Planes de contingencia Qu es un plan de contingencia y cules son sus funciones, objetivos y contenidos

Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA a los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, an cuando alguna de sus funciones se viese daada por un accidente interno o externo. Que una organizacin prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la ineficacia de su empresa, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear perdidas o importantes perdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales.Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado.

La funcin principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboracin la dividimos en cuatro etapas:1. Evaluacin.2. Planificacin.3. Pruebas de viabilidad.4. Ejecucin.

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la ltima a la ejecucin del plan una vez ocurrido el siniestro.La planificacin aumenta la capacidad de organizacin en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.

Es mejor planificar cuando todava no es necesario

Los responsables de la Planificacin, deben evaluar constantemente los planes creados del mismo modo debern pensar en otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto y alimenta una falsa sensacin de seguridad, solo mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo dispuesto en el Plan las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y pertinentes.

Toda planificacin de contingencia debe establecer objetivos estratgicos as como un Plan de accin para alcanzar dichos objetivos. A continuacin veremos las diferencias fundamentales entre una Planificacin de la Contingencia y la planificacin de los objetivos:

La planificacin de la contingencia implica trabajar con hiptesis y desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificacinLa planificacin de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basar en la evaluacin de las necesidades y recursos.Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en demasiados detalles, debe ser de fcil lectura y cmodo de actualizar. Debemos tener en cuanta que un Plan de Contingencia, eminentemente, debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer, por quien y cuando.

Toda Planificacin debe tener en cuenta al personal que participar directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participaran en el accidente. Debemos tener en cuanta los procedimientos para la revisin del Plan, quien lo actualizar y como, esa informacin, llegara a los afectados.

Qu es el Plan de Emergencia

Una Planificacin de Contingencias debe ser tambin un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificacin del escenariob) Objetivos operativosc) Medidas que se deben adoptard) Investigacine) Conclusiones

Objetivos Generalesa) Minimizar las perdidasObjetivos Particularesb) Gestin y coordinacin global, asignacin de responsabilidadesc) Activacin del Plan de Emergenciad) Minimizar las perdidas

Contenido del Plan de Contingenciaa) La naturaleza de la contingenciab) Las repercusiones operativas de la contingenciac) Las respuestas viablesd) Las implicaciones financieras de las respuestase) Cualquier efecto en otro proceso

Se debern valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la ms intuitiva y sin embargo una de las ms importantes ya que sienta las bases de toda la planificacin posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hiptesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad.

Debe ser un documento vivo, actualizndose, corrigindose, y mejorndose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y fecha fija, sino de un documento que est en permanente estado de cambio.

Los planes de contingencia debern ser realistas y eficaces. Deber existir un mecanismo para determinar qu plan de contingencia alternativo se instrumentar, tomando en consideracin la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.+

Planes de ContingenciaQu es un Plan de Contingencia?La definicin de Contingencia est vinculada al riesgo, y es la posibilidad de que algo pueda suceder.Un Plan de Contingencias es el instrumento donde se disea la estrategia, se recogen todas las medidas organizativas y tcnicas, y se exponen los procedimientos para enfrentarse a la eventualidad de un riesgo o un imprevisto que ponga en peligro la continuidad de la actividad en una organizacin.Qu se contempla en estos planes?Los Planes de Contingencia deben comenzar identificando los posibles riesgos y estimando el impacto de stos en el funcionamiento de la empresa. Para ello ser necesario identificar cules son las actividades y tareas crticas y cual la repercusin que puede producir en el funcionamiento normal que stas se detengan o dejen de estar disponibles.Ejemplos de riesgos son las averas en los sistemas de comunicaciones, en los sistemas de informacin, interrupcin de suministro elctrico, incendios, inundaciones, intoxicaciones, accidentes, etc. El impacto de cada uno de stos, ser diferente en funcin de la magnitud del incidente, de la propia empresa y de las tareas o funciones a las que afecte. Un pequeo incendio en el cuarto de comunicaciones que deje fuera de servicio los servidores o el sistema on line de una empresa de venta por internet, puede ser mucho ms perjudicial para sta que la destruccin completa de uno de sus almacenes.Para qu sirven? Qu beneficios reportan?Mientras la actividad est detenida, total o parcialmente, los efectos se trasladarn a la cuentas de resultados de la compaa. Se reducirn los ingresos, por vender menos cantidad o por perder ventas que no se recuperarn: en empresas de servicios, por ej., asesoramiento que no se presta o transportes que no se realizan; las empresas de turismo y ocio o los restaurantes, son ejemplos de ventas perdidas: los das que no se abre, no se recuperan nunca. Igualmente, y con toda probabilidad aumentarn los costes: para mantener el servicio, se debern contratar recursos externos o ms caros, adems del gasto en el que habr que incurrir para recuperarse de la parada y volver a la actividad normal (solucionando la avera, contratando ms personal, proveedores externos, etc.).Sern tambin perjudiciales los daos a la imagen de la empresa o de la marca, la prdida de la confianza de clientes o de los accionistas, o las repercusiones legales que puedan derivar en indemnizaciones por incumplimientos contractuales o peor an en sanciones por incumplimiento de la legalidad vigente.Un Plan de Contingencia contempla aspectos preventivos, para evitar o minimizar la posibilidad de que los riesgos se produzcan, y aspectos reactivos, para dar una respuesta adecuada si stos llegan a producirse.Un Plan de Contingencia, o un Plan de Continuidad de Negocio, tiene como objetivo garantizar la continuidad de la actividad de la empresa, eliminando o reduciendo vulnerabilidades y hacindola ms solvente ante situaciones crticas, preparndola para volver a un modo de funcionamiento normal con una respuesta adecuada en la gestin de la crisis.Son trminos muy ligados a los Planes de Continuidad de Negocio o Planes de Contingencia el Anlisis de riesgos, la identificacin de tareas crticas, el Plan de Respaldo (medidas preventivas), el Plan de Emergencias, el Plan de Gestin de Crisis (orientado a la comunicacin interna y externa), los Procedimientos de Recuperacin, los ejercicios, Pruebas de Viabilidad o simulacros, y la revisin y actualizacin de los Planes de Gestin de Continuidad, conocidos tambin por las siglas BCM (Business Continuity Management).Disponer de un Plan de Contingencia o un Plan de Continuidad de Negocio, es una necesidad estratgica que debe ser impulsada desde la direccin, debe involucrar a toda la organizacin y por lgica debe estar desarrollada en sus trminos estratgicos y operativos con anterioridad a la eventualidad del riesgo.