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Acta No. 05 Diciembre 18 de 2012 – Comité Interno División de Bibliotecas – Universidad del Valle

Adolfo Sánchez expone plan de trabajo el cual se adjunta a esta acta.Se resaltaron los siguientes puntos :

2.1.1 Aire acondicionado.Se logró poner en funcionamineto los dos compresores que estaban dañados.

2.1.2 Modernización del ascensor. Se informa que esta actividad no fue posible por la que no se asignaron los recursos.2.1.3 Mantenimiento preventivo. Se elaboran y ejecutaron las ordenes contractuales para el mantenimineto de servidores, ups, equipos audiovisuales, casilleros de bolsos, aires acondicionados, equipos de seguridad del material bibliográfico y ascensor. 2.1.4. Ejecución presupuestal; se ejecutó en un 98% el Plan de Compras de Inversiones con Recursos de Estampilla.

Clemencia Garcia resalta que somos de las pocas unidades que hacen contratos para mantenimiento preventivo, el trabajo que se realizó con la adecuación de las láminas del cielo raso y las alfajías del tercer piso. Adolfo realizó un buen trabajo en este sentido. Se realizan las siguientes observaciones al plan de trabajo:. La ejecución presupuestal se cumplió.. Con respecto al aire acondicionado se logro la recuperación de los dos compresores.Adolfo Sánchez concluye que la instalación de alarmas para la evacuación es muy complicado, pues se requiere un diseño previo.María Victoria sugiere incluir a San Fernando para la alarma de evacuación.

2.2 Informe plan de trabajo Área descentralizadaMaría Victoria Salas expone plan de trabajo el cual se adjunta a esta acta. Se resaltaron los siguientes puntos:

2.2.1 Inclusión e indexación de la revista gastronuv en las bases de datos de Lilacs años 2010 - 2012, se ingresaron 98 artículos por el personal de la revista con la asesoría y el apoyo de María Teresa Alarcón.

2.2.2 Gestionar la inclusión de la serie de estudios de caso de cladea en el Olib, se hizo la gestión para crear la serie y se realizó un inventario que arrojó 1700 estudios de casos.

2.2.3 Ratificación Centros de Documentación Ciencias del Lenguaje y Cedis. Los centros están en proceso de asesoría tanto de servicios como de procesos técnicos.

José Vitelio pregunta si ya se creó el cargo de profesional en Cedis, se responde que están en ese proceso.

2.2.4 Se ha ingresado el 60% de la información de las Sedes Zarzal y Yumbo en cuanto a libros pendientes de procesamiento.

2.2.5 Coordinar plazos de recepción de solicitudes para la compra de material bibliográfico a las Sedes. En el año 2012 se compraron 2030 ejemplares, producto de una extensa selección.

2.2.6 Gestionar la realización del curso virtual para los estudiantes de las sedes.

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Se acordó realizarlo por etapas en conjunto con la Dintev, de acuerdo con la experiencia que se tiene.

2.2.7 Gestionar la inclusión de la producción intelectual de las sedes regionales a la biblioteca digital.

Palmira, Tuluá y Zarzal están listas para hacer los envíos al Área de Procesos Técnicos.

2.2.8 Capacitar a los estudiantes y docentes de las especialidades clínicas existentes en la Facultad deSalud.

Se capacitaron 400 docentes y estudiantes en 76 capacitaciones.

2.2.9 Capacitar a los nuevos docentes de la facultad de salud y administración.

Se ofreció a 207 docentes quedando institucionalizada.

2.2.10 Gestionar la construcción de la propuesta con regionalización para el funcionamiento del proyecto del sistema de bibliotecas.

Se realizó una reunión con la Dirección y el nuevo director de regionalización para darle a conocer las ideas de la División de Bibliotecas, se esperan avances en la definición de las Seccionales.

2.2.11 Elaborar políticas de diseño y contenido de la pagina Web de la biblioteca, responsabilidad delprofesional Neill Calero, ya se ha avanzado en un 80%.

2.2.12 Gestionar la construcción de la propuesta general de integración de los centros de documentación. Falta hacer la reunión con los profesionales de los Centros de Documentación para definir la metodología.

Clemencia Garcia resalta el trabajo que se hace con las regionales y la asesoría permanente, ya se hanprofesionalizado 2 bibliotecarias y se inician trabajos de responsabilidad profesional.

. La participación de los profesionales de San Fernando en lo que tiene que ver con la difusión y visibilización de las revistas que produce la Universidad, esto ha permitido que la biblioteca este muybien posicionada en la facultad de salud al igual que por la parte de capacitaciones.

Adolfo pide aclaración sobre la Biblioteca Álvaro López Toro.

Clemencia Garcia explica que en la Universidad se tienen tres bibliotecas generales y una especializada que es la Álvaro López Toro, la cual quedo como tal porque existe un documento de creación por resolución de la Universidad, pero siempre se ha dejado claro que mientras no exista un profesional que se responsabilice de ella, la biblioteca no puede contribuir de lleno en su desarrollo.

2.3 Informe plan de trabajo área Procesos Técnicos Fernando Betancurt expone plan de trabajo el cual se adjunta a esta acta.

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2.3.1 Evaluar recursos existentes que sirvan como herramientas para la optimización de los procesos técnicos de los diferentes materiales bibliográficos

Se evaluó la herramienta desarrollada por OCLC, proveedor del OLIB, a partir de un ensayo con 40 libros trabajados por los tres analistas y el coordinador seguirá en estudio por el detalle que ello exige.

2.3.2 Realizar donación de material bibliográfico destinado para este fin, a instituciones escolares o bibliotecas públicas se donaron 1008..

2.3.3 Cambio del código de barras de la signatura topográfica por la clave de autor se realizó dicho cambio a 25.000 documentos de la colección de reserva de las bibliotecas del Hospital Departamental, San Fernando y Mario Carvajal y colecciones del 700 que corresponde a recreación arte y deportes, 900 que corresponde a geografía e historia y parte del 600 que corresponde a ciencias aplicadas.Se destaca el trabajo realizado para la normalización de números de clasificación, duplicación de registros, manejo y enriquecimiento de registros, entre otros.

2.3.4 Duplicación de registros en el OLIB con el objetivo de normalizar la información de los mismos y dejar un solo registro.

2.3.5 Continuación del ingreso de l821 objetos digitales producidos por la comunidad universitaria a la Biblioteca Digital que permitan la difusión de la producción intelectual de la misma.

2.3.6 Adquisición del material solicitado por cada una de las bibliotecas de las sedes regionales para el año 2012 , coordinación de la preparación física del material con los bibliotecarios de las sedes.

Se pidieron 2385 materiales para todas las sedes y se adquirieron 2030 en total..

2.3.7 Reunion con los analistas de la División para mantener contacto permanente con ellos con el finde lograr normalización y adopción de la política de asignación de clave de autor, categoría de materiales para las Sedes.

Trabajos de grado: metadatos obligatorios para trabajar en la biblioteca digital

2.3.8 Incremento del intercambio de publicaciones editadas por el programa editorial de la universidad con instituciones de orden internacional.

Se enviaron 1188, materiales a Instituciones Nacionales e Internacionales y se recibieron 1066.

2.3.9 Iniciar con el trabajo de análisis y depuración de las revistas represadas pendientes por este procedimiento recibidas por canje y donación

Se hizo un descarte y se han definido unas prioridades de análisis, se han ingresado 497 revistas con 688 artículos corresponden a esas revistas, se realizó el análisis completo de esos artículos.

2.3.10 Mejora en el promedio en tiempo del procesamiento técnico de los materiales nuevos adquiridos por compra

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Se ha avanzado en algunas acciones, inclusión de la fecha de acceso que permitirá generar el dato requerido para cada uno de los ejemplares, agilización del procesamiento nuevo.

2.3.11 Seguimiento a títulos no cotizados inicialmente por proveedores para la consecución final o eliminación del sistema OLIB.

Fernando Betancur resalta el trabajo que se ha realizado con los centros de documentación, acompañamiento asesoría, y las Bibliotecas de las sedes regionales, se han avanzado en tareas muy importantes.

María Victoria Salas pregunta si los libros electrónicos serán consultados por el OPAC y se podrá descargar el PDF.Fernando Betancur responde que los libros de pearson ya están porque son nuestros, pero los demás todavía no se han podido subir, la idea es subir las etiquetas marc suministradas por el proveedor, para tener un registro general de consulta.

Adolfo Sánchez pide un estimado del material que falta por procesar. Fernando responde que esta al rededor de los 35.000 volúmenes, el 100% de las tesis tienen visibilidad a través del OPAC.

Clemencia Garcia habla a cerca de la normalización que se está haciendo en la parte de procesos, con respecto a la duplicación, explica es la normalización de registros por ejemplo de los autores que tienen varias entradas, dejar una sola, es el trabajo que está haciendo María del Carmen, el cual le ha aportado mucho a la biblioteca.También el trabajo que se ha hecho con regionalización el cual se ha pagado con recursos de ellos.

Clemencia Garcia dice que es muy importante ingresar al olib los registros de los libros electrónicos,ya que son compras de por vida y se debe incluir en el plan de trabajo del 2013, así como la herramienta para apoyo a procesos, comenta que se han mejorado mucho los registros estadísticos.

2.4 INFORME PLAN DE TRABAJO ÁREA SERVICIOS AL PÚBLICOJosé Vitelio López expone plan de trabajo el cual se adjunta a esta acta.

2.4.1 Continuar con el proyecto de cambio de signatura de código de barras a clave de autor al material bibliográfico de la Colección de Referencia.Toda la colección está con clave de autor.

2.4.2 Crear e implementar el Twiter de la División de BibliotecasTrabajo realizado con Diego, se tienen al momento 526 seguidores, se han enviado al rededor de 120 twiter. Se publica información de todas las áreas de la Biblioteca.

2.4.3 Presentar propuesta para actualizar el Reglamento de la División (Resol. 031 de 2007)Se tiene el borrador y se espera en febrero o marzo de 2013 presentar el documento final para evaluación por parte del comité interno y la Dirección. Se incluyeron unas correcciones hechas por Adriana Chavarro.

2.4.4 Participar en la elaboración del Documento para la apertura de colecciones.

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Se elaboró el documento y fue entregado a la Vicerrectoría Académica.

2.4.5 Organización y ejecución de la VII Jornada de capacitación para el personal de la División.Se tiene pendiente la encuesta, la Biblioteca va a realizar la tabulación2.4.6 Implementar el proyecto “Préstamo con envío a domicilio”Ya se tiene el visto bueno por parte de la dirección para dar inicio en fe3brero de 2013.

2.4.7 Elaborar y presentar propuesta de Políticas de Conservación del material Bibliográfico de la División de Bibliotecas.Ya está el borrador de la propuesta y se entregará a la dirección la primera semana de enero de 2013.

2.4.8 Elaboración y presentación del Proyecto “Creación y Organización del Fondo de Libros antiguos de la División de Bibliotecas”Ya se elaboró el documento y fue presentado al Dirección.

2.4.9 Elaborar y presentar propuesta de un portafolio de servicios de la Biblioteca – Incluir PortafolioVirtual, en enero se tendrá la primera versión.

2.4.10 Organizar y realizar exposiciones temáticas del material bibliográfico de la División de Bibliotecas. Responsabilidad de Mónica, se realizaron 9 exposiciones temáticas durante todo el año, una de ellas fue la de Rafael Pombo.

2.4.11 Seleccionar material en braille como apoyo a los estudiantes con discapacidad visual.

En Colombia quien provee el material en braile es el INCI, pero todo el material que producen para Universitarios ya se les ha comprado, se tiene la opción de ingresar a la Biblioteca Virtual Argentina,la cual tiene una colección de 4500 tiflolibros, ha llenado el vacio de no conseguir material bibliográfico en Colombia.

2.4.12 Revisar el material bibliográfico de Colecciones Especiales y retirar ejemplares con copia y remitirlo a Colección General y Referencia

Han retirado 593 ejemplares de colección, que se han enviado a referencia y a Colección general.

2.4.13 Escanear el archivo del Ferrocarril de Pacifico

Responsabilidad de María Eugenia, todo el material se encuentra ya escaneado.

2.4.14 Programar y realizar Cursos de Braille en la Sede San Fernando y MeléndezEn el primer semestre 2012 se realizó la séptima versión con participación de 20 personas.

2.4.15 Propuesta e implantación de la ampliación del horario de la Biblioteca en 5 horas a la semana

Se planteo la idea de iniciar labores a las 6:30 am y tetrminar a las 9:30pm, falta proyecto detallado

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2.4.16 Realizar los trámites para ingresar como miembro a la “Red de Información en C&T Agrícola y afines de Colombia – AGRONET”.Ya se realizaron los tramites nos dieron las claves y estamos en el paso de ingreso de la información.

2.4.17 Propuesta del nuevo diseño de la campaña del silencio

Se tiene unos habladores que tiene dos tarjetas una amarilla y una roja, que son llamados de atención para los usuarios que están haciendo ruido, camisetas para los monitores, ya quedó la publicidad parael próximo semestre, se hizo una redistribución de las mesas de la sala A.

2.4.18 Elaborar y presentar propuesta para el cambio del software que se utiliza en el manejo de la Conmutación Bibliográfica

Se hizo un estudio junto con los profesionales de San Fernando, en el cual se evaluaron a celsius, y el software ofrecido por OCLC, y se decidió que seguiremos con celsius por ahora, mientras se encuentre un software mejor ya que la otra opción que se evaluó es muy costosa.

José Vitelio López resalta algunos proyectos que se quedaron por fuera del plan de trabajo del 2012 por ejemplo fondo histórico de la División y archivo José Manuel Restrepo, con este fondo seriamos la tercer Biblioteca en el país que lo va tener tan actualizado y completo.La parte de fototeca, este año se inició con este proyecto, ya hay unas fotos en la biblioteca digital como resultado de este trabajo.Con los profesionales de San Fernando se ha trabajado las políticas de formación de usuarios y también las de conmutación bibliográfica definitivas, ya se tiene la última versión. Este año Diego Monsalve ha trabajado en la actualización del software de mediateca, el cual va permitir que los profesionales de mediateca puedan sacar sus estadísticas. Se hizo difusión de los servicios de la Biblioteca por el canal de la Universidad, la emisora, y en twiter.

María Victoria Salas dice que es importante que se ponga en la página Web el enlace a la Biblioteca de tiflolibros, para las personas en situación de discapacidad.

Además pide camisetas de la campaña del silencio para las personas de Punto de Información en Biblioteca San Fernando

Clemencia Garcia pregunta cuál es la importancia de pertenecer a AGRONET

José Vitelio López responde que representa compartir información con las instituciones pertenecientes, además formar parte de la Biblioteca Digital del Ministerio de Agricultura.

Clemencia Garcia dice que es muy importante porque el próximo año la Universidad va pedir como uno de los indicadores la Representación que la Universidad tenga ante diferentes entes.

José Vitelio López dice que ISTEC va nombrar un coordinador, y que Diego Monsalve se va postulara esta convocatoria.Clemencia Garcia resalta que la parte de servicios es el área más grande, y con más servicios, sugiereque para el próximo año se le dé la responsabilidad de las redes sociales a más personas con el fin de que sea más ágil este servicio.

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Recomienda que el préstamo a domicilio esté por escrito para no tener inconvenientes.

José Vitelio López comenta que se hizo una encuesta por internet a los docentes donde el 90 % de ellos estuvo de acuerdo con el servicio y el cobro de este.

Clemencia Garcia dice que todos los archivos de la Biblioteca axcepto San Fernando, quedaron con las tablas de retención documental, ya están aprobadas por la Universidad y el próximo año se le realizarán los cambios.

Resalta que muchos servicios dependen de las personas que lo están haciendo, comenta que los invidentes se sentían desplazados, habla de una campaña que realizaron las funcionarias del4 piso para comprar una grabadora que necesitaba un usuario, además de un nuevo equipo que se les compró.

3. INFORME CONSOLIDADO PLAN DE ACCIÓN DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECAS.Clemencia socializa el plan de acción, el cual se le dio cumplimiento en un 80%. , se adjunta a esta acta.

Recomienda para el próximo año se debe retomar los puntos que no se llevaron a cabo en su totalidad para el 2012

4. FONDO HISTÓRICO DE LA DIVISIÓN Y ARCHIVO JOSÉ MANUEL RESTREPO.

1. Este archivo es muy importante, ya que Jose Manuel Restrepo es casi que el primer historiador del país.

2. El Fondo Histórico de la División y Archivo José Manuel Restrepo fue trasladado del programa de historia en el 2009, se tienen 80 rollos y se están haciendo las gestiones para recuperar el resto de los rollos. La idea central es que la información se lleve al olib, y a la biblioteca digital.

3. Se adjunta al acta la propuesta y normas para el manejo del fondo antiguo, que propuso el área de servicios.

4. Clemencia Garcia resalta la capacitación que se le dio a Humberto Velez sobre el tema y se esperan sus aportes.

5. Comenta igualmente que el trabajo de grado de Gustavo Cachotis consistio en organizar el archivo de libros antiguos que tiene en su oficina, se espera su ingreso al olib en su totalidad.

5.VARIOS

5.1 Facebook

Se recibe como invitada a la biblioteraria Andrea Hortua Andrea expone la propuesta que se adjunta a esta acta.

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Clemencia Garcia habla del concepto de cambiar de DSI a RSS, insiste en que se debe conformar un equipo y no depender de una sola persona, saber quiénes van hacer los responsables por áreas.

Clemencia Garcia sugiere que José Vitelio López conforme un equipo de trabajo para este proyecto.

5.2 Informe Comité Central de Bibliotecas

Clemencia Garcia inicia hablando de la colección abierta en donde, se lleva el comparativo de uso de octubre y noviembre del año pasado contra el uso de octubre y noviembre del año en curso este se ha incremento en un 29%.En cuanto a la máquina de autopréstamo está siendo más utilizado el autopréstamo como tal, que el préstamo por parte del bibliotecario.Se presentan muchas quejas de los usuarios en cuanto a las alertas que tienen y les impide realizar el préstamo, se van a tener en cuenta para mejorar este servicio.

En los trabajos colaborativos se desarrolló un metabuscador en asocio con los miembros de la RUAV que permitirá la búsqueda y acceso a la información de todos los recursos de información de las Bibliotecas de la región.

Se presentan algunos datos estadísticos importantes como: visitantes a la División 991.426, visitantesa la página web 409.728, visitantes que inician secciones en Bases de Datos 278.398, visitantes al Museo Arqueológico Julio Cesar Cubillos 2.900, asistentes a las actividades culturales 3.354, en totalse tienen 1.685.000 visitas en el año 2012.

Respecto a las colecciones se informa que existen 390.489 libros y trabajos de grado, 30.897 libros electrónicos por compra, 95,809 libros electrónicos por suscripción 276.855 revistas en papel y microfichas, 4.877 Cd-rom., 6.167 discos compactos 11.616 películas y videograbaciones 27.113 diapositivas, 8.548 mapas, entre otros, en total se tienen 845.557 ejemplares en colecciones.

Las estadísticas de uso de las colecciones más representativas corresponden a 438.234 préstamos y renovaciones, 778.353 consultas a bases de Datos y 432.271 artículos descargados. El total es de 1.935.119 consultas de los usuarios a nuestros recursos.

Podemos decir que de los recursos que tenemos el 24% ya son electrónicos.

Siendo las doce y cuarenta y cinco del medio día se dio por terminada la reunión.

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Compromisos Responsable FechaProgramada

FechaEjecutada

1

María Victoria sugiere incluir a San Fernando para la alarma de evacuación y además aprovechar el rediseño.

Adolfo Sánchez

2

En el 2013 se realizará un trabajo con la página web de la biblioteca, la cual se llevará a otra plataforma

María Victoria Salas 2013

3 Ingresar al Olib los registros de los libros electrónicos.

Fernando Betancur 2013

4.

La política de conservación de material bibliográfico se debe definir para el próximo año,al igual que el portafolio virtual de servicios.

José Vitelio López 2013

Preside la Reunión: Clemencia García Aldana – Directora División Bibliotecas

Elaboró: Ana Beatriz Rosero(Secretaria) Apr

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Fecha: 18 de Diciembrede 2012

Firma: Firma:

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