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III,, ll'll I'U ACTA DE SESIÓN DEL COMITÉ CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN ACTA N2 007-CC1/MPSM En las instalaciones de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN, siendo las 15:30 horas del día miércoles 17 de Agosto de 2016; se reunieron los miembros integrantes del Comité de Control Interno y otros como se indica a continuación: Miembros: Lie. Adm. Cesar Augusto Reátegui Pacheco (Presidente del CCI - Suplente) Eco. Kelly Celestina Marín Vásquez de Lazo (Secretaria Técnica) Bach. Juan Coronado Quintero Ing. Javier Sintí Flores Ing. Nancy Bartra Pezo Ing. Claudia Vásquez Panduro Ing. Annie Mabel Chong Bartra Representante del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC). Elvis Neri Ruiz Gonzales - (Jefe de Logística y Almacenes). En representación del Órgano de Control Institucional (OCI) contamos con la presencia del CPC Primitivo Antonio Mendoza Ramos, en calidad de Veedor. AGENDA: 1. Aprobar el Reglamento Interno de CCI y elevarlo al despacho de Alcaldía para su posterior aprobación mediante el acto administrativo correspondiente (Resolución de Alcaldía). 2. Aprobar el Plan de Capacitación y Sensibilización en Control Interno y enviarlo a la unidad orgánica competente para ser incluido en el Plan Anual de Persona!. 3. Revisar el Informe de Diagnóstico del Pl - Meta 28, presentado al CCI por el jefe de la OEC y acordar la presentación de los resultados del diagnóstico mediante oficio al Jefe de la OCI de la MPSM. ORDEN DEL DÍA El Gerente de Desarrollo Económico, Gestión Ambiental y Turismo, en su calidad de Presidente (suplente) de! Comité de Control Interno dio inicio a la sesión, manifestando que se trataran los temas de la agenda. La Secretaria Técnica del CCI, tomó la palabra para informar sobre los temas de su competencia indicados en la agenda, en tal sentido se informó lo siguiente: 1. Revisión de los acuerdos del Acta N ° 006-CCi/MPSM y actividades, para la Implementación del Sistema de Control Interno. Se propone la designación de los coordinadores de Control Interno por cada unidad orgánica, los mismos que serán de soporte para el Comité de Control Interno en el proceso de implementación del SCI en la Municipalidad Provincial de San Martín. Se difundirá todas las acciones y acuerdos tomados en cada sesión ordinaria de! CCI, en el marco del proceso de ¡mplementación del SCI, a través del Portal Institucional de la Municipalidad Provincial de San Martín, así como, en el periódico mural de la institución. Página 1J3

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III,,ll'll

I'U

ACTA DE SESIÓN DEL COMITÉ CONTROL INTERNO DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN

ACTA N2 007-CC1/MPSM

En las instalaciones de la MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN, siendo las 15:30 horasdel día miércoles 17 de Agosto de 2016; se reunieron los miembros integrantes del Comité deControl Interno y otros como se indica a continuación:

Miembros:

• Lie. Adm. Cesar Augusto Reátegui Pacheco (Presidente del CCI - Suplente)

• Eco. Kelly Celestina Marín Vásquez de Lazo (Secretaria Técnica)

• Bach. Juan Coronado Quintero

• Ing. Javier Sintí Flores

• Ing. Nancy Bartra Pezo

• Ing. Claudia Vásquez Panduro

• Ing. Annie Mabel Chong Bartra

Representante del Órgano Encargado de las Contrataciones (OEC).

• Elvis Neri Ruiz Gonzales - (Jefe de Logística y Almacenes).

En representación del Órgano de Control Institucional (OCI) contamos con la presencia del CPCPrimitivo Antonio Mendoza Ramos, en calidad de Veedor.

AGENDA:

1. Aprobar el Reglamento Interno de CCI y elevarlo al despacho de Alcaldía para su posterioraprobación mediante el acto administrativo correspondiente (Resolución de Alcaldía).

2. Aprobar el Plan de Capacitación y Sensibilización en Control Interno y enviarlo a la unidadorgánica competente para ser incluido en el Plan Anual de Persona!.

3. Revisar el Informe de Diagnóstico del Pl - Meta 28, presentado al CCI por el jefe de la OEC yacordar la presentación de los resultados del diagnóstico mediante oficio al Jefe de la OCIde la MPSM.

ORDEN DEL DÍA

El Gerente de Desarrollo Económico, Gestión Ambiental y Turismo, en su calidad de Presidente(suplente) de! Comité de Control Interno dio inicio a la sesión, manifestando que se trataran los

temas de la agenda.

La Secretaria Técnica del CCI, tomó la palabra para informar sobre los temas de su competenciaindicados en la agenda, en tal sentido se informó lo siguiente:

1. Revisión de los acuerdos del Acta N ° 006-CCi/MPSM y actividades, para la Implementacióndel Sistema de Control Interno.

Se propone la designación de los coordinadores de Control Interno por cada unidadorgánica, los mismos que serán de soporte para el Comité de Control Interno en el procesode implementación del SCI en la Municipalidad Provincial de San Martín.Se difundirá todas las acciones y acuerdos tomados en cada sesión ordinaria de! CCI, en elmarco del proceso de ¡mplementación del SCI, a través del Portal Institucional de laMunicipalidad Provincial de San Martín, así como, en el periódico mural de la institución.

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ACTA DE SESIÓN DEL COMITÉ CONTROL INTERNO DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN

ACTA N^ 007-CCI/MPSM

Se revisó y consolidó el Reglamento Interno del CCI, quedando de ésta manera listo para su

aprobación por el CCI y posterior promulgación mediante el acto administrativo

correspondiente.

En cuanto ai Plan de capacitación y Sensibilización de Cl se llegó a realizar los ajustes

correspondientes, de acuerdo a las observaciones impartidas por parte de los miembros del

CCI, siendo aprobado por los mismos, para su posterior remisión a la unidad orgánica

correspondiente, a fin de poder incluirlo en el Plan Anual De Personal. Asimismo, se tuvo en

cuenta la propuesta de incluir en Plan el terna de capacitaciones referente a Contratacionesdel Estado, en una futura modificación del Plan de Capacitación.

2. Para el caso de los órganos descentralizados y/o desconcentrados de la Municipalidad

Provincial de San Martín (SATTe IVP), será necesario la formalización de los Equipos de Trabajo,

a fin de dar inicio al proceso de implementacíón del sistema de control interno, los mismos que

trabajarán en forma articulada con el CCI de la Municipalidad Provincial de San Martín.

3. El responsable del OEC, informó acerca de los avances de la actividad N" 04, en el marco del

cumplimiento de la META N° 28: "Implementación de control interno en el proceso de

contratación públicas", de! Pl 2016, manifestando:

• Q.ue, se llegó a levantar las observaciones encontradas por la CGR, a la herramienta de

autodiagnóstíco, quedando sólo pendiente la remisión de la documentación sustentatoria

para el INFobras, cuya comunicación para la conformidad del caso será realizada

verbalmente por la CGR.

• Que, se estará elevando e! Informe de Diagnóstico adjunto a la herramienta de

autodiagnóstico en la próxima sesión ordinaria del CCI, con la finalidad de que sea

aprobado por el CCI.

En este escenario, los integrantes del CCI, llegaron a los acuerdos que se detallan a continuación:

ACUERDOS

Se acordó por unanimidad lo siguiente:

1. Enviar documentación a los responsables de todas las unidades orgánicas de la MPSM, a fin

de que designe un coordinador por cada Sistema Administrativo para la ¡mplernentación de!

SCI, en su área.

En cuanto al "Pl META 28 —Implementación de control interno en el proceso de contratación

públicas", el Jefe de la OEC, estará elevando a la próxima sesión de! CCI, el consolidado del

informe de diagnóstico adjunto a la herramienta de autodiagnóstico, con la finalidad de que

sea aprobada por el CCI, para su posterior remisión al Órgano de Control Institucional (OCl).

3. Remitir Plan de Capacitación y Sensibilización de Cl aprobado por el CCI, a la Oficina de

Recursos Humanos, a fin de poder ser incluido en el Plan Anual de Personal de la

Municipalidad Provincial de San Martin.

Siendo las 16:35 horas, y no habiendo asuntos pendientes por tratar, se dio por terminada la

sesión suscribiendo la presente Acta en seña! de conformidad.

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ACTA DE SESIÓN DEL COMITÉ CONTROL INTERNO DE LA

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE SAN MARTIN

ACTA N2 007-CCI/MPSM

Lie. Adm.

Presidente [e

usto Reátegui Pacheco

míté de Control Interno

Eco. Kelly tetestirieKjvlarín Vásquez de LazoMiembro del Comité de Control Interno

Bacn. Juan Coronado QuinteroMiembro del Comité de Control Interno

InMiembro del

CÍ Floresimité'o'e Control Interno

Bach. Elvis Nen Ruiz GonzalesRepresentante de la OEC-MPSM

Miembro del Comité de

Irfig. Annie ChongBartraMiembro del Comité de Control Interno

Ing. Claudia Vásquez Panduro

Miembro del Comité de Control Interno

í*o visación y susc/lpción del presentido. umento como /eeJor, no es señal'-onformidad ni adelan<Q do

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GFP Subnacionalfi>ií.;lt:(ií.'[iilu ¡.i íiestióit tÍK Fin.inr,!'. Púl;lit,ii-

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GFP SubnacionalF o r t i i I i i i í i J ü r i M l.t í i i . s t ión <i'i Finrinr.'i1 . rúiiliuv.

•••«.u E i ¡;:sí¡n. TE oí.GOVERNANCl

Contenido

INTRODUCCIÓN 3

1. JUSTIFICACIÓN 3

2. OBJETIVOS 4

2.1. OBJETIVO GENERAL 4

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 4

3. ALCANCE DEL PLAN , 4

4. ACCIONES ESTRATEGIAS DE CAPACITACIÓN 4

4.1. Acciones de información y sensibilización 4

4.2. Acciones de fortalecimiento institucional 5

5. RESULTADOS Y LOGROS ESPERADOS 5

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 5

7. Anexos 5

7.1. Anexo 1 6

7.2. Anexo 2 8

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GFP Subnacionai á^sEL ¡ K - S T i r i - r e cf,GOVÍ-.RNANGÍ-:

INTRODUCCIÓN

La Alta Dirección de la Municipalidad Provincial de San Martín, en cumplimientodéla Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado, y de la Resoluciónde Contraloría General NS 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno,con fecha 30 de octubre de 2006, así como a lo dispuesto en la Quincuagésima TerceraDisposición Complementaria Final de la Ley N" 30372, Ley de Presupuesto del SectorPúblico para e! Año Fiscal 2016, asumió el compromiso de implantar en la organizaciónel Sistema de Control interno con el fin de fortalecer el contro! interno en las entidadesdel Estado para el eficiente, transparente y correcto ejercicio de la función pública en eluso de los recursos del Estado.,

En este marco, y de acuerdo a los lineamientos y procedimientos contenidos enla Directiva NeO!3-2016~CG/GPROD "Implementación del Sistema de Control Interno delas entidades del Estado", aprobada mediante Resolución de Contraloría N2149-2016-CG, el Comité de Control interno ha elaborado el Plan de Sensibilización y Capacitaciónen cumplimiento de lo dispuesto en la Actividad 3 del numeral 7,2.1 Etapa I - Accionespreliminares, así como, en su Quinta Disposición Complementaria Final.

1. JUSTIFICACIÓN

Desde el 2006, la Contraloría General de la República ha dictado diversas normaspara el establecimiento del Sistema de Control Interno en las entidades públicas, sinembargo, su implementación ha sido casi nula en los tres niveles de gobierno.

En este contexto, las evaluaciones periódicas practicadas por el Órgano de Controlinstitucional al Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial de SanMartín también han identificado avances poco significativos af respecto.

De otro fado, la Directiva N9013-2016-CG/GPROD señala que ías entidades quecuenten con un Comité instalado, y no hayan elaborado su plan de sensibilización ycapacitación, deben elaborar, aprobar y ejecutar dicho plan en un plazo de noventadías calendarios contados a partir de ia entrada de su vigencia.

Por tal motivo, es conveniente que ia entidad fomente a través de un Plan deSensibilización y Capacitación, el funcionamiento y confiabilidad del control internopara la evaluación de la gestión y el efectivo ejercicio de ia rendición de cuentas, afin de contribuir con el logro de la misión y objetivos institucionales.

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GFP Subnacional xx W '**&•>• INSTITUTÉForwIcdcri'Jo ia Gustión .(<; Fiítaiiras Públicas. GO V E R N AN C t

2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Internalizar en los funcionarios y servidores de la Municipalidad Provincial de SanMartín el Control Interno, a fin que se involucren en la implementación,ejecución y mejora continua del Sistema de Control Interno.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Sensibilizar a los funcionarios y servidores públicos de la entidad en Controlinterno,

• Fomentar y difundir valores contenidos en et Código de Ética de ia FunciónPública que contribuya a realizar buenas prácticas en el Control Interno, en iosequipos de trabajo y el personal involucrado en ia implementación de SCI.

• Capacitar a los equipos de trabajo y coordinadores de control involucrados en iaimplementación del SCI y progresivamente al personal de la entidad.

3. ALCANCE DEL PLAN

Comprenderá a la Alta Dirección y demás unidades orgánicas de !a entidad.

4. ACCIONES ESTRATÉGICAS DE CAPACITACIÓN

Las acciones estratégicas de capacitación a realizar en el Plan de Sensibilización yCapacitación en Control interno {Cuadro de Resumen - Ver Anexo 1), se describe acontinuación:

4.1. Acciones de información y sensibilización

4.1.1. Desarrollo de material gráfico

• Trípticos; Se elaborarán con información relativa al Control Interno y surelevancia en el logro de los objetivos institucionales. Se distribuirá en cadaunidad orgánica por ¡os equipos de trabajo.

• Afiches: Se colocarán en paneles, murales, y lugares estratégicos de la institucióny contendrán mensajes alusivos al Control Interno.

4.1.2. Espacio virtual

A través de la creación y actívacjón de un link "Control Interno" donde seexpond£<i-tes«ayances en la impj mííntaciój3-dsi-5istema de Control Interno.

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GFP SubnacionaiFortJlaocndti tj Gostióri Je Fiíi.'ni/.íT. Pública:- GOVERMANCL-

4.1.3. Galería, fotos y videos

En coordinación con el área de Imagen institucional, se publicitará en el portalweb las actividades y/o noticias inherentes a la impíementación del SCI.

4.2. Acciones de fortalecimiento institucional

4.2.1. Jornadas de ética: Se desarrollarán charlas sobre "La Ética del servidor público",para que el empleado perciba la importancia de la ética en su actuación en elControl Interno.

4.2.2. Charlas de Sensibilización de Control Interno: Dirigido a personal en pleno. ElCCI organizará talleres de motivación a fin que el personal participe activamenteen la impíementación del SCI, así mismo brindarán conocimientos específicosrespecto al concepto, beneficios e importancia del Control Interno y suvinculación con e! modelo de la Gestión para Resultados, a la que refiere laPolítica de Modernización de la Gestión Pública.

4.2.3. Talleres de Impíementación de Control Interno: Proporcionarán conocimientosy desarrollarán habilidades para la impíementación dei Sistema de ControlInterno.

4.2.4. Talleres de Gestión por Procesos: Abordará temas de gestión por procesos paracontribuir a la mejora del Control Interno y optimizar la gestión de la entidad.

4.2.5. Talleres de Gestión de Riesgos: Brindará conocimiento en la prevención de losriesgos en Control Interno.

5, RESULTADOS Y LOGROS ESPERADOS

1. 60funcionarios sensibilizados, capacitados y comprometidos con la impíementacióndel SCI.

2. 02 equipos de trabajo sensibilizados, capacitados y comprometidos con laimpíementación del SCI.

3. 08 coordinadores de control sensibilizados, capacitados y comprometidos con laimpíementación del SCI.

6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESCronograma que incluye elaboración, aprobación y ejecución del plan (Anexo2)

7. Anexos

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GFP Subnacional30VERNÁNCE

.1, Anexo 1

CUADRO RESUMEN DEL PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN EN CONTROL INTERNO

TIDAD: Municipalidad Provincial de San Martín - MPSM

l^ÓANCE: Funcionarios y servidores púbücos de la MPSM

/ 4, AccionesEstratégicas

deCapacitación

Objetivo Indicador ParticipantesCantidad departicipantes

Fuente deFinanciamienío

Horaslectivas

Fechade

inicio

Fechade

término

Costo porparticipante

(Sotes)

inversión Totalpor

Capacitación(Soles)

k4X, Acciones de información y sensibilización

\

\.

' ° II'?//

//

4.1.2.

4.1.3.

material gráfico(trípticos, afiches

Espacio virtual(link del Cl enweb institucional

avances del SCI)

Gatería, fotos yvideos (difusiónde actividades,noticias sobreimplemeníacióndel SCI).

Conocimiento atodo el personalde laimportancia yventajas de laI3CIConocimiento atodo el personalde tos avancesde! proceso deta 1SCI y !asacciones que seviene tomandoai respecto.Conocimiento atodo el personalde laimportancia yventajas de laISCI

Más oel 50 % deoficinas conmaterial gráficoreferente a Cl

100 % depublicación en laweb institucionalcon avances deSIC

Actividadesejecutadas

CCI

Oficina de Informática ySistemas

CC i

No aplica

No aplica

No aplica

RecursosDeterminados

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

23/08/16

20/09/16

23/08/16

-

~

S/,300,00

-

-

S/.30G.OO

-

-

4.2, Acciones de fortalecimiento institucional

4.2.2.Obtenerconocimientos

Más de! 50%obtuvo una nota

a Titular

» Ate Dirección 4No aplica 1 1/2 124)5-16 1245-16

Noaplica

Noaplica

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GFP Subnacional ::ASE; INSUTUTE ot:GOVERNANCE

y¡i

;x

;.i•ij 4.2.3.

)

i\ 4.2.4.

/

4.2.5.

Challas desensitización deCl

Taller:"Implementacióndel Sistema deControl interno"

Taller: "Charla deSensibilizaciónsobre ControlInterno"

Taller:"Implerneníaciónde ¡a gestión deriesgos"

específicosrespecto alconcepto,beneficios eimportancia delControl Internoasí como suvincularon conel modelo de laGestión paraResultados, a laque refiere laPolítica deModernizaciónde la GestiónPública.Obtenerconocimientos ydesarrollarhabilidades paralaimplementacióndet Sistema deControl Interno.Obtenerconocimientos ydesarrollarhabilidades paralaimplementaciónde la gestión porprocesos.Obtenerconocimientos ydesarrollarhabilidades paralaimptementaciónde la gestión deriesqos.

mínima de 18(Donde la máximanota es 20).

Más de! 50%obtuvo una notamínima de 18(Donde la máximanota es 20),

Más del 50%obtuvo una notamínima de 16(Donde !a máximanota es 20).

Más de! 50%obtuvo una notamínima de 14(Donde la máximanota es 20).

nCCI

n Etjuipo de Trabajo Operativo yEvaluador, de 3er e! caso.

a Equipo de Trabajo OperativoyEvaluador, de ser el caso.

n Persona! de la Oficina deLogística y Almacenes (Equipode Trabajo de Contrataciones)

B Coordinadores de ControlInterno de la MPSM

10

14

19

8

8

No aplica

No aplica

No aplica

2

2

11/2

21/09/16

22/11/16

23/11/16

21/09/16

22/11/16

23/11/16

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

No aplica

Vt

Resumen:

Total personal de la entidad (CAP, CAS y Locadores ) 499

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GFP SubnacionatFest.ileiicütlo i,"! G;Í(»,II iif Finji-ja:. PÜÜÜÍJS

2ASc'_ .''¡¿TITUTE Oí:

GOVERNAMCE

Total eventos c!e capacitación =

Total personal capacifado =

Total inversión =

4

63

300.00

. Anexo 2

CRONOGRAMA ESTIMADO PLAN DE SENSIBILIZACIÓN Y CAPACITACIÓN 2016

Elaboracióny e Plan

\

/

Aprobación de

Ejecución de

ArtivinAnpíi

Justifioacíón delPlan, objetivos,alcance,estrategias yactividades, logrosesperados,cronograma

Gestiones anteRRHH(incorporación alPlan de Gestión dePersonas), OGPP yTitulante laentidad.

Itnplementadón dsEstrategias yActividades

CCi

CCI

CC!

PLAZOS

MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC