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8 reglas para hacer presentaciones de éxito Por Lucas García 1

Hay que decirlo bien alto, que se entere todo el mundo: nos aburren las presentaciones de toda la vida. Las de los índices, las de los títulos con listas de puntos, las de demasiado leer y poco enseñar, etc…

Rand Fishkin tiene un excelente vídeo sobre estas 8 reglas que todo el mundo debería tatuarse antes de hacer una presentación.

1. Más mostrar y menos teclear Todas las charlas y eventos a los que voy me encuentro con este error garrafal. Querer contarlo todo en la presentación como si tu, que eres realmente lo que cuenta, no fueses a decir nada que no estuviese ahí. Intenta contar menos en las presentaciones, que todo ronde la idea de que sea más visual y menos de leer, atraerás más a tu público y no se dormirán.

2. Las listas de puntos pueden causar traumas a largo plazo Esto es algo que yo mismo me tengo que quitar de la cabeza… y es que prácticamente todas las presentaciones tienen esas terribles listas de puntos con un título encima. Esto es adictivo y lo único que consigue es que tu público tenga un trauma después de tu clase: no querrá volver. Cambia esas listas de puntos por diferentes diapositivas que cuenten cada uno de esos puntos.

3. Sigue un hilo narrativo Sigue un hilo narrativo que te lleve y lleve a tus asistentes a tu mundo. Trata de contar siempre una historia, esto es sumamente importante si quieres mantener la atención. Puedes seguir este concepto, que te ayudará a orientarte en tu próxima presentación:

1. PROBLEMA: ¿Dónde estamos? ¿Cómo están las cosas hoy? ¿Cómo se vende el servicio hoy?

2. SOLUCIÓN: ¿Por qué la Analítica Web? ¿Cómo cambiar las cosas?

3. PRÁCTICA: Tácticas de medición o Cómo implementar la Analítica en mi estrategia

                                                                                                               

1  Extraído  de  su  página  http://www.40defiebre.com/8-­‐reglas-­‐hacer-­‐presentaciones-­‐exito/  

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4. RETORNO: Resultados que voy a obtener

Llevando este hilo narrativo conseguiremos que nuestro público entienda el concepto a la primera y vean el valor de lo que estamos contando.

4. Conoce a tu audiencia Sabes quien visita tu web, sabes quien va a tus charlas, entonces, ¿por qué no te aseguras de presentar algo perfectamente dirigido para ellos? No hay nada que más rabia me de que ir a uno de tantos eventos SEO o Social Media que se hacen en España y ver que los ponentes cuentan siempre lo mismo, sea quien sea el público. ¿No os dais cuenta que si el público es mayoritariamente técnico querrá oír tácticas y no conceptos? ¿No veis que si el público es novato no podéis perderos en tecnicismos?

Yo en mis clases me aseguro de conocer al dedillo lo que hacen mis alumnos, que no se me escape nada por si he de dar un giro a lo que iba a contarles. Lo más importante para mi es que todos y cada uno de los asistentes se vayan con algo aprendido. Y parece obvio, pero a mi personalmente no me pasa y por eso cada vez voy a menos eventos.

5. El formato debe estar claro y premeditado La diferencia entre una presentación de “guau” y una presentación sin pena ni gloria pasa casi principalmente por el formato. Cuida tu formato, que los títulos estén siempre en la misma posición, que las urls estén en el mismo sitio. Tener una consistencia visual ayuda a que los usuarios comprendan mejor la información.

Y no olvides usar transiciones bien marcadas, por ejemplo con una frase sobre fondo negro o amarillo, que vaya claramente con el sentido de cambiar de sección. Esto funciona muy bien y se capta rápidamente el concepto.

Un ejemplo, el fantástico “One More Thing” de Steve Jobs:

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6. No olvides jugar con las emociones Intenta ir jugando con el hilo narrativo mezclado con las emociones. Por ejemplo: si estás hablando de algo crítico, mete un poco de drama, (datos en rojo o imágenes visualmente impactantes).

Hay cuatro tipos de emociones a trabajar en una presentación:

1.- Humor: lo que mejor funciona. Si los participantes se ríen con tu charla o presentación, tienes la mitad del camino andado.

2.- Asombro: impacta, haz que tus usuarios abran la boca, cogiendo por ejemplo las palabras de algún gurú o marca reputada y tener un caso práctico que demuestre que se equivocaba.

3.- Drama: crea conflicto, crea el “nosotros vs ellos”, esto se conjuga súper bien con el siguiente concepto:

4.- Enemigo común: algo del pasado con el que todo el mundo está alineado y que queremos evitar.

Yo personalmente juego bastante con el humor e intento siempre darle un punto gracioso, sin pasarse, siempre con un equilibrio.

7. Más consejos y menos conceptos Dependerá de tu público pero normalmente esto es lo que más acusamos perfiles como yo. Ir a charlas o eventos y que sean demasiado conceptuales, demasiado básicos. Si perfiles como el mío vamos a escuchar algo por ahí fuera esperamos oír cosas que nadie nos haya dicho antes, trucos, consejos que poder aplicar una vez de vuelta en la oficina. Como regla, intenta que tus presentaciones tengan siempre un 20% de cosas que no has contado antes, así te asegurarás de que tus usuarios se quedan con sensaciones nuevas y cosas que pueden utilizar.

8. Multimedia, please Youtube, Vimeo, Instagram, Fancy, Pinterest, etc…. tenemos miles de plataformas donde encontrar contenido impresionante, curado por verdaderos “content curators” y no lo usamos en nuestras presentaciones. Usa vídeos, por cada hora de presentación deberías tener al menos unos 3-5 minutos de vídeo, a la gente le encanta y se quedan con este tipo de cosas. Es lo que llamamos: gestionar el recuerdo.

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¿Qué hace perdurable a un mensaje? Un buen libro de presentaciones no sólo debe explicar cómo se debe hacer, pues eso ya lo encontramos en las ayudas del propio programa, sino que debe ir más allá. Uno de estos libros es Made to Stick de Chip Heath y Dan Heath.

He aquí un pequeño resumen2 de los seis principios de Made to Stick que debemos tener en mente a la hora de cristalizar nuestras ideas y componer nuestros mensajes para una conferencia, una presentación o cualquier otro tipo de comunicación.

• Simplicidad. Si todo es importante, entonces nada lo es. Si todo es prioritarios, entonces nada tiene prioridad. Debes ser implacable en tu esfuerzo de simplificar (no trivializar) tu mensaje, hasta dejarlo reducido a su contenido absolutamente fundamental. No estoy hablando de sonidos sin sentido. Si se trabaja lo suficientemente duro, todas las ideas pueden reducirse a su significado absolutamente esencial. En el caso de la presentación, ¿cuál es el punto clave? ¿cuál es el mensaje fundamental? ¿por qué importa (o debería importar)?

• Imprevisibilidad. Se puede atraer la atención de la gente actuando de forma inesperada. ¡Sorprenda a la gente! Al sorprenderles, conseguirás su atención. Pero para que ésta se mantenga deberá estimular su curiosidad. La mejor forma de hacerlo es plantear preguntas o abrir huecos en el conocimiento de personas y luego rellenarlos. Haz que la audiencia sea consciente de que hay algún hueco en sus conocimientos y luego rellena ese hueco con las respuestas del puzzle (o guíalos para que ellos mismos encuentren las respuestas). Haz que la gente te acompañe en un viaje por el conocimiento.

• Concreción. Utiliza frases naturales y proporciona ejemplos reales de cosas reales, no abstracciones. Habla de imágenes concretas, no de vagas nociones. Los refranes suelen ser efectivos, dicen los hermanos Heath, a la hora de reducir los conceptos abstractos a lenguaje concreto, simple y potente (y memorable). Por ejemplo, la expresión “matar dos pájaros de un tiro” resulta mucho más comprensible que decir algo como “trabajemos para maximizar nuestra productividad incrementando la eficiencia en varios departamentos, etc.” Y la frase “… ir a la Luna y volver” de JFK (y de Ralph Kramden antes que él) también es igual de concreta. Es posible visualizarla.

• Credibilidad. Si somos famosos en nuestro campo, ya tendremos una credibilidad otorgada (aunque ni siquiera eso es tan cierto hoy día como solía serlo antes). Sin embargo, la mayoría de nosotros no tenemos ese tipo de credibilidad, por lo que recurrimos a los números y a los fríos datos en bruto para apoyar nuestra afirmación de que somos los líderes del merado, etc. De acuerdo con los hermanos Heath, las estadísticas no son inherentemente útiles. Lo que es importante es el contexto y el significado. Es necesario exponer las cosas en términos que la audiencia pueda visualizar. ¿Cuál de estas dos frases te parece más adecuada “Cinco horas de vida útil de la batería” o “La batería dura lo suficiente para poder ver sin interrupciones sus programas de televisión favoritos en su iPod durante su próximo vuelo de San Francisco a Nueva York”? Hay muchas formas de conseguir credibilidad, una cita de un cliente o de un periódico puede servir de ayuda, por ejemplo. Mientras que un largo resumen del historial de tu empresa simplemente conseguirá aburrir a la audiencia.

• Emoción. Las personas somos seres emocionales. No basta con presentarle a la gente una larga lista de puntos y de datos en las diapositivas, sino que es necesario hacerles sentir

                                                                                                               

2   Extraído   del   libro   “presentaciónzen.   Ideas   sencillas   para   el   diseño   de   presentaciones.”   De   Garr  Reynolds  

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algo. Hay multitud de formas de hacer que la gente sienta algo acerca del contenido que les estamos presentando. Las imágenes son una manera no sólo de hacer que la audiencia entienda mejor aquello que queremos decir, sino también de que sienta y establezca una conexión más visceral y emocional con nuestras ideas. Podríamos explicar, por ejemplo, la devastación provocada por el huracán Katrina y las inundaciones subsiguientes en Estados Unidos con una serie de listas de viñetas, datos y puntos, pero las imágenes de las consecuencias del sufrimiento de la gente que el huracán provocó permiten contar la historia de una forma que las palabras, el texto y los datos no podrían contar por sí mismos. La simple mención de las palabras “huracán Katrina” hacen que surjan vívidas imágenes en la mente de muchas personas. Los seres humanos establecemos conexiones emocionales con las personas, no con las abstracciones. Siempre que sea posible, exponga sus ideas en términos humanos. “100 gramos de grasa” puede parecerle algo muy concreto, pero para otros es una abstracción. Una imagen de un plato enorme de patatas fritas, dos hamburguesas con queso y un gran batido de chocolate suscitarán en ala gente una reacción a un nivel mucho más visceral. “¡De modos que ese es el aspecto que tienen 100 gramos de grasa!”.

• Historia. Las personas contamos historias durante todo el día. Esa es la forma en la que los seres humanos nos hemos comunicado siempre. Contamos historias con nuestras palabras e incluso con nuestro arte y nuestra música. Nos expresamos a través de las historias que compartimos con otros. Enseñamos, aprendemos y creemos a través de las historias. En Japón, es habitual que un trabajador experimentado (sempai) haga de mentor de otro principiante (kohai) en lo referente a diversas cuestiones relativas a la historia y la cultura de la empresa y a cómo hacer el trabajo. El sempai lleva a cabo buena parte de su labor didáctica informal contando historias, aunque nadie las llama de esa forma .Pero eso es lo que son. Una vez que el trabajador principiantes escucha la historia de lo que le sucedió a aquel pobre tipo que no llevaba su casco protector de la fábrica, nunca olvida la lección (y nunca se olvida de ponerse el casco). Las historias consiguen nuestra atención y son más fáciles de recordar que las listas de reglas.

• A la gente le encanta Holliwood, Bollywood y todos los tipos de películas. Se ven atraídos por las “historias”. Pero entonces, ¿por qué cuándo la mayoría de personas inteligentes y de talento que aman las historias, tienen la posibilidad de realizar una presentación se limitan a generar flujos vagamente conectados de informaciones, en lugar de historia o ejemplos e ilustraciones? Las grandes ideas y las grandes presentaciones tienen un cierto contenido de historia.

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Cuestiones técnicas a la hora del diseño de diapositivas

Uso del Color Para diseñar una diapositiva agradable es necesario utilizar una buena combinación entre los colores del fondo de la diapositiva y el texto de la misma. Para que tu audiencia pueda leer fácilmente el contenido de tu diapositiva debe existir un contraste entre el texto y el fondo.

Se recomienda utilizar colores oscuros en el fondo y claros para el texto o viceversa. Evita los colores muy brillantes o muy vivos en combinación ya que podrían ser molestos para la vista y poco legibles.

Ejemplos de combinaciones:

Tamaño y tipos de fuentes

La letra B

Al pulsar la letra “b” durante la ejecución de la presentación, el fondo se muestra negro y permite dejar por un momento la presentación e interactuar con la audiencia.

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