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DIRECCION NACIONAL DE COSTOS RECUPERABLES (DNCR)DNCR-MP-01

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSVERSION 1 FECHA 14-04-08

1. OBJETIVO

Establecer una metodologa que permita a YPFB la revisin y aprobacin de los costos recuperables en base a los informes emitidos por los fiscales de campo, ms la revisin documental de los Costos reportados, referente a los trabajos y actividades ejecutadas en el marco de los Contratos de Operacin.2. ALCANCE

El Procedimiento se aplica a partir de la ejecucin de proyectos, actividades, obras en curso y de operacin, que el titular haya considerado su ejecucin o realizacin en el presupuesto aprobado por YPFB, las cuales se clasifican en: exploracin, desarrollo y explotacin.

3. GLOSARIO Y DEFINICIONES

Revisor de Costos: Profesional de YPFB responsable de la revisin de Costos Recuperables en base a la documentacin necesaria, suficiente y competente recibida del Fiscal de Campo de YPFB y del Titular/Operador, evidenciando su razonabilidad, veracidad y consistencia, bajo los criterios establecidos en los Contratos de Operacin y normativas vigentes.Fiscal de Campo: Profesional de YPFB responsable de la supervisin, fiscalizacin y control de las actividades que se realizan en los campos petroleros.Costos Observados: Son aquellos costos que a juicio del Fiscal de Campo y/o Revisor de Costos no cumplen la condicin de costos recuperables.

4. APLICACIONLa aplicacin del presente procedimiento es de responsabilidad de la Gerencia Nacional de Fiscalizacin dependiente de la Vicepresidencia de Administracin, Contratos y Fiscalizacin y la Direccin Nacional de Costos Recuperables dependiente de la Gerencia Nacional de Planes de Trabajo y Presupuestos.5. PROCEDIMIENTOS ESPECIFICOS DE REVISIN DE COSTOS:5.1 Funciones y responsabilidades de la Direccin Nacional De Costos Recuperables (DNCR):

1. Seguimiento y control del presupuesto aprobado por YPFB (P.T.P) por Contrato de Operacin tomando en cuenta entre otros lo siguiente:

Costos de Inversin, Costos de Operacin

Etapa (Exploracin, Desarrollo, Explotacin)

Actividad

Descripcin de Proyecto

Ubicacin

Monto presupuestado aprobado

2. Obtener la apertura y/o desglose de los AFEs, actividades, centro de costos y/o proyectos aprobados en el PTP del Titular, manera tal que permita hacer el seguimiento desde el inicio hasta la conclusin del mismo.

3. Obtener el cronograma de trabajo de ejecucin de Obras en Curso (CAPEX) del Titular que permita efectuar un seguimiento a la ejecucin tcnica, econmica y financiera de estos.4. Recibe semanalmente reportes de Ejecucin Tcnica en Campo por parte de los Fiscales de Campo de la Gerencia Nacional de Fiscalizacin dependiente de la VPACF y un reporte final consolidado mensual hasta el da 5 del siguiente mes. 5. Peridicamente y en funcin de la materialidad y grado de importancia del proyecto la DNCR deber realizar visitas al Campo a fin de constatar objetivamente la ejecucin y evaluacin In Situ de lo informado por el Fiscal de Campo de la VPACF.6. Hasta el da 15 del mes siguiente la DNCR recibir del Titular/Operador, la informacin en medio magntico y en detalle (base de datos) de los Costos declarados correspondiente al mes anterior. 7. Con la informacin obtenida en medio magntico (base de datos) el revisor de costos preparar el requerimiento de documentacin de respaldo al Titular/Operador para la revisin documental. 8. En base a dicha informacin el revisor de costos elaborar un Programa de trabajo de revisin el cul contendr las tareas y pasos a seguir en la revisin y verificacin de costos y coordinar con los Operadores el calendario para la revisin documental de los mismos.

9. En la Revisin de los Costos Recuperable, el Operador presentara la Documentacin Original de Respaldo al revisor de costos quin podr solicitar Fotocopia Legalizada y/o Medio Magntico como respaldo a la revisin documentaria del papel de trabajo.

10. En el proceso de revisin de la documentacin original, el revisor debe llenar la hoja de trabajo bajo el formato establecido, y en la documentacin original revisada, firmar al reverso del documento. Cuando se determine ajustes y/o costos recuperables pendientes de aclaracin, se requerir del titular/operador una fotocopia de la documentacin, el mismo que se constituir en papel de trabajo del revisor debidamente referenciado, determinando e informando los ajustes en forma explicativa.

11. En la Revisin de Costos, el Titular/Operador deber presentar en su documentacin de respaldo, el visto bueno del fiscal de YPFB para todos aquellos trabajos y/o Servicios ejecutados en el Campo.

12. Cualquier Costo Reportado por el Operador que no est debidamente respaldado con documentacin suficiente en el momento de la verificacin por parte de YPFB, no ser considerado, como Costo Recuperable, y ser descontado de la liquidacin del Operador.13. Todo costo operativo ejecutado en campo y reportado por el Titular/Operador que no est debidamente respaldado con la firma del fiscal de YPFB; no ser considerado, como Costo Recuperable, y ser descontado de la liquidacin del Operador.

14. En base a los PTPs aprobados, la Gerencia Nacional de Fiscalizacin y el Titular debern coordinar hasta el 5 de cada mes, las actividades a realizarse en el campo. Los resultados de dicha coordinacin sern comunicados a la DNCR.15. Los resultados de la revisin de costos sern reportados a la GNPT mediante un informe especfico donde se presenten principalmente los costos recuperables declarados por el Titular, ajustes de revisin efectuados y los costos recuperables ajustados por la DNCR.16. La DNCR generar una Base de Datos que permitir obtener informacin consolidada y actualizada de los Costos Recuperables identificando la estructura de los costos. Con esta informacin se podr determinar indicadores econmicos aplicables a la industria hidrocarburifera. 17. La DNCR deber llevar un Archivo de cada uno de los Proyectos de Inversin ejecutados, conteniendo como mnimo resumen tcnico, fotografa de los trabajos o servicios ejecutados, objetivos alcanzados, y otros.18. La DNCR, deber priorizar su participacin en los Cursos de Capacitacin que el Titular realice en el Marco de la clusula 16.4 de los Contratos de Operacin.19. En el proceso de revisin de costos los funcionarios de YPFB asignados, para la revisin de costos, tienen las atribuciones y competencias suficientes en la realizacin de sus actividades; por lo tanto los Titulares, otorgaran con prioridad todas las facilidades necesarias, para su efectivo cumplimiento.

5.2. Funciones y Responsabilidad del Fiscal de Campo:

1. Coordinar a principios de mes con el Titular/Operador las actividades y obras que se desarrollaran tanto del OPEX como del CAPEX, en base a los PTPs aprobados. 2. Para el inicio de los trabajos y/o servicios, el Titular/Operador, proporcionara al fiscal de Campo, una copia de las rdenes de trabajo o servicio, donde se especifique en detalle las actividades a ejecutarse.

3. La Gerencia Nacional de Fiscalizacin, en base al informe tcnico diario del Fiscal de Campo, consolida de forma semanal y mensual para su remisin a la Direccin Nacional de Costos Recuperables (DNCR), en los formularios Informe de Fiscalizacin Tcnica en Campo OPEX e Informe de Fiscalizacin Tcnica en Campo Obras en Curso (CAPEX), debidamente firmados; hasta el da 5 del siguiente mes.4. Todos los trabajos y/o servicios, fiscalizados concurrentemente a su ejecucin, una vez concluidos, deben ser aprobados, observados o rechazados, con el debido sustento tcnico.

5. El informe de Fiscalizacin en Campo debidamente firmado, deber ser remitido a la DNCR., va Gerencia Nacional de Fiscalizacin dependiente de la VPACF y un reporte final consolidado mensual hasta el da 5 del siguiente mes. 6. La Gerencia Nacional de Fiscalizacin generar una Base de Datos que permita obtener informacin consolidada y actualizada de las actividades operativas y de inversin ejecutadas.. Con esta informacin se podr obtener informacin de indicadores tcnicos aplicables a la industria hidrocarburfera.7. En el proceso de fiscalizacin tcnica en campo los funcionarios de YPFB asignados, tienen las atribuciones y competencias suficientes en rango y jerarqua similar al gerente de operaciones o supervisor de campo asignado por el Titular/operador; en consecuencia la compaa petrolera otorgara con prioridad todas las facilidades necesarias en logstica, alimentacin, hospedaje, y otras que el Fiscal de Campo considere necesarias.

6. ANEXOS

Flujo grama de procesos de Fiscalizacin y revisin de costos RecuperablesFlujo grama de procesos de Fiscalizacin de Revisin de Costos

Flujo grama General de Revisin de CostosFormulario Tcnico: Formulario: INFORME DE FISCALIZACION TECNICA EN CAMPO OPEX (FIS-OPE-01)

Formulario: FISCALIZACION EN CAMPO OBRAS EN CURSO (CAPEX) (FIS-OBC-O2)Formularios Financieros a ser reportado por el Titular:

Formulario: Informacin de Costos Recuperables (DNCR-T-01).Formulario: Informacin de Obras o Proyectos en Curso (DNCR-T-02).Formulario: EVOLUCION DE INVERSIONES, AMORTIZACIONES Y OBRAS EN CURSO (DNCR-T-03).Formulario de Revisin de Costos:

Hoja de Trabajo de Revisin de Costos (HT-01).

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FLUJOGRAMA DE FISCALIZACION TECNICA

FISCALIZACION TECNICA

Direccin de Costos Recuperables

Gerencia Nacional de Fiscalizacion

Direccin Nacional de Programas de Trabajos

TRABAJOS DE EXPLORACION

TRABAJOS DE PERFORACION

TRABAJOS DE PRODUCCION

TRABAJOS EN PLANTAS

TRABAJOS MECANICOS

TRABAJOS CIVILES

INFORME DE FISCALIZACIN EN CAMPO SEMANAL Y MENSUAL

COSTOS OPERATIVOS (OPEX)

PROYECTOS DE INVERSIN(CAPEX)

COSTOS RECUPERABLES

DEPRECIACIONES

RETRIBUCIN A YPFB Y AL TITULAR

FISCAL DE CAMPO

INFORME TECNICO DIARIO

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FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE FISCALIZACIN Y REVISIN DE COSTOS RECUPERABLES

OPERADOR

DNCR

COORDINACIN Y EQUIPOS DE REVISIONDNCR

UNIDAD TCNICAFISCALIZACINVPACF

PLAZOS

VALIDACION EN CAMPO DE LA EJECUCION DEL SERVICIO O USO DEL BIEN EN BASE A PTP. Y REGLAMENTO ESPECIFICO. D-Parte Diario D-Certificacion del servicio recibido, BM, o Work ticket D-Nota de salida de Almacenes R-Genera informe de Fiscalizacion en Campo(adjunto)

INICIO

EJECUTA CONTRATOS DE SERVICIO O COMPRA DE BIENES

RECEPCIONA EL INFORME DE FISCALIZACION EN CAMPO

Del 1 al 31 del mes corriente-(MAY)

HASTA EL 5 DEL MES SIGUIENTE(JUN)

HASTA EL 15 DEL MES SIGUIENTE (JUN)

PRESENTA EL INFORME DE COSTOS RECUPERABLES Y ENTREGA INFORMACIN MAGNTICA (BASE DE DATOS)

PREPARA Y PRESENTA DOCUMENTOS DE RESPALDO

DEL 21 AL 30 DEL MES SIGUIENTE (JUN)

DEL 1 AL 20 DEL SUB-SIGUIENTE MES(JUL)

REVISION DE COSTOS RECUPERABLES (S/g Proced Especifico de CR)

DEL 21 AL 25 DEL DEL SUB-SIGUIENTE (JUL)

ELABORA PAPELES DE TRABAJO DE REVISION DE CR.

DEL 26 AL 27 DEL SUB-SIGUIENTE MES (JUL)

ELABORA INFORME MENSUAL DE CR.

REQ. DOC. DE RESPALDO Y ELABORACION DE PROGRAMA DE REVISION

DEL 16 AL 20 DEL MES SIGUIENTE (JUN)

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FLUJO GRAMA GENERAL DE COSTOS RECUPERABLES

PROVEEDOR

DNCR YPFB

LOGISTICA O UNIDAD DE CONTRATACION BB Y SS

AUTORIDAD OPERADOR

NO

SI

COTIZA, EVALUA Y ADJUDICA

FOR. SOLICITUD DE BIEN O SERVICIOS

INICIO

SE GENERA LA NECESIDAD DEL BIEN O SERVICIO

APRUEBA

FISCAL YPFB

RECIBE EL BIEN O SERVICIO

B.M. CON FIRMA DE UNID SOLICITANTE

FIRMA EL B.M.

ALMACEN DEL OPERADOR

ORDEN DE COMPRA TRABAJO O SS.

BIEN

RECEPCIONA EL BIEN.

EJECUTA LA ORDEN

FOR. BOLETIN DE MEDICION O EQUIVALENTE

COPIA ORDEN DE COMPRA TRABAJO O SS.

SUB-PROC. ALM.

TESORERIA OPERADOR

CONTABILIDAD OPERADOR

UNIDAD ORIGEN O SOLICITANTE OPERADOR

FORM. NOTA DE SALIDA DE ALMACEN

B.M. CON FIRMA DE FISCAL YPFB

EMITE LA ORDEN DE PAGO

ORDEN DE PAGO

PROCESA EL PAGO

EMITE COMPROBANTE DE PAGO

EMITE EL CHEQUE

RECIBE Y COBRA EL CHEQUE

RETRIBUCION YPFB

CONTABILIZA Y PROCESA

GENERA MAYOR CENTRALIZADOR C.R.

REPORTE MENSUAL DE C.R.

RECIBE REPORTES DE C.R.

SUB- PROC. REV CR.

AJUSTES

SI

EMITE INFORME DE REVISION C.R. IDENTIFICA AJUSTES

CALCULO DE RETRIBUCIONES CONSIDERANDO AJUSTES DE C.R.

FIN

EMITE INFORME DE RETRIBUCIONES

CALCULO PRELIMINAR DE RETRIBUCIONES

RECIBE INFORMACION Y DCTOS DE RESPALDO