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Edmundo Perroni Rocha 1

Planeación estratégica Planeación estratégica en organizaciones en organizaciones

públicaspúblicasAsignatura

Gestión de Polít icas Públicas

Facultad de Administraciónverano 2010

Leopard, 07/28/2010

Como podran apreciar, este material lo ocupe en la asignatura mencionada. Les envío el material que puede ser de utilidad para ustedes.


Ideas fuerza sobre la planeación estratégica en el ámbito público

La planeación estratégica (PE) en el ámbito público debe ser una herramienta simple, útil para la toma de decisiones y el establecimiento de prioridades.

Dependiendo del nivel de decisiones y ámbitos de gobierno el enfoque y metodología de PE puede variar.


Ideas fuerza sobre la planeación estratégica en el ámbito público

Como herramienta organizacional que surge desde el ámbito privado, debe contextualizarse en el ámbito público:

Análisis del entorno y del ambiente interno Usuarios-ciudadanos. Dificultad para establecer los fines, propósitos y

resultados esperados. Muchas veces es solo una herramienta referencial para

establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria.


Ideas fuerza sobre la planificación estratégica en el ámbito público

Existen diferentes abordajes metodológicos, etapas, etc.

Lo importante es que permita establecer adecuadamente… las preguntas básicas para orientar la asignación de recursos a prioridades…y resultados esperados…


Quienes somos,que hacemos y para quienes.

Quienes somos,que hacemos y para quienes.

Que esperamos lograr, donde queremos ir.

Que esperamos lograr, donde queremos ir.

Cómo podemos llegar.Cómo podemos llegar.

Como sabemos que llegamos.Como sabemos que llegamos.

Objetivos

Estrategias

Indicadores de Desempeño

Misión

La medición del desempeño es parte de un largo proceso de planeamiento


Planificación estratégica para las instituciones públicas

Una herramienta que apoya el proceso de definición de prioridades e identifica que hacen las entidades y para quienes.

Como apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que permite el monitoreo y la evaluación.

Como insumo para la programación y formulación presupuestaria.


Planificación estratégica para las instituciones públicas

Debe por lo tanto cumplir con ciertos requisitos

Ser simple de realizar (en el marco del proceso de presupuestación).

Orientada a servir de apoyo al presupuesto orientado a resultados.

Apoyar la transparencia.


Planeación estratégica Planeación estratégica

“Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de una organización y las

estrategias que permitirán alcanzarlas.”(*)

La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluación de

gestión.(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998


Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para

alcanzar las metas de la organización.

Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos.

Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO

ORGANIZACIONAL en términos de:

OBJETIVOS

PROGRAMAS DE ACCIÓN

PRIORIDADES EN LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS.

ESTRATEGIAS


Planificación estratégica en las organizaciones públicas

Marco de referencia para la asignación de recursos del presupuesto a los objetivos y metas prioritarias de las organizaciones públicas.


Presupuesto orientado a resultados y planeación estratégica

Es un presupuesto cuya formulación esté apoyada por una fase de planificación que permita “ priorizar “ objetivos y asignación de recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.

Es un presupuesto que provea información sobre lo que las entidades hacen con los recursos y cuales son los logros (productos, resultados intermedios y finales).

Presupuesto con definición de responsables por la gestión.

Es un presupuesto transparente tanto al interior de la entidad como hacia fuera).


Aplicación de la PE en diferentes niveles de decisión gubernamental

Planeación Nacional de Desarrollo –Lineamientos Estratégicos

Prioridades sectoriales (Metas Sectoriales)

Planificación estratégica institucional.

Planificación estratégica para programas.

Programación anual operativa (POA).


Definiciones estratégicas al interior de la institución, entidad

Planificación estratégica dirección

Planif icación EstratégicaDirecciones/Departamentos

Áreas de apoyo


Esquema del proceso de planif icación Esquema del proceso de planif icación estratégicaestratégica

MISION

VISION

Análisis Interno :

Estructura Organizacional

Procesos

Funciones

Recursos Humanos, tecnológicos

Fortalezas y debilidades

Am

enazas /Oportunidades

AnálisisExterno

CONTEXTO CONTEXTO FactoresInstitucionales

Marco legal

Económicos

Tecnológicos

Marco Presupuestario

OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

DESEMPEÑO ESPERADO

METAS DEL INDICADOR

INDICADORES

Estrategias Áreas claves de

Desempeño

PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOS, METAS


Esquema del proceso de planif icación Esquema del proceso de planif icación estratégicaestratégica

Análisis Análisis Interno Interno :

Estructura Organizacional

Procesos

Funciones

Recursos Humanos, tecnológicos

Fortalezas y Debilidades

OportunidadesAmenazas

AnálisisAnálisisExternoExterno

CONTEXTO CONTEXTO

FactoresInstitucionalesMarco legalEconómicosPolíticosSociales Economía nacional e internacional TecnológicosMarco Presupuestario

Análisis FODA

FODA


Esquema del proceso deEsquema del proceso deplanif icación estratégicaplanif icación estratégica

Análisis FODA

Exterior

Interior

Positivas

Oportunidades

Fortalezas

Negativas

Amenazas

Debilidades


Análisis FODAOportunidades Amenazas

Fortalezas Debilidades

1.2.3.4.5.Etc.

1.2.3.4.5.Etc.

1.2.3.4.5.Etc.

1.2.3.4.5.Etc.

Esquema del proceso deEsquema del proceso deplanificación estratégicaplanificación estratégica


Misión

Visión

Estrategias.

Objetivos

Estratégicos.

Metas o líneas de acción.

Proyectos, programas , actividades.

Indicadores

Plan estratégico

Razón de ser de la entidad, fin, propósito.

Futuro, escenario deseado, como quiere ser la entidad.

Medios para lograr los objetivos estratégicos.

¿Cómo?

¿Qué espera lograr la entidad para cumplir su misión?

Análisis del medio externo e interno.

Propósitos

Fundamentales.

Concreación de los

objetivos estratégicos.

Medidas para establecer el grado de cumplimiento de los objetivos.

Presupuestos


CICLO DEL CONTROL DE GESTION

Consideración de nuevos productos y

objetivos estratégicos

Revisión de presupuestos y

programas

Medidas correctivas

EVA

LUA

CIO

N PR

ESU

PU

ESTO

METAS / PROGRAMACI ON

EJECUCION

PLANIFICION ESTRATEGIA

(*) Adaptado de Figura: Las cuatro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”.Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998


ConceptosVisión

Misión: Productos-UsuariosObjetivos Estratégicos

MetasIndicadores


VISION

Valores y principios de la organización que

orienta y da el marco para el accionar y cumplir su

propósito, imagen objetivo.

Ser la institución de seguridad social del estado, ágil , eficiente y proactiva, focalizada en la

atención de sus usuarios y con una presencia destacada en la comunidad.


VISION

Ser una institución líder, con tecnología de punta y una sólida integración a lo interno, generando confianza en los

miembros de la comunidad mediante un desempeño eficiente y la definición de

una polít ica de seguridad social sostenible.


¿Cómo se redacta?

Puede ser más amplia que la Misión Institucional, y debe contener aspectos que permitan a los ciudadanos identificar que pueden esperar de la entidad o dependencia en cuanto a valores, creación de oportunidades, proyección, etc.


MISION

Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo

a la organización y a su acción, establece su mandato.

Fija los propósitos, f ines y límites de la organización.

Señala la dirección de las acciones a seguir.


Preguntas orientadoras para la Preguntas orientadoras para la definición de la misión definición de la misión

¿Para qué existe la institución?

¿Cuáles son los principales productos que genera?

¿Cuáles son los usuarios externos e internos?

¿Pueden otros ofrecer los mismos productos/servicios? sí es así.

¿Cuál es la especificidad de la institución?


Preguntas orientadoras paraPreguntas orientadoras parala definición de la misión la definición de la misión

¿Cuál es la población objetivo y la cobertura actual?

¿Cuál es la percepción del equipo directivo y cual de los funcionarios respecto de la institución?


Misión

Garantizar la protección y el mejoramiento del estado de salud de la población, mediante el ejercicio efectivo de la rectoría y el l iderazgo institucional , con enfoque de promoción de la salud y participación social inteligente, bajo los principios de transparencia, equidad, solidaridad y universalidad.


El valor de una organización no se l imita al valor operativo de la MISION ACTUAL

¿Serán necesarias estas funciones y estos productos?


Aspectos a considerar en la declaración de la Misión Nivel de concreción o abstracción:

Riesgo implícito en los compromisos asumidos: ¿Cómo se rinde de cuentas de los resultados comprometidos?


Utilidad de una “buena” declaración de Misión

Establecen el marco que justifica la intervención pública en el ámbito de responsabilidad.

Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante.

Lograr encauzar los apoyos políticos y capacidades administrativas de la institución.

Mostrar a los grupos de interés la creación de valor público esperado.


Los Productos Finales (Bienes y servicios)

Los Usuarios y beneficiarios a quienes van dirigidos los productos finales

Cual es el impacto que se espera lograr (resultado final) en la población objetivo a que se dirige su accionar

Una correcta definición de la Misióndebe contener


Análisis de productos y usuarios

Para lograr una formulación consistentede la misión QUE-PARA QUIEN, debendefinirse cuales son los:

PRODUCTOS ESTRATEGICOS , FINALES

USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS


PRODUCTOS FINALES

“Principal bien o servicio que la instituciónproporciona directamente a un usuario externo”

Prioridad Estratégica: relacionado con el mandato legal, las prioridades de gobierno, las prioridades institucionales.

Demanda de los usuarios: continua, sistemática, permanente, cautiva.

Número de transacciones: significativa


Recursos que se consumen en su generación (porcentaje del presupuesto destinado a la provisión del servicio) o de recursos humanos (porcentaje de funcionarios afectados a la provisión del servicio).

Tiempo: cantidad de tiempo importante en su generación

Importancia para la información externa: Alta

Productos Finales


PRODUCTOS INTERMEDIOS

Subproductos obtenidos a partir de los insumos ocupados para la obtención del producto final

No son productos críticos

No necesitan un monitoreo regular

Baja importancia para la información externa


Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluación

PF1 PF2 PF3 PF4

PI 1.1

PI 1.2

PI 2.1

PI 2.2

PI 3.1

PI 3.2

PI 4.1

PI 4.2

PI 4.3

EVALUACIÓN

ESTRATÉGICA

Cuantos Productos a quienes

Costo PF/I

Resultado Intermedio

Final- Impacto

A1.1.1

A1.2.1

A1.1.2

A2.1.1,2

A3.2A3.1 A4.1.1

A4.A4.1.2

OPERATIVA

I II I II I II I II

Costo PI/PI/Nº Trabajadores

Costos Insumos

Nº de trabajadoresI II

U1 U4U3U2

USUARIOS EXTERNOS

PR

OD

UC

TO

S F

INA

LE

S P

RO

DU

CT

OS

INT

ER

M.


Usuarios Externos, Población Objetivo, Beneficiario

Usuarios externos: quien recibe directamente el bien o servicio

Población potencial corresponde a la población totalque presenta la necesidad y/o problema que justifica elprograma y por ende pudiera ser elegible para su atención

Población Objetivo: población que el programa tiene planeado o programado atender en un período dado de tiempo, pudiendo corresponder a la totalidad de la población potencial o a una parte de ella

Beneficiarios efectivos:son aquellos que están siendo o han sido atendidos por el programa.


PRODUCTOS ESTRATEGICOS-USUARIOS-BENFICIARIOS

Número Producto Estratégico Usuarios /Beneficiarios

1Subsidios Habitacionales

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas


PRODUCTOS ESTRATÉGICOS -USUARIOS-BENFICIARIOS

2Viviendas

Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas

•Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios

Discapacitados Adulto mayor Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios. Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4º al 6º decil) que no poseen viviendas Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7º al 8º decil) que no poseen viviendas

Número Producto Estratégico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios


PRODUCTOS ESTRATÉGICOS -USUARIOS-BENEFICIARIOS

3Obras Urbanas y Programas Concursables

Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de condominios Organizaciones Comunitarias.

•Corporaciones. •Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.

Usuarios de calles urbanas de la región Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades

Número Producto Estratégico Usuarios /Beneficiarios


La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y aprovechar

las ventajas.

Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y orientaciones de las políticas

ministeriales.

Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta esencial:

¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?

Objetivos estratégicos


Objetivos Estratégicos

Constituyen la base para el establecimiento de los indicadores que permitirán medir el avance de las acciones gubernamentales hacia los resultados.


Su definición debe permitir identif icar acciones en ámbitos de:

programación

procesos

cobertura

calidad

oportunidad del servicio, etc.

“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”

Objetivos estratégicos


¿Cómo se redactan?

Señalar la expresión de logro, evidenciar un cambio o transformación que se esperan con las políticas a cargo de la Institución.

Mejorar los estándares de competitividad, disminuir niveles de pobreza, garantizar niveles de seguridad, etc.

Evitar los “esfuerzos” tales como “Contribuir”, “Fomentar”, “Procurar” (con excepción cuando se comparten resultados con otras instituciones).

La ciudadanía debe conocer hacia donde se dirigen los recursos asignados de la Institución en su globalidad.

Deben responder a que problema social o aspecto relacionado con la misión que responde.


OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y

mejorando los procesos constructivos.

Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de

espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.

Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el

servicios.


Objetivos estratégicos EjemplosEjemplos

Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud.

Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos.

Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestacionesde los Hospitales Públicos, fundado a través de la

descentralizaciónOperativa.


Objetivos Estratégicos

Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia.

Mejorar el servicio de asistencia técnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a través de la informatización del registro de solicitudes de asistencia.

Ampliar instrumentos de asistencia técnica y uso efectivo de éstos.Ampliar instrumentos de asistencia técnica y uso efectivo de éstos.


¿Qué capacidad tienen los directivos públicos para establecer objetivos estratégicos?

Facultades, flexibilidadRecursos presupuestarios

Apoyo políticoComprensión del titular, usuarios,

ciudadaníaETC.


Estrategias

Son las directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para alcanzar las metas de la organización.

las Estrategias proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos.

Constituyen un medio para establecer el PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en términos de

Establecimiento de las metas. Los programas y planes de acción. Las prioridades en la asignación de recursos.


Estrategias

La definición de las estrategias debe permitir

Establecer un patrón de decisiones que sea coherente, unificador e integrador para la institución.

Identificar cuales son las ventajas sostenibles a largo plazo en las áreas clave de los productos y servicios que son brindados. Por ejemplo: servicios brindados en todo el país, procesos productivos con tecnología de alto estándar.

-Seleccionar los programas, proyectos y actividades que la organización desarrollará.


Para concretar los objetivos estratégicos, se determinan metas.

Para concretar los objetivos estratégicos, se determinan metas, que posteriormente nos

sirven para establecer los niveles esperados de desempeño.


METASMETAS

Constituyen la expresión concreta, cuantificable, de los logros que se planean alcanzar en el año (u otro periodo de tiempo) con relación al objetivo y producto identificado.

Contienen declaración explicita de niveles de actividades que se quiere alcanzar tienen un horizonte limitado de tiempo.

tienen un horizonte limitado de tiempo.


REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.

DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN SER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.


Requisitos para la construcción de metas como desempeños esperados del indicador.

Implica la generación de compromisos internos, por lo que su cumplimiento no debe depender de otras entidades o factores exógenos.

Implica la generación de compromisos internos, por lo que su cumplimiento no debe depender de otras entidades o factores exógenos.


Requisitos para la construcción de metas

abarcar el conjunto de dimensiones de la gestión: eficiencia, eficacia, calidad, economía.

abarcar el conjunto de dimensiones de la gestión: eficiencia, eficacia, calidad, economía.


Ejemplos de Metas ambiguas y adecuadas

Metas ambiguas Mejoremos el sistema de tramitación de quejas. Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas. Llegaremos a tener el mejor servicio de autobuses de la región. Lograremos que nuestros usuarios estén completamente satisfechos

con nuestros servicios.

Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del programa salud

para todos. Reducir a 30 minutos el trámite de iniciación de actividades

comerciales Aumentar el número de visitas a las bibliotecas locales en un 20%

antes del 31 de diciembre de 2006.


1. Planificación y Proceso Presupuestario: mecanismos de articulación teoría….y

práctica

• Plan Nacional de Desarrollo: • Indicadores Macro nivel país

– Tasas de disminución de la Pobreza y marginalidad– Creación de empleo formal– Indicadores de seguridad ciudadana– Indicadores de Salud y Educación

• Planes Sectoriales

• Indicadores de Impacto y resultados intermedios de los Programas

– Tasas de Desnutrición– Deserción escolar– Disminución de déficit viviendas, etc

• Planes Institucionales

• Indicadores de Objetivos Estratégicos Institucionalesvinculados a los Programas

• Programas Presupuestarios

PRIORIDADESNACIONALES

PRIORIDADESPROGRA SECTORIALES

FINES Y OBJETIVOSESTRATEGICOS

INSTITUCIONALES

Indicadores de Impacto Políticas

Estadísticas Nacionales

Indicadores de Impacto y

Resultado IntermedioProgramas

Evaluaciones de Impacto

Indicadores de Impacto Y resultado intermedioProgramas

PROGRAMACION OPERATIVA

Indicadores de

Gestión

Indicadores Impacto – País articulados con metas a nivel sectorial ?

Indicadores de Impacto a nivel sectorial con atribución directa con los Programas ?

Planificación Estratégica Institucional y Indicadores de Objetivos Estratégicos alineados con los Sectoriales?

Indicadores de Gestión alineados con OE?


Vinculación PND- Programas Sectoriales - Programas Presupuestarios

Visión estratégica de los Programas

Algunas Preguntas:

Qué problema resuelveEl Programa

Para quiénes

En cuanto tiempo

Como se miden susResultados

Que otros programasContribuyen al

Resultado

Qué accionesde coordinación

Se toman entre los Programas para

Lograr los resultadosEsperados

Cómo utilizo lainformación

De desempeñoPara mejorar gestión

FIN debe estar en sintonía con el Objetivo Estratégico

¿Qué espero lograr con el Programa en términos

concretos para operacionalizar la Misión de la Entidad y sus

OE?

Aumentar los ingresos de las familias

Mejorar los hábitos de aprendizaje


Planificación estratégica como insumo para un presupuesto orientado a resultados: factores críticos

Rol de las entidades centrales con competencias en Planificación, Presupuesto y Evaluación

Incentivos para los Jerarcas y funcionarios: cómo potenciar un uso efectivo como insumo para la Programación y formulación presupuestaria



Compromiso y liderazgo de directivo : Más que hacer un Plan ASEGURARSE QUE FUNCIONE

Regularidad, continuidad en la aplicación y articulación entre la Planificación Institucional y Programática

Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación


Planificación Estratégica como insumo para un Presupuesto orientado a Resultados: factores críticos

Internalización de la PE en los procesos de la institución

Unidad de control de gestión, profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)

Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.



Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.

Comunicación de los resultados de la planificación estratégica

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Education

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