ACTA NÚMERO 14-2005

ACTA NÚMERO 14-2005

En la ciudad de Guatemala, siendo las 16:00 horas del día miércoles 20 de abril

2005, reunidos en el Salón de Sesiones de Junta Directiva “LEONEL CARRILLO

REEVES” para celebrar sesión extraordinaria los siguientes miembros de Junta

Directiva de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia: Licenciado Gerardo

Leonel Arroyo Catalán, M.Sc. Decano, Licenciada Gloria Elizabeth Navas

Escobedo, Vocal Primero; Licenciada Liliana Magaly Vides S. de Urízar, Vocal

Segundo;; Bachiller Roberto José Garnica Marroquín, Vocal Cuarto; Bachiller

Rodrigo José Vargas Rosales, Vocal Quinto y Licenciada Jannette Sandoval

Madrid de Cardona, Secretaria, quien suscribe.

Ausente con excusa: Licenciada Beatriz Eugenia Batres de Jiménez, Vocal

Tercero

Personas invitadas a esta reunión son: Lic. Jorge Alberto Ruiz Ordóñez,

Director del Centro de Estudios Conservacionistas (CECON) Lic. Oscar Federico

Nave Herrera, Representante de los Docentes de la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia ante el Consejo Superior Universitario; Lic. Abel Estuardo

García Gaitán, Secretario Adjunto; Sra. Dina Marlen González de Porres,

Tesorera; Sr. Abel Esteban López Pacheco, Encargado de Inventario; Licda.

Lesbia Arriaza Salguero, Jefa del Laboratorio de Producción de Medicamentos

LAPROMED-. Dariel Velásquez Miranda, Representante de Colegio de

Farmacéuticos y Químicos, ante el Consejo Superior Universitario y Licda Vivian

Lucrecia Matta Ríos, Directora de la Escuela de Estudios de Posgrado.

La sesión inició el miércoles 20 de abril del 2005 y luego de contar con la

información correspondiente a cada caso tratado, y por convocatoria realizada por

el Señor Decano, Junta Directiva se reunió nuevamente el viernes 22 de abril del

2005 a las 14:00 horas, habiendo finalizado la sesión a las 17:00 horas de este

segundo día de sesión.

El Licenciado Gerardo Leonel Arroyo Catalán, M.Sc. Decano de la Facultad, da la

bienvenida a los miembros de la Junta Directiva e invitados a esta sesión, en la

cual informa que recibió el OFICIO DGF-425-2005 de fecha 19 de abril de 2005,

suscrito por el Dr. Luis Alfonso Leal Monterroso, Rector de la Universidad de San

Carlos de Guatemala, por medio del cual proporciona copia de la información

correspondiente a esta Unidad Académica contenida en el Oficio CGC-CEEA-

Universidad de San Carlos de Guatemala-464-464-2005, de fecha 19 de abril del

año en curso suscrito por la Licda. Sary Leonora Jerez Galindo, Coordinadora

General de la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas.

La información enviada corresponde a los hallazgos en las áreas evaluadas en

esta unidad.

Informa el Doctor Leal Monterroso, informa que para desvanecer o aclarar estas

ACTA NÚMERO 14-2005 DEL 20 DE ABRIL 2005 2.

deficiencias, la Contraloría General de Cuentas, ha fijado cuatro días hábiles, de lo

contrario estos hallazgos se convertirán en definitivos. Solicita que los

documentos de respaldo del análisis que la unidad haga relacionados con los

hallazgos correspondientes deben ser enviados por escrito a la Dirección General

Financiera, , adjuntando también para el efecto un disquete con la información,

dentro de los cuatro días posteriores a que reciba y firme copia de la presente. La

copia presentada a la Facultad consta de veintinueve folios. Agrega que en el

informe se encuentran VEINTE hallazgos, y se pretende que el desvanecimiento

se realice bajo el mismo formato; el producto del presente análisis será conducido

a la Dirección General Financiera, según fue solicitado por el Dr. Leal Monterroso.

Agrega que, derivado de la importancia de este trabajo, esta Unidad Académica

centralizará en la Secretaría Adjunta la coordinación del análisis, esta es una

situación de alta prioridad, por lo que solicita dedicación exclusiva de los

presentes, para que se cumpla con el tiempo establecido. Hace énfasis en que

todos debemos participar en la elaboración de un único documento que

desvanezca o aclare los hallazgos de la Contraloría General de Cuentas.

La información correspondiente a las pólizas de Diario que se encuentran en

Contabilidad, no fueron proporcionados por ese departamento.

PUNTO UNICO

El Licenciado Gerardo Leonel Arroyo Catalán, M.Sc. Decano de la Facultad, da la

bienvenida a los miembros de la Junta Directiva e invitados a esta sesión, en la

cual informa que recibió el OFICIO DGF-425-2005 de fecha 19 de abril de 2005,

suscrito por el Dr. Luis Alfonso Leal Monterroso, Rector de la Universidad de San

Carlos de Guatemala, por medio del cual proporciona copia de la información

correspondiente a esta Unidad Académica contenida en el Oficio CGC-CEEA-

Universidad de San Carlos de Guatemala-464-464-2005, de fecha 19 de abril del

año en curso suscrito por la Licda. Sary Leonora Jerez Galindo, Coordinadora

General de la Comisión de Auditoría de la Contraloría General de Cuentas. La

información enviada corresponde a los hallazgos en las áreas evaluadas en esta

unidad. Informa el Dr. Leal que para desvanecer o aclarar estas deficiencias, la

Contraloría General de Cuentas, ha fijado cuatro días hábiles, de lo contrario estos

hallazgos se convertirán en definitivos. Solicita que los documentos de respaldo

del análisis que la unidad haga deben ser enviados por escrito a la Dirección

General Financiera, relacionados con los hallazgos correspondientes, adjuntando

también para el efecto un disquete con la información, dentro de los cuatro días

posteriores a que reciba y firme copia de la presente. La copia presentada a la

Facultad consta de veintinueve folios. Agrega que en el informe se encuentran

VEINTE hallazgos, y se pretende que el desvanecimiento se realice bajo el mismo


formato; el producto del presente análisis será conducido a la Dirección General

Financiera, según fue solicitado por el Dr. Leal Monterroso. Agrega que, derivado

de la importancia de este trabajo, esta Unidad Académica centralizará en la

Secretaría Adjunta la coordinación del análisis, esta es una situación de alta

prioridad, por lo que solicita dedicación exclusiva de los presentes, para que se

cumpla con los tiempos establecidos. Hace énfasis en que todos debemos

participar en la elaboración de un único documento que desvanezca o aclare los

hallazgos de la Contraloría General de Cuentas.

La información correspondiente a las pólizas de Diario que se encuentran en

Contabilidad, no fueron proporcionados por ese departamento, a pesar de que la

solicitud se hizo llegar a esa dependencia de la Universidad desde el día 21 de

abril.

Junta Directiva, después de conocer y discutir la información presentada

acuerda, aprobar las aclaraciones y desvanecimientos presentados a los

hallazgos de la Contraloría General de Cuentas de la Nación

INDICE DE HALLAZGOS

NUMERAL 6. AREA DE RECURSOS HUMANOS

HALLZAGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE

LEYES Y REGULACIONES APLICABLES

1. Hallazgo No. 2. Servicios prestados sin la suscripción del contrato.

2. Hallazgo No. 3. Carencia de Evaluación del Desempeño

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

3. Hallazgo No 2. Falta de programas de capacitación

HALLAZGOS RELACIONADOS CON LA EVALUACIÓN DE LA

CALIDAD DEL GASTO

4. Hallazgo No. 2 Control de asistencia inadecuado

5. Hallazgo No. 9 Bienes en mal estado y en desuso que siguen figurando

en el inventario por monto de Q 483,433.57.

6. Hallazgo No. 23 Actividad lucrativa de una empresa privada con activos

fijos propiedad de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia.

7. Hallazgo No. 3 No se cumple con practicar inventario físico de bienes

anualmente

8. Hallazgo No. 6. Compra de vehículo con incumplimiento de documentos

legales.

9. Hallazgo No. 17. Incumplimiento en el número de ofertas presentadas en

cotización en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia.

10. Hallazgo No. 24. Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas


y Farmacia. Póliza 2447.

11. Hallazgo No. 26 Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas

y Farmacia. Póliza de Diario 3963

12. Hallazgo No. 30. Falta de garantías en Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia. Póliza de diario 1464

13. Hallazgo No 36. Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas

y Farmacia. Póliza de diario 2969

14. Hallazgo No. 41. Falta de contrato en compra de Equipo de Cómputo en

la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. Póliza de Diario 3944.

15. Hallazgo No. 42 Falta de documentación legal en la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia. Póliza de diario 1214

16 Hallazgo No. 44 Falta de documentación legal en el Centro de Estudios

Conservacionistas

17. Hallazgo No. 2 Incumplimiento en disposiciones legales y calidad del

gasto en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. Póliza de diario

3968.

18. Hallazgo No. 12 Compra de bebidas alcohólicas en la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia.

4.7 DONACIONES

19. Hallazgo No. 18. Donaciones no reportadas a la Dirección General

Financiera.

20. Hallazgo No. 19 donaciones registradas en Contabilidad que no

aparecen en el Presupuesto.

ACLARACIONES Y DESVANECIMIENTOS

Número 1

NUMERAL 6. AREA DE RECURSOS HUMANOS

HALLZAGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

REGULACIONES APLICABLES

Hallazgo No. 2. Servicios prestados sin la suscripción del contrato.

Condición:

En la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, en los contratos del personal de

Maestría y Postgrado, específicamente el caso de la persona quien desempeñó el

cargo de profesor 2HD fuera de carrera de la Maestría Multidisciplinaria en

Producción y Uso de Plantas Medicinales, con sueldo mensual de Q3,041.92 y

total de Q 7761.80, durante el período comprendido del 18 de agosto al 03 de

noviembre del año 2004, con cargo a la partida presupuestal 4.5.06.2.11.029

prestó los servicios sin que haya sido suscrito el contrato de trabajo

correspondiente.


ACLARACIÓN

El Lic. Benito Soler prestó los servicios como profesor durante el período del 18 de

agosto al 3 de noviembre del año 2004.

Al Lic. Soler se le elaboró el contrato No. 53-2004 por un monto total de Q

7,761.80 el cual fue elaborado con fecha 20 de septiembre del 2004.

Se presentan los siguientes documentos

1. Copia de la carta de la Dirección de la Escuela de Postgrado a Junta

Directiva de la Facultad de Ciencias Químicas solicitando el nombramiento

del Lic. Benito Soler, con fecha 17 de agosto del 2004.

2. El nombramiento del Lic. Benito Soler fue autorizado por Junta Directiva el 23

de septiembre según punto DECIMOTERCERO, incisos 13.13 del Acta No.

33.2004.

3. Se solicitó a Junta Directiva del Colegio de Farmacéuticos y Químicos de

Guatemala la colegiación profesional mientras dure la contratación del Lic.

Benito Soler por la Escuela de Estudios de Postgrado. Se adjunta copia de la

solicitud fechada 1 de octubre del 2004.

4. El día 5 de noviembre se recibió la respuesta del Colegio de Farmacéuticos y

Químicos donde autoriza extender la colegiación temporal.

5. Posteriormente el Lic. Soler presentó a esta facultad la Constancia de

Colegiado activo por lo cual se completa la papelería requerida y se le inicia

el proceso de contratación.

6. Al Lic. Soler se le cancela sus servicios a finales del mes de Noviembre.

7. Se adjunta copia del contrato.

Número 2

Hallazgo No. 3. Carencia de Evaluación del Desempeño

Condición

En la evaluación e Control Interno practicada en la Facultad de Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia, se verificó que a la fecha no se ha practicado la

evaluación del desempeño al personal administrativo.

DESVANECIMIENTO

CARENCIA DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

A la fecha no se ha llevado a cabo la evaluación del desempeño del personal

administrativo de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, en virtud de que

dicho instrumento administrativo aún no ha sido aprobado por el Consejo Superior

Universitario para su aplicación general en la Universidad, tal y como lo estipula el

articulo 65 y 66 del Estatuto de Relaciones Laborales entre la USAC y su personal.


Número 3

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

Hallazgo No. 2. Falta de programas de capacitación

Condición

En la evaluación de Control Interno practicada a la Facultad de Ciencias Químicas

y Farmacia se determinó que no existe un programa permanente de capacitación,

entrenamiento y desarrollo para incrementar habilidades, capacidades y aptitudes

del personal docente y administrativo.

Aclaración

a): docente

1) La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia pertenece al Sistema

de Formación Docente que coordina la Dirección General de

Docencia, a través de la División de Desarrollo Académico (Punto

SEPTIMO, Acta 37-2003, de sesión celebrada por Junta Directiva el

20 de noviembre de 2003; Punto SEPTIMO, Acta No. 08-2004, de

sesión celebrada por Junta Directiva el 04 de Marzo de 2004)

2) Posee un Departamento de Desarrollo Académico que, dentro de sus

objetivos se cuenta con el de formación docente, asimismo una

docente del mismo tiene como atribución directa la coordinación de

dicho programa.

3) Cuenta con una Docente encargada del Programa de formación

docente, MSc. Norma Pedroza Estrada.

4) En cuanto a ayudas becarias, la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia sostiene los estudios de por lo menos tres profesionales

que están realizando sus estudios de posgrado, en áreas

relacionadas con su quehacer académico, por lo que cuenta con los

siguientes profesionales con posgrado: Dra. Amarillis Saravia

Gómez; Dra. Maria Carlota Monroy; Dr. Oscar Manuel Cóbar Pinto;

Dr. César Estrada; Dr. Alfredo Salvador Gálvez; Dra. Patricia Saravia

Otten; Dr. Mario González Pérez, Lic. Fernando Bolaños Baldioceda

Rica 1997-2004; Dr. Rubén Velásquez Miranda; Dr. Juan Fernando

Hernández; Dra. Alma Virginia Freire Martínez, 1997; MSc. Silvia

Rodríguez de Quintana; MSc. María Antonieta González Lic.

Fernando Bolaños Baldioceda, INCAP 1997; MSc. Sergio Melgar;

MSc. Carolina Rosales. MSc. Licda. Vivian Lucrecia Matta Ríos;

MSc. Gerardo Leonel Arroyo Catalán; MSc. Blanca Samayoa,

Universidad Tulane, EEUU, 1997; MSc. Luis Hugo Santa Cruz; MSc.

Julieta Ortiz; MSc. Raquel Pérez Obregón; MSc. Javier Rivas; MSc.


Ricardo Veliz; MSc. Silvia Echeverría Barillas, Delft, Holanda 1996;

MSc. Hada Marieta Alvarado Beteta; Dr. Alejandro Arrivillaga Cortez,

Universidad de Luisiana, EEUU 1997 a 2000; MSc. Karin Herrera,

1998, UVG; MSc. María Elena Ponce Lacayo.

5) Actualmente están becados los siguientes: Lic. Igor Iván Slowing

Umaña; Licda. María Eugenia Paredes; Lic. Juan Francisco Pérez

Sabino; MSc. Sergio Melgar Valladares (ya autorizado, inicia

programa en agosto 2005); Licda. María Paula De León; Lic. Rodolfo

Orozco Chilel; MSc. Lissete Madariaga Monroy 1998, UVG.

5) Docentes de la Facultad que han cursado la Maestría en Docencia

Universitaria: MA. Lillian Irving Antillón; MA. Ninfa Méndez; MA.; MA.

Lucrecia Peralta de Madriz; MA, Aura de Obregón; MA. Aída

Alvarado de Alvarado; MA. ; MA. illiam Barrantes; MA. Idolly

Nefertiti Carranza Forkel; MA. María Elena Ponce Lacayo.

6) Profesionales con licencia sin goce de salario y sin beca, fuera de

Guatemala: Licda. Dulce María Bustamante.

7) Muchos docentes han obtenido ascenso en su categoría docente por

obtener un grado académico adicional a la Licenciatura.

8) Ayuda económica a un promedio de quince profesores y auxiliares de

cátedra para participar en Cursos y Pasantías en Guatemala y fuera

de ellas. Existe un reglamento específico para el otorgamiento de

ayudas económicas.

9) Los cursos, talleres y conferencias de capacitación que han sido

proporcionados, según informe presentado por la Licenciada Norma

Pedroza Estrada son:

Filosofía de la Ciencia. 15 de marzo 2005

Innovación Educativa en la Sociedad de la Información.

Introducción de nuevas tecnologías en la Educación. 13 y 14

de enero 2005-04-22

Comunicación y Ayudas Audiovisuales. 24 febrero, 4 de

marzo, 25 de marzo, 01 de abril 2004.

Globalización y Problemas del Desarrollo. 23 marzo 2004

¿Evaluar para qué?. 4, 8, 12, 14 de octubre, 15 y 19 de

noviembre de 2004

Desarrollo Curricular por competencias. 24 de octubre 2002

(8 horas)

Jornada de Inducción. 20 septiembre 2002 Dirigido a

estudiantes.


Planeamiento para el Aprendizaje Significativo. 9 al 11 de

julio 2002

Taller sobre presentación de trabajos académicos. 21 junio

2002

Curso Fundamentos de Epidemiología. 21, 22 y 23 de mayo

2002

Metodología alternativa, la Mediación Pedagógica. 18 al 21

de marzo 2002

Conferencia: Petróleos Brasileños. 6 de febrero 2002

Estudios Genéticos y Morfométricos de la chinche

transmisora de la enfermedad de Chagas. 28 de mayo 2001

Genoma Humano. 19 abril 2001

Taller de Control de Calidad de Plantas Medicinales. 28

febrero 2001

Agrega los boletines informativos editados por la Dirección General de Docencia

de la Universidad de San Carlos de Guatemala, relacionados con invitación a

participar de diferentes cursos durante los años 2002

b) administrativo

De acuerdo al artículo 18, inciso 5, del Estatuto de Relaciones Laborales entre la

USAC y su personal, los programas de capacitación son una atribución de la

Oficina de Administración de Personal. Sin embargo, esta unidad académica ha

emprendido un programa de Educación continua que se llevó a cabo durante todo

el año 2004, tal y como se comprueba a través de las Ref. SA. 1755.10.2004,

Ref.054.10.2004, SA 19.05.2004, SA.27.06.2004. Jornada de Inducción. 18 y 19

de septiembre 2002 (Dirigida a personal administrativo)

Número 4

HALLAZGOS RELACIONADOS CON LA EVALUACIÓN DE LA

CALIDAD DEL GASTO

Hallazgo No. 2. Control de asistencia inadecuado

Condición

Se estableció que el control de la asistencia del personal docente y administrativo

es inadecuado e ineficiente en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia.

Además la División de Administración de Personal no ha elaborado

procedimientos generales para el control de asistencia diaria, específicamente

para la verificación de entrada, permanencia y salida del personal.

ACLARACIÓN Y DESVANECIMIENTO

1. docente


Junta Directiva informa que en cuanto al control de asistencia del personal

Académico ha existido desde 1970, según disposición del Consejo Superior

Universitario. A pesar de que esta situación se ha contemplado y cumplido en la

Facultad, en el año 2000 se ratificó lo siguiente:

1. Punto CUARTO, del Acta 17-2000, de sesión celebrada el 04 de

mayo de 2000 2. Punto SEXTO, del Acta 15-2002, de sesión celebrada el

25 de abril de 2002

(Anexo

3. Se anexa copia de muestra de libros de control de asistencia de

Escuelas.

4. Se anexa copia de oficio elaborado por el Licenciado Gerardo Leonel

Arroyo Catalán, M.Sc., Decano de la Facultad, en el cual solicita a la

Secretaría General le proporcionen los criterios de asignación de carga para

los docentes en las unidades académicas.

b) administrativo

En la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, ha existido apego a lo instruido

en la circular R. 05-08-2002, de fecha 08 de agosto del 2002, emitida por el Rector

de esta casa de estudios, y específicamente en lo que se refiere al

CUMPLIMIENTO DE HORARIOS DE TRABAJO. En consonancia con lo anterior

el personal administrativo marca diariamente la entrada y salida de sus labores en

un reloj que existe para el efecto.

Número 5

Hallazgo No. 9. Bienes en mal estado y en desuso que siguen figurando en el

inventario por monto de Q 483,433.57

Condición

Se comprobó que en tres unidades académicas existen bienes inservibles que

desde hace varios años están inservibles y solo ocupan espacio físico; además de

incrementar el total del inventario. En la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia se detectó que existen varios bienes que se encuentran en mal estado,

sólo en algunos casos se ha iniciado el procedimiento para la baja.

DESVANECIMIENTO

Dese el año 1998, en que se asumió el puesto de Encargado de Inventarios se

han elaborado 21 informes de bajas de bienes de inventario, los cuales han

reflejado baja en total de bienes de 2,718, cuyo valor asciende a Q590,250.93.

(ver documentos adjuntos) En este año se han elaborado dos informes para

autorizar bajas de bienes de inventario por parte del Encargado de Inventarios de

la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, los cuales ya fueron autorizados por


la Junta Directiva, con base en los informe de Auditoría Interna, de los cuales se

adjunta fotocopia:

Informe A-085-2005/008 CP, de fecha 09 de febrero del 2005, de Auditoria

Interna, baja autorizada en Acta No. 07-2005, de Junta Directiva de la

Facultad, punto Decimocuarto, por un Monto de Q.87, 091.88.

Informe Oficio N.T.081.03.2005, de fecha 16 de marzo del 2005, baja

autorizada en Acta No.10-2005, de fecha 17 de marzo del 2,005, Punto

Decimoséptimo, por un monto de Q.98,141.86.

Informe No.01-2005, Trasladado al Departamento de Auditoria Interna en

Oficio No. N.T .012.01.2005, de fecha 19 de enero del 2005, solicitud de

bajas de bienes de inventario por valor de Q.63, 463.53, pendiente de

autorización. (Adjunto fotocopia).

Actualmente, se está elaborando el informe de bajas de bienes de inventario No.

3-2005, con base en la Circular No. N.T.007.03.2005, de fecha 17 de marzo del

corriente, donde se solicita a los Directores de Escuelas y Programas que

conforman la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, la información de los

bienes que se encuentren en desuso y baja la responsabilidad del personal

docente y administrativo, cuya fecha límite de recepción es el 03 de mayo del

presente año. (Adjunto Fotocopia).

Se hace énfasis en que desde que la administración central de la Universidad de

San Carlos de Guatemala estableció el sistema, este se realiza en la Facultad.

Número 6

Hallazgo No. 23. Actividad lucrativa de una empresa privada con activos fijos

propiedad de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia.

Condición

Se determinó que la empresa Infoservicios recibió un total de 178 bienes

propiedad de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia y que se le trasladan

en calidad de préstamo al Centro Estudiantil de Cómputo (CEC) por un total de Q

143,549.03. Esto derivado del punto decimoquinto del Acta 28-2003 de sesió0n

celebrada el 4 de septiembre de 2003 por Junta Directiva de la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia. Según oficio Ref. F.No. 411.02.2005 del 17 de

marzo de 2005 emitida por el Decano de la Facultad, indica “Que no existe carta

de entendimiento suscrita con la empresa Infoservicios, porque luego de realizar

las consultas pertinentes en Rectoría, se le informó que el procedimiento correcto

era la suscripción de un contrato y que a pesar de que la carta de entendimiento

contenía los elementos necesarios, no fue viable y que dicho contrato se

encuentra en la Dirección de Asuntos Jurídicos”. Las tarjetas de responsabilidad


para el control de bienes de inventario (Forma DF-3) relacionadas al equipo

entregado a Infoservicios, están firmadas por el Lic. Oscar Federico Nave Herrera,

con fecha 27/11/2002.

DESVANECIMIENTOS

1. En el Punto DECIMOQUINTO, del Acta No. 28-2003, de la sesión celebrada

por la Junta Directiva de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia, el 04 de

septiembre de 2003 y con base en lo acordado en el Punto NOVENO, inciso 9.2,

del Acta No. 10-2003, de la sesión celebrada por ese Órgano de Dirección, el 20

de marzo de 2003, fue autorizada la firma del contrato de Administración del

Centro Estudiantil de Cómputo (CEC), iniciándose así el proceso para contar con

la sustentación o amparo de la adjudicación de la administración de dicho Centro.

Dicho proceso se vio afectado por la entrada en vigencia del reglamento para

normar las actividades comerciales en la Universidad de San Carlos de

Guatemala, por lo que luego de que se establecieron todos los requisitos

necesarios, la Dirección de Asuntos Jurídicos elaboró el “Convenio de prestación

de servicios de conexión de internet para el Centro Estudiantil de Cómputo

ubicado en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia y 70 conexiones más

para uso de estudiantes, profesores y personal administrativo”, a favor de la

empresa Infoservicios, el cual fue suscrito por el Dr. Luis Alfonso Leal Monterroso,

Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, con fecha 12 de abril de

2005, documento que ampara lo actuado hasta la fecha.

2. Dada la naturaleza del convenio, se considera que se trata de la prestación

de servicios entre ambas instituciones, en el cual la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia no recibe remuneración, sino que es beneficiada por la

instalación de equipos de repetición y comunicación para obtener el servicio de

Internet, tanto en el Centro Estudiantil de Cómputo, como a setenta (70)

computadoras para uso de docentes de la Facultad en sus dependencias ubicadas

en los edificios T-10, T-11, T-12 y T13; asimismo, se cuenta con el apoyo de

personal técnico y asesoría de Infoservicios con relación a las conexiones de

Internet para los usuarios de la Facultad, lo cual de acuerdo con cotizaciones que

para este servicio se tienen, dicho servicio podría estar costando a la Facultad

entre Q25,000.00 y Q 30,000.00 mensuales.

3. En tanto se concluyeran los trámites correspondientes, los bienes de la

Facultad que se encuentran en el Centro Estudiantil de Cómputo, permanecieron

bajo la responsabilidad del Lic. Oscar Federico Nave Herrera, quien tenía bajo su

cargo dicho Centro anteriormente; a este respecto, se faccionó el acta No. 009-

2003, de fecha 04 de junio de 2003, en la cual se detallan dichos bienes.


Número 7

Hallazgo No. 3. No se cumple con practicar inventario físico de bienes

anualmente

Condición

En la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia no se ha efectuado una

inspección DESVANECIMIENTO

Desde el año 1997, rango de fecha a evaluar por parte de la Contraloría, se han

venido realizado verificaciones físicas de bienes de inventario, por parte del

Encargado de Inventario, con el fin de determinar faltantes, bajas, etc.

Trasladando el informe a las siguientes dependencias, Departamento de Auditoria,

Departamento de Contabilidad y Dirección General Financiera de la Universidad

de San Carlos de Guatemala, tal como se puede observar el las fotocopias

adjuntas de los siguientes oficios:

1. N.T. 450.11.98 de fecha 24 de noviembre de 1,998.

2. N.T. 10.02.99 de fecha 15 de febrero de 1,999.

3. N.T. 15.02.99 de fecha 17 de febrero de 1,999.

4. N.T. 006.01.2, 000 de fecha 25 de enero del 2,000.

5. N.T. 213.08.2, 000 de fecha 9 de agosto del 2,000.

6. N.T. 326.11.2, 000 de fecha 27 de noviembre del 2,000.

7. N.T. 120.05.2, 001 de fecha 21 de mayo del 2,001.


9. N.T .07.01.2, 002 de fecha 22 de enero del 2,002.

10. N.T. 0283.11.2, 002 de fecha 06 de Noviembre del 2,002.

11. N.T. 015.01.2, 004 de fecha 28 de enero del 2,004



Base Legal

La verificación física de bienes de inventario, se cumple en la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia, con base en las siguientes normas:

Artículo 8 literal A, del Instructivo para el Registro de Bienes Muebles de

Inventario, de la Universidad de San Carlos de Guatemala, autorizado por

el Consejo Superior Universitario.

Artículo 130 de los Estatutos de la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

Normas de Cierre de Operaciones del Ejercicio de cada año, de la

Universidad de San Carlos de Guatemala.


Número 8

Hallazgo No. 6 Compra de vehículo con incumplimiento de documentos

legales

Condición

En la Póliza de Diario 1467, según orden de compra 4895 de fecha 31/6/2001, la

Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia compró un vehículo tipo Samurai

Suzuki 2001 a la empresa Autos Suzuki S.A. por Q 91,290.00, el oferente otorgó

por la compra únicamente la póliza de importación, dicho documento es el único

que se ubica en el

ACLARACIÓN, DESVANECIMIENTO

Que la Universidad de san Carlos de Guatemala cuenta con el sistema integrado

de compras S-I-C, el cual esta vigente desde enero de 1999, en el cual en el

procedimiento para compras por el régimen de cotización paso número 16, inciso

16.1 es claro al establecer que el departamento de auditoria interna es quien

verifica que los expedientes llenen los requisitos de ley; en tal sentido no hubiese

sido posible el pago del vehículo indicado sin haber cubierto los mismos. Por lo

que en su oportunidad (18 de junio 2001) fue debidamente liquidado incluyendo

los documentos motivos del hallazgo.

Número 9

Hallazgo No. 17. Incumplimiento en el número de ofertas presentadas en

cotización en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia.

Condición

Póliza de Diario 2447 orden de compra 9887 del 4 de abril de 2002 se adjudicó a

la empresa INDURSA la compra de papel multicapas para la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia, por un monto de Q 210,000.00, pagado con

cheque 2553. En el examen del expediente no se encontró la fianza de

sostenimiento de oferta; y se determinó que la compra se adjudicó a la empresa

que cotizó mas caro sin justificación del por qué.

DESVANECIMIENTO

La Universidad de san Carlos de Guatemala cuenta con el sistema integrado de

compras –SIC-, el cual está vigente desde enero de 1999, en éste se incluye las

compras bajo el régimen de cotización, paso número 16, inciso 16.1 pagina 44.

Este es claro al establecer que el departamento de auditoria interna es quien


sido posible la emisión del pago de papel multicapas a la empresa INDURSA, sin

haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya indicados.


Número 10.

Hallazgo No. 24. Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia. Póliza 2447.

Condición

Póliza de Diario 3963 del 30 de noviembre 2000, de conformidad con la Orden de

Compra 3463, la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia compró 20,000 kilos

de Glucosa a la Empresa Química Universal, por Q 152,727.27, cancelado con

cheque 1840, factura 9557, en el expediente el proveedor no adjunta fianza de

sostenimiento de oferta.

DESVANECIMIENTO




Este es esclaro al establecer que el departamento de auditoria interna es quien


sido posible la emisión del pago de de la Glucosa a la empresa QUIMICA

UNIVERSAL, sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya

establecidos.

Número 11.

Hallazgo No. 26 Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia. Póliza de Diario 3963

Condición

Póliza de Diario 3963 del 30 de noviembre de 2000, de conformidad con la Orden

de compra 3463, la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia compró 20,000

Kilos de Glucosa a la empresa Química Universal, por Q 152,727.27, cancelado

con cheque 1840, factura 9557; en el expediente el proveedor no adjunta fianza de

sostenimiento de oferta.

DESVANECIMIENTO






sido posible la emisión del pago de de citrato trisodico Anhidro, a la empresa

QUIMICA UNIVERSAL, sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya

establecidos.


Número 12

Hallazgo No. 30. Falta de garantías en Facultad de Ciencias Químicas y


Condición

Póliza de Diario 1464 del 31/06/2001 de conformidad con la orden de compra

4895, loa Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia compró 4,000 kilos de citrato

trisódico anhidro, a la empresa Química Universal, por Q49,454.55, pagado con

cheque 770, factura 14648; en el expediente el proveedor no adjunta fianza de

sostenimiento de oferta, nombramiento del representante legal, fotocopia de

cédula del representante legal, declaración jurada de no ser deudor moroso.

DESVANECIMIENTO






sido posible la emisión del pago de de citrato trisodico Anhidro, a la empresa

QUIMICA UNIVERSAL, sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya

establecidos.

Número 13.

Hallazgo No 36. Falta de garantías en la Facultad de Ciencias Químicas y


Condición

Póliza de Diario 2969 de noviembre 2002, cheque 2862 de fecha 26 de agosto del

2002, orden de compra 9876 de fecha 11 de marzo del 2002. La Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia compró 30,000 kilos de glucosa anhidra por Q

180,000.00 que le adjudicó a Universal Químico; en el expediente no obran la

fianza de sostenimiento de oferta, fotocopia de patente de comercio, fianza de

cumplimiento, nombramiento de comisión receptora, acta de recepción, la solicitud

de cotización no está firmada ni sellada por la unidad ejecutora, se adjudicó

únicamente con dos ofertas.

DESVANECIMIENTO







sido posible la emisión del pago de 30,000 kilos de glucosa anhidra, a la empresa

UNIVERSAL QUIMICA, sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya

establecidos.

Sin embargo adjuntamos fotocopia del acta de recepción y apertura de plicas 004-

2002, las solicitudes de cotización de precios para los proveedores MERCK

CENTROAMERICANA S.A., QUIMICA UNIVERSAL Y UNIVERSAL QUIMICA en

los cuales se incluyen la firma y sello de la señora tesorera de esta unidad

académica; lo actuado por la comisión de cotización fue avalado por el acuerdo de

rectoría No. 401-2002, así mismo se adjunta fotocopia de la patente de comercio.

Número 14.

Hallazgo No. 41. Falta de contrato en compra de Equipo de Cómputo en la

Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. Póliza de Diario 3944.

Condición

Póliza de Diario 3944 del 30 de noviembre de 2002, cheque 297, orden de compra

4840 por Q 66,818.18 por la compra de equipo de cómputo, para la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia. Dentro del expediente no se encontró el contrato

administrativo respectivo.

DESVANECIMIENTO






sido posible la emisión del pago de la compra del equipo de cómputo, sin haber

cubierto ante dicha instancia los requisitos ya establecidos

Número 15.

Hallazgo No. 42 Falta de documentación legal en la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia. Póliza de diario 1214

Condición

Póliza de Diario 1214 de junio 2002, cheque 2132 orden de compra la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia compra de Cloruro de Potasio por valor de Q

32,946.43. En el acta de calificación y adjudicación existen únicamente dos

cotizaciones en firme y el pago según el expediente fue para la empresa Química

Universal empresa que no cumplió con ninguno de los requisitos de la cotización.

DESVANECIMIENTO







sido posible la emisión del pago de cloruro de potasio, a la empresa QUIMICA

UNIVERSAL, sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos ya

establecidos

Número 16

Hallazgo No. 44 Falta de documentación legal en el Centro de Estudios

Conservacionistas.

Condición

Póliza de diario 5904 de diciembre de 2002, cheque 39628 por encuadernación e

impresión por Q.43,571.43 para el Centro de Estudios Conservacionistas. Dentro

del expediente no hay papelería del adjudicado.

DESVANECIMIENTO

Para efectuar el correspondiente desvanecimiento a dicho hallazgo se adjunta a la

presente las siguientes copias:

Solicitud de adjudicación a la Comisión de la Junta de Cotización del

Sistema Integrado de Compras de la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia.

Acta de Recepción y Apertura de Plicas No. 020-A-2002 de la Junta de

Cotización del Sistema Integrado de Compras de la Facultad.

Acuerdo de Decanato 073-2002 aprobando la decisión de la Comisión de

Compras de la Facultad.

Oficio Ref. No. 2195.11.2002 en el cual se informa a la Asistente Financiero

de CECON la aprobación de la decisión de la Comisión de Compras.

Orden de Compra No. 12961 del Sistema Integrado de Compras.






sido posible la emisión del pago para impresión de afiches,

Folletos y postales a la empresa MLP IMPRESOS, sin haber cubierto ante dicha

instancia los requisitos ya establecidos

Número 17.

Hallazgo No. 2 Incumplimiento en disposiciones legales y calidad del

gasto en la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia. Póliza de diario 3968.

Condición

De conformidad con la Póliza de Diario 3968 del 30 de noviembre del 2000, orden


de compra 4788 la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia pagó la elaboración

del retrato al óleo del Licenciado Jorge Pérez, pagado con cheque 6374m factura

55 por un valor de Q 9,272.73, cancelado al Señor Francisco Adolfo Piloña

Posadas, a dicho proveedor no se le efectuó retención de Impuesto sobre la renta.

DESVANECIMIENTO

Para efectuar el correspondiente desvanecimiento a dicho hallazgo se adjunta a la

presente las siguientes copias:

En lo a la retención del impuesto sobre la renta se refiere, La Universidad de san

Carlos de Guatemala cuenta con el sistema integrado de compras –SIC-, el cual

está vigente desde enero de 1999, en éste se incluye la actividad que debe

cumplir el departamento de Auditoria interna en la revisión de los expedientes y

que estos llenen los requisitos de ley; en tal sentido no haberse cubierto dicho

requisito, no hubiese sido posible la emisión del pago de del retrato al óleo del

Lic. Jorge Pérez Folgar.

Respecto a lo indicado en el criterio “La Universidad no puede disponer de su

patrimonio sino para la realización de aquellos fines que le sean inherentes”.

Indicamos, que los fines de la Universidad están claramente definidos el Titulo II,

en los estatutos de esta casa de estudios. En tal sentido en el artículo nueve,

inciso d, permite estimular los meritos académicos y culturales de los que han sido

las decanos de esta casa de estudios a través de la colección histórica de todos

los retratos de decanos que han bregado en esta facultad, desde 1918 con el

retrato del Dr. Rodolfo Robles.

Se adjunta:

Solicitud de adjudicación a la Comisión de la Junta de Cotización del

Sistema Integrado de Compras de la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacia.

Acta de Recepción y Apertura de Plicas No. 020-A-2002 de la Junta de

Cotización del Sistema Integrado de Compras de la Facultad.

Acuerdo de Decanato 073-2002 aprobando la decisión de la Comisión de

Compras de la Facultad.

Oficio Ref. No. 2195.11.2002 en el cual se informa a la Asistente Financiero

de CECON la aprobación de la decisión de la Comisión de Compras.

Orden de Compra No. 12961 del Sistema Integrado de Compras.

Todo el expediente fue visado por el Departamento de Auditoria Interna por lo que

se cumplieron con los requisitos correspondientes.

Asimismo, el Artículo 82. Autonomía de la Universidad de San Carlos de

Guatemala, de la Constitución de la República de Guatemala dice: “…En su

carácter de única universidad estatal le corresponde con exclusividad dirigir,


organizar y desarrollar la educación superior del Estado y la educación profesional

universitaria estatal, así como la difusión de la cultura en todas sus

manifestaciones”

Número 18.

Hallazgo No. 12 Compra de bebidas alcohólicas en la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia.

Condición

Dentro de la muestra seleccionada del Renglón Presupuestario 196 Servicios de

Atención y Protocolo, se determinó que fueron adquiridas bebidas alcohólicas y

casi la totalidad de facturas revisadas no detallan la compra efectuada, para

diferentes eventos realizados por la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia

por Q 7,169.20.

DESVANECIMIENTO

De acuerdo a la orden de compra 13389, por valor de Q7169.20, emitida al

proveedor VALORES TURISTICOS S.A., se puede comprobar que en la

descripción de la misma no se incluye en ningún momento la adquisición de

bebidas alcohólicas; en tal sentido siendo este el documento fuente y de soporte

para emisión del pago, también lo es para la recepción de los servicios e insumos

adquiridos en lo cual no puede existir discrepancia.

Respecto al contenido de la factura, en la cual no se detalla la compra efectuada,

la Universidad de san Carlos de Guatemala cuenta con el sistema integrado de


compras bajo el régimen de compra directa con orden de compra , paso número

24, pagina 37. Este es esclaro al establecer que el departamento de auditoria

interna es quien verifica que los expedientes llenen los requisitos de ley; en tal

sentido no hubiese sido posible la liquidación del pago de Servicio de Atención y

Protocolo; sin haber cubierto ante dicha instancia los requisitos solicitados.

Número 19

4.7 DONACIONES

Hallazgo No. 18. Donaciones no reportadas a la Dirección General

Financiera.

Condición

Se estableció que las donaciones otorgadas a las unidades ejecutoras de la

Universidad de San Carlos de Guatemala, encargadas de los proyectos que se

ejecutan con fondos provenientes de cooperación externa, reembolsable o no

reembolsable, no son reportadas a la Dirección General Financiera, por lo que la

información y documentos que la respalden son administrados por las propias

unidades académicas, siendo estas las siguientes.


Facultad de Ciencias Químicas y Farmacia

DONANTE AÑO MONTO

FONACON 2000 Q 37,500.00

OMS 2000 Q 251,982.50

FONACON 2001 Q 60,750.00

FONACON 2001 Q 60,750.00

OMS 2001 Q 131,585.50

TOTAL Q 481,818,00

DESVANECIMIENTO

En lo que respecta a las unidades académicas, a la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia se le atribuyen tres (3) donaciones de FONACON y dos (2) a

O.M.S., en la misma se puede observar que existe un monto repetido en las dos

últimas donaciones de FONACON lo cual se comprueba luego del

desvanecimiento.

El Centro de Estudios Conservacionistas, unidad de la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacia, fue el beneficiario de las donaciones provenientes de

FONACON (Fondo Nacional para la Conservación) por lo que se procede a

realizar el presente desvanecimiento:

Se adjunta la Certificación de Ingresos extendida por el Departamento de

Contabilidad de fecha 19 de noviembre de 2004, donde se certifican el registro de

los fondos recibidos por la Universidad de San Carlos de Guatemala de la manera

siguiente:

Diciembre 2000 Q 37,500.00

Diciembre 2001 Q 60,750.00

Así mismo se adjunta la certificación de EGRESOS extendida por el Departamento

de Contabilidad de fecha 15 y 23 de noviembre 2, 004 respectivamente.

Al ser demostrado que contabilidad tuvo el control de dichas cuentas, la Dirección

General Financiera se dio por enterada de las donaciones indicadas.

Referente a la donación de la OMS del año 2001 por el valor de Q.131, 585.50,

Puede constatarse que la dirección general financiera tuvo conocimiento de la

misma ya que a través del Departamento de Presupuesto (que depende de la

Dirección General Financiera) aparece en la apertura presupuestal del año 2001,

bajo la partida presupuestaria 4.5.06.4.06.000 el valor Q 133,450.00. La

diferencia entre el valor reportado en el ingreso y el valor reportado en la apertura

presupuestal obedece a la variación al tipo de cambio que estaba vigente entre

una fecha y otra ya que como se puede constatar en el convenio de servicios


técnicos T80/181/176 con número de identificación 990373 el aporte fue de US

$17000.00 dólares norteamericanos.

Referente a la donación de la OMS del año 2000 por el valor de Q.252,982.50,

Puede constatarse que la dirección general financiera tuvo conocimiento de la

misma ya que a través del Departamento de Presupuesto (que depende de la

Dirección General Financiera) aparece en la apertura presupuestal del año 2000,

bajo la partida presupuestaria 4.5.06.4.06.000 el valor Q 240,000.00. La

diferencia entre el valor reportado en el ingreso y el valor reportado en la apertura

presupuestal obedece a la variación al tipo de cambio que estaba vigente entre

una fecha y otra ya que como se puede constatar en el convenio de servicios

técnicos y traslado de saldos según consta en documentos.

Número 20

Hallazgo No. 19 donaciones registradas en Contabilidad que no aparecen

en el Presupuesto.

Condición

Se determinó que la Organización Mundial de la Salud otorgó a la Facultad de

Ciencias Químicas y Farmacia donaciones varias por la cantidad de Q 73,769.96,

misma que fue registrada en el folio No. 28645 del Diario Mayor General del mes

de abril de 1998, al revisar la ejecución presupuestaria la misma no aparece

registrada.

DESVANECIMIENTO

La donación por valor de Q. 73769.96, fue conocida y aprobada por Junta

Directiva por medio del punto sexto del acta 32-97; posteriormente fue registrada

en el diario mayor general del mes de abril de 1998, para que por último fuera

asignado a esta facultad en la apertura presupuestal de 1999, en la partida

4.5.06.4.06.000 la cual fue aprobada por el departamento de presupuesto. “

Derivado de las acciones urgentes y necesarias que deberán realizarse, Junta

Directiva acuerda, continuar esta sesión el viernes 22 de abril a las 14:00

horas, en donde se deberá contar con todos los documentos que deben ser

presentados para conocimiento de Junta Directiva.

El equipo de trabajo se reunirá jueves y viernes por la mañana y Junta Directiva

conocerá el informe en la sesión a las 14:00 horas.

LICDA. JANNETTE SANDOVAL DE CARDONA

SECRETARIA

ACTA NÚMERO 14-2005

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