PROCESOS Y ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN

PROCESOS Y ETAPAS DE LA ADMINISTRACIN

http://home.inter.net/iramirez/unidad_1/1_1.htm ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Previsin Elemento de la administracin en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de accin que permitirn realizar los objetivos de esa empresa.

Planeacin Incluye seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; requiere tomas decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de accin futuros. La planeacin provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados.

La misin o el propsito identifican la funcin o tarea bsica de una empresa. Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no slo el objetivo final de la planeacin sino tambin el fin hacia el que se encamina la organizacin, la integracin, la direccin y el control.

Organizacin Implica establecer una estructura intencional de los papeles que deben desempear las personas en una organizacin. Es intencional en el sentido de que asegura que se asignen todas las tareas necesarias para cumplir las metas y, de que se encargue a las personas lo que puedan realizar mejor.

Integracin La integracin de personal se define como cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Este objetivo se cumple al identificar los requerimientos de la fuerza de trabajo, realizar un inventario del personal disponible y reclutar, seleccionar, contratar, ascender, evaluar, planear las carreras, remunerar y capacitar o desarrollar en alguna otra forma tanto a los candidatos como a los titulares de los puestos, para que puedan cumplir con sus tareas de un modo eficaz y eficiente.

Direccin Se define como el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organizacin y del grupo.

Mediante la funcin de direccin, los administradores ayudan a las personas a que puedan satisfacer sus propias necesidades y utilizar su potencial y al mismo tiempo contribuir a los propsitos de la empresa.

Control Es la medicin y la correccin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes diseados para alcanzarlos.

1.1.2. CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN Y MERCADOTECNIA

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN

La administracin se da dentro de organismos sociales, pblicos y privados. Para que se de la administracin, deben ser considerados los siguientes recursos: materiales, humanos y financieros.

ORGANISMOS SOCIALES

ORGANISMOS PBLICOS

ORGANISMOS PRIVADOS

Estos organismosdependen de laproductividad

Productividad: relacin entre insumoy producto %

Estos organismos tienen como objetivo el brindar apoyo y promover el desarrollo social

Estos organismo tienen como objetivo cubrir las necesidades de la poblacin, obteniendo as una ganancia o utilidad (lucro)

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIN DE ACUERDO A VARIOS AUTORES

HENRY FAYOL

(Considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna administracin) Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar

JOS ANTONIO FERNNDEZ ARENAS

Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado

TERRY Proceso distintivo que consiste en planear, organizar, ejecutar y controlar, desempeado para determinar y lograr los objetivos manifestados, mediante el uso de seres humanos y de otros recursos

AGUSTN REYES PONCE

Conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en las formas de estructurar y mejorar un organismo social

HENRY ARTHUR HOPF

Es la direccin de una empresa de negocios a travs de la planeacin, la organizacin, la coordinacin y el control de sus recursos humanos y materiales hacia el logro de un objetivo predeterminado

JAMES A STONER

La administracin es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organizacin y de aplicar los dems recursos de ella para alcanzar las metas establecidas

1.1.3. PREVISIN, PLANEACIN, ORGANIZACIN 1.1.4. INTEGRACIN, DIRECCIN Y CONTROL

INTEGRACIN DEL PERSONAL

Consiste en ocupar con personas los puestos de la estructura de la organizacin. Se lleva a cabo:

Identificacin de requerimientos del puesto de trabajo a travs de un inventario de personal donde se lleve la seleccin y reclutamiento.

Ascenso. Evaluacin. Capacitacin. Plan de carrera. Motivacin. Retroalimentacin.

DIRECCIN Es influir en las personas para que contribuyan al logro de metas y objetivos de la empresa. Implica el llamado LIDERAZGO.

Implica conocer las necesidades del personal, cumplir con los planes de apoyo a las personas (motivacin). Un lder es quien jala al personal. Un jefe es quien empuja al personal.

La direccin tiene un enfoque sistmico.

La comunicacin se debe dar de arriba hacia abajo y hacia los lados.

CONTROL Es la funcin de medir, corregir el desempeo individual y organizacional a fin de verificar que se cumplan con los planes de la empresa.

El control forma parte de la fase dinmica.

La aplicacin del control tiene las siguientes ventajas: Reduccin de desperdicios. Garanta de realizar compras acordes con las respectivas especificaciones. Control de los ingresos por concepto de ventas. Impulsar el cumplimiento de los planes. Los resultados se obtienen controlando lo que hacen los dems (personal).

COORDINACIN Es la forma de llevar en armona y con una buena orientacin, las actividades y funciones que se realizan dentro del proceso administrativo.

tica = ciencia (sociedad) |>Razn |>Costumbre

TICA es la disciplina relativa a lo bueno y lo malo y al deber y obligacin moral. La tica empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia y est presente en muchos aspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones pblicas, la responsabilidad social, la autonoma de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su pas de origen como en el extranjero

Apuntes del Maestro Administracin de Pequeas y Medianas Empresas (*) http://www.monografias.com/trabajos31/administracion-pymes/administracion-pymes.shtml#_Toc127611140 LA EMPRESA CMO ADMINISTRARLA? La mayor parte de los fracasos de los negocios se deben a una mala administracin, segn se desprende de estudio efectuados sobre este campo; en otras palabras el propietario carece de la habilidad necesaria para encontrar las soluciones requeridas, planear, organizar, dirigir y controlar su empresa. Existen muchas razones para una mala administracin: 1. Falta de conocimientos sobre cmo operar un negocio en particular. 2. Escasa o nula experiencia anterior como administrador de un negocio. 3. Experiencia desbalanceada. 4. Incompetencia plena y abierta. La habilidad administrativa es el ingrediente necesario para el xito en cualquier empresa. Realmente lo que sucede es que todos los expertos reconocen unnimemente la importancia de los conocimientos y experiencia administrativa en el manejo de cualquier clase de organismo social.

El papel desempeado por la administracin de empresas puede analizarse en primer lugar, en el marco interno de la empresa, donde representa un recurso econmico similar a los factores de produccin y tambin con la perspectiva del desarrollo econmico de un pas donde se presenta como un factor vital del progreso y del crecimiento. La administracin moderna est dividida entre diversos agentes a los que van a parar atribuciones y funciones especializadas que deben articularse en un conjunto coherente. Integra, en suma, empresarios y promotores, organizadores y conductores de hombres, tcnicos y especialistas que ocupan posiciones clave en la empresa y cuya accin se hace sentir en todos los aspectos de la empresa. Por los recursos humanos que posee, la empresa logra adaptarse a un mercado extenso, cuyas estructuras y mecanismos son mucho ms complicados que los que un mercado requiere, adems de una vasta informacin sobre las posibilidades de absorcin y un trabajo preciso de anlisis y de previsin, una alta calidad de los bienes y servicios que tienen que suministrar, su adecuacin a las especificaciones requeridas, determinacin de costos, de los sistemas eficaces de distribucin, de promocin para crear o desplazar la demanda. Considerada como un fenmeno social, la administracin se confunde en realidad, con un grupo determinado de personas que desempean una funcin econmica diferenciada y que son los principales creadores de la industrializacin y del proceso. En los pases en vas de desarrollo, el movimiento hacia la industrializacin es desencadenado y amplificado por ciertos grupos sociales, que es posible caracterizar en sus rasgos esenciales y deducir a grandes categoras, nos dicen los autores Kerr C. Dunlop J., Harbison F. Y Myers. Estas categoras designan, de hecho, tipos sociolgicos de empresarios valederos, tanto para los lderes polticos o los altos funcionarios, como para los jefes de las empresas industriales. Un primer grupo esta representado por las "elites dinsticas", otro grupo es de la "clase media" y un tercer grupo es el de los "intelectuales".

Por profesionalizacin es preciso entender, sobre todo, la transformacin de la vocacin primitiva de empresario en una carrera en la que se entra y cuyas jerarquas se alcanzan segn la competencia real y los mritos personales que se posean. El xito de toda empresa depende en gran parte de la efectividad de la administracin. Una de las tareas del administrador consiste en supervisar el trabajo de los empleados para asegurar el correcto desempeo de sus actividades, mediante la orientacin y direccin requerida. Es necesario que el gerente de una pequea empresa, si es que desea que la empresa cumpla con xito sus objetivos, desempee sus funciones de manera eficaz; en consecuencia, la comprensin de las funciones administrativas es esencial para la direccin adecuada de una empresa. A medida que aumenta el tamao de la empresa, surge un nmero de nuevos problemas administrativos. Son muchas las definiciones de administracin, pero desde mi punto de vista, una que puede servirnos de punto de partida para comprender esta disciplina es la del autor Rodrguez Valencia J.: "Es un proceso integral para planear, organizar, integrar, dirigir, controlar y coordinar una actividad o relacin de trabajo, la que se fundamenta en la utilizacin de recursos, para alcanzar un fin determinado". Es importante sealar que muy frecuentemente el propietario simplemente se apega a una rutina, pero no est administrando su empresa. Una eficiente administracin simplemente es la forma correcta de hacer las cosas. La administracin abarca en realidad dos tipos diferentes de funciones que son: 1. Operacional.- Operacin diaria de una empresa. 2. Administrativa.- Funcin de manejar una empresa de acuerdo a ciertos principios de administracin. El fenmeno administrativo se extiende a todos los mbitos geogrficos y por su carcter universal lo encontramos presente en todas partes.

La funcin administrativa aparece muy vinculada al logro de objetivos a obtener resultados concretos, lo cual exige un equilibrio que permita la "efectividad y eficiencia" en el manejo de los recursos humanos y materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo. La administracin, recurre y combina los factores de la produccin, incrementando la productividad en los distintos sectores de la economa nacional a travs de la utilizacin de mejores tcnicas. Hay que aprovechar al mximo los recursos de que se dispone. El proceso administrativo est compuesto de una serie de fases sucesivas que constituyen un conjunto y con base en su arreglo, una estructura de actividades individuales y colectivas: actividad de iniciacin (innovacin y programacin); actividad de decisin; actividad de comunicacin; actividad de control. El proceso administrativo viene a ser un comn denominador entre gerentes y sirve para facilitar el estudio de la administracin. Se localiza de manera universal, dondequiera que los hombres trabajen juntos para alcanzar objetivos comunes. Todos los administradores llevan a cabo las mismas funciones sin importar el nivel que ocupan o el tipo de actividades que realicen cuando actan con directivos, gerentes, jefes de departamento, supervisores, etc., todos tienden a lo mismo. Cada uno, en su capacidad de administrador, debe desempear las funciones caractersticas de los administradores. Este es el principio conocido como de universalidad de las funciones administrativas. La funcin de la planeacin consiste en influir en el futuro tomando acciones predeterminadas y lgicas en el presente. La planeacin es la esencia de una operacin efectiva y los planes integrados cuidadosamente a los objetivos de la empresa, bien valen lo que cuestan en tiempo y costo. Los pronsticos y la investigacin realizada cuidadosamente son las claves de una planeacin correcta y la seleccin final de un plan especfico, debiendo basarse en criterios que tengan validez en el presente y en el futuro. Estos criterios estn a su vez basados en los conceptos bsicos que fundamentan el proceso de planeacin.

La fijacin de objetivos es vital en la vida de todo organismo social; de esto depender su xito, porque los objetivos son la razn de su existencia. En la prctica, toda una red de objetivos se presenta en la operacin de cualquier organismo social. Lo importante debe ser ordenarlos y supeditarlos a los fines que marquen la lnea bsica de resultados esperados por los directivos de la propia empresa. Toda empresa no importando su magnitud, deber contar con poltica. Es casi imposible delegar autoridad sin la existencia de polticas, pues ningn subordinado puede adoptar decisiones sin contar con guas. Es sorprendente encontrar que muchas empresas descuidan este aspecto fundamental de la administracin. Una poltica bien formulada ayuda a llevar a cabo la accin administrativa. El gerente de una empresa, para poder planear eficientemente, debe tener sus procedimientos para hacerlo, y las polticas adecuadas. Las polticas son las limitaciones o posibilidades que se pueden seguir en la accin administrativa, y sobre todo, ayudan a mantener estas acciones dentro delos lmites que marcan los planes. Las polticas, segn los motivos, se pueden dividir en: a) Polticas externas. b) Polticas internas. c) Polticas originadas. La mayor parte de las polticas provienen de la ejecucin de polticas de una empresa. Concluyendo los sistemas, los planes, las polticas, los reglamentos y los procedimientos son requisitos absolutos de una empresa, pues cimientan el orden, la uniformidad y la estabilidad. Se deben establecer procedimientos para asegurar una interpretacin consistente de las polticas. Los procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una situacin en particular y no en suposiciones o deseos. Los pasos de un procedimiento deben ser sucesivos, complementarios y en conjunto tender a alcanzar el objetivo deseado, cada paso debe estar justificado, debe llenar una necesidad precisa y guardar la debida relacin con los dems pasos del procedimiento. Adems un procedimiento debe ser estable y, sin embargo, flexible.

El programa es un plan que frecuentemente abarca una gran empresa, aun cuando no todos ellos pueden clasificarse de esta manera. El trmino en si se utiliza en muchas formas distintas, y desgraciadamente esto da lugar a confusiones. La formulacin de un programa puede incluir objetivos, normas de actuacin, polticas, procedimientos, actividades, pero no necesariamente tiene que incluirse planes. Un presupuesto es un plan de importante categora. Consiste en datos arreglados lgicamente y representan las expectaciones razonables para un periodo dado; para cada segmento de la empresa se forma el objetivo de lo que se va a alcanzar y, adems, todos estos objetivos se coordinan en un plan ms exclusivo. La creacin inicial de un presupuesto presenta dificultades. Sin embargo, su continuacin es relativamente sencilla, ya que los presupuestos pasados sirven de gua. Pero el presupuesto, igual que todos los planes, mira hacia delante; nada puede hacerse respecto al pasado, y lo que se hace al formular un presupuesto es presentar planes de lo que va a suceder. La organizacin es un proceso encaminado a lograr un fin, mismo que fue previamente fijado por la planeacin. De este trabajo se derivan las diversas actividades y recursos necesarios para alcanzar los resultados deseados. De igual forma, la organizacin ayuda a suministrar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos especficos. Organizar trae como consecuencia una estructura que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo al modelo determinado por los dirigentes, al cual sugiere orden, arreglo y relacin armnica. El proceso de administracin ha tenido cambios violentos en los ltimos aos, tanto las teoras como los diseos de organizacin son actualmente diferentes a lo que fueron hace pocos aos. Dentro de una administracin es necesario conocer tambin, los siguientes tres conceptos, ya que son importantes para lograr una administracin efectiva:

1. "La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos". 2. "La obligacin muestra el trabajo asignado a un puesto, y pueden ser mentales o fsicas para desempear una tarea". 3. "La responsabilidad, se relaciona con el flujo de autoridad y obligaciones, y el subordinado tiene la obligacin de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los trminos de las polticas establecidas". Las decisiones en la empresa se deben tomar a tan bajo nivel como sea posible. As, la alta gerencia no debe tomar decisiones sobre cuestiones de rutina que pueda manejar bien la supervisin de primera lnea. La delegacin consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior jerrquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno y le da la autoridad que necesita para desempear tales funciones. A medida que las empresas se hicieron ms complejas, fue necesario integrar personal con conocimientos y funciones especializadas. Esto requiri de modificacin en los conceptos sobre la estructura jerrquica, unidad de mando, autoridad y responsabilidad. Las estructuras organizacionales son elementos de autoridad formal, pues se fijan en el derecho que tiene un funcionario por su nivel jerrquico de exigir el cumplimiento responsable de los deberes a un colaborador directo o de aceptar el colaborar las decisiones que por funcin o especializacin haya tomado su superior. La base de la organizacin la forman el trabajo, el personal y el puesto, para proponer una estructura adecuada, se debern tener presentes las actividades que se realizarn. Un organigrama presenta en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan

las grficas en las que se representa la estructura de un organismo social. Recibe los nombres de cartas de organizacin, organigramas u organogramas. Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su: a) Contenido (Estructurales, Funcionales, De integracin de puestos) b) mbito de aplicacin. (Generales, Especficos) c) Presentacin. (Vertical, Horizontal, Mixtos, De bloque, Circular) Un manual de organizacin complementa con ms detalle la informacin que bosqueja un organigrama; exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos, explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicacin, coordinacin y las actividades de los rganos de la empresa. En la fase integracin y la accin de integrar, el proceso administrativo ejecuta o realiza todo aquello que se ha planeado y organizado y si en la planeacin determinamos "lo que debe hacerse", y en la organizacin quedo establecido "quienes y dnde deben realizarlo", la integracin o ejecucin deber determinar "en qu realizarlo". Rodrguez Valencia J., nos dice que los recursos "son el conjunto de bienes que son necesario proveer para que un mecanismo social funcione hacia un objetivo comn". Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone. El elemento humano es decisivo en todas las fases de operacin de cualquier organismo. En las etapas de nacimiento o formacin, en las de crecimiento o expansin y en las de consolidacin y desarrollo. Los recursos humanos son, por su naturaleza, los ms complejos en su administracin. Planear los recursos humanos en trminos de ingresos y costos requiere del uso de una "funcin de respuesta del personal".

Cualquier organismo requiere naturalmente de personas que la haga funcionar, de manera que necesita obtenerlas. Esto no slo es lo primero en teora, sino que constituye uno de los pasos ms crticos en el desarrollo y consolidacin de una empresa. El abastecimiento de personas calificadas determina el xito en las gestin de la misma manera, y con ms o menos la misma precisin, que el abastecimiento de dinero o materiales. El establecimiento de una poltica en materia de ascensos es un punto crucial de la administracin de recursos humanos, tanto para la empresa como para cada una de las personas que la integran. Para la primera, porque le puede proporcionar una dotacin ininterrumpida de personas ms preparadas para los puestos de nivel superior o medio, y para los empleados, porque les puede significar un poderoso estmulo para progresar dependiendo de su actuacin. La capacitacin es uno de los instrumentos ms importantes con que se cuenta para transformar un organismo social. La capacitacin es vital en todos los niveles de un organismo, y tiene como propsito fundamental, mejorar el rendimiento actual y futuro de la fuerza de trabajo, mediante la superacin de los conocimientos bsicos, el perfeccionamiento de las habilidades especficas y la induccin y adecuacin de las actitudes de las personas. Al igual que las empresas grandes, las pequeas empresas, deben contar con un programa formal de sueldos y salarios. El programa debe enfocarse a las necesidades de la empresa y toda persona interesada debe comprender sus responsabilidades dentro de l. La administracin de sueldo y salarios es un programa o mtodo de administracin de remuneraciones para determinar el monto de sueldos y salarios justos para los servicios del empleado. Un programa de sueldos y salarios concurre en tres etapas: a) Anlisis de puestos. b) Valoracin de trabajos. c) Calificacin de mritos.

Es importante sealar que la relacin de trabajo, se inicia con una forma jurdica que constituye el contrato, ya sea individual o colectivo, pero adems existen otros tipos de normas legales que exigen un conocimiento bsico para su manejo. El contrato de trabajo puede ser de duracin indefinida o limitarse a un tiempo o a una obra determinada. Las prestaciones y servicios a los trabajadores no se pueden considerar separadamente de la funcin de personal, pues no son una ddiva, sino que se derivan de la relacin laboral. La necesidad y conveniencia de que el trabajo se ejecute en una forma segura, contribuye a definir mejor las actividades, capacitar al personal, adaptar cambios en la tecnologa, eliminar riesgos, etc. La administracin financiera consiste en obtener oportunamente y en las mejores condiciones de costo, recursos financieros para cada unidad orgnica de la empresa que se trate, con el propsito de que se ejecuten las tareas, se eleve la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los intereses de quienes reciben los bienes o servicios. La administracin de recursos materiales consiste en obtener oportunamente, en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la cantidad y calidad requeridas, los bienes y servicios para cada unidad orgnica de la empresa de que se trate, con el propsito de que se ejecuten las tareas y de elevar la eficiencia en las operaciones. El dirigir gente en los organismos sociales es vital para la buena administracin. La direccin es una de las herramientas ms efectivas de la ejecucin, ya que pone en accin la voluntad de hacer algo. Una adecuada direccin ayuda a solucionar estas tareas y proporciona un cojn para absorber el impacto de las dificultades que acusan las actividades administrativas. La autoridad y responsabilidad, son dos conceptos que deben ir inevitablemente unidos y que se concretan en el siguiente principio:

"La autoridad lleva consigo la correspondiente responsabilidad. No se puede exigir responsabilidad a quien no tenga suficiente autoridad para llevar a cabo lo que se le exige". Cuando un administrador se interesa por s mismo en la funcin directiva, comienza a percatarse de su complejidad. Primeramente, est tratando con gente, pero no en una base totalmente objetiva, ya que tambin l mismo es una persona y, por tanto, es parte del problema. Por tanto, para encauzar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador debe pensar en trminos de resultados relacionados con la orientacin, la comunicacin, la motivacin y la direccin. El proceso de direccin se refiere a la manera por medio de la cual se ejecuta un propsito. Este proceso comprende tres fases bsicas que son las siguientes: 1. Mando o autoridad. 2. Comunicacin. 3. Supervisin. El control es la ltima de las variables del proceso administrativo. No por presentase hasta el final es el menos importante. Una vez hechos los planes, diseada la organizacin, integrados los recursos, constituida la directiva y con informacin fluyendo, es cuando el proceso de control se vuelve importante. Bsicamente es el proceso que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, con el propsito de que pueda alcanzar sus objetivos. El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la "eficiencia y la eficacia", esto se obtiene mediante: a) Conseguir los objetivos en los plazos indicados. b) Lograr los objetivos con economa de medios. Bsicamente el proceso del control es el que se encarga de eliminar el caos y da congruencia a la empresa, a fin de que pueda alcanzar sus objetivos es esencial para una buena administracin.

Ya para finalizar este captulo, es importante sealar que las normas generalmente reflejan los objetivos de planear una empresa y de sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser tangibles y fcilmente cuantificables o intangibles y difciles de cuantificar.