A2 pr01 gestion de recursos v1

INSTITUCIÒN EDUCATIVA JULIO CESAR GARCIAConstruyendo convivencia formamos personas con visión

empresarialCÓDIGO: A2-PR01

GESTION DE RECURSOSVERSIÓN: 1

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1. CARACTERIZACIÓN DEL PROCESONOMBRE: GESTION DE RECURSOS

OBJETIVO: Garantizar el adecuado y oportuno suministro de recursos para el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales enmarcados en el PEI.

ALCANCE:Aplica desde la determinación de los recursos hasta la verificación de la eficacia de los mismos. Aplica para los recursos financieros, humanos, de infraestructura, compras y ambiente de trabajo.

RESPONSABLE:Líder de Gestión de Recursos (Rector)

PARTICIPANTES:Secretaria de Educación (Equipo de Fondos de Servicios Educativos, Auxiliar Administrativa, Unidad de Infraestructura, Servicios Generales, Unidad de Recursos Humanos, Secretaría de Bienestar Social) Contador, tesorero, Consejo directivo, Coordinador, Jefes de área, Docentes, Secretaria, Equipo Fondos de Servicios Educativos (Asesora de Fondos, Tesorera y Contadora)

ACTIVIDADES PRINCIPALES:P: Definir anualmente el Presupuesto, Plan de compras, Plan

Operativo: (Programación de plan de mantenimiento, planeación de inventarios, plan de capacitación)

- Diagnóstico de necesidades de personal, de infraestructura y de ambientes de trabajo.

H: Ejecutar Presupuesto, planes en general, compras y suministro, capacitaciones y el mantenimiento.V: Seguimiento al presupuesto y a los planes en general.-Disponibilidad y competencias del personal.-Suministro de recursos, cumplimiento en compras y a la debida selección, contratación y desempeño de proveedores.-Garantías de los productos.-Adecuado ambiente de trabajo para los procesos y el servicio de formación-Seguimiento al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso.A: Acciones adecuadas para el funcionamiento de la institución a partir de la Implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

SEGUIMIENTO: Al cumplimiento de Presupuesto y Plan de compras Al cumplimiento de objetivos e indicadores del proceso Al cumplimiento y eficacia del plan operativo A las disponibilidad, competencias del personal Al clima institucional A la eficacia del plan de formación Al cumplimiento de requisitos por parte de las compras y al desempeño de

proveedores A la infraestructura y ambiente de trabajo.

REQUISITOS: (Norma, Ley, Organización)Norma ISO: 6.2, 6.3, 6.4, 7.4, 8.4, 8.5. Institución: Acuerdo Directivo – Disposiciones Generales del Presupuesto. Ley: 115 Art. 138 y 139, 83, 126, 128, 129, 104, 108, 109, 110, 11, 116, 117, 118, 119, 198Ley 80 de contratación del estado, Ley 1150, Decretos Reglamentarios, Decreto 4791, Resoluciones de Presupuesto Secretaría de Educación, Normatividad del Ministerio y Secretaría de Hacienda, Ley 34, Decreto 2277, Decreto 1278, Ley 715 de 2001, art 11,12,13,14,(disposiciones funcionamiento FSE) 151,288,356,357 (normas orgánicas en materia de recursos)Código Sustantivo del Trabajo, C.C.A.Resolución Nº 005 de 2007. Rendición de cuentas a la Contraloría de MedellínResolución 0011 de Junio 08 de 2005. Estructura presupuestal de los fondos de servicios educativos de las instituciones. (Manual operativo para la programación de presupuesto e informes de ejecución presupuestalDecreto 1041 de 2008, Resolución 08722 de septiembre 28 de 2009Decreto 3782 de 2007Resolución Municipal 06098 de 2009. Acuerdo directivo presupuesto vigencia anualDecreto 2277 Estatuto docente. Decreto 1278. Estatuto de profesionalización docente.Reglamento de manejo del fondo de servicios educativoVer Matriz de Requisitos en el Manual de calidad

RECURSOS: (Humano y Infraestructura)

Humano: Personal de la secretaria de educación y personal institucional. Infraestructura: Salas de Capacitación, Tics, software, archivos, enseres y equipos de oficina

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DOCUMENTOS:A2-PR01 Procedimiento de Gestión de RecursosA2-GU01CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS.P.E.I.

Documentos relacionadosGuía 31 Evaluación del desempeño docente (aplica para docentes bajo el decreto 1278 de 2002).Guía 34 Auto evaluación institucional. Guía 10 Administración de bienes y muebles Guía 27 Evaluación del Desempeño DocenteNTC 4595 Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes EscolaresNTC 4596 Señalización para Instalaciones y Ambientes EscolaresGuía Nº31 Evaluación anual de desempeño laboral.Guía 20 Administración de Bienes InmueblesGuía Nº 10. Evaluación de periodo de pruebaGuía técnica Ebi.

REGISTROS:A2-FR01 Listado de necesidadesA2-FR02 Inducción institucionalA2-FR03 Seguimiento a competencias del personal A2-FR04 Plan de formación u otras accionesA2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras accionesA2-FR06 Inventario de material bibliográficoA2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equiposA2-FR08 Control de insumos y recursosA2-FR09 Plan de mantenimientoA2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajoA2-FR11 Selección y control de proveedoresHoja de vida del personalEncuesta de Clima InstitucionalInvitación PublicaActa GeneralCarta de IngresoInventario de activos institucionales –SEMCiclo contable (registros de compras según requisitos legales vigentes)Rutinas de personalComprobante de pago para variosPréstamo de equiposPréstamo de libros.Observador del personalPresupuestoPlan de Compras Soportes Contables (Acuerdos)Actas de consejo directivoOficiosV1-FR02 Plan OperativoCuadro e informe de indicadores-Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes (Decreto 1278)-Evaluación Anual del Desempeño Labora, Protocolo Para la Evaluación de Docentes (Decreto 2277)

Registros del software contable:Orden de comprasCuenta de cobroOrden de serviciosRecibido a satisfacciónCotizaciónAdición presupuestalDisminución presupuestalRecibo de cajaCertificado de compromiso presupuestalTraslado presupuestalFactura de proveedoresPlanta de CargosPlan mensualizado de cajaPlan de ComprasBase de datos de proveedores y evaluación inicialFormato de Evaluación de desempeño por competencias (SEM para personal del 1278)Acuerdos

PROVEEDOR ENTRADAS SALIDAS CLIENTE1. SEM, MEN 1. Plan de Desarrollo Municipal

Plan decenal de educación Diagnostico participativo

comunal y plan de desarrollo comuna 5 - Recurso humano

Traslados presupuestales

1. Presupuesto, Plan de compras, PAC - Programa anual mensualizado de caja; Informe contable trimestral, Ejecuciones presupuestales mensuales, Adiciones presupuestales, Libros y soportes contables.

2. SEM

2. Proceso Directivo2. Plan operativo y de mejoramiento, Resultados de la revisión por la dirección y de satisfacción padres

2. Rendición de cuentas anual 3. Fondos y Contraloría

3. Todos los procesos. 1. Necesidades de recursos (infraestructura, recurso humano, productos y servicios)

3. Resultados de evaluación de competencias

4. Proceso Directivo, SEM, Comisión Nacional de Servicio civil y MEN

4. Padres de familia, 4. Ingresos propios (matrículas, venta de bienes y servicios,

4. Resultados de evaluaciones de clima y de evaluación de proveedores, Informe de gestión de proceso.

5. Proceso Directivo

5.Sector productivo y Contratistas

5. Donaciones y arrendamientos 5. Bienes y servicios acordes a las necesidades

1. Todos los procesos





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6. Proveedores externos 6. Bienes y servicios

V M P 0 NOMBRE DEL INDICADOR

INDICE FRECUENCIA

META PERIODO REGISTRO TOMA DE DATOS

Competencia del personal

Sumatoria de la calificación de competencia del personal / Nº de empleados evaluados X100

AnualMayor del 80%

AnualA2-FR03 Seguimiento a competencias del personal

Clima InstitucionalPersonas satisfechas con el clima institucional /Personas evaluadas

AnualMayor 80 %

Anual A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajo

Conformidad en el suministro de bienes y servicios

Solicitudes atendidas a conformidad / Solicitudes aprobadas

TrimestralMayor 80%

AnualA2-FR01 Listado de necesidades

Cumplimiento del presupuesto

Ejecución presupuestal / Presupuesto

Mensual 100% Anual Ejecución presupuestal

2. CONDICIONES GENERALES:

2.1 La institución tiene claridad en la definición de perfiles del talento humano y solicita a Secretaría de Educación el personal idóneo para los diferentes cargos.

2.2. A todo el personal nuevo que ingresa a la institución se le hace la inducción en los siguientes temas:

P. DIRECTIVOS Y DOCENTES P. ADMINISTRATIVOS PRESTACION DE SERVICIOS

Horizonte institucional.Modelo Pedagógico.Diseño curricular.Sistema de Evaluación Institucional.Manual de convivencia.Relaciones humanas.Sistema de Gestión de Calidad.Perfiles, responsabilidades y procedimientos específicos del cargo.

Horizonte institucional.Relaciones humanas.Sistema de Gestión de Calidad.Perfiles, responsabilidades y procedimientos específicos del cargo.

Horizonte institucional.Relaciones humanas.Sistema de Gestión de Calidad.Perfiles, responsabilidades y procedimientos específicos del cargo.

2.3 La evaluación de desempeño sugerida desde la guía 031 del MEN sólo aplica para los educadores vinculados por el 1278 de 2002, bajo la responsabilidad del rector y el cronograma adoptado será el determinado por el MEN. El decreto 1860 faculta al rector para evaluar a todo el personal con fines de mejoramiento, para el resto del personal se aplica el A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal. La evaluación de desempeño del personal docente, cuyo régimen es el decreto 2277 de 1979, es el adoptado por la Institución desde este proceso, Sin embargo se toma como referencia las competencias definidas en la guía 31 del MEN y demás lineamientos del Secretaría de Educación para el desempeño de los empleados del Municipio de Medellín.

2.4 Todos los miembros de la comunidad educativa harán uso racional y adecuado de los recursos de la institución.

3. DEFINICIONES

AMBIENTE DE TRABAJO: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

BIEN: Elementos tangibles de los que se puede disponer.

CAPACIDAD: aptitud de una organización, sistema o proceso para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto.

CAPACITACIÓN: es un desarrollo planificado, sistemático y organizado que busca modificar, mejorar y ampliar los conocimientos, habilidades y actitudes del personal nuevo o actual, como consecuencia de su natural proceso de cambio, crecimiento y adaptación a nuevas circunstancias internas y externa.

CLIENTE: organización o persona que recibe un producto.

COMPETENCIA: Es la capacidad que tiene una persona para desarrollar una responsabilidades en un puesto de trabajo

CONTRATO: acuerdo vinculante.

DESEMPEÑO: Es la manera como alguien o algo trabaja, juzgado por su efectividad.

EDUCACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones formales

EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados

EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados

ENTRENAMIENTO: Es un proceso que permite el aprendizaje necesario para mejorar el desempeño; incluye a la capacitación, al adiestramiento y al desarrollo.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: Organización establecida a los cargos de la institución y los Niveles de autoridad definidos





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ESTRUCTURA PRESUPUESTAL: Instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa la ejecución del presupuesto.

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO: Es la acción de medir y valorar los resultados obtenidos en relación a compromisos previamente establecidos, en el cumplimiento de las actividades inherentes a una profesión o cargo.

EXPERIENCIA: Tiempo que se haya ocupado desarrollando una actividad

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son cuentas contables creadas por ley como mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución de los recursos de establecimientos educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

FORMACIÓN: Conocimiento adquirido en instituciones no formales

HABILIDADES: Capacidad, destreza o talento para desarrollar una actividad

INDUCCIÓN: provocar por diversos medios que alguien realice determinada acción.

INFRAESTRUCTURA: Sistema o conjunto de elementos necesarios o básicos para la realización de una determinada actividad. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una organización

INGRESOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS: Son recursos propios de carácter público sometidos al control de autoridades administrativas y fiscales de las órdenes Nacional y territoriales.

INVENTARIO: Relación ordenada de los bienes.

PARTE INTERESADA: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización

PLAN DE MEJORAMIENTO PERSONAL: Instrumento que consolida el conjunto de acciones trazadas para corregir o superar las falencias del empleado

PRESUPUESTO: Asignación específica para gastar en las necesidades de la Institución durante el año lectivo.

PROVEEDOR: Organización o Persona que proporciona un producto: Bien o servicio

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

SERVICIO: Satisfacción de necesidades.

4. CONTENIDO

4.1 DEFINICIÓN DEL PRESUPUESTO

P-H-V-A ACTIVIDADES RESPONSABLEDESCRIPCIÓN (Registro, la frecuencia ó mes, cómo, referenciar

documentos de apoyo)

1PH

INICIOEstablecer presupuesto Anual y Definir Plan de

Compras

Rector

Tesorero

Contador

Entre los meses de agosto y septiembre, la SEM ordena la planeación del presupuesto anual para la vigencia del año siguiente, la cual debe cumplir reglamentación vigente y la elaboración hace en el formato de Estructura presupuestal de ingresos y egresos de la institución por todo concepto. Se deja establecido el Presupuesto institucional.

La adición presupuestal por compras que no están en el plan se deben aprobar por el Consejo Directivo quedando registrada en el formato de adición presupuestal “Resolución de adición presupuestal”, de lo cual queda evidencia en Acta del consejo directivo.

2VA Solicitar aprobación Consejo Directivo

Una vez la documentación este debidamente organizada en compañía del tesorero y contador se da a conocer a los miembros de Consejo directivo para su aprobación atendiendo recomendaciones y sugerencias al mismo.Se deja ACTA en el libro y se firma el Acuerdo respectivo el cual se remite a la SEM

3VAAprobar presupuesto y

Plan de comprasSEM

La SEM emite un Radicado al documento entregado, en caso de alguna observación ellos Ofician.

4P

Definir plan operativo del proceso y alinearlo con el plan operativo

general

Líder del proceso

(Rector)

Se define el Plan operativo del proceso V1-FR02 Plan operativo y V1-FR01 Plan de mejoramiento teniendo en cuenta los recursos, el presupuesto, las actividades y el cronograma del proceso.

4.2 RECURSO HUMANO

1PDefinir o actualizar perfiles de cargo

Líder del proceso (Rector)

La institución define los perfiles del recurso humano (educación, formación, experiencia, habilidades, autoridades y responsabilidades) de acuerdo a sus necesidades y a la estructura organizacional. Ver documento A2-GU01 CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS de acuerdo con lo establecido en la Ley 115, 715, decretos 1278, 2277, guías 10, 31 y reglamentación vigente.

2H Comunicar Rector Se solicita el personal que se requiere en la institución a Secretaria de


https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/PLAN%20OPERATIVO.%20CUADROS%20AREAS%20DE%20GESTION

https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/PLAN%20OPERATIVO.%20CUADROS%20AREAS%20DE%20GESTION




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4.2 RECURSO HUMANO

necesidades y recibir personal

educación mediante Oficio remisorio de acuerdo con las necesidades y anexando el perfil de cargo definido por la Institución. Cuando se recibe el recurso humano el rector revisa la documentación legal y el perfil para identificar necesidades de formación. Luego elabora un Oficio de aceptación o Carta de Ingreso

3HDiligenciar Hoja de vida

institucionalSecretaria

Se diligencian las hojas de vida de acuerdo al formato establecido para el archivo institucional Ver Hoja de vida del personalNota: Cuando el personal realiza otros cursos de formación se actualiza la Hoja de vida.

4H Realizar Inducción Rector

Coordinador

Cada vez que ingresa personal nuevo los directivos con el apoyo de personal idóneo, realizan en el A2-FR02 Inducción institucional a los empleados teniendo en cuenta los temas definidos en las condiciones generales 2.2 de este documento.

El líder del proceso informa al equipo directivo sobre los resultados de la evaluación de la inducción y entrenamiento, para tomar las acciones en el A2-FR04 Plan de formación u otras acciones. Como parte a la inducción se cuenta con la semana institucional para realizar inducción y reinducción del personal.

5VEvaluar el período de

pruebaRector Terminado el período de prueba se envía a la SEM el registro de Evaluación de

desempeño del personal en el formato establecido por la CNSC.

6P Identificar necesidades de formación y definir

Plan de formación

Líder del proceso (Rector)

Al iniciar el año lectivo se establece el plan de formación en el formato A2-FR04 Plan de formación u otras acciones, teniendo en cuenta las siguientes entradas: Listado de necesidades, Inducción, Periodo de prueba, resultados de evaluación de desempeño por competencias, resultados de encuesta de clima institucional, plan de mejoramiento y resultados de auditorias entre otras.

Para la construcción del Plan de formación se tienen en cuenta los talentos que hay en el personal que labora en la Institución, los programas de formación de la Secretaría de Educación, a través de la Escuela de Maestro, y las ofertas de instituciones que tengan algún vínculo con la Institución.

El A2-FR04 Plan de formación u otras acciones se divulga a todo el personal, a través correo electrónico y en carteleras

7H Gestionar Formación.Líder del proceso

(Rector)

Se establecen lazos con las diferentes entidades gubernamentales para capacitación del recurso humano, se tendrá en cuenta las personas capacitadas internamente para la formación del personal.

En caso de ser requerida la formación específica se solicita mediante oficio dirigido a las entidades correspondientes.

Se define la logística y materiales requeridos para cada capacitación.

Cuando se hacen formaciones se deja registro en el formato A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones.

Nota: Cualquier actividad que sea desarrollada por otros procesos y que tenga por objetivo formar o desarrollar el personal deben ser incluidas en el Plan de formación institucional.Nota: Cuando la formación es externa el personal debe traer registro de asistencia, certificados o diligenciar el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones.

8VHacer seguimiento al

Plan de formaciónLíder del proceso

Semestralmente se hace seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de formación y a la eficacia de las actividades realizadas con relación al objetivo. El método y los resultados de la eficacia se registran en A2-FR04 Plan de formación u otras acciones u otras acciones, en el campo de “Seguimiento a la eficacia y observaciones” y adicionalmente se complementa en el A2-FR05 seguimiento a capacitaciones u otras acciones.

De acuerdo con los resultados del seguimiento se implementan las acciones correctivas, preventivas o de mejora necesarias.

8PPlanear la evaluación

de competenciasLíder del proceso

Se planea la evaluación de competencias anualmente teniendo en cuenta el protocolo de evaluación establecido por el MEN (solo para los del 1278).

Se definen fechas de evaluación, de socialización y entrega de los resultados.





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4.2 RECURSO HUMANO

9HVAEvaluar las

Competencias del personal.

Directivos

Anualmente se evalúan las competencias del personal en los formatos sugeridos por el SEM para directivos, administrativos y adicionalmente docentes vinculados bajo el decreto 1278 teniendo en cuenta la GUIA 31 y el documento A2-GU01 CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS.

Nota: por requisito legal no se realiza evaluación de desempeño al personal del 2277.Se hace un acompañamiento al cumplimiento de responsabilidades de todo el personal en el A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal.

Los resultados de la evaluación se retroalimentan al personal y luego son enviados a la SEM. Adicionalmente, son analizados por la Institución para determinar las necesidades de formación y las acciones de mejora pertinentes, para lo cual se deja registro en el Plan de mejoramiento y compromisos del personal el cual es una entrada para el A2-FR04 Plan de formación u otras acciones.

10VARealizar seguimiento al plan de mejoramiento

del personal.Directivos

Durante el año se hace seguimiento al personal según la siguientes actividades: Recolectar evidencias que determinan el avance del plan de mejoramiento. Retroalimentar con el empleado, a través de entrevista el cumplimiento

del plan de mejoramiento, anualmente. Consignar en el plan de mejoramiento el seguimiento realizado y nuevos

compromisos en caso de requerirse.

11HAplicar Encuesta de Clima Institucional

Directivos

Anualmente, se aplica la encuesta de clima institucional según formato Encuesta de Clima Institucional. Se deja registro de los resultados de la evaluación, los cuales son analizados por la Institución para determinar las necesidades de formación y las acciones pertinentes para la mejora de la convivencia institucional. Los resultados se articulan al Plan de formación.Estos resultados se retroalimentan al personal de la Institución.

4.3 COMPRAS, INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO

1PIdentificar necesidades

generalesRector

La comunidad educativa identifica las necesidades y las pone en conocimiento del rector. Estas necesidades se registran en un formato A2-FR01 Listado de necesidades. El rector evalúa las necesidades de servicios de acuerdo a las prioridades.

2HSolicitar disponibilidad

presupuestalRector

Tesorería establece la disponibilidad teniendo en cuenta que exista partida presupuestal y aprueba emitiendo el debido certificado de disponibilidad presupuestal.

3HRealizar invitación

publicaRector

En la página de la Institución o en una cartelera visible a la comunidad, se publica el requerimiento de bienes o servicios, especificando los requisitos habilitante en el pliego de condiciones o Invitación pública durante dos días. Se reciben cotizaciones de personas o empresas interesadas.Se dejan los registros del procedimiento a seguir para la adquisición del bien o servicio (requisitos legales vigentes).

Nota: Antes de publicar los requerimientos de la compra, la institución debe verificar las necesidades de la Institución y los requisitos que deben cumplir el proveedor.

4HSeleccionar proveedores

Rector

De acuerdo con los documentos entregados por los cotizantes se realiza la selección del proveedor que ofrece la menor cuantía y que cumpla los requerimientos del producto establecidos en la invitación.

se incluyen en la base de datos los proveedores según el formato A2-FR11 Selección y control de proveedores.


https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/A1-FR04%20Encuesta%20de%20clima%20institucional.doc

https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/Documentos%20Externos/Guia31evaluaci%C3%B3ndesempe%C3%B1odocente.pdf

https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/Formatos/A1-FR03%20Evaluaci%C3%B3n%20de%20desempe%C3%B1o%20por%20competencias

https://dl-web.dropbox.com/get/SISTEMA%20DE%20GESTION%20DE%20LA%20CALIDAD/Gesti%C3%B3n%20de%20Recursos/documentos%20Admon%20de%20recursos/Formatos/A1-FR03%20Evaluaci%C3%B3n%20de%20desempe%C3%B1o%20por%20competencias




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5HRecibir bienes o

serviciosRector

coordinadores

Se realiza una Verificación del producto o servicio adquirido, con el cumplimiento de requisitos en la factura y Pliegos de condiciones. Se deja registro Recibido a satisfacción (Software contable) y en el A2-FR11 Selección y control de proveedores. Cuando surja una novedad en la prestación de servicio se registran las observaciones del mismo formato.

Una vez recibida la compra a satisfacción se informa y envía los soportes al tesorero para que proceda a realizar el pago.

Cuando se recibe un bien que requiere capacitación para su uso, se convoca un grupo de usuarios para que reciba dicha capacitación, de acuerdo con el instructivo entregado por el proveedor.

Cuando se trate de compra de bienes se actualiza el inventario y si se trata de material de consumo se registra en el A2-FR08 Control de insumos y recursos. Se abre la hoja de vida cuando se trata de equipos. Ver A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos.

El inventario de material bibliográfico se lleva en el A2-FR06 Inventario de material bibliográfico

Si son equipos, muebles y enseres, el rector informa a la dependencia del Municipio por medio del envío de un oficio, para que éste proceda a incluirlo en el inventario oficial Inventario de activos institucionales –SEM.

6VHacer seguimiento y

reevaluar a proveedores

Rector

Anualmente se hace reevaluación y se retroalimenta a los proveedores según el formato A2-FR11 Selección y control de proveedores

7HElabora informe de

ejecuciones presupuestales

Rector y TesoreroSe elabora mensualmente el informe de ejecuciones presupuestales de ingresos y egresos para presentar al consejo directivo y a la SEM, de acuerdo con el formato establecido por la SEM.

8PDefinir plan de mantenimiento

Rector

coordinadores

Al finalizar el año lectivo se realiza un estudio de las necesidades de mantenimiento y reparación de los bienes de la institución y la planta física, a través del reporte A2-FR01 Listado de necesidades

De acuerdo con las necesidades identificadas en el análisis previo y de acuerdo con la Hoja de vida de los equipos, (Manual del equipo) se procede a definir el Plan de mantenimiento y se registra en el formato A2-FR09 Plan de mantenimiento Preventivo

9HEjecutar el plan de

mantenimientoRector

De acuerdo con el presupuesto se ejecutan las actividades programadas en el plan de mantenimiento institucional dejando registro en el formato A2-FR09 Plan de mantenimiento.Una vez realizada la actividad, el rector verifica que las actividades de mantenimiento se hayan ejecutado satisfactoriamente.

En caso de requerirse una contratación externa se procede como la compra de un bien o servicio.

El mantenimiento de los equipos de computo son realizados por la Mesa de Ayuda, sin embargo la institución debe realizar los requerimientos y se actualiza el A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos.

10VVerificar estado de

inventario de recursosRector

coordinadores

Al terminar el año escolar e iniciar el año siguiente se verifica el estado de los recursos con que cuenta la institución comprobando con el A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos.

11VEvaluación del

Mantenimiento de la planta física y equipos

Rector

Al finalizar el año escolar, se evalúa la ejecución del Plan de mantenimiento, su efectividad y los costos, dejando recomendaciones para la elaboración del Plan de mantenimiento del próximo año, dejando registro en el mismo formato.

12PHVA

Gestionar el ambiente de trabajo

Rector

Se realiza el diagnostico de ambiente de trabajo a las diferentes dependencias que afectan la prestación del servicio en el formato A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajo. Se toman las acciones según resultados





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12VElaborar informes para organismos de control

RectorEl rector, el tesorero y el contador elaboran según los requerimientos de los organismos de control los informes que sean requeridos.

GENERALES

17V¿Se presentaron NC,

ACPM?

Líder del Proceso Durante la implementación del proceso se pueden presentar NC, ACPM las cuales deben ser documentadas y controladas según el establecido en el A1-PR01 Gestión de información y de mejora.

18VA

Hacer seguimiento y

mejora al proceso

FINLíder del Proceso

El líder del proceso asegura que se cumplan las condiciones de trabajo para que se desarrollen los diferentes procesos y la prestación del servicio educativo teniendo en cuenta el Plan operativo del proceso y las actividades de seguimiento determinadas en la caracterización.

Terminado cada periodo escolar se realiza un seguimiento al cumplimiento de las diferentes actividades e indicadores para realizar el V1-FR03 Cuadro y reporte de indicadores el cual se entregara a la dirección.

5. ARCHIVO DE REGISTRO

IDENTIFICACIÓNRESPONSABLE

ARCHIVO

ACCESOLUGAR Y FORMA DE ARCHIVO

TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINALCÓDIGO NOMBRE R G

A2-FR01 Listado de necesidades Rector x Físico: En rectoría / carpeta identificada A2-FR01 Listado de necesidades / por consecutivo de fecha

1 año y luego se destruye

A2-FR02 Inducción institucional Rector x Físico: En rectoría/carpeta identificada A2-FR02 / por consecutivo de fecha

permanente

A2-FR03 Seguimiento a competencias del personal

Coordinador@ x Físico: En coordinación/ carpeta identificada A2-FR03 / se aplica cada semestre


A2-FR04 Plan de formación u otras acciones

Rector/Docente encargado

x Físico: En archivo de la docente/con copia en rectoría/carpeta identificada A2-FR04


A2-FR05 Seguimiento a capacitaciones u otras acciones

Rector/Docente encargado

x Físico: En archivo de la docente/con copia en rectoría/carpeta identificada A2-FR05


A2-FR06 Inventario de material bibliográfico

Rector/ personal servicios generales

x Físico: En archivo en de biblioteca/virtual en dropbox/carpeta identificada A2-FR06

permanente

A2-FR07 Inventario y Hojas de vida de equipos


x Físico: En archivo en de biblioteca/carpeta identificada A2-FR07/virtual en dropbox

permanente





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ARCHIVO



A2-FR08 Control de insumos y recursos


x Físico: En archivo en de biblioteca/carpeta identificada A2-FR08


A2-FR09 Plan de mantenimiento Rector/ personal servicios generales

x Físico: En archivo en de biblioteca/ carpeta identificada A2-FR09/virtual en dropbox /es revisado periódicamente cada mes y se actualiza de acuerdo a requerimientos


A2-FR10 Diagnostico de Ambiente de trabajo

Rector x Físico: en rectoría/ carpeta identificada A2-FR10/cada dependencia evalúa


A2-FR11 Selección y control de proveedores

Rector x Físico: en rectoría/ carpeta identificada A2-FR11/cada dependencia evalúa

permanente

Hoja de vida del personal Secretaria x Físico: en secretaria/se actualiza según novedades del personal

Permanente, se entregan al trasladarse el personal

Encuesta de Clima Institucional

Rector x Físico: en rectoría/cada dependencia evalúa


Invitación Publica Rector/ personal servicios generales

x Físico: carpeta AZ principal/rectoría/se publican en cartelera a la entrada principal de la institución

permanente

Acta General Rector x Físico: carpeta folder proceso recursos principal/rectoría


Carta de Ingreso Secretaria x Físico: copia en la carpeta de hoja de vida.

permanente

Inventario de activos institucionales –SEM


x Físico: En archivo en de biblioteca/ carpeta identificada Inventario general(copias),originales en carpeta identificada de la misma forma en rectoría/es revisado y actualizado de acuerdo a requerimientos

permanente

(registros de compras según requisitos legales vigentes)

Rector, tesorero, contador

x Físico: carpeta AZ principal/rectoría

permanente

Rutinas de personal Rector x Físico: en portería/carpeta identificada rutinas del personal


Comprobante de pago para varios

Rector x Físico: carpeta folder identificada con el nombre comprobantes de pago/rectoría


Préstamo de equipos Personal de servicios generales, coordinadora rector servicios generales

x Físico: carpeta identificada con el nombre préstamo de equipos/rectoría, coordinación ,biblioteca


Préstamo de libros. Rector/ personal servicios generales

x Físico: carpeta identificada con el nombre préstamo de libros/biblioteca


Presupuesto Rector, tesorero, contador

x Físico: libros tesorería/ rectoría permanente

Plan de Compras Soportes Contables (Acuerdos)

Rector, tesorero, contador

x Físico: libros tesorería/rectoría permanente





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ARCHIVO



Actas de consejo directivoOficios

Rector x Físico: carpeta AZ principal/rectoría

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V1-FR02 Plan Operativo Rector x Físico: carpeta folder proceso recursos principal/rectoría


Cuadro e informe de indicadores

Rector x Físico: carpeta folder proceso recursos principal/rectoría

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-Evaluación Anual del Desempeño Laboral, Protocolo Para la Evaluación de Docentes (Decreto 1278)

Rector x Físico: carpeta identificada Evaluación docentes 1278 principal/rectoría

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A2.GUO1 CATÁLOGO DE PERFILES DE CARGOS

Rector x Físico: folder gestión recursos/magnético dropbox

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-

6. ANEXOS

Anexo 1

CONTROL DE MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS:

VERSION: DESCRIPCION DE LA MODIFICACIÒN


A2 pr01 gestion de recursos v1

Documents

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