental de la direccin empresarial, ya que la constitucin de los objetivos implica la existencia de un sistema de control dirigido a corregir las desviaciones e identificar causas, con relacin a las metas preestablecidas.Esto significa que hay que llevar a cabo un anlisis exhaustivo de la organizacin por el auditor administrativo o el que haga las veces de l; por lo que debe de poner en juego toda su imaginacin para hacer realidad el axioma "Siempre existe una forma mejor de realizar las cosas" y que generalmente, puede conseguirse por medio de la investigacin que se realice, tomando como base los recursos de que dispone el organismo social.Desde ningn concepto podr considerarse completo el sistema de control superior, sin incluir la auditoria administrativa. El control interno en su sentido amplio requerir la intervencin de, por lo menos, un supervisor destinado a controlarla y mantenerla en eficientes condiciones de operacin. Por consiguiente, la direccin superior, auditores internos o externos, accionistas y otros interesados, deben de confiar en la auditoria administrativa como una prevencin de inconvenientes y para garantizar la adecuada marcha del sistema.Por lo tanto la auditoria administrativa se considera como una tcnica e instrumento que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura, sistemas, procedimientos y mtodos de la administracin lo cual constituye su ubicacin en la fase del control dentro del proceso de la administracin.

ANLISIS DE LAS DIFERENCIAS ENTRE AUDITORASLa Auditora Financiera

Es un examen sistemtico de los libros y registros de un organismo social; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de stas para poder informar sobre los mismos.La auditora financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditora de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta tcnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situacin financiera.

Objetivo

Su objetivo es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinin acerca del manejo financiero.

La Auditora Administrativa.

En trminos generales, la auditora administrativa nos proporciona una evaluacin cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.En otras palabras, nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y seala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, seala aquellas reas cuyos problemas exigen una mayor atencin por parte de la direccin de la empresa. Por ejemplo, las polticas inadecuadas en relacin con la funcin de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditora financiera.

Objetivo

Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, sealando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la direccin a lograr y mejorar la posicin de la empresa.

La auditoria operacional

Es una revisin y evaluacin parcial o total de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa, con la finalidad principal de auxiliar a la direccin a eliminar las deficiencias por medio de la recomendacin de medidas correctivas. Comprende adems de la financiera, el examen y evaluacin de la planeacin, organizacin, direccin y control interno administrativo; de la eficiencia, eficacia y economa con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones programadas para saber si se han logrado o no los objetivos propuestos.

Objetivo

La auditoria operativa formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin.