ACTIVIDADES TEMA 2 1. ¿Por qué se hace necesaria la idea de archivar? En una empresa tiene que haber un archivo donde se organicen los documentos y así poder guardar todos los documentos para su posterior utilización. Es preciso, que se separen los documentos de uso diario de aquéllos que no van a tener más uso pero que son de igual valor para la empresa u organismo. 2. ¿A qué responde la palabra archivo? La palabra archivo puede significar:

→ Local que el organismo o la empresa habilita para guardar documentación.

→ Mueble que contiene archivadores o carpetas.

→ Conjunto de documentos debidamente clasificados. 3. Diferencia entre archivo activo e inactivo. El archivo activo contiene los documentos que utilizamos a diario y el archivo inactivo contiene los documentos guardados de forma definitiva o hasta el momento en el que prescriba la obligación legal de guardada. 4. ¿Qué contiene el archivo semiactivo? El archivo semiactivo contiene los documentos de escasa utilidad en ese momento, por ser temas cerrados. 5. ¿Cómo se definen los medios de archivo? Los medios de archivo son el conjunto de materiales y útiles que precisamos para la tarea de archivar. 6. ¿Por qué crees que es conveniente conservar en buen estado la documentación? Para poder hacer uso de ella en el momento que sea preciso. 7. ¿En qué consiste la codificación de documentos? La codificación de documentos consiste en asignar a los documentos una serie de números y/o letras para facilitar su clasificación y su registro. 8. Clasificación alfabética: Carlos del Alba Ramírez Nuria del Alba Ramírez ASAJA Tintorería Cano Industrias Cárnicas Centrales Fábrica de Embutidos Cortés Martín González Tomado Encarnación González Trigo INEM Sociedad Cooperativa Oleica del Sur ONCE Lucía de la Poza Contreras Talleres Poza, C.B. Juana Ruiz de la Pradera Miguel Ruiz Santana Ana Ruiz-Cebrián León Almacenes Tamis, S.L. Tesorería General Juana Ruiz de la Pradera Miguel Ruiz Santana Ana Ruiz-Cebrián León Almacenes Tamis, S.L. Tesorería General

Tesoro Público 9.

a) Clasificación cronológica: Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología; fecha 31/01/... Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología; fecha 04/02/... Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología; fecha 04/02/... Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología; fecha 01/03/... Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología; fecha 31/03/... Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología; fecha 01/05/... Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología; fecha 15/07/... Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología; fecha 09/08/... David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología; fecha 10/09/... Martín Bernal Santisteban; consulta hematología; fecha 12/10/... Eva Triana del Castillo; consulta cardiología; fecha 12/11/... José Luis Contreras Ortiz; consulta oftalmología; fecha 12/12/...

b) Clasificación alfabética: Martín Bernal Santisteban; consulta hematología; fecha 12/10/... Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología; fecha 04/02/... José Luis Contreras Ortiz; consulta oftalmología; fecha 12/12/... David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología; fecha 10/09/... Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología; fecha 04/02/... Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología; fecha 31/01/... Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología; fecha 31/03/... Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología; fecha 09/08/... Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología; fecha 01/05/... Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología; fecha 15/07/... Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología; fecha 01/03/... Eva Triana del Castillo; consulta cardiología; fecha 12/11/...

c) Clasificación temática, por orden cronológico: OFTALMOLOGÍA: Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología; fecha 31/01/... David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología; fecha 10/09/... José Luis Contreras Ortiz; consulta oftalmología; fecha 12/12/... RADIOLOGÍA: Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología; fecha 04/02/... Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología; fecha 04/02/... Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología; fecha 09/08/... CARDIOLOGÍA: Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología; fecha 01/03/... Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología; fecha 15/07/... Eva Triana del Castillo; consulta cardiología; fecha 12/11/... HERMATOLOGÍA: Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología; fecha 31/03/... Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología; fecha 01/05/... Martín Bernal Santisteban; consulta hematología; fecha 12/10/... d) Clasificación temática, por orden cronológico: OFTALMOLOGÍA: José Luis Contreras Ortiz; consulta oftalmología; fecha 12/12/... David Contreras-Segura Ortiz; consulta oftalmología; fecha 10/09/... Arturo Ibáñez Soto; consulta oftalmología; fecha 31/01/... RADIOLOGÍA: Vicente Castro Ordóñez; consulta radiología; fecha 04/02/...

Ginés del Hoyo Sánchez; consulta radiología; fecha 04/02/... Gaspar Martos-Cano Hidalgo; consulta radiología; fecha 09/08/... CARDIOLOGÍA: Ana Belén Santiago Vadillo; consulta cardiología; fecha 15/07/... Juan Manuel Santos Jerez; consulta cardiología; fecha 01/03/... Eva Triana del Castillo; consulta cardiología; fecha 12/11/... HERMATOLOGÍA: Martín Bernal Santisteban; consulta hematología; fecha 12/10/... Pedro Lendínez Hidalgo; consulta hematología; fecha 31/03/... Laura de la Poza Lechuga; consulta hematología; fecha 01/05/... 10. Describe qué es una circular. Las circulares son cartas que se emplean para comunicar algo relativo a nuestra empresa a todas las personas, empresas u organismos con los que tenemos relaciones comerciales. 11. ¿Qué datos contiene el membrete de una carta?

� Nombre de la empresa (normalmente de forma resaltada? � Domicilio � Localidad, código postal y provincia. � Teléfono, fax, correo electrónico, etc. � Apartado de Correos. � Logotipo de la empresa. 12. ¿Quién es el destinatario? ¿Qué datos aparecen del destinatario en la carta? El destinatario es el receptor de la carta, es decir, quién la va a recibir. Los datos que aparecen son: � Nombre y dos apellidos, o razón social. � Domicilio. � Localidad, código postal y provincia. � A veces se indica el nombre de la persona o departamento a quien va dirigida la carta. 13. ¿Qué son las referencias en una carta comercial? Son combinaciones de letras, o de letras y números, que identifican a quien ha redactado y escrito la carta. 14. ¿Por qué el cuerpo de una carta es la parte fundamental de la misma? Es la parte fundamental ya que explica el motivo o finalidad de la carta y, a continuación, se desarrollan todos los asuntos que se quieren tratar. 15. ¿Qué datos contiene la antefirma? La antefirma contiene los siguientes elementos: � Nombre de la empresa. � Indicación del concepto por el que se firma, si es que quien lo hace no es la persona que debería firmar la carta; en cuyo caso pondremos: -Por orden (P.O.) -Por ausencia (P.A.) -Por autorización (P.A.) -Por poder (P.O.) � Nombre y apellidos de la persona que firma. � Cargo que ocupa o departamento al que pertenece. 16. Describe la posdata. La posdata es lo que se añade al final de la carta si hemos olvidado escribir algún detalle en el cuerpo de dicha carta. La posdata debe de ir precedida de las iniciales: P.D. 17. Describe qué es el anexo de una carta. El anexo indica que junto a la carta escrita, adjuntamos otro documento (letra, cheque,

catálogo, etc). 26. ¿Cómo definirías la instancia? ¿A quién se dirige? La instancia es un documento en el que se solicita algo al organismo o persona que lo puede conceder. La instancia se corresponde con una solicitud o una petición. 27. ¿Qué datos contiene el encabezamiento de una instancia? - Nombre y dos apellidos. - DNI. - Domicilio. - Localidad. - Profesión. - Opcionalmente: ~Fecha de nacimiento. ~Estado civil. ~Otros datos que puedan interesar. 28. ¿Cómo empieza cada uno de los párrafos del cuerpo de la instancia? Cada párrafo comenzará con la expresión ‘Que’. 29. ¿Qué contiene el pie de una instancia? El pie contiene los datos del organismo o persona a quien se dirige la instancia. 30. Describe el oficio. El oficio es el documento escrito que los organismos públicos utilizan para comunicarse con otros organismos públicos y con las personas particulares. 31. ¿Quién es el expedidor de un certificado? El expedidor de un certificado es la persona que da fe o certifica algo de otra persona. 32. ¿Con qué expresiones suele finalizar un certificado? El certificado finaliza con expresiones como: - y para que conste y surta efectos oportunos, expido el presente certificado en... - y para que conste, a petición del/la interesado/a, expido este certificado en... - y para que así conste firmo el presente certificado en... - y para hacerlo constar se expide el presente documento en... 33. ¿Quién firma el visto bueno en los oficios y certificados? El expedidor. 34. ¿Cómo definirías un acta? Las actas son escritos en los que se hace un resumen de lo acontecido en una reunión, los acuerdos tomados en la misma y el resultado de las posibles votaciones que se lleven a cabo. 35. ¿Y un saluda? Un saluda es una comunicación breve, utilizada por todas aquellas personas que, debido al cargo que ocupan, se ven obligadas a saludar a otras de forma protocolaria.