Kelly pren menco

Gestión documental en el entorno laboral

Actividad 4

Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A.

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental.

¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

lo primero que debe hacer es ver cuáles son las series y subseries de un fondo documental después organizar y ordenar los documento para darle la conservación pertinente a los archivos.

¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

no es correcto ya que no pudo hacer la entrega del cargo que tenía y tampoco fue correcto la forma de cómo le entregaron el otro cargo porque no hicieron un inventario documental para ver cómo estaba los archivos organizados

¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental?

las causas es que si no tenemos un inventario documental no va hacer complicado tener los archivo organizado y ver su series ya que si tenemos un inventario documental bien ello no va a permitir orientarnos al momentos de recibir o producir los documentos

Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

Arnulfo debe Archivar

esos documentos en forma magnética de igual manera que los archivos se encuentren en el mismo formato, se organizaran cronológicamente, por tipo de consulta o poco frecuentes.

¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

No porque en el inventario documental es como un balance de verificación entre lo que se encuentra relacionado en el archivo y la carencia de el indicara un desorden de archivo y una demora en la búsqueda de documentos

Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?

Desde el punto archivístico es muy importante ya que es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan realizar una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica

CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE ARCHIVOS. 

  Los Archivos son instituciones que procesan documentos producidos o recibido por

ella, en el ejercicio de sus funciones con el fin de utilizarlos como recursos y patrimonio

al servicio de sus objetivos, de los ciudadanos y de la comunidad donde se encuentran

Objetivo de la conservación y preservación

El principal objetivo de la preservación y la conservación den los archivos es impedir la continuidad del deterioro progresivo de los documentos evitando que se acabe o desaparezca totalmente

Preservar y conservar el contenido intelectual de la información registrada transfiriendo la misma a otros soportes

Preservar y conservar los materiales documentales en forma más exacta posible

RAZONES PARA CONSERVAR Y PRESERVAR LOS DOCUMENTOS

EN PAPEL

La conservación y preservación, es indispensable, ya que de ahí depende el conocimiento de la realidad social en diferentes aspectos. El documento es en esencia, la minoría que da cuenta a los hechos vividos por el hombre como ser social y que quedan como testimonio para las sociedades presentes y futuras