PROCESO DE PEDIDO SUGERIDO

A- Definición GeneralEl proceso brinda la facilidad de manejar por rangos los artículos de inventario y en base a una cantidad previamente definida de producción, efectuar el cálculo del pedido sugerido, generando dentro del sistema una orden de pedido que luego se puede controlar vía back order.

B- ParametrosDado que el proceso se ejecuta basado en rangos es importante conocer y definir previsamente los parámetros que entran en el proceso.

B01 – Catálogo de Grupos/SubGrupos (Inventarios / Parámetros / Grupos)Se refiere a la forma de clasificar los por categorías o familias.Esta dividido en dos conceptos GRUPO y SUB GRUPO, para poder hacerlo más organizado.

Ejemplos:Grupo A05 Dirección SubGrupo 1835 Bomba de DirecciónGrupo A05 Dirección SubGrupo 4440 Tanque de dirección y sus partes

Todo articulo debe poseer UN UNICO GRUPO y un UNICO SUBGRUPO

Se recomienda hacer un análisis general de Grupos y Subgrupos y hacer una reorganizacion general, de forma tal que los grupos y subgrupos que tengan relación tengan una numeración contigua, así se facilitaría la obtención de resultados tanto en procesos como el que nos ocupa, como en reportes, por decir algo, al ejemplo anteriormente dado, que quede:

A05 Dirección 1835 Bomba de DirecciónA05 Dirección 1836 Tanque de dirección y sus partes

Luego de redefinir los Grupos y SubGrupos hay que hacer un trabajo largo y paulatino, que es ir cambiando uno a uno los artículos a su nueva categoría o bien definir en una tabla excel los cambios para vía programación hacer un utilitario que haga ese proceso.

B02 – Catálogo de Proveedores (Maestro de Nombres / Catálogo Maestro / Maestro de Nombres)

En el Maestro de Nombres, se encuentra inserta la tabla de Proveedores. Se debe hacer una revisión de dicha tabla y hacer una revisión de los artículos para ponerle a cada uno el código de proveedor principal para cada articulo

C- Proceso del Pedido Sugerido(Inventarios / Transacciones / Entradas al Inventario / Pedido Sugerido II )

C01 – Fase 1 : Definir los Items a Producir asi como la cantidad proyectadaEn el botón superior que dice “ITEMS” se debe inicilamente definir los distintos rubros a producir, asi como la cantidad proyectada para un periodo determinado (un mes, un trimestre, un año, etc.)

C02 – Fase 2 - Cargar los Consumos básicos de cada ArticuloPara el rango indicado en la parte superior de la pantalla se debe cargar los consumos (cantidad requerida para producir UNA UNIDAD”

Este proceso puede realizarse de dos maneras:

1- Botón “CARGAR”: Con este botón se toman los rangos indicados en la parte superior y se cargan los datos de unidades existentes y unidades en tránsito, dejando la información en la lista inferior de la pantalla, para que posteriormente y de forma INDIVIDUAL, se indique uno a uno lo que se requiere para cada artículo y cada item a producir.

2- Botón “CARGAR LOTE”: Este proceso funciona si de previo hay definiciones de Conformados donde se indican los artículos y las distintas unidades requeridas para la producción.

Se cargan los datos por rango de código conformado.

Posterior a la carga es factible hacer modificaciones a items de forma individual.

Luego de ello, aparecerá en la parte inferior los artículos que están incluidos en los conformados que se indican, con su cantidad solicitada y los datos de saldos.

C03 – Fase 3 : Verificar los consumos cargadosSi se desea y como un método de validación y control PREVIO a calcular los sugeridos, se puede emitir un reporte de los consumos cargados (tanto manualmente como por lote), eso se realiza por medio del botón “CONSUMOS”

C04 – Fase 4 : Calcular los SugeridosEste proceso toma la columna de REQUERIDO cargado anteriormente y lo verifica contra la existencia actual en bodega, generando el cálculo del pedido sugerido de la siguiente forma:

SUGERIDO = (REQUERIDO * CANTIDAD A PRODUCIR) - (EXISTENCIA + TRANSITO)

Para calcular el sugerido se debe presionar el botón “CALCULAR”

C05 – Fase 5 : Emitir el SugeridoSi se desea se puede generar un reporte impreso o a archivo externo del calculo del sugerido realizado anteriormente, esto por medio del botón “IMPRIMIR”

C06 – Fase 6 : Aplicar el Pedido Sugerido a la zona de Pedidos Una vez que se verificó que el calculo está correcto se puede enviar a procesar como un PEDIDO. Para ello utilice el botón “APLICAR”

Este proceso lo que realiza es generar un pedido con los datos calculados

D - Proceso de Pedidos (Inventarios – Transacciones – Entradas al Inventario – Ordenes de Pedido)

Una vez que se aplicó el pedido, se debe pasar a la fase de Pedidos, esta opción se encuenta en: Inventarios / Transacciones / Entradas al Inventario / Ordenes de Pedido

Allí ya debe aparecer un nuevo pedido, con los datos calculados y aplicados con anterioridad

Importante mencionar que a éste punto, todo se ha ido procesando sin afectar ningún dato del inventario, ni saldos ni ninguna información relevante, por lo cual todos los procesos se pueden repetir y manipular las veces que sea necesario y que se considere pertinente.

D01 – Fases del Pedido (botones)

Emitir: Le permite generar un boleta de salida para entregar al proveedor con el pedido generado

Aplicar: Para dar por bueno el pedido, enviar las cantidades a Pendientes y sumarizar el “Back

Order” de cada artículo

Cálculo Importación:Envía el control a la fase de importaciones para hacer los cálculos de nacionalización

Cambio Código:Envía el control a la fase de “Cambio de Código” que permite cambiar códigos de artículos o bien consolidar dos códigos en uno solo.

Recibir:Indicar las cantidades que para esté pedido se han recibido y cargar los saldos actuales del inventario

Reversar:Elimina por completo la Orden de Pedido que se encuentra marcada

Reporte de Pedidos:Permite generar un reporte de los pedidos realizados organizado por Número de Pedido

Reporte de Pendientes:Permite generar un reporte de los artículos que estan pendientes de recibirse

Back Order:Enviar el control a la aplicación de Back Order para revisar que está pendiente

D-02 Proceso de Emisión de Boleta de PedidoSi desea emitir una boleta sea a papel o a archivo PDF para enviar al proveedor, presione el botón de “EMITIR”, le aparecerá una pantalla donde debe indicar el número de formulario que desea emitir, consulte a su representante para que le indique cual es el formulario que corresponde a su empresa. Dicho formulario puede generarse a archivo PDF previo seleccionando una impresora PDF en la selección de impresoras de Windows. El Pedido que se emite es el que está marcado en la pantalla.

D-03 Proceso de Aplicar PedidoUna vez que el pedido esta revisado y que se desea dar por “bueno”, se debe presionar este botón a efecto de que se cargue las unidades a back order y los artículos queden en tránsito. Para ello debe marcar el pedido que desea recibir y presionar el botón de “APLICAR” Los datos del pedido se pasan a la cejilla de “Solicitadas”.

D-04 Proceso de Cálculo de la ImportaciónCuando ya la mercadería se recibe, si es una mercadería que se importa del exterior y sufre los cargos y costos normales de nacionalización, se puede ingresar a calcular la importación donde se puede calcular prorratear automáticamente los costos que implicaron esta recepción de pedido y/n nacionalización de mercadería. Una vez que se recalcule el costo nacionalizado, el mismo pasa a los datos del pedido como costos últimos de cada producto.

D-05 Cambio de CódigoEn caso que un artículo haya cambiado de código maestro, se puede utilizar esta utilidad para hacer un cambio de código, atención que el nuevo código aplica tanto para este ingreso de mercadería como para todo el historial de dicho artículo.

D-06 Recepción de PedidoIngrese a esta pantalla para recibir la mercadería del pedido y cargarla al inventario

Allí en primera instancia hay que indicar a cada artículo la cantidad que está recibiéndose, asi como el costo. Si todo está ingresando tal y como se solicitó en el pedido se puede presionar el botón de “Recibir Todo” y se asume que todo lo pedido se está recibiendo.

Se puede emitir un reporte de lo que se está recibiendo que sea soporte del movimiento recibido en el botón “Emitir”

Una vez Completada la digitación de movimientos, se presiona el botón de “Aplicar” para dar por bueno el ingreso de la mercadería.