6 GP PMI GP0-Introduccion_v2

1Gerencia de ProyectosIntroduccin a Gerencia de Proyectos

Seccin ISeccin I

Marco Conceptual Marco Conceptual de la Direccin de de la Direccin de

ProyectosProyectos

2Ing. Mario R. Morales, MBA

Ciclo de Vida del Proyecto y Organizacin

Ciclo de vida del proyecto y la organizacin

Los proyectos y la gestin de proyectos

se realizan en un ambiente ms amplio

que el de proyecto en s mismo

El equipo de gestin de proyectos debe

entender este contexto para poder

seleccionar:

- Fases del ciclo de vida

-Procesos, tcnicas, y herramientas

Ciclo de Vida

Interesados

Organizacin


Los gerentes de proyecto o las organizaciones pueden dividir los proyectos en

fasesfases con el fin de proveer un mejormejor controlcontrol gerencialgerencial con los enlaces

apropiados a las operacionesoperaciones enen marchamarcha de la organizacin ejecutora.

Colectivamente se conocen a stas fases como el ciclo de vida del proyecto

Muchas organizaciones identifican un conjunto especfico de ciclos de vida

para ser usados en todos sus proyectos

Ciclo de Vida del Proyecto

Tiempo

Niv

ele

s d

e C

os

to y

Pe

rso

na

l

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final

El ciclo de vida del proyecto: ejemplo

4El ciclo de vida del proyecto: ejemplo

El ciclo de vida del proyecto: ejemplo

Ciclo de Vida Representativo del Desarrollo de Software, segn Musnch



Tiempo

Niv

ele

s d

e C

os

to y

Pe

rso

na

l

Fase

Conceptual

Fases de Diseo

e Ingeniera

Fase

Prototipo

Proyecto:

Nuevo Escarabajo

(New Beetle)

Tradicin innovacinDefinicin:Definicin:

Qu trabajo tcnico hay que realizar en cada fase?Cundo y Cmo verificar los entregables?Quin est involucrado en cada fase?Cmo controlar y aprobar cada fase?

Ing. Mario R. Morales, MBA

Caractersticas comunes:Caractersticas comunes:

Costo de los recursos. Nivel de Incertidumbre. Influencia de los interesados (producto final y

costo final/cambios del proyecto).

Tiempo

Niv

ele

s d

e C

os

to y

Pe

rso

na

l

Fase Inicial

Fases Intermedias

Fase Final



CaractersticasCaractersticas dede laslas FasesFases deldel ProyectoProyecto:

La terminacin y aprobacin de uno o ms entregablesentregables caracteriza una fase deun proyecto.

UnUn entregableentregable es un producto de trabajo mediblemedible yy verificableverificable tal como unaespecificacin, un estudio de factibilidad, un documento de diseo dedetalle o un prototipo.

Entregables: Gerencia del proyecto y producto del proyecto.

Los entregables, y por esto las fases, son parte de un proceso de secuenciageneral diseado para asegurarasegurar unun controlcontrol apropiadoapropiado deldel proyectoproyecto y paralograr el producto o servicio deseado, que es el objetivoobjetivo deldel proyectoproyecto.


Tiempo

Niv

ele

s d

e C

os

to y

Pe

rso

na

l

Fase

Conceptual

Fases de Diseo

IngenieraFase

Prototipo

phases exits


Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante las fases intermedias, y caen rpidamente al final



La capacidad de los interesados de influenciar las caractersticas finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio, y luego se reduce, esto es debido al costo de los cambios



Las fases del ciclo de vida del proyecto no son las mismas que los grupos de procesos de gestin de proyectos

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase n

Planificacin

Proyecto X

Ejecucin

Seguimiento

y Control

Cierre

Iniciacin

Grupos

de

Procesos


Interesados Stakeholders

Los stakeholders del proyecto son los individuosindividuos yy organizacionesorganizacionesque estn activamenteactivamente involucradasinvolucradas en el proyecto o cuyoscuyos interesesinteresespuedenpueden verseverse afectadosafectados como resultado de la ejecucin del proyecto ode la terminacin del proyecto; ellos tambin puedenpueden ejercerejercer unaunainfluenciainfluencia sobre el proyecto y sus resultados.

Patrocinador

del

Proyecto

Gerente

del

Proyecto

Equipo de Direccin

del Proyecto

Equipo del Proyecto

Interesados en el proyecto

Proyecto

The Ideal Sponsor

The ideal sponsor has

the bag of money and the baseball bat


Los stakeholder, claves en todo proyecto, incluyen:

El gerente del proyecto: la persona responsable de gerenciar el proyecto.

Cliente / usuario.

La organizacin ejecutora.

Sponsor.

Influenciadores.

PMO.

Otros interesados: Los vendedores, contratistas, miembros del equipo y sus familias,agencias de gobierno, medios de comunicacin y ciudadanos particulares.


Los stakeholders del

proyecto de

Explotacin Petrolera

Los stakeholders normalmente tienen

objetivos muy distintosobjetivos muy distintos o en conflicto


Involucrados o Stakeholders del Proyecto

1. Proyecto de Informacin Gerencial para un Departamento

El gerente de un departamento que ha pedido un nuevo sistema de informacin gerencial

Costo Bajo

Empresa contratada para la programacin Maximizar Utilidades

2. Proyecto de Investigacin Electrnica

Vicepresidente Uso del estado del arte en tecnologa

Vicepresidente de manufactura Prcticas de clase mundial

Vicepresidente de Mercadeo Cantidad de nuevas opciones

3. Proyecto de Desarrollo Inmobiliario

Dueo Entrega a tiempo

Gobierno Local Maximizar Ingresos por impuestos

Grupo Medioambiental Minimizar impactos adversos al medio ambiente

Residentes Reubicar el proyecto en otro lugar

Los stakeholders normalmente tienen objetivos muy distintos o en conflicto.Por ejemplo:



Anlisisde

Stakeholders

Stk 1 Stk 2 Stk 3 Stk 4 Stk 5 Stk 6 Stk 7

Apoyo entusiasta

Trabajara fuerte para lograr que suceda

Ayuda al trabajo

Apoyar para implementar la solucin

Condescendiente

Har lo minimo

Indiferente

No ayudar, no har daoVacilante

Se reserva, no es voluntario

No cooperativo

Tendr que ser estimulado

Opuesto

Abiertamente se opondr a la solucin

Hostil

Bloquear la implementacin de la solucin a toda costa

x

x

ox o x

Nivel de compromiso

o o x o x

10


Zorros

Autoridad Formal

Baja Alta

Peces

GordosAlta

Baja RatonesVacas

Sagradas

Influencia


Un proyecto exitoso

empieza por una

correcta definicin

de sus requerimientos

Requerimientos

Necesidades

explcitas e

implcitas

Stakeholders

o interesadosAnlisis de Interesados:

traslada necesidades, deseos,

y expectativas

en requerimientos

PROYECTO

11


Influencias de la organizacin

Los proyectos son parte de una

organizacin ms grande

que el proyecto mismo

El proyecto es afectado por la madurez

de una organizacin

Sistema de

gestin de

proyectosCultura y estilo Estructura

organizacional

Oficina de

gestin de

proyectos

12

Sistema de gestin de proyectos

El sistema de gestin

de proyectos

es el conjunto de

Herramientas

y TcnicasMetodologas

ProcedimientosRecursos Usados para

gestionar

proyectos


Cultura y estilo de la organizacin

Muchas organizaciones han desarrollado culturas nicas, reflejadas en numerosos factores tales como:

Valores, normas, creencias, y expectativas compartidas

Polticas y procedimientos

Percepcin de las relaciones de autoridad

tica laboral y horario laboral

13


Estructura organizacional

La estructura de la organizacin ejecutante restringe la disponibilidad de recursos en un espectro que va de funcional a proyectizado


No se puede mostrar la imagen. Puede que su equipo no tenga suficiente memoria para abrir la imagen o que sta est daada. Reinicie el equipo y, a continuacin, abra el archivo de nuevo. Si sigue apareciendo la x roja, puede que tenga que borrar la imagen e insertarla de nuevo.

Gerente

General

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Gerente

Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Coordinacin del Proyecto

(Las cajas sombreadas representan personal involucrado en actividades de proyecto)

Figura 2 - 7. Organizacin Funcional

Influencias de la Organizacin

14


Gerente General

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal



Figura 2 - 8. Organizacin Proyectizada



Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal



Figura 2 - 9. Organizacin tipo Matriz Dbil


15


Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Gerente de Proyecto

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal



Figura 2 - 10. Organizacin tipo Matriz Balanceada




Figura 2 - 11. Organizacin tipo Matriz Fuerte

Gerente General

GerenteFuncional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal


Proyectos

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de ProyectoPersonal

Gerentes de Gerente de


16


Gerente General

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Personal

Coordinacin del Proyecto A

Gerente de Gerentes

de Proyectos

Gerente de Proyecto

Gerente de Proyecto

Gerente de ProyectoPersonal

Coordinacin del Proyecto B


Figura 2 - 12. Organizacin Compuesta


Ing. Mario R. Morales, MBAFigura 2 - 6. Influencias de la Estructura Organizacional en los Proyectos

Autoridad delGerente deProyecto

Poca o nada Limitada Baja a moderada

Disponibilidad de recursos

Quin controla el presupuesto del proyecto

Rol del Gerente del Proyecto

Cargos comunes para el gerente delproyecto

Personal administrativo de la gerencia del proyecto.

Poca o nada Limitada Baja a moderada

Moderada a alta

Moderada a alta

Alta a casi total

Alta a casi total

Gerente Funcional

Gerente Funcional

Mezcla Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo completo

A tiempo completo

A tiempo completo

Coordinador o Lder de proyecto

Coordinador o Lder de proyecto

Gerente de proyecto / responsable de proyecto

Gerente deProyecto o Gerente de Programa

Gerente de Proyecto o Gerente de Programa

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo parcial

A tiempo completo

A tiempo completo

Matriz dbil Matriz balanceada

Matriz fuerte

Matriz ProyectizadaFuncionalEstructura

Organizacional

Caractersticasdel proyecto


17


Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en la estructura organizacional

Muchas organizaciones se dan cuenta de los beneficios de desarrollar e implementar una PMO

Puede existir en cualquier tipo de organizacin

Mayor

probabilidad

de ocurrencia

Una de las principales ventajas de la organizacin

matricial es

A. Mejorar el control del Project manager sobre los

recursos

B. Ms de un jefe para el equipo de proyecto

C. Comunicaciones ms fciles

D. Reporte (hacia arriba) ms fcil

2. Pregunta para discusin grupal

18

Respuesta: A

Explicacin: Recuerde que si la pregunta no fija contra

que se est comparando, entonces se debe asumir que se

est comparando contra una organizacin funcional


En una organizacin proyectizada el equipo de proyecto:

A. Reporta a muchos jefes

B. No tiene lealtad hacia el proyecto

C. Reporta al gerente funcional

D. No tendr siempre una posicin fija


19

Respuesta: D

Explicacin: La principal debilidad de una organizacin

proyectizada es que al final del proyecto, el equipo se

dispersa pero no tiene un departamento funcional al cual

regresar.


Un Project Manager est tratando de completar un

proyecto de desarrollo de software pero no puede lograr

suficiente atencin para su proyecto. Los recursos estn

enfocados en completar trabajos relacionados con las

operaciones de la empresa y el Project manager tiene

poca autoridad para asignar los recursos apropiados. En

qu forma de organizacin debe estar trabajando el

Project Manager en este momento?:

A. Funcional

B. Matricial

C. Expeditor

D. Coordinator


20

Respuesta: A

Explicacin: En una organizacin funcional el Project

manager tiene el menor soporte para el proyecto y tiene

poca autoridad para asignar recursos.


Un Project manager tiene muy poca experiencia, sin

embargo ha sido asignado para dirigir un nuevo gran

proyecto. Debido a que trabajar en una organizacin

matricial para completar el proyecto, puede esperar que

las comunicaciones sean:

A. Simples

B. Abiertas y exactas

C. Complejas

D. Difciles de automatizar


21

Respuesta: C

Explicacin: Debido a que un proyecto hecho en una

organizacin matricial involucra personas de toda la

organizacin, las comunicaciones son ms complejas.


Seccin IISeccin II

Norma para la Norma para la Direccin de Direccin de

Proyectos de un Proyectos de un ProyectoProyecto

22


Procesos de Direccin de Proyectos para un

Proyecto

Procesos de gestin de proyectos para un proyecto

Gestin de proyectos es la aplicacin

de conocimientos, habilidades,

herramientas, y tcnicas a las

actividades del proyecto para

lograr los requerimientos del proyecto

La gestin de proyectos se realiza a

travs de procesos (usando los

conocimientos, habilidades,

herramientas, y tcnicas) que

reciben entradas y generan salidas

Conocimientos

Tcnicas

Habilidades

Herramientas

ProcesoEntrada Salida

23



Un proceso es un conjunto interrelacionado de acciones y actividades que se ejecutan para lograr un conjunto predefinido de productos, resultados, y servicios

Hay dos categoras:

Procesos de gestin de proyectos

Procesos orientados al producto

ProcesoEntrada Salida

Procesos de

Gestin de

Proyectos

Procesos

orientados

al Producto

Proyecto



Procesos de Gestin de Proyectos:

Comunes a la mayora de proyectos

la mayor parte del tiempo

Asociados entre ellos por tener un

propsito integrado

Su propsito es iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto

Interactan en una forma compleja que no puede ser totalmente descrita en un documento o grfico

Tambin se pueden agrupar en reas de conocimiento

Procesos de

Gestin de

Proyectos

Procesos

orientados

al Producto

Proyecto

24



Procesos orientados al Producto:

Especifican y crean el producto del

proyecto

Son definidos por el ciclo de vida del

proyecto

Varan por cada rea de aplicacin

Se entrelazan e interactan con los procesos de la gestin de proyecto

Procesos de

Gestin de

Proyectos

Procesos

orientados

al Producto

Proyecto

25


Los Grupos de Procesos de la Gerencia de Proyectos

Grupo de Procesos de Iniciacin, que definendefinen yyautorizanautorizan un proyecto o fase.

Grupo de Procesos de planificacin, que definendefinen yyrefinanrefinan loslos objetivosobjetivos yy preparanpreparan elel planplan con la mejoralternativa de accin para lograr los objetivos y elalcance que el proyecto o fase del proyecto deberealizar.

Grupo de Procesos de Ejecucin, que integraintegra aa lala gentegenteyy otrosotros recursosrecursos para llevar a cabo el plan de gerenciadel proyecto para un proyecto o una fase.

Grupo de Procesos de Seguimiento y Control, MideMide yysupervisasupervisa regularmenteregularmente el avance a fin de identificar lasvariacionesvariaciones respectorespecto deldel planplan de gestin del proyecto,de tal forma que se tomentomen medidasmedidas correctivascorrectivas cuandosea necesario para cumplir con los objetivos delproyecto

Grupo de Procesos de cierre, que formalizanformalizan lalaaceptacinaceptacin deldel producto,producto, servicioservicio oo resultadoresultado y lleva alproyecto, o a una fase, a un final ordenado.

Procesos de Planificacin

Procesos de

Ejecucin

Procesos de

Cierre

Procesos de

Inicio

Procesos de

Seguimiento y control

Grupos de procesos de la gestin de proyectos

26


Grupo de procesos de Iniciacin

Consiste en los procesos que facilitan la autorizacin formal para empezar un nuevo proyecto o fase

Los procesos de iniciacin frecuentemente se hacen en forma externa al control del alcance del proyecto


Grupo de procesos de Planificacin

Se usan para planificar y gestionar un proyecto exitoso para la organizacin

Recolectan informacin de diversas fuentes con distintos niveles de exactitud y extensin

Desarrollan el Plan de Gestin del proyecto

Identifican, definen, y maduran el alcance, tiempo, y costo del proyecto

27

Grupo de procesos de Planificacin


Grupo de procesos de ejecucin

Se usan para completar el trabajo definido en el plan de gestin del proyecto para lograr los requerimientos del proyecto

El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren para cada proyecto especfico

Involucran coordinar personas y recursos, as como integrar y ejecutar las actividades del proyecto segn el plan de proyecto

Aborda el alcance definido en la declaracin de alcance e implementa los cambios aprobados

28


Grupo de procesos de Ejecucin


Grupo de procesos de seguimiento y control

Observar la ejecucin del proyecto para identificar problemas potenciales de una manera oportuna y tomar acciones correctivas cuando sea necesario

El equipo de proyecto debe determinar que procesos se requieren en el proyecto especfico

Beneficio clave es que la performance del proyecto se observa y mide regularmente para identificar variaciones del plan

29

Grupo de procesos de seguimiento y control


Grupo de procesos de cierre

Incluyen los procesos usados para terminar formalmente todas las actividades de un proyecto o fase, entregar el producto terminado a otros o cerrar un proyecto cancelado

Verifica que los procesos definidos se hayan terminado en todos los grupos de procesos, para cerrar el proyecto o fase, y formalmente establecer su trmino

30


Grupo de procesos de cierre


Interacciones entre procesos

Los grupos de procesos casi nunca son discretos o eventos de una sola vez, mas bien son actividades traslapadas que ocurren en varios niveles de intensidad a travs del proyecto

31


Interacciones entre procesos

Los grupos de procesos se repiten en cada fase a travs del ciclo de vida del proyecto para conducir efectivamente al proyecto a su conclusin


Correspondencia de los procesos de gestin de proyectos

Los 42 procesos de gestin de proyectos se ordenan en una matriz de cinco Grupos de Procesos y nueve reas de Conocimiento

32

Durante qu fase del ciclo de vida se crea el presupuesto

detallado del proyecto:

A. Iniciacin

B. Antes del ciclo de vida de la gestin del proyecto

C. Planeamiento

D. Ejecucin

6. Pregunta de certificacin CAPM

Respuesta: C

Explicacin: El presupuesto de orden de magnitud es el

nico presupuesto que no se crea en la fase de

planeamiento.


33

El Project charter se crea durante que fase del ciclo de

vida:

A. Ejecucin

B. Planeamiento

C. Cierre

D. Iniciacin


Respuesta: D

Explicacin: El Project charter se necesita antes de que se

pueda comenzar el trabajo de planeamiento y ejecucin.


34

El Schedule detallado del proyecto solo se puede crear

despus de haber elaborado:

A. Presupuesto del proyecto

B. WBS

C. Plan de proyecto

D. Evaluacin detallada de riesgos


Respuesta: B

Explicacin: En el ciclo de vida del proyecto, el

presupuesto, el plan de proyecto, y la evaluacin detallada

de riesgos vienen despus del Schedule. La nica

respuesta que puede ser un input para el Schedule es el

WBS.


35

La persona que debe estar en control del proyecto durante

la fase de planeamiento es:

A. Project manager

B. Miembros del equipo

C. Gerentes funcionales

D. Sponsor


Respuesta: A

Explicacin: El PMI aconseja que el Project Manager deba

ser nombrado lo ms temprano posible en el proyecto,

durante la fase de iniciacin si es posible.


36


La supervivencia de las empresas estar

sustentada en qu tan bien son implementados sus

proyectos y cuan rpidamente

Harold Kerzner, PhD

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