IntroduccinPara la eficienteadministracinde los incrementales volmenes deinformacin, los especialistas eninformticahan desarrollado lossistemasgestores debases de datos, aparte de clasificar los diferentestipos de datosy losmediosdealmacenamientorequeridos. En el presenteanlisis, se pretende mostrar la importancia que tienen para nuestrassociedadessumergidas cada vez ms en los controles automatizados, as como los pros y contras que la utilizacin de dichatecnologaplantea para el correctodesarrollode las diversas actividades cotidianas.Debido a lavelocidadacelerada de dispersin que posee la tecnologa desoftware, esta a su vez normalmente se ve afectada por las capacidades de los dispositivos dehardwareque involucran los medios de almacenamiento, procesamiento y transferencia de la informacin.Los desarrolladores de sistemas gestores de bases dedatoshan evolucionado a medida que las necesidades por parte de lasorganizacioneshan tenido la necesidad de migrar de plataformas de ejecucin tanto a nivel de Hardware y Software que les permita administrar de una forma eficiente los nuevos requerimientos en la informacin.Intentamos probar que a medida que evolucionan los requisitos de las diferentesempresas, siempre existir unsistemagestor de bases de datos, lo suficientemente capaz de administrar de una forma ptima la diversa transferencia de informacin enla empresa, claro que para ello se ha hecho unaobservacinde cmo trabajan las empresas actualmente y se vislumbra la forma en como estas harn un uso ms completo de la informacin de una forma tanto local, y regional de una forma muy detallada y de una forma general a nivel global.

Tablas y relacionesPara almacenar los datos, se necesita una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Y asi reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario,informeo pgina de acceso a datos, .

ConsultasPara buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismotiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.

FormulariosPara ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, . Al abrir un formulario,Microsoft Accessrecupera los datos de una o ms tablas, y losmuestraen la pantalla con el diseo elegido en el Asistente paraformularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo(vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,informes,macrosy pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).

InformesPara analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, se crea un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetaspostales.

Pginas de acceso a datosPara que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, se escriben datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en el Asistente para pginas.

MacrosCmo obtener el mximo rendimiento de los datosLasmacrossonconjuntosdeaccionesque se crean para automatizar tareas comunes. Si se utilizangruposde macros, se pueden realizar varias tareas al mismotiempo.Qu es una macro?Una macro es un conjunto de una o ms acciones(accin: componente bsico de una macro; instruccin independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que cada una realiza una operacin determinada, tal como abrir un formulario o imprimir uninforme. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de comando.

Cuando se crea una macro, las acciones que se desea realizar se escriben en esta parte de la ventana Macro(ventana Macro: ventana en la que se crean y modifican las macros.).En esta parte de la ventana se puede especificar los argumentos de una accin.Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser ungrupode macros(grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como una macro.). Tambin se puede usar una expresin condicional(expresin condicional: expresin que se evala y compara con unvalor, por ejemplo, las instrucciones If...Then y Select Case. Si se cumple la condicin, se llevan a cabo una o msoperaciones. Si no se cumple, se omite la operacin.) para determinar si se llevar a cabo una accin en algunos casos cuando se ejecute la macro.La siguiente macro est compuesta de una serie de acciones.MicrosoftAccesslleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro RevisarProductos.

Qu es un grupo de macros?Cuando se tienen muchas macros, el reunir las que estn relacionadas en grupos de macros(grupo de macros: coleccin de macros relacionadas que se almacenan juntas bajo un nico nombre de macro. A menudo, se hace referencia a la coleccin simplemente como una macro.) puede simplificar laadministracinde la base dedatos.Por ejemplo, el siguiente grupo de macros, denominado Botones, est compuesto de tres macros relacionadas: Empleados, Productos, y Representantes. Cada macro lleva a cabo la accin AbrirFormulario, y la macro Productos lleva tambin a cabo la accin DesplazarTamao.

El nombre en la columna Nombre de macro identifica a cada macro. Cuando se ejecuta una macro en un grupo de macros, MicrosoftAccesslleva a cabo la accin de la columna Accin y cualquier otra accin que siga inmediatamente con una columna Nombre de macro en blanco.Para ejecutar una macro de un grupo de macros en un evento oprocedimientode evento(procedimiento de evento: procedimiento que se ejecuta automticamente en respuesta a un evento iniciado por un usuario ocdigodeprogramao elsistemadesencadena.), escriba el nombre del grupo de macros seguido de un punto y del nombre de la macro. En el ejemplo anterior, para hacer referencia a la macro Empleados en el grupo de macros Botones, escribira Botones.Empleados.