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Paso 3.2. Auditoría de proveedores, otras cuentas a pagar y compras.
Paso 3.2. Auditoría de proveedores, otras cuentas a pagar y compras. Son compras de bienes y adquisiciones de servicios, y deudas contraídas por la empresa:
• Con suministradores de mercancías y demás bienes definidos en el grupo 3.º del PGC, documentadas en facturas o en efectos de giro aceptados.
• Con suministradores de servicios que no tienen la condición estricta de proveedores, documentadas en facturas o en efectos de giro aceptados.
• Por operaciones financieras. Las cuentas afectadas por el área son las que se indican en la tabla siguiente: a) Cuentas de balance 17. DEUDAS A LARGO PLAZO POR PRÉSTAMOS RECIBIDOS, EMPRÉSTITOS Y OTROS CONCEPTOS
• 170. Deudas a largo plazo con entidades de crédito
• 171. Deudas a largo plazo
• 172. Deudas a largo plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
• 173. Proveedores de inmovilizado a largo plazo
• 174. Acreedores por arrendamiento financiero a largo plazo
• 175. Efectos a pagar a largo plazo
• 176. Pasivos por derivados financieros a largo plazo
o 1765. Pasivos por derivados financieros a largo plazo, cartera de negociación
o 1768. Pasivos por derivados financieros a largo plazo, instrumentos de cobertura
• 177. Obligaciones y bonos
• 178. Obligaciones y bonos convertibles
• 179. Deudas representadas en otros valores negociables
18. PASIVOS POR FIANZAS, GARANTÍAS Y OTROS CONCEPTOS A LARGO PLAZO
• 180. Fianzas recibidas a largo plazo
• 181. Anticipos recibidos por ventas o prestaciones de servicios a largo plazo
• 185. Depósitos recibidos a largo plazo
• 189. Garantías financieras a largo plazo
40. PROVEEDORES
• 400. Proveedores
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• 401. Proveedores, efectos comerciales a pagar
• 403. Proveedores, empresas del grupo
• 404. Proveedores, empresas asociadas
• 405. Proveedores, otras partes vinculadas
• 406. Envases y embalajes a devolver a proveedores
• 407. Anticipos a proveedores
41. ACREEDORES VARIOS
• 410. Acreedores por prestaciones de servicios
• 411. Acreedores, efectos comerciales a pagar
• 419. Acreedores por operaciones en común
50. EMPRÉSTITOS, DEUDAS CON CARACTERÍSTICAS ESPECIALES Y OTRAS EMISIONES ANÁLOGAS A CORTO PLAZO
• 500. Obligaciones y bonos a corto plazo
• 501. Obligaciones y bonos convertibles a corto plazo
• 502. Acciones o participaciones a corto plazo consideradas como pasivos financieros
• 505. Deudas representadas en otros valores negociables a corto plazo
• 506. Intereses a corto plazo de empréstitos y otras emisiones análogas
• 507. Dividendos de acciones o participaciones consideradas como pasivos financieros
• 509. Valores negociables amortizados
51. DEUDAS A CORTO PLAZO CON PARTES VINCULADAS
• 510. Deudas a corto plazo con entidades de crédito vinculadas
• 511. Proveedores de inmovilizado a corto plazo, partes vinculadas
• 512. Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo, partes vinculadas
• 513. Otras deudas a corto plazo con partes vinculadas
• 514. Intereses a corto plazo de deudas con partes vinculadas
52. DEUDAS A CORTO PLAZO POR PRÉSTAMOS RECIBIDOS Y OTROS CONCEPTOS
• 520. Deudas a corto plazo con entidades de crédito
o 5200. Préstamos a corto plazo de entidades de crédito
o 5201. Deudas a corto plazo por crédito dispuesto
o 5208. Deudas por efectos descontados
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o 5209. Deudas por operaciones de «factoring»
• 521. Deudas a corto plazo
• 522. Deudas a corto plazo transformables en subvenciones, donaciones y legados
• 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo
• 524. Acreedores por arrendamiento financiero a corto plazo
• 525. Efectos a pagar a corto plazo
• 526. Dividendo activo a pagar
• 527. Intereses a corto plazo de deudas con entidades de crédito
• 528. Intereses a corto plazo de deudas
b) Cuentas de Gestión 60. COMPRAS
• 600. Compras de mercaderías
• 601. Compras de materias primas
• 602. Compras de otros aprovisionamientos
• 606. Descuentos sobre compras por pronto pago
• 607. Trabajos realizados por otras empresas
• 608. Devoluciones de compras y operaciones similares
• 609. «Rappels» por compras
62. SERVICIOS EXTERIORES
• 620. Gastos en investigación y desarrollo del ejercicio
• 621. Arrendamientos y cánones
• 622. Reparaciones y conservación
• 623. Servicios de profesionales independientes
• 624. Transportes
• 625. Primas de seguros
• 626. Servicios bancarios y similares
• 627. Publicidad, propaganda y relaciones públicas
• 628. Suministros
65. OTROS GASTOS DE GESTIÓN
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• 650. Pérdidas de créditos comerciales incobrables
• 651. Resultados de operaciones en común
o 6510. Beneficio transferido (gestor)
o 6511. Pérdida soportada (partícipe o asociado no gestor)
• 659. Otras pérdidas en gestión corriente
66. GASTOS FINANCIEROS
• 662. Intereses de deudas
• 668. Diferencias negativas de cambio
76. INGRESOS FINANCIEROS
• 768. Diferencias positivas de cambio
Principios y normas contables
Los principios y normas de valoración del PGC que afectan a las cuentas de esta área son las siguientes:
• NRV 9.ª Instrumentos financieros. Pasivos financieros para PYMES.
• NRV 10.ª Existencias. 12.ª en las PYMES.
• NRV 11.ª Moneda extranjera. NRV 13.ª en las PYMES. Las normas anteriores pueden presentarse de la siguiente manera: Deudas no comerciales.
• La valoración inicial se efectuará por su valor razonable, que salvo evidencia en contrario, será el precio de la transacción, que equivaldrá al valor razonable de la contraprestación recibida ajustado por los costes de transacción que le sean directamente atribuibles.
• En el caso de los pasivos financieros esta norma de valoración implica que los pasivos se van a valorar por un importe inferior a su valor nominal, ya que los costes de transacción se descontarán de dicho importe para ajustar el importe que realmente recibe la empresa.
• La valoración posterior, se llevará a cabo por su coste amortizado, imputando los intereses a la cuenta de pérdidas y ganancias aplicando el método del tipo de interés efectivo.
• La moneda extranjera se valorará inicialmente por el tipo de cambio de contado en la fecha de la transacción. En cuanto a su valoración posterior, se le aplicará el tipo de cambio medio de contado existente en esa fecha.
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Deudas con origen comercial.
• La valoración inicial se efectuará por su valor razonable que, salvo evidencia en contrario, será el precio de la transacción, que equivaldrá al valor razonable de la contraprestación recibida ajustado por los costes de transacción que les sean directamente atribuibles.
• No obstante, los débitos por operaciones comerciales con vencimiento no superior a un año y que no tengan un tipo de interés contractual se podrán valorar por su valor nominal cuando el efecto de actualizar los flujos de efectivo no sea significativo.
• La valoración posterior, como criterio general, se realizará por su coste amortizado, imputando los intereses a la cuenta de pérdidas y ganancias aplicando el método del tipo de interés efectivo.
• Las deudas comerciales valoradas inicialmente por su nominal, se seguirán valorando hasta su vencimiento por dicho valor nominal.
• La moneda extranjera se valorará como para los pasivos no comerciales. Valoración de las compras y otros gastos.
• Los gastos de las compras, incluidos los transportes y los impuestos que gravan las mismas, con excepción del IVA soportado deducible, se cargarán a la cuenta que corresponda del subgrupo 60.
• Los descuentos y similares incluidos en la factura se considerarán como menor importe de la compra.
• Los descuentos y similares que le sean concedidos a la empresa por pronto pago, y que estén fuera de factura, se contabilizará en la cuenta 606 'Descuentos sobre compras pronto pago'.
• Los descuentos y similares que se basen en haber alcanzado un determinado volumen de pedidos se contabilizarán en la cuenta 609 'Rappels sobre ventas'.
• Los descuentos y similares, posteriores a la recepción de la factura, originados por defectos de calidad, incumplimiento de los plazos de entrega, u otras causas análogas, se contabilizarán en la cuenta 608 'Devolución de compras'.
• Los envases con facultad de devolución cargados en la factura por los proveedores se cargarán en la cuenta 406 "Envases y embalajes a devolver a proveedores", hasta que la empresa proceda a su devolución o los adquiera en firme, en cuyo caso se cargarán en la cuenta 602 "Compras otros aprovisionamientos".
• En la contabilización de los gastos por servicios prestados se aplicarán las normas anteriores.
Desde el punto de vista de la auditoría, los principales aspectos para evaluar el control interno son:
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En relación con las deudas no comerciales. a) La existencia de procedimientos acerca de:
• El órgano encargado de aprobar el endeudamiento mediante empréstitos, préstamos y créditos.
• El órgano encargado de autorizar los poderes para negociar estas operaciones. b) La existencia de registros detallados y actualizados sobre:
• Personas autorizadas por la compañía para concertar contratos de préstamo.
• Los importes máximos que dichas personas pueden contratar.
• Las garantías que pueden ser utilizadas en cada caso para la obtención de préstamos.
• Los préstamos y créditos pendientes de vencimiento.
• Los importes originales, capital amortizado y capital vivo.
c) La existencia de procedimientos contables que aseguren que:
• Se informa en la memoria de las garantías comprometidas en estas operaciones.
• Se reclasifican adecuadamente las deudas al cierre del ejercicio según su vencimiento.
• Se controlan y comprueban los intereses originados por estas deudas.
• Se contabilizan estos intereses atendiendo al principio de devengo.
• Si se trata de intereses de obligaciones pagaderos contra la presentación de cupones, se comprueba la cancelación de los mismos para evitar el doble pago.
d) La existencia de una segregación de funciones entre la persona autorizada para
contratar los préstamos y la encargada de controlar y comprobar los intereses devengados por los mismos
En relación con las compras.
a) La existencia de una segregación de funciones entre las personas encargadas de:
• Efectuar las compras.
• La recepción de las mercancías.
• Su contabilización.
• El pago de las mercancías.
b) La existencia de un procedimiento de compras que garantice:
• Que todas las compras se efectúan a través de un departamento específico creado al efecto.
• Mediante órdenes de compra autorizadas.
• Prenumeradas.
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• Donde se detallen las cantidades a adquirir y los precios de compra correspondientes.
c) La existencia de una segregación de funciones:
• Entre el departamento de compras y las personas encargadas de la inspección física y del control de la cantidad y calidad de las mercancías, a la recepción de las mismas.
• Entre el departamento de compras y las personas encargadas de cotejar los albaranes
de entrada con las facturas y con las órdenes de compra. d) La existencia de procedimientos contables que garanticen que:
• Se registran contablemente los albaranes inmediatamente después de la recepción de la mercancía.
• Se cargan en las cuentas de compras los gastos inherentes a estas operaciones hasta que las mercancías se encuentran en los almacenes de la empresa.
• Se abonan las devoluciones de compras tan pronto como las mercancías son rechazadas a su recepción, notificándose inmediatamente la circunstancia a los proveedores.
• Se abonan los rappels por compras tan pronto como se alcanza en el período la cifra de compras que da derecho a los mismos.
Los cuatro principales aspectos de comprobación, por lo que respecta a la auditoría de proveedores, otras cuentas a pagar y compras, podríamos aplicarlos de la siguiente manera:
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El auditor deberá obtener evidencia a través de las correspondientes pruebas: Documentales En relación con las deudas no comerciales Obtener la documentación relativa a los préstamos y comprobar: • Relación de los préstamos y créditos concedidos a la sociedad. • Nombre del prestamista. • Fecha de concesión. • Importe original del préstamo o límite del crédito. • Saldo existente al comienzo del ejercicio. • En su caso, disponibilidades totales efectuadas del crédito. • Amortizaciones efectuadas en el ejercicio. • Saldo pendiente de pago al cierre del ejercicio clasificado en función de su vencimiento. • Garantías comprometidas. • Tipo de interés. • Periodo de devengo de los intereses. • Intereses satisfechos durante el ejercicio. • Intereses cargados en la cuenta de resultados. • Intereses que, en su caso, se deberían haber cargado según el principio de devengo. En relación con las deudas comerciales • Aplicar pruebas alternativas en aquellos casos en los que no se haya recibido respuesta a la circularización, consistente en revisar la facturación recibida de los mismos y la documentación bancaria. En relación con las compras Seleccionar una muestra de las facturas de compras hasta que alcance un determinado porcentaje del saldo de la cuenta y verificar: • La autorización de la compra. • El pedido. • El albarán. Su contabilización. • La exactitud aritmética de la factura. • Verificar el importe de los rappels con la documentación soporte de los mismos mediante la realización de pruebas de detalle. En relación con los acreedores por prestación de servicios Seleccionar una muestra de facturas de acreedores por prestación de servicios y verificar: • La exactitud aritmética de la factura. • Su contabilización. • Su pago. Confirmaciones de terceros En relación con las deudas financieras
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Efectuar una circularización a las entidades de crédito solicitándoles información acerca de: • El nominal del préstamo o límite del crédito. • El tipo de interés. • Los intereses percibidos durante el ejercicio. • El saldo pendiente de devolución al final del ejercicio. • Las garantías comprometidas. En relación con las deudas comerciales • Circularizar a proveedores hasta alcanzar un determinado porcentaje del saldo, investigando las diferencias existentes. Contables Comprobar que: • Los saldos en moneda extranjera se encuentran debidamente valorados en el balance de situación. • El tratamiento dado por la empresa a las diferencias de cambio es acorde con las normas de valoración del PGC. Investigar la posible existencia de saldos deudores, solicitando explicaciones al respecto.
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